SPIN. Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN

Transcriptie

1 SPIN Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN Geldig per

2 2 Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Ondertekening... 2 Artikel 1 Algemeen... 3 Artikel 2 Kandidaatstelling en verkiezingskrant... 4 Artikel 3 Methode van stemmen... 5 Artikel 4 Verwerking van de binnengekomen stemmen... 6 Artikel 5 Activiteiten en budget... 7 Artikel 6 Onvoorziene gevallen... 7 Ondertekening Deze verkiezingsprocedure is namens het algemeen bestuur van het fonds vastgesteld op 28 januari H. Joris L. den Bakker Voorzitter verkiezingscommissie/ Lid verkiezingscommissie/ Vice-voorzitter algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Informatie over dit document Definitief Versie: 1.0 Eigenaar: Roland de Mooij Laatste update:

3 3 Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN Artikel 1 Algemeen Per 1 juli 2014 zal het verantwoordingsorgaan bestaan uit 12 leden, afkomstig uit de geledingen van de deelnemers, de pensioengerechtigden en de vennootschap. Iedere geleding wordt vertegenwoordigd door vier leden. De vertegenwoordigers van de deelnemers en pensioengerechtigden worden via verkiezingen benoemd. De vennootschap benoemt vier leden als vertegenwoordiger van de vennootschap. Deze verkiezingsprocedure geldt uitsluitend voor de verkiezingen van de per 1 juli 2014 te installeren vertegenwoordigers van de deelnemers en pensioengerechtigden van het verantwoordingsorgaan. 1.1 Het algemeen bestuur van Stichting Pensioenfonds IBM Nederland (SPIN) stelt aan de hand van het aantal deelnemers enerzijds en het aantal pensioengerechtigden anderzijds, het aantal leden van het verantwoordingsorgaan per 1 juli 2014 (hierna: het verantwoordingsorgaan) vast uit de kring van deelnemers c.q. pensioengerechtigden. 1.2 Voor deze verkiezingsprocedure wordt uitgegaan van de volgende kiesgroepen: Deelnemers Pensioengerechtigden De groep deelnemers, waartoe ook de arbeidsongeschikte deelnemers behoren, wordt gevormd door de personen die deelnemer zijn, in de zin van de Pensioenwet, en deelnemen aan de pensioenregeling van SPIN. De groep pensioengerechtigden wordt gevormd door de personen die een van de navolgende pensioenuitkeringen van SPIN ontvangen. Dit zijn gepensioneerden (zij ontvangen ouderdomspensioen), nagelaten partners (ontvangen partnerpensioen), nagelaten ex-partners (ontvangen bijzonder partnerpensioen), wezen (ontvangen wezenpensioen) en ex-partners (ontvangen verevend ouderdomspensioen). 1.3 Bepalend voor de zetelverdeling binnen het verantwoordingsorgaan zijn de gegevens over het aantal deelnemers c.q. pensioengerechtigden per 31 december in het laatst gepubliceerde jaarverslag van SPIN. 1.4 De zittingsperiode voor leden van het verantwoordingsorgaan is drie jaar. In het Reglement verantwoordingsorgaan zijn bepalingen opgenomen over herverkiezing. 1.5 Door of namens het bestuur wordt in het eerste kwartaal van het jaar waarin verkiezingen worden gehouden aan de hand van het aantal deelnemers enerzijds en het aantal pensioengerechtigden anderzijds, de zetelverhouding vastgesteld tussen de vertegenwoordigers namens de deelnemers en de pensioengerechtigden. De zetelverhouding wordt afgerond op hele zetels. Bij elke verkiezing wordt per kiesgroep een zodanig aantal leden per kiesgroep gekozen dat met ingang van 1 juli van het jaar waarin de verkiezingen worden gehouden het verantwoordingsorgaan een afspiegeling is van de verdeling als hierboven bedoeld. 1.6 Op basis van de in het jaarverslag over 2012 opgenomen aantallen zullen bij een verantwoordingsorgaan van acht gekozen leden vier deelnemers en vier pensioengerechtigden deel uitmaken van het verantwoordingsorgaan.

4 4 Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN Het reglement van het verantwoordingsorgaan voorziet in de situatie, waarin leden van het verantwoordingsorgaan tussentijds terugtreden. 1.8 De organisatie van de verkiezing van de leden van het verantwoordingsorgaan geschiedt onder verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur. De activiteiten voor de verkiezingen zijn in juni 2013 gestart door een door het algemeen bestuur ingestelde verkiezingscommissie, aan wie de organisatie van de verkiezingen is opgedragen. 1.9 De verkiezingscommissie bestaat uit: een lid van het algemeen bestuur, benoemd door de werkgever; een lid van het algemeen bestuur, benoemd door de ondernemingsraad of pensioengerechtigden; een lid van de deelnemersraad, die de deelnemers vertegenwoordigt; een lid van de deelnemersraad, die de pensioengerechtigden vertegenwoordigt; een communicatiespecialist van SPIN; en de directiesecretaris van SPIN. Artikel 2 Kandidaatstelling en verkiezingskrant 2.1 De verkiezingscommissie stelt samen met SPIN een algemene oproep op, waarin een profielschets is opgenomen van de gezochte kandidaten. In het kader van de Pensioenwet en de Code Pensioenfondsen kan de verkiezingscommissie bepaalde groepen deelnemers en pensioengerechtigden specifiek benaderen om zich verkiesbaar te stellen. Hiermee kan de toekomstige samenstelling van het verantwoordingsorgaan beter aansluiten bij de diversiteit van SPIN. 2.2 Deze algemene oproep zal tijdig gedaan worden aan de deelnemers en de pensioengerechtigden om zich kandidaat voor het verantwoordingsorgaan te stellen, waarna zij zich schriftelijk of elektronisch dienen aan te melden bij SPIN, onder vermelding van de motivatie van hun verkiesbaarstelling, de mate waarin zij voldoen aan het profiel en met toezending van een pasfoto. Conform artikel 110, lid 4 Pensioenwet kunnen door een vereniging van pensioengerechtigden kandidaten worden voordragen, evenals door individuele deelnemers en pensioengerechtigden. Deze voordrachten gaan vergezeld van een schriftelijke verklaring van de kandidaat uit welke verklaring blijkt dat de kandidaat de kandidatuur aanvaardt. Een vereniging als hierboven bedoeld bezit volledige rechtsbevoegdheid; haar statutair doel omvat mede het behartigen van de belangen van haar leden als belanghebbenden bij SPIN. 2.3 De motivatie van de kandidaat wordt getoetst door de verkiezingscommissie om te voorkomen dat effectieve samenwerking binnen het verantwoordingsorgaan bij voorbaat wordt gehinderd en om te beoordelen of de fatsoensnormen niet worden overschreden. Indien gewenst kan de kandidaat de hulp inroepen van de communicatiespecialist van SPIN voor het (her)schrijven van de motivatie. De

5 5 Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN verkiezingscommissie behoudt zich het recht voor om feitelijke onjuistheden uit de motivatie van de kandidaat te verwijderen. 2.4 Indien de aangemelde kandidaat niet voldoet aan de profielschets, zoals deze is opgenomen in de vooraf verspreide informatie, dan behoudt de verkiezingscommissie zich het recht voor om deze kandidaat te weigeren. Als de aangemelde kandidaat niet voldoet aan het profiel, dan wordt hij/zij hierover geïnformeerd door de verkiezingscommissie. 2.5 Teneinde alle stemgerechtigden te informeren wie zich kandidaat voor het verantwoordingsorgaan hebben gesteld, zal tijdig informatie verspreid worden waarin de kandidaten zich -met profielgegevens en pasfoto- aan het kiezerspubliek voorstellen. 2.6 De kandidaatstelling moet vóór 28 februari 2014 om uur door de verkiezingscommissie ontvangen zijn. Bepalend voor het mogen stemmen en de status van de stemgerechtigde (actieve werknemer of pensioengerechtigde) is de reguliere maandelijkse adressenlijst die per 1 maart 2014 door SPIN wordt verstrekt. 2.7 Om de verkiezing door te laten gaan, is het vereist dat er minimaal twee kandidaten meer zijn aangemeld dan het aantal te bezetten zetels. Dit geldt zowel voor deelnemers als voor pensioengerechtigden. 2.8 Indien het aantal aangemelde kandidaten voor de vacante zetels onvoldoende is, wordt er niet gestemd in de betreffende kiesgroep. Zij worden zonder stemming benoemd door het algemeen bestuur van het fonds. De volgorde van de nieuw aangemelde kandidaten wordt door loting bepaald. Indien er één of meerdere zetels moet worden gevuld, dan vindt de aanvulling plaats op basis van de volgorde van de loting. 2.9 Indien verkiezingen plaatsvinden wordt de volgorde bepaald door het aantal uitgebrachte geldige stemmen per kandidaat. De overige kandidaten worden op de reservelijst geplaatst. Er is een aparte reservelijst voor deelnemers en voor pensioengerechtigden Voorgaande reservelijsten komen te vervallen direct na de sluitingsdatum van de verkiezingen. Reservekandidaten van de voorgaande reservelijsten zullen voor sluitingsdatum van de kandidaatstelling worden verzocht zich opnieuw verkiesbaar te stellen Indien na een verkiezing een ex aequo situatie ontstaat bij de volgorde bepaling van de reservekandidaten, dan zal een aftredend lid de voorkeur krijgen. De volgorde zal verder bepaald worden door het verantwoordingsorgaan op basis van ingeschatte deskundigheid en competenties. Artikel 3 Methode van stemmen 3.1 Er wordt schriftelijk of elektronisch gestemd, dit naar keuze van de stemgerechtigden.

6 6 Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN De stemprocedure wordt zodanig opgezet om omissies te vermijden. Het gehele proces moet controleerbaar zijn. 3.3 De stembiljetten worden aan alle deelnemers en pensioengerechtigden per post toegezonden naar het huisadres. 3.4 De stembiljetten gaan vergezeld van retourenveloppen onder antwoordnummer. 3.5 Er zijn aparte (elektronische)stembiljetten voor deelnemers en voor pensioengerechtigden. Bij een dubbel uitgebrachte stem geldt de elektronisch uitgebrachte stem. 3.6 Uitgebrachte stemmen -per stembiljet dan wel elektronisch- zijn alleen dan geldig wanneer het vereiste aantal kandidaten op het stembiljet is aangekruist. Minder of meer aangekruiste namen van kandidaten maken het stembiljet ongeldig. Bij elektronisch stemmen is het aankruisen van meer of minder kandidaten niet mogelijk. 3.7 Schriftelijke stemmen dienen uiterlijk 11 april 2014 om uur door SPIN te zijn ontvangen. Elektronische stemmen kunnen tot en met 11 april 2014 om uur uitgebracht worden. Artikel 4 Verwerking van de binnengekomen stemmen 4.1 De verwerking van de stemmen geschiedt geautomatiseerd door DESAN Research Solutions B.V. ('het bureau'). 4.2 Het bureau controleert de geldigheid van de stemmen. 4.3 Het bureau levert binnen drie dagen na de sluiting van het window de resultaten van de stemming aan de verkiezingscommissie. Hierbij vermeldt het bureau per kiesgroep (deelnemers/pensioengerechtigden) het aantal geldig uitgebrachte stemmen per kandidaat, het aantal ongeldig uitgebrachte stemmen en het totaal aantal ontvangen en verwerkte stemmen. 4.4 Gekozen zijn die kandidaat of kandidaten die achtereenvolgens het hoogste aantal stemmen hebben tot het aantal vacatures is vervuld. Wanneer twee of meerdere kandidaten hetzelfde aantal stemmen hebben gekregen beslist het lot. Deze loting geschiedt door de voorzitter van de verkiezingscommissie of zijn vervanger, in aanwezigheid van ten minste één ander lid van deze commissie en een bestuurslid van SPIN. 4.5 De uitslag van de verkiezingen wordt door de verkiezingscommissie vastgesteld. De verkiezingscommissie zorgt voor een schriftelijke rapportage (verstrekt door het bureau) van het verloop van de verkiezingen, dat aan het algemeen bestuur wordt overhandigd binnen een aantal dagen na het tellen van de stemmen en voordat de verkiezingsuitslag aan deelnemers en pensioengerechtigden bekend wordt gemaakt. Na ontvangst van het rapport stelt het algemeen bestuur het verantwoordingsorgaan onverwijld van de inhoud daarvan op de hoogte.

7 7 Verkiezingsprocedure Verantwoordingsorgaan SPIN Artikel 5 Activiteiten en budget 5.1 Het schema van de activiteiten en de tijdsplanning is vastgelegd in een communicatieplan. Aandacht kan o.a. worden gestimuleerd door acties op het IBM Intranet. 5.2 De uitslag van de verkiezingen wordt bekend gemaakt op de SPIN-website en de IBM-Intranet site. In juli 2014 worden de nieuwe leden van het verantwoordingsorgaan geïnstalleerd. 5.3 Het algemeen bestuur stelt een adequaat budget vast voor het organiseren van de verkiezingen. 5.4 Het verantwoordingsorgaan stelt samen met de gekozen kandidaten, reservekandidaten en algemeen bestuur een opleidingsprogramma op om de deskundigheid in korte tijd naar een gewenst niveau te brengen. Artikel 6 Onvoorziene gevallen In alle gevallen bepaalt het algemeen bestuur, op advies van de verkiezingscommissie en het verantwoordingsorgaan, over zaken waarin deze procedure niet voorziet.

8