PROFIELSCHETS LEDEN VERANTWOORDINGSORGAAN (2014) 1. HET PENSIOENFONDS TNO EN ZIJN BESTUUR

Transcriptie

1 PROFIELSCHETS LEDEN VERANTWOORDINGSORGAAN (2014) 1. HET PENSIOENFONDS TNO EN ZIJN BESTUUR De Stichting Pensioenfonds TNO is opgericht met het doel de pensioenregelingen van de aangesloten werkgevers uit te voeren. Het fonds behartigt daarmee de pensioenbelangen van de deelnemers. Het Pensioenfonds heeft een deelnemersbestand van ongeveer actieven, slapers en pensioengerechtigden. Het belegd vermogen is ongeveer 2.6 miljard euro (stand ultimo 2013). Het Pensioenfonds kent een paritair bestuursmodel met voor de geledingen werkgevers en werknemers elk vier zetels en voor de geleding pensioengerechtigden twee zetels. Meer informatie over de taken en werkwijze van het bestuur van het Pensioenfonds is te vinden in het algemene profiel van het pensioenfondsbestuur. DNB en AFM oefenen het externe toezicht op het Pensioenfonds uit. Het Pensioenfonds implementeert thans een intern toezicht in de vorm van een visitatiecommissie, die jaarlijks visiteert, met daarnaast een verantwoordingsorgaan. Het Pensioenfonds conformeert zich aan de Code Pensioenfondsen. 2. HET VERANTWOORDINGSORGAAN Taken en bevoegdheden De taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in de Pensioenwet (zie bijlage). Het bestuur van het pensioenfonds legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst. Het verantwoordingsorgaan oordeelt of het bestuur evenwichtig heeft gehandeld en voldoende rekening heeft gehouden met het belang van alle belanghebbenden. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop, bekend gemaakt en in het jaarverslag opgenomen. Het verantwoordingsorgaan wordt door het bestuur van het pensioenfonds in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over onder meer: a. het beleid inzake beloningen; b. de vorm en inrichting van het intern toezicht; c. de profielschets voor leden van de raad van toezicht; d. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure; e. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; f. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds; g. fusie of splitsing van het pensioenfonds; h. het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; i. het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm; en j. samenvoeging van pensioenfondsen. 1

2 Het verantwoordingsorgaan heeft conform de Code Pensioenfondsen verder de taak en de bevoegdheid om een bindende voordracht te doen voor de benoeming van leden van de visitatiecommissie. Voorts heeft het verantwoordingsorgaan de taak en de bevoegdheid om een bindend advies uit te brengen in geval van ontslag van leden van de visitatiecommissie. Met betrekking tot een eventueel besluit over liquidatie van het fonds heeft het verantwoordingsorgaan een (bovenwettelijke) instemmingsbevoegdheid. Het verantwoordingsorgaan heeft recht op overleg met het intern toezicht, te weten met de visitatiecommissie. Het bestuur van het pensioenfonds en het verantwoordingsorgaan komen volgens de wet tenminste tweemaal per kalenderjaar in vergadering bijeen. Naar verwachting zijn er in de praktijk circa 6 van deze vergaderingen. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur van het pensioenfonds of het verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. Het pensioenfonds verstrekt desgevraagd aan het verantwoordingsorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. Het verantwoordingsorgaan functioneert op basis van een daartoe vastgesteld reglement, waarin onder meer de taken en bevoegdheden, de samenstelling, de informatievoorziening, de procedures en het overleg met het bestuur zijn vastgelegd. Samenstelling Het verantwoordingsorgaan is zodanig samengesteld dat het zijn taak naar behoren kan vervullen. In het verantwoordingsorgaan zijn de deelnemers en de pensioengerechtigden evenredig op basis van onderlinge getalsverhoudingen vertegenwoordigd. In het verantwoordingsorgaan zijn 3 zetels bestemd voor deelnemers en 3 zetels zijn bestemd voor pensioengerechtigden. Ook de werkgever is in het verantwoordingsorgaan vertegenwoordigd met 3 zetels. Aldus heeft het verantwoordingsorgaan in totaal 9 zetels. De leden van het verantwoordingsorgaan vormen een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling van de betreffende geleding. De deelnemersleden en de pensioengerechtigdenleden worden door de betreffende geleding gekozen na kandidaatstelling. Voor de kandidaatstelling en verkiezing geldt een verkiezingsreglement. Personen uit de kring van deelnemers en gewezen deelnemers kunnen zich kandidaat stellen voor vacante deelnemerszetels in het verantwoordingsorgaan. Personen uit de kring van de pensioengerechtigden kunnen zich kandidaat stellen voor vacante pensioengerechtigdenzetels in het verantwoordingsorgaan. 2

3 Personen die zich kandidaat stellen moeten de kandidaatstelling vergezeld doen gaan van een CV en tenminste 10 handtekeningen van kiesgerechtigde personen uit de betreffende kring, waaruit blijkt dat deze de kandidaatstelling ondersteunen. Ook de OR kan kandidaten voorgedragen voor de vacante deelnemerszetels. In dat geval is geen handtekeningenlijst van tenminste 10 personen nodig. De vereniging etnos kan kandidaten voordragen voor de vacante pensioengerechtigdenzetels. Ook in dat geval is er geen handtekeningenlijst van tenminste 10 personen nodig. De werkgeversleden in het verantwoordingsorgaan worden benoemd door de Raad van Bestuur van TNO. De Raad van Bestuur van TNO kan bepalen dat één van de werkgeverszetels in het verantwoordingsorgaan wordt bestemd voor een vertegenwoordiger van één van de andere bij het pensioenfonds aangesloten werkgevers. Het verantwoordingsorgaan bepaalt zijn eigen werkwijze die in een huishoudelijk reglement is vastgelegd. Het verantwoordingsorgaan kiest in dat verband ook zijn eigen voorzitter en secretaris uit de leden van het verantwoordingsorgaan. Tijdsbeslag en zittingstermijn Het tijdsbeslag van leden van het verantwoordingsorgaan is gemiddeld 1 á 2 dagen per maand. Het tijdsbeslag van de voorzitter en secretaris van het verantwoordingsorgaan is gemiddeld 2 á 3 dagen per maand. De zittingstermijn is vier jaar. Aftreden vindt plaats aan de hand van een door het verantwoordingsorgaan vastgesteld rooster van aftreden om de continuïteit te waarborgen. Na afloop van de zittingstermijn kunnen leden zich opnieuw voor een nieuwe zittingstermijn beschikbaar stellen. De maximale zittingstermijn na herverkiezing of herbenoeming is 12 jaar. De tijd doorgebracht in het aan het verantwoordingsorgaan volgens de Wet versterking bestuur voorafgaande orgaan of een ander orgaan van het pensioenfonds telt hierbij niet mee. Vergoeding Elk lid van het verantwoordingsorgaan ontvangt een vaste onkostenvergoeding. Deze vergoeding wordt vastgesteld door het bestuur van het pensioenfonds. Het bestuur buigt zich momenteel over een toekomstige beloningsstructuur. Een voorgenomen besluit hierover zal nog voor advies aan het verantwoordingsorgaan worden voorgelegd. Om de beschikbaarstelling door de werkgever van geschikte leden te faciliteren, wordt de tijd die deelnemersleden en werkgeversleden aan het verantwoordingsorgaan besteden door het pensioenfonds aan de werkgever vergoed. 3

4 3. PROFIELSCHETS VOOR LEDEN VAN HET VERANTWOORDINGSORGAAN Geschiktheidsvoorwaarden Het verantwoordingsorgaan dient in staat te zijn het bestuurlijk handelen te beoordelen en het bestuur op de relevante onderwerpen van adviezen te voorzien. Diversiteit in de samenstelling van het verantwoordingsorgaan in termen van kennis en competenties enerzijds en leeftijd en geslacht anderzijds is daarom geboden. Het verantwoordingsorgaan is geen medebeleidsbepaler, zodat eisen die voor medebeleidsbepalers aan deskundigheid, competentie en professioneel gedrag verbonden zijn, voor leden van het verantwoordingsorgaan niet van toepassing zijn. Het verantwoordingsorgaan, respectievelijk de leden van het verantwoordingsorgaan, moet(en) wel voldoen aan bepaalde voorwaarden van deskundigheid, competenties en betrouwbaarheid om de taken en bevoegdheden goed te kunnen vervullen. Het is een voordeel indien een kandidaat reeds over pensioenkennis of kennis op een ander relevant aandachtsgebied beschikt, maar dit is voor de kandidaatstelling voor het verantwoordingsorgaan geen voorwaarde. Alle leden van het verantwoordingsorgaan krijgen een algemene opleiding aangeboden en het verantwoordingsorgaan stelt daarnaast nog een eigen specifiek opleidingsplan samen om de deskundigheid en competenties verder te verhogen. Voor toetsing van kandidaten voor het verantwoordingsorgaan is onderstaand profiel opgesteld waaraan moet worden voldaan. Kandidaten worden door het verantwoordingsorgaan zelf hieraan getoetst. Zolang er nog geen verantwoordingsorgaan volgens de Wet versterking bestuur pensioenfondsen functioneert, vindt de toetsing plaats door een kiescommissie. De huidige deelnemersraad en het huidige verantwoordingsorgaan stellen gezamenlijk deze kiescommissie in, die bestaat uit drie door de huidige deelnemersraad en het huidige verantwoordingsorgaan tezamen benoemde leden. In deze kiescommissie kunnen geen leden zitting hebben die zich verkiesbaar stellen voor het (nieuwe) verantwoordingsorgaan. Over de uitkomst van de toetsing wordt verslag gedaan aan de tot 1 juli 2014 nog functionerende deelnemersraad en het (oude) verantwoordingsorgaan. 1. Algemene deskundigheid van kandidaat-leden Bezit kennis van de organisatie waarvoor de pensioenregeling wordt uitgevoerd, de cultuur en de arbeidsvoorwaardelijke achtergrond van het fonds. Is in staat om op een opbouwende en kritische manier het uitgevoerde beleid van het Bestuur van het Pensioenfonds toetsen. Bekijkt het beleid van het Pensioenfonds TNO niet vanuit zijn/haar persoonlijke situatie, maar is bereid zich te verdiepen in wat er onder de (gewezen)deelnemers, pensioengerechtigden en aangesloten werkgevers van het fonds leeft. Gaat vertrouwelijk om met informatie. Is 1 á 2 dagen per maand voor het verantwoordingsorgaan beschikbaar. De voorzitter en secretaris van het verantwoordingsorgaan zijn gemiddeld 2 á 3 dagen per maand beschikbaar. 4

5 Wil zich verdiepen in complexe vraagstukken. Investeert tijd in voorbereidingen van bijeenkomsten van het Verantwoordingsorgaan. Is bereid zich voor een periode van 4 jaar beschikbaar te stellen. 2. Algemene competenties voor een lid van het verantwoordingsorgaan Kan en is bereid tot samenwerken. Is integer, betrouwbaar. Heeft een kritisch vermogen. Heeft durf tot doorvragen. Kan beleid en besluiten toetsen aan evenwichtige belangenbehartiging. Heeft een onafhankelijke en kritische houding. Is omgevingsbewust. Heeft een respectvol optreden. Heeft een goede oordeelsvorming. 3. Onverenigbaarheid met andere functies Niet verenigbaar met het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan in dezelfde periode van de zittingstermijn, is het lidmaatschap van het bestuur of een ander orgaan van het pensioenfonds of van de uitvoeringsorganisatie van het pensioenfonds. 4. Variëteit Met het oog op de benodigde diversiteit binnen het verantwoordingsorgaan, worden specifiek ook relatief jongere en vrouwelijke kandidaten opgeroepen zich kandidaat te stellen. ---/--- 5

6 BIJLAGE Artikel 115 Pensioenwet. Het verantwoordingsorgaan 1. Een pensioenfonds met een paritair bestuur of een paritair gemengd dan wel omgekeerd gemengd bestuur stelt een verantwoordingsorgaan in. 2. In het verantwoordingsorgaan zijn de deelnemers en de pensioengerechtigden evenredig op basis van onderlinge getalsverhoudingen vertegenwoordigd. De leden van het verantwoordingsorgaan vormen een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling van de betreffende geleding. Indien een ondernemingspensioenfonds pensioenregelingen uitvoert voor meerdere ondernemingen of groepen wordt elke onderneming of groep door tenminste een deelnemer en een pensioengerechtigde vertegenwoordigd in het verantwoordingsorgaan. De werkgever kan vertegenwoordigd zijn in het verantwoordingsorgaan, indien de werkgever of de deelnemers en pensioengerechtigden dit wensen. 3. Op grond van door het bestuur van het pensioenfonds vast te stellen criteria kunnen naast de in het tweede lid bedoelde vertegenwoordigers ook één of meer vertegenwoordigers van gewezen deelnemers in het verantwoordingsorgaan zitting hebben. 4. In geval van verkiezing van leden van het verantwoordingsorgaan door deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden kunnen kandidaten worden voorgedragen door verenigingen en door individuele deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. 5. Voor zover geen verkiezing door de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden plaatsvindt, maar de leden worden benoemd door verenigingen, zijn deze verenigingen evenredig aan hun ledenaantallen binnen hun geleding binnen het pensioenfonds vertegenwoordigd in het verantwoordingsorgaan. 6. Een vereniging als bedoeld in het vierde en vijfde lid bezit volledige rechtsbevoegdheid; haar statutair doel omvat mede het behartigen van de belangen van haar leden als belanghebbenden bij een pensioenfonds. 7. Het bestuur van het pensioenfonds gaat over tot verkiezing van de leden van het verantwoordingsorgaan die de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden vertegenwoordigen: a. op eigen initiatief van het pensioenfonds; of b. indien dit wordt verzocht door tenminste 1% van de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden of door tenminste 500 deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Het pensioenfonds verleent medewerking aan ieder initiatief van deelnemers, gewezen deelnemers of pensioengerechtigden tot het organiseren van verkiezingen op grond van de vorige volzin, aanhef en onderdeel b. 8. Het verantwoordingsorgaan heeft recht op overleg met het intern toezicht. 6

7 9. Het bestuur van het pensioenfonds en het verantwoordingsorgaan komen tenminste tweemaal per kalenderjaar in vergadering bijeen. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur van het pensioenfonds of het verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. 10. Het pensioenfonds verstrekt desgevraagd aan het verantwoordingsorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. Artikel 115a Pensioenwet. Taken verantwoordingsorgaan 1. Het bestuur van het pensioenfonds legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. 2. Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop, bekend gemaakt en in het jaarverslag opgenomen. 3. Het pensioenfonds stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over: a. het beleid inzake beloningen; b. de vorm en inrichting van het intern toezicht; c. de profielschets voor leden van de raad van toezicht; d. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure; e. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; f. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds; g. liquidatie, fusie of splitsing van het pensioenfonds; h. het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; i. het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; en j. samenvoeging van pensioenfondsen als bedoeld in de definitie van ondernemingspensioenfonds in artikel Het verantwoordingsorgaan adviseert het bestuur naar aanleiding van de melding van disfunctioneren van het bestuur, bedoeld in artikel 104, vijfde lid. 5. Het advies van het verantwoordingsorgaan wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in het derde lid bedoelde besluiten. 6. Bij het vragen van advies wordt aan het verantwoordingsorgaan een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit en van de gevolgen die het besluit naar verwachting voor de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden zal hebben. 7