LOKALE SENIORENRAAD STABROEK

Transcriptie

1 LOKALE SENIORENRAAD STABROEK HUISHOUDELIJK REGLEMENT

2 DEFINITIES - Erkende Vereniging: vereniging die een actieve seniorenwerking kan aantonen van minstens 12 opeenvolgende maanden. - Senioren: inwoners van Stabroek van ten minste 55 jaar. - Individuele senioren: senioren die geen lid zijn van een seniorenvereniging die vertegenwoordigd wordt in de Algemene Vergadering en met een officiële verblijfplaats in Stabroek. - Lidmaatschap van de Seniorenraad: lid van de Algemene Vergadering, Dagelijks Bestuur. - Niet Commerciële Dienstverlening: het woon- en zorgcentrum A. Cuypers en voorzieningen uit de sector thuiszorg met werking in Stabroek. - Niet Commerciële Vereniging: vereniging met een actieve seniorenwerking. - Nominatieve plaatsvervanger: plaatsvervanger van een vertegenwoordiger, lid van de Algemene Vergadering. - Politiek Mandaat: mandaat toegekend als gevolg van een democratische verkiezing voor een Belgisch democratisch politiek en bestuurlijk orgaan, zoals gemeenteraad, O.C.M.W-raad, Provinciale raad, Vlaams Parlement, Gemeenschapsraad, Federaal en Europees Parlement. - Vertegenwoordiger: effectief lid van de Algemene Vergadering en/of van een Lokale Seniorenraad Stabroek. - Waarnemend lid: persoon die een vergadering mag bijwonen, maar geen stemrecht heeft. - Werkingsjaar: van 1 juni 31 mei van het volgende kalenderjaar. - Werkingstermijn: omvat telkens 6 werkingsjaren. Hoofdstuk 1: ALGEMEENHEDEN Artikel 1.1 Het Huishoudelijk Reglement voorziet in de praktische uitvoering van de werking van de Lokale Seniorenraad Stabroek, de Algemene Vergadering, het Dagelijks Bestuur, dit in uitvoering van de statuten van de Lokale Seniorenraad Stabroek geactualiseerd aan de bepalingen van het OCMW-decreet en goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 11/12/2012. Artikel 1.2 Artikel 1.3 Artikel 1.4 Artikel 1.5 Artikel 1.6 Het Huishoudelijk Reglement wordt van kracht na goedkeuring door de Algemene Vergadering. De plaatsvervangers (statuten art. 5.2, 5.3): indien het effectief lid op een vergadering niet aanwezig kan zijn moet hij zijn plaatsvervanger verwittigen. Die tekent de aanwezigheidslijst in de plaats van het effectief lid. De plaatsvervanger die ten minste 55 jaar oud is wordt dan stemgerechtigd. De effectieve leden en hun plaatsvervangers ontvangen het verslag van de vergaderingen. Een uitnodiging tot de vergadering wordt uiterlijk 7 kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering verstuurd aan alle effectieve leden met vermelding van de agenda, de plaats, de datum en het uur van de vergadering. In principe gaan de vergaderingen door in het sociaal huis te Hoevenen. Om geldig te kunnen beslissen in de Algemene Vergadering en het Dagelijks Bestuur, moet minstens de helft van de leden aanwezig zijn. Is deze voorwaarde niet vervuld dan wordt binnen de 7 kalenderdagen een nieuwe uitnodiging verstuurd conform artikel 1.4. In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Elke bijeenkomst van de verschillende bestuursorganen begint met de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering. De agendapunten worden besproken in de

3 volgorde van de uitnodiging. Als een bepaald punt wegens tijdsgebrek niet wordt behandeld, wordt het automatisch opgenomen op de agenda van de volgende vergadering en bij prioriteit behandeld. Artikel 1.7 Artikel 1.8 Artikel 1.9 Artikel 1.10 Artikel 1.11 Artikel 1.12 Artikel 1.13 Artikel 1.14 De Algemene Vergadering ziet toe dat de leden voldoen aan alle bepalingen zoals opgenomen in de statuten. Bij de verkiezing voor de functie van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester is de kandidaat die de meerderheid van de stemmen behaalt verkozen. Indien geen enkele kandidaat in de eerste stemronde de meerderheid van de stemmen behaalt, dan wordt er opnieuw gekozen tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden. Bij een gelijk aantal stemmen in de tweede stemronde, is de oudste kandidaat in leeftijd verkozen. Alle verkiezingen met betrekking tot personen gebeuren bij geheime stemming. De Algemene Vergadering ziet toe dat de officiële verblijfplaats van de Individuele Senioren gelegen is op het grondgebied Stabroek. Bij vaststelling dat de officiële verblijfplaats van de Individuele Senioren is gewijzigd en niet meer voldoet aan de gestelde voorwaarden wordt hij ambtshalve ontslagen als lid van de Lokale Seniorenraad Stabroek. De voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek doet het nodige om de Individuele Senioren te vervangen. Bij het verkiezen van de leden voor een bestuursorgaan dient een evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen nagestreefd te worden. Alle bestuursfuncties kunnen zowel door mannelijke als vrouwelijke leden waargenomen worden. Alle verkiezingen met betrekking tot personen gebeuren bij geheime stemming. De Lokale Seniorenraad Stabroek en het Dagelijks Bestuur worden, in samenspraak met de diensten van het OCMW, waar nodig en mogelijk ondersteund door een personeelslid van het OCMW. Hoofdstuk 2: ALGEMENE VERGADERING A. Algemeenheden en samenstelling Artikel 2.1 Artikel 2.2 Artikel 2.3 Het samenroepen van de eerste Algemene Vergadering van elke werkingstermijn is de taak van de uittredende Lokale Seniorenraad Stabroek in samenwerking met het OCMW. De Algemene Vergadering dient samengesteld conform de bepalingen van de statuten. De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter, verkozen door de Algemene Vergadering uit de leden van het Dagelijks Bestuur. B. Werking Artikel 2.4 Bij afwezigheid van de voorzitter van de Algemene Vergadering wordt de vergadering in navermelde volgorde voorgezeten door de ondervoorzitter, de secretaris, de

4 penningmeester of het oudste lid in leeftijd van het Dagelijks Bestuur. Artikel 2.5 Artikel 2.6 Artikel 2.7 Artikel 2.8 De Algemene Vergadering brengt adviezen uit. De voorzitter ondertekent ze en zorgt er voor dat die overgemaakt worden aan de Voorzitter van het OCMW of aan andere betrokken instanties. Hij waakt over de opvolging ervan. De Algemene Vergadering kan samengeroepen worden wanneer minstens 1/3 van de leden hiertoe schriftelijk, met vermelding van de agenda, een verzoek richten tav. de voorzitter. De voorzitter waakt over een correcte uitvoering ervan. Indien een lid van de Algemene Vergadering een punt op de agenda wil plaatsen meldt hij dit schriftelijk aan de voorzitter ten minste 10 kalenderdagen vóór die Algemene Vergadering. De voorzitter stelt op het einde van de Algemene Vergadering de datum van de volgende Algemene Vergadering voor. De secretaris zorgt er voor dat na elke vergadering een verslag wordt opgemaakt dat, overgemaakt wordt aan de voorzitter van het OCMW en aan alle leden van de Algemene Vergadering en hun plaatsvervangers. Hoofdstuk 3: DAGELIJKS BESTUUR A. Algemeenheden en samenstelling Artikel 3.1 Het Dagelijks Bestuur is samengesteld uit 4 afgevaardigden van de niet-commerciële vereniging met een actieve seniorenwerking in Stabroek; 2 individuele senioren die geen lid zijn van een seniorenvereniging; 1 afgevaardigde uit de niet-commerciële dienstverlening voor senioren; Deze laatste zetelt met raadgevende stem, behalve als hij/zij minstens 55 jaar is. Ambtshalve worden toegevoegd: - de voorzitter van het OCMW, - een personeelslid van het OCMW. In het Dagelijks Bestuur wordt gestreefd naar de vertegenwoordiging van alle levensbeschouwingen en naar een evenwichtige man/vrouwverhouding. Artikel 3.2 Artikel 3.3 De voorzitter van de Algemene Vergadering is tevens voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek en van het Dagelijks Bestuur. Na de verkiezing van de voorzitter door de Algemene Vergadering, kiest het Dagelijks Bestuur onder zijn leden een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester. B. Werking Artikel 3.4 Tijdens de eerste vergadering van het Dagelijks Bestuur worden de volgende vergaderdata van het werkingsjaar en de vergaderplaatsen principieel vastgelegd, waarbij

5 rekening wordt gehouden met de vergaderdata van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in functie van adviezen die dienen verstrekt of beslissingen die dienen getroffen. Onder leiding van de voorzitter en met medewerking van de leden van het Dagelijks Bestuur, bereidt het Dagelijks Bestuur de Algemene Vergadering voor en voert de beslissingen van de Algemene Vergadering en van het Dagelijks Bestuur uit. Artikel 3.5 Artikel 3.6 Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de inkomende briefwisseling en geeft er het nodige gevolg aan. De secretaris zorgt er voor dat na elke vergadering een verslag wordt opgemaakt dat, overgemaakt wordt aan de voorzitter van het OCMW en aan alle leden van het Dagelijks Bestuur. Hoofdstuk 4: VERKIEZING VAN DE NIEUWE SENIORENRAAD A. Algemeenheden Artikel 4.1 Artikel 4.2 Artikel 4.3 Artikel 4.4. In overleg met de voorzitter van het OCMW of diens aangestelde(n) worden de in onderhavig hoofdstuk vermelde elementen vastgesteld: - de lijst met naam en coördinaten, voor de Lokale Seniorenraad Stabroek, van elke erkende Niet Commerciële Vereniging en van elke Niet Commerciële Dienstverlening met dienstverlening naar senioren; - de bekendmakingmiddelen, -data en -kanalen; - het aantal en de wijze van openbare oproep tot kandidatuurstelling; - de uiterste data voor het geldig indienen van de kandidaturen van; - de uiterste data en de wijze voor het geldig indienen van de kandidaturen voor de functie van: - voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek; - de ondervoorzitter, secretaris en penningmeester van het Dagelijks Bestuur; Op het einde van elke werkingstermijn is de uittredende voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek belast met de voorbereidende werkzaamheden vereist voor een vlotte en correcte samenstelling en verkiezing van de nieuwe Lokale Seniorenraad Stabroek. Hij roept daartoe op het einde van het laatste werkingsjaar van de lopende werkingstermijn alle voorgedragen en geïnteresseerde leden samen met als doel de verkiezing van de nieuwe Algemene Vergadering, Dagelijks Bestuur en de nieuwe voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek. De verkiezing van de nieuwe Lokale Seniorenraad Stabroek is ten vroegste rechtsgeldig op 1 juni van een nieuwe werkingstermijn. Tot op dit ogenblik blijft de uittredende Lokale Seniorenraad Stabroek effectief zetelen als adviesorgaan. Ingeval er meer kandidaat-leden zijn dan beschikbare mandaten in de Algemene Vergadering en het Dagelijks Bestuur worden zij door de uittredende voorzitter van de Seniorenraad hiervan ingelicht. Alle kandidaten worden uitgenodigd zich voor te stellen op de eerste nieuwe Algemene Vergadering die stemt over de toetreding. De kandidaten worden gerangschikt volgens het door hen bekomen aantal voorkeurstemmen waarbij diegene met het hoogste aantal voorkeurstemmen als eerste

6 wordt gerangschikt. Bij gelijkheid van voorkeurstemmen wordt de oudste kandidaat in leeftijd eerst gerangschikt. De niet verkozen kandidaten worden opgenomen in de respectievelijke opvolgingslijsten per bestuursorgaan en per groep en gerangschikt volgens het aantal behaalde voorkeurstemmen. B. Algemene Vergadering Artikel 4.5 Artikel 4.6 Artikel 4.7 De uittredende voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek nodigt schriftelijk de erkende Niet Commerciële Vereniging en elke Niet Commerciële Dienstverlening met seniorenwerking uit schriftelijk hun vertegenwoordiger(s) en de plaatsvervanger(s) aan te duiden. Tijdens de eerste nieuwe Algemene Vergadering worden de voorgedragen vertegenwoordigers en de plaatsvervangers van de Niet Commerciële Vereniging en Niet Commerciële Dienstverlening aangesteld. Via een openbare oproep via de OCMW-website, het gemeenteblad, gemeente-website en de lokale pers worden de Stabroekse Senioren, Individuele Senioren genoemd, die geen lid zijn van een erkende Niet Commerciële Vereniging uitgenodigd schriftelijk hun kandidatuur in te dienen. C. Dagelijks bestuur Artikel 4.8 Tijdens de eerste Algemene Vergadering van de Lokale Seniorenraad Stabroek worden de kandidaturen opgevraagd voor de leden van het Dagelijks Bestuur: een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester. D. Verkiezing van de voorzitter Artikel 4.9 Artikel 4.10 Na de verkiezing van de nieuwe Dagelijks Bestuur verkiest de nieuwe Algemene Vergadering haar voorzitter uit de kandidaat-voorzitters, lid van het Dagelijks Bestuur. Na de verkiezing van de voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek draagt de uittredende voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek, voor zover hij niet zelf verkozen is, het voorzitterschap van de vergadering over aan de nieuw verkozen voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek, die zal instaan voor de verdere installatie van het Dagelijks Bestuur van de Lokale Seniorenraad Stabroek. E. Verkiezing van de ondervoorzitter, secretaris en penningmeester Artikel 4.11 De kandidaten voor de functie van ondervoorzitter, secretaris en/of penningmeester van het Dagelijks Bestuur moeten hun kandidatuur schriftelijk indienen bij de voorzitter van de Lokale Seniorenraad Stabroek. Onder het voorzitterschap van de nieuw verkozen voorzitter, kiezen de leden van het Dagelijks Bestuur uit de kandidaat-ondervoorzitters, -secretarissen en -penningmeesters, lid van het Dagelijks Bestuur hun ondervoorzitter, secretaris en penningmeester.

7 Hoofdstuk 5: VERVANGINGEN A. Algemeenheden Artikel 5.1 Nieuwe aanvragen om gedurende een werkingsjaar deel uit te maken van de Algemene Vergadering of van het Dagelijks Bestuur als Niet Commerciële Vereniging, Niet Commerciële Dienstverlening of Individuele Senioren kunnen gunstig worden beoordeeld zo het toegelaten aantal vertegenwoordigers niet is bereikt. B. Leden van de Algemene Vergadering Artikel 5.2 Artikel 5.3 Wanneer, om welke reden ook, een effectieve vertegenwoordiger van een Niet Commerciële Vereniging of Niet Commerciële Dienstverlening moet vervangen worden, wordt hij opgevolgd door zijn plaatsvervanger en vraagt de voorzitter van de Seniorenraad, naargelang het geval, aan de Niet Commerciële Vereniging of de Niet Commerciële Dienstverlening een nieuwe plaatsvervanger aan te duiden. Wanneer een individueel lid, om welke reden ook moet vervangen worden, wordt hij opgevolgd door een kandidaat die reageert op een openbare oproep die conform art. 4.7 gebeurt. C. Leden van het Dagelijks Bestuur Artikel 5.4 Indien in de loop van een werkingsjaar, om welke reden ook, een lid van het Dagelijks Bestuur dient vervangen, wordt tijdens de eerstvolgende Algemene Vergadering een procedure toegepast conform art Hoofdstuk 6: UITSLUITINGEN A. Leden van de Algemene Vergadering Artikel 6.1 Artikel 6.2 Op voorstel van de voorzitter bevestigt de Algemene Vergadering een einde te stellen aan het lidmaatschap van een vertegenwoordiger ingeval: a) de Niet Commerciële Vereniging of Niet Commerciële Dienstverlening die hem heeft afgevaardigd zijn opdracht intrekt; b) de Niet Commerciële Vereniging of Niet Commerciële Dienstverlening ophoudt te bestaan; De vertegenwoordiger wordt hiervan schriftelijk ingelicht. Bij elke vergadering wordt een aanwezigheidskaart -lijst opgemaakt en ondertekend. Een lid dat op drie opeenvolgende vergaderingen afwezig is zonder verontschuldiging wordt er schriftelijk van ingelicht dat de uitsluitingsprocedure zal worden opgestart. Op voorstel van de voorzitter bevestigt de Algemene Vergadering een einde te stellen aan het lidmaatschap van dat lid. Het lid wordt schriftelijk van de beslissing van de Algemene Vergadering ingelicht. B. Leden van het Dagelijks Bestuur Artikel 6.3 Bij elke vergadering wordt een aanwezigheidskaart -lijst opgemaakt en ondertekend. Een lid dat op drie opeenvolgende vergaderingen afwezig is zonder verontschuldiging wordt schriftelijk ervan ingelicht dat de uitsluitingsprocedure zal worden opgestart.

8 Op voorstel van de voorzitter bevestigt het Dagelijks Bestuur een einde te stellen aan het lidmaatschap van dat lid. Het lid wordt schriftelijk van de beslissing van het Dagelijks Bestuur ingelicht. Hoofdstuk 7: WERKING Artikel 7.1 Artikel 7.2 Artikel 7.3 Artikel 7.4 Het Dagelijks Bestuur bereidt op eigen initiatief, op vraag van de Algemene Vergadering, op vraag van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn of van het gemeentebestuur een gefundeerd advies voor betreffende het lokale seniorenbeleid en de lokale seniorenwerking of over alle andere aangelegenheden die het seniorenbeleid en de ouderzorg in Stabroek betreffen, in het bijzonder over toegankelijkheid en mobiliteit, ruimtelijke ordening, huisvesting, sport en recreatie, milieu, verkeer, veiligheid, cultuur, integratie, emancipatie en sensibilisering. Dit voorstel van advies wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de eerstvolgende Algemene Vergadering, behoudens in die gevallen waar het Dagelijks Bestuur bij hoogdringendheid advies verleent tav. OCMW. Dit bij hoogdringendheid geformuleerde advies dient tijdens de eerstvolgende Algemene Vergadering te worden bekrachtigd. Het Dagelijks Bestuur bereidt jaarlijks een geargumenteerd voorstel van mogelijk te organiseren activiteiten voor het volgende werkjaar voor. Dit voorstel, inclusief een initiële berekening van de mogelijke budgettaire impact wordt, na goedkeuring door de Algemene Vergadering, uiterlijk in september ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn zodat de benodigde financiële enveloppe kan worden opgenomen in het budget van het OCMW. Het Dagelijks Bestuur staat in voor de praktische uitwerking van initieel goedgekeurde initiatieven en legt deze tijdig ter goedkeuring voor aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. De lokale seniorenraad wordt in zijn werking, in samenspraak met het OCMW, waar nodig en mogelijk ondersteund door een OCMW personeelslid. Hoofdstuk 8: FINANCIËN A. Algemeenheden Artikel 8.1 Artikel 8.2 Artikel 8.3 Artikel 8.4 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kent aan de lokale seniorenraad jaarlijks een werkingsdotatie toe. Deze dotatie wordt vastgelegd voor de duur die samen valt met de periode van de meerjarenplanning van het OCMW. Bij de aanvang van een werkingsjaar kiest de Algemene Vergadering, uit haar leden, twee commissarissen, geen leden van het Dagelijks Bestuur, die belast worden met het toezicht op de financiën en de boekhouding van de Lokale Seniorenraad Stabroek. Zij brengen schriftelijk verslag uit aan de Algemene Vergadering op het einde van elk werkingsjaar. Jaarlijks en ten laatste op 30 april van het daaropvolgend werkingsjaar legt de Dagelijks Bestuur een financieel jaarverslag voor aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Het Dagelijks Bestuur bepaalt de eigen inwendige gedragsregels inzake het beheer van de toegekende werkingsgelden. Hierbij moeten volgende regels minimaal van kracht zijn:

9 - alle uitgaven of opnamen voor de kas moeten worden goedgekeurd door de voorzitter; - minimum 3 bestuursleden moeten 2 aan 2 volmacht hebben om overschrijvingen of opnamen voor de kas uit te voeren; - de goedgekeurde uitgaven worden overgeschreven, mits handtekening van 2 bestuursleden of worden uitbetaald, langs de kas, door de penningmeester; - de penningmeester houdt alle bewijsstukken bij van de inkomsten en uitgaven.