KASSA S IN KAART. Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK

Transcriptie

1 KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier ACA Groep BV Gericht op pakket(configuratie) Retailium OpenStore ICM Retailium Essentials Datum bezoek 25 Juni 2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Rob Asveld Jurgen Verweijen

2 2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Er wordt een onderscheid gemaakt naar betalende en niet-betalende klanten. Er zijn namelijk een aantal klanten die wel de hard- en software hebben staan, maar geen lopende contracten meer onderhouden. Dat aantal wordt geschat op hoewel zeer lastig in te schatten op zo n Daarnaast zijn er zo n 1250 licentiehouders met een SLA met daarin help, service en update. Dit zijn dus de winkels. Dat betekent dat er zo n 7500 kassapunten staan. Waarvan winkels in de branches: ACA richt zich volledig op de fashionbranche. Wel is meer recentelijk een samenwerkingsverband met Sagres gestart. Het doel hiervan is om met het Navision-pakket meer op non-fashion te richten. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Er kan gesteld worden dat zo n 98% hiervan in Nederland plaatsvindt. De overige 2% in buitenland zitten in België, Duitsland, Spanje en er is zelfs één Engelse klant. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Het onderscheidend vermogen van ACA zit hem in: -Continuïteit; het bedrijf bestaat 25 jaar. Altijd financieel gezond geweest, geen surceance van betaling en geen doorstarts. -Epertise, veel ACA consultants hebben zelf achtergrond in de retail (denk aan We, Van Dalen). Men kan dus goed communiceren met de klant en begrijpt wat er leeft. -Innovativiteit: men loopt voorop op het gebied van ketendigitalisering en technieken als RFID waar men mee bezig is. -Draait op Microsoft platform. Microsoft is een grote speler met hoge continuïteit wat voldoende support en schaalvoordelen oplevert. -Het is een (geïntegreerde) totaaloplossing wat bijdraagt aan de gebruiksvriendelijkheid. -ACA heeft een eigen raad van advies met grote retailers uit Nederland om als klankbord te dienen. -Alles (consultants/omgeving, supportdesk, ontwikkelomgeving, sales) is in eigen beheer. Op de PINapparatuur na, gebeurt het installeren, trainen en leveren door ACA zelf en wordt ook alles zelf ingericht. Overige opmerkingen ACA voert in principe één kassa-systeem; Retailium Openstore. Deze kan gekoppeld worden aan een viertal backoffice pakketten: Classic (character-based), WinStore, Essentials en Enterprise. De twee laatstgenoemde zijn ontwikkeld op basis van Microsoft Dynamics Nav, een ERP-pakket van de bedrijfssoftware lijn van Microsoft gebaseerd op het eerdere Navision. Toch zijn Essentials en Enterprise in feite twee aparte oplossingen die qua onderstel overeenkomen, maar qua functionaliteit anders in elkaar steken. Er wordt meer gebruik gemaakt van gestandaardiseerde sjablonen. In grote lijnen is Essentials eenvoudiger voor de gebruiker, maar is het ook minder uitgebreid en fleibel. Op het moment van schrijven heeft Retailium Essentials geen ondersteuning voor filiaalbedrijven, maar daar wordt hard aan gewerkt en dit wordt ieder moment verwacht. Om alle backoffice pakketten allemaal met dezelfde 2

3 kassa te kunnen laten werken, is de StoreCenter applicatie geïntroduceerd. StoreCenter koppelt daarnaast ook alle kassa s en biedt daarmee dus ook een single point-of-entry om zaken (via een webinterface) in één keer in de kassa( s) te wijzigen. StoreCenter kan op een losse machine geïnstalleerd worden of eventueel op hetzelfde systeem als de kassa. Bij meerdere filiaalbedrijven staat de backoffice (behalve Essentials dus) op het hoofdkantoor en heeft men in de winkels dus in feite alleen Retailium OpenStore. Wanneer winkelbedrijven behoefte hebben aan etra functionaliteiten in de filialen zelf (die zelf dus geen backoffice hebben, omdat deze op het hoofdkantoor staat) kan ook StoreLogi aangeschaft worden. Met StoreLogi is voorraadbeheer in de vorm van filiaaltransacties, het boeken van ontvangsten van leveranciers, het aansturen en uitlezen van de handterminal ook mogelijk in het filiaal, eventueel op het kassa-systeem. Bij de betreffende functionaliteiten van StoreLogi is in dit verslag optioneel ingevuld. Retailium Classic is het oude character-based DOS-pakket dat overigens nog altijd bij de meeste klanten geïnstalleerd staat. Classic wordt nog wel ondersteund, maar nieuwe ontwikkelingen vinden nu alleen nog plaats in de nieuwe omgeving (Winstore en Essentials/Enterprise). Zo n 250 klanten werken inmiddels met WinStore, dat in samenwerking met een Duitse partner wordt ontwikkeld. Essentials en Enterprise zijn nog maar erg kort op de markt, op het moment van schrijven anderhalf jaar. Momenteel werken zo n 75 tot 80 klanten met Essentials. Op dit moment kent Essentials, in tegenstelling tot Enterprise, nog geen ondersteuning voor filialen, maar dat is nu in ontwikkeling en kan ieder moment gerealiseerd worden. ACA verwacht dat zo n 75% van de klanten uiteindelijk hiermee zullen gaan werken. Dit verslag is ingevuld voor Essentials en refereert in lichte mate ook aan Enterprise en WinStore. Hoewel de vragenlijst ingevuld is voor de combinatie van Retailium OpenStore in combinatie met zowel Essentials als Enterprise, liet de beschikbare tijd liet het helaas alleen toe Essentials te bekijken/beoordelen. Het verslag heeft dan ook alleen betrekking op OpenStore in combinatie met Essentials. Het is dus mogelijk dat de Enterprise editie meer mogelijkheden heeft dan waarvan hier verslag gedaan is. 3

4 3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Niet aanwezig Maar wel verwacht Datum kostenopgave Opgave door Afhankelijk van een hoop factoren: rond de ,- voor één kassa en backoffice (hard- en software). Incl in bovengenoemde prijs Incl in bovengenoemde prijs 18.5% over bruto software waarde Rob Asveld - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket Generiek: ACA stelt per klant steeds een specifieke offerte op. Afhankelijk van de grootte van de database, het aantal transacties en het aantal users, wordt de benodigde rekencapaciteit van de hardware bepaald. OpenStore: De kassa (Retailium OpenStore) met zowel hard- en software als implementatie en training kost ongeveer 4000,- á 4500,-. Iedere vervolgkassa kost dan rond de 3500,-. OpenStore kan gekoppeld worden met Essentials/Enterprise óf Winstore (beide hieronder) Essentials: De hoofdapplicatie (Retailium Essentials) gebaseerd op Navision kost inclusief implementatie (3 dagen), consultancy, installatie, hardware en software met logistieke integratie rond de 8000 á 9000,-. Winstore: De investering bedraagt, inclusief consultancy e.d., ongeveer 6.500,-. Support en updates: Er wordt een SLA afgesloten over 18.5% over de bruto software waarde. In de SLA is de dienstverlening met responstijden opgenomen. Er is dan support tijdens winkeluren (ma-vr) en op zaterdag. Er is geen support op zondag omdat de service dan te duur zou worden. Problemen worden zoveel mogelijk remote opgelost. Wanneer dat onmogelijk is, dan wordt er naar de betreffende winkels gereden. In het bovengenoemde contract valt de hardware buiten de SLA. Hiervoor dient dus een apart contract afgesloten te worden. Zonder de SLA krijg je overigens desgewenst in feite dezelfde service, maar worden alle kosten (inclusief de uren) in rekening gebracht en ligt het risico dus bij de klant. 4

5 Updates komen jaarlijks uit. Deze worden of via internet of via CD-ROM verspreid. 4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Symbol scanners worden dan aangesloten op de PC. De scanner wordt dan geconfigureerd naar welke barcodes hij moet herkennen. Afhankelijk van de backoffice wordt de scanner zo ingesteld dat hij alleen EAN-13 en/of Interleaved 2 of 5 barcodes leest. Andere codes worden genegeerd en dus niet doorgegeven om misverstanden en problemen te voorkomen. opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Er kan gezocht worden op artikelnummer en -omschrijving, assortiment en model. Je vindt dan een overzicht met de artikelen in een lijst met daarbij de kolommen artikelnummer, -omschrijving en prijs. Indien er meer informatie over een artikel opgezocht moet worden, dan zou dit via de optionele module StoreLogi dienen te gebeuren. Op model Op omschrijving Zie vorige. Zie vorige. Op serienummer StoreLogi Op serienummer zoeken kan alleen in StoreLogi, dat apart moet worden aangeschaft. Op SKU-niveau(Stock Keeping Unit niveau - Laagste voorraadhoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40) Gezien, je kunt via merk, artikelgroep, kleur de voorraad op het laagste voorraadhoudende niveau opzoeken. Daarnaast kan dan van dat artikel ook de barcode op een bon worden uitgeprint voor het geval de betreffende kaartjes zijn kwijt geraakt. Klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken De klant kan opgezocht worden op klantnummer, postcode, huisnummer, voor- en achternaam en telefoonnummer. Dit scherm kan zodanig geconfigureerd worden dat de meestgebruikte items bovenaan staan. Afhankelijk van de instellingen worden de klantspecifieke gegevens met opmerkingen en spaarstanden of alleen de namen getoond. Bij de klantspecifieke gegevens kunnen de TJO (Totale jaaromzet), TGO (Totaal Generieke Omzet) en LVD (Laatste Verkoop Datum) worden getoond. Bij het vrije opmerkingenveld kunnen bijvoorbeeld de maten bijgehouden worden van die klant. Klanten staan niet alleen lokaal in het filiaal, maar worden gesynchroniseerd met de back-office op het hoofdkantoor en verspreid naar alle kassa s. 5

6 manier van betalen Betalen met creditcard Het kunnen betalen met creditcard hangt uiteraard af van het betreffende PIN-apparaat en het bijbehorende abonnement. In StoreCenter kan creditcard generiek of per kaart (VISA, EC/MC, etc) apart als betaalmiddel worden opgegeven. Betalen met Pin Zie hierboven Kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Helaas kon deze functionaliteit niet gedemonstreerd worden omdat de demo-opstelling de E-versie betrof. Vanaf de F-versie van de kassa kan verkoop ook op rekening geschieden. Wanneer een klant nog een openstaande rekening heeft, komt er een rood bolletje bij de klant wanneer de klant wordt opgezocht. In de versies voor de F-versie kan het wel als betaalmiddel geregistreerd worden, maar moet je de gebruikere zelf de administratie regelen. Naast verkoop op rekening is er ondersteuning voor op zicht. In dat geval wordt de voorraad niet afgeboekt. Loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) Er kunnen spaarpunten uitgegeven en geregistreerd worden per klant, zie hieronder. Open systemen(zoals Airmiles) Fashioncheque Er is ondersteuning voor de FashionCheque. Daarbij krijg je een aparte paslezer die zelf de validiteit van de fashioncheque verifieert en de transactie regelt. De nieuwe kassa-versie (F) kan hieraan gekoppeld worden en dus met de fashiocheque werken. Klantenkaart Klantenpas vervaardigen Nee Hoewel volgens ACA het animo voor klantenpassen onder het winkelpubliek erg laag is, zijn er twee manieren waarop het systeem met klantenpassen om kan gaan. (1) Het kan door klantenpassen met unieke nummers vooraf in te kopen en deze later aan klanten te koppelen. (2) Men kan zelf de eigen passen aanmaken door een etiket uit te printen met de barcode van die klant en deze op een pas te plakken, waarna er een speciale folie overheen gedaan kan worden. Identificatie o.b.v. barcode Dit kan via één van de twee bovengenoemde methoden. Wel moet er in de kassa aangegeven worden dat er een klantenpas ingescand zal gaan worden. Wanneer het tijdens het inscannen van de producten gebeurt, zal het niet herkend worden en zal er een melding van niet herkend product verschijnen. Er wordt dus niet automatisch herkend dat het een klantenpas betreft. 6

7 Identificatie o.b.v. magneetstrip Zit niet in het systeem geïntegreerd. Wel zou een aparte magneetkaart lezer aangesloten kunnen worden indien een klant dat heel graag wil. Identificatie o.b.v. pincode Nee Spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels) De oplossing kent een spaarsysteem waar voor iedere klant wordt bijgehouden hoeveel punten zijn gespaard, zie hieronder. Er kan vervolgens aangegeven worden dat op de bon alleen het aantal spaarpunten naar aanleiding van die transactie (en dus niet het totaal aantal opgebouwde spaarpunten) geprint moet worden. Zo weet de cassière hoeveel spaarpunten meegegeven moeten worden. Spaarsysteem (graag specificeren) Eigen ontwikkeld Loyaltysysteem van ACA Er is een loyaltysysteem waarbij punten gespaard kunnen worden op omzet of op punten. Het verschil zit hem in het feit dat je in het laatste geval voor bv iedere 10,- een punt uitkeert. Wanneer dan voor 12,50 iets wordt gekocht worden er dus over de resterende 2,50 geen punten uitgekeerd. Bij sparen op omzet worden punten uitgekeerd over het totale bonbedrag. Meestal wordt overigens geadviseerd om het op basis van punten te doen. Spaarpunten bijwerken via kassa Dit kan niet via de kassa (en dus niet in het filiaal zelf wanneer de backoffice gecentraliseerd staat), maar er zou in de backoffice een mutatie geboekt moeten worden waarbij er punten bijgeschreven worden. Toekennen op artikelniveau Je kan dan eerst een losstaande actie definiëren, waar 10 spaarpunten bijkomen of waar de spaarpunten verdubbeld worden. Vervolgens kan deze actie gekoppeld worden aan een individueel artikel of aan een artikelgroep. Toekennen per artikelgroep Je gaat een actie definiëren, waar 10 spaarpunten bijkomen of waar de spaarpunten verdubbeld worden. Deze actie kan gekoppeld worden aan één artikel of aan een artikelgroep. Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Zie hierboven bij Spaarsysteem 7

8 Anders toekennen(zo ja, specificeren) Handmatig ophogen van spaarpunten Zie hierboven Verzilveren door verstrekken tegoedbon Het grensbedrag waarbij verzilverd kan worden is instelbaar. De waarde van de punten kunnen volgens een instelbare sleutel omgezet worden naar een waardecheque. Deze waardecheque krijgt een uniek nummer, al zal daar bij de kassa niet op gecontroleerd worden. Daarnaast kan bij de waardecheque nog aangegeven worden of de cadeaubon overdraagbaar mag zijn. (in tegenstelling tot persoonsgebonden). De gegevens kunnen worden geëporteerd naar een gegevensbestand op basis waarvan (mooie) waardebonnen kunnen worden laten afgedrukt. Let wel, hierbij dient wel een eterne partij ingeschakeld te worden die dat kan doen op basis van de juiste input. Er is dus geen ondersteuning voor in het systeem om (mooie) waardebonnen te creëeren. Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Zowel het aantal spaarpunten van de betreffende transactie als het totaal aantal gespaarde punten kan op de bon worden afgedrukt. Cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Er wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds waardecheques en anderzijds cadeau-/tegoedbonnen. De laatstgenoemde bonnen zijn documenten die tegen geld geruild worden en derhalve een bepaalde hoeveelheid geld vertegenwoordigen. Bij het uitgeven hiervan hoeft geen BTW afgedragen te worden. Bij het verzilveren ervan wordt de BTW dan verrekend over de totale omzet waarvoor dan ook volledig (al is het deels indirect) is betaald. Een waardecheque is daarentegen de beloning van het puntensysteem. Deze is nooit geruild tegen geld. Zodra deze wordt verzilverd wordt er minder omzet gedraaid omdat de waarde van de cheque nooit ontvangen is. In feite hoef je dan ook alleen BTW af te dragen over het totale bedrag min de waarde van de cheque omdat er minder omzet wordt gedraaid. Echter, om te voorkomen dat deze waardecheques voor de fiscus zeven jaar bewaard moeten worden als verklaring waarom niet over het gehele bedrag BTW afgedragen is, is het in het systeem geïmplementeerd als een korting op het totaalbedrag. Zo kan hoeft er alleen BTW afgedragen te worden over het totaalbedrag min de waarde van de waardecheque zónder dat de waardecheque langer bewaard hoeft te worden. In die zin vertegenwoordigt de waardecheque dus een uitgestelde korting. Cadeaubonnen volgen Uitstaande cadeaubonnen kunnen in storecenter teruggevonden worden. Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, Uniek genummerde cadeaubonnen in versie G Openstore op welke wijze) Cadeaubonnen krijgen een uniek nummer en in de G-versie wordt daarop gecontroleerd. Dit kon helaas niet gedemonstreerd worden omdat de demonstratie op een systeem met de F-versie geschiedde. tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Zie hierboven bij: cadeaubonnen uitgeven. 8

9 Tegoed-/waardebonnen volgen Waardecheques worden niet bijgehouden in het systeem. Cadeaubonnen worden daarentegen wel bijgehouden en kunnen dus gevolgd worden. Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze) Uniek genummerde cadeaubonnen in versie G Openstore Zie hierboven cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven X Er is ondersteuning voor de FashionCheque. Een branchebrede pas waar geld op geladen kan worden. Er is dan een apart apparaatje die de pas kan lezen en koppelt met de centrale database van FashionCheque en de betaling bevestigt. Cadeaukaarten volgen Niet relevant omdat het een branchebreed systeem is Validatie cadeaukaarten mogelijk(zo ja, op welke wijze) Gebeurt via Fashioncheque Op basis van barcode klantorders+orders Orders vastleggen Nee Klantorders kunnen niet in de kassa (OpenStore) worden vastgelegd. Wel zou het kunnen in het backoffice systeem WinStore, maar dat zou betekenen dat bij filiaalbedrijven het vastleggen van de bestelling op het hoofdkantoor zou moeten gebeuren. Dit kon echter niet gedemonstreerd worden. Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Idem Nee 9

10 Klantorder direct naar inkoop besteladvies Idem Nee Prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn) Er is geen echte ondersteuning voor het maken van een prijsopgave. Al zijn er alternatieve routes waarop een prijsopgave kan worden samengesteld. Eén route zou kunnen zijn dat een bon in de wacht gezet kan worden. Aan het einde van de dag moet deze bij de kassa afsluiting wel gesloten worden, maar je kunt dan een prijsopgave maken die binnen diezelfde dag nog naar een daadwerkelijke transactie omgezet zou kunnen worden. Een andere route zou kunnen zijn dat je het product op zicht verkoopt. Hiervoor zou je een klant offerte kunnen aanmaken zodat de offertes achteraf relatief eenvoudig op te vragen zijn. Maar dan kun je de prijsopgave niet achteraf omzetten naar een transactie. Via de backoffice (Essentials) zijn er wel uitgebreide mogelijkheden om een offerte aan te maken. Maar wanneer deze alleen op het hoofdkantoor aanwezig is, is dat onpraktisch voor de winkelier want dan zou het via het hoofdkantoor moeten gaan. Deze kun je naar het hoofdkantoor sturen en daar kan de hele riedel van offerte naar factuur, order etc gedaan worden. Dit staat los van de kassa en kan dus niet later omgezet worden in een bon. Historie prijsopgave opvragen Zie hierboven Status prijsopgaven bijhouden Zie hierboven ruilen en retourname Autorisatie retouren Binnen het pakket is er sprake van een zestal voorgedefinieerde rollen (van parttime medewerker tot systeembeheerder) die aan personen gehangen kunnen worden. Op deze manier kan de kassa zo geconfigureerd worden dat niet iedereen retouren kan innemen (of de dagafsluiting kan opmaken of kortingen kan uitgeven). Tegoedbon afdrukken bij retour Net als bij afrekenen, kun je aangeven welke betaalmiddelen je voor terugbetalen kunt gebruiken. Pin en creditcard ontbreken dus in deze lijst. Wel staat hier dan tegoedbon bij. Wanneer hiervoor gekozen wordt, komen er twee bonnen uit. Eén voor de transactie en één voor de tegoedbon. Wanneer de oorspronkelijke bon meerdere artikelen bevatte en niet alle artikelen worden retour gebracht, kan een nieuwe bon worden uitgedraaid zonder de retourgebrachte artikelen. Opgave reden van betalen bij retourname Je kunt een aantal redenen voordefiniëren. Als je één reden aanmaakt, wordt die automatisch gekozen. Vanaf de G-versie kan ook vrij worden opgegeven wat de precieze retourreden is. 10

11 Ruilen mogelijk via kassa Gezien, retour in een verkoop is mogelijk. Kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) Als je een bon in de wacht zet, komt er een bon uit met daarop de barcode. Als je de klant dan weer verder wil helpen, kun je het in het systeem opzoeken en selecteren of je kunt de bon met barcode inscannen. Je kunt dan de betreffende bon aanvullen/annuleren of verder afwikkelen. Meerdere kassaschermen(meerdere medewerkers op 1 kassa) De verkoper komt op de bon, niet diegene die inlogt. Je kunt ten alle tijden van verkoper wisselen. In de nieuwste versie wordt onthouden wie de laatste verkoper was. Vroeger moest dat bij iedere bon apart bepaald worden. Het profiel van degene die (de betreffende dag) inlogt, bepaalt wat wel en niet mogelijk is. Wel kan onbeperkt van verkoper gewisseld worden. Vandaar dat geadviseerd wordt om met een lage bevoegdheid op te starten. Als er dan etra functionaliteit nodig is, wordt om een wachtwoord gevraagd. Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en Nee serviceadministratie Niet aanwezig Personeelsbeheer Provisieberekening Aan een verkoopster kan in de backoffice een bepaald commissiepercentage (van de omzet) gehangen worden. Hieruit kan bijvoorbeeld een rapport gegenereerd worden waaruit de opgebouwde commissie per medewerker blijkt die als input kan dienen voor salarisberekeningen. Rapportages Effecten promotionele acties In de backoffice kan een responsemeting gedaan worden op basis van de marge, promotionele discount, rentabiliteit, verkooppercentage en aantallen verkopen. Daarbij worden vergelijkingen gemaakt tussen twee perioden. Dit kan onder andere op artikelgroep- of filiaalniveau 11

12 configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen(zo ja, specificeren welke) Alphyra epoint 5164 (bestaat uit epoint 5100 en epoint 6400)- C-ZAM Smash en C-ZAM XENTA (Banksys, alleen PINpad dus geen losse printer)- Hypercom 2100 (Alphyra)- Alphyra 6400, 5164 of Incognico Pin-apparaten kunnen op twee manieren worden gekoppeld aan de kassa. Als eerste kan het als gekoppeld systeem. In dat geval worden de bedragen naar de PIN-unit gecommuniceerd en komt er een bevestiging terug wanneer de betaling succesvol is afgerond. Bij een geïntegreerd PIN-apparaat is de koppeling veel omvangrijker en worden de PIN-gegevens ook op de kassabon geprint. Wanneer er een storing in de kassa is geweest en de verkopen (ook over PIN) zijn doorgegaan, dan kan dit hersteld worden. In dat geval kun je bij het achteraf invoeren van de (reeds uitgevoerde) kassa-transacties de koppeling met de PIN tijdelijk uitschakelen zodat je ze kunt invoeren zonder dat de PIN-automaat steeds wordt aangestuurd. ( verwerking achteraf ) Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke) De koppeling zelf kon helaas niet worden gedemonstreerd. DM210 en DM 110 (hoog en laag model) Twee mogelijkheden: Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke) (1) Geïntegreerd in het kassa-systeem (2) Losstaande displays die apart aangestuurd kunnen worden. Gezien LS2208 USB Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Gezien Epson TMT88III Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo ja, specificeren TEC printers (o.a. SA-4, BSX4) welke) Barcode-/etikettenprinter kan alleen op de backoffice aangesloten worden. Dat betekent in feite dus dat filialen zelf geen etiketten kunnen uitprinten. Echter, zoals eerder beschreven (bij SKU-niveau), kan op de kassa een bepaald product wel worden opgezocht waarna een bon met de barcode uitgeprint kan worden. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Met deze draadloze handterminal kunnen onder meer leverancierretouren worden geboekt en inventarisaties worden gedaan. De draadterminal slaat deze voorraad transacties op in het geheugen en kan daarna gekoppeld worden aan het systeem via een houder die met een kabel is aangesloten. Deze koppelt met het systeem via een dongel waarmee de voorraadinformatie uitgewisseld kan worden. Er zit eigen (embedded) ACA software in PDT. 12

13 configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Diversen Het kassascherm kan via touchscreen bediend worden. volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Dit is mogelijk via Storelogi en anders via de backoffice.dat betekent dat als filialen geen StoreLogi hebben, ze hiervoor contact moeten opnemen met het hoofdkantoor. Naar artikel Zie hierboven Naar SKU (stock keeping unit, zoals per maat en/of kleur) Dit kan, zie bovenaan bij SKU. Naar serienummers Dat kan, zie hierboven. Artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Dit is mogelijk in de vorm van een verplichte combinatie verkoop. Daarnaast kunnen ook sets verkocht worden. Daarbij worden twee artikelen vantevoren samen in een nieuw artikel (met nieuwe barcode) geplaatst. Dit zou bijvoorbeeld van toepassing kunnen zijn bij ski en binding. Voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Bij bestellingen wordt rekening gehouden met de minimale bestelhoeveelheid. Met betrekking tot maimale bestelniveaus kan ingesteld worden wat er per maand besteld mag worden. Verder kunnen de maimale niveaus gerelateerd worden aan de (maimale) voorraad.daarbij kan ook rekening gehouden worden met tot welke niveaus maimaal aangevuld mag worden. 13

14 Minimum voorraad X Minimale en maimale voorraad kunnen opgegeven worden. Deze dienen dan als indicator voor de besteladviezen. Maimum voorraad Zie hierboven. Voorraadinformatie Rapportage snellopers(zo ja, specificeren) In Classic is deze functionaliteit epliciet aanwezig in de vorm van de zogenaamde slow- en fastmovers. Bij Essentials is dat niet het geval. Wel zou je dat in specifieke rapportages via filteren (op bv alle artikelen die een minimale ofwel maimale omloopsnelheid hebben) eruit kunnen halen. Overigens zal uiteindelijk alle functionaliteit (en dus ook de snel- en langzaamlopers) van Classic ook naar Essentials komen. Rapportage langzaamlopers Zie hierboven Rapportages Omloopsnelheden(ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) Omloopsnelheden zijn aanwezig. Een specifieke analyse kan echter alleen op seriekaartniveau. ABC-analyse van het artikelbestand op basis van omloopsnelheden is dus niet mogelijk. Overigens kan dit wel in de classificering per filiaal, waarbij de filialen in drie categorieën worden ingedeeld. inkoop+functies Inkoopplanning/budgetten In Essentials is het op dit moment niet aanwezig. In Enterprise zijn er daarentegen drie mogelijkheden (hieronder). Eén of twee van de onderstaande mogelijkheden zal dus ook in Essentials ingevoerd worden. 1. Matrivariant. 2. Vervangende verkoop 3. Min/ma Omdat alleen Essentials gedemonstreerd is, zijn deze functionaliteiten niet nader bekeken. verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie(aanleveren via EDI, internet of webservices) Er is uitgebreide ondersteuning voor EDI middels FashionConnect. Wel moet rekening gehouden worden met abonnementskosten om aangesloten te worden op FashionConnect. 14

15 5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten kleding, schoenen en sportartikelen Maatbalken (meerdere) Maatbalken kunnen zelf door de klant worden samengesteld uit een soort vergaarbak waar alle maten in zitten. De maten kunnen door de klant zelf in deze vergaarbak geplaatst worden. Daardoor is er volledige fleibiliteit bij het gebruik van maatbalken. Klanten zijn dus vrij in het benoemen en selecteren van maten. Omdat de velden voor maten uit vrij veel karakters kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld oppervlakte maten (die veelal uit meerdere karakters bestaan, bv: ) makkelijker in te geven. Vaak is het aantal karakters dat hiervoor gebruikt kan worden beperkter. Kleurbalken Op precies dezelfde manier werkt dit voor kleurgroepen. Er is bewust niet gekozen voor één pool van kleuren voor álle artikelen omdat voor sommige artikelen specifieke kleuren van toepassing zijn, denk bijvoorbeeld aan panties. Inkoopbudget per maat en per kleur Zoals hierboven al vermeld is er in Essentials (in tegenstelling tot Enterprise) vooralsnog geen ondersteuning voor inkoopplanning en/of - budgetten. Maatvoering Vrij aantal maten per maatbalk De maatbalk kan in principe zo groot gemaakt worden als men wenst. 15

16 Specifieke maatbalken lingerie Dit kan op twee manieren. De eerste is dat het specifiek in de maatbalk verwerkt wordt. Dus A-65, A-75, A-85, A-95, B-65, B-75, etc. Een tweede manier is om verschillende artikelkaarten aan te maken voor de verschillende cupgroottes. In de maatbalken van die artikelen neem je dan de omtrek maten mee.je krijgt dan dus als artikelen: -BH X Cup A (65, 75, 85, etc) -BH X Cup B (65, 75, 85, etc) Specifieke maatbalken schoenen Idem als bij lingerie Gebruik standaard maatverdeling Standaardmaatverdelingen kunnen worden ingesteld voor bij inkopen. Bijvoorbeeld: M: 2, L: 3, XL: 3, XXL: 2. Voorraad op maatniveau Iedere maat heeft zijn eigen barcode, waardoor de voorraad op maatniveau bijgehouden kan worden. In Classic heeft echt ieder individuele kledingstuk een aparte barcode, wat grote voordelen heeft voor onder andere inventariseren. Hoewel uniciteit op maatniveau (nu) prima werkt, wil ACA uiteindelijk weer naar unieke barcodes per kledingstuk (vroeger). Het idee is dat dit uiteindelijk zal dit in Essentials terug gaan keren. Prijsranges Voor een L kan een andere prijs ingesteld worden dan voor een M. In het systeem wordt dit overigens prijsbreuk genoemd. Dit kan optreden op maat, kleur en verkooplocatie. Je kunt dus ook verschillende prijzen ingeven voor verschillende kleuren. Maatbalken 2-dimensionaal Nee Hiervoor is geen ondersteuning. Je kunt dus niet maten opgeven aan de hand van twee maatbalken (dus één as: A, B, C, D, E en F en andere as 65, 75, 85, 95,105 waardoor je voor (65=) 30 maten in tabelvorm de voorraad kunt ingeven.) Assortimenten Model Dit zit hem in de artikelstructuurcodering die uit 4 niveaus ( sector, hoofdgroep, subgroep en artikelgroep ) bestaat. Deze kan in feite op iedere manier worden ingedeeld, zodanig dat de artikelen naar wens inzichtelijk zijn. Wanneer het op onderstaande manier ingesteld zou worden: 1. damesmode/heren/kinderen 2. Mantels 3. Kort 4. Leer, kun je alle (1) damesmode bekijken, (2) binnen damesmode alle mantels, etc. Wanneer 1 en 2 omgedraaid zouden worden, zou je alle mantels kunnen zien, ongeacht of deze heren- of dames zijn. Kleuren Kleur zit in variantentabel (kleur-maat combinatie). Maat kan meerdere kleuren hebben, vandaar dat je het overzicht met alle artikelen van een bepaalde kleur op deze manier niet zo makkelijk te genereren is. Wel zou je, mits een klant dat belangrijk zou vinden, dit in een apart veld kunnen invullen zodat er dan op die manier op gefilterd kan worden. Hierbij werd overigens de kanttekening geplaatst dat er in de praktijk vrijwel geen vraag naar zal zijn. 16

17 Maten Een overzicht met alle artikelen met een bepaalde maat, kan makkelijk gegenereerd worden. Materialen Idem, zie hierboven. Kopiëren assortimentsgegevens Aanwezig. Maar er is nog etra hulp voor het invoeren van nieuwe artikelen via een artikelsjabloon/wizard. Daarbij kan vantevoren aangegeven worden welke velden gekopieerd dienen te worden. Afhankelijk van de ingevoerde code wordt automatisch de juiste wizard getoond met daarin de juiste maatbalk. Afprijzen bij seizoensovergang Bijvoorbeeld de gehele collectie van 2008 kan in één keer afgeprijsd afprijzen(meerdere artikelen) op basis van de vier niveaus die hierboven Assortiment Model gespecificeerd zijn. Dit kan onder meer gebeuren op basis van percentages. 17

18 6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) Deze functionaliteiten met betrekking tot elektronische communicatie zitten in de backoffice. Er wordt gecommuniceerd Via Fashion United volgens EDI. Bij Fashion United zijn zo n 300 leveranciers aangesloten. Goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) Via het Pricat bericht kan in de back-office de prijscatalogus ontvangen worden. Deze wordt vervolgens in de kaartenbak van het systeem gezet. Veel leveranciers bieden een voorgedefinieerde (obv de individuele bestelling van de winkelier) pricat aan. Zo niet, dan moet de volledige prijscatalogus ingelezen worden. Vervolgens kunnen de items die op 0 staan in de bestelling eruit gegooid worden. Echter, steeds meer leveranciers sturen een voorgefilterd bestand. Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Naast het pricat-bericht kan de backoffice ook de electronische pakbon en de factuur verwerken en een verkoopbericht aan de leverancier versturen. openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers(minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) Er kunnen bestalingsvoorstellen worden gegenereerd op basis van de geselecteerde te betalen facturen. Deze voorstellen worden geëporteerd naar cliop03 voor binnenlandse betalingen en BTL-91 voor buitenlandse betalingen Met internetbankieren kunnen deze bestanden worden opgehaald en verwerkt. Elektronische bankafschriften verwerken(zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische bankafschriften). Essentials is in staat om de bankafschriften (MT940) te importeren en te verwerken. Daarbij worden transacties automatisch herkend, debiteuren / creditcards automatisch afgeboekt waarbij de kosten van de creditcards gesplitst worden en naar aparte grootboekrekeningen worden doorgeboekt. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen(zo ja, specificeren) Dit gebeurt via standaard EDI berichten 18

19 Elektronisch artikelbestanden ontvangen(zo ja, specificeren) Via EDI, XML, CSV, TXT Gezien, zie hierboven. Daarnaast is ook import van andersoortige artikelbestanden mogelijk. elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke) Pricat, orderbericht In zo n geval wordt dan een Pricat-berichtje gestuurd met de nieuwe artikelgegevens. Soms kan dat een Pricat berichtje zijn van slechts vijf regels. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Wordt EAN-DAS ondersteund (EAN Data Alignment Service is een dienst waarmee elektronisch artikelgegevens tussen leveranciers en retailers worden uitgewisseld met als tussenschakel een centrale database) Nee elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) Sales /inventoryreports Artikelgegevens kunnen worden geëporteerd naar Ecel. Daarnaast kunnen verkoopberichten weer teruggestuurd worden naar de leverancier. Dit geschiedt voornamelijk om de leverancier van verkoopstatistieken te voorzien. 19

20 elektronisch uitwisselen inkoopgegevens CBS Statistieken(intrastat) Intrastat is verplicht wanneer er voor meer dan 450k wordt geïmporteren uit het buitenland. Op de artikelkaart kun je de (CBS-) goederencode invullen. Daarbij wordt aangeven om wat voor transactie het ging en hoe het binnen gekomen is. voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen Om de voorraad van andere filialen in te zien, moet StoreLogi worden aangeschaft. Anders kan het alleen vanuit het back-office systeem dat op het hoofdkantoor staat (maar dus niet inzichtelijk is vanuit de filialen). De voorraadgegevens worden volgens de Scheduler via de DataCom applicatie normaalgesproken één keer per dag vanuit de kassa naar StoreCenter geëporteerd. De back-office importeert de voorraadgegevens vanuit StoreCenter één keer per uur. De communicatie tussen StoreCenter naar de kassa s kan ingesteld worden tussen ofwel iedere 7 minuten of één keer per dag. Voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn Als er gebruik gemaakt wordt van een centraal magazijn kan dit als etra filiaal worden opgegeven. Interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) Wanneer prijzen worden aangepast in de backoffice (Essentials) zouden de nieuwe prijzen in principe één keer per dag naar StoreCenter verstuurd worden. Je kunt het echter pushen zodat de prijzen binnen een uur aangepast worden. Uitwisseling gegevens via internet(zo ja, specificeren) Datacom via DSL Gezien. 20