KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland

Transcriptie

1 KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier POSWISE Gericht op X POS plus pakket(configuratie) Datum bezoek 13 januari 2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED D. Renirie drenirie@poswise.nl Jurgen Verweijen Glenn van Rijn

2 1. Controle functionaliteitenvragenlijst: - Volledigheid functionaliteitenvragenlijst Functionaliteitenlijst doorgelopen, onduidelijkheden opgelost. Vragenlijst compleet - Beschikbaarheid handleiding Handleiding digitaal in bezit van Dialogic - Overige opmerkingen Jammer dat in vragenlijst weinig is stilgestaan bij de berekening van marge. Het is voor te stellen dat ondernemers/winkeliers hier eisen aan stellen, en dat deze berekening van belang is voor POS-pakketten. 2

3 2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Ongeveer 100 klanten Waarvan winkels in de branches: Computerbranche 60 75% van het klantenbestand Overige voornamelijk bloemisterij, tweewielerbranche Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Enkele klanten in België (Vlaanderen) - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Het pakket is vanuit de praktijk ontwikkeld (ook voor ambachten). Gebruiksvriendelijkheid en eenvoudigheid staan hoog in het vaandel; Het pakket moet door iedereen te bedienen zijn, gezien detaillisten geen IT eperts zijn. Daarnaast wordt afgegaan op wensen klant. Het pakket wordt voortdurend aangepast naar aanleiding van klantvragen en wensen. Voordat een update wordt uitgegeven wordt eerst uitgebreid getest (zowel in praktijk als door testpersonen). Dit waarborgt stabiliteit van het pakket. Het pakket kent een lage instapdrempel; het is zowel bruikbaar voor de kleine detaillist als detaillist met enkele filialen. Daarnaast is het pakket goed betaalbaar. Daarnaast zijn de reparatiemodule en RMA-module naar eigen zeggen vrij uniek voor POS-pakketten. In X-POS plus kunnen beide modules geïntegreerd worden in het pakket. Serienummer registratie is heel ver doorgevoerd in het pakket. Middels deze module is eenvoudig inzichtelijk waar en wanneer een specifiek artikel is binnengekomen, wanneer deze verkocht is (en aan welke klant) en of deze al eens is terug gekomen (bijvoorbeeld ter reparatie). Webshops kunnen geïntegreerd worden met het kassapakket (is een optionele module). Er is zowel een standaard webshop beschikbaar als een webshop die door de klant is aan te passen wat betreft layout. Ook actuele voorraad is inzichtelijk op de webshop. Er is een programmeer-interface (API) die het makkelijk maakt om zelf een webshop te ontwikkelen en aan te sluiten op het pakket. Goede online suppport; goede documentatie van het pakket (directorystructuur, waar staat wat). FAQ, forum, handleiding, versiehistorie. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. Het pakket heeft geen ondersteuning voor EDI aan boord. Hier is bij de huidige klanten ook echter geen vraag naar, en wordt dus niet als beperking gezien. 3

4 3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Niet aanwezig Maar wel verwacht - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket POSWISE levert geen apparatuur Opstartkosten (eenmalig): 297,- (voor modulen artikelbeheer, voorraadbeheer en barcodeherkenning) Software (voor 5 jaar) Licentiekosten: 1500,- per filiaal (geldig t/m maart 2009) Actuele prijsinformatie in prijslijst Kan klant zelf verzorgen (telefonische / website Implementatie (voor 5 jaar) ondersteuning), of door POSWISE tegen uurtarief (ong 60, -) Zitten bij licentiekosten inbegrepen. Actuele Supportkosten per jaar prijsinformatie in prijslijst. Zitten bij licentiekosten inbegrepen. Actuele Updatekosten per jaar prijsinformatie in prijslijst Datum kostenopgave December 2008 Opgave door D. Renirie Kosten voor X-POS plus bestaan uit een vast deel (eenmalig) en maandelijke licentiekosten. Maandelijkse licentiekosten zijn tenminste 25, - voor het standaardpakket (in één filiaal). Per filiaal gaan de licentiekosten met 25, - omhoog. Ook de websitemodules worden maandelijks in rekening gebracht. Overige modules en bijvoorbeeld etra werkplekken op een locatie worden éénmalig in rekening gebracht. Actuele prijsinformatie in prijslijst van POSWISE. 4

5 4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Akkoord, gezien opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Akkoord, gezien. Er wordt automatisch gezocht (op gehele woorden en woorddelen) in alle artikelvelden (artikelnummers, omschrijving, type/merk, artikelspecificatie). Op model op omschrijving, type, merk, artikelspecificaties etc Akkoord, gezien. Er wordt automatisch gezocht (op gehele woorden en woorddelen) in alle artikelvelden (artikelnummers, omschrijving, type/merk, artikelspecificatie). Op omschrijving Akkoord, gezien. Er wordt automatisch gezocht (op gehele woorden en woorddelen) in alle artikelvelden (artikelnummers, omschrijving, type/merk, artikelspecificatie). Op serienummer Niet zoeken, maar wel barcode inscannen om artikel te herkennen om af te afrekenen Alleen in serienummeroverzicht (optionele module). Serienummers zijn in dit geval unieke nummers die ieder eemplaar van een product identificeren. Per serienummer kan de historie van een specifiek eemplaar van een product worden bijgehouden. Klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Akkoord, gezien. Er wordt automatisch gezocht (op gehele woorden en woorddelen) in alle artikelvelden (artikelnummers, omschrijving, type/merk, artikelspecificatie). Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Gezien 5

6 manier van betalen Betalen met creditcard Idem; creditcard module niet gekoppeld. Dus bedrag dan overnemen. Het pakket voorziet niet in een koppeling met een betaalautomaat. Dat betekent dat het bedrag handmatig overgenomen moet worden op PIN-apparaat. Afhankelijk van dit systeem kan afgerekend worden met creditcard. Overigens kan PIN/Creditcard wel als betaalwijze worden aangemerkt in de kassasoftware. Betalen met Pin Idem PIN module niet gekoppeld. Dus bedrag dan overnemen. Omdat er geen directe koppeling is met een PIN-betaalautomaat dient de winkelier zelf een losse PIN betaalautomaat aan te schaffen. Bedragen vanuit X POS-plus worden dan dus handmatig overgenomen op PIN-apparaat (pin kan wel als betaalwijze worden aangemerkt in de kassasoftware). Kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Akkoord, gezien. Er wordt niet met klantrekeningen gewerkt maar er kan wel op rekening betaald worden. Dat kan dan aan een klant gekoppeld worden. Je kunt dan ook een overzicht opvragen van alle openstaande bedragen. Loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) spaarpuntenregistratie en klantenpasjes Je legt per klant een nummer vast. Op het moment dat de barcode (of nummer) van klant(enpas) ingevoerd wordt bij een kassatransactie, wordt de klant automatisch gekoppeld aan de transactie. Over het totaalbedrag van de transactie worden spaarpunten toegekend aan de klant (en bijgehouden in het klantenbestand). Aantal spaarpunten kan eventueel automatisch op bon worden afgedrukt. Spaarpunten worden toegekend op basis van aankomen, het aantal spaarpunten dat wordt toegekend per euro is in te stellen. Klantenkaart Klantenpas vervaardigen Barcode toekennen aan klant Het is mogelijk barcodes te printen voor op een klantenkaart, maar er is geen koppeling met pasprinter. Dit dient de winkelier zelf te doen of men kan deze barcodestickers op een pas plakken. Identificatie o.b.v. barcode Je legt per klant een nummer vast. Op het moment dat de barcode (of het nummer) van klant(enpas) ingevoerd wordt bij een kassatransactie, wordt de klant automatisch gekoppeld aan die transactie. Spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels) Is dus hetzelfde als de spaarpunten hierboven. 6

7 Spaarsysteem (graag specificeren) met spaarpunten. per verkoop kan een aantal punten worden toegewezen Spaarsysteem middels bonuspunten. Wordt digitaal bijgehouden in klantenbestand (en worden automatisch toegekend als er een klant gekoppeld is aan de transactie). Spaarpunten bijwerken via kassa Spaarpunten worden automatisch toegekend wanneer een klant aan een kassatransactie is gekoppeld. Spaarpunten kunnen ook manueel aangepast worden (per klant). Hoeveelheid spaarpunten per euro kan worden ingesteld. Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Spaarpunten worden automatisch toegekend wanneer een klant aan een kassatransactie is gekoppeld. Spaarpunten kunnen ook manueel aangepast worden (per klant). Hoeveelheid spaarpunten per euro kan worden ingesteld. Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Er kan voor gekozen worden om het spaarpunten tegoed van de klant (en het aantal toegekende spaarpunten op basis van de transactie) aan de lay-out van kassabon/factuur toe te voegen. Cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven nee Cadeaubonnen volgen nee Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, op welke wijze) nee 7

8 tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Je kunt een leeg artikel verkopen er wordt dan niks afgeboekt in de voorraad. Deze kun je dan (in de omschrijving) cadeaubon noemen. Omdat alles centraal beheerd wordt, kun je dan met deze bon in alle winkels betalen. Je kunt dan ook de bon terugzoeken om uitgifte (prijs e.d.) te verifiëren. Ook zou je een artikel cadeaubon kunnen aanmaken. (Leeg artikel verkopen kun je desgewenst uitschakelen in het rechtenbeheer) Tegoed-/waardebonnen volgen Niet mogelijk Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze) Alle bonnen worden centraal opgeslagen. Dat betekent dat men kan opzoeken of een klant die tegoed bon daadwerkelijk heeft gekocht met dat bedrag. Je kunt ook op bonnummer zoeken en dan in algemene (centrale) administratie verscheidene zaken nagaan. Kan zelfs bon dan weer muteren (bv toevoegen: is ingeleverd.. ) zodat door alle filialen nagegaan kan worden of de bon al weer ingeleverd is. cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven Niet mogelijk Cadeaukaarten volgen Niet mogelijk Validatie cadeaukaarten mogelijk(zo ja, op welke wijze) Niet mogelijk klantorders+orders Orders vastleggen Je kunt orders vastleggen (orders zijn standaard niet van invloed op het voorraadniveau of financiele administratie, maar dit is wel in te stellen). De backoffice afhandeling moet zelf gebeuren (dus plaatsen bijbehorende orders bij leverancier e.d. en bv bestellingen apart in de voorraad apart bijhouden). Een order kan wel eenvoudig worden omgezet in een factuur (met bijbehorende invloeden op voorraad). 8

9 Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Geen automatisch bericht aan klant Akkoord, gezien. In het document is een veldje status (dropdown) die je continu kan bijhouden per order. (Dit gebeurt dus niet automatisch ahv bv binnenkomst gewenste goederen) Prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn) Je kunt offertes maken Historie prijsopgave opvragen Offertes worden opgeslagen (er wordt automatisch een barcode aan een offerte toegekend). Op deze manier is het oproepen van eerder gemaakte prijsopgaven/offertes mogelijk. Ook als het offertes uit andere winkels zijn. Dit werkt het zelfde voor kassabonnen. Status prijsopgaven bijhouden Wederom een statusveld (dropdown) bij documenttype offerte. ruilen en retourname Opgave reden van betalen bij retourname via interne of eterne opmerkingen Hier bestaat een veld voor, zowel etern (wordt dan op bon geprint) of intern (alleen in systeem zichtbaar, niet voor de klant). Invullen van dit veld is echter niet te verplichten voor personeel. Ruilen mogelijk via kassa Voor het terug te geven bedrag wordt normaal de huidige prijs van het artikel gepakt. Mits je de toenmalige bon opzoekt of inscant, wordt het destijds betaalde bedrag als uitgangspunt genomen. Kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) Er kunnen een onbeperkt aantal kassaschermen geopend worden binnen 1 programma. Het is hierdoor mogelijk om een bepaalde klant eerst te helpen. Je kunt meerdere kassaschermen op één kassa openen. Dat betekent dat je alvast het volgende scherm kan openen voor een andere klant. Overigens, een bon parkeren en op andere kassa in het filiaal overpakken kan niet. Maar je kan tijdelijke bonnen wel opslaan, en vervolgens op een andere kassa weer opnieuw openen. 9

10 Meerdere kassaschermen(meerdere medewerkers op 1 kassa) Elke gebruiker kan inloggen en een ander kassascherm openen Wisselen van gebruiker kan. Via F8 kan een andere gebruiker inloggen. Maar wanneer een gebruiker kassarechten heeft, kan hij ook bij kassaschermen van andere gebruikers. Er is dus geen onderscheid tussen welk kassascherm aan welke gebruiker toebehoort. Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en via reparatiemodule serviceadministratie Via optionele module met veel functionaliteiten voor dergelijk beheer. Overigens is er ook ondersteuning voor terugname goederen via RMA (-formulieren) Rapportages Effecten promotionele acties, je kunt ook geen advertentiecampagnes in het systeem aanmaken. Je kunt wel een prijswijziging voor een bepaalde periode aanmaken, maar er is niet een speciale feedback terug naar de gebruiker (in de vorm van specifieke statistieken) configuratie (rand)apparatuur Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke) EPSON/ESC compatible displays waaronder de Dm D100<BR>Zie compatibility list op Niet gezien vanwege afwezigheid hardware in demo-opstelling Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke) Elke barcode scanner wanneer deze geinstalleerd is als zijnde keyboard en geeft een <ENTER> karakter na een scan<br>zie compatibility list op Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Als de bonprinter zich installeert als windows printer: elke bonprinter.de TM-T88 wordt zodoende ook ondersteund.<br>zie compatibility list op Gezien voor gewone A4 printer) 10

11 Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Verschillende Dymo en Zebra modellen<br>zie compatibility list op Stickers gezien die door het systeem zijn afgedrukt. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Geen koppeling mogelijk met dergelijke terminals. Voor het tellen van de voorraad (dit wordt ondersteund in het pakket) zou wel een draadloos scanapparaat gebruikt kunnen worden. Een dergelijke telfunctionaliteit is immers wel aanwezig in het systeem. Draadloze scanners werken via bluetooth (ongeveer 10 meter bereik), maar kunnen ook voorzien zijn van een geheugen (vaak rond de 100 items) die verstuurd worden zodra scanner binnen het bereik is van de ontvanger. Voorwaarde is wel dat iemand bij de kassa staat om te zien of alles goed staat en de gegevens goed doorkomen. configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Alleen kassamodule.als touchscreen als muisdevice in windows geinstalleerd Gezien dat er functionaliteit is (grote knoppen) om met touch screen te werken. Mits touchscreen als muisdevice werkt, zal dit inderdaad werken. volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Je kunt op artikelgroep zoeken en in het zoekresultaat kun je van de gevonden artikelen de voorraad inzien. Naar artikel Je kunt op artikelgroep zoeken en in het zoekresultaat kun je van de gevonden artikelen de voorraad inzien. Naar SKU (stock keeping unit, zoals per maat en/of kleur) Wanneer deze (SKU) velden zijn ingevoerd, kan hiernaar gezocht worden. Een zoekopdracht voor eterne harde schijven van 160GB kan worden gedaan wanneer deze variabelen zijn vastgelegd in velden of de artikelomschrijving. Naar serienummers Mits optionele module voor serienummers is afgenomen. Je kunt op artikelgroep zoeken en bij het zoekresultaat kun je van de gevonden artikelen de voorraad inzien. Serienummers zijn in dit geval unieke nummers (per eemplaar product) 11

12 voorraadgegevens Minimum voorraad Minimum voorraad is in te stellen per artikel. Aan de hand hiervan kan een overzicht gegenereerd worden met alle artikelen waarvan het voorraadniveau onder diens ingestelde minimum voorraad zit (uitgespecificeerd per leverancier). Voorraadinformatie Rapportage snellopers(zo ja, specificeren) Rapportage van best verkochte artikelen in bepaalde periode Akkoord. Je kunt een overzicht genereren met het aantal verkochte stuks. Als je deze sorteert, kun j ook zien wat (op stuksniveau) het beste verkocht heeft en wat niet. Dit valt echter niet te relateren aan bijvoorbeeld voorraad waardoor artikelen moeilijk te vergelijken zijn en het dus lastig zal zijn om bijv winkeldochters duidelijk te identificeren. 12

13 5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten bloemen, planten en tuinartikelen Bestelorders registreren en afhandelen Gezien, standaardfunctionaliteit Verzamelfacturen per periode Bij een verzamelfactuur maak je een nieuwe factuur waarin eerdere facturen zijn opgenomen die dan verdwijnen. Iedere link met de oude facturen is dan wel weg. Het kan overigens niet zo zeer per periode, maar meer voor een handmatig aangegeven groep facturen. foto vakhandel Foto ontwikkeladministratie Niet aanwezig Levensmiddelen CBL indeling artikelbestanden Niet aanwezig Tabakswaren Prijs onderdeel van barcode Niet aanwezig Tweewielerbranche Servicebon vervaardigen via functionaliteit reparatiemodule Zit in de reparatiemodule. Servicebeurten bijhouden via functionaliteit reparatiemodule Zit in de reparatiemodule. 13

14 Verkopen op framenummer via serienummerregistratie Akkoord, framenummers kunnen immers als serienummers opgevoerd worden mits deze module daarbij wordt aangeschaft. Werkplaatsprogramma via functionaliteit reparatiemodule Zit in reparatiemodule. Reserve onderdelen Onderdelen gebruikt tijdens service beurt zijn te registeren Akkoord Niet echt specifiek aanwezig. Zou evt wel via handmatig te definiëren veld toegevoegd kunnen worden. (reparatieartikel / reserveartikel Ja/) wit- en bruingoedzaken Energielabel per product Niet specifiek, wel in opmerkingenveld voor energielabel toe te voegen. 14

15 6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) Akkoord, Aan de hand van formulier inkooporder kunnen orders worden binnengeboekt (en voorraad automatisch toegevoegd). elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke) via martinic.net (standaard), via import module (optioneel) Martinic.net is niet gedemonstreerd, maar import van artikelbestanden wel. In feite kan alles wat via ADO ingelezen kan worden (MDB, CSV, Ecel) via de optionele importmodule ingevoerd worden in het systeem. Dat betekent dat mits de leveranciers artikelgegevens in normaal databaseformaat aanleveren (welke bestandsindeling maakt dus niet uit) dit ingevoerd kan worden. Bij het importeren is het mogelijk alleen nieuwe records toe te voegen, alleen bestaande records bij te werken of beide. elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) Kan via eportmodule. alle artikelen, of alleen artikelen op prijslijst. eport mogelijk via eport module Er wordt dan een bepaald formaat databestand aangemaakt. Layout (velden) die geëporteerd worden staan vast en kunnen dus niet gekozen worden door de detaillist. belastingdienst+checklist afrekensystemen Is de Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen? Betreft de standaard XML indeling van staat op de planning kassatransacties en bijbehorende gegevens. Niet aanwezig, wacht specificatie af van belastingdienst elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens Overige import/eport (Specificeren) Optionele import en eport module beschikbaar. van en naar verschillende bestandsformaten Via optionele module. Kan in verschillende bestandsformaten worden weggeschreven. Elke nieuwe regel/rij bevat een apart verkocht artikel 15

16 voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen Idem Akkoord. Zowel in artikeloverzicht als bij artikelgegevens en in kassascherm. Alle filialen met voorraadinformatie naast elkaar (vergelijkbaar). Voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn Akkoord Functie niet epliciet aanwezig, maar centraal magazijn wordt dan als gewoon filiaal gezien. Interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) Akkoord Ieder filiaal gebruikt dezelfde (algemene) prijzen. Uitwisseling gegevens via internet(zo ja, specificeren) Akkoord Realtime uitwisseling van gegevens tussen filialen. Echter bij uitval van internetverbinding is gebruik van XPOS plus af te raden (je moet altijd online zijn). Er wordt geen gebruik gemaakt van een buffer of tijdelijke opslag. Uitwisseling gegevens via directe verbinding(wan) Akkoord Ondersteunt het pakket ook andere functionaliteiten op het gebied van ketendigitalisering?, specifiek gericht op Point of Sale. In welke mate maken klanten gebruik van deze functionaliteiten? Drie klanten hebben interesse getoond voor martinic (Centraal artikelbestand voor computerwinkels met artikelinformatie en prijsinformatie per leverancier). Abonnementen lopen via Martinic dus niet direct zicht op. Welke type berichten worden gebruikt voor uitwisseling van gegevens door het pakket (EDI, XML/UBL, GS1-DAS, etc.)? En voor wat voor gegevens wordt dit gebruikt? Geen 16

17 Is de ondersteuning van ketendigitalisering in het pakket ingebouwd na vraag uit de markt (zo ja; wat voor soort winkel/leverancier) of uit eigen initiatief? De koppeling met Martinic is ingebouwd na wensen van klanten. Indien geen ketendigitaliserings-functionaliteiten: Waarom niet? (geen vraag naar?, nog in planning?) Geen vraag naar 17