KASSA S IN KAART. Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK

Transcriptie

1 KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Telemos Software BV Gericht op TelemosTrade ( en light pakket(configuratie) versie) Datum bezoek Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Stephan Ros Glenn van Rijn Hugo Gillebaard

2 2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Op dit moment 25 klanten in de woninginrichting. Het pakket is op het moment van schrijven nog niet lang op de markt. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Voornamelijk Nederland, maar het pakket wordt ook in België gebruikt - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Het pakket werkt snel en is modern. Het pakket is gemaakt met de technieken van vandaag en met uitgebreide kennis over de woninginrichting en de specifieke wensen die spelen in die branche. Hierdoor is het pakket specifiek gericht op winkels in woninginrichting. Het pakket kan koppelen met digitale catalogi en bestelplatformen voor de woninginrichtings branche als TeleCatNet, Logifurn (NL), Qina (België) en IWOFURN (Duitsland) - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. Op dit moment wordt gewerkt aan een planning en service module. Daarnaast wordt ook gewerkt aan koppeling met een kassamodule van Telemos. Op dit moment betreft de verkoopfunctionaliteit van het pakket alleen het opstellen van commissieorders (klantorders). 2

3 3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Maar wel verwacht Datum kostenopgave Opgave door - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket Hardware kan geleverd worden door Telemos. Prijs afhankelijk van de wensen van de ondernemer. Voor de basismodule betaalt men eenmalige licentiekosten van Voor de basismodule met voorraadadministratie, inkoop en facturatie betaalt men Implementatie wordt gedaan op basis van nacalculatie. Voor één winkel kan met uitgaan van 1 dag implementatietijd. Hierin wordt de hardware en software geïnstalleerd en krijgt de gebruiker een korte training. Aanvullende training kunnen ook aangevraagd worden, op locatie of bij Telemos. Voor de basismodule TelemosTrade betaalt men een jaarlijks onderhoudsbedrag van 187,50. Voor de basismodule met voorraadadministratie, facturatie en inkoop betaald men 487,50 per jaar. Inclusief bij supportkosten. Telemos Inbegrepen bij de basismodule is toegang tot de TeleCatNet portal waarop men kan communiceren met een groot aantal leveranciers in de woninginrichting branche. Op TeleCatNet worden catalogi gepubliceerd en kan men commissieorders (op basis van configuratie) plaatsen bij fabrikanten. 3

4 4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Het is mogelijk gebruik te maken van een barcodescanner bij het maken van klantbestellingen. Een kassaoplossing wordt verwacht in het najaar van 2009 opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Een kassaoplossing wordt verwacht in het najaar van In het artikelbestand van TelemosTrade is het wel mogelijk op artikelcode te zoeken. Op model Een kassaoplossing wordt verwacht in het najaar van In het artikelbestand van TelemosTrade is het wel mogelijk op model te zoeken. Op omschrijving Een kassaoplossing wordt verwacht in het najaar van In het artikelbestand van TelemosTrade is het wel mogelijk op omschrijving te zoeken. Op serienummer Op SKU-niveau(Stock Keeping Unit niveau - Laagste voorraadhoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40) Het SKU niveau is het artikelniveau voor de woninginrichtings branche. klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken In het klantbestand van TelemosTrade is het mogelijk een klant te zoeken op alle vastgelegde kenmerken, en deze te koppelen aan een klantbestelling. Een kassaoplossing wordt verwacht in het najaar van

5 Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Gezien, het is mogelijk een nieuwe klant aan te maken tijdens het opstellen van klantbestelling. Een kassaoplossing wordt verwacht in het najaar van manier van betalen Betalen met creditcard Het is mogelijk de betaalwijze creditcard aan te maken. Hierop kunnen betalingen geboekt worden. Er is echter nog geen fysieke koppeling met een betaalterminal. Betalen met Pin Het is mogelijk de betaalwijze pin aan te maken. Hierop kunnen betalingen geboekt worden. Er is echter nog geen fysieke koppeling met een betaalterminal. kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Gezien, het is mogelijk op rekening te verkopen. Er kan een aanbetaling worden vastgelegd bij klantorders. Vervolgens kan een factuur worden gemaakt voor een klant. Openstaande rekeningen kunnen worden bijgehouden, maar het is ook mogelijk de factuurinformatie te eporteren naar een financieel pakket (King of AFAS). loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) Behalve klantregistratie is er geen loyaliteitssysteem met spaarpunten aanwezig. spaarpunten Toekennen op artikelniveau (Oordeel bezoeker) Toekennen per artikelgroep (Oordeel bezoeker) 5

6 Toekennen o.b.v. aankoopbedrag (Oordeel bezoeker) cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Op dit moment is het mogelijk cadeaubonnen als artikel uit te geven. Uitgebreidere mogelijkheden worden verwacht in kassaoplossing die in het najaar van 2009 beschikbaar komt.. Cadeaubonnen volgen Verkoop(historie) en voorraad is inzichtelijk. Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, op welke wijze) tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Op dit moment is het mogelijk tegoed/waardebonnen als artikel uit te geven. Uitgebreidere mogelijkheden worden verwacht in kassaoplossing die in het najaar van 2009 beschikbaar komt.. Tegoed-/waardebonnen volgen Verkoop(historie) en voorraad is inzichtelijk.) Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze) 6

7 cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven Cadeaukaarten volgen Validatie cadeaukaarten mogelijk(zo ja, op welke wijze) klantorders+orders Orders vastleggen Gezien, het is mogelijk klantorders vast te leggen. Naast klantgegevens kan ook een afwijkend afleveradres worden geregistreerd. Daarnaast kan etra informatie en een voettekst bij de order worden toegevoegd, en kunnen uiteraard de artikelen worden gespecificeerd. Artikelen kunnen afkomstig zijn van de internetportal TeleCatNet (of Logifurn of Qina of IWOFURN), uit een eigen bestand of lokaal geladen catalogus, of er kan een nieuw artikel worden aangemaakt. Het is hierbij mogelijk ook configuraties te maken, en artikelen samen te voegen tot sets. Op basis van de individuele artikelen wordt ook de levertijd van de order berekend. Ook kortingsregels kunnen toegepast worden op een klantorder (per artikel of op het totaal). Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) De orderstatus veranderd automatisch mee wanneer de order is bevestigd door de klant, wanneer de artikelen zijn besteld bij de leverancier, wanneer een orderresponse is ontvangen, wanneer een artikel van een klantorder is binnengekomen en wanneer de order gereed is voor uitlevering. De klant kan ook eenvoudig een gestuurd worden wanneer de orderstatus veranderd. Klantorder direct naar inkoop besteladvies Gezien, het is mogelijk de klantorder door te zetten naar een inkoop besteladvies. prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn) Gezien, het is mogelijk een prijsopgave samen te stellen. Hierop kunnen dezelfde gegevens worden vastgelegd als een order. 7

8 Status prijsopgaven bijhouden Gezien, het is mogelijk een status bij te houden en de offerte (prijsopgave) om te zetten in een definitieve klantorder. ruilen en retourname Autorisatie retouren Tegoedbon afdrukken bij retour Opgave reden van betalen bij retourname Ruilen mogelijk via kassa kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) Orders worden geregistreerd per medewerker. Ook kunnen orders tussentijds worden opgeslagen. Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie Er is een werkorderadministratie aanwezig (hieraan kunnen ook orders worden gekoppeld). Een service en planningmodule wordt verwacht. 8

9 personeelsbeheer Provisieberekening Dit kan d.m.v. koppeling met Office en de TelemosTrade. Per medewerker wordt de omzet bijgehouden. rapportages Effecten promotionele acties configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen(zo ja, half 2009 specificeren welke) Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke) Barcodescanner koppelen(zo ja, alle specificeren welke) Gezien, het is mogelijk een barcodescanner te gebruiken in zowel TelemosTrade als de kassaoplossing bij TelemosTrade die in het najaar van 2009 beschikbaar komt. Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) 9

10 Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo Elke Windows printer ja, specificeren welke) Deze mogelijkheid wordt ondersteund door TelemosTrade. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Gezien, het is mogelijk artikelen per artikelgroep te volgen (met de verschillende statussen als besteld, op voorraad en gereserveerd). Ook is het mogelijk voorraad te cumuleren per programma of leverancier. Naar artikel Naar serienummers (Oordeel bezoeker) artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Gezien, het is mogelijk artikelcombinaties in te stellen. Ook configuratieartikelen met variabele keuzen kunnen worden vastgelegd. 10

11 voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Er kan een bestelaantal worden ingesteld per artikel. Minimum voorraad Op basis van de minimum en maimumvoorraad kan ook een besteladvies worden gegenereerd. Maimum voorraad rapportages Omloopsnelheden(ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) inkoop+functies Inkoopplanning/budgetten verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan In TelemosTrade is standaard een koppeling aanwezig met leverancier of TeleCatNet (Digitale marktplaats) en Logifurn. Sinds 1 inkooporganisatie(aanleveren via EDI, januari 2009 is TeleCatNet gekoppeld aan het Belgische internet of webservices) meubelplatform Qina. Op TeleCatNet kunt u artikelen configureren van verschillende leverancier en uw order via de digitale snelweg plaatsen. Koppeling met TeleCatNet is standaard. Voor overige koppeling betaald men de licentiekosten van het betreffende platform. 11

12 5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten sanitair, badkamers, keukens Calculatiesoftware Afspraken en planning Werkorderadministratie Gezien, er is een werkorderadministratie aanwezig. Hier kan per werkorder vastgelegd worden welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd op welke datum door welke medewerker. Daarnaast kan de betreffende medewerker zijn gebruikte materialen registreren, het aantal arbeidsuren en de verrichte werkzaamheden. Er is is nog geen planning aanwezig. wonen Verkoop d.m.v. commissiebestellingen Gezien, het is mogelijk klantorders vast te leggen. Naast klantgegevens kan ook een afwijkend afleveradres worden geregistreerd. Daarnaast kan etra informatie en een voettekst bij de order worden toegevoegd, en kunnen uiteraard de artikelen worden gespecificeerd. Artikelen kunnen afkomstig zijn van de internetportal TeleCatNet (of Logifurn of Qina of IWOFURN), uit een eigen bestand of lokaal geladen catalogus, of er kan een nieuw artikel worden aangemaakt. Het is hierbij mogelijk ook configuraties te maken, en artikelen samen te voegen tot sets. Op basis van de individuele artikelen wordt ook de levertijd van de order berekend. Ook kortingsregels kunnen toegepast worden op een klantorder (per artikel of op het totaal). Commissiebestelling o.b.v. instellingen Er kan een commissiebestelling worden geplaatst op basis van instellingen. Dit kan met een lokaal geladen catalogus of via de internetportal TeleCatNet (of Logifurn of Qina of IWOFURN). De winkelier kiest (bij de artikelen waar dit van toepassing is) per uitgevraagd kenmerk een waarde. Calculatie levertijd Er kan een standaardlevertijd, een levertijd per leverancier en een levertijd per artikel worden ingesteld. Bij het berekenen van de levertijd van een klantbestelling (commissieorder) wordt de langste levertijd aangehouden voor de order. 12

13 artikel- en voorraadgegevens Onderscheidt collectie nieuw, lopend, uitlopend Er is een uitloopdatum instelbaar per artikel. Nieuwe collectie kan ondergebracht worden een programma nieuw. Collectienummer Een collectie kan worden vastgelegd in het programmakenmerk. Indicatie Toonzaalartikel Dit wordt opgelost door toonzaalartikelen in een ander magazijn onder te brengen. Per filiaal kunnen meerdere magazijnen gedefinieerd worden. Voor het magazijn met toonzaalartikelen kan ingesteld worden dat de betreffende artikelen niet uitgeleverd kunnen worden aan klanten. Specifieke gegevens vloerbedekking Dit kan vastgelegd worden in de omschrijving (algemeen tekstvak) per artikel Specifieke gegevens voor meubels Dit kan vastgelegd worden in de omschrijving (algemeen tekstvak) per artikel Gegevens karpetten, zonwering, gordijnen Dit kan vastgelegd worden in de omschrijving (algemeen tekstvak) per artikel Configuratie van artikelen 13

14 Koppeling met fabrikanten configuratie artikelen Gezien, er is koppeling met fabrikanten mogelijk middels een postbussysteem (EDI). Daarnaast is koppeling mogelijk met internetportals voor de meubelbranche. Inbegrepen bij TelemosTrade is gebruik van TeleCatNet. Daarnaast kan gekoppeld worden met Logifurn, Qina en IWOFURN. 14

15 6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) CSA-Pricat Standaard. goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) Indien gewenst kan Telemos dit als maatwerk leveren Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Dit verwachten wij eind 2009 gerealiseerd te hebben openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers(minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) TelemosTrade kan worden gekoppeld aan een boekhoudpakket waarin deze functie aanwezig is. (AFAS Profit Small Business en King Boekhouden) Het is mogelijk TelemosTrade te koppelen met de boekhoudpakketten AFAS en King. Elektronische bankafschriften verwerken(zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische bankafschriften). TelemosTrade kan worden gekoppeld aan een boekhoudpakket waarin deze functie aanwezig is. (AFAS Profit Small Business en King Boekhouden) Het is mogelijk TelemosTrade te koppelen met de boekhoudpakketten AFAS en King. 15

16 elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen(zo ja, specificeren) Deze mogelijkheid wordt binnenkort verwacht voor TeleCatNet en Logifurn. Elektronisch artikelbestanden ontvangen(zo ja, Via Meubel-online of via eigen specificeren) leveranciersplatform TeleCatNet Gezien, het is mogelijk elektronische artikelbestanden (catalogi) in te laden via een EDI-bericht of via een leveranciersportal als TeleCatNet of Logifurn. Ook een ecel-import van een leveranciersbestand is mogelijk. elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke) CSA Pricat Standaard elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) Standaard naar csv, dbase, tet, pdf. Overige formaten maatwerk belastingdienst+checklist afrekensystemen Is de Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen?betreft de standaard XML indeling van kassatransacties en bijbehorende gegevens. 16

17 elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens CBS Statistieken(Intrastat) (Oordeel bezoeker) Overige import/eport (Specificeren) Standaard naar csv, dbase, tet, pdf. Overige formaten maatwerk elektronisch uitwisselen inkoopgegevens CBS Statistieken(intrastat) voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) 17

18 Uitwisseling gegevens via directe verbinding(wan TelemosTrade kan lokaal maar ook via een server werken. Alle vestigingen maken dan verbinding via Remote desktop. Waarbij alle gegevens centraal opgeslagen staan. (gaat via Internet) 18