Onderzoeksverantwoording - Unisoft

Transcriptie

1 Onderzoeksverantwoording - Unisoft Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelspraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 1 juli 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

2 Gegevens leverancier Naam leverancier: Unisoft Contactpersoon en Miriam nsen, Gegevens oplossing Naam oplossing: RetailFlow Small Business Samenstelling oplossing: POSFlow, RetailFlow Versie pakket 1 : POSFlow 4.5 RetailFlow 2.6 release 9a ConnectFlow 2.2 MARS 1.30 release 22 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Imke de Jong onderzoeker: imke.de.jong@gmail.com 1 Hoewel de vragenlijst is ingevuld voor Small Business, is bij het bezoek ook een aantal zaken gedemonstreerd die in een meer uitgebreidere configuratie met bv ConnectFlow en MARS wel beschikbaar waren. Dergelijke functionaliteiten zijn in de vragenlijst als optioneel ingevuld.

3 ONDERDEEL 2: Samenvatting De leverancier Unisoft heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Imke de Jong en Jurgen Verweijen van Dialogic. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Miriam nsen, Roel Wolfs & Ivo Tonk. De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode juni 2008 ( ). Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving: Laptop met Windows XP, PC met touchscreen en barcodescanner. De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op de versies van de volgende oplossingen: POSFlow 4.5 RetailFlow 2.6 release 9a ConnectFlow 2.2 MARS 1.30 release 22

4 Leverancier Samenvatting over de producent en/of leverancier van het pakket. Unisoft biedt retailers een totaaloplossing van planning, inkoop, logistiek, verkoop, EDI, uitgebreide managementinformatie tot financiële administratie. Unisoft is daarnaast ook in andere landen binnen Europa een Point-Of-Sale leverancier. Unisoft levert winkeloplossingen die geschikt zijn voor franchise formules, ketens en zelfstandige winkels. Pakket Samenvatting over pakket. Unisoft biedt de volgende winkeloplossingen: - POSFlow: Point-Of-sale oplossing - RetailFlow: Logistieke oplossing Voorraad-, verkoop- en managementinformatie - RetailFlow CRM: Customer Relationship Management Inzicht in klanten - ConnectFlow: Store Management oplossing Software oplossing voor het beheer van filiaalomgevingen. Nodig wanneer verschillende kassa s en/of filialen aan elkaar gekoppeld dienen te worden. Daarnaast bevat ConnectFlow onder andere functionaliteiten voor artikelbeheer en het opzetten van promoties. - MARS: Managementinformatie oplossing - BudgetFlow: Planning oplossing Omzet-, inkoop- en voorraadplanning - MobileFlow: Mobiele oplossing Transacties mobiel verwerken RetailFlow Small Business I basisoplossing voor relatief lage prijs De afrekensoftware POSFlow en backoffice-applicatie + RetailFlow worden op 1 PC geïnstalleerd. Doelgroep Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in welke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk

5 De winkeloplossingen van Unisoft zijn zowel geschikt voor zelfstandige winkeliers als voor het grootwinkelbedrijf. In totaal maken ongeveer 1500 retailers gebruik van de Unisoft oplossingen. Deze klanten bevinden zich vooral in Nederland, maar ook in andere Europese landen. Omgeving Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken. Het pakket is gebaseerd op Microsoft-technologie en het is daarom ook noodzakelijk dat er een Microsoft besturingssysteem (Windows XP) aanwezig is. Besturingssystemen ouder dan XP worden niet ondersteund. Indien men gebruik wil maken van de module ConnectFlow dan dient ook een Microsoft Server omgeving aanwezig te zijn. Indien gewenst levert Unisoft ook de hardware. Aandachtspunten voor aanschaf In te vullen door beoordelaar. Unisoft biedt retailers een laagdrempelige instap met RetailFlow Small Business. RetailFlow Small Business bestaat uit POSFlow en De kassa- en backoffice software wordt op 1 PC geïnstalleerd. Voor retailers met meer wensen en eisen, biedt Unisoft andere winkeloplossingen. Sommige functies zijn afhankelijk zijn van de koppeling met andere Unisoft oplossingen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om in de kassa (POSFlow) de voorraad te bekijken, maar alleen wanneer er een koppeling met RetailFlow of ConnectFlow is. Support Samenvatting over de support door de leverancier. Unisoft levert zowel support op de hardware als op de software. Voor deze support rekent Unisoft 15% GOH (gebruiksrecht, Onderhoud en Helpdesk). Dit komt voor RetailFlow Small Business neer op 434,25 per jaar. De support omvat het updaten en upgraden van de software en het oplossen van problemen. Bij RetailFlow Small Business is opleiding in de prijs inbegrepen. Bij de andere winkeloplossingen biedt Unisoft een opleidingskaart voor 450 euro. Hiervoor krijgt men klassikaal les over de verschillende onderdelen en mogelijkheden van het pakket.

6 Deze cursus mag een half jaar lang zo vaak herhaald worden (door dezelfde persoon) als de afnemer wil. Het is ook mogelijk om (tegen voorrijkosten en een uurtarief) een consultant op locatie te krijgen die uitleg geeft. Kosten Samenvatting over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. De kosten van RetailFlow Small Business zijn 5999 euro (excl. BTW). De kassa (POSFlow) en backoffice (RetailFlow) software wordt op 1 systeem geïnstalleerd met de volgende toebehoren en randapparatuur: touchscreen display, kassa-lade, bonprinter, barcodescanner, HP LaserJet lijstenprinter toetsenbord en muis). Oordeel In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket. Het RetailFlow Small Business pakket is geschikt voor een kleine onderneming met één kassa. Voor retailers met meer wensen en eisen biedt Unisoft andere winkeloplossingen (zie hoofdstuk samenvatting pakket ). Heeft men meerdere kassa s dan zal ook ConnectFlow aangeschaft moeten worden en is het Small Business pakket dus niet meer van toepassing. Beperkingen De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht. -

7 Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen (volgens leverancier) Onderscheidende elementen RetailFlow Small Business De meest complete basisversie waarmee men met een minimale investering professioneel kan automatiseren. Men heeft inzicht in de goederenstroom binnen de organisatie. Door het besteladvies voorkomt men nee-verkopen. Men kan kinderlijk eenvoudig afrekenen en kent zijn klanten door het Customer Information System binnen het pakket. Daarnaast profiteert men van uitgebreide standaard rapportagemogelijkheden. Inclusief hardware, opleiding, projectmanagement Onderscheidende elementen winkeloplossingen Unisoft De winkeloplossingen van Unisoft bevatten veel verschillende functionaliteiten waarmee allerlei aspecten die belangrijk zijn in een retailorganisatie aangestuurd kunnen worden. Unisoft levert hiermee een volledige invulling van begin tot eind. Daarnaast zijn de oplossingen gebruiksvriendelijk, stabiel en worden zij ontwikkeld in een internationaal samenwerkingsverband. Ook zijn koppelingen met systemen van derden mogelijk (bijvoorbeeld SAP). De oplossingen zijn innovatief, onder andere in verband de communicatie tussen filialen en de manier waarop online tegoedbonnen gecontroleerd en bijgehouden kunnen worden. Door ruim 20 jaar ervaring en focus op retail begrijpt Unisoft de retailer uitstekend. De oplossingen kunnen hierdoor optimaal op behoeften van retailers worden afgestemd! Bij de ontwikkeling van alle oplossingen stond en staat het gebruikersgemak op de eerste plaats. Hierdoor kan men binnen de kortste keren snel en foutloos met de oplossingen werken. De oplossingen kennen uitgebreide integratie mogelijkheden: Bewezen integratie van volledige EDI (Electronic data Interchange) functionaliteit, waardoor de efficiëntie van de bedrijfsvoering is te optimaliseren. Integratie met meerdere financiële oplossingen (o.a. Afas, Exact en Multivers) en alle toonaangevende terminals (CCV etc.). 1 op 1 integratie met Microsoft (Outlook, Word, Excel), waardoor voordelen van specifieke branche functionaliteit met mailmerge, , beeldintegratie etc. gecombineerd kunnen worden De Unisoft oplossingen bieden ongekende doorgroeimogelijkheden: een extra voorraadlokatie, afrekenpunt of werkplek, nieuwe functionaliteiten Unisoft biedt een uniek multichannel en retail retailing concept waarmeer retailers via meerdere kanalen kunnen retailen en betere resultaten kunnen behalen.

8 Beantwoording vragen testprotocol 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over online helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier (ORDRSP?) - Elektronische artikelgegevens Antwoord leverancier (allen) Evaluatie beoordelaar, gezien in Helpteksten zijn aanwezig per scherm en geven aan welke informatie waar ingevuld kan worden, gezien. Met RetailFlow kunnen klantgegevens, artikelbestanden en managementinformatie geëxporteerd worden., gezien in Men kan bijvoorbeeld aangeven dat er per 5 besteld moet worden en per 1 verkocht. Geen automatische rapportage mogelijk. Het is wel mogelijk om een overzicht van overschreden levertijden uit te draaien in Daarnaast wordt bij het inboeken van orders een alert gegeven wanneer de levertijd overschreden is. RetailFlow is volledig EDI enabled. RetailFlow maakt gebruik van EDI voor het automatisch uitwisselen van gegevens. Voor het ontvangen van orderinformatie

9 > uitwisselen via een EAN-DAS dienst d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met (uniforme) artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. Laat ook ruimte voor eventuele andere (uniforme) artikelbestanden! c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? makt men gebruik van ORDRSP. Artikelgegevens kunnen direct van de leverancier worden verkregen met behulp van Pricat. Ondersteuning van alle EDI facetten: PRICAT, DESADV, ORDERS, ORDRSP, SLSRPT, INVOICE Dit is mogelijk in RetailFlow (maar niet gezien). Een factuur wordt bij het inboeken gekoppeld aan een order., gezien in ConnectFlow., gezien. Bestanden die ondersteund worden zijn o.a. DTB, CCG en het artikelbestand van de Mitex., dit in ConnectFlow en in RetailFlow kan je begin data aangeven van prijzen. Daarnaast kunnen in de laatste module acties (kortingen die gelden voor een bepaalde tijd) worden aangegeven. In ConnectFlow kunnen promoties worden gedefinieerd, bijv. dat de klant een product gratis krijgt bij de aankoop van twee andere producten.

10 4. Toets enkele kassapuntfunctionaliteiten van het pakket a. Bestellingen van klanten registreren?, dit kan in POSFlow (maar niet gezien). b. Kunnen klanten op rekening kopen?, gezien in POSFlow. c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? d. Realtime inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTW-percentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per ). (dus geen synchr, maar directe toegang tot externe db), gezien in POSFlow., gezien in POSFlow., gezien in RetailFlow en ConnectFlow. Het is mogelijk om 10 verschillende percentages in te stellen. 5. Toets enkele relatiebeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? b. Klantenpas vervaardigen? (dus niet alleen code uitgeven, maar ook echt het fysieke vervaardigen) c. Mailing per ? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden om een mailing te sturen., mogelijk in POSFlow (maar niet gezien)., gezien in Het is mogelijk om in RetailFlow een selectie te maken van klanten die benaderd moeten worden, bijvoorbeeld op basis van aankopen of omzet. De gegevens van deze klanten (e.g. adressen, e- mailadressen) kunnen geëxporteerd worden en gebruikt worden voor mailings. Daarnaast bevat

11 POSFlow een mogelijkheid tot het versturen en ontvangen van e- mails. d. Analyse koopprofiel van klanten? In RetailFlow kan een overzicht verkregen worden van de aankopen van klanten en de omzet die zij in een bepaald jaar hebben gegenereerd. 6. Toets enkele managementinformatiefunctionaliteit en van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. Niet in POSFlow of in RetailFlow, is wel mogelijk met de module MARS. In RetailFlow zit wel een overzicht van de omzet per medewerker., gezien in De omzet is onder andere op te vragen per periode, per medewerker en per artikel.

12 Relevante branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Inkoopbudget per maat en per kleur (RetailFlow) Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Mogelijk met behulp van de module BudgetFlow. Evaluatie beoordelaar Antwoord leverancier Meerdere maatbalken, gezien in Vrij aantal maten per maatbalk, gezien in De maatbalken gaan tot 100 posities. Specifieke maatbalken lingerie Zijn te definiëren in Specifieke maatbalken schoenen Zijn te definiëren in Gebruik standaard maatverdeling, standaardmaatverdelingen worden meegeleverd en zijn te definiëren in Voorraad op maatniveau, gezien in Prijsranges (één prijs voor meerdere maten en/of kleuren), gezien in Assortimenten Model Toe te voegen als eigenschap bij de artikelgegevens in Kleuren ), gezien in Maten, gezien in Materialen, gezien in Kopiëren assortimentsgegevens, gezien in (naar volgende kleur, materiaal, etc) Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Maatbalken (meerdere), gezien in Kleurbalken, gezien in Assortimentsbeheer, gezien in Met assortiment wordt in dit geval bedoeld dat aangegeven kan worden hoeveel procent van een

13 bepaalde order naar welk filiaal verscheept moet worden. Filiaaladministratie Is mogelijk in ConnectFlow. Klachtenregistratie Is uitgebreid mogelijk in ConnectFlow. Daarnaast ook beperkt (door middel van een notitie bij de klant) in Kledingreparaties Wanneer een artikel versteld moet worden kan dit aangegeven worden in de kassa (POSFlow). Voorraadbeheer, gezien in Inkoopbeheer, gezien in