KASSA S IN KAART. Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK.

Transcriptie

1 KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier FINT Automatisering BV Gericht op WinKas pakket(configuratie) Datum bezoek Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Peter Beij Glenn van Rijn

2 2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: 15 klanten, 20 locaties; >40 kassapunten Waarvan winkels in de branches: Voornamelijk winkels in dierbenodigdheden en voeders Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Focus op Nederland - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Het pakket is eenvoudig qua opzet en daardoor door iedereen snel te gebruiken (gebruikersvriendelijk) Daarnaast kun je veel dingen instellen en kunnen ongebruikte en/of ongewilde functionaliteiten volledig of deels uitgeschakeld worden door een winkelier. Het pakket kent geen modules, voor de basisprijs krijg je dus het complete pakket. Voor support zijn er korte lijnen met de ontwikkelaar/leverancier; directe service voor de software. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten Uitbreidingswensen zijn winkelspecifiek; er zijn vaak functionaliteiten die niet direct nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Een voorbeeld van een wens die op dit moment wordt ingewilligd is een unieke barcode op een tegoedbon (voor eenvoudige herkenning en verificatie van de tegoedbon). Het tijdelijk parkeren van bonnen (wachtstand) is een functionaliteit die pas ingebouwd is na de vraag van een gebruiker. 2

3 3. Aanschaf van het pakket: NEE Vraag Kosten voorbeeldcase Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Niet aanwezig Maar wel verwacht Datum kostenopgave Opgave door FINT automatisering levert in principe alleen de software. Hardware kan een winkelier zelf betrekken bij een computer/randapparatuurleverancier naar keuze. Het pakket is ingericht te werken op Windows computers en kan gekoppeld worden met Epson POS randapparatuur (bonprinter, etiketten/barcodeprinter, klantdisplays) en Slimline kassalades. Daarnaast wordt gewerkt aan ondersteuning van Zebra printers. Het pakket stelt geen eisen aan de barcodescanner, computer of normale printer. De eenmalige aanschafprijs van WinKas is 2695,=. Dit is niet gelimiteerd tot 5 jaar. Wanneer het pakket op meerdere werkplekken wordt geïnstalleerd zijn er etra licenties voor de gebruikte ontwikkeltaal/database (staffelkorting). Uitbreiding naar 3 werkplekken kost ongeveer 300,= etra. Geen, bij de prijs inbegrepen zijn installatie en uitleg/demonstratie van het pakket bij de klant (halve werkdag). Onderhoudscontract (optioneel maar aanbevolen) kost 395,= per kalenderjaar. Geen, inbegrepen bij onderhoudscontract. P. Beij 3

4 4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Er zijn diverse zoekmogelijkheden. Vanaf het kassascherm is het onder andere mogelijk om op artikelnummer, op artikelgroep, op locatie en op barcode te zoeken naar een product. Daarnaast is het mogelijk om op omschrijving te zoeken (hierbij worden alle resultaten getoond die de zoekterm bevatten). Op omschrijving Er zijn diverse zoekmogelijkheden. Vanaf het kassascherm is het onder andere mogelijk om op artikelnummer, op artikelgroep, op locatie en op barcode te zoeken naar een product. Daarnaast is het mogelijk om op omschrijving te zoeken (hierbij worden alle resultaten getoond die de zoekterm bevatten). klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Een klant kan in het klantvenster op meerdere kenmerken worden opgezocht; klantnummer, naam, adres, postcode, plaats en barcode. Daarnaast kan een klant worden opgezocht door het scannen van de (unieke) barcode op de klantenkaart. Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Het is mogelijk om een nieuwe klant aan te maken tijdens een kassatransactie. Behalve het klantnummer zijn geen andere velden verplicht. manier van betalen Betalen met creditcard Betaalwijzen zijn aan te maken in WinKas. Koppeling met een PIN/Creditcard terminal is niet aanwezig. Betalen met Pin Betaalwijzen zijn aan te maken in WinKas. Koppeling met een PIN/Creditcard terminal is niet aanwezig. 4

5 kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Het is mogelijk op rekening te verkopen aan klanten. Bij het afrekenen kan voor op rekening worden gekozen wanneer de betreffende klant geregistreerd staat. Er kan dan een pakbon en een factuur worden geprint. Openstaande posten worden bijgehouden, maar automatische financiële afhandeling wordt niet ondersteund door WinKas. klantenkaart Identificatie o.b.v. barcode Een klant kan geïdentificeerd worden door het scannen van een unieke barcode op een klantenkaart. spaarpunten Spaarsysteem (graag specificeren) Klantaankopen kunnen getotaliseerd worden en bij een bepaald bedrag kan er een cadeaubon geprint worden. Er worden 2 soorten loyaliteitsystemen ondersteund in WinKas; 1. Bij iedere kassabon met een totaalbedrag van X euro kan automatisch een kortingsbon (van bedrag X) worden geprint, die de klant kan gebruiken bij een volgend bezoek/aankoop. Op de kortingsbon wordt een barcode afgedrukt zodat deze automatisch ingelezen kan worden en afgetrokken kan worden van de kassatransactie. 2. Daarnaast wordt per klant een spaarsaldo bijgehouden (uitgegeven bedrag in de winkel), op basis van dit gespaarde bedrag kunnen waardebonnen worden verstrekt. Toekennen op artikelniveau Nee (Oordeel bezoeker) Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Beide systemen werken op basis van het totale aankoopbedrag. Anders toekennen(zo ja, specificeren) De mogelijkheid bestaat ook om een klant per bedrag een korting toe te kennen. Bijvoorbeeld, per 12,50 wordt 0,50 korting toegekend. Als een klant dan bijvoorbeeld voor 30,= besteedt, wordt er een cadeaubon geprint van 1,= die bij een volgende aankoop te verzilveren is. 5

6 Verzilveren door verstrekken tegoedbon Voor het spaarpuntensysteem op basis van verkoopsaldo per klant is het mogelijk een tegoedbon te verstrekken aan de klant. Hiervoor is een administratie aanwezig. Er is een lijst beschikbaar waarin de klanten worden getoond met een spaarsaldo hoger dan X. Bij het verstrekken van een tegoedbon worden automatisch de benodigde punten in mindering gebracht. Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Dit is mogelijk. Per klant is instelbaar wat er aan klantgegevens op de bon afgedrukt moet worden. cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Als artikel kunnen cadeaubonnen verkocht worden. Er is geen specifieke administratie aanwezig om cadeaubonnen te volgen en te valideren. Cadeaubonnen volgen Verwacht. Op dit moment is op basis van de voorraadstand van het artikel cadeaubon inzichtelijk hoeveel bonnen er in omloop zijn. Er is op dit moment geen specifieke administratie voor het volgen van cadeaubonnen en het valideren van dergelijke bonnen met uniek serienummer. Validatie cadeaubonnen mogelijk (zo ja, Verwacht. op welke wijze) Op dit moment is op basis van de voorraadstand van het artikel cadeaubon inzichtelijk hoeveel bonnen er in omloop zijn. Er is op dit moment geen specifieke administratie voor het volgen van cadeaubonnen en het valideren van dergelijke bonnen met uniek serienummer. Op dit moment wordt wel een validatiemogelijkheid voor cadeaubonnen ontwikkeld (waarbij gebruik wordt gemaakt van unieke barcodes waardoor bonnen maar 1 ingeleverd kunnen worden). tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Het is mogelijk om automatisch waardebonnen uit te keren aan klanten bij een bepaald besteed bedrag. Deze waardebonnen zijn voorzien van een barcode. Voor tegoedbonnen bij het retour nemen van artikelen wordt op dit moment dezelfde oplossing met barcode ontwikkeld. Tegoed-/waardebonnen volgen Verwacht. Op dit moment wordt wel een validatiemogelijkheid voor tegoed- en waardebonnen ontwikkeld (waarbij gebruik wordt gemaakt van unieke barcodes waardoor bonnen maar 1 ingeleverd kunnen worden). 6

7 Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke Verwacht. wijze) Op dit moment wordt wel een validatiemogelijkheid voor tegoed- en waardebonnen ontwikkeld (waarbij gebruik wordt gemaakt van unieke barcodes waardoor bonnen maar 1 ingeleverd kunnen worden). klantorders+orders Orders vastleggen Het is mogelijk orders vast te leggen per klant. Deze orders worden apart behandeld ten opzichte van het normale logistieke proces. Voor orders is het bovendien mogelijk reserveringsstickers, pakbonnen en facturen te printen. Ook telefoonnummers en ophaaldata zijn vast te leggen bij een klantbestelling. Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Per order wordt de status bijgehouden, er worden vijf statussen onderscheiden; nieuwe order, besteladvies, besteld, geleverd door leverancier (er kunnen bij binnenboeken automatisch etiketten worden geprint en herinneringen worden gestuurd naar het kassascherm om klanten op de hoogte te brengen) en opgehaald door klant. prijsopgaven Samenstellen prijsopgave (mag ook tijdelijke bon zijn) Het is mogelijk om een pro-forma factuur te maken (waarbij er geen financiële en logistieke gevolgen zijn). Deze pro-forma factuur kan als prijsopgaaf gebruikt worden. 7

8 Status prijsopgaven bijhouden Pro-forma facturen worden bewaard. Eventueel zijn deze facturen door te zetten naar bestellingen of kassabonnen. ruilen en retourname Autorisatie retouren Per medewerker kan een autorisatieniveau worden ingesteld. Dit is ook op basis van knoppen op het scherm en voor bepaalde handelingen. Ook is het mogelijk om bepaalde functies te beschermen met een wachtwoord. Tegoedbon afdrukken bij retour Het is mogelijk om een tegoedbon af te drukken wanneer het bedrag op de kassabon negatief is. kassaverkopen Wachtstand kassa (andere klant eerst helpen) Het is mogelijk om bonnen in de parkeerstand te zetten. Er kunnen meerdere bonnen in de wacht worden gezet per werknemer. Meerdere kassaschermen (meerdere Maar niet tegelijkertijd, er is immers maar 1 keyboard. medewerkers op 1 kassa) Het is mogelijk met meerdere medewerkers op één kassa te werken. Medewerkers kunnen inloggen, ook wanneer de eerste medewerker nog in een klanttransactie zit. Ook kunnen meerdere kassalades aangestuurd worden door één kassasysteem, zodat iedere werknemer zijn eigen kassalade kan gebruiken. rapportages Effecten promotionele acties Alleen op artikelniveau. Nee configuratie (rand)apparatuur Klantendisplay koppelen (zo ja, specificeren welke) Epson. 8

9 Barcodescanner koppelen (zo ja, specificeren welke) Iedere barcode scanner die via USB of Keyboard wedge werkt, wordt standaard ondersteunt. Bonnenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Epson. Barcode-/etikettenprinter koppelen Epson. (zo ja, specificeren welke) Verwacht wordt binnenkort ook een ondersteuning voor Zebra etikettenprinters. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Nee. Nee configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Minimaal 17 inch, model en type zijn niet belangrijk voor het systeem. Dit is mogelijk; speciale (door winkelier instelbare) touch-layout. volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Het is mogelijk om artikelen te volgen op voorraad per artikelgroep (of locatiegroep). Er wordt dan een lijst getoond met artikelen die in de groep vallen met artikelgegevens en actuele voorraadstanden. 9

10 Naar artikel Op de artikelkaart wordt de actuele voorraadstand bijgehouden en de verkoop/inkoop historie. artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Aan een product kan een etra verkoopartikel worden gekoppeld. Bij aanslaan van het ene artikel op de kassabon, wordt automatisch het andere artikel ook getoond (bijvoorbeeld voor statiegeld). Ook is het mogelijk om samengestelde artikelen te maken (RAM artikel). Dit is een artikel dat uit andere artikelen bestaat. Bij het aanslaan van het samengestelde artikel op de kassa, wordt de voorraad van de deelartikelen afgeboekt. voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's (instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Er kan een minimale en maimale voorraad worden ingesteld per artikel. Ook kan hierbij een bestelperiode worden opgegeven (wanneer het betreffende artikel besteld kan worden; van / tot datum). Verwacht wordt de functionaliteit dat op basis van historische verkoopgegevens besteld kan worden. Een besteladvies kan op meerdere manieren worden gemaakt; aanvullen producten onder minimale voorraad tot uiterlijk maimale voorraad, aanvullen producten onder minimale voorraad tot maimale voorraad rekening houdende met bestelhoeveelheid, maimale huidige voorraad en één besteleenheid. Minimum voorraad Maimum voorraad voorraadinformatie Rapportage langzaamlopers Winkeldochters. Instelbaar is wanneer een artikel als winkeldochter aangemerkt kan worden (na hoeveel dagen niet verkocht) en eventueel per artikelgroep opvraagbaar. 10

11 5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten huisdierenbranche Aanvullende klantgegevens Er kunnen aanvullende klantgegevens opgenomen worden; er is een tabblad huisdier op de klantenkaart waarop huisdiergegevens bijgehouden kunnen worden. Bovendien is er een tekstveld per klant beschikbaar waar informatie opgenomen kan worden. Ook bezorgkosten kunnen per klant worden vastgelegd (op basis van postcode). NEE Vraag Specifieke aanwezige functies t.b.v. huisdierenbranche Niet aanwezig Maar wel verwacht Uniform artikelbestand volgens Dibevo indeling X Niet ondersteund. Dierenverblijfregistratie X Niet ondersteund. Aanvullende klantgegevens (met gegevens over X huisdier, zoals: leeftijd, allergiën, inentingen, gewicht, etc.) Supplementadministratie (houdbaarheid, advies, X Dit zou opgenomen kunnen worden in het vrije veld dat herkomst, allergieinformatie) beschikbaar is op de artikelkaart. Uniforme artikelbestanden (Holland Diervoerders, De X Ecelbestanden van leveranciers kunnen geïmporteerd worden. De winkelier moet dan aangeven welke informatie in welke kolom Boon, Witte Molen, VNK) van het artikelbestand staat. 11

12 slagers Bestellingen Het is mogelijk bestellingen op te nemen in WinKas (op klantbasis, met ophaal/leverdatum). Bezorgadministratie Per klant kunnen bezorgkosten worden vastgelegd. Daarnaast is het mogelijk om bij bestellingen of kassatransacties aan te geven of de artikelen bezorgd moeten worden. Uiteraard moet er dan wel een klant gekoppeld zijn aan de transactie of de bestellingen. Er is een lijst beschikbaar met bezorgingen die op een bepaalde dag gedaan moeten worden. 12

13 slijterijen Synonieme EAN Er zijn meerdere barcodes in te stellen per artikel. cateringorders Bezorgen of afhalen plus datum Voor klantbestellingen is op te geven of ze bezorgd of afgehaald worden (met datum). Geleverde artikelen Afdrukken orderbon Er kan een pakbon en een factuur geprint worden voor een klantbestelling. 13

14 6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken (op basis van inkooporder) Het is mogelijk ontvangsten automatisch binnen te boeken op basis van de inkooporder (bestelling bij de leverancier). Wanneer er klantbestellingen bij zitten wordt hiervan automatisch melding gemaakt en kunnen stickers worden uitgeprint. Een besteladvies kan op meerdere manieren worden gemaakt; aanvullen producten onder minimale voorraad tot uiterlijk maimale voorraad, aanvullen producten onder minimale voorraad tot maimale voorraad rekening houdende met bestelhoeveelheid (over maimale voorraad), maimale huidige voorraad en één besteleenheid. Deze besteladviezen kunnen aangepast worden waarna ze kunnen worden doorgezet in een bestelling (naar keuze als PDF, afdruk of als tt bestandje). elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch artikelbestanden ontvangen (zo ja, Via Ecel. specificeren) Het is mogelijk om elektronische artikelbestanden van leveranciers te ontvangen en toe te voegen aan het winkelassortiment op basis van een Ecelimport. De winkelier kan opgeven in een speciale module welke velden van de productkaart in WinKas overeenkomen met de kolommen in het Ecel leveranciersbestand. Bij het importeren kan worden aangegeven of alleen nieuwe artikelen moeten worden toegevoegd, of bestaande artikelen gewijzigd mogen worden (obv het artikelbestand van de leverancier), of dat alleen de verkoopprijzen aangepast mogen worden. elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers (zo ja, specificeren welke) Alle artikelgegevens zijn via Ecel te importeren. Het is mogelijk om elektronische artikelbestanden van leveranciers te ontvangen en toe te voegen aan het winkelassortiment op basis van een Ecelimport. De winkelier kan opgeven in een speciale module welke velden van de productkaart in WinKas overeenkomen met de kolommen in het Ecel leveranciersbestand. Bij het importeren kan worden aangegeven of alleen nieuwe artikelen moeten worden toegevoegd, of bestaande artikelen gewijzigd mogen worden (obv het artikelbestand van de leverancier), of dat alleen de verkoopprijzen aangepast mogen worden. elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens (zo ja, specificeren) Alle artikelgegevens zijn via Ecel te importeren. Alle artikelgegevens kunnen geëporteerd worden naar Ecel. Wat er geëporteerd moet worden aan velden kan de winkelier zelf bepalen. 14

15 Overige import/eport (specificeren) Er kunnen een aantal databases geëporteerd worden naar een Ecelbestand: voorraadstanden, artikelbestanden, journaalposten en verkoopgegevens. interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen Alleen via CAMS onderhouden (vanuit hoofdkantoor) Filiaalondersteuning is mogelijk via CAMS. Dit is een apart pakket wat een doorontwikkeling is van WinKas met filiaalondersteuning, op dit moment is CAMS nog in de pilot-fase. In CAMS (wat staat voor Centraal Atlas Magazijn Systeem) is het mogelijk om centraal het artikelbestand te onderhouden, prijslijnen vast te stellen voor de diverse filialen, en voorraadstanden bij te houden per filiaal/magazijn. Ook kan er centraal of decentraal (op de filialen) besteld worden en kunnen bestellingen tussen filialen en magazijnen eenvoudig worden afgehandeld. Datasynchronisatie kan op basis van bijvoorbeeld een dagelijkse interval plaatsvinden (dagverwerking s avonds) via PCanywhere. 15