WinPOS Update versie 2.7

Transcriptie

1 WinPOS Update versie 2.7 DATUM: VERSIE: AUTEUR: REVIEW: D. Dirven / M. Hermans M. Hermans

2 Inleiding...3 Algemene aanpassingen...4 Nieuwe splash afbeelding... 4 Aangepaste taakbalk omschrijvingen... 4 Kassa...5 Retouren door middel van een barcode op de kassabon... 5 Automatisch inschakelen van numlock...10 Ondersteuning voor koppeling CCV Betaalautomaten (betaalde optie)...10 MSS en Filiaal Manager...11 Betaalwijzenscherm...11 Infoscherm (programma informatie)...14 Nieuw artikelzoekscherm...15 MSS manager...19 Opslaan in historie...19 Direct doorboeken in vestiging...19 Verbergen type distributie...20 Schermgrootte inkooporders...20 Filiaal Manager...21 Muteren van spaarpunten...21 R2 Retail Solutions bv. 2

3 Inleiding Voor u ligt de handleiding van de WinPOS Update versie 2.7 van de gewijzigde onderdelen die verdere uitleg behoeven. Behalve nieuwe functionaliteiten is er ook aandacht besteed aan het intuïtiever en eenvoudiger werken met onze WinPOS software. Wij adviseren u de tijd te nemen om alle hoofdstukken goed door te lezen. Ook is het erg belangrijk om alle WinPOS gebruikers binnen uw organisatie hierbij te betrekken. Op deze manier komt u niet voor vervelende verassingen te staan en kunt u ten volle profiteren van alle nieuwe functionaliteiten die WinPOS te bieden heeft. R2 Retail Solutions bv. 3

4 Algemene aanpassingen Nieuwe splash afbeelding Het getoonde logo bij het opstarten van WinPOS MSS Manager, Filiaal Manager en Kassa is aangepast en voor elk van de bovenstaande programma s gelijk. Aangepaste taakbalkomschrijvingen Voor elk programma zijn de taakbalkomschrijvingen aangepast. Hierdoor is het voor de gebruiker duidelijker welke programma s er van WinPOS gestart zijn. R2 Retail Solutions bv. 4

5 Kassa Retouren door middel van een barcode op de kassabon De huidige manier om een artikel retour te nemen via de kassa is een artikel negatief te scannen of negatief via het PLU-menu aan te slaan, zoals hieronder wordt weergegeven. R2 Retail Solutions bv. 5

6 Behalve de bovenstaande manieren bestaat er vanaf WinPOS versie 2.7 de mogelijkheid om retouren te boeken via een barcode, die op elke kassabon wordt geprint. De belangrijkste voordelen van deze nieuwe manier zijn: 1. elk individueel artikel kan op de betreffende kassabon maar eenmalig retour geboekt worden; 2. artikelen kunnen eenvoudig retour geboekt worden, ook als de barcode op het artikel niet meer aanwezig is; 3. de bij verkoop gekozen klant wordt automatisch gekozen en eventueel verkregen spaarpunten worden op deze manier ook weer afgeboekt. Na het updaten van WinPOS naar versie 2.7 of hoger wordt elke kassabon automatisch voorzien van een barcode. Indien u werkt met kassabonnen op een laserprinter kunt u contact opnemen met onze helpdesk om uw kassabon-layout hierop aan te laten passen. Op het moment dat een klant artikelen wilt terug brengen en/of ruilen zijn er 2 mogelijkheden om via de barcode op de kassabon artikelen retour te boeken: 1. door het scannen van de barcode op de kassa, er hoeft vooraf niet op de knop retour gedrukt te worden; 2. u drukt op de knop retour en voert handmatig het retournummer in en drukt vervolgens op enter. Voorbeeld: Na het aanmelden op de kassa ziet u de nieuwe knop RETOUR. R2 Retail Solutions bv. 6

7 Zodra u op de knop RETOUR drukt, zal de kassa vragen om het retournummer op de kassabon. Het retournummer kunt u vinden onder de barcode op de kassabon. Let op dat u het retournummer van de kassabon invoert inclusief de punt! Op het moment dat het retournummer is in gevoerd moet u dit bevestigen met ENTER. Indien u de barcode op de kassabon scant, hoeft u niet op de knop RETOUR te drukken. Nadat u één van de hierboven beschreven handelingen heeft uitgevoerd, komt u in het retouren scherm van de betreffende kassabon. R2 Retail Solutions bv. 7

8 U ziet alle artikelen die op de ingelezen kassabon verkocht zijn. Om de keuze van het betreffende artikel zo eenvoudig mogelijk te maken worden er per artikel de volgende gegevens getoond: 1. omschrijving bestelnummer (artikelnummer leverancier); 2. maat en kleur, aantal verkocht, bruto verkoopprijs per stuk, bruto bedrag, aantal retour; 3. PLU-nummer, eventuele korting, bedrag korting. De aantallen in de kolom Retour staan standaard op nul. Door een keer op de gewenste artikelregel te drukken, wordt het volledige aantal retour voor u ingevuld. Bij een volgende druk op de artikelregel zal het aantal retour veranderen in 1 en vervolgens steeds oplopen tot maximaal aantal verkochte artikelen. Voor het invoeren van specifieke aantallen kunt u gebruik maken van de knop WIJZIG AANTAL. U kunt vervolgens zelf een aantal retour invullen voor het betreffende artikel tot maximaal het aantal artikelen dat verkocht is op de gekozen kassabon. Druk op ENTER om het aantal te bevestigen. R2 Retail Solutions bv. 8

9 Indien een artikel met korting verkocht is, zal in het geval van een retour de korting automatisch verrekend worden. Ook de gekozen klantenkaart bij de verkoop wordt automatisch ingevuld zodat aankopen en eventuele spaarpunten op de juiste klant retour geboekt kunnen worden. Met de knoppen CE en C kunt u respectievelijk het aantal retour met -1 corrigeren van het gekozen artikel of volledig op nul zetten voor alle artikelen. Na het kiezen van de artikelen die retour geboekt moeten worden, bevestigd u uw keuze met OK. Ook kunt u de volledige kassabon retour boeken via de knop Bon volledig retour vervolgens staan alle artikelen automatisch in het artikelscherm van de kassa. R2 Retail Solutions bv. 9

10 U kunt op ieder gewenst moment weer terug keren in het retouren scherm om eventuele aanpassingen te maken. Ook maakt het niet uit of u eerst de retourbon scant of eerst eventuele artikelen scant die de betreffende klant wil aankopen. Zodra u weer terug bent in het artikelscherm van de kassa kunt u de retourbon afwerken door bijvoorbeeld: 1. een tegoedbon uit te geven; 2. geld terug te geven; 3. of de klant een eventueel verschil te laten bijbetalen. Automatisch inschakelen van numlock Vanaf WinPOS versie 2.7 zal bij het opstarten van het kassaprogramma altijd numlock ingeschakeld worden. Dit voorkomt ongemak en/of verwarring aan de kassa bij minder ervaren gebruikers. Ondersteuning voor koppeling CCV Betaalautomaten (betaalde optie) Naast de reeds aanwezige certificeringen van BANKSYS en EFT-systems is het vanaf WinPOS versie 2.7 mogelijk om ook uw CCV betaalautomaat te koppelen aan uw WinPOS Kassa. Een gekoppelde betaalautomaat biedt de volgende voordelen: 1. snellere kassa afhandeling; 2. altijd het juiste bedrag; 3. geen mislukte betalingen. Voor meer informatie betreffende de koppeling van uw betaalautomaat kunt u contact opnemen met onze afdeling Sales. R2 Retail Solutions bv. 10

11 MSS en Filiaal Manager Betaalwijzen scherm Vanaf WinPOS versie 2.7 wordt een start gemaakt met het wijzigen van verschillende schermen. Het betaalwijzen scherm heeft deze wijziging als eerste ondergaan. De aangebrachte wijzigingen moeten er voor zorgen dat het aanmaken, wijzigen en/of verwijderen van gegevens eenvoudiger en intuïtiever werkt voor de gebruiker. Tevens wordt er aandacht besteed om het een en ander te beveiligen waardoor het abusievelijk wijzigen en/of verwijderen niet meer mogelijk is. Uw WinPOS installatie is standaard uitgerust met de meest gebruikte betaalwijzen: 10 KONTANT 20 PINPAS (offline) 30 CHIPKNIP 40 EURO / MASTERCARD 50 VISA 60 AMERICAN EXPRESS 70 DINERSCLUB 80 TEGOEDBON UIT 90 TEGOEDBON IN 100 SPAARPUNTEN 110 KASUITGAVEN 120 AFSTORTING 9000 BANKSYS NL of CCV PIN of ONLINE EFT (online)* Alle betaalwijzen hoger dan code 9000 worden gebruikt om de betalingen via de gekoppelde betaalautomaat te splitsen in de betreffende kaartsoorten. R2 Retail Solutions bv. 11

12 Betaalwijze toevoegen: ga naar Onderhoud > Betaalwijzen; klik op de knop Toevoegen (er wordt automatisch een opvolgende code en knopnummer gegenereerd); vul de omschrijving in, kies eventueel een afwijkende valuta en kies juiste type betaalwijze; druk op Opslaan; kies eventueel in het tabblad Overige voor extra instellingen; druk op Opslaan voordat u het betaalwijzen scherm sluit. Betaalwijze wijzigen: ga naar Onderhoud > Betaalwijzen; kies de gewenste betaalwijze en klik op Wijzigen of dubbelklik op de gewenste betaalwijze; wijzig de gewenste velden. Wijzig de code van reeds gebruikte betaalwijzen NOOIT. Dit zal invloed hebben op de werking van uw kassasysteem. Betaalwijzen verwijderen: ga naar Onderhoud > Betaalwijzen; kies de gewenste betaalwijze; druk op Verwijderen en bevestig met Ja. Betaalwijzen die reeds door de kassa gebruikt zijn moet u NIET verwijderen maar het knopnummer wijzigen in 0 (nul) zodat deze op de kassa niet meer actief zijn. R2 Retail Solutions bv. 12

13 Betaalwijzen uitsluiten voor spaarpunten: Vanaf WinPOS versie 2.7 bestaat de mogelijkheid om niet alleen artikelen uit te sluiten voor het uitkeren van spaarpunten maar ook om betaalwijzen uit te sluiten. In de praktijk zal het uitsluiten van betaalwijzen vooral van toepassing zijn op de betaalwijzen spaarpunten, IRIS cheques (VVV bonnen) etc. Hierbij zijn er 2 mogelijkheden: 1. het uitsluiten van spaarpunten op de kassabon voor het bedrag van de betreffende betaalwijze; 2. het uitsluiten van spaarpunten voor de volledige kassabon indien de betreffende betaalwijze wordt gekozen. R2 Retail Solutions bv. 13

14 Infoscherm (programma informatie) Het onderstaande infoscherm is gestandaardiseerd en verder uitgebreid voor alle applicaties. U vindt het infoscherm onder het vraagteken in alle applicaties, behalve WinPOS Kassa en Klantenkaart Registratie. Op het infoscherm vindt de volgende informatie: versienummer en Build van uw WinPOS software; contact informatie van R2 retail Solutions bv; link naar link naar de rapportensite link naar info@r2retail.com (gebruik voor support support@r2retail.com); link naar Netviewer waarmee de helpdesk uw PC kan overnemen; informatie over de locatie van uw WinPOS database. R2 Retail Solutions bv. 14

15 Nieuw artikel zoekscherm Het artikel zoekscherm heeft nieuwe mogelijkheden om artikelen in de MSS Manager en Filiaal Manager te vinden. Het is nu mogelijk om uw zoekvraag samen te stellen uit verschillende stam- en artikelgegevens, waardoor een compleet en overzichtelijk resultaat gegarandeerd is. Hierbij kunt u denken aan het zoeken van artikelen van één bepaalde leverancier uit een specifiek deel van uw HGS-schema en/of seizoen. Het zoekscherm vindt u op verschillende plaatsen in de MSS- en Filiaal Manager, zoals onderhoud artikelen, nabestellingen, PLU-codes printen, aanbiedingen, etc. De meest gebruikte zoekcriteria zoals Artikelnummer, Zoekcode, Omschrijving, PLU-code, Product ID en bestelnummer zijn NIET hoofdlettergevoelig. Ook is het mogelijk om op een deel van een van deze velden te zoeken. Zoals in bovenstaand voorbeeld staat, zoekt men op omschrijving summer. Elke artikelomschrijving die dit woord bevat, zal aan het zoekresultaat worden toegevoegd. Kortom het wordt makkelijker om artikelen terug te vinden. R2 Retail Solutions bv. 15

16 Zoeken op Leverancier, Artikelgroep en Seizoen. Het is mogelijk om op een van deze stamgegevens of combinatie hiervan artikelen te zoeken. Alle omschrijvingen zijn alfabetisch gerangschikt. Door op een omschrijving te klikken en vervolgens op de enkele pijl naar rechts te klikken kunt u deze toevoegen aan de uw zoekopdracht. Een dubbelklik voegt de omschrijving direct toe aan uw zoekopdracht. Met de enkele pijlen kunt steeds een omschrijving toevoegen of verwijderen aan de zoekopdracht en met de dubbele pijlen is het mogelijk alles direct toe te voegen of verwijderen. Alle gekozen leveranciers, artikelgroepen en seizoenen worden in de linkerkolom weergegeven. Alle gekozen leveranciers, artikelgroepen en seizoenen worden in de linkerkolom weergegeven. R2 Retail Solutions bv. 16

17 Zoeken in het HGS-schema Door een gedeelte van het HGS-schema toe te voegen aan de zoekopdracht zal het zoekresultaat verder beperkt worden. Hierdoor zal de snelheid van zoeken verder toenemen. Er kan gekozen worden om te zoeken op: 1. enkel hoofdgroep; 2. hoofdgroep en groep (zie voorbeeld); 3. hoofdgroep, groep en subgroep. Maak uw keuze van links naar rechts. Zodra u een hoofdgroep kiest door er een keer op te klikken verschijnen de groepen waar u uw keuze uit kunt maken. Na het kiezen van een groep kunt u de subgroep in de laatste kolom kiezen. Indien u alleen een keuze wilt maken voor een hoofdgroep of hoofdgroep en groep combinatie klikt u na het selecteren van de hoofdgroep of groep direct op toevoegen. Het resultaat van de selectie staat in de brede kolom weergegeven. Uiteraard is het mogelijk meerdere combinaties te selecteren. U kunt uw selectie verwijderen door deze te selecteren en vervolgens op de knop verwijderen te klikken. R2 Retail Solutions bv. 17

18 Zoeken en zoekresultaat Na het invullen van een van de bovenstaande zoekcriteria of een combinatie hiervan drukt u op de knop zoeken of op de enter toets. Het zoekresultaat wordt al volgt weergegeven en geeft u zoveel mogelijk informatie om uw keuze voor een specifiek artikel te vereenvoudigen. Om een artikel te kiezen selecteert u het gewenste artikel en klikt vervolgens op de knop selecteer. Of u dubbelklikt op het gewenste artikel. Indien uw zoekcriteria een te groot aantal artikelen (>1000) gaat opleveren zal er allereerst een melding gemaakt worden. Dit voorkomt lang wachten op een resultaat waar u waarschijnlijk niets aan gaat hebben. Druk in dit geval op Nee en breid de zoekopdracht verder uit. R2 Retail Solutions bv. 18

19 MSS manager Opslaan in historie U kiest deze optie indien u na het verwijderen van uw inkooporder(s) nog statistieken wilt raadplegen betreffende deze orders. Vanaf versie 2.7 staat deze optie standaard aan. Direct doorboeken in vestiging De optie Direct doorboeken in vestigingen verplaatst naar speciale functies. Middels direct doorboeken kunt u een bepaalde inkooporder direct op voorraad boeken. Deze functie is vooral handig voor kleine nabestellingen die vaak snel en compleet worden uitgeleverd. Ook is deze functie uitgebreid met een extra waarschuwing die moet voorkomen dat u per abuis een inkooporder direct op voorraad zet. In enkele gevallen resulteerde dit in een vervelende handmatige correctie. R2 Retail Solutions bv. 19

20 Verbergen type distributie Omdat slecht enkele klanten gebruik maken van centrale ontvangst middels een centraal distributie centrum is er voor gekozen om deze optie niet direct zichtbaar te maken voor alle klanten. Ook deze aanpassing zal bijdragen aan een meer overzichtelijk scherm en invoer fouten verder reduceren. Indien u gebruik maakt van deze optie vragen wij u vriendelijk contact op te nemen met de helpdesk. Schermgrootte inkooporders Door steeds grotere monitoren en betere resoluties is het inkooporderscherm in grootte aangepast. Ook hebt u de mogelijkheid om het scherm naar eigen voorkeur groter te maken. Deze instelling werkt zolang u het inkooporderscherm open laat staan. U kunt het scherm in grootte aanpassen door met de muis op een uiteinde van het scherm te klikken en deze groter te slepen. Het voordeel van een groter scherm zult u vooral merken bij het gebruik van uitgebreide maatbalken. R2 Retail Solutions bv. 20

21 Filiaal Manager Muteren van spaarpunten In versie 2.7 is het mogelijk om de spaarpunten per debiteur (klant) te muteren. Het muteren van punten kan enkel op de PC waar ook de SOAPDMC loopt. Het muteren van de spaarpunten werkt als volgt: ga naar Onderhoud > Debiteuren; zoek de betreffende klant op naam, debiteurnummer, zoekcode, kaartnummer, postcode of e- mailadres; selecteer de juiste debiteur uit het zoekresultaat en druk op OK; Vervolgens verschijnt het debiteuren scherm. Hierin vindt u alle informatie over de betreffende klant in de verschillende tabbladen. R2 Retail Solutions bv. 21

22 Klik in het tabblad spaarpunten om deze te muteren. Hierin vindt u allereerst het huidig aantal punten van de debiteur. Vul in het veld Aantal bij / af het gewenste aantal in; klik op de knop + (plus) of (min) het aantal punten te verhogen of te verlagen; controleer het Totaal; vul een omschrijving in met betrekking op de mutatie; druk op uitvoeren. Het aantal punten is nu gemuteerd. R2 Retail Solutions bv. 22