1 Inleiding Voorbereiding jaarovergang uitvoeren Groepsindeling nieuwe schooljaar Nieuwe groepen maken in C3LO...

Transcriptie

1 Handleiding Jaarovergang C3LO

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Voorbereiding jaarovergang uitvoeren Groepsindeling nieuwe schooljaar Nieuwe groepen maken in C3LO Start de functie Jaarovergang Controleer de voorgestelde jaarovergang Individuele leerlingen verplaatsen Samenvatting controleren Jaarovergang uitvoeren Veel gestelde vragen Onze groepen hebben namen en geen cijfers; hoe verloopt de jaarovergang dan? Wat moet ik doen als er een groep bij komt? Waar blijven de leerlingen van groep 8? Wat gebeurt er met de schoolverlaters van vorige jaren? Wat gebeurt er met de leerkrachten en ICT coördinatoren? Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 2 van 15

3 1 Inleiding In deze handleiding worden de stappen voor het uitvoeren van de functie Jaarovergang aan u uitgelegd. Met de Jaarovergang in C3LO kunt u voor het nieuwe schooljaar uw leerlingen uit een groep overzetten naar een nieuwe groep. Met het uitvoeren van deze functie gaan alle documenten en persoonlijke instellingen mee naar het nieuwe schooljaar. De leerling neemt de groepsinstellingen niet over, want deze zijn schooljaar gebonden. De functie Jaarovergang heeft geen invloed op uw administratieve- en educatieve software. De jaarovergang van deze software dient u apart uit te voeren. Beschikbaarheid De functie Jaarovergang voor het schooljaar is beschikbaar in de periode van 22 juni 2011 t/m 1 oktober LET OP! Lees deze handleiding volledig door voordat u met de jaarovergang begint! Bepaal vooraf wat de groepsindeling is voor het volgende schooljaar. Uiteraard is het van belang dat u uw meldingen kwijt kunt aan Station to Station. U kunt dit doen op onderstaande manieren: 1. Via de servicedesk van Station to Station: : kies optie 3 2. Via release11.2@stationtostation.nl 3. Log in op TOPdesk; de Self Service Desk van Station to Station via : 4. Via het aanmeldformulier op : Kies Service Desk Kies Incident aanmelden Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 3 van 15

4 2 Voorbereiding jaarovergang uitvoeren U wilt de functie Jaarovergang gaan uitvoeren, maar wat moet u hiervoor doen? Allereerst moet u alle werkstations uitzetten, voordat u de jaarovergang gaat uitvoeren. Alleen het werkstation waarop u de jaarovergang uitvoert, mag aanstaan. Met het uitvoeren van de jaarovergang maakt u ingrijpende wijzigingen in de database. In de database staan alle gegevens van uw school. Bereid daarom het uitvoeren van deze functie goed voor en ga de functie pas uitvoeren als u zeker bent van alle nieuwe instellingen die u gemaakt heeft. Mocht u twijfelen dan kunt u te allen tijde contact opnemen met de servicedesk van Station to Station. Let op! Als er een ander werkstation aan staat terwijl de jaarovergang wordt uitgevoerd kan (een gedeelte van) de database niet meer bruikbaar zijn. Houd dit dus goed in de gaten. Stappenplan uitvoeren jaarovergang In deze handleiding worden de stappen voor het uitvoeren van de functie Jaarovergang stap voor stap uitgelegd. Bij het uitvoeren van de jaarovergang dient u rekening te houden met onderstaande stappen: 1. Denk na over de groepsindeling van volgend schooljaar. 2. Bereid de jaarovergang voor in C3LO (extra groepen toevoegen in Groepsbeheer ). 3. Start de functie Jaarovergang in C3LO. 4. Controleer de voorgestelde jaarovergang in C3LO en/of pas deze aan. 5. Individuele leerlingen verplaatsen. 6. Samenvatting controleren. 7. Jaarovergang uitvoeren. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 4 van 15

5 3 Groepsindeling nieuwe schooljaar Voordat u aan de slag gaat met de functie Jaarovergang adviseren wij u om de groepsindeling van het nieuwe schooljaar uit te schrijven. Welke groepen heeft u nu in uw school en in C3LO? Naar welke groepen verhuizen de leerlingen van deze groepen? Beantwoord deze vragen voor uzelf voordat u aan de slag gaat met de jaarovergang. Houd met de voorbereiding rekening met eventuele combinatiegroepen en individuele leerlingen. Wellicht heeft u te maken met doublures of leerlingen met een versnelde overgang, neem deze leerlingen mee in uw nieuwe groepsindeling. Anders verhuizen deze leerlingen automatisch mee naar het nieuwe schooljaar. Hoe u dit in de jaarovergang van C3LO kunt verwerken wordt inde volgende hoofdstukken uitgelegd. Combinatiegroepen Heeft u combinatiegroepen met twee of meerdere leerstofjaren? Houd dan rekening met het volgende: Bij de jaarovergang wordt de combinatiegroep gezien als één groep en wordt het hoogste leerstofjaar aangehouden. Bijvoorbeeld: u heeft een combinatiegroep 5-6 gemaakt in Groepsbeheer en u heeft deze groep gekoppeld aan de leerstofjaren 5 en 6. De jaarovergang ziet deze groep als een groep 6 en zet deze combinatiegroep over naar groep 7. Wilt u ook dat leerstofjaar 5 over gaat naar leerstof jaar 6? Dan dient u deze groep te splitsen voordat u de jaarovergang uitvoert. Voordat u de groep splitst dient u eerst een nieuwe groep aan te maken. In dit geval dient u een nieuwe groep 6 aan te maken. De nieuwe groep 7 wordt automatisch aangemaakt, zoals hierboven staat uitgelegd. Groepen splitsen Wilt u een groep splitsen voor het nieuwe schooljaar? Dan dient u een nieuwe groep aan te maken, voordat u de jaarovergang uitvoert. Dit kan door middel van groepsbeheer en hier selecteert u nieuwe groep. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 5 van 15

6 4 Nieuwe groepen maken in C3LO Heeft u de nieuwe groepsindeling volledig uitgewerkt voor het nieuwe schooljaar? Dan is het van belang om eventuele nieuwe groepen aan te maken in C3LO. Als deze groepen nog niet bestaan in C3LO. Voorbeeld: In het aankomende schooljaar gaan er veel kinderen van groep 2 naar groep 3. Er is op dit moment echter maar één groep 3 en in het nieuwe schooljaar komt er een groep 3a en 3b. In Groepsbeheer van C3LO maakt u vervolgens twee nieuwe groepen, groep 3a en groep 3b, aan. Hieronder volgt de uitleg om een nieuwe groep aan te maken binnen C3LO. Log in als ICT coördinator, kies de categorie Beheer en ga naar Groepsbeheer Selecteer de knop Groep toevoegen Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 6 van 15

7 5 Start de functie Jaarovergang Als u alle nieuwe groepen heeft aangemaakt kunt u de functie Jaarovergang starten. Om dit te starten kiest u links in het scherm de categorie Beheer en gaat u daarna naar Jaarovergang. Als u op Jaarovergang klikt, krijgt u een scherm te zien met het stappenplan om de jaarovergang uit te voeren. Dit moet u goed doornemen en daarna selecteert u de knop beginnen>. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 7 van 15

8 6 Controleer de voorgestelde jaarovergang In de eerste stap van de jaarovergang kunt u de automatische verplaatsingen van leerlingen controleren en/of aanpassen. Allereerst wordt er een indeling voor het nieuwe schooljaar voorgesteld. In de linkerkolom ziet u de indeling van het huidige schooljaar en in de rechterkolom het voorstel voor het nieuwe schooljaar. In het voorbeeld hiernaast ziet u een groep 2 en een groep 2a. Deze groepen moeten worden samengevoegd tot één groep 3. Zoals u kunt zien adviseert C3LO om een groep 3 en een groep 3a aan te maken. Maar dit wilt u niet. Klik dan op het pijltje naast groep 3a en selecteer in het keuzemenu groep 3 om de groep 2 en groep 2a samen te voegen tot één groep 3. Klik op de knop volgende nadat u uw keuze gemaakt heeft. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 8 van 15

9 7 Individuele leerlingen verplaatsen Met doublures of combinatiegroepen kunt u te maken hebben met individuele leerlingen. In de tweede stap van de jaarovergang laten wij u zien hoe u de individuele leerlingen kunt verplaatsen. In de linker kolom staan de groepen van het huidige schooljaar. Open de groep waarvan u leerlingen individueel wilt verplaatsen. Als u een groep selecteert, verschijnen de leerlingen in de middelste kolom. Kies de leerling die u wilt verplaatsen en selecteer de nieuwe groep in de rechterkolom, klik als laatste op de blauwe pijl. Soms zijn de namen van de leerlingen niet zichtbaar in de middelste kolom. Als u met uw muis over de middelste kolom heen gaat verschijnen de namen. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 9 van 15

10 De jaarovergang geeft aan welke leerling verplaatst is naar welke groep. Herhaal bovenstaande handelingen totdat u alle leerlingen in de juiste groep heeft geplaatst. LET OP! Als u de leerlingen van groep 4 gaat splitsen naar een groep 5 en een groep 5a, hoeft u alleen de leerlingen van groep 5a hier aan toe te wijzen. De leerlingen uit groep 4 die naar groep 5 gaan, worden automatisch overgezet naar groep 5. Deze leerlingen hoeft u dus niet handmatig om te zetten naar de nieuwe groep. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 10 van 15

11 8 Samenvatting controleren In de derde stap van de jaarovergang krijgt u een samenvatting van alle acties die u heeft ingevoerd. Bij bevestiging hiervan worden alle wijzigingen doorgevoerd. Lees onderstaande uitleg goed door, zodat u de jaarovergang correct uitvoert. Het systeem geeft u een overzicht van de door u gemaakte keuzes. Let op! Controleer deze keuzes voordat u op uitvoeren klikt. Indien nodig gaat u terug naar stap 1 of stap 2 met de knop vorige. Bent u een groep vergeten in te voeren? Dan moet u helaas opnieuw beginnen met de eerste stap. Zie hoofdstuk 6 en 7. Let op! Als u na stap 3 op uitvoeren klikt, wordt de jaarovergang uitgevoerd. Dit kan pas gedaan worden als u al uw keuzes definitief zijn. Als u niet zeker bent van de jaarovergang, adviseren wij u om te stoppen en opnieuw te beginnen. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 11 van 15

12 9 Jaarovergang uitvoeren U heeft de groepen voor het nieuwe jaar samengesteld, groepen gesplitst, nieuwe groepen aangemaakt en individuele leerlingen verplaatst. U kunt nu de jaarovergang definitief uitvoeren. Klik op uitvoeren. Dan verschijnt het scherm zoals u hieronder ziet. Het linker menu en de taakbalken zijn nu nog toegankelijk. Wacht de jaarovergang af en klik niet op andere functies. Het verplaatsen van de groepen en de leerlingen in de database kan enkele minuten duren, afhankelijk van de schoolgrootte en het aantal wijzigingen dat gemaakt moet worden in de database. Wanneer de jaarovergang succesvol afgerond is, ziet u het volgende scherm: Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 12 van 15

13 Mochten er onverhoopt fouten zijn opgetreden, dan wordt onderstaande melding weergegeven: Als u bovenstaande melding krijgt adviseren wij u om het werkstation aan te laten staan en contact op te nemen met de servicedesk van Station to Station via , optie 1. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 13 van 15

14 10 Veel gestelde vragen In dit hoofdstuk geven wij u antwoord op veel gestelde vragen Onze groepen hebben namen en geen cijfers; hoe verloopt de jaarovergang dan? Het systeem kijkt naar het leerstofjaar van de groep en maakt op basis van dit leerstofjaar een voorstel. Voorbeeld: uw groep van leerstofjaar 4 heet De groene kikkers en uw groep 5 heet De dolfijnen. Het systeem stelt voor dat De groene kikkers naar De dolfijnen gaan. LET OP: Als er een nieuwe groep gemaakt wordt door het systeem, zal de naamwijziging niet automatisch verlopen. Voorbeeld: In het huidige schooljaar zijn er in leerstofjaar 3 twee groepen: De groene kikkers en een groep De oranje kikkers en één groep in leerstofjaar 4: De sterke boom. In het nieuwe schooljaar worden er twee groepen 4 gemaakt. Het systeem zal dan als naam voor de tweede groep 4 voorstellen Groep 4. Zie de afbeelding hieronder. De naam Groep 4 kunt u later in Groepsbeheer wijzigen naar een naam van uw keuze. Denkt u eraan dat de groepsnaam maximaal 15 karakters mag bevatten en alleen alfanumerieke tekens? Meer informatie over de groepsnaam staat in de releasenotes van release Deze vindt u op de Self ServiceDesk Wat moet ik doen als er een groep bij komt? In het huidige schooljaar heb ik drie groepen 4 en twee groepen 5. In het nieuwe schooljaar komen er drie groepen 5. Moet ik een extra groep aanmaken? Nee, dit is niet nodig. Het systeem zal zelf een extra groep 5 aanmaken. De groepsnaam kunt u later aanpassen in Groepsbeheer. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 14 van 15

15 10.3 Waar blijven de leerlingen van groep 8? De leerlingen van groep 8 worden geplaatst in de nieuwe groep schoolverlaters 2011 met daarachter de naam die u aan groep 8 heeft gegeven. Zo blijven de groepen overzichtelijk. De groepen komen niet meer terug in de inlogpagina en in groepsbeheer. In personenbeheer staan de groepen nog wel. Indien er bestanden van een leerling teruggehaald moeten worden, kunt u vanuit Personenbeheer de leerling koppelen aan een willekeurige groep en op deze wijze weer inloggen Wat gebeurt er met de schoolverlaters van vorige jaren? De jaarovergang is dusdanig geprogrammeerd dat de schoolverlaters uit 2006, 2007,2008, 2009 en 2010 genegeerd worden Wat gebeurt er met de leerkrachten en ICT coördinatoren? In de jaarovergang worden alleen de leerlingen overgezet. De leerkrachten en ICT-coördinatoren blijven gekoppeld aan de huidige groepen. Indien de leerkrachten andere groepen gaan begeleiden in het nieuwe schooljaar, kunt u deze toewijzen in Personenbeheer of via de jaarovergang zoals is beschreven in hoofdstuk 5. Handleiding Jaarovergang C3LO pagina 15 van 15