Onderzoeksverantwoording - Papillot

Transcriptie

1 Onderzoeksverantwoording - Papillot Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelpraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 24 april 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

2 Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: Papillot Software Contactpersoon en n Hietkamp, papillot@hetnet.nl Gegevens pakket Naam pakket: Kappers Info Systeem Onderdelen pakket: n.v.t. Versie pakket: V4.04 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Imke de Jong onderzoeker: imke.de.jong@gmail.com Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 2

3 Samenvatting De leverancier Papillot Software heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Imke de Jong en Marijn Plomp van Dialogic. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: n Hietkamp & Henny Hietkamp. De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode april 2008 ( ). Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving: Desktop computer met Windows XP. De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie 4.04 van het pakket. Leverancier Samenvatting over de producent en/of leverancier van het pakket. Het gaat hier om een eenmansbedrijf, gevestigd in Leek (Groningen). De leverancier is begonnen met het schrijven van kapperssoftware vanuit vraag die ontstond uit de directe omgeving (zijn vrouw heeft een kapsalon). Uiteindelijk is besloten om de software ook aan andere mensen aan te bieden via internet. Pakket Samenvatting over pakket. Het programma bestaat uit twee gedeeltes: een managementmenu en een stylistenmenu. Het managementmenu kan gebruikt worden door de manager van de salon. In dit gedeelte van het programma kunnen stylisten en hun werktijden toegevoegd worden. Ook de voorraad en de (prijzen van) behandelingen kunnen hier bekeken en aangepast worden. Het stylistenmenu bevat het kassagedeelte. Hier kunnen stylisten in de kapsalon behandelingen aan klanten koppelen en kan men behandelingen en artikelen afrekenen. Doelgroep Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in welke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk De huidige versie van het programma is vooral geschikt voor kapsalons met één vestiging. Het is nog niet mogelijk verschillende filialen aan elkaar te koppelen. De software wordt op dit moment gebruikt in 23 kapsalons. Er is 1 afnemer in België. De Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 3

4 overige salons bevinden zich op verschillende plaatsten in Nederland. Omgeving Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken. Het programma werkt zowel op een enkele computer als via een netwerk. Er zijn geen eisen wat betreft de benodigde hardware. Wel draait het programma alleen in een Windows omgeving. Optioneel kunnen een barcodescanner en een kassalade aangesloten worden.. Aandachtspunten voor aanschaf In te vullen door beoordelaar. De software moet zelf geïnstalleerd en geïmplementeerd worden. Hierbij is echter wel op afstand support van de leverancier mogelijk. Support Samenvatting over de support door de leverancier. De leverancier ondersteunt via mail en telefoon. Bij problemen die niet via deze weg op te lossen zijn kan de leverancier via een programma (te downloaden via de website van de leverancier) tijdelijk op afstand de computer van de afnemer overnemen om het probleem op te lossen. Problemen met het pakket (bijvoorbeeld errors) kunnen gemeld worden en het programma wordt op basis daarvan aangepast. Daarnaast is het ook mogelijk wensen (bijvoorbeeld missende functies) door te geven en ook deze worden, waar mogelijk, verwerkt. Kosten Samenvatting over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. De aanschaf van het programma kost eenmalig 795 euro. De installatie en implementatie moeten door de gebruiker zelf verzorgd worden, dus daar zijn vanuit de leverancier geen kosten aan verbonden. Gemiddeld 2 keer per jaar wordt een optionele update van het programma uitgegeven (bijvoorbeeld voorzien van nieuwe functies). Elke update van het programma kost 65 euro. Updates die nodig zijn doordat problemen gevonden zijn in het pakket zijn gratis. Oordeel In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 4

5 Het pakket bevat de basisfunctionaliteiten (m.b.t. artikelbeheer, klantenbestand en kassafunctionaliteiten) die een kleine kapsalon nodig heeft. Voor grotere kapsalons, die meer voorraad bij te houden hebben of meerdere filialen tegelijk willen managen, is het pakket minder geschikt. Beperkingen De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht. - Niet geschikt voor kapsalons met meerdere filialen. - Geen directe koppeling met betaalsystemen (bijvoorbeeld pin). Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen Het pakket onderscheidt zich van andere pakketen door zijn eenvoud en gebruiksgemak. Het bevat de basisfunctionaliteiten die kapsalon nodig heeft. Er zijn geen overbodige functies en er staat niet te veel informatie op het scherm. Het Kappers Info Systeem is daarnaast ontstaan vanuit de vraag van een kapsalon en de software wordt aangepast op basis van feedback van gebruikers. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 5

6 Beantwoording vragen testprotocol 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over online helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Gezien; aanwezig per scherm., Excel en Word Gezien; Word = RTF. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf), alle eenheden zijn per stuk., wel een aanduiding van overschrijding minimum voorraad (bij kassagedeelte)., het pakket heeft geen inkoopadministratie functionaliteiten naast voorraadbeheer., er is een onderscheidt tussen salonartikelen en Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 6

7 en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met (uniforme) artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. Laat ook ruimte voor eventuele andere (uniforme) artikelbestanden! c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? verkoopartikelen, er is geen standaard aanwezig in de kappersbranche. Artikelen moeten handmatig ingevoerd worden, eventueel door de barcode te scannen met een barcodescanner., prijzen worden aangepast op het moment van invoer/verandering. Het is niet mogelijk om te zeggen dat een bepaalde prijs vanaf datum X moet veranderen in een andere prijs. 4. Toets enkele kassapunt functionaliteiten van het pakket a. Bestellingen van klanten registreren? b. Kunnen klanten op rekening kopen? c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTW-percentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per )., er is alleen lokale voorraad., 2 percentages (hoog & laag) die makkelijk in te stellen zijn via het managementmenu. Geen BTW is mogelijk via Stylistenmenu Kasgeld Kasstuk. Echter niet bij de artikelen. 5. Toets enkele relatiebeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van, via Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 7

8 klant tijdens kassaverkopen? b. Klantenpas vervaardigen? c. Mailing per ? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden om een mailing te sturen. stylistenmenu Niet per . Mailing per post is mogelijk. Het pakket kan automatisch etiketten uitprinten van het klantenbestand. d. Analyse koopprofiel van klanten? Niet mogelijk, behalve via visuele inspectie van koophistorie. 6. Toets enkele managementinformatiefunctionaliteit en van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze., men kan een rapportage uitdraaien die per periode (die zelf te definiëren is) de effectiviteit van een medewerker aangeeft. Dit wordt weergegeven door middel van een score (1 tm 10), welke gecreëerd wordt door te kijken naar de combinatie omzet+uren werkweek.. Het uitprinten van de omzet leidt tot een rapport dat de per periode (per dag, per maand) de omzet aangeeft. Dit wordt onderverdeeld in verkoopwijze (behandeling, artikel, kadobonnen) per medewerker, en per leverancier. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 8

9 Branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Functies Klantgegevens (CRM), gezien. Afspraken (plannen en registreren) Verwacht Behandeling registreren, gezien. Abonnementen, gezien. Kleur- en/of permanentkaarten, gezien. Haaranalyse en/of -simulatie Personeelsbeheer, gezien. Managementinformatie, gezien. Afspraken Vastleggen afspraken Verwacht (elektronisch afsprakenboek) Agenda per medewerker Verwacht Plannen afspraken Verwacht Afspraakbon (afspraak printen) Verwacht Loopbon Behandeling vastleggen Duur behandeling Verwacht Medewerker, gezien. Klant, gezien. Samengestelde behandeling en kuurmanagement, gezien. Klantenbestand Adresgegevens, gezien. Foto van klant, alleen als.jpgbestand en niet bij de gegevens van de klant maar bij een specifieke behandeling gedaan bij die klant. Kleur- en behandelhistorie (met medewerker), gezien. Verkoophistorie, gezien. Voorkeurmedewerker Haarkenmerken en stylinggegevens, gezien. Melding als klant binnen bepaalde periode terugkomt voor knipbeurt (voor eventuele beloning) Verwacht Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 9

10 Afrekenen Coupurelijst voor kasopmaak Datum volgende afspraak op bon Service Registratie en analyse, eventueel via een memo bij de klant. Elektronische kaartenbak Kleurkaarten, gezien. Permanentkaarten, gezien. Analyse en simulatie Haaranalyse Simulatie haarstijlen en kleuren o.b.v. foto Managementinformatie Aantal behandelingen vastleggen (per dag, per medewerker) Omzet behandelingen (per dag, per medewerker) Omzet verkoop losse producten (per dag, per medewerker) Vaste klanten per medewerker per periode (welke medewerkers hebben de meeste vaste klanten) Klantstatistieken (topklanten, verloren klanten), gezien., gezien., gezien. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 10