Onderzoeksverantwoording X-totaal

Transcriptie

1 Onderzoeksverantwoording X-totaal Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelpraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 24 april 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

2 Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: X-Totaal Contactpersoon en Jaap Keus - info@x-totaal.nl Gegevens pakket Naam pakket: WoonTotaal Onderdelen pakket: Vloeren, Gordijnen, Excel uitbreiding, Sketchpad Versie pakket: 228 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Antek Jaworski onderzoeker: ahjaworski@gmail.com Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 2

3 Samenvatting De leverancier X-totaal heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Jaap Keus van X-Totaal. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Jaap Keus. De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode 26 maart Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving het bedrijfspand van X-Totaal te Leiden, waarbij de applicatie op een laptop gedemonstreerd werd. De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie 228 van het pakket. Leverancier Woontotaal is een softwarepakket van X-Totaal en het is ontwikkeld door Sieval Automatisering. X-Totaal bestaat uit zes personen met een IT achtergrond, maar zij zijn tevens afkomstig uit de woonbranche, wat hen zeer nauw betrokken maakt bij het softwarepakket. Pakket Woontotaal is een softwarepakket speciaal bedoeld voor calculatie van woningtextiel en vloeren. Hierbij wordt de meest efficiënte wijze berekend voor zowel gordijnen als vloeren. Zo weet de persoon in kwestie hoeveel materiaal nodig is en kan direct een prijsopgaaf worden opgesteld. Het kan gezien worden als een tool om meetstaten op te leveren en deze uitwisselbaar te maken voor eventuele andere software. Ook kan het softwarepakket zelfstandig gebruikt worden. Het softwarepakket bestaat uit 3 delen: gordijnen, vloeren en sketchpad. Gordijnen: Calculatiesoftware voor het op maat maken van gordijnen en inpandige zonwering. Vloeren: Calculatiesoftware voor vloeren (van vloerbedekking tot karpetten) Excel uitbreiding: De mogelijkheid om de gegevens naar Excel te exporteren. Sketchpad: Een systeem waarbij er met behulp van een meetlaser en tablet-pc een nameting kan worden gedaan. De resultaten van deze meting kunnen direct in Woontotaal worden ingeladen. Van WoonTotaal bestaat zowel en Pro (alle functionaliteiten) als een lite versie (gordijnen en/of vloeren en/of Excel uitbreiding en/of sketchpad). Er wordt zelfs gewerkt aan een webversie die ook in winkels als zogenaamde informatiezuil kan worden gebruikt in de toekomst. De Lite versies zijn bedoeld om per object te berekenen en in principe uitsluitend hoofdmaterialen te berekenen. Dat betekent dat je per raam één type gordijn berekent en per kamer/ruimte alleen tapijt of bijvoorbeeld linoleum. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 3

4 In WoonTotaal Pro bereken je niet alleen de hoofdmaterialen, maar bereken je ook alle hulpmaterialen mee. Deze hulpmaterialen kun je eenvoudig in recepten definiëren, waardoor ze met één klik op te roepen zijn en tot zeer uitgebreide berekeningen leiden. In WoonTotaal Pro kunnen ook projecten worden geïmporteerd: bouwtekeningen inscannen of digitale bouwtekeningen importeren (projectversie). Daardoor wordt het mogelijk om materialen over hele verdiepingen of gebouwen te berekenen. WoonTotaal Lite is dus meer bedoeld als rekenhulp in de winkel met de klant; WoonTotaal Pro is meer professiol maatwerk rekengereedschap. Doelgroep De doelgroep bestaat uit gordijnspecialisten, ateliers en bedrijven in de wooninrichting. Er bestaan 550 klanten waarvan ongeveer 60% gericht is op het gordijnengedeelte en 40% op het vloerengedeelte. Van de 550 klanten maken ongeveer 100 klanten gebruik van een speciaal opgezet Projectversie van de software. 120 klanten maken gebruik van de Pro versie met daarin alle functionaliteit en de overige (ongeveer 330) klanten maken gebruik van een van de Liteversies. Deze laatste groep klanten varieert van kleine ondernemers in de branche tot aan opleidingen die gebruik maken van het softwarepakket. Het gebied waar X-Totaal zich op richt is zowel Nederland als België, Duitsland en Engeland. Omgeving Voor het softwarepakket bestaan de volgende vereisten: Pentium 4 1GHz PC/Laptop met 512 MB RAM, met daarop minimaal Windows 2000 geïnstalleerd. Sketchpad werkt op een tablet PC met en meetlaser. Er is geen netwerkverbinding nodig, behalve als men het systeem zou willen koppelen met andere systemen. Dit betreft dan wel maatwerk. Aandachtspunten voor aanschaf WoonTotaal moet niet gezien worden als een compleet Point-of-Sale systeem, maar meer als een calculatietool. Het pakket kan weliswaar los gebruikt worden, maar wanr er een kassasysteem vereist is, dan moet dit systeem er extra bij worden geplaatst. Met deze aanpak heeft X-Totaal de nodige ervaring en vooral een combinatie van WoonTotaal met het softwarepakket Promesse kent een succesvol verleden. Support X-Totaal heeft een helpdesk die geopend is van maandag tot en met vrijdag tijdens kantooruren. Er kan ook via de mail contact worden gezocht. Daarnaast is er een handleiding en cursusmateriaal aanwezig voor gebruikers van WoonTotaal. Bij aanschaf van het Pro softwarepakket wordt er standaard een training gegeven. Bij problemen kan X-Totaal eventueel langskomen, hierbij geldt dan wel een tarief van 85 per uur en voorrijdkosten. Kosten Lite versie: Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 4

5 Gordijnen: 295 per jaar Vloeren: 295 per jaar Combinatie: 590 per jaar Excel uitbreiding: 175 eenmalig Sketchpad software: 995 eenmalig Sketchpad software, tas, tablet PC en meetlaser: 3500 eenmalig Pro versie (alle functionaliteiten): 995 per jaar Oordeel Woontotaal is een softwarepakket speciaal bedoeld voor calculatie van woningtextiel en vloeren. Hierbij wordt de meest efficiënte wijze berekend voor zowel gordijnen als vloeren. Zo weet de persoon in kwestie hoeveel materiaal nodig is en kan evens een prijsopgaaf worden opgesteld. Het softwarepakket bestaat in verschillende versies voor verschillende soorten gebruikers. WoonTotaal heeft zich puur op deze calculatiesoftware gericht, waardoor er niet echt sprake is van een Point-of-Sale systeem. Toch blijkt X-Totaal het softwarepakket dusdanig te hebben ingericht dat deze met enig maatwerk van X-Totaal in staat blijkt samen te werken met een Point-of-Sale systeem. Beperkingen Zoals gezegd is WoonTotaal niet zozeer een compleet softwarepakket, maar eerder een calculatietool. Zaken als voorraadbeheer zul je daarom niet tegenkomen. Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen WoonTotaal lijkt het enige softwarepakket te zijn dat dusdanig specialistisch en uitgebreid calculaties kan uitvoeren voor gordijnen, inpandige zonwering en vloeren. Hierbij kan de gebruiker zijn eigen termen en producten gebruiken lijkt het software dusdanig aanpasbaar, dat het naar alle bekende bestandstypen kan exporteren. Doordat er een laag niveau van standaardisatie bestaat in de wooninrichting-branche lijkt de aanpak van X-Totaal zeer succesvol. Het softwarepakket is in verschillende versies verkrijgbaar, denk aan enkel de gordijnsoftware voor een kleine ondernemer tot een aangepaste versie die een wat grotere ondernemer in staat stelt om de WoonTotaal software in zijn Point-of-Sale systeem te integreren. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 5

6 Beantwoording vragen testprotocol 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over on-line helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: 1 Ordergegevens sturen aan leverancier 2 Ontvangen orderinformatie van leverancier 3 Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? Antwoord leverancier Ja: Excel, Word, Wmf, DXF 1 Ja. Bij enkele leveranciers via SBN server 2 Ja. [Elektronisch artikelbestanden ontvangen] 3 Nee. Wel vanaf juli 08 Evaluatie beoordelaar WMF is eigen format, Excel tegen meerprijs. XML is mogelijk, maar is maatwerk. EDI standaard zou mogelijk moeten zijn, maar er is geen sprake van een standaard in de wooninrichting. SBN niet kunnen zien, aangezien die versie niet geïnstalleerd was. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 6

7 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met uniforme artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? 4. Toets enkele kassapunt functionaliteiten van het pakket a. Bestellen van klanten registreren? b. Maken van facturen (voor klanten die op rekening bestellen of kopen)? c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTWpercentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per ). Ja Vanaf eind mei kunnen catalogi gedownloadd worden vanaf LogiFurn (het standaard-portal voor de interieurbranche). Daarmee kan ook omgegaan met branchespecifieke codes. 5. Toets enkele relatiebeheer functionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? b. Klantenpas vervaardigen? c. Mailing per ? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden om een mailing te sturen. d. Analyse koopprofiel van klanten? Ja, er bestaat een archief op klantniveau. Gezien. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 7

8 6. Toets enkele managementinformatie functionaliteiten van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 8

9 Branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Antwoord Evaluatie beoordelaar leverancier Onderscheidt collectie nieuw, lopend, uitlopend Collectienummer Indicatie Toonzaalartikel Specifieke gegevens vloerbedekking (o.a. punten per m2) ja Gezien. Heel specifiek en uitgebreid. Specifieke gegevens voor meubels (o.a. gelaagde structuur) Gegevens karpetten, zonwering, gordijnen ja Ja, heel specifiek en uitgebreid. Zonwering alleen binnenshuis. Vraag Antwoord Evaluatie beoordelaar Calculatiemodule (zo ja specificeren waarvoor, zoals: gordijnen, vloerbedekking, karpet, vouwgordijn, zonwering en trap) leverancier ja Atelieradministratie ja (Werkorderadministratie) Planning met puntensysteem (Berg en Berg groep) Meetbon met meetdatum ja Gezien. Rittenplanning Plaatsbon Orderarchief (materiaal en uren) Deze is heel compleet en dynamisch. Ook de Sketchpad applicatie lijkt heel intuïtief te werken. Werkorderadministratie gezien. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 9

10