Onderzoeksverantwoording AIS/promesse

Transcriptie

1 Onderzoeksverantwoording AIS/promesse Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelspraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 1 juli 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

2 Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: Advanced Internet Services Contactpersoon en Arjan Stet - a.stet@promesse.net Gegevens pakket Naam pakket: Promesse Onderdelen pakket: Branche gerichte versies: Paint, Healthcare, Hobby, Ironware Versie pakket: 12.1 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Antek Jaworski onderzoeker: ahjaworski@gmail.com

3 ONDERDEEL 2: Samenvatting De leverancier Advanced internet Services heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Arjan Stet van Advanced Internet Services. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Arnold Verberne. De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode 20 mei Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving Een PC met daarop Windows Vista. De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie 12.1 van het pakket. Leverancier Samenvatting over de producent en/of leverancier van het pakket. Advanced Internet Services (AIS) is opgericht in april 2000 door Arnold Verberne. Voor AIS was Arnold Verberne mede-eigenaar van het bedrijf ADN ( ). In totaal heeft AIS 15 medewerkers: 2 ontwikkelaars, 3 ondersteunende medewerkers, 2 commerciële medewerkers, 3 medewerkers artikelbeheer, 4 helpdeskmedewerkers en 3 medewerkers implementatie, waarvan er 2 medewerkers ook bij de helpdesk werkzaam zijn. AIS is gevestigd in Hoorn in een ruim gebouw met een huiselijke sfeer. Bij AIS is het bestaande product ADN (DOS versie) herschreven voor het Windows platform en is in december 2000 op de markt gebracht onder de naam Promesse. Dit is de naam die het product ook nu nog draagt. Pakket Samenvatting over pakket. Promesse is een point of sale-pakket dat ontwikkeld is in C++ en Visual DataFlex en maakt gebruik van SQL databases. Binnen Promesse zijn een groot aantal functionaliteiten aanwezig, denk aan: - Verkoopadministratie (kassa, verkooporders, inkooporders, offertes en bewaking), - Verf en kleur registratie - Inkoopadministratie - Voorraadbeheer - Management-informatie Doordat AIS medewerkers in dienst heeft die zich bezighouden met artikelbeheer, kunnen veel processen tussen de klant en leveranciers geautomatiseerd worden. De informatie en prijzen van artikelen worden op deze manier actueel bijgehouden en gecontroleerd. Promesse werkt niet met een modulesysteem, maar wel zijn er branche-specifieke versies beschikbaar voor de thuiszorg (healthcare), verf-behang-speciaalzaken (paint), ijzerwaren- (ironware) en hobbyzaken (hobby). Doelgroep Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in welke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en

4 anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk AIS is actief in meerdere branches: verf-behang-speciaalzaken (VBS), thuiszorg, ijzerwaren en hobbyzaken. Om een beeld te krijgen van de grootste groepen klanten: VBS: 300 klanten (75% marktaandeel van geautomatiseerde ondernemingen) Thuiszorg: 40 klanten (80% marktaandeel) IJzerwaren: 50 klanten (10% marktaandeel) In totaal zijn er ongeveer 1500 gebruikers van het Promesse softwarepakket. Vooral in de thuiszorgbranche bestaan de klanten uit grote spelers waarbij het pakket op vele terminals gebruikt wordt. De doelstelling van AIS is om binnen de bestaande markten nog verder uit te groeien tot een grotere speler en ook de markt van België te gaan betreden. Vooralsnog heeft AIS enkel Nederlandse klanten. Omgeving Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken. Er is voor Promesse een redelijk actuele Personal Computer vereist met Internetverbinding. Een Pentium III 766Mhz of sneller met 256 mb intern geheugen zou al voldoende moeten zijn. De hardware kan de klant zelf aanschaffen of dit door AIS laten regelen, die dan ook hun sevice hierover verlenen. Klanten kunnen, wanneer men gebruik wil maken van een server, deze op locatie plaatsen of bij AIS in hun speciaal geprepareerde serverruimte. Dit laatste wordt door steeds meer klanten gedaan, aangezien AIS zo sneller eventuele problemen zou kunnen verhelpen, de serverruimte prima in orde is en dit ruimte zou kunnen schelen. Aandachtspunten voor aanschaf In te vullen door beoordelaar. Binnen welke branche de klant valt is van belang voor de versie van Promesse. Ook de keuze of Promesse de hardware en serverstalling zou moeten verzorgen zijn aandachtspunten waar rekening mee gehouden dient te worden. Support Samenvatting over de support door de leverancier. AIS levert de volgende support: Helpdesk: Telefonisch ( 0,25 p./min. en via ) Online support: Online help (functiegericht) en Supportwebsite waar klanten op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen etc. Bij de installatie is de primaire implementatie verplicht die bestaat uit de inrichting van het systeem en een training. Dit zal enkele dagen duren en er wordt contact gehouden met de klant om deze direct de functionaliteiten te leren die deze wenst te leren. ( 3500) Klanten kunnen telefonisch problemen melden en in veel gevallen zullen deze spoedig worden opgelost. Dit wordt gemeld via de supportwebsite en de vrijwel dagelijkse updates laten zien dat AIS dicht op de productontwikkeling zit. Kosten Samenvatting over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. De kosten verschillen per branche: VBS: Aanschaf en jaarlijkse bijdrage van 1.250

5 IJzerwaren: Aanschaf 4.000/ (hangt van grootte af) en jaarlijkse bijdrage van Thuiszorg: Aanschaf en jaarlijkse bijdrage van De kosten voor de primaire implementatie zijn 3500, waarbij Promesse wordt ingericht en er een training plaatsvindt van enkele dagen. Bij support op locatie wordt vantevoren een prijs besproken afhankelijk van de verwachte ernst en duur, om zo misverstanden te voorkomen. Oordeel In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket. Advanced Internet Services en hun softwarepakket Promesse tonen een professionele en klantgerichte opstelling en binnen hun werkveld lijkt AIS zeer succesvol. De regelmaat van aanpassingen (met name door suggesties van klanten) tonen dat de software altijd in ontwikkeling is. Promesse wordt binnen de branches altijd hetzelfde geleverd door het ontbreken van een module-opzet. Dit zorgt ervoor dat iedereen met feitelijk dezelfde opstelling van het product werkt en klanten niet voor nieuwe kosten komen te staan, wanneer deze besluiten gebruik te gaan maken van een, voor hen nieuwe, functionaliteit. AIS laat met hun ontwikkelingen op het gebied van artikelbeheer zien, die ongeorganiseerd of totaal niet aanwezig was in de betreffende branches, dat ze hun klanten graag tegemoet willen komen en voor hen in de bres springen als zo Promesse effectiever kan werken voor de klanten. Daarbij lijkt AIS de grootste kosten op naam te laten komen van de thuiszorg-markt en deze maakt het mogelijk dat de klanten in de VBS-, ijzerwaren- en hobbybranche voor een relatief scherpe prijs een compleet product kunnen kopen die hun hele winkel (of meerdere winkels) kan automatiseren. Er is ook een grote mate van transparantie in de helpdesk in combinatie met de supportwebsite en tevens bij de kosten van het pakket Promesse. Beperkingen De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht. Het pakket is branchegericht en kent binnen deze branches eigenlijk geen beperkingen, behalve dat nog niet alle leveranciers data aan (kunnen) leveren in elektronische vorm. Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen De onderzoeker bespreekt bij aanvang de tijdsplanning van het bezoek en stelt de leverancier als eerste één algemene vraag, namelijk: Wat maakt het betreffende pakket anders dan andere pakketten en waarom zouden detaillisten dit pakket moeten kiezen?. Dit onderdeel neemt maximaal 15 minuten in beslag. Promesse is anders dan andere pakketten, omdat klanten niet alleen het systeem kopen, maar in combinatie met de support, data-inrichting en artikelbeheer kopen zij een complete automatisatie van hun organisatie. Deze is in vergelijking met de grote pakketten veel beter toegesneden op de branches waarin Promesse zich positioneert. Detaillisten zouden voor Promesse moeten kiezen, omdat dit softwarepakket volledig voor de detaillist wordt ingericht bij de implementatie en AIS de enige en noodzakelijke brug vormt voor data-uitwisseling tussen de detaillisten en de leveranciers. AIS heeft ondertussen ervoor gezorg dat de data uitgewisseld kan worden van ruim 200 leveranciers.

6 ONDERDEEL 4: Beantwoording vragen testprotocol Antwoord leverancier 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over online helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. Ja, zeer uitgebreid Ja, Excel, XML, PDF (voor mail) Evaluatie beoordelaar Gezien, zowel functiegerichte helpfunctie als een supportsite. Gezien. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem Ja, zeer uitgebreid. Houdt rekening met besteleenheden, minimale besteleenheid en omverpakkingen. Ja, wanneer verwachte levertijd is aangegeven. - Ja, mits Eigen ontwikkelde integrator via (open) XML format. SOAP met leveranciers. XML, EDI, webservice, mail. - Ja, van AIS zelf en bij afname van dienstverlening artikelbeheer. Alle artikelbestanden worden dan na controle ingelezen in een tussenbestand van de ondernemer. Artikelbestanden kunnen ondernemers eventueel ook zelf importeren. - Deels, factuur zelf niet, factuurnummer, Gezien, veel opties in- en verkoop, zelfs met bestekfactoren en soorten. Automatische procedures -> Backorder. Overzicht gezien. XML webservice gezien. Hier maken ze gebruik van hun eigen integrators. Gezien, status wordt aangegeven met kleuren. In praktijk wordt alleen een pakbon

7 ingevoerd worden? 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met (uniforme) artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. Laat ook ruimte voor eventuele andere (uniforme) artikelbestanden! c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? pakbonnummer en bedragen wel. Alleen bij leveranciers die deze aanleveren. Ja Ja verstuurd. Artikelonderhoud. Gezien, zelfs een check op voorraad. Ja, er wordt via de webservices gecorrespondeerd met verschillende bestandstypen van de leveranciers. Heel uitgebreid, per verkoopprijs. 4. Toets enkele kassapuntfunctionaliteiten van het pakket a. Bestellingen van klanten registreren? Ja, duidelijk in te zien. b. Kunnen klanten op rekening kopen? Ja Gezien, er kunnen oneindig veel categorieën voor betalingsmethoden worden aangemaakt. c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTW-percentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per ). Ja, zeer uitgebreid. Ja Ja, alle BTW percentage invoer mogelijk maar de standaarden in de keuzelijst. Gezien, er is zelfs een alarm. Gezien, over meerdere locaties is dit inzichtelijk via het product of locatie. 3 instelbare BTW percentages gezien. De nationale BTWwijzigingen worden hardcoded doorgevoerd aangezien de gebruikers dan werk uit handen

8 5. Toets enkele relatiebeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? Ja, via knop eerdere aankopen. b. Klantenpas vervaardigen? Deels, klantenpas zelf vervaardigen niet. Wel de bijbehorende gekoppelde code. c. Mailing per ? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden om een mailing te sturen. Ja wordt genomen. Gezien, eerdere aankopen. Kan, maar dan is een speciale printer nodig. Functie voor klantenpas gezien. Lijst met mailadressen gezien. Er is een basis-mailfunctie aanwezig, maar standaard wordt de favoriete mailclient van gebruiker opgeroepen. d. Analyse koopprofiel van klanten? (geen antwoord) Heel utigebreid, per klant, per locatie en zelfs met schijf- en staafdiagrammen. 6. Toets enkele managementinformatiefunctionaliteit en van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. (geen antwoord) (geen antwoord) Gezien, erg uitgebreid. Allerlei velden/waarden kunnen geselecteerd worden. Gezien, erg uitgebreid. Allerlei velden/waarden kunnen geselecteerd worden.

9 Branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Onderscheidt collectie nieuw, lopend, uitlopend Ja, met indicatie nieuw of uitlopend. Inclusief collectie "datum per" te Gezien. Collectienummer Indicatie Toonzaalartikel Specifieke gegevens vloerbedekking (o.a. punten per m2) Specifieke gegevens voor meubels (o.a. gelaagde structuur) Gegevens karpetten, zonwering, gordijnen gebruiken. Ja, veel gebruikt voor Behang(boeken), stoffen etc., wel verhuur/uitleen artikelen. Vloer&tapijtberekening. Deels aanwezig en deels in het aankoppelende pakket Woontotaal. Ja, binnen en buitenzonwering, gordijnen. Voering, rails, plooitypen en andere berekeningsinformatie. Invoer van gegevens atelier. Gordijn- en baanberekening. Opties als bedieningsmethode, vaste maat, dagmaat etc worden ook meeberekend. Niet aanwezig, er wordt gebruik gemaakt van nieuwe/actuele collecties. Verhuur/uitleen mogelijkheden gezien. Gezien. Gezien. Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Calculatiemodule (zo ja specificeren waarvoor, zoals: gordijnen, vloerbedekking, karpet, vouwgordijn, zonwering en trap) Gezien, basisrekenmodule voor vloeren, gordijnen en raamdecoratie is aanwezig, maar voor uitgebreide versie kan gekozen worden voor uitbreiding met Woontotaalsoftwar

10 Atelieradministratie (Werkorderadministratie) Planning met puntensysteem (Berg en Berg groep) Meetbon met meetdatum Rittenplanning Plaatsbon Orderarchief (materiaal en uren) e.