KASSA S IN KAART. Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK.

Transcriptie

1 KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Shape4all BV Gericht op Shape4beauty pakket(configuratie) Datum bezoek Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Bert Wesselman, Marco de Vries Glenn van Rijn

2 2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Op dit moment rond de 5 klanten. Waarvan winkels in de branches: Schoonheidsbranche; kapsalons en schoonheidsspecialisten. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Op dit moment alleen in Nederland actief. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten: Shape4all biedt met Shape4beauty een totaaloplossing voor de schoonheidsbranche. Zowel afrekenfunctionaliteit, afsprakenboek als (financiële) administratie maakt deel uit van het pakket. De programmatuur is herkenbaar en eenvoudig te bedienen. Er wordt gebruik gemaakt van Microsoft Dynamics NAV als basis, daarop is een kassamodule en afsprakenboek gebouwd. Door het gebruik van Microsoft Dynamics NAV komen de lay-out en knoppen overeen met andere Microsoft-programmatuur als Outlook. Het is mogelijk stoel- en ruimteverhuur te registreren in het pakket. Daarnaast kunnen efficiencyberekeningen worden gedaan per medewerker omdat tijdsregistratie mogelijk is met het pakket. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten: Het pakket is nog continu in ontwikkeling, waarbij de gebruiker/ondernemer centraal staat. Koppeling met een betaalterminal wordt verwacht. 2

3 3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Niet aanwezig Maar wel verwacht Datum kostenopgave Opgave door Via Shape4all kan zowel een PC als kassarandapparatuur worden aangeschaft. Prijs is afhankelijk van de wensen van de klant ,- per werkstation + jaarlijkse onderhoud- en supportkosten wat neerkomt op 4.485,- over 5 jaar. Implementatie kassa 300,-; overige modules zijn opvraagbaar. 250,- telefonische support per kassa. 16% van aanschafprijs, indeering niet meegenomen. M. de Vries 3

4 4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode (EAN, ISBN, Eigen) Gezien, het is mogelijk op artikelcode te zoeken. Hierbij kunnen resultaten getoond worden die de zoekterm bevatten, die beginnen met de zoekterm of geheel overeenkomen met de zoekterm. Op model Gezien, het is mogelijk op model te zoeken wanneer dit per artikel wordt vastgelegd. Hierbij kunnen resultaten getoond worden die de zoekterm bevatten, die beginnen met de zoekterm of geheel overeenkomen met de zoekterm. Op omschrijving Gezien, het is mogelijk op omschrijving te zoeken. Hierbij kunnen resultaten getoond worden die de zoekterm bevatten, die beginnen met de zoekterm of geheel overeenkomen met de zoekterm. Op serienummer Het is mogelijk op serienummer te zoeken, bijvoorbeeld voor uitgegeven cadeaubonnen. Op SKU-niveau (Stock Keeping Unit niveau - Laagste voorraadhoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40) Geen maatbalkondersteuning klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Gezien, het is mogelijk klanten te zoeken op alle kenmerken die worden vastgelegd in het systeem. Bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum. Ook is het mogelijk klanten te identificeren met behulp van een eigen codering of klantenpas met uniek nummer. 4

5 Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop (tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Gezien, het is mogelijk een nieuwe klant aan te maken tijdens de verkoop. manier van betalen Betalen met creditcard Betaalwijzen kunnen worden gespecificeerd. Het is hierbij mogelijk een omzetgroep creditcard aan te maken. Koppeling met een betaalterminal is echter nog niet gerealiseerd, maar wordt wel verwacht. Betalen met Pin Betaalwijzen kunnen worden gespecificeerd. Het is hierbij mogelijk een omzetgroep PIN aan te maken. Koppeling met een betaalterminal is echter nog niet gerealiseerd, maar wordt wel verwacht. kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Gezien, het is mogelijk op rekening te verkopen. Dit verloopt niet via het kassascherm, maar is een standaardfunctionaliteit van MS Dynamics. klantenkaart Identificatie o.b.v. barcode Gezien, het is mogelijk een klantenkaart met barcode te koppelen aan een klant. Hiermee kan een klant eenvoudig worden geïdentificeerd. 5

6 cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Gezien, het is mogelijk cadeaubonnen uit te geven met uniek nummer zodat ze later gevalideerd kunnen worden. Hierbij dient een omschrijving en waarde te worden ingevoerd. Cadeaubonnen volgen Gezien, er is een lijst opvraagbaar met openstaande cadeaubonnen (en hun waarde). Validatie cadeaubonnen mogelijk (zo ja, op welke wijze) Gezien, het is mogelijk een lijst op te vragen met openstaande cadeaubonnen met serienummer en waarde. Zo kan handmatig het unieke serienummer op de cadeaubon worden gevalideerd. tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Gezien, het is mogelijk cadeaubonnen uit te geven met uniek nummer zodat ze later gevalideerd kunnen worden. Hierbij dient een omschrijving en waarde te worden ingevoerd. Als omschrijving zou hier bijvoorbeeld tegoedbon of waardebon gebruikt kunnen worden. Tegoed-/waardebonnen volgen Gezien, er is een lijst opvraagbaar met openstaande cadeau-/waardebonnen (en hun waarde). Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze) Gezien, het is mogelijk een lijst op te vragen met openstaande cadeau-/waardebonnen met serienummer en waarde. Zo kan handmatig het unieke serienummer op de bon worden gevalideerd. cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven Het is mogelijk te werken met cadeaukaarten (pasjes met barcode) met een bepaalde waarde of een bepaald aantal behandelingen. De resterende waarde kan in het systeem bijgehouden worden, evenals het gebruik van de cadeaukaart. Cadeaukaarten volgen Mogelijk. 6

7 Validatie cadeaukaarten mogelijk (zo ja, op welke wijze) Mogelijk. klantorders+orders Orders vastleggen Het is niet mogelijk een klantorder vast te leggen in het kassascherm. Wel kan hiervoor het basisprogramma MS Dynamics NAV gebruikt worden. Bijhouden orderstatus klantorders (met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Het is niet mogelijk een klantorder vast te leggen in het kassascherm. Wel kan hiervoor het basisprogramma MS Dynamics NAV gebruikt worden. Klantorder direct naar inkoop besteladvies Het is niet mogelijk een klantorder vast te leggen in het kassascherm. Wel kan hiervoor het basisprogramma MS Dynamics NAV gebruikt worden. prijsopgaven Samenstellen prijsopgave (mag ook tijdelijke bon zijn) Het is niet mogelijk een prijsopgave vast te leggen in het kassascherm. Wel kan hiervoor het basisprogramma MS Dynamics NAV gebruikt worden. Historie prijsopgave opvragen Het is niet mogelijk een prijsopgave vast te leggen in het kassascherm. Wel kan hiervoor het basisprogramma MS Dynamics NAV gebruikt worden. Status prijsopgaven bijhouden Het is niet mogelijk een prijsopgave vast te leggen in het kassascherm. Wel kan hiervoor het basisprogramma MS Dynamics NAV gebruikt worden. 7

8 ruilen en retourname Autorisatie retouren Via andere standaard module Retourname is niet gebruikelijk in de branche, maar dit is een standaardfunctionaliteit in de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. Tegoedbon afdrukken bij retour Via andere standaard module Retourname is niet gebruikelijk in de branche, maar dit is een standaardfunctionaliteit in de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. Opgave reden van betalen bij Via andere standaard module retourname Retourname is niet gebruikelijk in de branche, maar dit is een standaardfunctionaliteit in de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. Ruilen mogelijk via kassa Via andere standaard module Retourname is niet gebruikelijk in de branche, maar dit is een standaardfunctionaliteit in de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. kassaverkopen Wachtstand kassa (andere klant eerst helpen) Gezien, er is een wachtstand aanwezig waarin een oneindig aantal bonnen gezet kan worden. Deze bonnen zijn voor alle medewerkers inzichtelijk. Meerdere kassaschermen (meerdere medewerkers op 1 kassa) Hiervoor dient een etra licentie gekocht te worden. Multi user licentie Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie Licentie afhankelijk Er kan een algemene onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie worden gekocht als module van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. 8

9 configuratie (rand)apparatuur Klantendisplay koppelen (zo ja, specificeren welke) Mogelijk. Barcodescanner koppelen (zo ja, specificeren welke) Bonnenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Mogelijk. Barcode-/etikettenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Mogelijk. Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien, de kassa-applicatie is met een aanwijspen te bedienen. Voor het invoeren van tekst wordt gebruik van een toetsenbord aangeraden. 9

10 voorraadinformatie Rapportage snellopers (zo ja, specificeren) Er kan een top 10-lijst artikelen worden getoond. volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Gezien, het is mogelijk een lijst met artikelen van een bepaalde groep op te vragen met daarbij de actuele voorraadstanden per artikel. Naar artikel Gezien, per artikel is de huidige voorraadstand inzichtelijk. voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's (instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Wel min. en ma, geen seizoensinvloeden Gezien, het is in de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV mogelijk per artikel een bestelniveau in te stellen en het minimale en maimale voorraadniveau per artikel te definiëren. Minimum voorraad Gezien, het is in de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV mogelijk per artikel een bestelniveau in te stellen en het minimale en maimale voorraadniveau per artikel te definiëren. Maimum voorraad Gezien, het is in de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV mogelijk per artikel een bestelniveau in te stellen en het minimale en maimale voorraadniveau per artikel te definiëren. 10

11 5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten kappers+functies Klantgegevens (CRM) Gezien, het is mogelijk klanten vast te leggen in Shape4beauty. Naast naam, adres en woonplaatsgegevens kan ook de geboortedatum en datum van een speciale dag worden ingevoerd. Daarnaast is het per klant mogelijk opmerkingen of kenmerken toe te voegen als notitie. Afspraken (plannen en registreren) Gezien, er is een afsprakenboek inbegrepen waarbij per dag per medewerker per instelbare tijd afspraken ingeboekt kunnen worden. Hierbij kan gebruikgemaakt worden van het klantenbestand en kan de behandeling vastgelegd worden. Behandeling registreren Gezien, het is mogelijk behandelingen los te specificeren. Ook kunnen hierbij de onderdelen van de behandeling los vastgelegd worden met eigen waarde en benodigde tijd. Kleur- en/of permanentkaarten Kleur- en of permanentgegevens kunnen vastgelegd worden bij de uitgevoerde behandeling bij de klant. Ook kunnen deze gegevens met datumnotatie als notitie worden opgenomen op de algemene klantkaart. Haaranalyse en/of -simulatie Analyse Het is mogelijk een haaranalyse toe te voegen als opmerking bij de klant. Ook kunnen eterne bestanden (afbeeldingen, documenten) gekoppeld worden aan de klant. Personeelsbeheer Gezien, zowel personeelsinformatie als werktijden kunnen worden vastgelegd. Op basis van de werktijden wordt de beschikbaarheid van de werknemer in het afsprakenboek getoond. Daarnaast is urenregistratie en efficiencyberekening per medewerker mogelijk. Managementinformatie Kan altijd uitgebreid worden Gezien, het is mogelijk verkoop- en behandelstatistieken te tonen. afspraken Vastleggen afspraken Gezien, ook kunnen hierbij klant- en behandelgegevens vastgelegd worden. 11

12 Agenda per medewerker Plannen afspraken Afspraakbon (afspraak printen) Gezien, het is mogelijk een afspraakbon te printen (op kassabon of A4), daarnaast is het ook mogelijk de afspraak direct te mailen naar de klant. Duur behandeling registreren Gezien, het is mogelijk de tijd per behandeling vast te leggen. De benodigde tijd wordt echter niet gereserveerd in het afsprakenboek omdat een behandeling uit meerdere onderdelen kan bestaan. De soms benodigde wachttijd tussen onderdelen van een behandeling kan soms worden gevuld met andere afspraken. Medewerker Gezien, afspraken worden per medewerker gemaakt. Klant Samengestelde behandeling en kuurmanagement Gezien, het is mogelijk meerdere behandelingen per klant/afspraak vast te leggen (of opmerkingen op te nemen). klantenbestand Adresgegevens 12

13 Foto van klant Gezien, dit is mogelijk. Ook kunnen eterne documenten en afbeeldingen worden gekoppeld aan een klantenkaart in het systeem. Kleur- en behandelhistorie Gezien, kleur- en behandelhistorie is vast te leggen op de kassabon (als notitie). Alle behandelingen worden per klant bijgehouden met eventuele opmerkingen. Ook kunnen notities met kleurinformatie worden toegevoegd aan de klantenkaart zelf (met datumnotatie). Verkoophistorie Gezien, alle verkopen en behandelingen worden per klant opgeslagen. Hierdoor is de volledige klanthistorie inzichtelijk. Voorkeurmedewerker Gezien, het is mogelijk een voorkeursmedewerker per klant vast te leggen. Haarkenmerken en stylinggegevens Dit is vast te leggen op de kassabon (als notitie). Alle behandelingen worden per klant bijgehouden met eventuele opmerkingen. Ook kunnen notities met haarkenmerken of stylinggegevens worden toegevoegd aan de klantenkaart zelf (met datumnotatie). Melding als klant binnen bepaalde periode Alle informatie aanwezig, maar nog geen signalering. Is ook terugkomt voor knipbeurt afhankelijk van behandeling of product aankoop. Het is mogelijk een lijst te generen met klanten die in de afgelopen X tijd niet zijn geweest (op basis van de laatste geregistreerde verkoop/behandeling met de klant). Ook wordt binnenkort een SMS-service verwacht om klanten te kunnen herinneren op de dag voor of van de afspraak. afrekenen en service Coupurelijst voor kasopmaak 13

14 Datum volgende afspraak op bon Via het afsprakenboek en niet op de kassabon. Niet op de verkoopbon. Wel kan afzonderlijk een nieuwe afspraak worden gemaakt waarvan een bevestiging op een kassabon kan worden geprint. Ook kan de afspraak direct worden geë-maild naar de klant. Registratie en analyse Er kunnen eterne afbeeldingen en documenten worden gekoppeld aan de klantenkaart. elektronische kaartenbak Kleurkaarten Deze kunnen als behandeling worden vastgelegd met verschillende behandelonderdelen. Wanneer de behandeling wordt ingepland met klantgegevens kunnen specifieke klantgebonden kleurgegevens worden vastgelegd in een opmerkingenveld (behandelinformatie en gebruikte producten). Permanentkaarten Deze kunnen als behandeling worden vastgelegd met verschillende behandelonderdelen. Wanneer de behandeling wordt ingepland met klantgegevens kunnen specifieke klantgebonden permanentgegevens worden vastgelegd in een opmerkingenveld (behandelinformatie en gebruikte producten). Haaranalyse Er kunnen eterne afbeeldingen en documenten worden gekoppeld aan de klantenkaart. managementinformatie Aantal behandelingen vastleggen Ook efficiencyberekeningen zijn mogelijk doordat per onderdeel van de behandeling werknemer en tijd kunnen worden geregistreerd. Omzet behandelingen 14

15 Omzet verkoop losse producten Vaste klanten per medewerker per periode Geen rapportagemogelijkheid op dit moment. Nee Klantstatistieken Geen rapportagemogelijkheid op dit moment. Wel is per klant inzichtelijk hoeveel omzet hij/zij heeft gegenereerd en hoeveel behandelingen de klant heeft ondergaan. 15

16 6. Demonstratie POS-functionaliteiten m.b.t. ketendigitalisering goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken (op basis van inkooporder) Dit is een optionele module van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Dit is een optionele module van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers (minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) Dit is een optionele module van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. Elektronische bankafschriften verwerken (zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische bankafschriften). Dit is een optionele module van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch artikelbestanden ontvangen (zo ja, Via importmodule. specificeren) Dit is een optionele module van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers (zo ja, specificeren welke) Dit is een optionele module van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. 16

17 elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens (zo ja, specificeren) Alle lijsten, tabellen en rapporten zijn eenvoudig te eporteren naar Word en Ecel. belastingdienst+checklist afrekensystemen Is de Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen?betreft de standaard XML indeling van kassatransacties en bijbehorende gegevens. Nee elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens Overige import/eport (specificeren) Alle lijsten, tabellen en rapporten zijn eenvoudig te eporteren naar Word en Ecel. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens CBS Statistieken (Intrastat) Dit is een functionaliteit van de basisapplicatie Microsoft Dynamics NAV. 17