Snel aan de slag met onze Verhuursoftware. Alles wat u moet weten om ons pakket zo optimaal mogelijk te gebruiken

Transcriptie

1 Snel aan de slag met onze Verhuursoftware Alles wat u moet weten om ons pakket zo optimaal mogelijk te gebruiken

2 Inhoud Inhoud... 2 Welkom... 4 Doel van dit document... 4 Belangrijke kenmerken... 4 Sterke punten t.o.v. andere reserveringssystemen... 5 Onze software en de Beheerder... 6 Handige begrippen om te weten... 7 Opstarten en Inrichten... 8 Wat u zult leren Inloggen... 9 Stap 01: Configuratie van uw pakket... 9 Stap 02: Annuleerbeleid (vastleggen van de betalingsvoorwaarden) Stap 03: Betalingsvormen Stap 04: Opmaak van de mailbevestiging(en) MijnReservering (%%MYBOOKING%%) link Stap 05: Documenten (voorwaarden) uploaden Stap 06: Opmaak van de reservering (bevestiging) Stap 07: Opmaak Annuleringsbevestiging naar klant Stap 08: Instellen landen Stap 09: Instellen Regio s Stap 10: Instellen Touroperators Stap 11: Instellen van Bronvermeldingen (waar komen uw gasten vandaan) Stap 12: Instellen Identiteitsbewijzen Stap 13: Toekennen van rechten en rollen aan gebruikers Stap 14: Benoemen van gebruikers (Receptie, Beheerder, Schoonmaak, etc.) Stap 15: Huiseigenaar aanmaken Stap 16: Wijzigen van uw wachtwoord Stap 17: Benoemen Objectgroep (verzamelnaam voor uw accommodaties) Stap 17: Vastleggen Aanbetaling & BTW-tarieven Stap 18: Logo uploaden voor op uw reserveringsbevesting Stap 19: Instellen Categoriesoorten (verzamelnaam faciliteiten) Stap 20: Instellen Categorieen (Individuele faciliteiten) Stap 21: Instellen toeslagen (lakenpakket, ontbijt, etc.) Stap 22: Toeslagen koppelen aan meerdere objecten Stap 23: Toeslagen vertalen Stap 24: Instellen Kortingen Stap 25: Kortingen koppelen aan objecten Stap 26: AANMAKEN VAN VERHUUROBJECTEN (STAPPENPLAN) Stap 27: Instellen van Verhuurperiodes (Weekverhuur, Midweek, Etc.) Stap 28: Instellen van Wisseldagen Stap 29: Tarieven aanmaken/wijzigen/verwijderen Stap 30: Instellen van tarieven via de Agenda Stap 31: Instellen van Sluitingsdagen (blokkeringen op planbord) Dashboard, Planbord & Reserveringen Reservering maken via Snel Reserveren Reserveringen zoeken Reserveringen die zijn gemaakt in de afgelopen week Alle reserveringen zoeken Klanten Dashboard In- en uit checken van klanten Voeg een betaling toe Reservering bewerken Borg op nul zetten /Bevestiging naar klant Reservering annuleren Medereizigers toevoegen Planbord (Agenda) Reservering maken via de Planbord

3 Factuur afdrukken Rapportages Aanmaken nieuwe rapportages Hoe krijg ik mijn bestand in Excel? Rapportage Omzet per object Rapportage Toeslagen per reservering Rapportage Touroperator Bezettingsgraad rapportage Openstaande posten rapportage Financiele Export rapportages Financiele Export (standaard) Financiele export Exact Financiele export - Datev Eigenarenafrekening Touroperator Module Voorkeursboekingen CRM export Online Reserveringsmodule (Public) Stap 01: Configureren van de Public (online boekingsmodule) Stap 02: Instellen kleuren Public (online boekingsmodule) Stap 03: Instellen tonen objecten & voorkeuren (online boekingsmodule) Booking.com koppeling

4 Welkom Doel van dit document Actuele beschikbaarheid en juiste prijzen voor alle betrokken partijen (klant, touroperator, affiliatie of accommodatieverschaffer) is van groot belang bij het maken van reserveringen. Doel van dit document is dat u als verhuurder alle facetten van het beheer van ons softwarepakket leert kennen. Het is van groot belang om de zaken goed in te richten om de reserveringen goed te laten verlopen. Belangrijke kenmerken Samen met onze relaties in de recreatiebranche zijn wij er in geslaagd een reserveringssysteem te ontwikkelen dat zeer veel functionaliteit biedt en toch heel eenvoudig is in gebruik. Volledig webbased Uw administratie is direct klaar voor gebruik, er is geen installatie nodig. Ons pakket is volledig Webbased. U heeft geen last van systeembeheer, backups en onderhoud. Het enige dat u nodig heeft is een internetverbinding. Koppelingen met belangrijkste touroperators Onze software kan worden gekoppeld aan de systemen van uw touroperator waardoor deze en u altijd inzicht hebt in de juiste actuele beschikbaarheid. Eenvoudig in gebruik Ondanks de uitgebreide functionaliteit is ons pakket erg gebruikersvriendelijk. Als u kunt werken met Word en Excel, dan is werken met onze software geen enkel probleem! 4

5 Meertalig Bij het inloggen kiest u de taal die u wilt gebruiken. Groeipad. U kunt starten met de toepassingen van onze software voor het garanderen van actuele beschikbaarheid en prijzen, maar uiteraard kunt u de software ook direct gaan gebruiken om uw complete reserveringsadministratie in te voeren. Middels een koppeling met onze online boekingsmodule kunt u uw klanten ook via uw eigen site laten reserveren. Sterke punten t.o.v. andere reserveringssystemen Veel flexibiliteit Overzichtelijk planbord voor al uw objecten Meerdere wisseldagen per type huurperiode Mogelijkheid om bestaande reserveringen toe te kennen aan andere objecten zonder dat u de reservering hoeft te annuleren Mogelijkheid om gelijktijdig meerdere objecten te boeken Een reservering is eenvoudig aan te passen of uit te breiden Meer reserveringen op 1 factuur Opties/toeslagen variabel in te stellen Nachtregister (registreren van meerdere personen) Uitgebreide rapportages Mogelijkheid om meerdere parken toe te kennen aan 1 pakket. Voorzien van eigen logo en betalingsvoorwaarden Afrekenen met Huiseigenaren met tevens de mogelijkheid om verschillende reserveringsoorten te hanteren (bijvoorbeeld afwijkende provisie voor eigen boekingen huiseigenaar) Financiële export (Excel, DATEV, Exact) Eenvoudig koppelen online boekingsmodule aan uw eigen website Voor verhuurders van appartementencomplexen, strandhuisjes hebben wij een speciale online boekingsmodule ontwikkeld. Omdat 5

6 het veelal dezelfde objecten zijn hoeft u slechts 1 object te tonen en op de achtergrond wordt er automatisch gezocht op beschikbaarheid van alle objecten Onze software en de Beheerder 6

7 Handige begrippen om te weten Object: Verhuurobject, te boeken door het reserveringssysteem. Objectgroep: Kan een fysieke plaats zijn of kan een naam van een groep van objecten weergeven. Bijvoorbeeld : Bungalowpark Zeezicht Categorie: De categorie geeft de verschillen aan tussen de objecten. Voorbeelden van categorieën zijn een vakantiehuis, appartement of boot. In de public site voor de klanten kunnen zij hieruit selecteren om de objecten te filteren. Hieronder een voorbeeld uit een public site met categorieën. Categoriesoort: Geeft aan onder welke soort een categorie valt, bijvoorbeeld een categorie vakantiehuis valt onder de soort huizen. Andere voorbeelden zijn boten of groepsverblijven. In de public site voor de klanten kunnen zij hieruit selecteren. Hieronder een voorbeeld uit een public site met categoriesoorten. Kenmerk/Eigenschap: Een eigenschap is datgene wat je aan een object toekent, bijvoorbeeld een open haard of zwembad. De eigenschappen zijn door de klanten te selecteren om objecten te filteren in de public site, bijvoorbeeld het volgende scherm. Kenmerksoort/Eigenschap soort: Geeft aan onder welke soort een eigenschap valt, bijvoorbeeld de eigenschap wasmachine kan onder de soort voorzieningen vallen. Een ander voorbeeld voor eigenschap soort is ligging met de eigenschap aan zee. Tarief: Per object wordt het tarief ingesteld, de kosten voor verhuur. Dit tarief geldt voor een bepaalde periode met een begin- en einddatum. 7

8 1 Opstarten en Inrichten Deze handleiding helpt u stap voor stap bij de inrichting van ons pakket Wat u zult leren.. In deze handleiding leren wij u stapsgewijs de volgende zaken: Inloggen Talen instellen Relatie gegevens invoeren Verhuurperiodes invoeren Betalingsvormen instellen Gebruikers aanmaken Object configuratie Agenda Bevestigingen opmaken Inzien van management rapportages 8

9 Inloggen U ontvangt van ons een login met Administrator rechten voor uw objectgroep en accommodaties waarmee het systeem ingevuld en ingericht kan worden. De login is een adres in combinatie met een wachtwoord. Het wachtwoord is in eerste instantie "Welkom". Om ons softwarepakket te benaderen: Verhuuradministratie klanten: Reflex klanten: Stap 01: Configuratie van uw pakket Kies voor: Instellingen Relatiebeheer - Relaties Onder Relatiegegevens kunt u uw eigen pakket configureren, zoals de betalingsperiode, de gebruikte valuta eenheid, taalkeuze, internetinstellingen, etc.. We hebben voor u de belangrijkste gegevens al gevuld, maar wij adviseren u om alles nog even op juistheid te controleren. 9

10 1 Selecteer de Relatie en Klik op Bewerk. Als je de statusnaam leeg of als een * instellen, dan is de status niet meer zichtbaar bij status wijzigen. Bijvoorbeeld: Algemene instellingen - Naam van uw account : naam van de verhuurorganisatie waarmee u naar buiten wilt treden - Valuta : munteenheid waarin u uw klanten wilt factureren 10

11 - Verzenden vanaf : het -adres waarmee u reserveringen naar klant bevestigd - URL van uw eigen website: (indien van toepassing) - Taalvoorkeur (taalkeuze softwarepakket, database) - Formaat van bevestiging (lay-out bevestigingen, meer mogelijkheden zie pagina 21.) Over welke periode moet de omzet worden berekend Deze vraag is van belang voor de statistieken en de rapportages De tekst voor elke status personaliseren Ons pakket kent 4 stadia voor n reservering: Internet reservering, Goedgekeurd, Aanbetaling ontvangen en Volledig betaald. Daarnaast kan men nog 2 statussen zelf definiëren. Internet Reservering : reservering gemaakt via de Public module (online boeken) Goedgekeurd : reservering via uw eigen pakket (zelf ingevoerd. Daarnaast kan een reservering handmatig aangepast worden naar status Aanbetaling ontvangen of Volledig betaald. Een status toekennen geeft u een helder en volledig inzicht in de status van de boeking. De benaming van de statussen kan door u zelf worden aangepast. Bijvoorbeeld : Internet reservering wijzigen in Optie of een extra status toevoegen : Wachten op restbetaling De status Geannuleerd wordt gebruikt voor reserveringen die niet meer geldig zijn. De klant komt niet meer of de reservering is door welke reden dan ook niet meer van toepassing. Stap 02: Annuleerbeleid (vastleggen van de betalingsvoorwaarden) Kies voor: Instellingen Financieel - Annuleerbeleid Onder annuleerbeleid kunt u wegschrijven welke annuleringsvoorwaarden u wilt hanteren. 11

12 Als de klant (huurder) een aantal dagen voor aankomst zijn reservering wilt annuleren, en hij moet hiervoor kosten betalen, dan is het noodzakelijk dat u het reserveringsbeleid goed heeft ingevuld. Het systeem rekent namelijk automatisch voor u uit welke annuleringskosten in rekening worden gebracht. Indien u geen gebruik maakt van annuleringsvoorwaarden dan gaat het systeem uit van volledige teruggave. Uiteraard kunt u dit in de bevestiging nog zelf wijzigen. Stap 03: Betalingsvormen Kies voor: Instellingen Financieel - Betalingsvormen Bij het vastleggen van een betaling moet de betalingsvorm gekozen worden. Vul hier alle mogelijke betalingsvormen in. Tip: Aanbetalingen of Borg kunnen onderscheiden van overige betalingen Als de aanbetalingen en/of borg bedrag in een betalingsrapport apart getoond moeten kunnen worden, is het handig om hiervoor een aparte Betalingsvorm aan te maken. Standaard wordt er betalingsvormen als Bank of Kas of Contant toegevoegd. We adviseren dat er ook betalingsvormen voor Aanbetaling en Borg aangemaakt worden. Aanbetaling toevoegen in bestaande reservering: 12

13 Wanneer een klant dus een aanbetaling doen, kan dat met betalingsvorm Aanbetaling gekenmerkt worden. Via de Betalingen rapport kan jij een keuze maken uit de betalingsvorm en zo een overzicht creëren van welke aanbetalingen er al zijn gedaan voor een periode. Borg toevoegen: Bewerk de reservering (via Agenda of Dashboard) 13

14 Klik op Borg knop als een reservering is bewerkt via Agenda of Nieuwe reservering of Reservering zoeken. Vink aan: -Borg op nul zetten -Betaling toevoegen. Selecteer hier de Betalingsvorm Borg. Het borg bedrag wordt automatisch als een negatieve bedrag getoond. -Optioneel: de status nog aanpassen De Borg bedrag van het reservering wordt dan op nul gezet en een negatieve betaling voor de Borg wordt aangemaakt. Stap 04: Opmaak van de mailbevestiging(en) Kies voor: Instellingen Documenten sjablonen Bij het maken van een reservering wordt een naar de klant verstuurd. De bestaan uit een body (inhoud) en (wel/niet) een aangehechte PDF document wat de Bevestiging heet. 14

15 De lay-out van de body (inhoud) kunt u zelf van te voren bepalen. Dit moeten worden ingegeven per Taal, per Status en (optioneel) per Objectgroep. Bij het aanmaken van een Nieuwe sjabloon dient de Taal en Status gekozen te worden. Volgens de taal die gekozen is, wordt een standaard template in die taal opgehaald en in het template getoond. De inhoud kan altijd nog gewijzigd worden. Zien uitleg beneden voor de Veldnamen gegevens tussen %% %% tekens. 15

16 Voorbeeld reservering: 16

17 Uitleg veldnamen: %%BOOKINGNR%% Reservering Reserveringsnummer %%STARTDATE%% Reservering Start datum %%ENDDATE%% Reservering Eind datum %%STATUS%% Reservering Status %%NOTE%% Reservering Externe opmerking %%CLIENTNAME%% Klant Volledige naam (Titel + Voorletters + Achternaam) %%TITLE%% Klant Titel %%INITIALS%% Klant Voorletters %%FIRSTNAME%% Klant Voornaam %%LASTNAME%% Klant Achternaam %%CLIENTPHONE%% Klant Telefoon 17

18 %%CLIENTMOBILE%% Klant Mobiel %%CLIENT %% Klant %%LOCATIONNAME%% Objectgroep Naam %%LOCATIONPHONE%% Objectgroep Telefoon %%LOCATIONIBAN%% Objectgroep IBAN %%LOCATIONBIC%% Objectgroep BIC %%ACCOUNTHOLDER%% Objectgroep Naam rekeninghouder %%LOCATIONADDRESS1%% Objectgroep Straat %%LOCATIONADDRESS2%% Objectgroep Huisnr %%LOCATIONPOSTALCODE%% Objectgroep Postcode %%LOCATIONTOWN%% Objectgroep Plaats %%OBJECTNAME%% Geboekte accommodatie Publieke naam %%ARRIVALTIME%% Geboekte accommodatie Aankomsttijd %%DEPARTURETIME%% Geboekte accommodatie Vertrek tijd %%OBJECTINFO%% Geboekte accommodatie Bevestiging beschrijving %%REFLEX %% Reflex (instellingen) %%INVOICE_PREPAY%% Kosten Vooraf te betalen (geen totaal) %%TOTAL_INVOICE_PREPAY%% Kosten Vooraf te betalen totaal (alleen totaal) %%INVOICE_INCLUSIVE%% Kosten Inclusief %%INVOICE_ONSITE%% Kosten Ter plaatse betalen (geen totaal) %%TOTAL_INVOICE_ONSITE%% Kosten Ter plaatse betalen totaal (alleen totaal) %%DEPOSIT%% Kosten Deposito bedrag (uitgerekend door instellingen onder objectgroep) %%DEPOSIT_DAYS%% Kosten Deposito dagen (uitgerekend door 18

19 instellingen onder objectgroep) %%REMAINPAYMENT%% Kosten Restant bedrag (uitgerekend door instellingen onder objectgroep) %%PAYMENTTEXT%% Kosten Betalingsvoorwaarden tabel (uitgerekend door instellingen op objectgroep) variabele tabel %%REMAINPAYMENT_DATE%% Kosten Restant bedrag datum (uitgerekend) Het systeem genereert automatisch een raamwerk , maar de inhoud van de is zelf in te stellen. Afhankelijk van de status en taal maakt u de bevestiging aan. Let op! U moet voor elke status uw eigen mailsjabloon en vertaling invoeren. De database velden staan tussen percentage tekens. Deze worden automatisch ingevuld door onze software bij het genereren van de naar de klant toe. Het onderwerp van de kan worden ingesteld zo kunt u bijvoorbeeld het reserveringsnummer en de achternaam in het onderwerp plaatsen: Bevestiging reserveringsnummer %%BOOKINGNR%% voor %%LASTNAME%% Vink Verstuur bevestiging aan zodat de bevestiging (PDF document) in de bijlage van de mee verstuurd worden. U kunt behalve het Design ook de HTML weergave bekijken, door deze te selecteren onderaan in het venster. Logo s in sjabloon toevoegen: gebruikers die willen werken met het weergeven van logo s of afbeeldingen in de , moeten er goed op letten dat de afbeelding verwijst naar een URL. Met andere woorden het logo moet ergens online staan en in het sjabloon verwijs je naar de link van de afbeelding. Hieronder een plaatje van waar je de URL moet invoeren: 19

20 Na het wijzigen van het sjabloon klikt u op Opslaan en Sluiten MijnReservering (%%MYBOOKING%%) link Indien er een koppeling met Buckaroo (online aanbetalingsmodule) aanwezig is, kunt u ook gebruik maken van de MyBooking link. Hiermee kan een klant vanuit zijn een link aanklikken om online een (aan)betaling te doen van zijn reservering. Voeg hiervoor de veld %%MYBOOKING%% toe aan de sjabloon. 20

21 Wanneer een klant dan een aanbetaling doorvoeren of bv een opmerking aanpassen, is de aanpassing aan de reservering te zien in het scherm Mijn Reservering log. Stap 05: Documenten (voorwaarden) uploaden Kies voor: Instellingen Documenten Documenten uploaden Onder het kopje Documenten uploaden kunt u uw huurvoorwaarden, routebeschrijving of andere documenten uploaden (PDF-formaat) Stap 06: Opmaak van de reservering (bevestiging) Kies voor: Instellingen Documenten Bevestiging Dit onderwerp heeft een eigen handleiding (zie Help Info) Onder het kopje Bevestiging kunt u de lay-out opmaken/bewerken van de reserveringsnota. De reservering is de bijlage in PDF die samen met de mailbevestiging (mailsjabloon) wordt verzonden. 21

22 1 Kies uw taal in de lijst, bijvoorbeeld Nederlands (rechts van de lijst) en druk op Bewerk. Het tabblad Tekst is als eerste zichtbaar. In de rechtervakken kunt u de teksten invullen voor de bevestiging- en bedankt tekst. De overige vakken zijn de terminologie vakken. 22

23 In het tabblad Aankomst/Vertrek, wordt de aankomst en vertrek tekst bepaald. De formule in de tekst staat al goed, alleen als men bijvoorbeeld geen aankomst na in de tekst wil hebben, maar bijvoorbeeld aankomst na: kan de tekst gewijzigd worden. In de tab Ondertekening worden uw algemene gegevens en de ondertekening getoond. Middels chr(10) + kunt u een lege regel toevoegen. Bij Ondertekening kunt u de tekst naar eigen keuze aanpassen. 23

24 24

25 De betalingstekst bestaat uit 3 formules : 1. Wanneer de aanbetalingstermijn, en/of de restant datum voorbij is, dient het volledige bedrag betaald te worden. Dan verschijnt het eerste tekst blok (zoals te zien boven) met Vriendelijk verzoeken wij u het totaalbedrag.. 2. Wanneer de aanbetalingstermijn nog niet verstreken is, verschijnt de 2 de tekstblok met Vriendelijk verzoeken wij u het aanbetalingsbedrag.. 3. Wanneer de restant bedrag nog voldaan moet worden (en de restant datum nog niet is verstreken) verschijnt de 3 de tekstblok met Uiterlijkt dient. Alle teksten tussen kan naar eigen voorkeur aangepast worden. Aan het einde van de betalingstekst is ruimte voor eigen tekst. Naar de PaymentText & chr(10) & kan tussen de eigen tekst ingevuld worden. Nieuwe regels kunnen toegevoegd worden door & chr(10) er aan toe te voegen. LET OP! het & teken moet tussen alle items ingevuld worden om de nieuwe regel teken chr(10) alsmede de tekst blokken (gedeeltes tussen ) aan elkaar te koppelen. 2 Druk op het disk icoon voor opslaan of op Opslaan en Sluiten. 25

26 Eigen logo Op uw reserveringsbevestiging kunt u een eigen logo toevoegen Rechts boven. Het logo kunt u toevoegen bij Objectgroepen. Ga naar Objectbeheer, Objectgroep, selecteer de betreffende objectgroep, Bewerk en klik op tabblad Bevestiging Logo. Voeg hier 1 logo toe van JPG formaat (ca 344 x 224 pixels). Het is mogelijk om per Objectgroep een apart logo te gebruiken. Meerdere vormen van lay-out (boekingsbevestiging) Bij Instellingen Relatie heeft u ook de mogelijkheid om een alternatieve boekingsbevestiging te kiezen. Bevestiging variant 1 (rptconfirmation.rpt): 26

27 Bevestiging variant 2 (rptconfirmation2.rpt): De huurgegevens wordt gegroepeerd per object (accommodatie) - wanneer het om meerdere objecten in een reservering gaan. De Extra s of Eigenschappen wordt hier niet op getoond. Bevestiging variant 3(rptConfirmation3.rpt): Het Totaal bedrag en Borg (ter plaatsen te betalen toeslagen) wordt niet tot een groot totaal opgeteld zoals in versie 2. 27

28 Stap 07: Opmaak Annuleringsbevestiging naar klant Kies voor: Instellingen Documenten Annuleringsbevestiging Onder Annuleringsbevestiging kunt u de lay-out van de annuleringsbevestiging benoemen. De indeling hiervan is soortgelijk aan de Boekingsbevestiging, alleen de tekst (inhoud) moet dus anders zijn. Het tabblad Tekst en het tabblad Betalingstekst dient u hiervoor aan te passen. 28

29 29

30 Stap 08: Instellen landen Kies voor: Instellingen Instellingen - Landen Een aantal basis instellingen dient u vooraf te configureren. Dat zijn instellingen zoals: Landen, Regio, Touroperator en Bronvermelding. Standaard hebben wij al wat landen voor u gevuld. U kunt deze zelf aanvullen door op Nieuw te klikken. Stap 09: Instellen Regio s Kies voor: Instellingen Instellingen Regio s Een aantal standaard Regio s worden getoond. Deze kan aangevuld worden door op Nieuw te klikken. 30

31 Stap 10: Instellen Touroperators Kies voor: Instellingen Instellingen - Touroperators Indien u gebruik maakt Touroperators en deze bij een reservering vastgelegd moeten worden, moet u vooraf de lijst met Touroperators aanmaken. Bij de Touroperator kunt u de volgende zaken vastleggen: - Toon huur op bevestiging (dit doet u als u de oorspronkelijke huurbedrag wilt tonen) - Berekeningswijze commissie - Contactpersoon bij de Touroperator Stap 11: Instellen van Bronvermeldingen (waar komen uw gasten vandaan) Kies voor: Instellingen Instellingen - Bronvermeldingen U heeft de mogelijkheid om bronvermeldingen binnen ons systeem te benoemen. Als u een eigen reservering maakt kan een bronvermelding bij de reservering worden opgeslagen. Bijvoorbeeld indien u wilt bijhouden hoe de klant (huurder) bij u terecht is gekomen (via advertentie in krant, Google, vrienden, enz.) Deze bronvermelding kan ook worden gebruikt voor de Public (online boeken). Een huurder kan dan zelf aanvinken hoe u uw organisatie op het internet heeft gevonden. 31

32 Stap 12: Instellen Identiteitsbewijzen Kies voor: Instellingen Instellingen Identiteitsbewijzen Onder het kopje Identiteitsbewijzen kun u zelf bepalen welke vormen u wilt hanteren. Middels de keuze Zichtbaar op internet geeft u de huurder Online de mogelijkheid om deze zelf in te vullen. Identiteitsbewijzen als Paspoort nummer, BSN Nummer, etc. kan ingevuld worden door de klant (huurder) op de public applicatie (online boeken). Het is mogelijk om 1 Identiteitsbewijs per klant op te slaan. Als er dus meerdere personen gedefinieerd moeten worden, dan dient de klant een keuze te maken uit de lijst en daarnaast zijn nummer invullen: 32

33 Stap 13: Toekennen van rechten en rollen aan gebruikers Kies voor: Instellingen Beveiliging Rollen U kunt een gebruiker een bepaalde rol toekennen. Een rol is een set van rechten die bij elkaar horen. 1 Ga naar de groep Beveiliging en bekijk de Standaard Rollen. Er bestaan binnen ons pakket een standaard aantal rollen. Deze zijn niet aan te passen door gebruikers, maar uitsluitend door onze Systeembeheerder. Neem contact op met de Service desk indien u een op maat gemaakte Rol benodigd. De bestaande rollen zijn: Administrator heeft overal rechten toe binnen ons pakket Beheerder kan de Agenda bekijken en Rapportages draaien Huiseigenaar kan de Agenda bekijken en periodes bezet voor eigen gebruik Huiseigenaar-Reserveer de eigenaar kan zijn eigen reservering maken Leesrechten kan de Agenda bekijken Schoonmaak kan rapportages draaien zoals bijvoorbeeld de Wissellijst 33

34 Stap 14: Benoemen van gebruikers (Receptie, Beheerder, Schoonmaak, etc.) Kies voor: Instellingen Beveiliging - Gebruikers Alle gebruikers (inclusief huiseigenaren) die het reserveringssysteem mogen gebruiken dienen eenmalig aangemaakt te worden. Een gebruiker kan zijn: - Administratief medewerker - Beheerder - Huiseigenaar - Receptioniste - Schoonmaakbedrijf Vul de gegevens zo volledig mogelijk in. Let op dat u het juiste toegangsniveau (Rol) voor de gebruiker selecteert. 34

35 Stap 15: Huiseigenaar aanmaken Kies voor: Instellingen Beveiliging - Gebruikers Een huiseigenaar is een Gebruiker met een van de Huiseigenaar rollen. 1) Maak de eigenaar aan als een gebruiker. 2) Vink Zichtbaar in eigenaren lijst aan 3) Selecteer bij Toegangsniveau welke huiseigenaar rol hij moet hebben. 4) Vink aan bij de tabblad Toegang tot Objecten welke huis/huizen van hem zijn. De huiseigenaar zien bij inloggen he volgende afhankelijk van zijn rol: Dashboard: 35

36 Planbord: De verschillende huiseigenaar rollen en mogelijkheden zijn: Huiseigenaar Kan de Planbord bekijken en Sluitingsdagen toevoegen. Huiseigenaar Leesrechten Kan de Planbord (agenda) alleen inkijken Huiseigenaar Reserveer + object aanpassen Mag reserveringen maken via Planbord Mag eigen object aanpassen, behalve voor Tarieven. Huiseigenaar-Reserveer, zonder Object Huiseigenaar mag reserveer via Planbord, maar niet zijn object aanpassen. Mag Sluitingsdagen toevoegen. Huiseigenaar-Toon Tarieven Mag geen reserveringen maken, alleen zijn Tarieven tonen via de Planbord 36

37 Mag geen sluitingsdagen invoeren via Dashboard 37

38 Stap 16: Wijzigen van uw wachtwoord Kies voor: Instellingen Beveiliging Wachtwoord wijzigen Na de 1 e keer inloggen is het verstandig om uw wachtwoord te wijzigen. Om uw wachtwoord te wijzigen: 1 Ga naar de groep beveiliging en klik op menu gebruikers. OF: 2 Zoek uw eigen naam in de lijst en druk op Bewerk of dubbelklik op de regel. 3 Pas het Wachtwoord aan en slaan op. Ga naar menu optie Wachtwoord wijzigen Stap 17: Benoemen Objectgroep (verzamelnaam voor uw accommodaties) Kies voor: Objectbeheer Objectgroep Objectgroep Een accommodatie moet altijd een bepaalde objectgroep hebben. Als er nog geen objectgroep is gedefinieerd dan moeten deze in ieder geval nog aangemaakt worden. Om een objectgroep aan te maken: Ga naar menu groep objecten en daarbinnen het menu Objectgroep. 38

39 Klik op Nieuw dan komt u in het volgende scherm. Of Bewerk de bestaande Objectgroep. Over de objectgroep Per objectgroep kan verschillende informatie opgegeven worden, zoals adres, bankgegevens, logo, etc.. Wanneer er meerdere parken/ plaatsen aanwezig zijn die onderscheiden moeten kunnen worden op het adres, etc. dan is het raadzaam om meerdere objectgroepen aan te maken. adres & Ontvangstbevestigingen : Indien u een kopie (cc) wilt ontvangen van de reserveringen moet het adres worden ingevuld (bijvoorbeeld van de receptie) en dient u beiden hokje aan te vinken. Wilt u alleen een kopie ontvangen van reserveringen via de internet (publiek applicatie) hoef alleen de public aan te vinken. 39

40 Stap 17: Vastleggen Aanbetaling & BTW-tarieven Kies voor: Instellingen Objectgroep Aanbetalingen Onder het tabblad Aanbetalingen kunt u uw betalingsgegevens benoemen. De velden die onder Rekening en BTW gegevens ingevuld worden, komen op de Bevestiging (Reserveringsnota PDF) te staan bij het kopje Ondertekening. 40

41 Uw betaalgegevens aanpassen : De tekst inzake uw betaalgegevens kunt zelf vrij eenvoudig aanpassen. Zie het kopje Ondertekening 41

42 Stap 18: Logo uploaden voor op uw reserveringsbevesting Kies voor: Objectbeheer Objectgroep Logo Op uw reserveringsbevestiging kunt u een eigen logo toevoegen Rechts boven. Het logo kunt u toevoegen bij Objectgroepen. Ga naar Objectbeheer, Objectgroep, selecteer de betreffende objectgroep, Bewerk en klik op tabblad Bevestiging Logo. Voeg hier 1 logo toe van jpg formaat (ca 344 x 224 pixels). 42

43 Stap 19: Instellen Categoriesoorten (verzamelnaam faciliteiten) Kies voor: Objectbeheer Kenmerken Categoriesoorten Dit onderwerp heeft een eigen handleiding (zie Help Info) Om een categorie aan te maken, moet u eerst een categoriesoort aanmaken. Wanneer u een categorie aanmaakt, moet u namelijk kiezen waaronder deze categorie valt. Categorie en soorten Benoem onder Categoriesoorten maar 1 soort, bijvoorbeeld Verblijfstype. Verblijfstype is dan op te delen in meerdere Categorieën, bijvoorbeeld Villa, Bungalow, etc. Bij het aanmaken van een object wordt het aan een Categorie gekoppeld. Bij het aanmaken van n Categorie is het ook goed om na te denken over de prijsstructuur van objecten. Stap 20: Instellen Categorieen (Individuele faciliteiten) Kies voor: Objectbeheer Kenmerken Categorieen Eigenschappen(kenmerken) kunt u toekennen aan uw accommodaties. Voordat u een kenmerk (eigenschap) kunt aanmaken, moet u eerst een onderverdeling maken onder het kopje Kenmerk groepen. Hoe maakt u een Kenmerk groep aan : 1 Kies voor Objectbeheer Kenmerken Kenmerk groepen druk op Nieuw of Bewerk 2 Vul de naam van de soort in (bijvoorbeeld Welness) 3 Kies bovenaan het scherm voor Opslaan of Opslaan en sluiten. Nadat u een Kenmerk groep heeft benoemd, kunt u een kenmerk aanmaken. 43

44 1 Kies de bijbehorende Kenmerk groep. 44

45 2 Hoe wordt de waarde berekend : Keuze 1: Aan/uit (hier gaat het om een gewone eigenschap Keuze 2: Geheel getal Geheel getal: bij het koppelen van deze eigenschap aan een object kan men een waarde invullen. Bijvoorbeeld: Naam van uw kenmerk Aantal slaapkamers en aantal 3. Je hoef dus niet meer eigenschappen voor iedere aantal slaapkamers aan te maken, maar per object geeft je het aantal aan. Voorbeeld hoe u op objectniveau een aantal kunt toevoegen: 45

46 Stap 21: Instellen toeslagen (lakenpakket, ontbijt, etc.) Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Toeslagen Extra s (toeslagen) die per object benoemd kunnen worden, zoals een Linnenpakket, Kinderbedje, Toeristenbelasting, Ontbijt, etc. worden onder het kopje Toeslagen gedefinieerd. Alle mogelijke toeslagen worden hier ingevuld. Per toeslag kan aangegeven worden wat de naam en geldigheidsduur is. Ook kan worden aangegeven bij welke verhuurperiode de toeslag geldig is en of deze wel of niet op de wissellijst moet worden vertoond. Bij het aanmaken van een object kunnen deze toeslagen gekozen worden. Hoe maakt u een Toeslag aan : Kies voor Objectbeheer Verhuurkosten Toeslagen Om een toeslag toe te voegen: 1 Klikt u op Nieuw of Bewerk. 46

47 Vul in de juiste begin- en einddatum voor de toeslag en de naam van de Toeslag Maak uw keuze wie er voor de toeslag moet betalen Inclusief aantal personen wil zeggen dat wanneer een toeslag reeds is verwerkt in de huursom dan kan men hier het aantal personen opgeven. Alle extra personen die bijboeken betalen een toeslag (aantal extra personen x opgegeven bedrag) Berekening extra kosten: een toeslag heeft een vaste Tarief of een % bedrag van de huursom. De BTW is inclusief in het bedrag - het % kan hier worden opgegeven. Geef aan of de Toeslag geldt voor alle- of een specifieke Verhuurperiode. 47

48 Overschrijf kosten: indien dit wordt aangevinkt kan de toeslag bij wijzigen van de reservering handmatig worden aangepast. Teruggave bij Annulering: bij annulering van de reservering krijgt de klant deze toeslag teruggestort. Optie: Optioneel, Verplicht, Inclusief of Voorkeursboeking - Optioneel: de klant kan deze toeslag toevoegen aan zijn reservering - Verplicht: de toeslag wordt automatisch toegevoegd aan de reservering - Inclusief: de toeslag wordt getoond op de public (online boeken), maar er wordt geen toeslag berekend voor de klant. Deze toeslag kan eventueel wel worden doorberekend naar de huiseigenaar. Deze extra toeslag verschijnt niet op de reserveringsschermen en ook niet op de bevestiging naar de klant (huurder). Prijsstelling Eenmalig = Eenmalige kosten voor de gehele boeking Per persoon = toeslag x met aantal personen Per nacht = aantal nachten x met toeslag Per persoon, per nacht = aantal nachten x personen x toeslag Per verblijf = kosten per verblijfsduur Per verhuurperiode = houdt wel rekening met Geldig voor periode * * Als dat bijvoorbeeld op Weken staat en er wordt 2 weken geboekt, dan wordt de toeslag ook 2 keer berekend. Prijs gebaseerd op Huur minus korting De toeslag % wordt berekend over Huur minus eventuele kortingen. Wanneer te betalen: Vooraf op factuur of ter plaatse. De toeslag Ter plaatse wordt apart op de Bevestiging (boekingsbevestiging) getoond. In onderstaande voorbeeld moet linnengoed ter plaatse afgerekend worden en de energiekosten vooraf: 48

49 Toeslagen ter plaatse worden ook niet meegenomen in het Totaal bedrag. Ook wordt hierover dus geen aanbetalingbedrag berekend. Dit bedrag staat los van de aanbetaling en u dient dus zelf in de gaten te houden of deze wordt voldaan bij aankomst. Zichtbaarheid : Eigen gebruik, Publiek of Geannuleerd Eigen gebruik is alleen zichtbaar binnen uw eigen pakket (Admin) - Publiek is zichtbaar op de publieke module (online boeken) - Geannuleerd betekent dat de toeslag niet meer wordt gebruikt in het systeem. Geannuleerde toeslagen worden ook niet meer vertoond in het scherm, tenzij u het vinkje Toon geannuleerde toeslagen aanzet. Maximaal aan keren te selecteren: Het maximum aantal keren dat die toeslag geselecteerd mag worden via de public. (online boeken). 0 geeft aan dat er geen maximum is. Bijvoorbeeld: huisdieren toeslag. Mag men maar 2 honden meenemen, voer hier dan 2 in. Zo kan men maar 2 x de huisdieren toeslag selecteren. Wissellijst vinkjes: Toeslagen kunnen op de wissellijst getoond worden denk aan een linnenpakket die de schoonmaak ploeg moeten wisselen. Als deze is aangevinkt komt de toeslag terug op de rapportage. Grootboeknummer en kostenplaats: Als de Geavanceerde module is ingeschakeld, komen deze velden naar voren in de Financiële Export van de Toeslagen. 49

50 Stap 22: Toeslagen koppelen aan meerdere objecten Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Toeslagen Via de knop Koppelen aan objecten kan de toeslag aan een of meerdere objecten toegekend worden. 1) De getoonde objecten kunnen gefilterd worden op Categorie. 2) Alle objecten kunnen in 1 keer geactiveerd (aangevinkt) worden Selecteer alle objecten 3) Alle objecten kunnen in 1 keer gedeactiveerd (uitgevinkt) worden Deselecteer alle objecten LET OP: Toeslagen die nog niet geboekt zijn kunnen verwijderd worden. Mocht een toeslag niet meer van toepassing zijn, zet deze dan op Geannuleerd 50

51 Stap 23: Toeslagen vertalen Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Toeslagen Onder het tabblad Vertalingen kunt u de vertaling van een toeslag opgeven. 51

52 Onder het tabblad Vertalingen: Extra kunt u meer informatie tonen aan de klant over de betreffende toeslag. Zien ook de Help button. HTML teksten zijn mogelijk door het gebruik van HTML codering. 52

53 Stap 24: Instellen Kortingen Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Kortingen Bij het aanmaken van een object kan een specifieke korting aan de reservering worden toegevoegd. Wanneer deze accommodatie dan geboekt wordt, bestaat de mogelijkheid om een van deze kortingen te selecteren en in te voegen. 1) Naam van uw Korting: Naam van de korting die getoond moet worden aan de klant 2) Unieke korting code: Per korting kan een specifieke code worden gebruikt waarmee huurders in de publieke applicatie (online boeken) een extra korting kunnen ontvangen op hun reservering. 53

54 3) Zie onderstaand voorbeeld van het Zoek en boek scherm in publiek. Bij actiecode kan de klant nu een actiecode invullen. Zodra u op het groene plus teken (+) klikt wordt de korting aan uw gast verrekend in het prijsoverzicht. 4) Zichtbaar op internet (online boeken) 5) Geannuleerd: Aanvinken als de korting niet meer geldig is 6) Automatisch invoeren 7) Geldig vanaf/tot: De geldigheidsduur van de korting 8) Vaste bedrag of Percentage van huur: Vul in een kortingsbedrag of % (van de huursom) 9) Vroegboekkorting, Lastminute korting of Minimum/ Maximum verblijf Van deze 3 opties mag maar 1 ingevuld worden (Of Minimum/maximum OF Vroegboek OF Lastminute) Min/max: vul in de minimale en maximale aantal dagen waar de boeking aan moet voldoen om deze korting te kunnen verkrijgen. LET OP de maximum dagen moet kleiner zijn als het werkelijke aantal dagen. Bijvoorbeeld : wil men een korting geven op verblijf van 7 tot 14 dagen, dan moet het maximum hier op 13 ingesteld worden. Vroegboek korting: de boekingsdatum is x aantal dagen voor de aankomst dag. 54

55 Lastminute korting: de boekingsdatum valt binnen x aantal dagen voor aankomst. Afwijkende calculatie basis huurbedrag: Korting wordt berekend op basis van het aantal dagen die binnen de kortingsperiode vallen. UITLEG : Korting wordt over het huurbedrag berekend, ongeacht of het geboekte aantal dagen volledig binnen de geldigheidsperiode valt. Als men boekt per dag (verhuurperiode van de reservering = Dag), kan de korting berekend worden over de aantal dagen van die boeking die vallen binnen de geldigheidsperiode. Stap 25: Kortingen koppelen aan objecten Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Kortingen 55

56 Stap 26: AANMAKEN VAN VERHUUROBJECTEN (STAPPENPLAN) Kies voor: Objectbeheer Objecten Objecten Indien u uw objectgroep en categorie heeft bepaald kunt u de accommodatie aanmaken. Dit heet binnen onze software een object. Als u dit object heeft aangemaakt is deze reserveerbaar voor uw klanten. WIZARD : Objecten aanmaken in 6 Stappen Stap1: Ligging informatie over het object locatie, plaats, regio, etc. De objectcode wordt gebruikt voor voorkeursboekingen. Indien u hier gebruik van wilt maken dan kunt u dit aan ons kenbaar maken. Indien u objectnaam in meerdere talen beschikbaar moeten zijn, kan het Naam van uw object vertaald worden naar bv. engels. Maak eerst het object aan. Selecteer deze vervolgens en klik op Beschrijvingen. Per taal is dan een ander objectnaam in te stellen. 56

57 Stap 2: Bij het tabje Omschrijving kunt de soort accommodatie benoemen en alle specifieke kenmerken van het object. LET OP! De aankomst- en vertrektijden mogen maximaal 64 tekens bevatten. BELANGRIJK: Aantal objecten Wij adviseren u om voor alle objecten hetzelfde type seizoen te gebruiken, daar dit heel veel invoerwerk scheelt. U kunt onder Aantal objecten het aantal objecten invoeren. Vervolgens kunt u in het hoofmenu (linkerzijde) onder het kopje Verhuurkosten Tarieven de tarieven van alle objecten wijzigen. Fictief huurbedrag is streefbedrag wat u hoopt te behalen gedurende een jaar. Het systeem houdt automatisch voor u bij of de woning voldoet aan de omzetverwachting. U kunt hier tevens ook op filteren. 57

58 Stap 3: Tabblad Afbeeldingen. Onder dit tabblad kunt u uw foto s uploaden. Wij adviseren u foto s van het exterieur, interieur en de omgeving te tonen. U kunt maximaal 8 foto s toevoegen. 58

59 U kunt zelf de volgorde van weergave bepalen (online boeken). Tip: om de beste kwaliteit te krijgen dient u uw foto s in hoge resolutie te uploaden. Formaat: 640 x 480 pixels Klik op Afbeelding toevoegen. Selecteer een bestand op uw eigen PC en sla deze op. Bepaal de volgorde van het bestand goed zodat de foto s in de juiste volgorde op de public (online boeken) getoond zullen worden. Stap 4: Tabblad Eigenschappen. Onder dit tabblad kunt u de eigenschappen van het object vastleggen Indien u bij de eigenschappen heeft gekozen voor de keuze 59

60 Geheel getal dan zal er achter de eigenschap een invulveld verschijnen. Hier kunt u het aantal benoemen. Stap 5: Vastleggen van de toeslagen. Toeslagen die voor een object gelden, kunnen hier worden aangevinkt. Deze toeslagen heeft u reeds eerder aangemaakt. 60

61 Stap 6: In tabblad 6 kunt u de tarieven vastleggen. U dient eerst de verhuurperiodes te benoemen voordat u tarieven kunt invoeren. Dit kunt u doen onder het kopje Verhuurperiodes in het menu (linkerzijde). Wij adviseren u om voor alle 61

62 objecten hetzelfde type seizoen te gebruiken, daar dit heel veel invoerwerk scheelt. U kunt in stap 2 Aantal objecten het aantal objecten invoeren. Vervolgens kunt u in het menu (linkerzijde) onder het kopje Verhuurkosten Tarieven de tarieven wijzigen. Stap 7: Nadat u een object heeft opgevoerd is het mogelijk om deze meerdere malen te kopiëren. Dit scheelt heel veel invoerwerk! Het is tevens mogelijk om alleen 62

63 bepaalde onderdelen van het object (zoals tarieven, toeslagen, etc) te kopieren van het ene naar het andere object. Gegevens van 1 object kan nu gelijk naar 1 of meerdere objecten gekopieerd worden. Zien bovenstaande scherm. 63

64 Stap 8: Selecteer de aangemaakte object. Klik op de knop Beschrijvingen. Vul (meertalig zien lijst met talen) de beschrijvingen over het object in. 1. Korte samenvatting: zichtbaar op de Public (online boeken) 2. Extra informatie: dit veld komt terecht op de Bevestiging naar de klant. 3. Omgeving: wordt getoond op de public onder Meer informatie 4. Accommodatie: wordt getoond op de public onder Meer informatie 64

65 Stap 27: Instellen van Verhuurperiodes (Weekverhuur, Midweek, Etc.) Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Verhuurperiodes Verhuurperiodes zijn de diverse soorten periodes waarvoor een reservering door uw klant gemaakt kan worden, bijvoorbeeld voor een dag, voor een week, weekend etc. Definieer alle mogelijke verhuurperiodes voor uw situatie waarvoor men een reservering zou mogen maken. Zichtbaarheid en planbord instellen Naam : Een unieke naam bijvoorbeeld Midweek Actief : Geeft aan of een verhuurperiode actief gebruikt worden Aantal overnachtingen : Dit zijn het aantal nachten die binnen de verhuurperiode vallen. Een week heeft bijvoorbeeld 7 nachten, midweek 4, etc. Periodes zichtbaar in de agenda : Dit is het aantal periodes (blokken) dat op de Agenda vertoond worden. Bijvoorbeeld, ik wil 12 weken achter elkaar in de Agenda kunnen zien. Blok lengte : De blok lengte geeft aan wanneer de periode zicht herhaalt. Een week begint om de 7 dagen, zo ook een Weekend of Midweek. Bij een periode van een week, weekend of midweek kan een bloklengte van 7 worden aangehouden. Een dag 65

66 begint (en eindigt) iedere dag, dus in het geval van een dag is de bloklengte gelijk aan 1. Kerst komt 1 maal per jaar voor, dus de bloklengte zou bijvoorbeeld 365 dagen zijn. Sorteer volgorde : In de public applicatie (online boeken) en op de Agenda kan de volgorde waarin de periodes verschijnen bepaald worden. Aankomstdagen: Gasten die een weekreservering maken, kunnen bijvoorbeeld op de maandag of op de vrijdag aankomen. Vink in dit geval de maandag en vrijdag aan. Voor verhuur per dag zou bijvoorbeeld iedere dag aangevinkt kunnen worden. Een midweek begint altijd op een maandag, dus vink dan alleen de maandag aan. Speciale periodes : Hier kunt u periodes invoeren die qua duur, geldigheid of prijsstelling afwijkend zijn van de gangbare verhuurperiodes. Denkt u bijvoorbeeld aan de voorjaarsvakantie, Pasen of de kerstvakantie. Voor een speciale periode kunt u de geldende start- en einddatum invullen en vinkt u de Speciale periode box aan. LET OP: behalve de verhuurperiode moeten er ook nog per object tarieven worden aangemaakt voor deze verhuurperiode. Geen overnachtingen (per dag) : Deze wordt aangevinkt wanneer de periode geen nacht boeking moet zijn, maar een boeking per dag. Deze wordt meestal gebruikt bij type verhuurperiode Dag wanneer een klant de verhuur van de ochtend tot de middag gebruikt, dus niet inclusief nacht. Zichtbaar op internet : Als deze aangevinkt is, kan deze periode via de publieke module gezien en geboekt worden. Indien u deze verhuurperiode alleen in uw eigen agenda wilt kunnen reserveren, dan vinkt u zichtbaar voor publiek niet aan. Reserveringen toestaan voor meerdere perioden : Stel dat er via de publiek 66

67 meerdere Weken geboekt kunnen worden, moet deze aangevinkt worden. Vervolgens moet de Maximale en Minimale toegestane perioden aangeven worden, bijvoorbeeld minimaal 1 week en maximaal 3 weken mogen geboekt worden aan de publieke kant. Toon alternatieve periode: Stel dat er via de publiek een alternatieve periode moeet zijn voor Week, kan dat hier ingesteld worden. Op die manier wordt de 2 de periode getoond als de Week niet meer beschikbaar is in de gekozen periode. In de Vertalingen tabblad kan de vertaling voor de verhuurperiode naam opgegeven worden. Maand verhuur Wanneer een accommodatie per maand verhuurbaar is, maak een verhuurperiode Maand aan. Bij Nieuw selecteer je type maand en bij default wordt een aantal waardes namens je ingevuld. 67

68 Bij maand verhuur is de aankomstdagen is niet meer relevant, omdat verhuur per maand loopt altijd van de 1 ste tot de 1 ste Mocht je het zichtbaar willen maken in Public moet je wel rekening houden met de volgende wijzigingen: - Iedere maand wordt als een aparte reservering opgeslagen (unieke reserveringsnummer per maand) - Voor iedere maand wordt er een verzonden (1 per maand wat geboekt is) - Aanbetalingen (online betalingen) geld alleen voor de 1 ste maand Stap 28: Instellen van Wisseldagen Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Wisseldagen 68

69 Het komt bij diverse Reflex gebruikers voor dat men (bijvoorbeeld) alleen werkt met de verhuurperiode aantal nachten richting een eindklant (huurder) In het voor- en naseizoen mag men op iedere dag van de week aankomen. Echter in het Hoogseizoen gelden andere regels. Men mag in Juli en Augustus bijvoorbeeld alleen aankomen op zaterdag. De functionaliteit Wisseldagen maakt het mogelijk om deze afwijkende aankomstmomenten binnen Reflex aan te kunnen geven. Standaard wordt er uitgegaan van de dagen die opgegeven zijn per Verhuurperiode. Dus u dient alleen bij Wisseldagen de periodes in te vullen waar een uitzondering is op de normale verhuurperiode aankomstdagen. 69

70 Let op! er wordt ook nog rekening gehouden met de standaard wisseldagen die zijn aangegeven op de verhuurperiodes. Voorbeeld public (online boeken): Wisseldagen alleen mogelijk op vrijdag en zaterdag. Aantal nachten/weken houdt er rekening mee dat het vertrek altijd op een wisseldag valt. Als de aankomst datum gewijzigd worden, wordt het aantal nachten herberekend. 70

71 Stap 29: Tarieven aanmaken/wijzigen/verwijderen Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Tarieven Via dit menu kunt u tarieven aanmaken (Nieuw), aanpassen (Bewerk) of verwijderen. Per object (accommodatie) en/of per Verhuurperiode (nachten/week/weekend/etc) kan er gezocht worden naar tarieven die vallen binnen de 2 datums (Vanaf en Tot en met). LET OP: indien er alreeds tarieven zijn ingevuld is het aan te raden om te zoeken voor een langere periode zodat alle tarieven in beeld komen bijvoorbeeld door de einddatum (Tot en met datum) naar het einde van de jaar of ergens volgend jaar in te stellen. 71

72 Klik op Nieuw om een tarief toe te voegen. 1 Geef het tarief een naam en selecteer voor welke object dit tarief van toepassing is 2 Selecteer het begin en einddatum voor de geldigheid van het tarief NB: De einddatum van het tarief is de vertrekdatum en een nieuw tarief moet dan ook weer beginnen op die datum (omdat de volgende periode weer begint op bijvoorbeeld vrijdag) 3 Geef aan voor welke Verhuurperiode dit tarief moet gelden 72

73 4 Als het object via de public module (online boeken) reserveerbaar moet, vink dan het Zichtbaar op internet vinkje aan. 5 Indien dit tarief ook voor andere objecten in hetzelfde categorie van toepassing is, vink dan het kopieer tarief vinkje aan. Zo wordt in 1 keer dit tarief toegevoegd bij alle objecten van dezelfde categorie. 6 Tarief / aanbieding = de actuele huursom wat op dit moment van toepassing is voor alle reserveringen. 7 Speciale aanbieding = Van Voor prijs gebruiken. Indien u gebruik wilt maken van Van Voor prijzen, dan dient u dit aan te vinken. De Van en Voor prijzen worden dan weergegeven tijdens het online reserveren. 8 Originele tarief = oorspronkelijke tarief. Dit is het oorspronkelijke tarief. Het oorspronkelijke tarief wordt dan doorgestreept weergegeven tijdens het online reserveren. 9 Klik op Opslaan en sluiten om het tarief te bevestigen. Bewerk/verwijderen van Tarieven Selecteer een tarief regel en klik op Bewerk om deze aan te passen. Selecteer een tarief regel en klik op Verwijderen om deze te verwijderen. Aanpassen/verwijderen van Tarieven dient per regel doorgevoerd te worden. Meerdere regels in 1 keer verwijderen is niet mogelijk. Bulk aanpassen/verwijderen van tarieven Wijzig de tarieven van 1 object. Gebruik vervolgens dat object als basis om te kopiëren naar andere objecten. Ga naar Objecten, selecteer het object en klik op Kopieeren. 73

74 Stap 1: selecteer welke gegevens gekopieerd moeten worden (bijvoorbeeld vink Tarieven aan). Geef ook op vanaf welke datum zijn tarieven gekopieerd moeten worden. Stap2 : selecteer naar welke objecten moeten deze gekopieerd worden vink ze aan Stap 3: klik op Start kopieeren NB: Verwijder oude tarieven dient aangevinkt te staan.zo niet, krijg je dubbele tariefregels. Stap 30: Instellen van tarieven via de Agenda Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Tarieven Een tarief kan ook in de agenda opgevoerd en of gewijzigd worden. Selecteer de begin datum en verhuurperiode (dag, week, weekend, etc) waarvoor een tarief ingevuld moeten worden en klik op Toon Tarieven. De bestaande tarieven worden getoond. Daar waar er nog geen tarieven zijn, blijft de agenda grijs. Selecteer de weken (of dagen, etc) waarvoor een tarief aangemaakt moeten worden. 74

75 Klik op Tarief toevoegen. Vul de details in en klik op Opslaan. Tarieven die niet gelden voor de public worden in blauw vertoond. Vanuit de Agenda kunnen deze tarieven ook gewijzigd worden. Klik op het tarief (bedrag), welke u wilt wijzigen en een pop-up scherm om dit tarief te wijzigen verschijnt. In de beheeragenda krijgt u het als volgt te zien wanneer u zoekt op Toon Tarieven : Verklaring van de tariefkleuren in de agenda: Tarief niet zichtbaar voor public (online boeken) Tarief zichtbaar voor public (online boeken) Tarief met Van Voor prijs 75

76 Speciale aanbieding tarieven: In de online boekingsmodule ziet dit er als volgt uit: Stap 31: Instellen van Sluitingsdagen (blokkeringen op planbord) Kies voor: Objectbeheer Verhuurkosten Sluitingsdagen U kunt op twee manieren aangeven wanneer een object (accommodatie) niet beschikbaar is. Een manier is via de agenda dit op te geven, de andere manier is dit opgeven in het object zelf, via objectbeheer. 76

77 Manier 1: Periode bezet aangeven via de agenda 1 In het menu balk kiest u voor Agenda. 2 Daarin geeft u als zoek criteria op de objectgroep, datum en verhuurperiode. U kunt ook op categorieën en eigenschappen filteren. 3 Drukt u op Zoeken om een overzicht te krijgen. 4 Door op de cellen de klikken van de dagen die u wilt selecteren worden deze lichtblauw van kleur. 5 Drukt u op Periode bezet. 6 Geeft u de start- en einddatum met de reden op van de periode dat deze bezet is. 77

78 7 Druk op het disk icoon voor opslaan of op Opslaan en Sluiten. Let op: de einddatum die u in de sluitingsdagen invoert is niet tot en met maar tot. De einddatum moet dus altijd later zijn dan de begindatum. 78

79 Dashboard, Planbord & Reserveringen Reservering maken via Snel Reserveren Kies voor: Reserveringen Snel Reserveren Stappen: -Verander de datum en verhuurperiode -De beschikbare objecten voor die periode wordt in een lijst beneden getoond -Selecteer een van deze regels en klik op Nieuwe reservering Via een publiek achtige proces wordt u stapsgewijs geleid door het maken van een reservering. Bij het vastleggen van de reservering kan zowel de status (Incheck en Reguliere status) als de Betalingen vastgelegd worden. Ook de aanbetalingsdatum en restant datum kan (indien deze moeten verschillen van de systeem uitgerekende datums) veranderd worden. LET OP: deze scherm is op dit moment alleen geschikt voor het reserveren van 1 object. 79

80 Om meerdere objecten in 1 reserveringsnummer op te slaan, vink aan het einde van de reserveringsproces het vinkje Voeg een accommodatie toe aan. Je komt vervolgens weer terecht in het zoek scherm. Zoek en selecteer een nieuwe object en reserveer. In het scherm is bij Deze reservering toevoegen aan een bestaande reservering? automatisch ingevuld dan met het vorige reserveringsnummer. Reservering maken Het gekozen periode wordt getoond. Indien er nog geschoven moeten worden met de periode, kan de datums in dit scherm aangepast worden. 80

81 Selecteer de reisgezelschap, Touroperator (optioneel), Reserveringsoort (optioneel bestemd voor eigenaren afrekening), Intern/Extern opmerking, Voorkeursboeking (optioneel indien een klant een voorkeur heeft uitgesproken) en klik op Volgende. 81

82 Verplichte toeslagen wordt automatisch berekend. Optionele toeslagen kan hier aangevinkt worden en indien nodig een Korting geselecteerd worden. 82

83 Vul de NAWT gegevens van een klant in. Een bestaande klant kan opgezocht worden via Achternaam of Postcode. Selecteer uit het lijst met getoond klanten de juiste regel en dat wordt automatisch ingevuld op dit scherm. 83

84 Het is mogelijk om voor het opslaan van de reservering alreeds een aanbetalingsbedrag in te vullen en ook de Statussen (check in en reguliere status) aan te passen. 84

85 Volgens wat ingevuld is in het Objectgroep Aanbetalingen instellingen, wordt de Aanbetaling en Restant bedrag en datums berekend. Mocht er andere afspraken gemaakt zijn met de klant ten opzichten van Aanbetalingstermijn, wijzig dan de transactiedatum en herbereken de aanbetalingsdatum. Vanuit dit scherm is het openen van de en Bevestiging mogelijk. LET OP: er wordt niet automatisch een aan de klant verstuurd. Men moet op klikken en dan verzenden om een te versturen. De sjabloon hier verstuurd worden, is die van status Goedgekeurd. U heeft binnen Reflex verschillende overzichten tot uw beschikking. U kunt het totaal aan reserveringen, per status, van elk jaar inzien. Tevens is het mogelijk om ook een lijst van klanten op te vragen en via deze lijst direct de desbetreffende klant te bewerken. Ten slotte zijn er een aantal rapportages voorhanden ten behoeve van uw Reflex management. 85

86 Reserveringen zoeken Reserveringen die zijn gemaakt in de afgelopen week Kies voor: Reserveringen Nieuwe reserveringen Reserveringen die zijn gemaakt tussen 2 data (transactie datums) kunnen opgevraagd worden via het kopje Nieuwe reserveringen Vanuit dit scherm kunnen de reserveringen ook bewerkt worden door een regel te selecteren en klikken op Bewerk. Alle reserveringen zoeken Kies voor: Reserveringen Reserveringen zoeken Bepaal de zoekcriteria en klik op Zoeken. Zoeken kunt u bijvoorbeeld op Touroperator naam, Achternaam en/of Postcode. Een Reservering wordt gezocht op basis van Aankomst Vanaf tot Tot en met datum. 86

87 De gevonden reserveringen kunnen bekeken worden door op de > te klikken links van het reserveringsnummer. Om een reservering te bewerken, selecteert u deze en klikt u op Bewerk. De reserveringen kunt u vervolgens exporteren naar Excel. Klanten Kies voor: Reserveringen Klanten De gegevens van de klanten (huurders) die in het Reflex systeem zijn ingevoerd, vindt u terug onder Klanten. Klanten kan opgezocht worden op basis van Achternaam of Postcode. Selecteer een regel en klik op Bewerk om deze aan te passen/in te kijken. 87

88 88

89 Ook de Boekingshistorie van een klant is in te zien op de 2 de tabblad. Klantgegevens (meerdere regels) kunnen samengevoegd worden. Selecteer de regel die behouden moeten worden, en klik op Klantgegevens samenvoegen. 89

90 Vul bij Klant ID 2 de Id nummer in die samengevoegd moeten worden met klant id 1. Klik op Samenvoegen. Klant ID 2 wordt verwijderd en de boeking van Klant id 2 wordt toegevoegd aan Klant 1. 90

91 Dashboard Bij het inloggen krijgt men een Dashboard scherm te zien. De Dashboard vertoon de aankomst en vertrekken van vandaag en morgen en ook de huidige bezetting. Let op: deze scherm is alleen beschikbaar voor gebruikers die reserveringen mogen wijzigen en niet gekoppeld is aan specifieke objecten (geen eigenaren of beheerders dus) De huidige bezetting van gasten wordt getoond. Dat wordt berekend als volgt: 1. Alle reserveringen met aankomst eerder dan vandaag en/of vertrek in de toekomst, Aankomsten die ingecheckt zijn en Vertrekken die nog niet uitgechecked zijn. Alle gasten die dus op dit moment aanwezig is in het park. Door te klikken op Vandaag bij huidige bezetting, wordt ook de bijbehorende reserveringen getoond. Nieuwe reserveringen wordt in een grafiek getoond. De aankomst-, vertrek- en wissellijst rapportages voor vandaag kan direct geopend worden. Taken zoals reserveringen bewerken, betalingen, s versturen zijn mogelijk. 91

92 In- en uit checken van klanten Reserveringen krijg de check-in status Wachten op komst en kan bij aankomst van de klant omgezet worden naar Ingecheckt. Klik op het woord Wachten op komst om die reservering van vandaag die nog niet gearriveerd zijn in te zien. Onderstaande scherm wordt getoond. NB: Check-in status is niet het Status van de reservering (bijvoorbeeld, Goedgekeurd, Aanbetaling ontvangen, etc) maar het is alleen een indicatie die extra opgeslagen worden bij een reservering. Reserveringsregels die in rood getoond worden, zijn reserveringen waar nog openstaande betalingen voor zijn. 92

93 Selecteer 1 van de regels en klik op Bewerk. Klik op de Check-in knop De check-in status verander naar Ingecheckt en op Dashboard wordt de aantallen bijgewerkt. 93

94 Bij vertrek kan klanten uitgecheckt worden. Bij check out kan meerdere handelingen in 1 gedaan worden: -Check out status wijzigen -Status van de reservering wijzigen -Borg bedrag toevoegen -Betaling toevoegen 94

95 Alle reserveringen met een * zijn dag reserveringen (als het vinkje ook aan staat op de boekingsperiode). De vertrekdatum is dan ook aangepast een dag minder. 95

96 Voeg een betaling toe Vanuit de Dashboard kan betalingen voor bestaande reserveringen ingevuld worden. Vul de reserveringsnummer in en klik op <Enter>. De gegevens (openstaande bedrag) van het reservering wordt getoond - die bedrag is handmatig aanpasbaar. Klik op opslaan als het bedrag klopt. Vult vervolgens nog een reserveringsnummer in en <Enter>. Op die manier kan een reeks van betalingen ingevuld worden zonder om het reservering (via de Agenda) te openen. De status van de reservering kan ook tegelijkertijd aangepast worden. En de klant zou een kunnen krijgen vink Stuur bericht aan. 96

97 Reservering bewerken Vul een bestaande reserveringsnummer in en klik op Enter. Via deze nieuwe Bewerk scherm kan een reservering aangepast worden. 97

98 Borg op nul zetten Bewerk een reservering en klik op Check-out/Borg. Zet de borg bedrag terug naar 0. Verander de status van het reservering en stort ook een borg betaling terug. /Bevestiging naar klant Bewerk een reservering. Klik op Bevestiging om de PDF dokument te openen. Klik op bevestiging om direct een mail naar de klant te versturen. 98

99 Afhankelijk van de status van een reservering, taal van de klant en het objectgroep, wordt de bijbehorende sjabloon opgehaald en eerst in het scherm vertoond. Aanpassingen kan nog gedaan worden. Klik dan op verzenden. Reservering annuleren Zoek een reservering op, bewerk deze. In het Bewerk menu selecteer Reservering annuleren. 99

100 Indien een klant n bedrag moeten betalen voor de annulering, vul het bedrag in. Klik op Opslaan. PS: een reservering die tegen een foutieve bedrag is geannuleerd kan jij ten alle tijden weer annuleren en dan het juiste bedrag invullen. 100

101 Medereizigers toevoegen (Mede)reizigers kan toegevoegd worden aan de reservering. Let op dat deze medereizigers dan ook getoond worden op de PDF Bevestiging. Het is aan te raden om hiervoor een extra regel toe te voegen aan de Bevestiging Betalingsformule, bijvoorbeeld: PaymentText & chr(10) & "Medereizigers:" & chr(10) & "" 101

102 De Medereizigers wordt getoond tussen de PaymentTekst formule en de Ondertekening formule. Planbord (Agenda) Kies voor: Reserveringen Planbord De agenda kunt u raadplegen om in te zien wanneer accommodaties zijn verhuurd of beschikbaar zijn. 1 In het menu kiest u voor Planbord. 2 Daarin geeft u als zoek criteria op de objectgroep, datum en verhuurperiode. U kunt ook op categorieën en eigenschappen filteren zien Meer zoekopties. 3 Drukt u op Zoeken om een overzicht te krijgen. 102

103 Status van de reservering (kleur van het blok): Internet reservering/optie Goedgekeurd Aanbetaling ontvangen Volledig betaalde reservering Geblokkeerd: Periode bezet (Sluitingsdag) Zelf te definiëren status 1 Zelf te definiëren status 2 De grijze open blokken zijn beschikbaar voor de verhuur 103

104 Check in status (kleur van het rondje): blauw = uitgecheckt groen = ingecheckt grijs = nog niet ingecheckt (wacht op komst) Extra markeringen: geel sterretje = openstaande bedrag asterisk (*) = touroperator boeking onderstreept klantnaam = voorkeursboeking Reservering maken via de Planbord Kies voor: Planbord Selecteer objectgroep/criteria Zoeken Een reservering maken doet u via de agenda. In dit hoofdstuk wordt u uitgelegd hoe. Hoe kunt u een reservering maken: 1 Ga naar de groep agenda, menu agenda en selecteer de objectgroep en bijbehorende criteria die u zoekt. Druk vervolgens op zoeken. 2 Klik op 1 of meerdere blokken om n periode te reserveren (zie voorbeeld lichtblauw) 104

105 Klik op Nieuwe reservering Zien voor het maken van een reservering de uitleg bij Reservering maken Factuur afdrukken Per reservering (via Dashboard/Reservering bewerken) is het mogelijk om naast de Bevestiging en ook een Factuur te printen. Een Factuur kan ook los afgedrukt worden door bij de Factuur afdrukken scherm een nummer in te vullen en te klikken op Toon Rapportage. 105

106 De lay-out van het factuur is standaard De Factuurnummer is standaard gelijk aan het Reserveringsnummer, tenzij de Factuurnummer aangepast worden via reservering bewerk. 106

107 Rapportages Rapportages Kies voor: Rapportages Een aantal standaard rapportages is op te roepen binnen Reflex. Aankomstlijst Rapportage met reserveringen waarvan de aankomst datum (begindatum) tussen de geselecteerde begin- en einddatum liggen. Met de Mail merge export knop wordt een.csv bestand gegerenereerd die bijvoorbeeld gebruik kunnen worden om een eigen rapport voor aankomst te maken. Vertreklijst Rapportage met reserveringen waarvan de aankomst- en vertrekdatum (begin- en einddatum) tussen de geselecteerde begin- en einddatum liggen. Wissellijst 107

108 In deze rapportage wordt per objectgroep aangegeven welke items (aan de hand van toeslagen), met het aantal, geplaatst moeten worden en/of weggehaald. Dit gebeurt behalve de selectie op objectgroep ook op datum. Nachtregister Rapportage met reserveringen waarvan de geselecteerde datum na de aankomst- en voor de vertrekdatum liggen. Klanten overzicht Rapportage met klantgegevens waarvan de reserveringen vallen tussen de geselecteerde (geboekte) datums. Er kunnen gefilterd worden op een gedeelte van de klantnaam en taal. Transactiedatum rooster Gesorteerd op object worden in dit rapport weergegeven wat de huur en totale kosten zijn. Dit gaat eventueel op basis van de ingevoerde objectgroep en/of object. Toeslagen per dag Deze rapportage geeft per dag weer hoeveel aantal van de geselecteerd toeslag er geboekt zijn. Toeslagen per reservering Deze rapportage geeft weer bij welke object de selecteerde toeslag geboekt zijn voor die opgegeven periode. Accommodatie rooster Rapportage dat per object weergeeft welke klanten gereserveerd hebben. Tevens worden de kosten en kortingen in beeld gebracht. Ook de Sluitingsdagen/Periode Bezet van een object wordt getoond op dit rapportage. Object bezettingsgraad Rapportage dat over een bepaalde periode per weeknummer aangeeft wat de bezettingsgraad is. Dat wil zeggen het aantal dagen bezet tegenover het aantal dagen open. Daarbij worden totalen gegeven van de huur. 108

109 Reserveringslijst In deze rapportage worden per land de reserveringen getoond met het reserveringsnummer, object en klant en het aantal personen. Betalingsachterstanden Rapportage met de reserveringen en de contactpersonen die te laat hebben betaald. Klanten die volledig hebben betaald kunnen ook op deze lijst komen te staan, zij hebben echter alleen te laat betaald. Openstaande posten Rapportage met de reserveringen en de contactpersonen waarvan een debet of credit bedrag openstaat. Betalingen: Excel Rapportage met alle betalingen wat gedaan is op boekingen n periode Reserveringsdata: Excel Rapportage met de reserveringen data (contactpersoon, object, huurbedrag, kortingsbedragen) voor de opgegeven datums. Medereizigers: Excel Wanneer medereizigers vastgelegd worden, kan een rapportage gedraaid worden om de medereizigers informatie op te halen voor een verhuurperiode. Omzet reserveringsdatum Omzet behaald tussen 2 boekingsdatums Omzet transactiedatum Omzet behaald tussen 2 transactiedatums Omzet per object 109

110 Omzet behaald in de huidige jaar per categorie, per object. Met deze rapportage is het mogelijk om te zien welke object eerste geboekt moeten worden omdat zijn omzet de laagst is. Door het Fictieve huur per object in te vullen is deze calculatie te maken. Reserveringen per status Een nieuwe rapportage die reserveringen (in een periode) toont per status. Zien onderstaande voorbeeld ter inspiratie toon bijvoorbeeld alle reserveringen in status Optie. Naast de transactie datum wordt getoond hoeveel dagen geleden deze reservering is gemaakt. Korting per Reservering 110

111 Aanmaken nieuwe rapportages Kies voor: Rapportages Klik op 1 van de rapportages 1 Afhankelijk van de rapportage kunt u de selectie bepalen door middel van de datum vanaf en tot en met, de relatie, objectgroep en categorie. 2 Druk op Toon rapportage om het rapport te genereren. 111

112 Mogelijkheden voor afdrukken/tonen: Print button 1 U print nu alle pagina s Print button 2 U print de huidige pagina, ofwel de pagina die in beeld is. Tip: U kunt de gewenste pagina zoeken door gebruik te maken van de Page nummers. Het is mogelijk om ook voor een ander bestandsformaat kiezen. Wilt u een word export maken selecteer dan Rtf en voor Excel selecteert u Csv. Om het bestand te exporteren (of op te slaan) klikt u op de Opslaan button. Optie 1.: De rapportage wordt nu direct, zonder voorvertoning, opgeslagen. Optie 2.: De rapportage wordt nu eerst weergegeven waarna u kunt kiezen voor opslaan. Hoe krijg ik mijn bestand in Excel? 1 2 Selecteer de filter opties en klik op Toon Rapportage Uit het lijst met mogelijke bestanden, selecteer csv Slaan het bestand op als een.csv bestand 112

113 Open deze bestand met Excel. De bestand ziet er dan als volg uit. Selecteer kolom A en klik op tabblad Data en dan knop Text to Columns 113

114 114

115 Verander de Delimiter van Tab naar Comma en klik op Next of Finish. 115

116 De data wordt dan in Excel per kolom getoond. 116

117 Rapportage Omzet per object Kies voor: Rapportages Omzet per object Rapportage Toeslagen per reservering Kies voor: Rappportage Toeslagen per reservering De rapportage heeft naast een nieuwe Look ook nieuwe toevoegingen: 1) Filter per object 2) Rapportindeling groepeer de rapportage per reservering, object of toeslag. Default instelling: Compacte lijst, dus geen groepering. 117

118 Rapportage Touroperator Kies voor: Rapportage Touroperator reservering 118

119 Met behulp van het Touroperator reservering rapportage kunt u eenvoudig een overzicht per Touroperator, per periode aanmaken. De uitkomst geeft een overzicht van reserveringen die via de betreffende touroperator zijn verlopen in combinatie met het huurbedrag, kortingsbedrag en commissiebedrag dat daarbij is afgesproken. Bezettingsgraad rapportage De datum van het begin en einde van de week wordt getoond, de Netto bezetting en Netto Huur. Bezetting % = (reserveringsdagen + gesloten dagen)/ open dagen Netto bezetting % = reserveringsdagen / (open dagen gesloten dagen) Totaal huur = Som van alle huurbedragen Netto huur = Huur kortingen inclusief toeslagen 119

120 Openstaande posten rapportage Het rapport met Openstaande posten heeft de mogelijkheid om te kiezen voor de rapportindeling Vooraf te betalen. Het is handig wanneer alle reserveringen weergegeven worden waarvan de vooraf-te-betalen-kosten (denk aan huur en toeslagen) nog niet volledig zijn voldaan. De rapportindeling totale reserveringskosten geeft alle reserveringen weer waarvan zowel vooraf als ter plaatse kosten nog openstaan. Financiële Export rapportages Financiële Export (standaard) Zien onderstaande export mogelijkheden. Een.csv bestand voor het periode kunt geopend worden. 120

121 Eigenarenafrekening Financiële export Exact Voor Exact dient eerst de grootboeknummers, etc ingevuld te worden alvorens een export gedraaid kunnen worden. Financiele export - Datev Voor Datev wordt een vaste formaat export gemaakt. 121

122 Indien u te maken heeft met verschillende (huis)eigenaren met accommodaties dan biedt het reserveersysteem u diverse mogelijkheden voor het beheren en bewaken van het complete reserveerproces. In dit geval zijn de onderstaande stappen voor u van belang: a) Bepaal een passende rol voor de (huis)eigenaar b) Maak een eigenaar aan als gebruiker in Reflex en ken hem deze rol toe c) Koppel de eigenaar aan de juiste accommodatie(s)/objecten d) Definieer de reserveringssoorten voor uw scenario e) Maak rapportages (eigenaren controlelijst / reserveringen per soort) aan Dit onderwerp heeft een eigen handleiding (zie Help Info) 122

123 Touroperator Module Indien u gebruik maakt van de Touroperator functionaliteit kunt u vanaf heden gebruik maken van de onderstaande additionele mogelijkheden: -Opvoeren van de contactgegevens en commissie percentages -Wel of niet vertonen van het huurbedrag op de PDF-bevestiging richting klant -Rapportage Touroperator reserveringen aanmaken 1. Opvoeren contactgegevens en commissie percentages U kunt zelf nieuwe touroperators waarmee u geregeld zaken doet, toevoegen in Reflex. Per touroperator voert u de naam, adresgegevens en commissieafspraken in. Uiteraard kunt u ook bestaande gegevens bewerken of verwijderen. 2. Wel of niet vertonen van het huurbedrag op de PDF-bevestiging richting klant Het komt geregeld voor dat bij Touroperator Reserveringen de behoefte bestaat om de eindklant (bij aankomst op het park) niet meer te confronteren met het huurbedrag op de bevestiging. Vanaf heden bepaalt u zelf of u het huurbedrag wel of niet wilt vertonen op de PDF-bevestiging. Dit is per touroperator instelbaar. Indien u ervoor kiest om het huurbedrag niet op de bevestiging te vertonen (door deze niet aan te vinken), dan worden alleen de toeslagen & extra s op de bevestiging weergegeven. 123

124 Toelichting: De toeslagen worden bij een Touroperator Reservering vaak bij aankomst op het park voldaan door de eindklant. Bij het maken van een reservering wordt gekozen of de reservering gemaakt is door/voor een Touroperator. 124

125 Voorkeursboekingen De voorkeursboeking functionaliteit is een onderdeel van de Reflex Advanced module. Een voorkeursboeking is een reservering voor een specifieke accommodatie die zowel via de Publieke Module als via de Beheermodule aangemaakt kan worden. Uw klant is hierdoor verzekerd om zijn/ haar vakantie binnen deze accommodatie door te brengen. Als verhuurder kunt hiervoor aanvullende kosten in rekening brengen. Om voorkeursboekingen op de juiste wijze te gebruiken dient wel rekening gehouden te worden met een aantal voorwaarden: 1. Voorkeursboekingen functionaliteit (binnen Reflex Advanced) dient aan te staan. [Indien u geen Advanced module heeft, kunt u wel van voorkeursboekingen gebruik maken in de Admin module, maar dan zonder de automatische voorkeurstoeslag.] 2. De objectcode van een object dient gevuld te zijn. Zie onderstaand voorbeeld: 125

126 Via de Objectcode kan uw klant een specifieke accommodatie (op huisnummer) selecteren via uw website (Publieke Module), als hij/zij specifiek de accommodatie met het nummer 003 zou willen reserveren bijvoorbeeld. Via de public is het nu ook mogelijk om een Plattegrond te vertonen. De Plattegrond is een plaatje/afbeelding (.jpg formaat) die de ServiceDesk voor u kan uploaden naar de public module. 3. Een toeslag van type Voorkeursboeking kan aangemaakt worden bij Toeslagen. In het veld Optie is een extra selectie genaamd: Voorkeursboeking. Selecteer deze als het om een Voorkeursboeking toeslag gaan. Uiteraard bepaalt u zelf het tarief Toeslag aanmaken ten behoeve van de voorkeursboeking Kies voor: Objectbeheer Toeslagen Kies bij optie voor Voorkeursboeking. Bij het maken van een nieuwe reservering kan het Voorkeursboeking vinkje aangezet worden. Automatisch wordt dan de toeslag van type Voorkeursboeking toegevoegd aan deze nieuwe reservering. 126

127 In de Publieke Module (Uw website) ziet de Voorkeursboeking er dan als volg uit: De klant selecteert uit een dropdown lijstje zijn voorkeursaccommodatie. In het prijsoverzicht wordt hierdoor automatisch de Voorkeurstoeslag aan de reservering toegevoegd: 127

128 In de Agenda van de beheermodule wordt de voorkeursboeking in de Agenda vertoond met een onderstreping van de klantnaam. Hierdoor weet u met een blik op de agenda precies om wat voor een soort reservering het gaat. * De klant Assema heeft dus een voorkeursboeking gemaakt! En bij het openen van de reservering staat het Voorkeursboeking vinkje aan: 128

129 CRM export Een extra module is beschikbaar voor het maken van een CRM export. Gegevens van klanten die geboekt hebben binnen de opgegeven transactiedatums kan naar excel geexporteerd worden. Bij interesse, graag contact opnemen met Sales. 129

130 Online Reserveringsmodule (Public) Reflex kan op eenvoudige wijze worden uitgebreid met een koppeling naar een online boekingsmodule (Public). Voor de Public is een uitgebreide handleiding beschikbaar. Om gebruik te maken van de Public (online boeken) dient u eerst bepaalde zaken te configureren. U kunt op verschillende manieren de Public configureren : Via de Agenda Publieke agenda Keuze Instellingen (Snelkoppeling naar Instellingen Relaties Keuze Publieke tekst (wijzigen publieke tekst en leeftijdscategorie) Of Via Instellingen Relaties Keuze Internet URL s Keuze Internet Kleuren Keuze Internet instellingen 130

131 Stap 01: Configureren van de Public (online boekingsmodule) Kies voor: Instellingen Relaties Internet URL s Onder het tabje Internet URL s kunt u zelf instellen in welke taal u uw klanten wilt laten boeken en hoe u de objecten wilt weergeven (per objectgroep, categorie of enkel alleen een object) Het systeem genereert automatisch de softwarecode voor in uw eigen website. 131

132 Stap 02: Instellen kleuren Public (online boekingsmodule) Kies voor: Instellingen Relaties Internet Kleuren (1) & (2) Onder de tabbladen Internet Kleuren (1) & Internet Kleuren (2) kunt u de online boekingsmodule (Public) in eigen huiskleuren samenstellen. 132

133 Stap 03: Instellen tonen objecten & voorkeuren (online boekingsmodule) Kies voor: Instellingen Relaties Internet instellingen Onder dit tabblad kunt u aangeven hoe u de objecten wilt tonen en of u de kenmerken (faciliteiten) wilt gebruiken. Onder optionele invoervelden kunt u extra zaken toevoegen aan het boekingsproces. 133

134 Booking.com koppeling Een koppeling met Booking.com is mogelijk. Voor meer informatie hoe om deze tot stand te brengen, neemt contact op met Sales. NB: er zijn extra kosten verbonden aan deze module. Wanneer de koppeling is gerealiseerd, kunt men de verloop van transacties bekijken/monitoren via Geavanceerd, Booking.com log. In het omschrijving wordt aangegeven wat er is gebeurt. De rode regels dient men actie op te ondernemen. 134