Online Boekingsmodule (Public)

Transcriptie

1 Online Boekingsmodule (Public)

2 Inhoud Inhoud... 2 Doel van dit document... 3 Handige begrippen om te weten... 3 Hoe de public eruit ziet en functioneert... 4 Beschikbaarheidselectie... 4 Groepering van objecten... 8 Filter opties (Eigenschappen)...15 Reservering maken...15 Kortingen...16 Extra bij te boeken (toeslagen)...16 Borg...17 Klantgegevens invullen...18 Reservering vastleggen...20 Integratie in website De boekingsmodule integreren...24 Een voorbeeld van een IFRAME met de url naar de boekingsmodule...24

3 Doel van dit document De publieke boekingsmodule is voor u in te bouwen in uw eigen website. Klanten kunnen via deze module reserveringen plaatsen tegen de juiste prijzen en met de juiste beschikbaarheid. In dit document wordt de module uitgelegd en ook hoe de integratie met uw bestaande website in zijn werking gaat. Handige begrippen om te weten Object: De reserveerbare faciliteiten, te boeken door het reserveringssysteem. Locatie/Objectgroep: Kan een fysieke plaats zijn of kan een naam van een groep van objecten weergeven. Categorie: De categorie geeft de verschillen aan tussen de objecten. Voorbeelden van categorieën zijn een vakantiehuis, appartement of boot. In de public site voor de klanten kunnen zij hieruit selecteren om de objecten te filteren. Hieronder een voorbeeld uit een public site met categorieën. Eigenschap: Een eigenschap is datgene wat je aan een object toekent, bijvoorbeeld een open haard of zwembad. De eigenschappen zijn door de klanten te selecteren om objecten te filteren in de public site, bijvoorbeeld het volgende scherm. Eigenschap soort: Geeft aan onder welke soort een eigenschap valt, bijvoorbeeld de eigenschap wasmachine kan onder de soort voorzieningen vallen. Een ander voorbeeld voor eigenschap soort is ligging met de eigenschap aan zee.

4 Tarief: Per object wordt het tarief ingesteld, de kosten voor verhuur. Dit tarief geldt voor een bepaalde periode met een begin- en einddatum. Hoe de public eruit ziet en functioneert Voorbeeld public link: g%3d&languageid=1 NB: Bovenstaande is een test omgeving. Beschikbaarheidselectie De klant dient een selectie te maken uit de volgende keuzemogelijkheden voordat er beschikbaarheid getoond kan worden: 1. Locatie/Objectgroep (optioneel, afhankelijk van tabblad Publieke instellingen) 2. Verblijfstype type huis/object 3. Verblijfsduur Week/weekend/etc.

5 4. Begindatum van verblijf OF 5. Speciale periode OF 6. Verblijfsduur, Begindatum en Uw specifieke accommodatie 1. Locatie Locatie (of wel Objectgroep) is de eerste selectie die gemaakt wordt voor de Public. Locatie/Objectgroep: Indien u meerdere parken of fysieke locaties wilt bijhouden, kan dat door meerdere Objectgroepen (of Locaties) aan te maken. Bij de Public dient men dan eerst een keuze uit locaties te maken. Wat ook mogelijk is, is om de Public applicatie te openen voor 1 specifieke objectgroep. Bij het Publieke instellingen, URL tabblad, wordt er dan een keuze gemaakt uit 1 van die groepen en de link wat gegenereerd worden, is dan de Public link die men kan gebruiken voor dat park alleen. Indien men geen meerdere locaties heeft, kan de Locatie lijst ook niet getoond worden. Zie Public instellingen, Instellingen tabblad. Bij Toon objectgroep kan deze uitgevinkt worden en hoef de klant geen selectie te maken bij Locatie omdat er maar 1 mogelijkheid bestaat.

6 2. Verblijfstype Verblijfstype is het type huisjes/objecten waar het systeem onderscheid in moet maken. Verblijfstype kan gebruikt worden om onderscheid te maken in uiterlijke kenmerken van n object of de tariefstructuur van de objecten. Bij default moet er minimaal 1 verblijfstype aangemaakt worden. 3. Verblijfsduur De getoonde verblijfsduren lijst zijn de periodes die aangemaakt zijn (door u als klant) in het systeem. U kiest zelf welke periodes (boekingsperiodes) er in het systeem van toepassing zijn. De duur en aankomst dag van deze periodes kan ook ingesteld worden. Per object (huis) worden er vervolgens tarieven aangemaakt voor een periode. Wanneer een verblijfsduur gekozen wordt (in combinatie met een datum) gaat het systeem opzoek naar objecten die tarieven heeft voor die periode waarvoor gekozen is. 4. Begindatum Zodra de verblijfsduur is gekozen, vertoond de applicatie de eerste mogelijk datum van de type periode (bijvoorbeeld hier van n Week)

7 Wanneer een periode (bijvoorbeeld n Week) de mogelijkheid biedt om meerdere objecten van dezelfde soort te boeken, wordt er een lijst met aantal getoond voor de verblijfsduur. Het minimum en maximum aantal van dit lijstje is zelf in te stellen in het systeem (bij de boekingsperiode). Selecteer uit de lijst van maanden het jaar en de maand waarin de beschikbaarheid gezocht moet worden.

8 Selecteer vervolgens de gewenste begindatum van de boeking. Nu wordt de beschikbaarheid van de objecten opgehaald en op het scherm vertoond. Groepering van objecten Op basis van de publieke naam worden de objecten die in beeld komen gegroepeerd. Wanneer u meerdere objecten dezelfde publieke naam geeft, dan komen deze ook eenmaal in de lijst voor. Bijvoorbeeld, wanneer u 2 objecten de publieke naam A4 + bedstee geeft dan ziet u deze in de lijst ook maar 1 keer (zie Instellingen, aantal objecten zichtbaar). In de Administratie help file kunt u lezen hoe u de publieke naam kunt aanpassen van objecten. De sortering van objecten gebeurt ook op basis van deze publieke naam. Per huis/object wordt getoond of die gekozen datum beschikbaar is. Alternatieven periodes de periode direct voor de gekozen datum en de periode direct na de gekozen datum wordt getoond in de 2 regels beneden de gekozen periode. Als een periode beschikbaar is verschijnt er een link met Boek nu achter de regel. Anders wordt er getoond Niet beschikbaar

9 Speciale aanbiedingen wordt getoond in de public door bij Tarieven in de admin het Speciale aanbieding vinkje aan te zet en een Orginele prijs in te voeren. Klik hier voor een kalenderoverzicht toont in het scherm de beschikbaarheid per maand van het getoonde object. Rood = niet meer beschikbaar, Groen = nog wel beschikbaar. Deze kalender is alleen om in te kijken een selectie maken hier is niet mogelijk. De klant dient via de Zoek & Boek zijn datums aan te passen om vervolgens de beschikbaarheid te tonen hij op dat moment wenst.

10 Per object is het mogelijk om een aantal gegevens in te vullen zoals Afbeeldingen en Beschrijvingen. Er zijn 8 afbeeldingen per object mogelijk. Afbeelding nummer 1 wordt getoond op de beschikbaarheidpagina. Een Korte beschrijving per object is mogelijk. Dat is een kort en bondige beschrijving over het object. Zie beneden Apart huisje,. Deze beschrijving wordt ook getoond op de Bevestiging die naar de klant verstuurd worden. Een lange omschrijving en omschrijving van het omgeving wordt getoond zodra er op Meer informatie geklik wordt. Hier worden ook alle afbeeldingen van het object getoond.

11

12 Fotos, Omschrijving en Omgeving kan per object toegevoegd worden aan het systeem. Alternatief is het ook mogelijk om een eigen URL per object op te geven. Wanneer men dan op Meer informatie klikt wordt dan link getoond ipv de Fotos, Omschrijving en Omgeving die is ingevuld per object.

13 Bij Geen beschikbaarheid van een van de periodes, wordt het bericht Geen beschikbaarheid? Klik hier getoond. Vervolgens krijg men een korte tekst te zien wat ze moeten veranderen of bij vragen contact kan opnemen met de receptie/verhuurder.. Deze tekst is in te stellen (door u als klant) via Publieke tekst. 5. Uw specifieke accommodatie Een specifieke huis kan gekozen worden in een opgegeven periode. Dat heet n Voorkeursboeking. Eerst dient u de periode (verblijfsduur + begindatum) te kiezen. De beschikbare huisnummers (of codes) worden dan getoond bij Uw specifieke accommodatie. Een klant selecteert dan n specifieke huisnummer uit een lijstje. Zijn reservering wordt opgeslagen met een kenmerk zodat in de backoffice herkend zal worden als een voorkeursboeking.

14 Het is ook mogelijk om een plaatje/afbeelding te uploaden naar de public zodat men bij Bekijk plattegrond een plattegrond van het park kan bekijken. Zo kan men zien waar de genoemde huizen zicht bevinden.

15 Filter opties (Eigenschappen) De getoonde beschikbare objecten zijn verder te filteren door een selectie van eigenschappen te maken. Eigenschappen zijn zaken als aantal slaapkamers 1. Eigenschappen kan opgedeelt worden in groepen/soorten zien bijvoorbeeld Aantal slaapkamers of Ligging of Faciliteiten. Eigenschappen en soorten worden door u als klant aangemaakt in het systeem en wordt per object toegekend. Reservering maken Selecteer een object (huisje) en periode door te klikken op de link Boek nu

16 In scherm 2 wordt het gekozen object, periode en prijsoverzicht getoond. In dit scherm kan het reisgezelschap opgegeven worden. Er bestaan 4 vaste categorieen: Volwassen, Kinderen 6-12, kinderen 2-6 en Baby. De benoeming van deze catergorieen kan in de Admin aangepast worden. Bijvoorbeeld Kinderen 6-12 kan veranderd worden naar Kinderen Groot. Zien hiervoor Publieke Teksten, Leeftijdscategorieen. Kortingen Per boeking kan er maximaal 2 kortingen opgegeven worden. In het publieke instellingen is het ook mogelijk om aan te geven of men 0, 1 of 2 kortingen wil laten zien in de public. Kortingen worden automatisch berekend en getoond onder Prijs Overzicht (Zie voorbeeld Korting: Lastminute) Overige kortingen die klanten zelf mogen selecteren, zijn aan te vinken bij Korting. Vink Korting aan en in het lijst worden dan de beschikbare kortingen voor dit object getoond. Extra bij te boeken (toeslagen) Toeslagen die verplicht zijn, worden automatisch uitgerekend en getoond onder het kopje Prijs Overzicht. Toeslagen waaruit klanten kunnen kiezen (denk aan handdoekpakket, etc) kan geselecteerd worden bij Extra bij te boeken. Toeslagen waarvoor de klant niet hoef te betalen, zijn inclusieve toeslagen. Die wordt getoond onder het kopje Inclusief.

17 Borg De Borg bedrag kan op verschillende manieren in het systeem ingevoerd worden. 1. Per object kan een Borg bedrag opgegeven worden. Deze Borg bedrag wordt dan altijd bij het totaal bedrag van de reservering geteld. Zie bovenstaande voorbeeld. Ook wordt het aanbetalingbedrag dan berekend over de Borg. 2. Als er geen borg bedrag is ingevuld per object, wordt er geen Borg bedrag getoond. 3. Wanneer de Totale kosten zonder borg berekend moeten worden, kan per Locatie/Objectgroep ingesteld worden dat het kosten bedrag exclusief Borg moeten zijn. Dat geld dan voor alle objecten van dat Objectgroep.

18 Klantgegevens invullen

19 Een aantal velden zijn (standaard) verplicht om te vullen in de public. Dat wordt aangegeven met een sterretje naast het veld. De velden IBAN en BIC en Identiteitsbewijs kan wel of niet op de public getoond worden. Zie Publieke Instellingen voor het aan of uitzetten van IBAN en BIC: Toon invoervelden IBAN en BIC Het Identiteitsbewijs veld kan ingesteld worden in het systeem. Men kan een aantal Identiteitsbewijzen zelf definiëren. Let op: een klant kan maar 1 van deze selecteren voor legitimatie. Hij/zij kan dus OF n BSN nummer OF een paspoort nummer (bijvoorbeeld) invullen niet allebei. Hoe heeft u ons gevonden? is ook aan of uit te zetten - Zie Publieke Instellingen: Toon bronvermelding. De Bronvermeldingen lijst zijn aan te maken in het systeem. Medereizigers Als er gekozen is om Medereizigers ook vast te leggen bij een reservering, verschijnt er onder aan de contactdetails 1 of meerdere regels voor de gegevens van de medereizigers. Het aantal regels is afhankelijk van het aantal opgegeven personen De hoofdboeker dient altijd vastgelegd te worden Voorkeur op regel 1. Voor medereizigers is het mogelijk om Voornaam, Achternaam, Geboortedatum en een Opmerking vast te leggen. Deze gegevens wordt bij de reservering opgeslagen. LET OP: alleen de gegevens van de hoofdboeker worden in het klanten bestand opgeslagen, niet die van de medereizigers. Deze worden per reservering opgeslagen. Algemene voorwaaden De Algemene voorwaarden van het park kan gekoppeld worden aan de Public. Dit wordt gedaan door een PDF te uploaden naar onze server. U levert uw algemene voorwaarden aan in een PDF formaat, en vervolgens zetten wij deze voor u klaar in het systeem Een klant dient te klikken op ik ga akkoord alvorens de button Reservering vastleggen aanklikbaar wordt.

20 Een Controle scherm wordt getoond. De klant dient deze te Bevestigen. Reservering vastleggen De klant krijg een bericht dat zijn reservering is opgeslagen. De tekst is aanpasbaar en op te geven via Publieke Tekst, in de Admin applicatie.

21 Wanneer de tekst velden leeg zijn wordt een default melding vertoond in de public. Anders wordt de tekst die hier ingetypt is vertoond. De reservering is bij deze opgeslagen en kan in uw pakket teruggezien worden als status Internet reservering In de Agenda (van het administratie module) worden de cellen geel van kleur met de naam van de contactpersoon die de reservering heeft gemaakt. Via Overzicht Totaal kunnen de reserveringen ook teruggezien worden onder de status Internet Reservering Bevestiging naar klant Per krijg de klant een bevestiging van de reservering en (afhankelijk of die optie aanstaat) een aangehechte Bevestiging /huurnota (PDF) document In de e- mail worden de minimale reserveringsgegevens getoond. De volledige inhoud van de reservering is te zien in de Bevestiging.

22 Bijvoorbeeld:

23 Bevestiging: De bevestiging heeft een standaard opbouw ( look- and- feel ). Sommige veld namen (bijvoorbeeld Reserveringsnummer) kunnen aangepast worden qua tekst, maar de plaatsen waar de velden staan zijn vast. Teksten zoals Hartelijk dank voor u reservering en Vriendelijk verzoeken wij zijn aan te passen. De betalingstekst welke getoond wordt op de bevestiging heeft 3 stadia Aanbetaling, Restant en Volledige betaling Indien een logo is opgevoerd voor een Locatie/Objectgroep, wordt dat rechts bovenaan in het Bevestigings document getoond.

24 Integratie in website De boekingsmodule integreren De publieke boekingsmodule kan geïntegreerd worden in uw bestaande website. Via een zogenaamde IFRAME kan deze ingepast worden. In de HTML IFRAME tag wordt de url geplaatst naar de boekingsmodule. Een voorbeeld van een IFRAME met de url naar de boekingsmodule <iframe scrolling="no" height="600px" width="100%" frameborder="0" allowtransparency="true" src=" website link>" ></iframe> Zien ook in de eerste tabblad van Publieke instellingen (Agenda/Publieke instellingen, tabblad 1) een voorbeeld van n Iframe formule. Over de html IFRAME width = wijdte van scherm height = hoogte van scherm src = uw Reflex publieke website link allowtransparency= wanneer deze op true staat wordt de achtergrond kleur van de eigen website vertoond als achtergrond kleur van de Reflex public Uw website link (voor veld src) is te vinden in de Admin module onder Agenda, Publieke instellingen. Er zijn meerdere varianten mogelijk. De public link kan vertoond worden voor Alle objecten, of voor een bepaalde locatie of voor een enkel object. Knip en plak de juiste URL als src gedeelte in de Iframe formule. De public is ook per taal op te vragen. Selecteer de juiste taal. De 3 varianten van de public links worden vervolgens aangepast. Selecteer dan de juiste en vul in bij de src gedeelte van het Iframe.

25 Instellingen die mogelijk zijn op de public

26 Toon objectgroep: vertoon wel of niet de Objectgroep(Locatie) bij Zoeken en Boeken. Toon voorkeuren: vertoon wel of niet de lijst met eigenschappen. Toon bronvermelding: de klant kan dan kiezen uit een bronvermelding. De bronvermeldingen moet via de Admin ingevuld worden Zie Instellingen/Bronvermelding. Aantal objecten zichtbaar: het publiek groepeert de objecten volgens naam veld Naam van u object. Als er bij deze naam geen nummer wordt ingevuld, worden meerdere huizen van hetzelfde type dus als 1 groep gezien. En wordt er maar 1 (of het opgegeven aantal) vertoond op het publiek. Zo voorkomt men dat er bijvoorbeeld alle 100 van hetzelfde type huis getoond worden in de publiek. Aantal kortingen zichtbaar: Per reservering kunnen er 2 kortingen toegevoegd worden (indien kortingen bestaan in het systeem). Hier kan aangegeven worden hoeveel kortingen (max. 2) klanten per reservering kunnen toevoegen. Toon bankgegevens: de bankrekening veld wordt getoond op het klantgegevens scherm en de klant is verplicht om deze in te vullen. [NB: een toekomstige functie die nog gebouwd moeten worden] Toon legitimatie op de public: Via Instellingen/Identiteitsbewijzen kan een aantal legitimatie soorten aangemaakt worden denk aan BSN, paspoort nummer, etc. Deze legitimatie velden kan je

27 wel of niet via de public vertonen. Staat de public vinkje aan, wordt er een lijst met Legitimatie velden vertoond. Hieruit kan men 1 selecteren en in de veld ernaast de legitimatie nummer invullen. Kleurinstellingen die mogelijk is op de public Voor kleurcodes, zien ook : color- codes.info/html- Kleurcodes/