Getting Started. Leer over de Reflex Publieke Boekingsmodule

Transcriptie

1 Getting Started Leer over de Reflex Publieke Boekingsmodule

2 Inhoud Inhoud... 2 Welkom bij Reflex... 3 Doel van dit document... 3 Over dit document... 4 Over Reflex... 5 Enkele kenmerken van Reflex... 5 Reflex en uw klanten... 6 Handige begrippen om te weten... 7 Voor meer Informatie... 8 Zoeken en boeken in Reflex... 9 Wat u zal leren... 9 Zoeken naar objecten Voorkeuren Groepering van objecten Tarieven Toeslagen Kortingen Een faciliteit boeken Status van de nieuwe reservering Integratie in website De boekingsmodule integreren Een voorbeeld van een IFRAME met de url naar de Reflex boekingsmodule Kleurstelling van de publieke module Instellingen

3 Welkom bij Reflex voorwoord Doel van dit document De publieke boekingsmodule is voor de eindgebruikers als onderdeel in te bouwen in uw website. Klanten kunnen via deze module reserveringen plaatsen tegen de juiste prijzen en met de juiste beschikbaarheid. In dit document wordt de module uitgelegd en ook hoe de integratie met uw bestaande website in zijn werking gaat. 3

4 Over dit document In dit document wordt stap voor stap aangeven hoe de klant objecten zoekt en reserveert. Mocht u besluiten om Reflex te gebruiken voor het bijhouden van uw eigen reserveringen verwijzen wij naar Getting Started Reflex Administratie en voor de huiseigenaren verwijzen wij graag naar de Getting Started Publieke Huiseigenaar. 4

5 Over Reflex Samen met onze relaties in de recreatiebranche zijn wij er in geslaagd een reserveringssysteem te ontwikkelen dat zeer veel functionaliteit biedt en toch heel eenvoudig is in gebruik. Enkele kenmerken van Reflex Volledig webbased Uw administratie is direct klaar voor gebruik, er is geen installatie nodig. Reflex is volledig webbased. U heeft geen last van systeembeheer, back-ups en onderhoud. Het enige dat u nodig heeft is een internetverbinding. Koppelingen met belangrijkste touroperators Reflex kan worden gekoppeld aan de systemen van uw touroperator waardoor deze en u altijd inzicht hebt in de juiste actuele beschikbaarheid. Eenvoudig in gebruik Ondanks de uitgebreide functionaliteit is Reflex erg gebruikersvriendelijk. Als u kunt werken met Word en Excel is Reflex geen probleem. Meertalig Bij het inloggen kiest u de taal die u wilt gebruiken. Groeipad. U kunt starten met de toepassingen van Reflex voor het garanderen van actuele beschikbaarheid en prijzen. Maar als u Reflex wilt gebruiken voor uw eigen reserveringsadministratie geeft u dat aan ons door en zullen wij een inlog toesturen waarbij tegen een vergoeding gebruik kunt maken van een compleet en modern reserveringssysteem. En wilt u ook dat uw klanten boeken via uw eigen website? Dat is met Reflex geen probleem, wij zorgen ervoor dat wij een boekingsmodule koppelen aan uw eigen website met dezelfde look and feel. 5

6 Reflex en uw klanten 6

7 Handige begrippen om te weten Object: De reserveerbare faciliteiten, te boeken door het reserveringssysteem. Locatie: Kan een fysieke plaats zijn of kan een naam van een groep van objecten weergeven. Categorie: De categorie geeft de verschillen aan tussen de objecten. Voorbeelden van categorieën zijn een vakantiehuis, appartement of boot. In de public site voor de klanten kunnen zij hieruit selecteren om de objecten te filteren. Hieronder een voorbeeld uit een public site met categorieën. Categoriesoort: Geeft aan onder welke soort een categorie valt, bijvoorbeeld een categorie vakantiehuis valt onder de soort huizen. Andere voorbeelden zijn boten of groepsverblijven. In de public site voor de klanten kunnen zij hieruit selecteren. Hieronder een voorbeeld uit een public site met categoriesoorten. Eigenschap: Een eigenschap is datgene wat je aan een object toekent, bijvoorbeeld een open haard of zwembad. De eigenschappen zijn door de klanten te selecteren om objecten te filteren in de public site, bijvoorbeeld het volgende scherm. 7

8 Eigenschap soort: Geeft aan onder welke soort een eigenschap valt, bijvoorbeeld de eigenschap wasmachine kan onder de soort voorzieningen vallen. Een ander voorbeeld voor eigenschap soort is ligging met de eigenschap aan zee. Tarief: Per object wordt het tarief ingesteld, de kosten voor verhuur. Dit tarief geldt voor een bepaalde periode met een begin- en einddatum. Voor meer Informatie Reflex support: Elementool: Getting started voor Reserveringsadministratie: Getting started voor Eigen boekingssite: 8

9 Zoeken en boeken in Reflex 1 Deze handleiding legt u uit hoe makkelijk het zoeken en boeken in Reflex gaat Wat u zal leren In deze getting started handleiding leren wij u de volgende zaken: Objecten zoeken Filteren op eigenschappen Objecten in details bekijken Reservering maken Integratie in website 9

10 Zoeken naar objecten In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe de gebruiker kunt zoeken naar objecten. De gebruiker kunt kiezen uit een locatie, categorie en datum. Vervolgens kan er gefilterd worden op eigenschappen die bij de objecten horen. Direct een overzicht van de aantallen van reserveerbare objecten Op basis van de criteria die gesteld worden, wordt direct inzichtelijk hoeveel objecten er te boeken zijn. De aantallen zijn tussen haakjes weergegeven bij de objecten en eigenschappen. Om objecten te zoeken: 1 Linksboven ziet u een kader zoek & boek. In dit kader selecteert men de criteria voor de locatie, categorie en periode. 2 Onder het kader met de selectie criteria kunt u kiezen uit de voorkeuren. Vink de voorkeuren aan of uit naar keuze. Lees verder hierover onder het kopje Voorkeuren. 10

11 3 Bij elke wijziging in de criteria vindt u aan de rechterzijde direct een opsomming van de resultaten die het meest dicht bij de keuze liggen. LET OP: een type verblijf, verblijfsduur en begin datum moet geselecteerd worden voordat de beschikbaarheid vertoond worden. 4 De beschrijving in die in scherm vertoond worden naast het afbeelding, is de gegevens die bij het object is vastgelegd in de veld: Korte beschrijving. 11

12 5 Druk op meer informatie. U krijgt dan gedetailleerde informatie over de faciliteit. De gegevens die hier vertoond worden is wat per object is vastgelegd in de tabblad: Beschrijving object. 6 Door het klikken op de foto wordt deze vergroot weergeven. Er kunnen ook meerdere foto s op deze pagina weergegeven worden. De afbeeldingen is per object in te voeren zien tabblad Afbeeldingen. Ook de volgorde van de afbeeldingen kan aangegeven worden. En maximum van 8 afbeeldingen is toe te voegen. 7 Sluit ten slotte het huidige scherm van het detail scherm. 12

13 Voorkeuren De lijst met voorkeuren waaruit gekozen kunnen worden wordt bepaald door de eigenschappen die ingevoerd zijn voor een object. Alleen de eigenschappen die bij de selectie horen, zoals locatie, categorie e.d. kunnen geselecteerd worden. Wilt u meer weten over hoe de eigenschappen worden toegevoegd en toegekend aan de objecten dan kunt u dit vinden in de Getting Started Reflex Administratie. Groepering van objecten Op basis van de publieke naam worden de objecten die in beeld komen gegroepeerd. Wanneer u meerdere objecten hetzelfde publieke naam geeft, dan komt deze ook eenmaal in de lijst voor. Bijvoorbeeld, wanneer u 2 objecten de publieke naam A4 + bedstee geeft dan ziet u deze ook in de lijst maar een keer (zien Instellingen, aantal objecten zichtbaar). In de Getting Started Reflex Administratie kunt u lezen hoe u de publieke naam kunt aanpassen van objecten. De sortering van de objecten gebeurt ook op basis van deze publieke naam. Tarieven De tarieven die in de publieke module getoond worden komen overeen met wat in de Reflex Administratie module is ingevoerd, maar dan alleen de tarieven waarbij het vinkje aan staat. 13

14 Toeslagen Behalve de huurprijs vindt u ook de toeslagen terug die per object zijn ingesteld in de Reflex Administratie module. Als een toeslag binnen de verhuurperiode valt en ook is geactiveerd, dan is deze terug te vinden in het prijsoverzicht bij de boeking. Handmatig kan er nog toeslagen toegevoegd worden aan een boeking. Zien veld Extra bij de boeken onder de Kortingen rubriek. Kortingen Wanneer er kortingen in het systeem zijn aangemaakt, en deze is gekoppeld aan een of meerdere objecten, en ze zijn voor het publiek boekbaar, verschijnt ze op het boekingscherm. Selecteer de Korting vinkje (links) een vervolgens komt een lijst met kortingen te voorschijn. Een korting uit de lijst wordt geselecteerd. Ze worden vervolgens rechts op het scherm als een negatief bedrag vertoond. Er kunnen maximaal 2 kortingen per boeking opgegeven worden. Een faciliteit boeken Om een object te boeken: 14

15 1 Klik op boek nu van de gewenste faciliteit naast de juiste aankomst/vertrek tijd. 2 Onder samenstelling reisgezelschap vult u de het aantal personen die mee gaan. Deze zijn gecategoriseerd op leeftijd. 3 Aan de rechterzijde is een opsomming van de periode te zien en het prijzen overzicht met de totale kosten. Links kan nog gekozen worden uit Extra s (Toeslagen) en Kortingen indien dat geactiveerd is. 15

16 4 Druk op naar persoonsgegevens, dan komt u op de pagina waar de persoonlijke gegevens ingevoerd moeten worden. 5 Als er gekozen is om Medereizigers ook vast te leggen bij een reservering, verschijnt er onder aan de contactdetails 1 of meerdere regels voor de medereizigers gegevens. Indien uw medereizigers ook wilt vastleggen, vraag dat aan via Elementool. Aan de hand van de opgegeven aantal personen, verschijnt er die aantal regels voor de medereizigers. De hoofdboeker dient ook vastgelegd te worden verkieselijk op regel 1. 6 Alle relevante gegevens moeten worden ingevuld zoals naam, adres, telefoon en adres. Pas bij het akkoord gaan op de Algemene voorwaarden, wordt de Reservering vastleggen knop beschikbaar om op te klikken. 16

17 De Algemene voorwaarden wordt in een.pdf document geopend. Via Elementool kan de algemene voorwaarden aangeleverd worden en deze kunnen we namens uw op de public inladen. 7 Ten slotte moet u akkoord gaan met de algemene voorwaarden om de reservering definitief vast te leggen. De tekst die vertoond worden op de laatste pagina is in te stellen via de Admin module. Ga naar de Agenda scherm, Publieke tekst. Per taal is de tekst in te stellen. 17

18 Wanneer de tekst velden leeg zijn wordt een default melding vertoond in de public. Anders wordt de tekst die hier ingetypt zijn vertoond. 8 Ten slotte wordt na het drukken op de reservering vastleggen knop een bevestigingstekst weergegeven. Status van de nieuwe reservering Nadat de reservering door de gebruiker is voltooid, is de reservering terug te vinden in de administratie module. De reservering zal de status Internet reservering meekrijgen. In de Agenda worden de cellen geel van kleur met de naam van de contactpersoon die de reservering heeft gemaakt. Via Overzicht Totaal kunnen de reserveringen ook teruggezien worden onder status Internet Reservering. 18

19 Integratie in website 2 De boekingsmodule integreren Hebt u een eigen website waarin u de Reflex boekingsmodule wilt integreren dan wordt in dit hoofdstuk uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat. De publieke boekingsmodule zoals hier beschreven kan geïntegreerd worden in uw bestaande website. Via een zogenaamde IFRAME kan deze ingepast worden. In de html IFRAME tag wordt de url geplaatst naar de Reflex boekingsmodule. Een voorbeeld van een IFRAME met de url naar de Reflex boekingsmodule <iframe scrolling="no" height="600px" width="100%" frameborder="0" allowtransparency="true" src=" website link>" ></iframe> Zien ook in de eerste tabblad van Publieke instellingen (Agenda/Publieke instellingen, tabblad 1) een voorbeeld van n Iframe formule. Over de html IFRAME width = wijdte van scherm height = hoogte van scherm src = uw Reflex publieke website link allowtransparency= wanneer deze op true staat wordt de achtergrond kleur van de eigen website vertoond als achtergrond kleur van de Reflex public 19

20 Uw website link (voor veld src) is te vinden in de Admin module van Reflex bij de Agenda scherm. Er zijn meerdere varianten mogelijk. De public link kan vertoond worden voor Alle objecten, of voor een bepaalde locatie of voor een enkel object. Knip en plak de juiste van die 3 als src gedeelte in de Iframe formule. De public is ook per taal op te vragen. Selecteer de juiste taal. De 3 varianten van de public links wordt hiervolgens aangepast. Selecteer dan de juiste en vul in bij de src gedeelte van de Iframe. 20

21 Kleurstelling van de publieke module Op het eerste tabblad kan de kleurstelling van de public gewijzigd worden. De juiste kleuren codes kunt u zoeken via: 21

22 Instellingen Via Instellingen kan men een aantal zaken aangeven. Toon Locatie: vertoon wel of niet de Objectgroep(Locatie) bij Zoeken en Boeken. Toon voorkeuren: vertoon wel of niet de lijst met eigenschappen. 22

23 Toon bronvermelding: de klant kan dan kiezen uit een bronvermelding. De bronvermeldingen moet via de Admin ingevuld worden zien Instellingen/Bronvermelding. Aantal objecten zichtbaar: het publiek groepeert de objecten volgens naam veld Naam van u object. Als er bij deze naam geen nummer is ingevuld, wordt meerdere huizen van hetzelfde type dus als 1 groep gezien. En wordt er maar 1 (of het opgegeven aantal) vertoond op het publiek. Zo verhoed men dat er bijvoorbeeld alle 100 van hetzelfde type huis gelijst worden in het publiek. Aantal kortingen zichtbaar: Per reservering kan er 2 kortingen toegevoegd worden (indien kortingen bestaan in het systeem). Hier kan aangegeven worden hoeveel kortingen (max. 2) klanten per reservering kan toevoegen. Toon bankgegevens: de bankrekening veld wordt getoond op de klantgegevens scherm en de klant is verplicht om deze in te vullen. [NB: een toekomstige functie die nog gebouwd moeten worden] Toon legitimatie op de public: Via Instellingen/Identiteitsbewijzen kan een aantal legitimatie soorten aangemaakt worden denk aan BSNnummer, paspoort nummer, etc. Deze legitimatie velden kan je wel of niet via de public vertonen. Staat de public vinkje aan, wordt er een lijst met Legitimatie velden vertoond. Hieruit kan men 1 selecteren en in de veld ernaast de legitimatie nummer invullen. 23