Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie

Transcriptie

1 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 13G PORT.HOUD: Lievers ONDERWERP: Taken en rollen binnen het wijkwelzijnswerk Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal I Commissie Bestuur Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering 12/2 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie Bestuur Fysiek Sociaal Datum: Agendapunt: Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

2 BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G / ONDERWERP Taken en rollen binnen het wijkwelzijnswerk. D. Meijerink SAM Lie AGENDANUMMER AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER? Ja GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN Het facilitair overleg en het bestuurlijke overleg INTERACTIE/PARTICIPATIE Met de besturen van de wijkwelzijnscentra BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 03 - Een nieuwe vorm van ontmoeting en betrokkenheid COMMUNICATIE Openbaar Publiceren op openbare besluitenlijst. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS ONTWERPBESLUIT Het college besluit: 1. In te stemmen met de notitie "Samen in verscheidenheid" waarin de rollen en taken binnen het wijkwelzijnswerk worden beschreven. 2. De raad hierover te informeren BESLUIT DATUM BEGROTINGSASPECTEN Niet van toepassing (eventueel binnen een product) FORMATIEASPECTEN Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie. ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST De taken en rollen binnen het wijkwelzijnswerk zijn vastgelegd in de nota "Samen in verscheidenheid". TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE BIJLAGE(N) Nota "Samen in verscheidenheid".

3 ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER 13G ONDERWERP Taken en rollen binnen het wijkwelzijnswerk. AANLEIDING EN DOEL De aanleiding voor de notitie is dat door de veranderende werkwijze binnen het wijkwelzijnswerk, er behoefte was aan het maken en vastleggen van de nieuwe structuur. De programmering staat centraal. Maar ook de verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden worden beschreven. De bezuinigingen, in combinatie met de stedelijke programmering vragen om nieuwe keuzes. Er wordt een professionaliseringsslag verwacht en het genereren van meer inkomsten uit huuropbrengsten. Ook de overgang van de personele verantwoordelijkheden naar het Werkgeversinstituut (WGI), de instelling van een facilitair overleg en de aanstelling van Zakelijk Leiders hebben geleid tot deze notitie en de daarbij behorende werkwijze. Het is geen statische notitie. Daar waar nodig zullen er in het komende jaar aanpassingen plaatsvinden. Op 15 januari 2013 is de notitie vastgesteld in het facilitair overleg. En op 24 januari 2013 is de notitie daaropvolgend vastgesteld in een bestuurlijk overleg. Er zijn een paar aandachtspunten. Ten eerste is dat het gegeven dat het bestuur van de Jeugd heeft aangegeven niet in te kunnen stemmen met de beschreven werkwijze. Een tweede aandachtspunt is dat de rol en positie van het WGI de komende periode nader zal worden besproken. Dit is echter geen belemmering om nu met de beschreven werkwijze aan de slag te gaan. De werkgroep programmering bestaande uit gemeente en partners (Welbions, Scala, Carint, SWOH) houdt zich bezig met de vraag hoe je programmering handen en voeten kunt geven. De taken en rollen binnen het welzijnswerk zullen in dit proces meegenomen worden. OVERWEGINGEN De overwegingen liggen op het vlak van de programmering, professionalisering van de wijkwelzijnsvoorzieningen en de bezuinigingen. Dat heeft geleid tot de bijgevoegde notitie. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN N.v.t. VERVOLGTRAJECTEN EN -PRODUCTEN Na een jaar(begin 2014) vindt er een evaluatie plaats. ADVIES AAN HET COLLEGE Aan het college wordt voorgesteld: In te stemmen met de notitie "Samen in verscheidenheid", waarin de taken en rollen binnen het wijkwelzijnswerk worden beschreven. De notitie ter kennisname aan de gemeenteraad versturen.

4 SAMEN IN VERSCHEIDENHEID rol en taken in het Hengelose wijkwelzijnswerk Versie 25 januari 2013 Pagina 1 van 7

5 Inleiding Er is de afgelopen periode discussie geweest over de wijze waarop de gemeente, de besturen van de wijkwelzijnsvoorzieningen en het WGI tot elkaar staan. Eén uitgangspunt is daarbij van groot belang. De samenwerking staat voorop, en we zullen de handen ineen moeten slaan ten behoeve van het wijkwelzijnswerk in Hengelo. De gemeente Hengelo wil dit samen doen met haar partners. En we hebben gemerkt dat er een grote bereidheid is om gezamenlijk invulling te geven aan onze opdracht. Het gaat in dit stuk vooral over de verschillende en veranderende taken en rollen. Duidelijk is dat de programmering voorop staat. Dit is de leidraad waarbij de inzet door middel van gebouwen en personeel op elkaar afgestemd moet zijn. Maar bovenal is het belangrijk om te weten wat je van elkaar mag verwachten. Die afstemming moeten we met elkaar zien te bewerkstelligen. En dat betekent soms loslaten en soms verantwoordelijkheden van elkaar overnemen. Ook valt niet alles (nog) te regelen. En moet je de komende periode bijsturen. Die tijd moeten we ons ook gunnen, evenals het accepteren van onzekerheden en verschillen per stadsdeel/cluster. We hebben de rollen als volgt omschreven. o o o Rol besturen: wijkprogramma s, ontmoetingsfunctie wijkcentra en invulling vrije tijdbesteding inwoners van wijk of buurt; Rol WGI: formeel werkgeverschap wijkwelzijnswerkers en het aansturen en adviseren van het beheer oftewel de Zakelijk Leider/manager op het gebied van het personeelsmanagement; Rol gemeente: subsidieverstrekker en in veel gevallen eigenaar gebouwen. Besturen Progr. Gemeente Wgi Er is sprake van een samenwerking binnen een driehoek waarbij het programma centraal staat. De rollen van de drie spelers worden hieronder uitgewerkt met inachtneming van de wisselwerking binnen de driehoek. 1. Het programma staat centraal! Het college wil meer samenhang brengen in de programmering voor jeugdigen en (kwetsbare) volwassenen. Als we spreken over programmering dan bedoelen we hiermee een werkwijze en/of inzet van activiteiten waarbij het belang van de inwoner van Hengelo voorop staat. Zowel voor zorg als voor welzijn. Uitgangspunt daarbij is dat burgers, van jong tot oud, allereerst zélf verantwoordelijk zijn voor het laten slagen van hun leven (eigen kracht). Het programmeren moet dan ook niet gericht zijn op het afhankelijk maken van, maar op het aansporen tot zoveel mogelijk eigen daadkracht bij de burgers zelf. Programmeren gebeurt vooral op wijk- en buurtniveau. Dichtbij de mens en de vraag. We moeten daarbij ook verschil durven maken tussen wijken. Ook per doelgroep verschilt dat. We zien dat het vooral voor kinderen, ouderen en kwetsbare (minder- mobiele/ eenzaam) mensen het belangrijk is voorzieningen en activiteiten dichtbij huis te hebben. Daarbij sluiten we naadloos aan bij de kanteling, welzijn nieuwe stijl, vraaggestuurd werken en het vinden van een balans tussen formeel en informeel. We kijken opgave gericht. Wat is er aan de hand met een wijk? Wiens probleem is dat? Welke kansen liggen er? Wie is het meest in staat daar wat aan te doen? Pagina 2 van 7

6 Programma per stadsdeel In dit onderdeel worden de verschillende programmadelen besproken. Er is een verdeling aangebracht in stedelijke-, wijkgerichte-, en commerciële programmering. De programmering moet vanuit de prioriteitstelling naar belangrijkheid ook in deze volgorde worden beschouwd. Stedelijke programmering verantwoordelijkheid voor gemeente (en partners) - welzijn- en zorgvraag van professionals (ontmoeting en ontplooiing) - dagbestedingactiviteiten voor doelgroepen: doelgroep soza trede 1 en 2; doelgroep wmo/awbz/jeugdzorg. Programmering vanuit de buurt/wijk verantwoordelijkheid voor de besturen - Ontmoeting en ontspanningsactiviteiten georganiseerd door de besturen of door andere groepen bewoners uit wijk of in buurt, educatie en het cultureel aanbod; De activiteiten die van oudsher al worden georganiseerd door de besturen van de wijkcentra vb : wijkfeesten, braderie, kinderactiviteiten etc. Commerciële programmering - Activiteiten van particulieren/bedrijven, die hiervoor een accommodatie zoeken. De wijkcentra bieden voor al deze activiteiten facilitair onderdak. Zij ontvangen hiervoor veelal een vergoeding in de vorm van huur of een gebruikersvergoeding welke noodzakelijk is voor de exploitatie. Dit maakt ook onderdeel uit van de subsidievoorwaarden. Ook in het huidig kader wordt er veelal programma gestuurd gewerkt. Zaalbeschikbaarheid wordt binnen veel accommodaties al getoetst op basis van de prioritering zoals hiervoor vermeld. 2. Beheer en exploitatie Bij beheer en exploitatie van de wijkwelzijnsvoorzieningen moeten we voor wat betreft de inzichtelijkheid van taken, bevoegdheden/verantwoordelijkheden onderscheid maken tussen strategisch-, tactisch- en operationeel beheer (zie ook het eindrapport Stade Advies, juli 2011): 1. strategisch beheer is een verantwoordelijkheid van de gemeente, oa.: - strategische planning en spreiding accommodaties; - investeringen & financiën/subsidie; 2. tactisch beheer is een taak van de besturen en de zakelijk leiders/het WGI(gecoördineerd door het facilitair overleg): - beheer onderhoud gebouwen in ruime zin (open, dicht, schoon en veilig), taak besturen; - vergroten eigen inkomsten (verhuur etc.)taak besturen; - centrale planning inzet beheer, taak Zakelijk Leiders in clusterverband; - bedrijfsvoering accommodaties in samenwerking met besturen en gemeente, taak Zakelijk Leiders; - centrale planning onderhoud en inkoop, taak Zakelijk Leiders. 3. operationeel beheer is een taak van de besturen, oa.: - dagelijkse gang van zaken (in samenwerking met de zakelijk leiders); - afstemmen/coördineren van doelgroepgerichte activiteiten (in samenwerking met programma leiders), taak Zakelijk Leiders. Pagina 3 van 7

7 3. De uitvoering, wie voert het programma uit en met welke opdracht?: Om voornoemde zaken te bewerkstelligen zijn de volgende besluiten genomen : 1. Oprichting van het WGI 2. Besluit voor het werken in 3 clusters (Midden, Noord en Zuid) 3. Oprichting van facilitair overleg Er zijn verschillende functionarissen die een rol spelen in de uitvoering van de programma s binnen het wijkwelzijnswerk. Zakelijk leiders Taak: de voorwaarden scheppen, dat het programma per stadsdeel kan worden uitgevoerd; We beseffen dat er verschillen zitten in deze functies binnen de stadsdelen. In deze omschrijving gaan we echter uit van de taken zoals die naar de mening van de gemeente Hengelo aan de zakelijk leiders worden toebedeeld. Dit staat los van eventuele toekomstige ontwikkelingen over de invulling van deze functie binnen de clusters. De omschrijving is gebaseerd op de aanstellingscriteria v.w.b. de zakelijk leider Zuid. In de praktijk is de situatie in cluster Noord een andere. In cluster Zuid en Midden is er sprake van een zakelijk leider in Noord, met uitzondering van het Vogelkwartier, is een manager aangesteld. Dit betekent dat er sprake is van verscheidenheid. Taken Zakelijk Leider: - Stuurt de (huishoudelijke) medewerkers en (assistent) beheerders aan, zodanig dat zij de doelstellingen ten aanzien van hun werkzaamheden kunnen realiseren: - Zorgen dat toezicht gehouden wordt op het gebouw, inventaris en de directe omgeving van de voorziening, zodanig dat gebruikers, deelnemers en medewerkers op een veilige wijze van de gebouwen, omgeving en overige voorzieningen gebruik kunnen maken: - Kantine, bar en overige ruimten beheren en exploiteren: - Is verantwoordelijk voor de planning en de verhuur van de ruimtes binnen de gebouwen: - Is verantwoordelijk voor de planning en richtlijnen (zelfstandig) inkopen voor de kantine en de bar, conform de afspraken vanuit het facilitair overleg: - Is verantwoordelijk voor afdracht van inkomsten uit de exploitatie van kantine, bar en overige ruimtes, volgens de daartoe geldende richtlijnen vanuit het bestuur: - Onderhoudt contacten met andere organisaties betreffende de gebouwen, inventaris en apparatuur: - Overlegt met de besturen over het gebruik van de accommodaties, de gewenste ontwikkelingen en de begroting; - Levert een bijdrage aan de beleidsontwikkeling via het facilitair overleg. Taken: Taken: Programma leiders (agogen) - Invulling geven aan stedelijke programmering en afstemming daarvan met wijk- en buurtgerichte programmering; - Signaalfunctie om behoeftes en vragen in en uit de wijk om te zetten in concrete programma s; - Deze continue programmaprocessen inbrengen in het programmaoverleg; - Ondersteuning bieden aan vrijwilligers tbv programmaonderdelen uit buurt/wijk; - Zelf inhoud geven aan de uitwerking van deze functionele kaders: - De dagelijkse aansturing van de agogen wordt gedaan door de Zakelijk Leiders. Besturen: - Verantwoordelijkheid voor de programmering op wijk- en buurtniveau; - Eindverantwoordelijk voor de exploitatie en commercialiseringslag; - Beheer onderhoud gebouwen in ruime zin; - Operationele aansturing Zakelijk Leider, niet zijnde de werkgeverstaken; Pagina 4 van 7

8 - De vrijwilligers kunnen middels de agogen op clusterniveau, door de besturen, worden aangestuurd om afstemming in het aanbod te krijgen; Taken: Gemeente: - Verantwoordelijk voor de stedelijke programmering; - Toezichthouder op de gemaakte afspraken m.b.t. programmering en vanuit financiële eindverantwoordelijkheid. In deze opzet is het bestuur verantwoordelijk voor de programmering op wijk- en buurtniveau. Hiermee wordt de vertaalslag gemaakt naar de wijk/buurt. De behoeftes, wensen en opgaven in de wijk worden na prioritering gekoppeld aan de programma s. De gemeente is eindverantwoordelijk voor de stedelijke programmering. De zakelijk leider zorgt voor de randvoorwaarden en is verantwoordelijk voor de facilitairing binnen de accommodaties. Hij/zij zorgt ervoor dat de programma s worden gefaciliteerd. Indien dit niet het geval is, of er ontstaan problemen, dan zal het WGI na melding van het bestuur of gemeente interveniëren in de aansturing naar de zakelijk leider. 4. De overlegstructuren om te komen tot een goede afstemming van de programma s: Facilitair overleg en programma-afstemmingsoverleg Het Facilitair overleg wordt gezien als het uitvoeringsorgaan om te komen tot een goed beheer en programmatische invulling. Dit overleg is gericht op de afstemming en ondersteuning van de wijkwelzijnsvoorzieningen in het zo goed mogelijk facilitairen van de programma s in stedelijk verband en in de wijken. In het programmaoverleg gaan we de programmering sturen. Ook de aansturing van de agogen vindt plaats in dit programmaoverleg. Let wel dit is de programmatische aansturing, de aansturing op het gebied van het werkgever-werknemersschap vindt plaats door het WGI. Kort gezegd komt het overlegstructuur er dan als volgt uit te zien. De frequentie zou wat het Facilitair overleg betreft vastgelegd moeten worden op maximaal eens per 2 weken en voor het programma overleg 4 x per jaar. Facilitair overleg, maximaal 1 x per 2 weken Deelnemers: zakelijk leiders, vertegenwoordiger gemeente en vertegenwoordiger werkgeversinstituut Voorwaarde: alle wijkwelzijnsvoorzieningen zijn toebedeeld aan een zakelijk leider. Voorstel: Zakelijk leider Noord: Slangenbeek, Hasseler Es, Sterrentuin, Vogelkwartier) Zakelijk leider Midden: Hengelose Es, Weidedorp, Zakelijk leider Zuid: TWK, t Lansink, De Jeugd, Tempel Taken: - afstemming inzet beheer op de wijkwelzijnsvoorzieningen; - afstemming roosters en openstelling; - afstemming inkoop, prijsontwikkelingen; - er zorg voor dragen dat alle randvoorwaarden zijn ingevuld om de uitvoering van het programma van activiteiten mogelijk te maken. - afstemming exploitatievraagstukken per stadsdeel. Van het facilitair overleg worden door de zakelijk leiders per tourbeurt afsprakenlijsten/notulen gemaakt die besproken kunnen worden met de clusterbesturen. Na een half jaar zal er een evaluatie plaatsvinden van dit overleg. Pagina 5 van 7

9 Programma-afstemmings overleg per stadsdeel, 3 x per jaar Deelnemers: programma leiders (agogen), vertegenwoordiger cluster besturen(middels zakelijk leider), eventueel externe partijen (Scala, SWOH e.a.), vertegenwoordiger gemeente Taken: - afstemming stedelijke programmering per stadsdeel op hoofdlijnen; - inhoudelijke aansturing agogen; Afstemmingsoverleg Zakelijk Leider en vertegenwoordiging bestuurscluster, 1 x per maand. Bestuurlijk overleg van de besturen met de portefeuillehouder, 3 keer per jaar. Tevens zal tijdens dit overleg de inzet van de budgetten v.w.b. de uitvoering van de werkgeversrol door het WGI worden besproken. 5. De werkgeversrol uitgevoerd door het WGI: SWB Groep Het WGI fungeert als formeel werkgever van de wijkwelzijnsvoorzieningen en heeft als taak zorg te dragen voor de personele-/hrm taken. Gezien de koppeling met de SWB en samenwerking met de gemeente kan zij tevens zorgdragen voor integratie trajecten voor mensen die een langdurige en lange afstand hebben tot de arbeidsmarkt. In de toekomst dient een mogelijkheid voor uitbreiding van deze taken naar bv de sectoren sport, muziekschool en CREA mogelijk zijn. De rol en taak van het WGI: Juridisch werkgever van alle medewerkers wijkwelzijnsvoorzieningen; Personeels- en salarisadministratie (payroll); Uitvoering pensioenadministratie/aansluiting pensioenfonds PGGM; Uitvoering arbeidsvoorwaarden/rechtspositie conform CAO Welzijn; Arbozorg/ziekteverzuimtraject, verzuimregistratie; Registratie van werktijden en verlof; Personele zorg cq. personele ondersteuning medewerkers (HRM taken PM); Scholing en training; Zorgdragen voor een ontwikkelingsbeleid van regulier beheer (de vaste beheerders) die de continuïteit waarborgen, en personeel welke obv re-integratie trajecten kan worden ingezet. Voor bovenstaande taken dienen zij afspraken te maken met de besturen van de wijkcentra. Hierin moet worden opgenomen hoeveel uren beheer er nodig is om de openstelling van de accommodaties, obv de eerder genoemde activiteiten, te kunnen borgen. Deze afspraken dienen bij voorkeur per cluster te worden besproken, zodat uitwisseling van personeel makkelijk te bewerkstelligen is. 6. Clustervorming besturen Om de zakelijk leiders goed te kunnen aansturen is een gezamenlijk overleg tussen de besturen op stadsdeelniveau en de zakelijk leider noodzakelijk. Tevens is dit noodzakelijk om de stadsdeelgewijze programmering weg te zetten in de wijk. Wij stellen ons dus voor dat er per stadsdeel een vertegenwoordiger namens een bestuur deelneemt aan het gezamenlijke aansturingsoverleg. De frequentie en inhoud van dit overleg wordt door de bestuurlijk vertegenwoordigers zelf bepaald. Pagina 6 van 7

10 Ter afsluiting Deze notitie geeft de kaders weer waarbinnen de partijen de komende periode gaan samenwerken. Dit betekent tevens dat zich gaandeweg het traject situaties kunnen voordoen die tot verandering/aanscherping kunnen leiden. Pagina 7 van 7