Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie

Transcriptie

1 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G PORT.HOUD: Oude Alink ONDERWERP: Instemmen met werkwijze Toegankelijkheidscommissies. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal I Commissie Bestuur Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering 9/1 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie Bestuur Fysiek Sociaal Datum: Agendapunt: Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

2 BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / T. Hoff SAM OA ONDERWERP Instemmen met werkwijze Toegankelijkheidscommissie AGENDANUMMER AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER? Ja GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN n.v.t. INTERACTIE/PARTICIPATIE Leden van de Toegankelijkheidscommissie BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 02 - Zorg voor de mens COMMUNICATIE Openbaar Publiceren op openbare besluitenlijst. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS ONTWERPBESLUIT Het college besluit: 1. in te stemmen met werkwijze van de Toegankelijkheidscommissie; 2. de gemeenteraad te informeren over het gemeentelijk toegankelijkheidsbeleid en de functie van de Toegankelijkheidscommissie. BESLUIT DATUM BEGROTINGSASPECTEN Niet van toepassing (eventueel binnen een product) FORMATIEASPECTEN Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie. ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST Met het oog op het bevorderen van de gebruikskwaliteit en de integrale toegankelijkheid van gebouwen, woonomgeving en openbare gebouwen in Hengelo, heeft de gemeente een Toegankelijkheidscommissie opgericht. Gemeente, Welbions, Twinta, Stichting Integraal Toegankelijk Maatwerk (ITM), de VolkshuisvestingsAdviesCommissie (VAC), de Gehandicaptenraad en het Seniorenplatform hebben hiervoor samen een werkwijze ontwikkeld. Kenmerkend is dat zij hun kennis en expertise bundelen en niet langer afzonderlijk, maar gezamenlijk een toegankelijkheidsadvies uitbrengen. TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE Zie ontwerptoelichting t.b.v. openbare besluitenlijst BIJLAGE(N) Werkwijze Toegankelijkheidscommissie d.d. 17 juli 2012

3 ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER 12G ONDERWERP Instemmen met werkwijze Toegankelijkheidscommissie AANLEIDING EN DOEL In 2007 is het beleid ter bevordering van de toegankelijkheid van gebouwen en openbare ruimte vastgesteld (Beleidsnotitie Verleiden, Verplichten en Voorthelpen ). Ook is Integrale Toegankelijkheid genoemd als één van de speerpunten in de Woonvisie Hengelo en vormt het één van de programmalijnen van "Thuis in de Buurt". Het toegankelijkheidsbeleid heeft tot doel er voor te zorgen dat iedereen in Hengelo op een onafhankelijke en gelijkwaardige wijze gebruik kan maken van alle voorzieningen. Mensen met een functiebeperking door handicap of leeftijd mogen niet worden buitengesloten of in een uitzonderingspositie worden geplaatst. Dit betekent dat alle voorzieningen (zowel gebouwen als openbare ruimten) voor wonen, leven en werken effectief bereikbaar, toegankelijk en bruikbaar moeten zijn. Doelstelling Om de integrale toegankelijkheid van gebouwen, woningen en omgeving te vergroten streeft de gemeente Hengelo ernaar: Meer woningen integraal toegankelijk te (ver)bouwen, zodat de levensloopbestendigheid van de Hengelose wijken vergroot. Zo kan beter worden ingespeeld op de woonwensen van een steeds groter wordende groep ouderen en mensen met een beperking. De bewustwording van nut en noodzaak van integrale toegankelijkheid te vergroten. Allereerst in het proces van ontwerp tot realisatie in de bouwkolom. Maar ook bij eigenaren van particuliere woningen, die een verbouwing overwegen. Toetsing op eisen van integrale toegankelijkheid onderdeel te laten zijn van de interne gemeentelijke werkprocessen. Om er zo voor te zorgen dat gemeentelijke, openbare gebouwen te allen tijde aan de eisen van integrale toegankelijkheid voldoen. Efficiënter om te gaan met Wmo budget, door te stimuleren, dat direct bij (ver)bouw aan de eisen van integrale toegankelijkheid wordt voldaan. Dit om het aanbrengen van dure (individuele) aanpassingen achteraf te voorkomen. Toegankelijkheidscommissie Om uitvoering te geven aan het Toegankelijkheidsbeleid is een toegankelijkheidscommissie opgericht. In deze commissie bundelen medewerkers van de gemeente (sector Samenleving), deskundigen van Welbions, Twinta, Stichting Integraal Toegankelijk Maatwerk (ITM) en ervaringsdeskundigen vanuit de VolkshuisvestingsAdviesCommissie (VAC), de Gehandicaptenraad en het Seniorenplatform hun kennis en expertise. De commissie toetst en/of adviseert bij bouwprojecten met als doel de gebruikskwaliteit en de integrale toegankelijkheid van gebouwen, woonomgeving en openbare gebouwen in Hengelo te bevorderen. Toegankelijkheid wordt hierbij breed opgevat. Het omvat o.a. ook aspecten van duurzaamheid, (sociale) veiligheid en de uitgankelijkheid van woningen, woongebouwen en openbare gebouwen. De breed opgezette Toegankelijkheidscommissie draagt het daadwerkelijk toetsen op aan de kleine Toetsingscommissie, die periodiek overleg voert over alle bij hen bekende bouwplannen in Hengelo. De Toetsingscommissie consulteert zo nodig specifieke ervaringsdeskundigen uit de Gehandicaptenraad en onderhoudt contacten met de brandweer. De gemeente Hengelo vervult het voorzitterschap van de Toegankelijkheidscommissie en de Toetsingscommissie. Er is in samenspraak met de leden een werkwijze voor de Toegankelijkheidscommissie ontwikkeld. Hierin zijn afspraken over overleg, taken en verantwoordelijkheden, het werkproces en informatievoorziening vastgelegd. Het resultaat van de commissie bestaat uit concrete adviezen over hoe het best aan de eisen van toegankelijkheid kan worden voldaan. Het voldoen aan de eisen van toegankelijkheid is niet juridisch afdwingbaar. De commissie is afhankelijk van de welwillendheid van opdrachtgevers en ontwikkelaars. In het geval dat de gemeente zelf opdrachtgever is, gelden de afspraken uit de notitie Verleiden, Verplichten en Voorthelpen. Daarbij is het van belang dat de gemeente ten aanzien van integrale toegankelijkheid een voorbeeldfunctie vervult. Deelnemende organisaties treden vanaf nu gezamenlijk op en zullen zo het toegankelijk wonen en

4 (ver)bouwen meer onder de aandacht van de gemeente, corporatie, projectontwikkelaars en particulieren brengen. Na een half jaar wordt de werkwijze tussentijds geëvalueerd en bijgesteld. OVERWEGINGEN De adviserende functie van de Gehandicaptenraad en het Seniorenplatform wordt onderdeel van de Toegankelijkheidscommissie en daarmee van een groter geheel. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN n.v.t. VERVOLGTRAJECTEN EN -PRODUCTEN n.v.t. ADVIES AAN HET COLLEGE Aan het college wordt voorgesteld: 1. in te stemmen met werkwijze van de Toegankelijkheidscommissie; 2. de gemeenteraad te informeren over het gemeentelijk toegankelijkheidsbeleid en de functie van de Toegankelijkheidscommissie.

5 Werkwijze Toegankelijkheidscommissie Status: definitief Datum: 17 juli 2012

6 2

7 1 Doelstelling 1.1 Een beter toegankelijk Hengelo De Toegankelijkheidscommissie in Hengelo heeft als doel de gebruikskwaliteit en de integrale toegankelijkheid (IT) van gebouwen, woonomgeving en openbare gebouwen in Hengelo te bevorderen. Toegankelijkheid wordt hierbij breed opgevat. Het omvat o.a. ook duurzaamheid, (sociale) veiligheid en de uitgankelijkheid van woningen, woongebouwen en openbare gebouwen. Samen te vatten in de term woonkwaliteit. 1.2 Bijdragen aan de ontwikkeling van woonservicegebieden Voldoende toegankelijke woningen en een toegankelijke woonomgeving en openbare gebouwen komt de levensloopbestendigheid van wijken en buurten ten goede. De Toegankelijkheidscommissie stelt zich ten doel bij te dragen aan het realiseren van woonservicegebieden in Hengelo. Gebieden waar het voor alle mensen prettig wonen en leven is, ook als zij een beperking ondervinden (Thuis in de Buurt, publicatie van de gemeente Hengelo, 2012). 1.3 Implementatie toegankelijkheidsbeleid Voldoende toegankelijke woningen en voorzieningen komen alle inwoners, maar vooral ook mensen met een beperking of handicap ten goede. De Toegankelijkheidscommissie stelt zich tot doel bij te dragen aan de invoering en concretisering van het vastgestelde toegankelijkheidsbeleid (Verleiden, Verplichten en Voorthelpen. Bevordering toegankelijkheid gebouwen & omgeving, publicatie van de gemeente Hengelo, juni 2007). 1.4 Krachten bundelen door samenwerking De leden van de Toegankelijkheidscommissie streven ernaar samen te werken en zo hun kennis en de kunde te bundelen. Zij ontwikkelen gezamenlijk een visie op een beter toegankelijk Hengelo, maken daartoe een gezamenlijk werkplan en ontwikkelen gezamenlijk een passende aanpak waarin dit tot uitdrukking komt. 1.5 Eén advies en / of toets De Toegankelijkheidscommissie stelt zich tot doel bouwprojecten in verschillende stadia van de bouw te volgen en te voorzien van één gezamenlijk advies of toetsing. Op deze manier wil de Toegankelijkheidscommissie dé plek zijn waar kennis van de praktijk over woonkwaliteit en toegankelijkheid aan de (woning)bouw ter beschikking wordt gesteld. 1.6 Vergroten van kennis rond integrale toegankelijkheid De Toegankelijkheidscommissie stelt zich tot doel de kennis over IT bij projectleiders, architecten en studenten te vergroten. Doel is dat er uiteindelijk een vanzelfsprekendheid ontstaat rond het integraal toegankelijk bouwen en de gebruikskwaliteit van woningen verbetert. 3

8 1.7 Meer bestuurlijke aandacht De Toegankelijkheidscommissie stelt zich ten doel integraal toegankelijk wonen en bouwen op de bestuurlijke en andere agenda s te krijgen. Zolang toegankelijk wonen/bouwen nog niet vanzelfsprekend is, is bestuurlijke aandacht een belangrijke voorwaarde voor succes. 2 Uitgangspunten 2.1 Geen blauwdruk De leden van de Toegankelijkheidscommissie onderkennen dat er geen blauwdruk voor hun wijze van samenwerken voor handen is. Zij komen door middel van constructief overleg, werkende weg tot een efficiënte en prettige samenwerking en nieuwe werkafspraken. 2.2 Verbinden van kennis en ervaringsdeskundigheid De leden van de Toegankelijkheidscommissie constateren dat het verbinden van beschikbare kennis en (ervarings)kunde meerwaarde heeft voor alle Hengelose burgers. 2.3 Gezamenlijk optreden De leden van de Toegankelijkheidscommissie werken samen in het verkrijgen van informatie en het verstrekken van adviezen. Zij spreken af hierin niet als individuele organisatie op te treden, maar als collectief zoals georganiseerd in de Toegankelijkheidscommissie. 2.4 Vertegenwoordigen van een achterban De leden van de Toegankelijkheidscommissie vertegenwoordigen allen een achterban, organisatie of bedrijf. Als vertegenwoordiger brengen zij hun kennis en kunde in en zorgen zij voor informatievoorziening naar hun achterban. 2.5 Bouw en verbouwplannen De Toegankelijkheidscommissie richt zich op de plannen van de corporatie, maar ook op projecten van particulieren, projectontwikkelaars, openbare gebouwen en omgevingsplannen. 2.6 Niet vertragend De aanpak van de Toegankelijkheidscommissie werkt niet vertragend op bouwprocessen. Timing is essentieel om ervoor te zorgen dat IT goed tot zijn recht komt in het proces van ontwerp tot realisatie van bouwplannen. 2.7 Aanvullend op bouwbesluit De Toegankelijkheidscommissie realiseert zich dat toegankelijkheidseisen niet juridisch afdwingbaar zijn (dat geldt slechts voor wat in het Bouwbesluit staat). 4

9 2.8 Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid De leden van de Toegankelijkheidscommissie gaan zorgvuldig om met de informatie die hen ter beschikking wordt gesteld. Als vertrouwelijkheid ten aanzien van informatie wordt afgesproken, dan houden leden zich daaraan. 2.9 Interne continuïteit Het succes van de Toegankelijkheidscommissie staat of valt met samenwerking tussen deelnemende organisaties. Wisseling van afvaardiging komt deze samenwerking niet ten goede. Mocht dit niet ter vermijden zijn, dan zorgt de organisatie zelf voor voldoende interne afstemming Delen van informatie De leden van de Toegankelijkheidscommissie informeren elkaar als zij als individuele organisatie over informatie beschikken, die betrekking heeft op onderhanden zijnde of komende projecten of bouwplannen Evalueren Om de werkwijze te ontwikkelen en te perfectioneren wordt regelmatig een moment van evaluatie ingebouwd. Wat ging er goed? En wat kan er beter en moet er anders? 3 Leden 3.1 Toegankelijkheidscommissie De Toegankelijkheidscommissie bestaat uit vertegenwoordigers van: Gehandicaptenraad Hengelo Stichting Volkshuisvesting Advies Commissie (VAC) Stichting ITM Welbions Twinta Gemeente Hengelo (sector Samenleving) De volgende organisaties zijn niet aan tafel vertegenwoordigd, maar worden wel actief door deelnemers van de Toegankelijkheidscommissie op de hoogte gehouden van de voortgang: Wmo cliëntenraad Seniorenplatform 3.2 Toetsingscommissie De toetsingscommissie bestaat uit vertegenwoordigers van: Stichting Volkshuisvesting Advies Commissie (VAC) Stichting ITM Welbions (op afroep) Gehandicaptenraad Hengelo (ter consultatie, bij realisatie van specifieke voorzieningen voor specifieke doelgroepen) Gemeente Hengelo (sector Samenleving) 5

10 3.3 Competenties Toetsingscommissie Om goed en adequaat te kunnen beoordelen en adviseren moeten de leden van de toetsingscommissie beschikken over de volgende competenties: vertaalslag kunnen maken van gebruikersgroep(en) naar functionele eisen; vertaalslag kunnen maken van functionele eisen naar gebruikersruimten; tekeningen kunnen lezen; opgestelde eisen kunnen interpreteren naar de gebruikersgroep(en) en de manier waarop woning, gebouw of buitenruimte gebruikt zullen worden. 4 Overlegstructuur 4.1 Toegankelijkheidscommissie De Toegankelijkheidscommissie bestaat deels uit vertegenwoordigers van belangenorganisaties en deels uit vertegenwoordigers van non-profit organisaties en gemeente; De Toegankelijkheidscommissie onderneemt jaarlijks verschillende acties om tot implementatie van het toegankelijkheidsbeleid te komen. Om welke acties het gaat wordt vastgelegd in gezamenlijk werkplan. Eén van deze acties betreft in elk geval het uitvoeren van schouwen. De Toegankelijkheidscommissie stelt de kaders voor toetsing vast. De Toegankelijkheidscommissie draagt het daadwerkelijk toetsen op aan de toetsingscommissie. Zij vertrouwt daarbij op de expertise in de Toetsingscommissie; De leden Toegankelijkheidscommissie zijn er zelf verantwoordelijk voor dat zij hun achterban op tijd raadplegen en op juiste wijze informeren. 4.2 Toetsingscommissie In de toetsingscommissie hebben geen belangenbehartigers zitting, maar leden van VAC, de gemeente, een adviseur van stichting ITM en ad hoc een medewerker van corporatie Welbions; De toetsingscommissie consulteert specifieke ervaringsdeskundigen uit de Gehandicaptenraad bij realisatie van specifieke voorzieningen voor specifieke doelgroepen; De VAC levert meerdere personen voor de Toetsingscommissie (omdat één vaste persoon niet realistisch en haalbaar is); De VAC koppelt één persoon aan een project. Deze persoon zorgt voor interne afstemming en overleg over het bouwplannen binnen de VAC; De deelnemers van de VAC informeren elkaar onderling over de voortgang van de afspraken rond de werkwijze; Elk overleg van de toetsingscommissie wordt gedurende een nader te bepalen periode afgesloten met een moment van evaluatie. Leden spreken naar elkaar uit wat zij vonden dat goed en minder goed ging. Om zo de werkwijze scherp te krijgen. 4.3 Brandweer Goed overleg met de brandweer over vluchtroutes en opstelruimtes bij de trappen zijn noodzakelijk. Integrale toegankelijkheid gaat immers ook over uitgankelijkheid. Eisen rond IT staan soms op gespannen voet met die van de brandweer. De bouwkundige van de toetsingscommissie onderhoudt de contacten met de brandweer om de plannen en projecten te bespreken; 6

11 De Toegankelijkheidscommissie nodigt jaarlijks de brandweer uit om informatie uit te wisselen en specifieke gevallen te bespreken. 5 Verantwoordelijkheden 5.1 Voorzitter Toegankelijkheidscommissie De gemeente Hengelo levert de voorzitter van de Toegankelijkheidscommissie, te weten het hoofd van de afdeling Wmo. De voorzitter roept minimaal drie keer per jaar de vergadering van de Toegankelijkheidscommissie bijeen; De voorzitter stelt vooraf in samenspraak met de leden de inhoud van de vergadering vast. Daartoe: o inventariseert de voorzitter vooraf bij alle leden mogelijke agendapunten; o organiseert de voorzitter het uitnodigen van (externe) gasten; De voorzitter zorgt voor adequate verslaglegging; De voorzitter informeert de wethouder Zorg en de wethouder Wonen over de voortgang van de Toegankelijkheidscommissie. De leden van de Toegankelijkheidscommisie benoemen uit hun midden een vicevoorzitter, die bij afwezigheid van de voorzitter, de taken van de voorzitter overneemt. 5.2 Voorzitter Toetsingscommissie De gemeente Hengelo levert de voorzitter van de toetsingscommissie, in de persoon van de verantwoordelijk beleidsambtenaar. De voorzitter wordt inhoudelijk ondersteund door de bouwkundige van de gemeente Hengelo. De voorzitter roept zo vaak als nodig (als er bouwplannen zijn) de leden van de toetsingscommissie bijeen; De voorzitter stelt tijdens de vergadering en in samenspraak met de leden de inhoud van de vergadering vast; De voorzitter zorgt voor korte, bondige verslaglegging die het interne proces van de toetsingscommissie ondersteunt; De voorzitter stelt de planning vast waarmee projecten worden ingebracht in de toetsingscommissie; De voorzitter maakt de werkafspraken met de projectleider, neemt hierin het initiatief en blijft het contact onderhouden gedurende het bouwproces; De voorzitter legt de bevindingen / resultaten van het overleg met projectleiders vast in het toetsingsformulier en licht dit in het eerst volgende overleg van de toetsingscommissie mondeling toe; De voorzitter is aanspreekpunt voor de leden van de Toegankelijkheidscommissie, in geval van vragen die buiten de vergadering om antwoord vragen; De voorzitter informeert Toegankelijkheidscommissie tijdens vergaderingen over de stand van zaken van lopende projecten. De bouwkundige is het verzamelpunt van bouwplannen (door link met Vergunningensysteem en actief benaderen van projectleiders); Als bouwplannen bekend zijn, meldt de voorzitter van de toetsingscommissie deze bij de voorzitter van de Toegankelijkheidscommissie. Deze plaatst ze op de agenda. De bouwkundige onderhoudt de contacten met de brandweer en neemt hierin het initiatief; 7

12 De voorzitter en bouwkundige zorgen samen voor de verspreiding van folders onder projectleiders. 5.3 Leden Elk individueel lid van de commissies informeert als vertegenwoordiger zijn eigen achterban, organisatie of bedrijf op zelf vast te stellen wijze; Elk lid heeft een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van zijn/haar deskundigheid en organiseert daartoe zijn/haar eigen scholing. 6 Proces Hiertoe werken zij volgens de onderstaande procedure, die in de komende periode zal worden aangescherpt en zo nodig herzien. 6.1 Start: structuurplan of schetsontwerp Het startmoment van het toetsen van de toetsingscommissie ligt idealiter bij het structuurplan (vooral bij woongebouwen) of schetsontwerp; De bouwkundige van de toetsingscommissie draagt op basis van meldingen uit het systeem van de afdeling Vergunningen de te toetsen plannen aan; De bouwkundige en de voorzitter van de toetsingscommissie zorgen ervoor dat de plannen aan de Toegankelijkheidscommissie worden aangeboden om de kaders vast te stellen. Hierbij wordt duidelijk of en hoe de toegankelijkheid moet worden aangepast aan de beoogde gebruikers van woningen, gebouw of omgeving (ambitieniveau voor doelgroep). 6.2 Vaststellen kaders of ambitieniveau De voorzitter van de Toegankelijkheidscommissie nodigt de projectleider uit om het plan in de Toegankelijkheidscommissie te presenteren; De Toegankelijkheidscommissie heeft de mogelijkheid informatieve vragen te stellen; De Toegankelijkheidscommissie stelt op basis van haar kennis van de eisen van de doelgroep, het wenselijke niveau van de woonkwaliteit vast (wbt. gebruik en integrale toegankelijkheid). 6.3 Toetsing van tekeningen De voorzitter van de toetsingcommissie vraagt de projectleider om de tekeningen aan te leveren; De voorzitter plant een bijeenkomst van de toetsingscommissie; Tekeningen zijn minimaal twee weken voorafgaand aan de vergadering in het bezit van de leden; De projectleider van de corporatie stuurt de tekeningen digitaal, rechtstreeks naar alle leden van de toetsingscommissie; De projectleider geeft de termijn aan waarop hij een advies of reactie verwacht (veelal vier weken). 6.4 Eerste toets + integraal advies De toetsingscommissie komt tot één advies aan de projectleider; 8

13 De bijdrage van de VAC is gebaseerd op intern overleg binnen de VAC, waarvoor een termijn van twee weken is afgesproken; De VAC levert ten behoeve van het eindadvies, ook adviezen ten aanzien van woonkwaliteit; De bouwkundige bespreekt het integrale advies met de betrokken projectleider/architect. 6.5 Vervolg: voorlopig en definitief ontwerp De projectleider is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de plannen in de volgende fasen. Hij/zij is immers degene die op de hoogte is van de mijlpalen in de planning. De voorzitter van de toetsingscommissie en de projectleider plannen de overleggen bij de start van de fasen van voorlopig ontwerp en definitief ontwerp. Het initiatief hiervoor ligt bij de betreffende projectleider. 6.6 Aanspreekpunt De projectleider is aanspreekpunt voor de voorzitter en bouwkundige van de toetsingscommissie; De voorzitter en bouwkundige onderhouden contact met de projectleider, zoveel als nodig. 6.7 Compromis Soms zijn compromissen noodzakelijk en kan het advies niet volledig door de projectleider/architect worden overgenomen; Als dit het geval onderbouwt de projectleider/architect deze afwijkingen ten opzichte van het advies; Hierover wordt melding gemaakt in het dossier; De voorzitter van de toetsingscommissie informeert de Toegankelijkheidscommissie over de overwegingen om af te wijken van het advies en wellicht het vastgestelde ambitieniveau. 7 Informatievoorziening 7.1 Tekeningen De projectleider/opdrachtgever levert de tekeningen (digitaal en hardcopy) aan bij de voorzitter van de toetsingscommissie of bouwkundige; De tekeningen hebben de volgende schaal: bij het voorlopig ontwerp schaal 1:100; definitief ontwerp / installatiewerkfase 1:50; De tekeningen worden twee weken voorafgaand aan de vergadering verspreidt onder de leden van de toetsingscommissie. 7.2 Verslag toetsingscommissie De toetsingscommissie maakt van elk overleg een kort verslag. Het gaat hier om documenten die de interne werkprocessen van de toetsingscommissie ondersteunen en weergeven. De verslagen van de toetsingscommissie worden niet opgesteld met het doel openbaar te worden gemaakt. Ze dienen daarom vertrouwelijk te worden behandeld en mogen niet worden verspreid of aan derden ter beschikking worden gesteld. 9

14 De toetsingscommissie stelt elk verslag per mail ter beschikking aan de Toegankelijkheidscommissie. Uit de praktijk zal blijken of deze verslagen ook zonder tekeningen voldoende relevant zijn. 7.3 Dossier De leden van toetsingscommissie bouwen per project een projectdossier op, wat bestaat uit een verzameling projectformulieren en bijbehorende tekeningen; Aanpassingen op projectformulieren mogen handgeschreven zijn; De voorzitter zorgt ervoor dat handgeschreven formulieren worden gescand en in de DMS opgeborgen. 7.4 Standaardformulier Het projectformulier heeft een standaardindeling. Hierin is aandacht voor de toetsingscriteria voor woonkwaliteit; De VAC draagt zorg voor de extra punten wbt woonkwaliteit, die door de toetsingscommissie worden gedragen en overgenomen; Bruikbaarheid wordt in het projectformulier apart vermeld om zo de verantwoording van Stichting VAC Hengelo naar VACpunt Wonen in Utrecht mogelijk te maken; Als toegankelijkheid en bruikbaarheid op gespannen voet staan, komt de toetsingscommissie met een eensluidend advies. Het advies aan de projectleider wordt puntsgewijs opgesteld en is pragmatisch van aard; De mate van detail van het advies past bij de fase waarin het project zich bevindt (structuur, VO of DO fase). Detail is pas nodig in de DO fase, omdat dan de toets op financiële haalbaarheid door de opdrachtgever plaats vindt. 7.5 Verantwoording De toetsingscommissie stelt aan het einde van een processtap een korte schriftelijke verantwoording tbv de Toegankelijkheidscommissie op; Deze verantwoording verstrekt informatie over het soort object wordt gerealiseerd, het gebruik van het object of evt. een programma van eisen; Verder staan de bevindingen rond toetsing en advies over bereikbaarheid, toegankelijkheid, bruikbaarheid en uitgankelijkheid opgesomd; De voorzitter van de toetsingscommissie stelt deze notitie via de mail beschikbaar; De voorzitter van de toetsingscommissie bespreekt tijdens de driemaandelijkse vergaderingen van de Toegankelijkheidscommissie alle advies- en toetsingswerkzaamheden mondeling; De Toegankelijkheidscommissie wordt in de gelegenheid gesteld hierover vragen te stellen. 8 Instrumenten 8.1 Géén standaard Programma s van Eisen Er wordt niet gewerkt met gedetailleerde en gestandaardiseerde PvE s. Als het gaat om nieuwbouw is het afhankelijk van de doelgroep, de situatie en de locatie welke eisen worden gesteld; Voor nieuwbouw van alle nieuwbouwwoningen en openbare gebouwen geldt dat zij bezoekbaar zijn. Hoeveel en welke nieuwe woningen rolstoelgeschikt worden opgeleverd, wordt door beleidsmakers van de gemeente en Welbions vastgesteld; 10

15 Bij renovatie is het vaststellen van het PvE maatwerk en vraagt om een brede insteek. Niet alleen de potentie van de woning, maar ook de aanwezigheid van voorzieningen in de buurt en de toegankelijkheid van de omgeving zijn mede bepalend in de besluitvorming over het toegankelijk te verbouwen (opplussen). 8.2 Consultatie De toetsingscommissie consulteert specifieke ervaringsdeskundigen uit de Gehandicaptenraad bij realisatie van specifieke voorzieningen voor specifieke doelgroepen. 8.3 Folders Informatie over woonkwaliteit en toegankelijkheid is vastgelegd in een aantal folders, afkomstig van stichting VAC Hengelo en de gemeente Hengelo; De verspreiding van folders onder projectleiders is de verantwoordelijkheid van de voorzitter en de bouwkundige van de toetsingscommissie; De verspreiding van folders onder burgers maakt onderdeel uit van een bewustwordingscampagne, die burgers ertoe wil aanzetten de eigen woning in een vroegtijdig stadium veilig en comfortabel (ver)bouwen. 9 Evaluatie 9.1 Pilotperiode De werkwijzen van de Toegankelijkheidscommissie en de toetsingscommissie komen werkende weg tot stand. Per december 2012 worden de werkwijzen geëvalueerd en bijgesteld; De bevindingen en de verbeterpunten worden vastgelegd in een rapport; De evaluatie wordt uitgevoerd door nader vast te stellen persoon/organisatie. 11