Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie

Transcriptie

1 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G PORT.HOUD: Lievers ONDERWERP: Opheffen Sportraad Hengelo. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal I Commissie Bestuur Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering 15/5 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie Bestuur Fysiek Sociaal Datum: Agendapunt: Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

2 BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / K. Fiselier BP Li ONDERWERP Opheffen Sportraad Hengelo. AGENDANUMMER AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER? Ja GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN N.v.t. INTERACTIE/PARTICIPATIE N.v.t. BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 03 - Een nieuwe vorm van ontmoeting en betrokkenheid COMMUNICATIE Openbaar Persvoorlichting OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS ONTWERPBESLUIT Het college besluit: 1. de Sportraad Hengelo op te heffen en het reglement Sportraad Hengelo per direct in te trekken. 2. de leden van de Sportraad Hengelo per direct te ontslaan. 3. de Sportraad Hengelo door middel van bijgevoegde brief op de hoogte te stellen van de besluit. 4. de leden van de Sportraad Hengelo door middel van bijgevoegde brieven op de hoogte stellen van hun ontslag als lid van de Sportraad Hengelo. 5. de gemeenteraad te informeren over dit besluit. BESLUIT DATUM BEGROTINGSASPECTEN Niet van toepassing (eventueel binnen een product) FORMATIEASPECTEN Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie. ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST De Sportraad Hengelo heeft in een brief aan het college van B en W geadviseerd om de Sportraad Hengelo op te heffen. De reden hiervan is dat de huidige manier van werken geen toegevoegde waarde heeft voor de Sportraad Hengelo en voor de gemeente. De Sportraad is ingesteld om a) gevraagd en ongevraagd advies te geven aan het college over het sportbeleid, b) een goede samenwerking te bevorderen tussen sportverenigingen en gemeentebestuur en sportverenigingen onderling en c) om knelpunten, trends en ontwikkelingen te signaleren en te vertalen in initiatieven en voorstellen aan de gemeente. Sportverenigingen weten zelf de weg naar het gemeentebestuur te vinden door inloopspreekuren van de wethouder, maar ook door middel van nieuwe media zoals twitter. Daarnaast worden themabijeenkomsten georganiseerd en zijn er directe contacten met betrokken verengingen als het gaat om specifieke ontwikkelingen. We delen dan ook de conclusie van de Sportraad Hengelo. Het

3 college heeft daarom besloten om de Sportraad Hengelo op te heffen en het reglement van de Sportraad in te trekken. TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE BIJLAGE(N) 1. Inkomende brief van Sportraad Hengelo, Evaluatie Sportraad Hengelo, (reg.nr ). 2. Uitgaande brief aan de Sportraad Hengelo, Opheffen Sportraad Hengelo (reg.nr 12G200243/470061). 3. 7x Uitgaande brieven aan de leden van de Sportraad Hengelo, Ontslag lid Sportraad Hengelo.

4 ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER 12G ONDERWERP Opheffen Sportraad Hengelo. AANLEIDING EN DOEL Op 23 november 2011 heeft u van de Sportraad Hengelo een brief ontvangen, betreffende evaluatie Sportraad Hengelo (reg.nr ). In deze brief trekt de Sportraad de conclusie dat verder functioneren geen toegevoegde waarde heeft voor de Sportraad Hengelo. De leden van de Sportraad Hengelo adviseren dan ook om de Sportraad op te heffen, tenzij er een andere werkwijze wordt gekozen, waarbij de betrokkenheid van de Sportraad wordt vergroot. OVERWEGINGEN De Sportraad Hengelo heeft volgens artikel 3 van haar reglement (vastgesteld op 23 februari 2010) een drietal taken: a. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college over hoofdlijnen van het sportbeleid. b. Het bevorderen van de goede samenwerking tussen het gemeentebestuur en de aanbieders van sport en tussen de aanbieders van sport onderling. c. Knelpunten, trends, ontwikkelingen in het veld signaleren en vertalen in initiatieven en voorstellen aan de gemeente. Op 26 september 2011 heeft de wethouder met een afvaardiging van de Sportraad het functioneren besproken van de Sportraad Hengelo. Vervolgens heeft de Sportraad op 17 november 2011 in haar vergadering de resultaten besproken en conclusies getrokken, zoals staat beschreven in hun brief. Zowel de Sportraad Hengelo als de verantwoordelijk wethouder concluderen dat ten aanzien van de samenwerking tussen gemeentebestuur en verenigingen de Sportraad Hengelo niet direct meer nodig is. De kloof tussen gemeentebestuur en sportverenigingen is kleiner geworden. Sportverenigingen weten zelf de weg naar de wethouder te vinden via zijn spreekuur, maar ook door middel van nieuwe media zoals twitter en andere digitale middelen. Wij zien deze laagdrempelige manier van communicatie tussen bestuur en sportverenigingen als een positieve ontwikkeling. Daarnaast heeft de wethouder met sportverenigingen direct contact, als het gaat om ontwikkelingen en knelpunten die bepaalde sportverenigingen aangaan. Verenigingen zoeken hiervoor ook direct contact met de wethouder en ambtenaren in plaats van via de Sportraad. Via themabijeenkomsten, maar ook via nieuwe media worden sportverenigingen (maar ook wethouder en ambtenaren) tevens op de hoogte gehouden van algemene ontwikkelingen binnen het sportbeleid van de gemeente Hengelo. Hiermee is signaleerfunctie van de Sportraad overbodig geworden. Ook ten aanzien van het gevraagd en ongevraagd advies geven, weet de gemeente door middel van bijvoorbeeld themabijeenkomsten de sportverenigingen te vinden. Deze themabijeenkomsten zien wij als een vindplaats voor signalen en voorstellen/oplossingen. De verengingen weten ook de wethouder en ambtenaren te vinden voor ongevraagd advies. Daarnaast weten ook netwerkpartijen (sportbonden) ons te vinden om (on)gevraagd advies te geven. Conclusie is dat de drie taken waarvoor de Sportraad is ingesteld, buiten de Sportraad om door verenigingen en gemeentebestuur zelf tot stand komen. De huidige manier van werken, door bijvoorbeeld spreekuren, themabijeenkomsten en het laagdrempelig contact met de wethouder door middel van nieuwe media, maakt dat de Sportraad overbodig is geworden op deze taakgebieden. De conclusie van de Sportraad, zoals zij dit zelf ook beschrijft in haar brief van 23 november 2011, wordt gedeeld. Wij zijn van mening dat de functies van de Sportraad geen toegevoegde waarde hebben ten opzichte van de manier waarop dit in de praktijk al wordt ingevuld. Een andere werkwijze stellen wij nu niet voor, omdat wij van mening zijn dat in de huidige praktijk de functies waarvoor de sportraad in het leven was geroepen geborgd zijn. Daarom wordt voorgesteld om de Sportraad Hengelo op te heffen en het reglement van de Sportraad Hengelo in te trekken. Als gevolg hiervan worden de leden van de Sportraad ontslagen. We zijn ons bewust van de bewezen diensten van de Sportraad in de afgelopen jaren en zullen dan ook op gepaste wijze afscheid nemen van de (leden van de) Sportraad.

5 FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN N.v.t. VERVOLGTRAJECTEN EN PRODUCTEN De Sportraad Hengelo wordt door middel van bijgevoegde brief op de hoogte gesteld van dit besluit. De leden van de Sportraad Hengelo ontvangen ieder een persoonlijke brief over hun ontslag als lid van de Sportraad Hengelo. ADVIES AAN HET COLLEGE Aan het college wordt voorgesteld: 1. de Sportraad Hengelo op te heffen en het reglement Sportraad Hengelo per direct in te trekken. 2. de leden van de Sportraad Hengelo per direct te ontslaan. 3. de Sportraad Hengelo door middel van bijgevoegde brief op de hoogte te stellen van de besluit. 4. de leden van de Sportraad Hengelo door middel van bijgevoegde brieven op de hoogte stellen van hun ontslag als lid van de Sportraad Hengelo. 5. de gemeenteraad te informeren over dit besluit.

6 >t* ' H #, *» U WFMSELO O Aan: College van Burgemeester & Wethouders Postbus AA HENGELO Stuknummer: Registratiedatum: 23/11/2011 Betreft: Geacht College, Evaluatie Sportraad Hengelo. Hengelo, 24 november 2011 De Sportraad functioneert in haar huidige vorm sinds mei De Sportraad is alert over alles wat een relatie heeft met sport. Ook het eigen functioneren wordt regelmatig aan een kritische blik onderworpen. Onlangs heeft de Sportraad geconstateerd, dat het functioneren te wensen overlaat. In een gesprek op 26 September 2011 van een afvaardiging van de Sportraad met wethouder Lievers is het functioneren van de sportraad besproken. In dit gesprek is toegezegd, dat de Sportraad de resultaten van dit gesprek in haar eerstvolgende vergadering zou bespreken om daarna te zullen reageren. De Sportraad in vergadering bijeen op 17 november j.l. heeft de resultaten van het onderhoud met wethouder Lievers van 26 September 2011 besproken. Daaruit zijn de volgende conclusies getrokken: 1) Door de moderne communicatiemogelijkheden (twitter e.d.) en het spreekuur van de wethouder is een rechtstreekse communicatielijn tussen de sportverenigingen en de wethouder ontstaan. Een communicatielijn, waar de Sportraad niet direct bij nodig is: de sportverenigingen kunnen hun problemen en wensen rechtstreeks bij de wethouder aankaarten. Een werkwijze die de Sportraad overigens zeker niet afwijst. 2) De Sportraad zou na de herstructurering, welke medio 2010 zijn beslag heeft gekregen een adviesorgaan van Burgemeester & Wethouders zijn. De beslissingen konden snel worden genomen en de gevraagde adviezen konden snel worden gegeven. Gebleken is dat de Sportraad Hengelo in de nieuwe configuratie helaas achter de feiten bleef aanlopen: de benodigde informatie werd maar zeer beperkt aangeleverd of moest uit de media worden verkregen. Gezien de voornoemde conclusies, de reacties van wethouder Lievers en de door hem voorgestane (en reeds ingezette) werkwijze, en ook de afwezigheid van vragen en verzoeken vanuit de sportverenigingen, is de Sportraad unaniem van mening dat verder functioneren geen toegevoegde waarde heeft. Daarom adviseren de leden van de Sportraad de Sportraad Hengelo op te heffen, tenzij er een andere werkwijze wordt gekozen, waarbij de betrokkenheid van de Sportraad wordt vergroot. Opheffen van een sportraad voor een stad als Hengelo, die het predicaatsportstad prefereert, zou evenwel een kwalijke zaak zijn, nadat ze 51 jaar geleden is ingesteld door het College van Burgemeester en Wethouders. Aannemend u correct en voldoende te hebben gemformeerd en rekenend op een spoedige reactie, Tekenen wij, namens de leden van de Sportraad Hengelo, hoogachtend V. Weerkamp Voorzitter Castorweg EP Hengelo Tel vincentweerkamp(5) i$s5ilernt P.J. van Galen Vicevoorzitter Letterveldweg CE Borne Tel han.vangalen@home.nl cc. Leden Gemeenteraad 1 /1

7 32 4<j\) REGLEMENT SPORTRAAD HENGELO Het college van de gemeente Hengelo; Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet; Gelet op de Wet dualisering gemeentebestuur; Besluiten Vast te stellen onderstaand Reglement Sportraad Hengelo Artikel 1 1. Er is een Sportraad Hengelo, hierna te noemen Sportraad. 2. De Sportraad is een adviescommissie ex artikel 84 Gemeentewet. Missie Artikel 2 De Sportraad heeft tot doel de sport in Hengelo te bevorderen: in Hengelo ontstaat een betere sportinfrastructuur en meer Hengelose Burgers bewegen en sporten op een wijze die aansluit bij de eigen interesse en omstandigheden. Taken Artikel 3 De Sportraad heeft tot taak: a. het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college over de hoofdlijnen van het sportbeleid. b. het bevorderen van de goede samenwerking tussen: het gemeentebestuur en de aanbieders van sport in de meest brede zin van het woord aanbieders van sport onderling; c. knelpunten, trends, ontwikkelingen in het veld signaleren en vertalen in initiatieven en voorstellen aan de gemeente. Samenstelling Artikel 4 1. leder lid van de Sportraad moet affiniteit hebben met sportbeoefening in Hengelo en aan de beleidsontwikkeling een bijdrage kunnen leveren. 2. De Sportraad zal als geheel inhoud moeten kunnen geven aan minimaal de volgende hoofdbeleidslijnen: Sportstimulering: Accommodatiezaken: Verenigingsondersteuning/vrijwilligersbeleid Sportprofilering: 3. Voor iedere hoofdbeleidslijn wordt een werkgroep geformeerd. De voorzitter van een werkgroep is lid van de Sportraad. 4. De Sportraad bestaat uit de vier voorzitters van de werkgroepen, aangevuld met een voorzitter en twee expert/materiedeskundigen op het gebied van financien en veiligheid & gezondheid. 5. De leden van de Sportraad wijzen uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter aan. 6. De sportraad stelt op basis van de vereiste competenties de bemensing van de werkgroepen vast. Daarbij wordt zo mogelijk aangesloten bij de vertegenwoordiging van bij de werkgroep belanghebbende sportverenigingen. Voor de bemensing van de werkgroepen wordt een deskundigenlijst opgesteld. Gemeenteraadsleden zijn in het kader van het dualisme uitgesloten van deelname aan werkgroepen.

8 10. Het college wordt van dit besluit op de hoogte gesteld. Het college moet binnen acht weken aangeven wat zij met dit advies doet. 11. Periodiek (minimaal 2x per jaar) wordt via thema-avonden gecommuniceerd met de sportverenigingen. Tijdens deze avonden worden zo mogelijk de behaalde resultaten gepresenteerd en worden nieuwe opdrachten en doelen benoemd. Openbaarheid Artikel 8 1. De vergaderingen van de Sportraad en van de werkgroepen zijn besloten. 2. De thema-avonden genoemd in artikel 7 lid 11 zijn openbaar. Verantwoording Artikel 9 1. Van de vergaderingen van de Sportraad wordt een besluitenlijst en een actiepuntenlijst gemaakt. 2. Minimaal 2 maal per jaar vindt overleg plaats tussen de wethouder met sport in zijn portefeuille en de Sportraad. 3. Jaarlijks, binnen 6 maanden na afloop van ieder kalenderjaar, doet de Sportraad aan het college een verslag van haar werkzaamheden en uitgaven over het vorige kalenderjaar. 4. Voordat de toezending van het verslag plaatsvindt, stelt de Sportraad het verslag vast. Slotbeoalinaen Artikel 10 In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het college van burgemeester er wethouders, gehoord de Sportraad. Artikel 11 Dit reglement treedt in werking op (o itlx L ClC\() Vastgesteld in de vergadering van ^0 " < i?c/0 De Secretaris, lr$/v.j. Licht De Voorzitter, drs. F. Kerckhaert {^Jy^ic^c^^

9 7. De Sportraad is bevoegd om leden van het college uit te nodigen voor het bijwonen van een vergadering. Benoemina Artikel 5 1. De voorzitter en de leden van de Sportraad worden door het college benoemd. 2. De leden van de Sportraad worden benoemd voor een periode van vier jaar. 3. Het lidmaatschap van de Sportraad kan door een lid te alien tijde worden beejndigd. De mededeling daarvan wordt schriftelijk aan het college gedaan. 4. Als een lid een vergadering tweemaal niet bijwoont zonder at te melden dan wel van vijf opeenvolgende vergaderingen er minder dan drie bijwoont, vervalt zijn lidmaatschap. 5. De leden zijn een keer herbenoembaar voor een periode van vier jaar. Ondersteunina Artikel 6 1. Het college wijst een ambtenaar als accounthouder toe aan de Sportraad. De accounthouder maakt geen deel uit van de Sportraad, maar is aanspreekpunt vanuit de gemeente en is verantwoordelijk voor de informatie uitwisseling. 2. De gemeente zorgt voor secretariele ondersteuning. Deze persoon maakt geen deel uit van de Sportraad. 3. De kosten van materiele voorzieningen van de Sportraad Hengelo worden jaarlijks opgenomen in de gemeentebegroting, op basis van door de Sportraad Hengelo gedane voorstellen. Dit tot aan een door de gemeenteraad goedgekeurd bedrag. Onder materiele voorzieningen worden verstaan: a. de voorzieningen ten behoeve van het functioneren van de Sportraad Hengelo; b. kosten voor deskundigheidsbevordering en aanschaf van documentatiemateriaal. Werkwiize Artikel 7 1. De Sportraad vergadert minimaal 6 keer per jaar. De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter, behoudens in spoedgevallen, ten minste 8 dagen voor deze vergadering ter kennis van de leden gebracht. De agenda wordt vastgesteld door de voorzitter. Wanneer tenminste twee leden dit wensen zal de agenda geheel of op punten worden aangepast. 2. Vergaderingen van de Sportraad worden verder gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde deel van het aantal leden dit nodig oordeelt. 3. Vergaderingen van de Sportraad vinden geen doorgang indien niet meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 4. Leden van de Sportraad kunnen zich tijdens een sportraadvergadering laten vertegenwoordigen door een lid van een werkgroep. Dit lid is niet stemhebbend. 5. Indien een vergadering krachtens het bepaalde onder lid 3 geen doorgang kan vinden, wordt een nieuwe vergadering belegd. In deze vergadering kunnen besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden maar alleen over onderwerpen die in de oproep tot de vergadering duidelijk zijn vermeld. Tussen de eerste en de tweede vergadering als hier bedoeld moet een tijdvak van tenminste veertien dagen liggen. 6. De Sportraad is verantwoordelijk voor helder gedefinieerde opdrachten naar de werkgroepen (duidelijkheid over de kaders, bevoegdheden en tijdpad). 7. Vergaderingen van de werkgroepen worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van het aantal leden dit nodig oordeelt. De werkgroepen rapporteren periodiek aan de Sportraad. 8. De Sportraad stelt het advies vast. Bij het nemen van besluiten ter zake brengt elk lid van de Sportraad een stem uit. 9. Besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter. Van het standpunt van de minderheid wordt, indien dat wordt verzocht, kennisgegeven.

10 Aan: College van Burgemeester & Wethouders Postbus AA HENGELO llllllllllllllllllllllllllll Stuknummer: Registratiedatum: 07/03/2012 Betreft: Reactie op brief d.d. 24 november Hengelo, 5maart2012 Geacht College, Op 24 november 2011 heeft de Sportraad u een brief gestuurd met betrekking tot het functioneren van de Sportraad. Tot op dit moment heeft de Sportraad nog geen reactie ontvangen. Er is zelfs geen ontvangstbevestiging door u verstuurd, waarin is aangegeven op welke termijn u met een reactie zult komen. Uit ingewonnen informatie blijkt, dat u voor iedere ontvangen brief een ontvangstbericht stuurt. Uit reacties en opmerkingen vanuit de betreffende wethouder, politiek, ambtenaren en pers blijkt, dat onze brief wel degelijk door u is ontvangen. We zijn inmiddels drie maanden verder. We vinden dat u minimaal moet kunnen aangeven, wat er gebeuren gaat en op welke termijn de Sportraad uw antwoord op de genoemde brief mag verwachten. Leden van de Sportraad zijn meerdere keren benaderd door de pers, maar hebben bewust niet gereageerd met de opmerking, dat eerst het antwoord en standpunt van het College van Burgemeester & Wethouders bekend gesteld moet zijn. Hoe lang de leden van de Sportraad dit zwijgen kunnen volhouden, is nog maar zeer de vraag. Uit de krant is de afgelopen weken meermalen gebleken, dat er op sportgebied wel degelijk ontwikkelingen zijn, waarbij de Sportraad had moeten worden betrokken (verplaatsing tennisclub, uitbreiding FC Twente, verplaatsing Barbaras, renovatie Sporthal Veldwijk, herinrichting Sportpark Veldwijk, renovatie Sporthal Wheustag, nieuwbouw sporthal op Sportpark Het Wilbert, herstructurering buitenschoolse opvang en de rol van sportverenigingen daarin). Dit zijn volgens de leden van de Sportraad allemaal zaken, waarvoor een advies aan de sportraad moet worden gevraagd. Tot nu toe is de Sportraad niet getnformeerd en er is ook geen adviesaanvraag ontvangen. Ook wordt bij navraag geen informatie gegeven. Rekenend op een spoedige reactie uwerzijds, Tekenen wij, namens de leden van de Sportraad Hengelo, hoogachtend V. Weerkamp Voorzitter Castorweg EP Hengelo Tel vincentweerkamp@home.nl P.J. van Galen Vicevoorzitter Letterveldweg CE Borne Tel han.vangalen@home.nl cc. Leden Gemeenteraad 1 /1