OPLEGNOTITIE. Vergadering : Bestuurlijk Overleg Op : 6 april 2017 Onderwerp : Evaluatie regionale samenwerking; voortgang Agendapunt : 8.

Transcriptie

1 OPLEGNOTITIE Vergadering : Bestuurlijk Overleg Op : 6 april 2017 Onderwerp : Evaluatie regionale samenwerking; voortgang Agendapunt : 8 Beslispunten - Besluiten over de wijze van behandeling van het eindrapport. Toelichting In uw vergadering heeft u het voorstel voor de evaluatie besproken zoals dit door het Kenniscentrum Publieke Zaak (Hogeschool Arnhem Nijmegen) in overleg met de door u ingestelde Evaluatiecommissie is opgesteld. Uw reacties hebben geleid tot een verder doorontwikkelde evaluatieaanpak en dit voorstel is, zoals afgesproken, voorgelegd de aan de 19 colleges. Na inventarisatie van de reacties is het Kenniscentrum opdracht gegeven de evaluatie te starten. Door twee gemeenten is een inhoudelijke reactie gegeven. De beantwoording van de reacties zijn bijgevoegd. Deze is in nauwe overleg met de evaluatiecommissie, Kenniscentrum Publieke Zaak en de voorzitter opgesteld. Eind april is het eindrapport met aanbevelingen klaar. Laatste stap in de evaluatie is een groepsbijeenkomst van uw overleg waarin de bevindingen tot op dat moment worden gepresenteerd en uitgangspunt vormen voor een gesprek. Vanwege het afscheid van burgemeester Kaiser kan dit gesprek niet aansluitend aan dit overleg plaatsvinden. Deze (laatste en afrondende) stap in het evaluatieproces is nu vastgelegd maandag 10 april van uur. U wordt hierover separaat nog geïnformeerd. Het rapport en verder. Op 28 maart vindt een overleg plaats van de Evaluatiecommissie met het Kenniscentrum over de voortgang van het onderzoek en om van gedachten te wisselen over het traject na het aanbieden van het rapport. Streven is dat de commissie u ter een voorstel voorlegt voor de verdere behandeling van het eindrapport door uw overleg en de gemeenten. Bijlagen: - brieven aan de gemeente Lingewaard en gemeente Mook en Middelaar. Bestuurlijk Overleg 6 april 2017

2 College van Burgemeester en Wethouders van Lingewaard t.a.v. dhr. L. de Waal Postbus AA BEMMEL Datum Uw kenmerk Ons kenmerk Zaaknummer 13 februari 2017 Contactpersoon Telefoonnummer Onderwerp: Evaluatie regionale samenwerking Geachte heer De Waal, In reactie op het aangeboden evaluatievoorstel ontvingen wij van u een mail waarbij u enige kanttekeningen plaatst bij de evaluatieopzet. Uw kanttekeningen geeft ons aanleiding tot de volgende reactie; waarbij wij de volgorde van uw mailbericht hanteren. 1. In het Bestuurlijk Overleg van 9 december 2016 is het (1 e ) voorstel van het Kenniscentrum dd. 30 november 2016 besproken. Aan het einde van de behandeling van het voorstel is door de voorzitter geconcludeerd dat van een verbod om hierover (vormdiscussie) te praten kan geen sprake zijn. Voorkomen moet worden dat we ons verliezen in een langjarige vormdiscussie. Deze gedeelde conclusie heeft geleid tot een aanpassing van de doel van de evaluatie met de volgende zinsnede "Echter, waar tijdens de evaluatie elementen in die structuur blijken te knellen, is er ruimte om die te benoemen en ter discussie te stellen". Deze nadere precisering geeft allen die gevraagd worden te participeren in de evaluatie voldoende ruimte. 2. Omwille van de voortgang en de kosten is ervoor gekozen om groepsinterviews te organiseren voor de 4 PFO's waarbij naast de voorzitter en de secretaris 2 wethouders uitgenodigd worden. Om te voorkomen dat de geïnterviewden uit een beperkte kring zou worden gerekruteerd, is door de secretaris een voorstel voorbereid. Hierbij is gekeken naar spreiding over de 19 gemeenten en de keuze gemaakt om, zoveel als mogelijk, leden van het Bestuurlijk Overleg niet uit te nodigen. Zij hebben immers een eigen moment in het proces. Voor zover de (overvolle) agenda van de wethouders dit toeliet zijn vervolgens afspraken gemaakt. De interviews moeten binnen een beperkt aantal weken plaatsvinden. Dit gelet op het dwingende tijdpad dat door het Bestuurlijk Overleg is vastgesteld. De tijd ontbrak om naar 19 gemeenten een uitvraag te doen om namen te noemen. Verder leeft de verwachting dat binnen de colleges een gepland interview wordt besproken en standpunten gedeeld. 3. Door de Evaluatiecommissie is met het Kenniscentrum van gedachten gewisseld over de vorm van het onderzoek. Het benutten van vragenlijsten is eveneens besproken. Het advies van de Kenniscentrum was om van dit instrument geen gebruik te maken. Het opstellen van een goede vragenlijst vraagt veel energie tijd en de respons is vaak zeer gering. Daarnaast, en niet onbelangrijk, geven de (halfopen) interviews, met een generiek en specifiek deel, een beter en genuanceerder beeld. De voorgestelde evaluatie van de regionale samenwerking is een evaluatie van één jaar samenwerken. In tegenstelling tot de aanhef van uw mailbericht is er juist voor gekozen om geen diepgaande en uitgebreide evaluatie te houden. Het was de expliciete opdracht van het Bestuurlijk Overleg dd. 7 december om snel en minder uitgebreid te evalueren dan in de voorliggende offerte sprake was. Stadskantoor - Eusebiusbuitensingel 49 Postbus EL Arnhem Datum: 13 februari 2017 Ons kenmerk: -Pagina: 2

3 Een uitgebreidere opzet en diepgaande evaluatie vraagt een langere voorbereidingstijd, meer onderzoekstijd en kent een ander prijskaartje. Daarvoor heeft het Bestuurlijk Overleg, gesteund door 18 colleges, niet gekozen. Deze reactie is afgestemd met lector F. de Vijlder van het Kenniscentrum en de fungerend voorzitter van de Evaluatiecommissie W. Hol. Hoogachtend, Namens het dagelijks bestuur van het Gemeenschappelijk Orgaan Regio Arnhem Nijmegen, w.g. w.g. Carol van Eert Vicevoorzitter secretaris i.a.a.: archief, Kenniscentrum Publieke Zaak, Evaluatiecommissie.

4 College van Burgemeester en Wethouders van Mook en Middelaar Postbus 200 Datum Uw kenmerk Ons kenmerk 15 februari 2017 MM ZK MOOK Zaaknummer Contactpersoon Telefoonnummer Onderwerp: reactie op zienswijze op definitief evaluatievoorstel. Geacht college, Per brief van 5 januari jl. heeft u gereageerd op het definitieve voorstel voor de evaluatie van de regionale samenwerking. Uw brief geeft aanleiding tot de volgende inhoudelijke reactie, waarbij de opbouw van uw brief is gevolgd. Door de Stuurgroep Regionale Samenwerking is medio in de toelichting bij de regeling expliciet vastgelegd dat de eerste evaluatie van de nieuwe regionale samenwerking na 1 jaar plaatsvindt. Dit is door alle 19 gemeenten overgenomen. Het Bestuurlijk Overleg heeft, hoewel het moment van de 1 e evaluatie in de laatste twee vergaderingen ter sprake is gekomen, geen aanleiding gezien een andere keuze te maken. De onderzoeksopzet zoals door het Kenniscentrum is opgesteld laat, zeker na de aanscherping van het doel van de evaluatie, voldoende ruimte om in de interviews en groepsgesprekken aan te geven of voldaan wordt aan de wensen en verwachtingen. Het programma van eisen vindt haar basis in de toelichting bij de regeling. Dit is aangevuld met de inbreng van diverse gemeenteraden, zoals die bij de primaire besluitvorming (medio 2015) aan de Stuurgroep is meegegeven. Door de ingestelde Evaluatiecommissie is met het Kenniscentrum nadrukkelijk gesproken over de te hanteren methodiek, indachtig de door het Bestuurlijk Overleg gestelde randvoorwaarden: voortgang, vastgestelde datum van oplevering en de wens de kosten van het onderzoek te beperken. Gekozen is per portefeuillehoudersoverleg een groepsinterview te houden. De groep bestaat uit de voorzitter, twee leden en de secretaris. Deze methodiek maakt het mogelijk om op een effectieve en directe wijze informatie te verzamelen. Het gebruik van vragenlijsten is overwogen voor alle wethouders Mobiliteit, Duurzaamheid, Economie en Wonen als ook voor de leden van de 19 gemeenteraden. Het opstellen van een goede vragenlijst vraagt veel tijd, de respons is vaak beperkt en de interactie van een interview ontbreekt. Om die reden is van dit instrument afgezien. Niet alle portefeuillehouders worden uitgenodigd voor een interview. De aanname is dat binnen de 19 colleges, door de betrokken portefeuillehouders, voorafgaande aan een interview of voorafgaande aan het Bestuurlijk Overleg van 6 april 2017, waarin ook een groot aantal portefeuillehouders zitten hebben, inhoudelijk over de (toekomst van de) huidige regionale samenwerking van gedachten wordt gewisseld.

5 Stadskantoor - Eusebiusbuitensingel 49 Postbus EL Arnhem Datum: 15 februari 2017 Ons kenmerk: -Pagina: 2 Resumerend: alle overige gemeenten hebben ingestemd met het voorstel van de Evaluatiecommissie om, zoals afgesproken, na 1 jaar te evalueren. Gezien de afspraken binnen het bestuur van de Regio Arnhem Nijmegen, waar iedere deelnemer 1 stem heeft, zal de evaluatie conform voorstel doorgaan. Uw zorg over het overbrengen van de wensen en verwachtingen in de geplande interviews hebben wij doorgegeven aan het Kenniscentrum en verzocht hieraan aandacht te besteden en ruimte te geven. Deze reactie is afgestemd met lector F, de Vijlder van het Kenniscentrum en de fungerend voorzitter van de Evaluatiecommissie W. Hol. Hoogachtend, Namens het dagelijks bestuur van het Gemeenschappelijk Orgaan Regio Arnhem Nijmegen, w.g w.g. Carol van Eert Vicevoorzitter secretaris i.a.a.: archief, Kenniscentrum Publieke Zaak, Evaluatiecommissie.