Programmacoördinator

Transcriptie

1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Voor het Informatie Vlaanderen is Vlaanderen Connect op zoek naar een: Programmacoördinator Programma s Informatiekanalen: Webplatform Vlaanderen Vlaanderen.be Contactcenter Contract onbepaalde duur Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Context Vlaanderen evolueert naar een digitale informatiemaatschappij. Burgers en ondernemers verwachten dat de overheid integraal deel uitmaakt van deze evolutie en deze zelfs mee vorm geeft. Niet langer de organisatie van de overheid, maar de klant staat centraal. Het agentschap Informatie Vlaanderen (AIV) heeft als missie een coherent overheidsbreed informatiebeleid uit te bouwen en de transitie van de Vlaamse overheid naar een informatie gedreven overheid te ondersteunen en mee te realiseren. Het klantgerichte productaanbod van het agentschap wordt gebundeld in strategische programma s waarin zowel service delivery aspecten als nieuwe ontwikkelingen georganiseerd worden. De programma s webplatform Vlaanderen, vlaanderen.be en contactcenter bestaan uit verschillende product- en projectteams. Meer informatie over het Agentschap Informatie Vlaanderen vind je hier. Doel Als expert projectleider ICT in de hoedanigheid van programma-coördinator versterk je de programmamanagers van de drie programma s van de afdeling Informatiekanalen: Webplatform Vlaanderen, Contactcenter en Vlaanderen.be in hun opdracht. Je rapporteert functioneel aan de programmamanagers.

2 Je maakt deel uit van het team programmacoördinatoren dat vanuit het programma management office (PMO) in de Staf van het agentschap ondersteuning biedt aan de realisatie van alle IT-programma s van Informatie Vlaanderen. Jouw indicatief takenpakket bestaat uit het: -faciliteren van de inhoudelijke en organisatorische visie op de programma s ism. de programmamanager, de respectievelijke product- en projectteams en de belangrijkste interne en externe stakeholders -ondersteunen van de programmamanager bij het verzamelen van inzichten en informatie voor het opstellen van strategische business cases en een operationeel plan van aanpak inclusief begroting van budget en medewerkers en releaseplanning over de verschillende producten en projecten heen -voorbereiden van gebundelde aankoopdossiers (externe medewerkers, ICT, data, ) op niveau van de programma s en het adviseren van de programmamanager over offertes en CV s -voorbereiden en organiseren van afstemming met stakeholders van de programma s die tot doel heeft om hen te informeren, sensibiliseren en overtuigen van de programma s met als doel een gemeenschappelijke visie en draagvlak te creëren en een succesvolle uitvoering van de programma s te bevorderen. -Voorbereiden en organiseren van de afstemming tussen de verschillende actoren binnen de programma s zelf zodat iedereen voldoende op de hoogte is van wat er speelt. Beheren en mee ontwikkelen van de interne overlegstructuur hoort hier ook bij. -faciliteren van het projectportfolioproces van de programma s in relatie met het portfolio van de andere programma s - op elkaar afstemmen van de (AGILE) delivery- en releaseprocessen en projectwerking in de programma s -signaleren en opvolgen van afhankelijkheden en synergieën over de verschillende producten en projecten van de programma s heen, met andere programma s van het agentschap en van derden -overkoepelend opvolgen van de programmaplanning en van de uitvoering van de verschillende projecten, releases, service delivery (operationeel beheer) en aansluitingen en indien nodig bijsturingen induceren de programma s-coördineren van een goede samenwerking en communicatie met de projectmanagers van projecten en producten -organiseren van de nodige overleg- en beslissingsmomenten en opvolgen van beslissingen en acties -bundelen en beheren van allerlei forecasting en voortgangsgegevens zoals releaseplanning, budgetten, capaciteitsplanning medewerkers, aankopen, op niveau van de programma s -samenstellen van allerhande programma-rapporten en het voorbereiden van de communicatie en rapportering naar allerlei stakeholders (directiecomité, stuurorgaan informatie en ICT, bestuurscomités, kabinet, ) -organiseren en beheren van een transparant systeem van documentbeheer, afsprakenbeheer en communicatie in de programma s met gebruik van onder andere Confluence/ JIRA, Sharepoint, Slack en dergelijke. Indien de werking van de programma s of het agentschap het vereist, kunnen er in overleg wijzigingen in de verantwoordelijkheden worden afgesproken.

3 Criteria 1) Diploma s Gewenst minimaal opleidingsniveau (niet vereist): Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting, aangevuld met basis management opleiding en een opleiding in een programmamanagement 2) Vaktechnische competenties Je hebt 4 à 7 jaar ervaring in een gelijkaardige functie waarbij het accent lag op het adequaat inrichten en uitvoeren van het operationeel programmamanagement van een portefeuille van meerdere uiteenlopende ICT-projecten. De periode om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren ligt tussen de 1 tot 3 maanden. Je hebt ervaring in, of affiniteit met werkomgevingen waarin een gebruikersgerichte benadering (via digitale dienstverlening) voorop staat. Je hebt ervaring in het coachen van interne en externe medewerkers tot een performant operationeel programmateam dat bestaat uit verschillende product- en projectteams Je hebt een stevige, praktische ervaring met het nauwkeurig beheren en rapporteren van (numerieke) informatie over de programmabeheer aspecten planning, budgetbegroting, kosten/baten, medewerkers, risico s,.. dmv. Office pakketten zoals bijvoorbeeld Excel, Access, Word en Sharepoint, MS TFS, JIRA, Je hebt ervaring met het verantwoord sourcen van externe medewerkers en IT-dienstverleners, vendor management en operationeel business en IT relationship management Je hebt kennis van de respectievelijke producten van het agentschap en de architecturale, technische en infrastructurele aspecten of bent bereid je hier op korte termijn in in te werken Je hebt op niveau van het programma oog voor de governance van het agentschap, strategische risico management, informatieveiligheid, IT-architectuur en -infrastructuur aspecten Je bezit de nodige skills om zowel intern als extern een breed professioneel netwerken te ontwikkelen en te onderhouden, onderhandelingen gunstig en vlot te laten verlopen en escalaties geschikt af te handelen. Je hebt ervaring met het succesvol plannen en (laten) uitvoeren van de nodige acties en change management om volgens de noden te blijven evolueren naar een optimalere operationele programmawerking in lijn met de strategische ambities van het programma en de organisatie in het algemeen 3) Persoonsgebonden competenties Je neemt steeds jouw verantwoordelijkheid en handelt in het belang van de klanten en gebruikers en van het agentschap Informatie Vlaanderen Je hebt ruime ervaring in het proactief werken op zeer autonome basis maar in teamverband en met andere betrokkenen die actief bijdragen tot jouw opdrachten Je handelt en communiceert adequaat zowel op directie als op operationeel niveau, en je schrijft vlot een managementsamenvatting met de essentie Je vormt een geïntegreerd oordeel waarbij je inspeelt op de vaak complexe wensen en behoeften van de betrokkenen Je bent resultaatgericht, stelt de nodige doelen en prioriteiten en bepaalt de nodige acties, tijd en middelen om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken en je bewaakt de voortgang Je geeft richting aan de betrokken medewerkers en delegeert taken en verantwoordelijkheden waar mogelijk

4 Werken voor Vlaanderen connect. Boeiende en uitdagende IT functies én de mogelijkheid om mee je schouders te zetten onder het verder uitbouwen van een digitale en slagkrachtige Vlaamse overheid. Dat is werken voor Vlaanderen connect. Elke dag zetten onze medewerkers zich mee in om de Vlaamse overheid verder te digitaliseren opdat deze nog beter ten diensten kan staan van burgers, ondernemers en organisaties. Bij Vlaanderen connect. wordt u voor onbepaalde duur ter beschikking gesteld aan één van de entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen, waar u ondersteuning biedt bij het realiseren van een datagedreven overheid. Je werkt voor Vlaanderen connect, met een contract voor onbepaalde duur. Je wordt voor minstens enkele jaren ter beschikking gesteld aan Informatie Vlaanderen. Vlaanderen connect is een jonge en dynamische werkgever die gemotiveerde medewerkers zoekt. Vlaanderen connect zoekt profielen die: ICT-competenties hebben van een hoog niveau; flexibel zijn; op termijn willen doorstromen naar andere entiteiten of lokale besturen; hun carrière willen uit bouwen binnen de Vlaamse overheid en hun expertise gebruiken in de verschillende entiteiten; het maatschappelijk belang een belangrijke motivatie vinden; Aanbod: Vlaanderen connect biedt een contract van onbepaalde duur en een competitief salarispakket met: een mobiliteitsbudget maaltijdcheques van 7 euro/dag (eigen bijdrage 1,09 euro/dag) een hospitalisatieverzekering (je kan gezinsleden aansluiten) een groepsverzekering mogelijkheid tot kinderopvang tijdens alle schoolvakanties aan een voordelig tarief. Bij Vlaanderen connect is een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk: een werkweek van 38 uur, 28 dagen verlof en extra wettelijke feestdagen (11/07, 02/11, 15/11 en 26/12). Verder zijn er flexibele werkuren en je kan thuiswerken. Ten slotte krijg je bij Vlaanderen connect nog verschillende andere voordelen: je werkt bij entiteiten van de Vlaamse overheid of bij lokale besturen voor lange termijn. Zo kan je meewerken aan een digitale en slagkrachtige overheid, voor burgers en ondernemers. Daarnaast kan je doorgroeien en jezelf ontwikkelen door het enorme potentieel aan uitdagende functies via Vlaanderen connect bij de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Plaats van tewerkstelling Het agentschap Informatie Vlaanderen heeft kantoren op 2 centrale locaties in Gent en Brussel, beiden op wandelafstand van het station. Het agentschap ondersteunt sterk het plaats- en tijdsonafhankelijk samenwerken. De uitvoering van de opdrachten zal in Gent en in Brussel plaatshebben.

5 Interesse? Voor meer informatie contacteer Godfried Knipscheer, Programmamanager, Tel.: Wil je solliciteren voor deze functie? Mail je CV en motivatiebrief naar Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. Heb je een handicap? We voorzien aanpassingen tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon van deze vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. Procedure Jouw ingezonden CV en motivatie worden beoordeeld door de vacatureverantwoordelijke(n) bij het lid waarvoor we deze vacature invullen. De kandidaten die weerhouden worden op basis van de CV screening worden uitgenodigd voor een jurygesprek. Na het jurygesprek volgt eventueel nog een assessment dat afgenomen wordt door onze externe partner Ascento. Als laatste stap van de selectieprocedure wordt de aanwerving van de kandidaat die als beste uit de procedure naar voor komt, voorgelegd aan onze Raad van Bestuur. Deze dient steeds elke aanwerving bij Vlaanderen connect. goed te keuren. Gezien deze laatste stap ook integraal deel uitmaakt van de selectieprocedure kunnen de resultaten van het assessment (indien van toepassing) ook voorgelegd worden aan de leden van de Raad van Bestuur. Bij klachten of opmerking over onze selectieprocedure vragen we contact op te nemen met Stephane Coppens, Algemeen Beheerder van Vlaanderen connect. via