ELOprofessional 11 Enterprise Content Management

Transcriptie

1 ELOprofessional 11 Enterprise Content Management ELOprofessional 11 Software for Enterprise Content Management Enterprise Content Management

2 Uw toekomst is digitaal Met een systeem voor Enterprise Content Management (ECM) maakt u zich op voor digitale processen, en zo voor de business van de toekomst. Ons ECM-systeem ELOprofessional 11 gaat hier nog een stapje verder: u kunt daarmee niet alleen gegevens en documenten beheren, maar wordt ook met business-intelligentie uitstekend ondersteund bij uw dagelijks werk. ELOprofessional 11 biedt u een groot aantal functies waarmee u uw business perfect voorbereidt op uw digitale toekomst: naast diverse mogelijkheden voor efficiënt samenwerken en eenvoudig voldoen aan eisen m.b.t. gegevensbescherming zoals de EU-AVG is ELO Analytics een speciale highlight van versie 11. Met de standaard geïntegreerde analysecomponent maakt u heel eenvoudig uitvoerige analyses van uw lopende processen en de status van uw gegevens. Door de overzichtelijke grafische weergave krijgt u zo bliksemsnel belangrijke informatie om direct de juiste beslissingen te kunnen nemen. Zo kunt u met ELOprofessional 11 een belangrijk concurrentievoordeel krijgen dat u voor uw bedrijf profitabel kunt benutten. Met een vriendelijke groet vanuit Stuttgart Karl Heinz Mosbach CEO, ELO Digital Office GmbH 38

3 Inhoud Digitalisering en automatisering Intelligent postvak In ELO Workflow ELO Analytics ELO management ECM-highlights ELO isearch Collaboration met ELO Mobiel werken met ELO ELO Clients Veiligheid en gegevensbescherming Werken volgens wettelijke voorschriften en compliance Gegevensbescherming met ELO Informatiestroom zonder grenzen Systeemoverschrijdende processen 22 ELO Business Solutions ELO Invoice ELO Contract ELO Visitor ELO Knowledge ELO HR Recruiting ELO HR Personnel File Meer informatie ELO businesspartners ELO webseminars ELO referenties ELO evenementen

4 40

5 Digitalisering en automatisering Uw business wordt digitaal Bedrijfsprocessen en informatie digitaliseren, automatiseren, analyseren: ELOprofessional 11 ondersteunt u op weg naar de digitale toekomst. 41

6 vastleggen sturen Intelligent postvak In Van het begin af aan geautomatiseerd Met ELOprofessional 11 kunnen binnenkomende documenten, ongeacht het ontvangstkanaal en medium, geautomatiseerd geregistreerd, geclassificeerd en voor daaropvolgende processen beschikbaar gesteld worden. Of het nu gaat om het vrijgeven van facturen, het maken van offertes of het afhandelen van opdrachten: dit kan allemaal met de functies van ELOprofessional 11 perfect digitaal worden gestuurd. Onze modules en interfaces vereenvoudigen de ontvangstverwerking precies volgens uw wensen en voorstellingen: zo zorgt de ELO DocXtractor voor een geautomatiseerde intelligente classificatie van binnenkomende facturen en vergelijkt de relevante documentgegevens direct met een verbonden ERP-systeem. Ook de module ELO Barcode versnelt de ontvangstverwerking door binnenkomende documenten procesgerelateerd toe te wijzen. Digitaliseer uw postvak In Binnenkomende documenten digitaliseren en voor geautomatiseerde processen beschikbaar stellen Automatiseringsgraad op elk moment zelf bepalen Aanvullende modules en interfaces gecombineerd gebruiken Meer informatie op: 42

7 Digitalisering en automatisering beslissen Ook mobiel heeft u op elk moment zicht op uw processen met ELOprofessional 11 en kunt u belangrijke beslissingen direct ter plekke nemen. ELO Workflow Versnel uw processen De snelheid van bedrijfsprocessen is tegenwoordig een beslissende factor in de concurrentie. Daarvoor zijn bepaalde automatismen belangrijk, zodat documenten en informatie bliksemsnel daar in het bedrijf terechtkomen waar ze nodig zijn. Dat is precies waar ELO Workflow begint en de beste voorwaarden biedt voor het modelleren en automatisch sturen van uw bedrijfsprocessen. Zo kunnen processen sneller voltooid, beslissingen betrouwbaar genomen en vrijgaven snel verstrekt worden. Automatiseer uw business Individueel configureerbare geautomatiseerde processen Op elk moment traceerbare besluitvormingen Talrijke mogelijkheden voor procesanalyse In ELOprofessional 11 is een formulier-designer geïntegreerd die talrijke mogelijkheden biedt om individuele scripts op te nemen. Samen met de vele servergebaseerde verwerkingsregels wordt ELO Workflow zo uw individuele tool voor de automatisering van uw bedrijfsprocessen. De status van een proces kunt u op elk moment via de diverse opties vooranalyse en visualisatie volgen. Meer informatie op: 43

8 Digitalisering en automatisering ELO Analytics Zicht op uw business Om succesvol te zijn in de huidige zakenwereld, is het noodzakelijk op elk moment een uitgebreid overzicht over alle relevante feiten te hebben. ELOprofessional 11 bevat hiervoor de component ELO Analytics: breng daarmee samenhangen tussen gegevens uit verschillende bronnen binnen uw ELO-systeem tot stand en krijg belangrijke kennis over uw business. Door de individueel configureerbare overzichten van uw bedrijfsgegevens legt u zelf vast hoe u informatie wilt analyseren en gebruiken. Met maar enkele muisklikken maakt u overzichtelijke dashboards, bijvoorbeeld voor eigen boeken voor binnenkomende facturen, contractmanagement- of personeelsdossierrapporten. Informatiemanagement met een klik Vrij configureerbare analysemogelijkheden van uw ELO-systeem Visualisaties met behulp van diagrammen, tag-clouds of kencijfers Dashboards worden in real time bijgewerkt Meer informatie op: De veiligheid van uw gevoelige bedrijfsgegevens is daarbij op elk moment gewaarborgd. Het geperfectioneerde ELO gebruikersrechtensysteem zorgt ervoor dat alleen gegevens worden geanalyseerd waarvoor de gebruiker ook de juiste rechten heeft. 44

9 Digitalisering en automatisering ELO management Eindelijk grip op s Elk bedrijf kent de uitdaging om s volgens de wettelijke voorschriften op te slaan. Daarbij spelen twee factoren een belangrijke rol: de wettelijke bewaarplicht van zakelijk relevante documenten en gegevensbescherming met betrekking tot persoonsgegevens. Met ELOprofessional 11 en de oplossingen voor management ELOxc for Microsoft EWS en ELO for IBM Notes bent u wat dat betreft uitstekend voorbereid. Naast de langetermijnarchivering volgens wettelijke voorschriften kunnen s met ELOprofessional 11 procesgerelateerd geautomatiseerd worden beheerd. management wordt zo een vast bestanddeel van de ECM-strategie van uw bedrijf. Dankzij de geautomatiseerde, regel- en servergebaseerde archivering kan de complete correspondentie op elk moment volledig aangetoond en het naleven van de richtlijnen m.b.t. gegevensbescherming zoals de EU-AVG gewaarborgd worden. Benut het informatiepotentieel van s Integratie van s in bedrijfsprocessen Geautomatiseerde archivering volgens wettelijke voorschriften Naadloze integratie in Microsoft Outlook en IBM Notes Meer informatie op: Langetermijnarchivering Automatisering Transparantie Verschillende bestands- en documentformaten Volgens wettelijke voorschriften Op basis van regels 45

10 46

11 ECM-highlights De basis voor uw succes ELOprofessional 11 is de perfecte basis voor uw bedrijfssucces: met een snelle zoekfunctie, talrijke tools voor samenwerking evenals diverse clients en mobiele apps. 47

12 ECM-highlights Contract Contractuitbreiding Contract- en onderhoudspapieren Contractmanagement Contractovername Contractverlenging Contractaanpassing Contractant Contractondertekening Contractdossier Overeenkomst Informatie vinden in plaats van documenten zoeken Intelligente zoekfuncties Geïntegreerde externe toepassingen erbij betrekken Informatie vinden in fulltext en in de metagegevens Meer informatie op: ELO isearch Vinden in plaats van zoeken Met het in ELOprofessional 11 geïntegreerde ELO isearch vindt u zakelijk relevante informatie, en documenten bliksemsnel tijdrovend zoeken behoort zo tot het verleden. ELO isearch doorzoekt daarbij niet alleen uw gehele ELO-archief, maar betrekt er ook geïntegreerde externe toepassingen zoals ERP-, CRM- en systemen bij. De kwaliteit en het nut van de zoek-resultaten nemen zo duidelijk toe en u profiteert van de juiste informatie in de correcte context. Natuurlijk wordt bij het zoeken in ELOprofessional 11 niet alleen gezocht in de metagegevens of indexinformatie, maar ook in de eigenlijke documentinhoud, de fulltext. ELO isearch beschikt over talrijke functies waarmee u informatie nog sneller vindt. Met intelligente en vrij te combineren zoekfilters beperkt u gericht uw zoekresultaten. Reeds bij het invoeren van een zoekbegrip krijgt u passende suggesties te zien die hiermee samenhangen. Bovendien stelt ELO isearch synoniemen van een ingevoerd zoekbegrip voor. Met ELOprofessional 11 heeft u op elk moment zicht op alle relevante informatie en kunt u zich concentreren op uw kernactiviteiten. 48

13 ECM-highlights Collaboration met ELO Perfecte samenwerking op alle niveaus Voor het succes van een bedrijf is het van cruciaal belang dat medewerkers optimaal samenwerken. De noodzakelijke tools hiervoor stelt ELOprofessional 11 met de ELO Collaboration-tools ter beschikking. De basis voor de content- en documentgebaseerde informatieuitwisseling vormt de ELO Feed. Hier kunt u direct bij het document bijdragen maken, uw collega's vermelden en daarmee attent maken op bepaalde informatie en processen. Bovendien heeft u de mogelijkheid enquêtes uit te voeren en koppelingen met andere documenten te maken. Via hashtags kunt u documenten bovendien aan bepaalde onderwerpen toewijzen op de manier waarop u dat al kent uit sociale netwerken. Vandaag juli 2017 Schrijf een bijdrage... Nadine Bauer Moeten wij nog meer bestellen? 22 september 2017, 14:41 uur Schrijf een commentaar... Anton Maier Factuur gearchiveerd, controleren a.u.b. 02 juli 2017, 10:23 uur Het gedeelte 'Mijn ELO' vormt uw persoonlijke informatiecentrale die u op elk moment wijst op taken die moeten worden afgehandeld, nieuwe bijdragen in de ELO Feed of ook laatst gebruikte documenten. Op deze manier heeft u altijd een overzicht van alles wat belangrijk is. Nadine Bauer Factuur vrijgegeven! 02 juli 2017, 11:47 uur Anton Maier Levering uitgevoerd! 02 juli 2017, 13:19 uur Schrijf een commentaar... Meer efficiëntie in het teamwerk Vergemakkelijkt de informatieuitwisseling direct in het ELO-archief Actuele bewerkingsversies op elk moment traceerbaar 'Mijn ELO' zorgt voor een overzicht van relevante informatie Meer informatie op: 49

14 ECM-highlights Mobiel werken met ELO Mobiliteit creëert nieuwe mogelijkheden Tegenwoordig is het in de zakenwereld vanzelfsprekend om mobiel te zijn en belangrijke beslissingen ook onderweg te nemen. Met ELOprofessional 11 stellen wij u daarom de juiste tools ter beschikking om altijd en overal flexibel te kunnen werken. Met onze apps voor smartphones en tablets ELO for Mobile Devices, ELO QuickScan en het nieuwe ELO Connect heeft u alle ECM-functies altijd bij de hand en blijft u zo altijd op de hoogte. Het maakt niet uit of u thuis aan het werken bent, in de trein op weg naar een meeting bent of onderweg documenten met uw smartphonecamera naar uw ELOarchief overbrengt: de mobiele oplossingen met ELOprofessional 11 maken het mogelijk. De ELO ECM-apps voor ios en Android ELO for Mobile Devices ELO QuickScan ELO Connect Meer informatie op: Functiegebieden Filter Feed-kroniek op elk moment in contact met uw gegevens en uw collega s 50

15 ECM-highlights ELO Clients Echte flexibiliteit ervaren 1 Voor bedrijven is het tegenwoordig vanzelfsprekend om met verschillende apparaten en platformen te werken. Met de Multi-Client-strategie ondersteunt ELO dit in hoge mate. Enerzijds hebben we speciaal clients voor verschillende besturingssystemen ontwikkeld. Anderzijds bieden we met de ELO Web Client de volledige flexibiliteit: deze ondersteunt alle gangbare browsers en mobiele platformen. Alle ECM-functies en componenten zijn clientoverschrijdend beschikbaar. Workflow, ELO Feed, verschillende archiefweergaven of de menustructuur, het maakt niet uit: u vindt altijd automatisch de weg. Welke ELO Client u ook op dat moment gebruikt. Bovendien stellen wij u ECM-functies voor de meest gebuikte Microsoft Office-toepassingen ter beschikking: de ELO DMS Desktop integreert ELO Clients in Microsoft Word, Excel en PowerPoint. Ook in Microsoft Outlook kan een eigen ELO Client worden geïntegreerd, daarmee gebruikt u ELOprofessional 11 zonder uw vertrouwde werkomgeving te hoeven verlaten. Meer flexibiliteit kan niet! Verdere basisfuncties voor modern ECM Documentarchivering volgens wettelijke voorschriften Versionering en versiehistorie ELO gebruikersrechtenconcept Automatisering via servergebaseerde verwerkingsregels Uitchecken en inchecken van documenten Individueel configureerbare notities en stempels Eenvoudige documentuitwisseling via ELO links Doubletcontrole ter voorkoming van dubbele gegevensarchivering Workflowfunctionaliteit voor geautomatiseerde processen en nog veel meer! Individuele ELO Clients voor alle behoeften ELO for Mobile Devices 01 ipad Client + iphone Client 02 Android Tablet Client + Phone Client Desktop Clients 03 Web Client 04 Java Client voor Windows 05 macos Java Client 51

16 52

17 Veiligheid en gegevensbescherming Uw gegevens veilig in de hand Voldoen aan bewaarplicht en voorschriften m.b.t. gegevensbescherming? Dankzij talrijke functies van ELOprofessional 11 bent u daarbij uitstekend voorbereid. 53

18 Veiligheid en gegevensbescherming EU-AVG GoBD Compliance Werken volgens wettelijke voorschriften en compliance Gegevensbeveiliging volgens alle regels De eisen aan gegevensbeveiliging en rechtszekerheid worden steeds belangrijker. ELOprofessional 11 biedt de noodzakelijke platformen en tools, zodat u betrouwbaar voldoet aan wettelijke voorschriften zoals de GoBD (in Duitsland geldende grondbeginselen inzake een correcte boekhouding) voor wat betreft het bewaren van zakelijk relevante stukken. Bovendien kunt u bedrijfsinterne compliance-richtlijnen snel, transparant en veilig met talrijke ELO-functionaliteiten realiseren. De volgende basisfuncties dragen bij aan een archivering van uw gegevens en documenten volgens wettelijke voorschriften: versionering, toegangscontrole, documenteren, gebruikersrechtenstructuren en coderingsalgoritmen. Als vast bestanddeel van ELOprofessional 11 creëren deze functies de beste voorwaarden en kunnen tevens op elk moment individueel worden geconfigureerd. Volgens wettelijke voorschriften archiveren met ELOprofessional 11 Bescherming tegen gegevensverlies Traceerbaarheid van wijzigingen en onveranderbare historie Naleven en bewaken van bewaarplichten en -termijnen Permanente leesbaarheid van documenten 54

19 Veiligheid en gegevensbescherming Met ELOprofessional 11 beschermt u de persoonsgegevens van uw medewerkers, heel eenvoudig met een druk op de knop. Gegevensbescherming met ELO Efficiënt management van persoonsgegevens Uiterlijk met het in werking treden van de nieuwe Europese algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG) op 25 mei 2018 is de bescherming van persoonsgegevens voor bedrijven in alle branches en van alle grootten een centraal thema: wie bij de omgang met persoonsgegevens de juiste maatregelen heeft getroffen, loopt niet alleen dreigende boetes mis, maar bereikt daarmee een beslissend concurrentievoordeel. ELO biedt bedrijven en functionarissen voor gegevensbescherming standaard al een uitgebreid functiepakket voor het naleven van de nieuwe wettelijke eisen. Zo wordt bijvoorbeeld via de gebruikersrechtenbeveiliging gewaarborgd dat informatie alleen ter beschikking staat van medewerkers met de juiste rechten. Bovendien kan ELOprofessional 11 via een speciale aanduiding van gegevens persoonsgegevens met een druk op de knop afzonderen en conform de EU-AVG na een bepaalde tijd wissen. Gegevensbeschermingsmanagement met ELOprofessional 11 Toegangsbeveiliging via gebruikersrechten Versleuteling van gevoelige gegevens Documenteren van de toegangsactiviteiten Handmatige en automatische aanduiding van persoonsgegevens Tijd- en gebeurtenisgestuurd wissen van gegevens Documenteren van betreffende processen Doelgericht afzonderen van gegevens Formulier-database voor verwerkingstaken 55

20 56

21 Informatiestroom zonder grenzen Naadloze integratie van uw processen Voor een systeemoverschrijdende informatiestroom: profiteer van talrijke modules en interfaces en integreer ELOprofessional 11 in uw bestaande IT-structuur. 57

22 Informatiestroom zonder grenzen Systeemoverschrijdende processen Optimaal geïntegreerd werken ELOprofessional 11 is het perfect geïntegreerde ECMsysteem waarmee u afzonderlijke informatie-eilandjes combineert tot een centraal informatiesysteem. Het communiceert via intelligente interfaces optimaal met beschikbare programma's en brengt de verbindingen voor uw bedrijfssucces tot stand. ELOprofessional 11 uw centrale informatieplatform Integratie van verschillende softwaresystemen en -componenten Snel systeemoverschrijdend werken Integrale overzichten van zakelijk relevante informatie Meer informatie op: De beste samenwerking met SAP en Salesforce ELOprofessional 11 werkt via de aanvullende module ELO Business Logic Provider (BLP) naadloos samen met uw ERP-systeem of uw CRM-oplossing. Alle relevante informatie documenten uit het ECM-systeem, records uit het ERP-systeem of klantgegevens, bijvoorbeeld uit Salesforce wordt via ELO BLP samengevoegd en voor verdere processen ter beschikking gesteld. Op deze manier werkt u systeemoverschrijdend en geheel zonder onderbrekingen door meerdere media. Natuurlijk kan ELOprofessional 11 met een groot aantal andere systemen gecombineerd en optimaal in elke denkbare infrastructuur geïntegreerd worden. Alleen al in het ERP-segment hebben wij nu al meer dan 70 verschillende koppelingen gerealiseerd. Maar dat is nog niet alles: maak van ELOprofessional 11 met onze modules en interfaces uw individuele ECM-systeem geheel volgens uw eisen en behoeften. 58

23 Informatiestroom 2.0 basisfunctionaliteiten zonder grenzen Modules en interfaces voor uw business ELO Backup Server Eenvoudig beheer van uw documentbestanden op langetermijngeheugens ELO Barcode Gescande documenten geautomatiseerd indexeren, aan een proces toewijzen en archiveren ELO Business Logic Provider (BLP) De intelligente middleware voor overkoepelende processen ELO COLD Volledig geautomatiseerd overnemen van grote hoeveelheden spoolen printgegevens ELO DocXtractor (DocX) Intelligente analyse en geautomatiseerde verwerking van uw binnenkomende documenten ELO for Mobile Devices Mobiel werken overal en altijd ELO for SAP Krachtige koppeling van ELO aan SAP ECC ELO for SharePoint Twee systemen één wereld ELO Notebook Client Uw bedrijfskennis mee ingepakt ELO Notes Server (SAND) Modern management voor IBM Notes ELO QuickScan Documenten onderweg scannen en archiveren ELO Replicatie Automatische gegevensvergelijking tussen meerdere locaties ELO XML Import De turbo voor de bulkimport van uw gegevens Leer de diverse mogelijkheden met onze aanvullende modules kennen en configureer ELOprofessional 11 op maat: 59

24 60

25 ELO Business Solutions Onze oplossingen voor uw business Uw standaardprocessen zijn de basis voor onze Best-Practice-oplossingen: leer de uitgebreide portfolio met ELO Business Solutions kennen. 61

26 ELO Business Solutions Maak rapportages en analyses met maar één klik: dat is digitaal factuurmanagement in perfectie. Dat heeft u aan digitaal factuurmanagement met ELO Invoice Factuurcontrolling en termijnbewaking Perfect overzicht over alle facturen met de cockpit voor binnenkomende facturen Geautomatiseerde factuurbewerking Formaatonafhankelijk, snel en efficiënt Integratie in bestaande ERPsystemen Eenvoudige koppeling van SAP, MS Dynamics NAV, DATEV en veel andere ERP-oplossingen Overzichtelijke factuurformulieren Snellere vrijgaven door formulierweergaven Meer informatie op: ELO Invoice Met ELO wordt u niet het kind van de rekening Wie bij binnenkomende facturen het overzicht houdt, heeft grip op zijn business en bespaart tijd en kosten. Het vaak grote aantal binnenkomende facturen, hetzij elektronische of op papier gebaseerde facturen, stukken in PDF- of ZUGFeRD-formaat, moet snel, veilig en efficiënt worden bewerkt. Dit betreft enerzijds de registratie, controle, kostentoewijzing en vrijgave van facturen. Anderzijds moeten binnenkomende facturen met bestaande ERP-systemen worden vervlochten. Bij dit alles helpt een oplossing voor de geautomatiseerde factuurverwerking: de Business Solution ELO Invoice. Met ELO Invoice kunt u binnenkomende facturen volledig geautomatiseerd verwerken, de betreffende factuurgegevens met uw ERP-systeem vergelijken en daarin overnemen. Bovendien zorgt een cockpit voor binnenkomende facturen ervoor dat u op elk moment het overzicht houdt over alle facturen. 62

27 ELO Business Solutions ELO Contract De kleine lettertjes in het oog houden Contracten zijn de basis van elke zakenrelatie. Ze definiëren afspraken en verplichtingen tegenover klanten, verwachtingen tegenover dienstverleners of arbeidsverhoudingen binnen het eigen bedrijf. Des te belangrijker is een transparant contractbeheer volgens de wettelijke voorschriften vooral bij een groot aantal lopende contracten in het bedrijf. Er moet op elk moment zicht zijn op afspraken, looptijden en deadlines. Geautomatiseerde processen en intelligente zoekmechanismen kunnen hier een belangrijke bijdrage leveren: u bespaart tijd en kosten. Dat zijn uw voordelen met ELO Contract Praktische kalenderweergaven Herinnerings- en opzegtermijnen compact weergegeven Digitaal contractdossier Contracten en aanvullende documenten contextgerelateerd beheren Contractcontrolling en analyse-opties Lopende contracten gedetailleerd bewaken Contractbeheer volgens wettelijke voorschriften Naleven van compliance en revisievoorschriften Geïntegreerde informatiebeschikbaarheid Contractgegevens uit andere toepassingen erbij betrekken Meer informatie op: Dat is precies waar het digitale contractmanagement met ELO Contract begint en is gebaseerd op beproefde methoden uit de praktijk. Met ELO Contract beheert u uw contracten blijvend en betrouwbaar in elke fase van het contractconcept tot en met de afsluiting en de latere archivering gedurende de gehele levenscyclus. Bovendien houdt u dankzij talrijke analysemogelijkheden altijd overzicht over alle contracten in het bedrijf: de geïntegreerde contractmanagement-cockpit maakt dit mogelijk. 63

28 ELO Business Solutions ELO Visitor De eerste indruk telt Wie zijn bezoekers in het bedrijf al bij de ontvangst professioneel begroet, zorgt voor een perfecte eerste indruk. Bovendien is het net zo belangrijk om altijd het overzicht over momenteel in het bedrijf aanwezige bezoekers te houden. En ten slotte moeten er rondom geplande bezoeken heel veel voorbereidingen worden getroffen: afspraken moeten afgestemd, randvoorwaarden vast-gelegd, vergaderruimtes geboekt en eventueel catering georganiseerd worden. Met het digitale bezoekersmanagement ELO Visitor kunnen deze processen geautomatiseerd en gestructureerd worden weergegeven. Individuele bezoekerspasjes in een handomdraai gemaakt en geprint. Zo functioneert digitaal bezoekersmanagement met ELO Visitor Comfortabel plannen van bezoeken Bezoekers al op voorhand aanmelden en gegevens registreren voor een persoonlijke ontvangst Persoonlijke begroeting Welcome-screens heten uw bezoekers welkom Individuele bezoekerspasjes Eenvoudig maken op basis van de verzamelde gegevens Actuele bezoekerslijsten In geval van nood met één klik een lijst met alle aanwezige bezoekers maken Gegevensbescherming waarborgen Bezoekersgegevens met een druk op de knop wissen conform de EU-AVG Meer informatie op: Via een welkomstscherm en individuele bezoekerspasjes begroet u uw bezoekers persoonlijk direct bij de receptie. Bovendien registreert u met ELO Visitor informatie over afspraken en bezoekers en slaat u deze gestandaardiseerd, gestructureerd en veilig in ELOprofessional 11 op. Met behulp van een dashboard voor bezoekersbewaking houdt u op elk moment zicht op alle bezoekers en heeft u de mogelijkheid dienovereenkomstige analyses te maken. 64

29 ELO Business Solutions Comfortabele kennisuitwisseling in het team dankzij de ELO Community. Modern kennismanagement met ELO Knowledge Kennis bedrijfsbreed delen Productief teamwerk en eenvoudige informatie-uitwisseling met de ELO Collaboration-tools Ideeën samen tot bloei brengen Nieuwe oplossingen vinden met het geïntegreerde ideeënmanagement Medewerkers motiveren Via een beloningssysteem prikkels creëren om kennis te delen Informatie snel vinden Met ELO isearch binnen de kortste keren relevante informatie vinden Centraal kennisportaal opbouwen Informatie-eilandjes samenvoegen in een bedrijfsbrede kennisdatabase Meer informatie op: ELO Knowledge Winnen door delen De in het bedrijf beschikbare kennis bundelen en profitabel benutten is een van de beslissende succesfactoren van de digitale toekomst. Wie zakelijk relevante informatie als zodanig herkent en deze snel voor medewerkers toegankelijk en bruikbaar maakt, bereikt de beste resultaten. Een uitgebreide bedrijfskennis kan echter alleen ontstaan, wanneer alle relevante informatie beschikbaar is. Met ELO Knowledge creëert u een community waarin medewerkers hun kennis graag delen en goede ideeën samen tot bloei brengen geheel in de zin van het bedrijfssucces. De Business Solution ELO Knowledge bundelt beschikbare gegevens en informatie tot een centrale en intelligente kennisdatabase. Verspreide informatie-eilandjes en geïsoleerde gegevenssilo's worden met behulp van een groot aantal interfaces verbonden tot een bedrijfsbreed informatie- en kennisplatform, over de afdelingsgrenzen heen. 65

30 ELO Business Solutions ELO HR Recruiting Sollicitatieprocessen optimaliseren Met de Business Solution ELO HR Recruiting beheert u de sollicitatiecyclus in uw bedrijf transparant en efficiënt. Personeelsvraag wordt eenvoudig gemeld, sollicitaties worden in ontvangst genomen en alle informatie over de sollicitant indien nodig comfortabel in uw leidende HR-systeem of in het digitale personeelsdossier van ELO overgenomen. Automatische wisfuncties en een userafhankelijk gebruikersrechtenconcept zorgen daarbij voor het voldoen aan actuele eisen m.b.t. gegevensbescherming volgens de EU-AVG. De procesoptimalisatie met ELO HR Recruiting bespaart tijd en verlaagt de kosten. Van de melding van de personeelsvraag tot en met onboarding richt u uw processen nog efficiënter in. ELO HR Recruiting ondersteunt u ook mobiel zo houdt u tijdens een sollicitatiegesprek zicht op relevante gegevens. Digitaal sollicitantenmanagement met ELO HR Recruiting Naleven van voorschriften m.b.t. gegevensbescherming Bestanden geautomatiseerd wissen en conform de EU-AVG werken Comfortabel overbrengen van sollicitantengegevens Eenvoudige integratie in bestaande systemen Geautomatiseerd sollicitatieproces Efficiënte processen van de melding van de personeelsvraag tot en met onboarding Uitgebreid rankingsysteem Functieomschrijvingen en vaardigheden van sollicitanten systematisch afstemmen Meer informatie op: Dankzij het geïntegreerde jobportaal kunt u met een druk op de knop automatisch vacatures uitschrijven, bijvoorbeeld op uw eigen bedrijfswebsite. Via controlelijsten en configureerbare herinneringsfuncties behoudt u in de gehele sollicitatiecyclus altijd het overzicht. Een visueel voorbereide groepering en beoordeling van sollicitanten ondersteunt u bij de selectieprocedure. 66

31 ELO Business Solutions ELO HR Personnel File Personeelswerk nieuw vormgegeven De digitalisering en automatisering van bedrijfsprocessen bieden ook bij personeelszaken nieuwe kansen en mogelijkheden. Met de Business Solution ELO HR Personnel File bouwt u een elektronisch personeelsdossier op waarin alle Het digitale personeelsdossier ELO HR Personnel File Personeelsgegevens registreren en veilig beheren Alle documenten centraal beheren en daarbij voldoen aan de eisen van de EU-AVG Organigrammen maken Personeelsstructuren overzichtelijk weergeven Personeelscontrolling Overzichtelijke dashboards voor de visualisatie van personeelsprocessen Eenvoudige procesbesturing Personeelsprocessen in bestaande processen en HR-systemen integreren Deadlines aanhouden en gegevensbescherming naleven Zicht houden op wistermijnen volgens wettelijke voorschriften Meer informatie op: pesoneels- documenten onafhankelijk van hun formaat worden samengevoegd. s, sollicitatiestukken, getuigschriften of verlofaanvragen, het maakt niet uit: alles wordt gestructureerd en centraal bewaard. Bovendien biedt ELO HR Personnel File de mogelijkheid om processen op het gebied van personeelszaken te automatiseren en zo de medewerkers te ontlasten. Zo kunnen bijvoorbeeld via workflows op basis van formulieren bij het in dienst en uit dienst treden van medewerkers standaardprocessen op gang worden gebracht. Ook deadlines en vrijgaveprocessen houdt u met het digitale personeelsdossier altijd in het oog. Bewerkingstijden worden daardoor duidelijk verkort en kosten verlaagd. En ten slotte ondersteunt ELO HR Personnel File u bij het voldoen aan de eisen m.b.t. gegevensbescherming van de EU-AVG. Zelfs medewerkerspassen kunt u dankzij ELO HR Personnel File met maar een paar klikken maken. 67

32 68

33 Meer informatie Goed zicht op uw succes Met ELOprofessional 11 kiest u voor de digitale toekomst. Maar hoe ziet uw volgende stap eruit? Graag geven wij u nog meer uitvoerige informatie. 69

34 Meer informatie Onze klanten en hun succesverhalen Talrijke bedrijven van allerlei groottes en in alle branches werken al succesvol met ELO producten en oplossingen. Maak kennis met onze klanten en kom meer te weten over hun succesverhalen met ELO. Meer informatie op: 70

35 Meer informatie De juiste partner voor uw eisen Met meer dan 1000 gecertificeerde ELO businesspartners wereldwijd vindt u altijd en overal een competent en betrouwbaar aanspreekpunt. Meer informatie op: ELO live ervaren op talrijke evenementen Wij zijn aanwezig op veel beurzen en evenementen in binnen- en buitenland. Bovendien organiseren wij eigen evenementen, zoals de ELO ECM-Tour, het ELO ECM-vakcongres en veel meer wij zien u graag komen! Meer informatie op: 71

36 ELOprofessional 11 Voor het plezier in de digitale voorsprong ELO is verkrijgbaar bij: Belgium ELO Digital Office Benelux, Oktrooiplein 1, bus 201, 9000 Ghent, Belgium; Duitsland ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, Stuttgart, Duitsland; ELO, ELOprofessional, ELOenterprise, ELOoffice en ELO ECM-Suite zijn gedeponeerde merken van ELO Digital Office GmbH in Duitsland en/of andere landen. Daarentegen zijn SAP, SAP NetWeaver en SAP S/4HANA gedeponeerde merken van SAP en SAP-concernondernemingen in Duitsland en andere landen; Microsoft, Windows en Excel, PowerPoint, SharePoint zijn wederom gedeponeerde merken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Andere bedrijfs-, product- of servicenamen kunnen merken van andere fabrikanten zijn. Bovendien dient deze publicatie alleen ter vrijblijvende algemene informatie en niet ter vervanging van een gedetailleerd individueel advies. De informatie in deze publicatie kan op elk moment, ook zonder voorafgaande kennisgeving, worden gewijzigd. Met name technische eigenschappen en functies kunnen ook per land variëren. Actuele informatie over ELO softwareproducten, contractvoorwaarden en prijzen is verkrijgbaar bij de ELO maatschappijen en de ELO businesspartners en/of ELO channelpartners. De productinformatie geeft de huidige stand van zaken weer. Inhoud en omvang van de producten en diensten zijn uitsluitend afhankelijk van de desbetreffende overeenkomsten. De naleving van bepaalde rechtsvoorschriften van producten en overige diensten wordt door ELO noch gewaarborgd, noch gegarandeerd en noch als eigenschap toegezegd. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke veiligheidsvoorschriften en overige voorschriften van nationaal en internationaal recht. Wijzigingen, vergissingen en drukfouten voorbehouden. Nadruk en vermenigvuldiging, ook gedeeltelijk, uitsluitend met schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle rechten voorbehouden. I Artikelnr.: A011-PP-NL I