Enterprise-Content-Management

Transcriptie

1 Enterprise-Content-Management

2 Enterprise-Content-Management

3 ELOprofessional 9 Meer efficiëntie voor uw bedrijfsprocessen Zowel kleine als grote bedrijven worstelen met de toenemende stroom aan gegevens. Daarbij maakt het niet uit of de documenten klassiek op papier, als digitale documenten of per beschikbaar zijn. De vloed aan gegevens wordt steeds groter. Alleen wie deze informatie zo efficiënt mogelijk en geautomatiseerd verwerkt, kan zich op lange termijn op de markt handhaven. ELO Digital Office ziet zichzelf als ervaren producent van functionele oplossingen waarmee het informatiemanagement en de toegewezen bedrijfsprocessen efficiënter kunnen worden gemaakt. De speciaal op bedrijven gerichte Enterprise-Content-Management (ECM)-software helpt met zijn componenten en individueel te configureren interfaces gebruikers bij het realiseren van optimaal voor de kernactiviteiten ontworpen processen. Met zijn vele toepassingsmogelijkheden maakt ELOprofessional bedrijfsprocessen efficiënter en krachtiger. Gedurende hun gehele levenscyclus worden bedrijfsdocumenten en informatie veilig en volgens de wettelijke voorschriften beheerd. Bijzondere highlight hierbij is ook de naadloze integratie in de Microsoft Office-wereld, waarmee gebruikers in staat zijn de voordelen van het digitale documentmanagement te benutten zonder een speciale opleiding hiervoor te hoeven volgen. 3

4 Vanaf elke plek toegang tot informatie Op elk moment tijdens het dagelijks werk zeer effectief toegang hebben tot vereiste informatie is een belangrijk aspect van de ELO ECM-oplossingen. Dankzij het Multi-Client-concept waar de ELO-oplossingen gebruik van maken, kan de gebruiker vanuit bijna elke vertrouwde werkomgeving (Microsoft Outlook, Microsoft Office, Internet, ERP-oplossingen enz.) handelen. Een uitstekend kenmerk is hierbij de integratiediepte die via de ELO ECM-functionaliteiten beschikbaar worden gesteld. Zo neemt de productiviteit van de gebruikers met een veelvoud toe. Eenvoudiger, flexibeler en sneller werken, in de beroepstoepassing, in een uitgebreid bedrijfsproces of mobiel, is een van de hoogste geboden van ELOprofessional. Bedrijven zorgen met ELOprofessional voor een veilige archivering van informatie en tevens voor een kennisplatform van waaruit het eigen bedrijf nog effectiever kan worden geleid. Afhankelijk van de behoefte biedt ELO talrijke oplossingsscenario's die het economische succes van elk bedrijf vergroten. Of het nu gaat om de verwerking van inkomende facturen, digitale personeelsdossiers of beheer: met ELOprofessional zijn gebruikers uitstekend toegerust voor de algemene eisen. Daarbij komen op de individuele eisen afgestemde oplossingsmodules waarmee het ECM o.a. voor een betere samenwerking kan worden gekoppeld met toepassingen van derden en zo het scala aan mogelijkheden nogmaals aanzienlijk kan worden uitgebreid. Enterprise-Content-Management

5 5

6 Moderne workflows voor inkomende facturen Bedrijven zien zich tegenwoordig voor allerlei uitdagingen geplaatst. Een daarvan is de logische structurering van binnenkomende en bestaande informatie. Deze moet niet alleen veilig bewaard, maar ook gestructureerd en verwerkt worden. Voor bijna elke eis biedt ELOprofessional 9 in het bedrijf een precies passende oplossing aan. Verwerking van inkomende facturen Facturen doorlopen in bedrijven vaak verschillende afdelingen. Meestal kost dit tijd en geld. Met de oplossing voor inkomende facturen van ELO kunnen de doorloop- en bewerkingstijden aanzienlijk worden verkort. In ELO worden inkomende facturen en bonnen geautomatiseerd geregistreerd en geclassificeerd naar de juiste bewerker doorgestuurd. Alle relevante documentgegevens zoals bijvoorbeeld factuurposten, btw enz. worden correct herkend en worden op plausibiliteit gecontroleerd. Facturen waarbij naar een bestelling in het ERP-systeem wordt verwezen, kunnen hierdoor indien nodig compleet geautomatiseerd worden geboekt. Op afbeelding: De ELO DocXtractor classificeert een inkomende factuur. Enterprise-Content-Management

7 Optimale besturing dankzij workflows Zo kunnen facturen waarbij niet wordt verwezen naar een bestelling via een digitale en gestandaardiseerde factuurcontrole-workflow naar de desbetreffende administratieve medewerkers of naar de vakafdelingen doorgestuurd en dienovereenkomstig vrijgegeven worden. De kostenbaten-analyse valt helemaal in het voordeel van ELO uit, want de inspanningen voor de factuurregistratie en daarmee ook de doorlooptijden worden drastisch gereduceerd. De proceskosten worden bij een gelijktijdige verhoging van de proces- en gegevenskwaliteit verlaagd en kortingsen liquiditeitsverliezen vallen weg. Met het actuele dagelijkse overzicht van de binnengekomen betalingsverplichtingen wordt in het bedrijf de dienovereenkomstige transparantie gecreëerd. Alle gangbare commerciële ERP-systemen, zoals bijvoorbeeld SAP, Microsoft of Sage worden naadloos geïntegreerd. Procesbegeleidende correspondentie als calculaties, offertes, s enz. wordt dienovereenkomstig volgens de wettelijke voorschriften ook gearchiveerd en indien nodig voorzien van een elektronische handtekening. ELO modules voor de verwerking van inkomende facturen zijn: ERP-interface Microsoft Naadloze integratie in de Microsoft Dynamics Navision wereld. Documenten worden betrouwbaar geregistreerd en volgens de richtlijnen in ELO gearchiveerd. ELO isearch Efficiënte en krachtige zoektechnologie leidt snel en gericht door semantische en linguïstische procedures naar de gezochte informatie en de vereiste kennis. ELO-Workflow Elektronische workflows besturen afdelingsoverschrijdend bedrijfsprocessen en zorgen voor een spoedige en betrouwbare bewerking van bedrijfsgebeurtenissen. ELO Business Logic Provider (BLP) Unieke oplossing voor een integrale en flexibele configuratie van bedrijfslogica en procesondersteuning per design evenals uitgebreide vervlechting met bestaande business-oplossingen. Interface SAP Krachtige koppeling met SAP ECC, comfortabel overnemen van SAP-documenten en integrale bewerking van de commerciële processen. ELO DocXtractor De intelligente en geautomatiseerde classificatie en verwerking van binnenkomende documenten. 7

8 Mobiel werken Business zonder grenzen Dé trend van nu is mobiel werken. Mobiliteit, intelligentie en flexibiliteit zijn de kenmerken die voor een revolutie in onze informatieverwerking hebben gezorgd. Ze zijn tevens de basis voor het succes van smartphones, tablets enz. Deze opmars heeft vanuit de particuliere sector ook in bedrijven plaatsgevonden. Maar elk voordeel heeft ook zijn nadeel: want vooral in de zakelijke sector zijn gegevensbeveiliging en op de bedrijfsprocessen afgestemde oplossingen voor mobiel gebruik nodig. Alleen zo zijn transparantie, effectiviteit en veiligheid bij de medewerkers gewaarborgd. Bedrijfsprocesbesturing op basis van formulieren, codering of offline-gebruik: dit alles biedt ELO met zijn mobiele oplossingen (app ELO for Mobile Devices, Web Access) in de ELO ECM-Suite voor de gangbare mobiele apparaten. ELO kan via een intelligente softwarecomponent op bijna alle gangbare smartphones en tablets worden gebruikt. Zo zijn er voor de Apple iphone, de Apple ipad en Android-apparaten gespecialiseerde apps die u direct in de App Store of bij Google Play gratis kunt downloaden. De gebruiker maakt eenvoudig verbinding met de centrale ECM-server in het intranet en krijgt daarna op basis van gebruikersrechten toegang tot de gewenste gegevens. De vertrouwelijkheid van de gegevens is hierbij enerzijds via de wachtwoordbeveiliging, anderzijds via speciaal beveiligde overdrachtsprotocollen gewaarborgd. Workflow met een tip van de vingers Natuurlijk zijn mobiele scenario's niet beperkt tot de toegang tot documenten. Veeleer kunnen workflow-functies en -taken ook via de mobiele eindapparaten worden gestuurd. Op deze manier blijven bedrijfsprocessen in beweging en worden onderbrekingen tot een minimum beperkt. De gebruiker navigeert met een tip van de vingers tussen de taken die actueel moeten worden afgehandeld. Hierbij kan hij comfortabel opmerkingen toevoegen en het workflowproces vervolgens vrijgeven en/of de taak aan de volgende bewerkingsstap doorgeven. Helemaal volgens het motto "mobiel en snel naar het doel". ELO modules voor mobiel werken zijn: ELO Workflow Mobiele, digitale workflows besturen afdelingsoverschrijdend bedrijfsprocessen en zorgen voor een spoedige en efficiënte bewerking van bedrijfsgebeurtenissen. ELO isearch ELO isearch helpt de gebruiker door de combinatie van linguïstische en semantische procedures gericht en snel bij het verkrijgen van de gezochte inhoud en informatie. ELO for Mobile Devices De ECM-app op maat voor Android, ios en andere platformen. Enterprise-Content-Management

9 Dankzij de synchronisatiefunctie in de app ELO for Mobile Devices zijn bedrijfsdocumenten op elk moment voor alle medewerkers beschikbaar 9

10 management met maximaal voordeel s bevatten veel bedrijfskritische informatie. Daarom is de optimale vervlechting met de bedrijfsprocessen bij het management de kern van de zaak. De servergebaseerde componenten bieden via vrij te configureren regels uitgebreide mogelijkheden voor de geautomatiseerde verwerking van s. Zo kan belangrijke inhoud gericht en procesgerelateerd in de lopende bedrijfsprocessen worden opgenomen. De ELO ECM-oplossingen stellen hiervoor alle noodzakelijke functionaliteiten voor een uitgebreid -Lifecycle-Management (ELM) beschikbaar. Dit omvat de mogelijkheid voor bewaren volgens de wettelijke voorschriften en voor een krachtig procesmanagement. In overeenstemming met de processamenhangen en de wettelijke voorschriften worden alle s van ontstaan tot het einde verwerkt, gearchiveerd en beheerd. Zo profiteert u als vanzelf van betrouwbare, transparante en compliance-conforme bedrijfsprocessen. Het centrale management in de ELO ECM-Suite verlaagt kosten en bespaart tijd. Afhankelijk van wat wordt gevraagd, maakt ELO de combinatie van twee strategieën voor archivering mogelijk: de clientgebaseerde en servergebaseerde. Via efficiënte toegangsmechanismen kan de gebruiker op elk moment ook vanuit het systeem toegang krijgen tot zijn gearchiveerde documenten en gegevens. ELO Clients voor Microsoft Outlook en IBM Lotus Notes De directe integratie van de ELO-functionaliteit is in gelijke mate zowel voor de Microsoft Outlook/Exchange- als voor de IBM Lotus Notes-wereld beschikbaar. Beide integraties maken naadloos werken vanuit de vertrouwde omgeving mogelijk en de toegang tot de aanwezige ELO-archief- en documentprocessen. ELO modules voor mobiel werken zijn: ELO XC Met ELO XC is naast de automatische en niet-muteerbare archivering van s ook management mogelijk. Met de interface ELO XC EWS is het mogelijk verwerkingsregels tot in het kleinste detail te definiëren. Via zogenoemde "acties" kunnen individuele archiveringsstandaards op basis van regels worden gedefinieerd. De service wordt als Windows-consoletoepassing beschikbaar gesteld. ELO DMS Desktop Integreer het ELO-archief in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) en IBM Lotus Notes en houd uw vertrouwde werkomgeving. ELO Client for IBM Lotus Notes Met de koppeling van ELO aan Lotus Notes ontstaat een krachtig DMS-platform. Het overnemen van de gegevens door ELO ontlast de Lotus Notes database. De ELO Client for Lotus Notes biedt als krachtige invoegtoepassing de complete ECM-functionaliteit direct in de gebruikersinterface van Lotus Notes. ELO Client for Microsoft Outlook Comfortabel inhoud (complete s of afzonderlijke bijlagen) met Drag&Drop (slepen en neerzetten) tussen het ELO-systeem en de -postvakken uitwisselen evenals krachtig parallel zoeken in Outlook en ELO zijn zwaartepunten van de ELO Client for Microsoft Outlook. Enterprise-Content-Management

11 11

12 Enterprise-Content-Management

13 ERP-integratie Geoptimaliseerde processen, effectieve vervlechting ELO als centraal ECM-informatieplatform integreert ERP-systeemwerelden naadloos en zorgt voor snelle, transparante en betrouwbare processen. De kerntaak van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen is de optimale weergave en besturing van commerciële processen in bedrijven. Voor soepele bedrijfsprocessen zonder integratiehiaten is het noodzakelijk dat ERP- en ECM-systemen naadloos met elkaar vervlochten zijn. Vooral de directe toegang tot alle procesgerelateerde gegevens is in de workflow een belangrijk aspect. Het maakt niet uit of het daarbij om brieven, s, pakbonnen e.d. gaat, het is voor de administratief medewerker belangrijk dat alle procesinformatie op het juiste moment compleet is. Dit zorgt ervoor dat de bewerking voortvarend en snel kan worden afgehandeld. Met ELO verbindt u aanwezige informatie-eilanden tot een centraal informatiesysteem en maakt u de koppeling met alle gangbare ERP-systemen als SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX of Sage Office Line, Sage Classic Line en vele andere mogelijk. 13

14 ERP-integratie ELO BLP - één module voor alles Niet-muteerbaarheid staat centraal Met ELOprofessional wordt het correct uitvoeren van wettelijke regels eenvoudig. De software-oplossing ondersteunt het naleven van de wettelijke en fiscale eisen die worden gesteld aan een correcte en niet-muteerbare boekhouding met inachtneming van de principes van reglementaire digitale boekhoudsystemen. Als fabrikant van software-oplossingen voor documentmanagement, archivering, Enterprise-Content-Management en workflow is ELO een belangrijke bouwsteen om informatie in een correcte en niet-muteerbare vorm te beheren. Business-logica per design de ELO BLP maakt het mogelijk Afhankelijk van wat wordt gevraagd in het bedrijf kan de bedrijfslogica via de ELO Business Logic Provider (BLP) heel eenvoudig individueel worden aangepast. Door kant-en-klare businesssjablonen hoeft hier weinig te worden ingevoerd en zijn de kosten laag. De mogelijkheid van documentmanagement-scenario's is daarbij net zo veelzijdig als de verschillende behoeften van de desbetreffende bedrijfsprocessen: werkprocessen worden in beide gevallen aanzienlijk versneld. Eenvoudig te bedienen grafische workflow-functies zorgen voor de noodzakelijke transparantie over het procesverloop. Storingen in de workflow kunnen zo zeer vroeg worden herkend en verholpen. Hoge documentbeschikbaarheid en veiligheid is gegeven. Zodra de documenten geclassificeerd en geïndexeerd zijn, worden ze niet-muteerbaar gearchiveerd. Daarna is het mogelijk bliksemsnel toegang te krijgen tot de gezochte informatie - via de ELO Client of direct vanuit het ERP-systeem - afhankelijk van de wens van de klant. Documenten zijn belangrijke informatiedragers voor bedrijfsprocessen. Met ELO krijgt u een efficiënte systeem-oplossing die een bewerkingsproces zonder onderbrekingen en bliksemsnelle beschikbaarheid van belangrijke informatie mogelijk maakt. ELO modules voor ERP-integratie: ELO Business Logic Provider (BLP) Unieke oplossing voor een integrale en flexibele configuratie van bedrijfslogica en procesondersteuning per design evenals uitgebreide vervlechting met bestaande business-oplossingen. ELO-Workflow Elektronische workflows besturen afdelingsoverschrijdend bedrijfsprocessen en zorgen voor een spoedige en betrouwbare bewerking van bedrijfsgebeurtenissen. Enterprise-Content-Management

15 Beroepstoepassingen Logische koppeling (ELO BLP) ELO ECM-systeem De ELO Business Logic Provider (BLP) is een functionele module die de toepassingslogica van de toepassing van derden met eenvoudige middelen aan de business-logica van de archieftoepassing koppelt. Zo wordt de verbinding van ELO met beroepstoepassingen zonder cryptische programmering gerealiseerd. 15

16 Enterprise-Content-Management

17 Digitaal contractdossier De juiste omgang met gevoelige gegevens Het contractdossier is een veel voorkomende gebruikssituatie van digitaal dossierbeheer. Niet alleen belangrijke, maar vooral zeer gevoelige gegevens worden gewoonlijk hierin opgeslagen. Dit vereist niet alleen een correcte toepassing, maar vooral dat de in het contractdossier opgeslagen documenten en informatie op basis van gebruikersrechten worden beheerd. De eisen hiervoor zijn zeer contractspecifiek en gaan uit van procesgerelateerde rechten, tijdelijke vrijgaven en de strikte toegangsregeling van contractdetails. Hierbij zijn verschillende documenttypes (Word, PDF, TIF, JPG enz.) in een contractuele relatie meestal afkomstig van verschillende afdelingen. Een belangrijk aspect is daarbij de transparantie van de informatie. Hiervoor stelt ELO een krachtig versie- en revisiemanagement beschikbaar, waarbij wijzigingen op elk moment te volgen zijn en zichtbaar blijven. Met het digitale contractdossier beheerst het bedrijf echter niet alleen zijn documenten en daarmee verbonden dossierinformatie, maar ook de bedrijfsspecifieke bedrijfsproceslogica. Eenvoudig en flexibel kunnen de verwerkingsregels, workflows en individuele maskers en weergaven worden gedefinieerd. Automatische herinneringen zorgen ervoor dat geen deadline wordt verzuimd. Filter- en rapportfuncties maken een snel overzicht van contractuele verplichtingen, bandbreedtes van condities en veel meer mogelijk. Zowel de workflow als de Collaboration-functionaliteit maken een soepele en effectieve samenwerking met betrekking tot een contractdossier mogelijk. ELO modules voor het digitale contractdossier ELO-Workflow Elektronische workflows besturen afdelingsoverschrijdend bedrijfsprocessen en zorgen voor een spoedige en betrouwbare bewerking van bedrijfsgebeurtenissen. Interface SAP Krachtige koppeling met SAP ECC, comfortabel overnemen van SAP-documenten en integrale bewerking van de commerciële processen. ERP-interface Microsoft Naadloze integratie in de Microsoft Dynamics Navision wereld. Documenten worden betrouwbaar geregistreerd en volgens de richtlijnen in ELO gearchiveerd. ELO Business Logic Provider (BLP) Unieke oplossing voor een integrale en flexibele configuratie van bedrijfslogica en procesondersteuning per design evenals uitgebreide vervlechting met bestaande business-oplossingen. ELO isearch Efficiënte en krachtige zoektechnologie leidt snel en gericht door semantische en linguïstische procedures naar de gezochte informatie en de vereiste kennis. ELO DocXtractor De intelligente en geautomatiseerde classificatie en verwerking van binnenkomende documenten. 17

18 Microsoft SharePoint-integratie Teamwerk op hoog niveau Voor gebruikers die ECM- en Collaboration-software efficiënt willen verbinden, biedt ELO de oplossing ELO for SharePoint. Daarmee kan SharePoint optimaal met de ELO ECM worden verbonden. Zo kunnen de voordelen van beide systeemwerelden in één doorlopend werkproces worden benut. Enerzijds de samenwerkingsfuncties van SharePoint, anderzijds echter de krachtige modulecomponenten van de ELO-wereld, zoals het bekwame digitale dossiermanagement, de workflow op basis van formulieren, de uitgebreide documentmanagement-functies of het veilig archiveren volgens de wettelijke voorschriften. Bouwstenen die voor een krachtig informatiemanagement in bedrijven onmisbaar zijn. Een verder voordeel van de integratie is dat ELO voor Microsoft SharePoint als intelligente middleware werkt. Omdat ELO over zeer krachtige integraties in de meest uiteenlopende beroepstoepassingen als SAP, CAD, Navision, Axapta e.v.m. beschikt, zijn deze gegevens en documentinformatie voor de gebruiker tevens in zijn SharePoint-omgeving beschikbaar. Voor het archiveren van gegevens en documenten is een centraal gegevensbeheer mogelijk. De Microsoft SharePoint-servertoepassing wordt daarmee ontlast en werkt sneller. Het staat de gebruiker daarbij vrij de gegevens tijdelijk in Microsoft SharePoint of direct in het ELO-archief op te slaan, waarbij het laatste de Microsoft SharePoint SQL-database klein houdt en voor een aanzienlijk betere prestatie van het Microsoft SharePoint-systeem zorgt. Het overnemen van de documenten kan hierbij op basis van regels plaatsvinden. Tegelijkertijd kunnen hierbij workflowprocessen worden gegenereerd. Want de workflowserver, die standaard in ELO is geïntegreerd, biedt de mogelijkheid complexe bedrijfsprocessen weer te geven. Via een grafisch interface-design kan het vereiste bedrijfsproces zeer snel zonder grote programmeerinspanningen worden gemodelleerd. Bedrijfsprocessen kunnen bovendien via de grafische workflowmonitoring in Microsoft SharePoint worden gevisualiseerd. Met behulp van ELO for Mobile kan de SharePoint-wereld bovendien worden uitgebreid met krachtige mobiele componenten. Deze maken niet alleen de informatietoegang tot gegevens, documenten en workflows mogelijk, maar zorgen er via de geïntegreerde offline-functie ook voor dat de informatietoegang ook dan kan plaatsvinden, wanneer de netwerkverbinding eens wegvalt of slecht is. ELO modules voor de Microsoft SharePoint-integratie Interface ELO for SharePoint ELO for SharePoint verbindt het flexibele informatieportaal SharePoint met ELO en maakt voor de gebruiker de voordelen van een ECM-systeem en alle functionaliteiten van Microsoft op het gebied van samenwerking en teamwerk toegankelijk. De koppeling met systemen van derden kan dankzij uitgebreide ELO-interfaces worden gerealiseerd. ELO Business Logic Provider (BLP) Unieke oplossing voor een integraal ECM. Configuratie van bedrijfslogica en procesonder-steuning per design evenals uitgebreide integratie van business-software. Enterprise-Content-Management

19 19

20 ELOprofessional 9 Functies van ELOprofessional 9 Zo eenvoudig is bedieningsgemak Nieuw design en vereenvoudigd gebruik Met ELOprofessional9 presenteert de ELO ECM-oplossingssuite zich ook met een nieuw vormgegeven gebruikersinterface. De nieuwe gebruikersinterface richt zich hierbij op actuele trends van luchtige, tot het wezenlijke gereduceerde interfaces. In het nieuwe bedieningsconcept staat de gemakkelijke en spontane bruikbaarheid van de ELO-producten centraal. Daarbij moeten overtollige zaken niet de aandacht afleiden van dat wat belangrijk is, maar moet precies datgene spontaan beschikbaar zijn wat in de context van het werk waarmee men net bezig is, nodig is. In deze lijn neigt de trend ook naar de intelligente gebruikersinterface die zich afhankelijk van de situatie aan de volgende werkstap aanpast. Hiervoor beschikt ELO bovendien over dienovereenkomstige configuratie- en scriptingmogelijkheden. Op afbeelding: De nieuwe gebruikersinterface van ELOprofessional laat zien wat belangrijk is. Enterprise-Content-Management

21 ELO Click&Find Wanneer u zich in de procesbewerking bevindt, is het belangrijk alle noodzakelijke informatie direct beschikbaar te hebben en niet eerst tijdrovend hiernaar te hoeven zoeken. Hierbij is de functie ELO Click&Find een grote hulp. Het maakt niet uit in welke toepassing u zich net bevindt: één enkele klik is voldoende om ELO mee te delen welke informatie en documentgegevens u op dat moment nodig hebt. Met ELO Click&Find kunnen op een eenvoudige manier toets- of menudefinities worden vastgelegd. Met een klik op het order-, factuurnummer of de projectopdracht krijgen de gebruikers procesgerelateerd de noodzakelijke documenten en informatie in een apart venster beschikbaar gesteld. Niet lang zoeken, maar met een klik alle noodzakelijke informatie krijgen dat bereikt u met ELO Click&Find. ELO Print&Archive Wie kent het niet? Het lastig en tijdrovend archiveren, het sorteren van belangrijke documenten, offertes, boekingen en veel meer. Met de functionaliteit ELO Print&Archive wordt in dit opzicht het leven eenvoudiger. In slechts één werkstap wordt bij het maken van uitgaande documenten (bijv. offertes) een doelgerichte en klantspecifieke archivering uitgevoerd. Belangrijke besturingsinformatie en verwerkingsregels kunnen hierbij vrij worden gedefinieerd. Voor veel beroepstoepassingen als ERP-systemen worden bovendien reeds kant-en-klare sjablonen ter beschikking gesteld. Een highlight van ELO Print&Archive is dat het papieren document kan worden vernietigd. Want ELO heeft een functionaliteit die het document in een PDF verandert, archiveert en per laat verzenden. Externe toegang via tijdelijke documentkoppeling Projecten en opdrachten vereisen tegenwoordig steeds meer dat ook buitenstaanders bij de bedrijfsgebeurtenis moeten worden betrokken. Zij hebben daartoe ook toegang tot procesgerelateerde documenten en informatie nodig. Dit wordt in ELO mogelijk met een functionaliteit waarmee tijdelijke documentkoppelingen kunnen worden gedefinieerd en zo externe medewerkers toegang kunnen krijgen tot belangrijke informatie via het toesturen van de koppeling per . De koppeling kan hierbij tijdelijk begrensd of voor een bepaald aantal keren toegang beschikbaar worden gesteld. 21

22 Enterprise-Content-Management

23 Zorg voor transparantie en efficiënte werkprocessen met Enterprise-Content- Management-oplossingen van ELO en vergroot zo het succes van uw bedrijf en de motivatie van uw medewerkers. ELOprofessional 9 met zijn functionaliteiten voor meer efficiëntie en vereenvoudiging van het dagelijks werk zal altijd een glimlach op het gezicht van uw medewerkers toveren. 23

24 ELO DropZone Met één klik waar u wilt zijn Wie zou niet willen dat het dagelijks werk zo'n beetje vanzelf wordt gedaan? Met de ELO DropZone komen wij deze behoefte al een heel stuk nader. Elke dag krijgen we een groot aantal taken aangeleverd. Hetzij aanvragen, bestellingen, reclamaties of bestekken. Wat dan ook. Met de ELO DropZone verloopt de bewerking van dergelijke processen bijna vanzelf. Zo heeft ELO de al geruime tijd in de Business Logic Provider-module beproefde functionaliteit DropZone nu ook in de standaard omvang opgenomen. Zo wordt het mogelijk dat werkorders, binnengekomen s, formulieropdrachten en documenten eenvoudig naar voorgeconfigureerde ELO DropZone-tegels worden gesleept en de bewerking geautomatiseerd door ELO wordt uitgevoerd. Als bijv. nieuwe documenten bij een project moeten worden gearchiveerd, dan kunnen gebruikers deze eenvoudig naar de tegel "Projectarchivering" slepen. Als u een nieuwe bestelling per krijgt, sleept u deze eenvoudig naar de tegel "Nieuwe order". Hierbij kunnen de tegels willekeurig worden gedefinieerd. De eenvoud waarmee u aan een DropZone-tegel de vereiste verwerkingslogica kunt toewijzen, is uniek. Alles is bovendien eenvoudig te bedienen en helpt om het dagelijks werk uitstekend aan te kunnen. Op afbeelding: De ELO DropZone maakt met het tegelsysteem het werk gemakkelijker. Enterprise-Content-Management

25 Documentarchief ELO DropZone De ELO DropZone kan individueel worden aangepast. Via een script kunnen aan de tegels door u zelf gedefinieerde taken worden toegewezen. Daarna bereiken gebruikers hun gewenste doel met maar één klik. 25

26 ELO Collaboration De nieuwe flexibele manier van procesbewerking Collaboration ofwel samenwerking is erg belangrijk in bedrijfsomgevingen. Ook bij ELOprofessional 9 hebben de ontwikkelaars zich daar intensief over gebogen. In de eerste stap is een documentfeed ontstaan. Hiermee kunnen nieuwtjes worden gecommuniceerd, zodat alle geadresseerden over de nieuwste kennis beschikken. Deze aanpak biedt binnen ELO grote meerwaarde. De documentfeed is in alle clients (Java, Windows, Web) beschikbaar. Communicatie die op bepaalde documenten betrekking heeft, evenals gebeurtenissen worden in overzichtelijke vorm bijeengevoegd. Bovendien zijn ze zodanig in het archief beschikbaar dat de informatieketen voortdurend gevolgd kan worden en maximaal transparant is. Waar u vroeger s moest doorzoeken om oude informatie te achterhalen, is er nu met de documentfeed een eenvoudige tool. Deze neemt deze taak voor zijn rekening en maakt het gezamenlijk werken aan projecten zo soepeler, sneller en efficiënter. Bovendien kunnen voor een bedrijfsproces specifieke activiteiten door workflows, ELO Clients of toepassingen van derden in de documentfeed worden opgenomen. Bij de functies hoort de weergave van alle bijdragen en activiteiten in een chronologische volgorde. De instelling van de feed kan zodanig worden uitgevoerd dat deze niet kan worden verwijderd. Het maakt niet uit of een nieuw project wordt gepland of dat een interne procesoptimalisatie nodig is: het succes van een dergelijk voornemen wordt altijd bepaald door het samenspel van de deelnemende personen. De realiteit is vaak anders. Tijdrovende processen, divisie- en afdelingsbarrières verhinderen een snelle voortgang en zo het succes. Waar vroeger tijdrovend via over een proces gediscussieerd of met starre procesverlopen per workflow gecommuniceerd werd, opent ELO Collaboration nieuwe mogelijkheden van samenwerking. Transparant kunnen hier direct bijdragen en beoordelingen bij een nieuw projectvoornemen dat in een document beschreven is, worden beoordeeld, gewijzigd of aangevuld. Het maakt niet uit of het daarbij om de vakkundige omzetting, de controlling bij de kostenanalyse of de door de afdeling Verkoop ingebrachte marketingaspecten gaat. Iedereen heeft op basis van zijn gebruikersrechten het overzicht, er kan op detail/onderwerp worden gefilterd en voor alle deelnemers is er duidelijkheid en transparantie over waarom voor de ene of andere weg is gekozen. Het maakt niet uit of u nationaal of grensoverschrijdend taken moet uitvoeren, met de ELO Collaboration-functionaliteit hebt u een tool in de hand die voor u geheel nieuwe mogelijkheden van samenwerking opent. Enterprise-Content-Management

27 De functie ELO Collaboration helpt medewerkers bij het uitwisselen van informatie over een proces. De documentfeed zorgt daarbij voor grote transparantie en geeft de bijdragen chronologisch weer. 27

28 De workflow Structuur en overzicht voor alle divisies ELOprofessional beschikt standaard over een krachtige workflowmodule voor een effectieve besturing van uw bedrijfsprocessen. Doel van de ELO workflow is om gegeven werkprocessen sneller en effectiever af te kunnen handelen. Hiervoor beschikt deze over een reeks belangrijke functies. Met behulp van een grafische designer kunnen zeer snel aanwezige workflows digitaal worden gedefinieerd. Met de geïntegreerde formulierdesigner kunnen heel eenvoudig en snel procesgerelateerde formulieren worden gedefinieerd, met behulp waarvan alle voor de verwerking geldige informatie (met name voor systemen later in het proces zoals bijv. inkoop en personeelszaken enz.) beschikbaar is. De derde belangrijke component van de workflow is de ELO AS (Automation Services). Hiermee kunnen voor elk bedrijfsproces servergebaseerde verwerkingsregels (bijv. de ten grondslag liggende business-logica) worden gedefinieerd. In samenspel met individuele scriptingmogelijkheden dienen al deze functionaliteiten ervoor bedrijfsprocessen digitaal en geautomatiseerd beschikbaar te stellen. Daaruit resulteert een snellere, betere en voordeligere proces-bewerking. Hoewel de bedrijfsprocessen nu vele malen sneller verlopen, blijft u toch op elk moment de transparantie en het overzicht houden, omdat de ELO workflow over een grafische monitoring en rapportage beschikt en u desgewenst ook waarschuwt, als ergens een belangrijk proces eventueel is gestopt. Enterprise-Content-Management