Lagere kosten en betere liquiditeit door snellere processen

Transcriptie

1 Boekhouding Solution Info Lagere kosten en betere liquiditeit door snellere processen Verkoopafdelingen zijn het belangrijkste inzetgebied van DocuWare. Vanwege controleplichten is er een absolute noodzaak voor het gebruik van een elektronisch archief. Verdere voordelen: aanzienlijk minder zoekwerk, veel ruimtebesparing, meer betalingskortingen en snellere betalingen. Vanwege economische en wettelijke vereisten voor de boekhouding moeten vele documenten worden bewaard. Het systematisch archiveren van de documenten zonder een documentbeheersysteem kost veel tijd en ruimte. Ook het zoeken naar documenten is vaak zeer tijdrovend wanneer kwitanties verplaatst of verkeerd ingedeeld zijn. Wettelijke vereisten - Grondbeginselen van reglementaire boekhouding Volledigheid, up-to-date, controleerbaarheid en het hoofdbeginsel 'geen boeking zonder kwitantie' zijn dagelijkse kost voor elke verkoopafdeling. Voordelen Minder zoekwerk Ruimtebesparing Archivering die aan controlevereisten voldoet Naleving wettelijke verplichtingen Meer betalingskortingen - Bewaarplicht Volgens de belastingwetgeving moeten documenten soms tot tien jaar worden bewaard. Documenten spelen bijvoorbeeld een belangrijke rol bij productaansprakelijkheid of contractuele verplichtingen. Voor deze gebieden bestaat er ten dele een nog langere bewaarplicht. 1

2 Interne activiteiten Actuele gegevens, zoals kostenplaatsen en boekingscodes, moeten te allen tijde toegankelijk zijn. Alleen dan kan worden verzekerd dat interne kostenberekening juiste cijfers oplevert. Effectief met DocuWare Dankzij de inzet van het DocuWaredocumentbeheersysteem wordt de boekhouding aanzienlijk transparanter. DocuWare zorgt voor een betrouwbare en tijdige organisatie van interne controleactiviteiten. Doorloop-, transport- en wachttijden van kwitanties worden korter of vervallen volledig. Gedecentraliseerd gelijktijdig werken is mogelijk. De actuele informatievoorziening voor alle verantwoordelijken wordt gewaarborgd, omdat elke kwitantie meteen kan worden gevonden. Noodzakelijke controles kunnen gemakkelijker en sneller worden afgehandeld, archiefruimten worden overbodig en een bedrijfscontrole kan aanzienlijk sneller worden voorbereid. DocuWare DMS DocuWare voegt verschillende soorten documenten, zoals kwitanties, brieven, lijsten, verslagen, bestanden of e- mails, samen op een centrale locatie. Met DocuWare kunt u deze documenten scannen, indexeren, verzenden, weergeven, bewerken, afdrukken, faxen en en. U kunt dit centrale archief via internet wereldwijd en 24 uur per dag raadplegen. 2

3 Processen Debiteurenboekhouding Van het verzenden van een factuur via een aanmaning naar betaling van de factuur is het vaak een lange weg. Steeds weer duiken er talrijke vragen op voordat een klant zijn levering betaalt. Wanneer alle relevante documenten zich op een centrale locatie bevinden, vragen direct kunnen worden beantwoord en kopieën van kwitanties met een muisklik kunnen worden verzonden, staat niets een tijdige betaling meer in de weg. Het voorkomen van garantieclaims en een betere controle en samenwerking van gedecentraliseerde operatieve eenheden zijn kostbare voordelen. Doordat medewerkers minder tijd en inspanning kwijt zijn aan zoeken, hebben ze meer tijd voor kerntaken. Hun motivatie en tevredenheid zullen aanzienlijk stijgen. Crediteurenboekhouding Tussen het binnenkomen van de factuur en de betaling ervan verstrijkt er vaak meer tijd dan de fabrikant voor de verlening van betalingskorting toestaat. Kopieën van rekeningen doorlopen tot de vrijgave vele stadia, en vaak ontbreken de noodzakelijke gegevens voor controle zoals contracten of leveringsbewijzen; lange wacht- en verwerkingstijden zijn de regel. Vaak is de actuele staat van goedkeuring niet bekend. Doordat leveranciers navraag doen, moet er veel worden gezocht en moeten er weer kopieën worden gemaakt. Dubbele exemplaren in het archief van originele kopieën en kopieën voor circulatie zorgen ook voor verwarring. De DocuWare-documentenpool bevat alle noodzakelijke gegevens en zorgt voor een transparante verwerkingsstaat; kortingsontvangsten zijn gewaarborgd. Het bewerkingsproces wordt aanzienlijk korter, het verzamelen van kopieën, originelen en dubbele exemplaren in het archief vervalt. U kunt op bladzijde 3 lezen hoe DocuWare de workflow in de boekhouding effectief stuurt. Ook bij de crediteurenboekhouding hebben medewerkers meer tijd voor hun kerntaken doordat ze minder tijd en inspanning kwijt zijn aan zoeken. Het bedrijf profiteert van de lagere totale kosten voor de controle van facturen. Betere voorwaarden bij leveranciers alsook het gebruik van contractmodaliteiten zijn duidelijke voordelen van het gebruik van DocuWare. Aanmaningskosten en dubbele betalingen behoren tot het verleden. 3

4 Afwijkingsanalyse Regelmatig stelt de controle gedetailleerde evaluaties van kostenplaatsen en kostendragers op die overhandigd worden aan hen die verantwoordelijk zijn voor de gang van zaken. De vragen die hieruit voortvloeien kan het hoofd van kostenplaatsen wederom alleen beantwoorden door documenten te raadplegen. Alle relevante documenten en wijzigingen van raming en budget zijn via één druk op de knop te vinden in de DocuWare-documentenpool en vragen kunnen snel worden beantwoord. De controlemogelijkheden van afwijkingen worden verbeterd en daarmee wordt de vereiste inspanning verminderd. Dit leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering. De juiste cijfers zijn op de juiste tijd en plaats beschikbaar. Planning In een (budget)planning zijn verschillende personen en afdelingen opgenomen, waardoor nauwkeurige coördinatie en afstemming vereist zijn. De DocuWare-documentenpool bevat alle planningspremissen, project- en tijdschema's en biedt versiebeheer voor de documentatie van de planningsstatussen. Bovendien zorgt het documentbeheersysteem ervoor dat via workflowfuncties individuele deelstappen gemakkelijk gestuurd kunnen worden, zoals vrijgave, raadplegen van alle schema's van voorgaande jaren en andere afdelingen. Het snel kunnen raadplegen van evaluaties van kostenplaatsen, facturen, statistieken en berichten van de lopende periode wordt gewaarborgd. Met DocuWare wordt niet alleen de kwaliteit van planningen verbeterd, het maken ervan wordt ook vergemakkelijkt. Fouten door verschillende versies van planningsbestanden, -ontwerpen of -premissen worden vermeden. 4

5 Factuurcontrole sturen met DocuWare Het controleproces voor facturen wordt effectief, snel en kostenbesparend gestuurd door DocuWare CONTENT- FOLDER en de stempelfuncties van het documentbeheersysteem. Met de extra module CONTENT-FOLDER kunt u taaklijsten definiëren en individuele bewerkers toewijzen. Via de stempelfuncties worden de documenten voor de individuele bewerkings- en beoordelingsstappen automatisch aan de taaklijst van de volgende bewerker toegevoegd. Voorbeeld: na ontvangst verschijnen nieuwe facturen in de taaklijst van de eerste bewerker. Deze wijst elke factuur via een stempel aan de betreffende kostenplaats toe. Vervolgens verschijnen de facturen automatisch in de taaklijsten van het hoofd van de kostenplaatsen. Nadat ze gecontroleerd zijn, worden de facturen per stempel goedgekeurd en verschijnen ze, wederom automatisch, in de taaklijst van de verantwoordelijke boekhouder. Het workflowproces is eenvoudig in te stellen. Dankzij de stempels op de kwitanties zijn alle bewerkingsstappen transparant en gemakkelijk na te volgen. De bureaustempel heeft zijn tijd gehad. Elektronische stempels zorgen voor een betrouwbaar en transparant controleproces Bij ontvangst van de factuur wordt via elektronische stempels de status vastgelegd en het proces gestuurd Op deze CONTENT-FOLDER-arbeidsplaats stuurt en controleert u het controleproces voor facturen. Kwitanties kunt u via een muisklik openen en bewerken. 5

6 De praktijk BARTEC Veiligheidsspecialist BARTEC Componenten und Systeme GmbH heeft het DocuWare-documentbeheersysteem met de bedrijfseconomische SAP-oplossing geïntegreerd. Processen zijn nu transparanter en medewerkers hoeven niet meer lang naar papieren documenten te zoeken. Ze kunnen zich volledig op hun kerntaken concentreren. Voordat de veiligheidsspecialist uit Bad Mergentheim overging op elektronische archivering, bestond de gehele administratie uitsluitend op papier. Op sommige arbeidsplaatsen werden documenten bewaard die al in het centrale archief waren opgeslagen. Medewerkers zonder eigen archief moesten een lange weg afleggen naar de centrale documentverzameling. Vandaag de dag worden uitgaande kwitanties bij het opstellen direct en automatisch gearchiveerd. Binnenkomende kwitanties krijgen een etiket met streepjescode. Ze worden gecontroleerd en vervolgens in het R/3-systeem geboekt. Pas dan worden de documenten in het archief opgeslagen. Via de streepjescode worden ze automatisch in een gegevensgroep ingedeeld. Hierdoor hoeft de bewerking niet gereorganiseerd te worden. De medewerkers kunnen direct vanuit hun vertrouwde toepassing de kwitanties raadplegen, zonder dat ze in het documentbeheersysteem moeten wisselen. De documenten kunnen met één druk op een knop op het beeldscherm weergegeven worden, bijvoorbeeld tijdens een telefoongesprek met een klant of leverancier. BARTEC waardeert ook het veiligheidsaspect: brand en overstromingen vormen geen gevaar meer voor hun documenten. Taken: Ruimtebesparende en overzichtelijke archivering van documenten, Kortere zoek- en archiveringstijden, Gemakkelijkere toegang rechtstreeks via de vertrouwde toepassingssoftware Voordelen: Zoeken kost aanzienlijk minder tijd en inspanning, Betere informatiestroom, Betere service, kostenbesparing 6

7 "Dankzij DocuWare besparen we op helearchiefruimten, en alle documenten rondom de klant zijn direct beschikbaar via SAP/R3. Onze medewerkers hebben zo meer tijd om een optimale service te bieden"" Wolfgang Hornung Directeur Organisatie/IT This document can also be found here: For more information please visit our website at 7