Documentmanagement en archivering. Eenvoudig. Beter. Georganiseerd.

Transcriptie

1 Documentmanagement en archivering Eenvoudig. Beter. Georganiseerd. 1

2 ScanConnector Print&Archive Click&Find MS Office-integratie Dropzone MobileConnector Documentmanagement en archivering

3 ELOoffice 10 Eenvoudig. Beter. Georganiseerd. Het archiveren van digitale en papieren documenten neemt op kantoor heel veel tijd in beslag. Daarbij komt het vaak tijdrovend zoeken naar s, facturen of andere documenten. Deze tijd kan veel zinvoller worden benut! Met de software ELOoffice 10 hebt u de beschikking over een Document-Management-Systeem (DMS) dat het dagelijks werk voor u gemakkelijker maakt. Documenten worden zodanig beschikbaar gesteld en georganiseerd dat u ze bliksemsnel bij de hand hebt, wanneer u deze nodig hebt. U werkt daarbij net als voorheen in de voor u gekende structuren volgens het principe dossierkast-map-register. Op de volgende pagina's laten wij u zien hoe ELOoffice uw dagelijks werk zodanig inricht dat u zich kunt concentreren op dat wat belangrijk is. 3

4 Documentmanagement en archivering

5 Nieuwe tijden breken aan met ELOoffice 10: waar vroeger bergen papier en stapels dossiers het beeld bepaalden, maken nu goed gesorteerde digitale gegevens het dagelijks werk gemakkelijker. Dankzij talrijke functies is ELOoffice een geschikt DMS om uniform te werken en zo klanten nog sneller en directer van dienst te zijn. 5

6 Het snelle vinden staat centraal Het zoeken naar documenten, informatie, s enz. kost tijd. Als een klant u belt en naar een detail van een offerte vraagt die hem werd toegestuurd, dan moet u direct handelen. Hierbij is het voor uw zakelijk succes en uw werk erg belangrijk dat u snel inlichtingen kunt geven. Tijd is geld, dat geldt voor u en voor uw klanten. Daarom hebt u een tool nodig waarmee u met één klik bliksemsnel deze offerte kunt bekijken. Of u nu op kantoor of onderweg naar een klant bent. ELOoffice 10 ondersteunt u hier in belangrijke mate bij uw werk. Enerzijds kunt u daarmee uw documenten gestructureerd, klant- en procesgerelateerd in klassieke digitale mappen of procesdossiers beheren. Om deze veilig gearchiveerde stukken terug te vinden, zijn er krachtige zoekmechanismen waarmee u met slechts een paar klikken de noodzakelijke informatie krijgt. Zeer handig is hierbij ook het inhoudsgerelateerde zoeken, waarmee u heel snel kunt zien welke vergelijkbare offertes of documenten al in het verleden werden gemaakt. Dit alles bespaart kostbare tijd die u in plaats daarvan voor uw eigen werk kunt gebruiken. De stroom aan informatie de baas worden Elke dag krijgen we nieuwe informatie binnen. Er zijn vernieuwingen of wijzigingen zijn gewenst. Het is vaak niet gemakkelijk om over dit alles het overzicht te houden. ELOoffice helpt u hierbij. s, notities, schetsen, facturen of offertes: met ELOoffice wordt het archiveren en organiseren van uw documenten kinderspel. Veel dingen die u tot nu toe tijdrovend met de hand moest doen, handelt ELOoffice nu geautomati-seerd voor u af. Of het nu gaat om het archiveren van een binnengekomen of een offerte op papier. De tijdsbesparing staat centraal. Documentmanagement en archivering

7 ELOoffice 10 biedt u talrijke functies waarmee u van de ontvangst van het document tot en met het herhaaldelijk gebruik ervan alle stappen optimaal en vooral snel doorloopt: Afbeelding toont: ELOoffice 10 gebruikersinterface 7

8 Scannen Informatie uitlezen en doorsturen ELOoffice ScanConnector Binnenkomende documenten optimaal verwerken Terugkerende documenten kunnen eenvoudig en automatisch worden herkend en gearchiveerd. U hebt leveranciers waarbij u steeds opnieuw bestelt of dienstverleners waarmee u bijna altijd samenwerkt? Dan ontstaan automatisch terugkerende documenten als bijv. facturen, pakbonnen, urenbriefjes enz. Om deze steeds weer voorkomende documenten snel en logisch te verwerken, biedt ELOoffice met de ScanConnector een bijzondere functie. Deze zorgt ervoor dat terugkerende documenten direct bij het inscannen automatisch worden herkend en dat relevante informatie wordt uitgelezen. De voordelen voor u: tijdrovend handmatig invoeren en daaruit resulterende fouten behoren tot het verleden. Direct na het scannen van de documenten kunt u zoeken naar bijv. de volgende informatie: factuur-, proces- of klantnummer, datum, adres enz. Documentmanagement en archivering

9 ELOoffice Archief Archiveren U definieert hierbij de regels. Moet ELOoffice het document direct in het archief opslaan of wilt u nog een visuele controle uitvoeren? Moet bij het wisselen van de maand automatisch een nieuwe map worden aangelegd? Deze opties bepaalt u zelf. Binnenkomende documenten sneller organiseren Geautomatiseerd uitlezen van relevante informatie Regels voor geautomatiseerd archiveren zelf definiëren De ELO ScanConnector organiseert al uw binnenkomende documenten, zodat u snel en uitgebreid hierover kunt beschikken. Ook bestanden als bijv. PDF- en TIF-documenten die u al in elektronische vorm in uw bezit hebt, kunnen zo worden verwerkt. 9

10 Afdrukken Archiveren Verzenden ELO Print&Archive Afdrukken, archiveren, verzenden Behalve documenten en informatie die u van klanten, leveranciers, dienstverleners of andere zakenpartners ontvangt, maakt u elke dag ook eigen documenten. Bovendien moeten bijv. offertes of facturen worden bewaard, nadat u deze aan uw zakenpartners of klanten hebt gestuurd. Meestal zijn hiervoor veel afzonderlijke werkstappen nodig. ELO Print&Archive laat toe om in één stap verschillende taken uit te voeren. Zo kan men simultaan vanuit een externe applicatie facturen afdrukken, archiveren en per verzenden. U definieert zelf welke documenttypes u gebruikt, welke archiveringsregels deze volgen en of u deze bijv. alleen wilt archiveren of ook per wilt verzenden. Voor gangbare goederenbeheertoepassingen leveren wij u reeds ELO standaard voorinstellingen. Selecteer daarin eenvoudig uw goederenbeheeroplossing. Uitgaande documenten nog sneller verwerken In maar één werkstap afdrukken, archiveren, verzenden Vanuit de gangbare toepassingen mogelijk Documentmanagement en archivering

11 ELOoffice Archief ELO Click&Find Het intuïtief zoeken Een van uw klanten stuurt u bijv. per een procesnummer of andere informatie waarvan u vermoedt dat er documenten en stukken in uw archief aanwezig zijn. In plaats van het zoekbegrip te noteren om in het archief daarnaar te zoeken, markeert u dit met een muisklik en start u ELO Click&Find. Tekst markeren en zoeken in het ELO-archief starten Zoeken is vanuit de gangbare toepassingen mogelijk Toetscombinatie voor het zoeken zelf bepalen Het zoekresultaat krijgt u direct op het beeldscherm te zien. Daarbij speelt het geen rol of u zich op internet, in het programma of in een andere toepassing bevindt. Het markeren van het zoekbegrip is voldoende om een bliksemsnel onderzoek in ELOoffice uit te voeren. 11

12 Documentmanagement en archivering

13 Sneller en efficiënter werken is met ELOoffice geen probleem meer. Vooral het snel en direct archiveren van documenten via de DropZone is een handige functie. Dan is werken weer echt leuk. 13

14 ELOoffice Integratie in Microsoft Office Teamwerk zodanig inrichten dat het leuk is Een document heeft meestal meerdere versies. Dat kent u ook! U hebt een sjabloon voor bijv. een conceptcontract gemaakt. Meestal slaat men bij het maken meerdere tussenstanden op. De sjabloon wordt in de loop van het documentleven steeds weer door verschillende gebruikers aangepast en dat leidt nu tot nieuwe documentversies die meestal op verschillende locaties in het netwerk of lokaal bij de gebruiker worden opgeslagen. Wanneer welke wijziging werd doorgevoerd, is vaak niet meer te achterhalen. Eveneens is geen toegang tot reeds verwijderde tussenversies meer mogelijk. ELOoffice biedt door de Microsoft Office-integratie de mogelijkheid een document direct bij het maken vanuit de toepassing in het ELO-archief op te slaan. De ELO-knop wordt hierbij volledig in de Microsoft Office-Suite geïntegreerd en biedt de gebruiker het gemak om het document zonder omwegen in het ELO-archief op te slaan. Uw voordelen: wijzigingen kunnen hierdoor gedocumenteerd en gevolgd worden. Door het toegangs- en rechtenbeheer kunt u bovendien vastleggen wie het document mag wijzigen en wie bijv. het document alleen mag lezen. Bovendien kunt u oudere versies met elkaar vergelijken en hier desgewenst weer de actuele versie van maken. Documentmanagement en archivering

15 Mail Pakbonnen Foto's Contracten Nieuwe klanten Bestanden Gegevens DropZone direct archiveren ELO DropZone Voor snel archiveren Met de ELO DropZone kunt u documenten en informatie sneller en comfortabeler in het ELO-archief archiveren en wordt uw dagelijks werk gemakkelijker. Zo kunt u verschillende tegels voor uw documenten aanmaken zoals bijv. voor pakbonnen, reclame, foto's, contracten, aanmeldingen van nieuwe klanten enz. Nieuw binnengekomen documenten en bestanden kunnen zo snel aan een categorie en indexmasker toegewezen en met slepen en neerzetten direct gearchiveerd worden. ELO DropZone start overzichtelijk in een apart venster en is zodoende snel beschikbaar om s, bestanden of documenten bliksemsnel te archiveren. Snel archiveren met slepen en neerzetten Eigen archiveringstegels maken Snelle toegang tot laatst gearchiveerde documenten 15

16 Foto's Mappen Documenten Mails ELO MobileConnector Onderweg efficiënt toegang tot documenten U hebt bij een afspraak buiten de deur toegang tot belangrijke documenten nodig? ELOoffice biedt u al sinds geruime tijd verschillende mogelijkheden om mobiel toegang te krijgen tot uw documenten. Nieuw bij ELOoffice 10 is de ELO MobileConnector: Met de ELO MobileConnector kunt u geselecteerde mappen en documenten van ELO bijv. naar een tablet overbrengen en deze dan mobiel en zonder internetverbinding beschikbaar houden. Naast de synchronisatie met een geschikte tablet kunt u documenten en mappen natuurlijk ook naar uw eigen server of naar een door u gekozen back-updienst overbrengen. U beslist dus zelf waar uw gegevens zich bevinden en wie er toegang toe heeft. Documentmanagement en archivering

17 Nieuw gemaakte documenten zoals foto's die u bijv. met uw tablet maakt, of bestanden die u hebt gemaakt, kunt u met de ELO MobileConnector heel eenvoudig van uw mobiele eindapparaat naar het ELO-archief overbrengen. Zo wordt ELOoffice uw voortdurende metgezel bij afspraken buiten de deur. Mobiel toegang tot geselecteerde documenten/mappen Synchronisatie met mobiele eindapparaten Gegevens eenvoudig en comfortabel overal mee naartoe nemen 17

18 Met het nieuwe ELOoffice 10 komt uw bedrijf van de grond. Vroeger domineerden vaak starre structuren die met documenten op basis van papier eerst moeizaam moesten worden doorbroken. Tegenwoordig overheerst dankzij ELOoffice bij de gebruikers het gemak. Want als de documenten eenmaal goed zijn ondergebracht, dan hebben ondernemers meer tijd voor dat wat belangrijk is, en zetten vaart achter hun business. Documentmanagement en archivering

19 19

20 Eenvoudig. Beter. Georganiseerd. ELO is verkrijgbaar bij: ELO Digital Office GmbH, Tübinger Str. 43, D Stuttgart, Artikel-Nr.: A100-PO-NL ELO Digital Office, het ELO logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional en ELOenterprise zijn merken van ELO Digital Office GmbH in Duitsland en/of andere landen. Microsoft, MS, Windows, Word en Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision zijn gedeponeerde merken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Andere bedrijfs-, product- of servicenamen kunnen merken van andere fabrikanten zijn. Deze publicatie dient alleen voor vrijblijvende algemene informatie en is geen vervanging voor een zorgvuldig individueel advies. De informatie in deze publicatie kan op elk moment, ook zonder voorafgaande kennisgeving, worden gewijzigd. Met name kunnen technische eigenschappen en functies ook per land variëren. Actuele informatie over ELO producten, contractvoorwaarden en prijzen krijgt u bij ELO en de ELO businesspartners en/of ELO channelpartners. De productinformatie geeft de huidige versie weer. Onderwerp en omvang van de diensten zijn uitsluitend gebaseerd op de desbetreffende contracten. ELO waarborgt en garandeert niet dat haar producten of overige diensten de naleving van bepaalde rechtsvoorschriften veiligstellen. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke veiligheidsvoorschriften en overige voorschriften van nationaal en internationaal recht. Onder voorbehoud van wijzigingen, vergissingen en drukfouten. Nadruk en vermenigvuldiging, ook bij wijze van uittreksel, uitsluitend met schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle rechten voorbehouden.