2. Relatiebeheer 90 min.

Transcriptie

1 35 2. Relatiebeheer 90 min. Het beheer van relaties en de daarbij behorende gegevens is belangrijk voor ondernemers. Door uw contacten met klanten bij te houden en te volgen, kunt u tijdig inspelen op de behoeften van de klant. Microsoft Outlook is het centrale programma om de contacten met uw relaties te onderhouden en te beheren. Business Contact Manager voegt daar mogelijkheden aan toe, zoals het invoeren, registreren en volgen van advertentiecampagnes, projecten en taken per account. Met enkele muisklikken kunt u rapporten bekijken en de geschiedenis van uw accounts nagaan. Essentieel voor relatiebeheer is het regelmatig bijhouden en aanvullen van gegevens en acties die u heeft uitgevoerd. Een relatiebeheersysteem dat gevuld is met actuele gegevens, is een uitstekende ondersteuning voor uw bedrijfsmatige activiteiten. In dit hoofdstuk maakt u gebruik van Outlook 2007 en Business Contact Manager. U leert het volgende: categorieën maken en gebruiken; archiveren bij contactpersonen; elektronische visitekaartjes maken en gebruiken; uw berichten ordenen in mappen; berichten zoeken en berichtregels instellen; berichten markeren en sorteren in postvakken; zoekqueries gebruiken en verwante berichten zoeken; accounts en contactpersonen maken in Business Contact Manager; marketingcampagnes bijhouden en verkoopkansen registreren; projecten en projecttaken invoeren; rapporten opvragen; de geschiedenis van een account bekijken. Let op! Voor de oefeningen in dit hoofdstuk moet u enige ervaring hebben met het werken met Microsoft Outlook Zie bladzijde 15 en 16 van dit boek. Let op! Om alle paragrafen in dit hoofdstuk te kunnen uitvoeren, moet Business Contact Manager vanaf paragraaf 2.9 Business Contact Manager op uw computer zijn geïnstalleerd. Ook de map Oefenbestanden Zelfstandigen van de cd-rom bij dit boek moeten naar uw pc gekopieerd zijn. Zie Hoofdstuk 1 Voorbereiding. Handboek Microsoft Office 2007 voor de ZZP er - ISBN

2 36 Handboek Microsoft Office 2007 voor de ZZP er 2.1 Contactpersonen rubriceren in categorieën In Outlook kunt u in het deelvenster Contactpersonen allerlei gegevens van personen en/of bedrijven vastleggen. Deze contactpersonen kunt u indelen in categorieën. U kunt daarmee onderscheid maken tussen privé-contactpersonen, klanten en andere zakelijke relaties. U importeert eerst de voorbeeldcontactpersonen uit de map Oefenbestanden Zelfstandigen. Open Outlook 1

3 Hoofdstuk 2 Relatiebeheer 37 Open de map 2 Dubbelklik op De voorbeeldcontactpersonen worden nu geïmporteerd.

4 38 Handboek Microsoft Office 2007 voor de ZZP er U ziet de geïmporteerde contactpersonen: Als u zelf al contactpersonen had ingevoerd, staan de geïmporteerde contactpersonen daartussen. HELP! Mijn venster ziet er anders uit Om uw venster er hetzelfde uit te laten zien:, Zorg dat het menu er zo uitziet Sluit, indien nodig, de Takenbalk Indien u geen visitekaartjes ziet: Ga verder met de volgende stap De weergave van de contactpersonen, kunt u zelf bepalen: U ziet de contactpersonen weergegeven in een telefoonlijst:

5 Hoofdstuk 2 Relatiebeheer 39 Tip Contactpersonen weergeven Bekijk zelf de verschillende weergaven voor contactpersonen om de meest geschikte optie te kiezen. Dit kunt u wijzigen door op een veldnaam te rechtsklikken, bijvoorbeeld en vervolgens op. Zo kunt u bijvoorbeeld per bedrijf laten rangschikken als u meerdere contactpersonen bij een bedrijf heeft. Een eigen groepering voor uw contactpersonen maakt u met categorieën. Daarvoor maakt u eerst uw categorieën: Rechtsklik op een contactpersoon U ziet de aanwezige categorieën: een categorie Nu kunt u de naam van de categorie wijzigen: Typ: Privé

6 40 Handboek Microsoft Office 2007 voor de ZZP er U gaat nu een contactpersoon aan de nieuwe categorie Privé toevoegen: Rechtsklik op U ziet de aanwezige categorieën: Contactpersoon Silvia Brouwer behoort nu tot de categorie Privé. Maak een categorie Klanten categorie en plaats en in die De contactpersonen worden geordend op categorie getoond: Tip Categorieën Een goede indeling in categorieën maakt een lange lijst met contactpersonen overzichtelijker. U kunt bijvoorbeeld de volgende categorieën maken: - Privé - Klanten - Leveranciers - Adviseurs

7 Hoofdstuk 2 Relatiebeheer 41 Tip Per categorie contactpersonen verbergen of tonen Per categorie kunt u aangeven of u de bijbehorende contactpersonen wilt laten tonen of niet: Door te klikken op voor de categorie worden de contactpersonen verborgen. Door te klikken op verschijnen de contactpersonen weer: 2.2 Microsoft Outlook als eenvoudig archiefsysteem In Microsoft Outlook kunt u bij een contactpersoon alle documenten archiveren die horen bij dat contact. U verzamelt dan alle s, brieven, offertes en spreadsheets van die persoon in het venster van die contactpersoon. Tip Uitgebreider relatiebeheer met Business Contact Manager Als Business Contact Manager op uw computer staat, kunt u dat programma beter gebruiken voor uw relatiebeheer. U leert hier later in dit hoofdstuk mee werken. Een bestand koppelen aan een contactpersoon doet u als volgt: Dubbelklik op

8 42 Handboek Microsoft Office 2007 voor de ZZP er U ziet de gegevens: tabblad Open de map 2 Dubbelklik op U ziet de snelkoppeling naar het bestand in het venster van de contactpersoon: U kunt het bestand openen door erop te dubbelklikken.

9 Hoofdstuk 2 Relatiebeheer 43 Op deze manier kunt u in het venster van een contactpersoon koppelingen naar bestanden op de vaste schijf maken. berichten voegt u als volgt toe: U ziet als eerste het Postvak IN: U kunt natuurlijk ook op een ander postvak klikken als het gezochte bericht daar staat. Dubbelklik op een bericht De koppeling naar het bericht is nu toegevoegd in het venster van de contactpersoon. U kunt zo'n koppeling ook weer verwijderen: het item Druk op De koppeling naar dit bericht of bestand is verwijderd. Het bericht of bestand zelf staat natuurlijk nog op de vaste schijf. Sluit het venster van de contactpersoon en bewaar de wijzigingen 9