Meer efficiëntie voor uw bedrijfsprocessen

Transcriptie

1 Enterprise Content Management ELOprofessional 10 Enterprise Content Management ELOprofessional 10 Software for: Enterprise Content Management

2

3 Meer efficiëntie voor uw bedrijfsprocessen Tijd is geld en een beslissende factor in de zakenwereld. Bedrijven handelen volgens deze economische grondregel en weten dat snelheid succes betekent. Vooral door de digitalisering en de beschikbare nieuwe informatie- en communicatietechnologieën ontstaan mogelijkheden om alle bedrijfsactiviteiten duidelijk te versnellen. De beslissende voorwaarde voor snellere processen is de beschikbaarheid van informatie. Alleen wanneer de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar is, kunnen processen efficiënt worden ingericht. Oplossingen voor Enterprise-Content-Management (ECM) vormen hiervoor de noodzakelijke basis. Met ELOprofessional 10 geven wij u de beschikking over een oplossingsportfolio waarmee u het maximale uit uw processen haalt: snelheid, transparantie, beschikbaarheid van informatie in het hele bedrijf, systeemoverschrijdend en efficiënt. Al meer dan twintig jaar zijn wij een van de toonaangevende ECM-producenten in Europa. Door onze ervaring en de nauwe samenwerking met onze klanten weten wij dat de eisen aan een ECM-oplossing in elk bedrijf verschillend zijn. Met ELOprofessional 10 krijgt u daarom een ECM-oplossing die aan uw behoeften is aangepast. Karl Heinz Mosbach CEO, ELO Digital Office GmbH 3

4

5 Workflow Informatie op het juiste moment op de juiste plek Snel handelen is in de huidige zakenwereld beslissend voor het succes. Snelle reacties, snelle resultaten, snelle beslissingen: heel veel draait om snelheid en alles is uiteindelijk gebaseerd op de beschikbaarheid van de juiste informatie. Op elk moment toegang hebben tot de noodzakelijke informatie voor de volgende stap: een probleemloze informatiestroom is de basis voor efficiënt werken. Met geautomatiseerd verlopende bedrijfsprocessen bereiken documenten de plaatsen of medewerkers in het bedrijf waar de informatie nodig is. Zo kunnen processen snel voltooid, beslissingen betrouwbaar genomen en vrijgaven snel verstrekt worden. Tevens blijven alle stappen transparant en de status van een proces kan op elk moment worden getraceerd. De ELO workflow versnelt uw processen. De ELO workflow maakt het mogelijk om uw bedrijfsprocessen informatietechnisch te realiseren en zo geautomatiseerd te besturen. Met de geïntegreerde formulierdesigner, de servergebaseerde verwerkingsregels en individuele scripting-mogelijkheden kunnen geautomatiseerde workflows afgestemd op de behoefte worden aangelegd. escalatiedeadlines definiëren. Via een grafische monitoring en rapportage kunt u op elk moment de status van een proces bekijken en zich desgewenst laten informeren, als de workflow escaleert. Zo legt u o.a. de informatiewegen en de personen vast die voor het succesvol afhandelen van een proces noodzakelijk zijn. Bovendien kunt u achtergrond- en secundaire activiteiten aan de hand van subworkflows definiëren. Bij onverwachte gebeurtenissen kunt u uw workflows steeds aanpassen. Voor eenvoudige en snelle besluitvormingstrajecten, voor spontane kennisnemingen en traceerbare vrijgaven heeft u bovendien op elk moment de beschikking over de zogenoemde ad hoc-workflowfuncties. Bijvoorbeeld oproepen, gebruikers of gebruikersgroepen selecteren en indien nodig Uw voordelen: optimale besturing van processen versnelde processen door automatisering snelle procesbewerking en transparante processen traceerbare besluitvormingen minder handmatig werk bij terugkerende taken naleven van compliance-regelingen en wettelijke voorschriften m.b.t. de proces- en verloopdocumentatie 5

6 Ontvangstverwerking Van het begin af aan geautomatiseerd Op papier gebaseerde en digitale documenten bereiken elke dag in groten getale uw bedrijf. De snelheid en kwaliteit van de verwerking van deze binnenkomende post beïnvloedt in belangrijke mate de service- en informatiekwaliteit en daarmee de tevredenheid van uw klanten. Met ELOprofessional 10 kunnen binnenkomende documenten ongeacht het ontvangstkanaal en medium digitaal geregistreerd, geclassificeerd en voor de juiste daaropvolgende bedrijfsprocessen beschikbaar worden gesteld. Zo kunnen bedrijfsprocessen, bijv. het vrijgeven van facturen, het maken van offertes, het afwikkelen van orders of reclamaties, direct gestart en met de ondersteunende functies van ELOprofessional 10 worden gestuurd en afgehandeld. ELO zorgt voor een snelle verwerking direct bij ontvangst van de post. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar. In elk geval bepaalt u de mate van de automatisering geheel naar uw behoefte. Binnenkomende facturen en documenten worden met de ELO DocXtractor geautomatiseerd geregistreerd en geclassificeerd naar de juiste bewerker doorgestuurd. Alle relevante documentgegevens, bijvoorbeeld factuur- en klantnummer, worden correct herkend en worden op plausibiliteit gecontroleerd. Facturen waarbij naar een bestelling in het ERP-systeem wordt verwezen, kunnen zo compleet geautomatiseerd worden geboekt. Fouten bij de registratie worden tot een minimum beperkt en een snelle bewerking wordt gewaarborgd. Ook met de ELO Barcode-module wordt de automatische ontvangstverwerking ondersteund en versneld. Bijvoorbeeld bij geautomatiseerde brieven aan klanten waarop u reacties terug verwacht. Via een vooraf aangebrachte barcode worden de teruggestuurde brieven herkend en zo eenvoudig aan het juiste proces toegewezen. Op dezelfde manier kunnen binnenkomende documenten direct via het dossiernummer worden geïdentificeerd en procesgerelateerd worden toegewezen. Uw voordelen: lig-, bewerkings- en doorlooptijden worden duidelijk gereduceerd aanzienlijke vermindering van het handmatige werk doorlopend geautomatiseerde afwikkeling zorgt voor transparantie classificatie en toewijzing direct bij ontvangst van de post multi-channel-verwerking in een centrale toepassing vermijden van incompatibele media door bundeling van alle informatie directe procesintegratie - ook systeemoverschrijdend 6

7 Systeemoverschrijdende processen Optimaal geïntegreerd De hoeveelheid beschikbare informatie in het bedrijf neemt gestaag toe. Vaak wordt de informatie die voor het afhandelen van taken en processen nodig is, echter over meerdere systemen en opslagstructuren verdeeld. Daardoor ontbreekt vaak een integraal overzicht. Zo bestaat het risico dat er bijvoorbeeld geen rekening wordt gehouden met informatie die relevant is voor een beslissing, omdat deze in een aparte gegevenssilo ligt. De volledigheid van alle procesinformatie wordt gewaarborgd met een bedrijfsbreed informatiemanagement. Hiervoor kunnen andere systemen, bijv. ERP, naadloos in ELOprofessional 10 worden geïntegreerd. Alle informatie bedrijfsdocumenten uit de ECM en ERP-records wordt samengevoegd en staat u procesgerelateerd ter beschikking. Helemaal zonder zich zorgen te hoeven maken over incompatibele media. De ELO-ERP-integratie voegt informatie samen. Met ELOprofessional 10 verbindt u beschikbare informatie-eilandjes tot een centraal informatiesysteem. Door de koppeling van alle gangbare ERPsystemen, bijv. SAP, Sage, Microsoft Dynamics NAV enz., worden de ERP-documenten deel van een uitgebreid documentenbestand. Daardoor kunnen bedrijfsprocessen volledig, systeemoverschrijdend en zonder zich zorgen te hoeven maken over incompatibele media worden weergegeven. Zo kunnen bijvoorbeeld klanten-, leveranciers- of orderdossiers automatisch en volledig worden aangelegd. Naast het gebruik van de ELO workflows voor de automatische afwikkeling van vrijgaven, kennisnemingen en controles is ELOprofessional 10 een aanvulling op een gekoppeld ERP-systeem door een volledige registratie en archivering van bedrijfsdocumenten en andere documenten voor het naleven van een bewaarplicht volgens de wettelijke voorschriften. De bedrijfslogica kan afhankelijk van de eisen met de intelligente middleware ELO Business Logic Provider (BLP) eenvoudig individueel worden aangepast. Door kant-en-klare business-sjablonen hoeft er weinig te worden ingevoerd en zijn de kosten laag. Uw voordelen: snelle, systeemoverschrijdende en transparante processen koppeling van verschillende softwaresystemen/-componenten versnelde processen door geautomatiseerde informatiestroom centrale en procesgerelateerde toegang tot de compleet digitaal weergegeven dossiers beschikbaarheid van de informatie zonder incompatibele media over verschillende systemen heen beschikbare of gedefinieerde interfaces voor een probleemloze informatieuitwisseling betrouwbare beslissingen door volledig beschikbare informatie 7

8

9 ELO for Mobile Devices Op elk moment en overal beschikbaar Flexibel onderweg werken wordt dankzij slimme eindapparaten en digitale netwerken normaal bij het dagelijks werk. Klanten verwachten dat er direct informatie kan worden gegeven en ook snelle reactie- en bewerkingstijden. Bedrijven staan onder voortdurende concurrentiedruk, die om snel voltooien van projecten vraagt. Mobiel werken zonder vertraging is tegenwoordig een doorslaggevende succesfactor voor bedrijven en mobiliteit dus een must.

10 ELO Repository ELO Feed ELO Search Document view Op de werkplek thuis of in de trein op weg naar een meeting: mobiel werken veronderstelt de beschikbaarheid en onbeperkte toegang tot de benodigde documenten. Bestanden, contacten en proces-relevante informatie moeten onafhankelijk van het mobiele eindapparaat kunnen worden opgevraagd. Zo kunt u onderweg deelnemen aan bedrijfsprocessen en ook buiten het kantoor productief werken. De mobiele oplossingen van ELO voor smartphones en tablets maken dit mogelijk. De ELO ECM-apps zorgen voor ontplooiingsmogelijkheden. Met de ELO ECM-app "ELO 10 for Mobile Devices" heeft u eenvoudig en comfortabel toegang tot bedrijfsinformatie in het ELO-archief en kunt u alle ECM-basisfuncties via uw smartphone of tablet gebruiken. Workflows kunt u mobiel starten en zo processen besturen en leiden. Voor onbeperkt werken onderweg zorgt ook de mogelijkheid om externe toepassingen te koppelen. Als u bijvoorbeeld op uw tablet met Office 365 een Word-document maakt, kunt u dit direct in het ELO-archief opslaan. Ook het scannen van papieren documenten is mobiel mogelijk. Met behulp van de scan-app "ELO QuickScan" registreert u documenten met de camera van uw smartphone of tablet en brengt u deze direct naar het ELO-archief over. De app zorgt daarbij automatisch voor een optimaal beeld. De ELO ECM-apps voor Android en ios kunnen ook offline worden gebruikt. Op deze manier bent u op elk moment en overal inzetbaar. Blijft u steeds in contact met uw collega's. Met "Mijn ELO" heeft u altijd een overzicht van belangrijke punten. Met de geïntegreerde ELO Feed kunnen documenten ook onderweg worden uitgewisseld. Meer informatie over ELO for Mobile Devices vindt u op: 10

11 documenten registreren documenten bewerken Workflow ELO for Mobile Devices documenten archiveren archiefoverzicht samenwerking Uw voordelen: processen zonder vertraging voortzetten niet productieve werktijden verminderen altijd een goed overzicht van belangrijke punten toegang tot informatie onderweg sneller informatie kunnen geven en bereikt kunnen worden mobiel werken

12 Collaboration Maximaal succes door een geoptimaliseerde samenwerking Communicatie, coöperatie en coördinatie zijn beslissende factoren voor succes in een bedrijf, die vooral bij complexe projecten en locatie-overschrijdende teams het resultaat in belangrijke mate beïnvloeden. Ondersteund door de ELO Collaboration-tools kunnen de samenwerking en communicatie worden vereenvoudigd en duidelijk geoptimaliseerd. Dienovereenkomstige tools maken een ongecompliceerde informatie-uitwisseling mogelijk en maken zowel handelingspatronen als kennis expliciet en voor het bedrijf bruikbaar. Kennis delen, taken samen aanpakken, directer communiceren, in een netwerk werken: dit alles heeft een positieve uitwerking op uw bedrijfssucces en is mogelijk met ELO Collaboration. 12

13 Schrijf een bijdrage... Vandaag juli 2016 Nadine Bauer Moeten wij nog meer bestellen? 11 september 2016, 14:41 uur Schrijf een commentaar... Anton Maier Factuur gearchiveerd, controleren a.u.b. 2 juli 2016, 10:23 uur Schrijf een commentaar... Nadine Bauer Factuur vrijgegeven! 2 juli 2016, 11:47 uur Anton Maier Levering uitgevoerd! 2 juli 2016, 13:19 uur Kay Schilling Producten allemaal oké! 3 juli 2016, 15:24 uur De ELO Collaboration-tools houden u op de hoogte. Voor de content- en documentgebaseerde informatie-uitwisseling zorgt de "ELO Feed". Hiermee kunt u bijdragen in directe verbinding met een document maken, collega's via "@-tekens" vermelden en andere documenten koppelen. Uw collega's antwoorden eenvoudig met een commentaar op uw bijdrage: zo ontstaat een traceerbare communicatie direct bij het document. Want alle bijdragen en commentaren, net als de metagegevens van het document, blijven ook naderhand opgeslagen en zorgen zo voor transparantie. Nieuwe commentaren bij door u gemaakte bijdragen krijgt u in uw persoonlijke informatiecentrale "Mijn ELO" te zien. De nieuwste activiteiten van de workflows waarbij u betrokken bent, kunt u hier ook direct zien. Door verschillende filteropties en de functies om een abonnement te nemen op de documenten en mappen en deze als "belangrijk" te markeren, kunt u het gedeelte "Mijn ELO" aanpassen en daar de voor u persoonlijk relevante informatie bekijken. Op deze manier bent u altijd op de hoogte en wordt u over alle wijzigingen geïnformeerd. Uw voordelen: geoptimaliseerde communicatie en coördinatie voor meer efficiëntie in de samenwerking ongecompliceerde informatie-uitwisseling voor gemakkelijker teamwerk actueelste informatie over de bewerkingsstand voor een direct overzicht volledige wijzigingsrapportage voor meer traceerbaarheid snellere en meer open communicatie voor meer tevredenheid en motivatie aanpasbare gebruikersinterface voor de prominente weergave van persoonlijk relevante informatie 13

14 Goed overzicht van belangrijke punten Navigatie en zoeken Goed overzicht van belangrijke punten Als informatie- of kenniswerker ziet u zich in het huidige, digitale tijdperk geconfronteerd met een grote stroom aan informatie. De informatiebronnen waarmee u in het bedrijf werkt, zijn net zo divers als de documenttypes die u dagelijks bewerkt. Om uit de meest uiteenlopende bronnen, bijv. s, digitale documenten, papieren documenten en bijdragen in sociale netwerken, de noodzakelijke informatie te filteren en daaruit bruikbare kennis te genereren, is wel de grootste uitdaging. Dan is het volgende nodig: flexibele onderzoeksmogelijkheden, krachtige zoekmechanismen en de mogelijkheid om documenten die vaak nodig of belangrijk zijn, direct bij de hand hebben. Met ELOprofessional 10 heeft u een goed overzicht van alles wat belangrijk is, en direct toegang tot noodzakelijke informatie.

15

16 Zoeken Kostbare tijd besparen Met het dagelijks zoeken naar informatie gaat bij het dagelijks werk heel veel tijd verloren. Tijd die op het laatst ontbreekt voor het afhandelen van de kerntaken. Zo is het tijdrovend zoeken naar informatie één van de grootste kostenposten in het dagelijks werk, maar dat hoeft niet zo te zijn. ELOprofessional 10 vormt de basis voor het gericht en efficiënt beschikbaar stellen van informatie. U vindt de noodzakelijke informatie binnen zeer korte tijd. Soms vindt de informatie u ook vanzelf. Zo stelt ELOprofessional 10 u bij bedrijfsprocessen of klanten noodzakelijke informatie automatisch ter beschikking. Gewoon precies in de context waarin de informatie nodig is. ELO isearch geeft tijd cadeau. Met ELO isearch, de krachtige zoekfunctie van ELO, vindt u informatie en documenten moeiteloos en zonder veel tijdverlies. Verschillende zoekfuncties zorgen ervoor dat u doelgericht toegang heeft tot noodzakelijke informatie in het ELO-archief evenals informatie uit de geïntegreerde externe toepassingen zoals ERP-, CRM- of systemen. ELO isearch ondersteunt uw zoekopdracht bijvoorbeeld door het automatisch aanvullen van het zoekbegrip tijdens het invoeren, het corrigeren van moge- lijke typfouten en het zoeken naar soortgelijke begrippen. Zo biedt ELO isearch bijvoorbeeld bij het invoeren van "contract" ook "overeenkomst" aan. Zelfs wanneer er geen duidelijk zoekbegrip kan worden gedefinieerd, leidt ELO isearch tot een resultaat. Begrippen die in verband staan met het ingevoerde zoekwoord, worden als variatie daarvan aangeboden. Contract Contractuitbreiding Contract- en onderhoudspapieren Contractbeheer Contractovername Contractverlenging Contractaanpassing Contractant Contractondertekening Contractdossier Overeenkomst Uw voordelen: noodzakelijke informatie direct vinden fulltext-zoeken en zoeken binnen de metagegevens intelligente zoekfuncties (bijv. foutcorrectie) ondersteunen uw zoekopdracht zoekveld omvat het gehele archief en externe toepassingen flexibel en schaalbaar Afbeelding: zoeksuggesties in samenhang met het ingevoerde zoekbegrip 16

17 Tegelnavigatie Meer individualiteit en overzicht Vaak moet u wennen aan nieuwe software en uw gebruikelijke werkwijze laten vallen, nieuwe patronen accepteren en anders gaan denken. Met ELOprofessional 10 is dat anders. Richt een gebruikersinterface helemaal naar uw behoeften in en precies zoals u uw taken het comfortabelst kunt afhandelen: met de tegelnavigatie van ELOprofessional 10. De tegelnavigatie zorgt voor structuur. Informatie en functies die vaak nodig zijn, kunt u individueel met behulp van de tegels plaatsen. U kunt voorgedefinieerde tegels gebruiken of eigen tegels geheel naar uw behoefte maken. Hier biedt ELOprofessional 10 diverse vormgevingsmogelijkheden, zoals het kiezen van kleuren en pictogrammen. Daarmee creëert u een individuele gebruikersinterface voor zeer comfortabel werken. Om ervoor te zorgen dat u vanuit elke weergave direct toegang kunt krijgen tot tegels, zet u deze eenvoudig op de snelstartbalk. Bovendien heeft u via een diagram ook zicht op de urgentie van de taak die op de tegel te zien is. Als u documenten in de archiefweergave wilt verplaatsen, dan krijgt u de tegels te zien. U kunt bijvoorbeeld een document op de tegel "Taak" zetten en daardoor een herinnering maken. ELOprofessional 10 biedt hier verschillende, handige mogelijkheden om documenten comfortabel te verplaatsen. Via de gedefinieerde tegels komt u bijvoorbeeld direct in een bepaalde map in uw archief zonder door de hele archiefstructuur te hoeven klikken. Ook het opslaan van bestanden is met slepen&neerzetten op de juiste tegel direct gebeurd. Niet alleen mappen kunnen met de tegels worden weergegeven, ook taken, voor bewerking uitgecheckte documenten, steeds terugkerende zoekopdrachten, archiefweergaven en nog veel meer is mogelijk, afhankelijk van wat u voor uw werk nodig heeft. Gebruik bijvoorbeeld tegels voor de weergave van uw taken, zodat u daar direct het aantal beschikbare, door u af te handelen taken ziet. Uw voordelen: opgeruimde en intuïtief te bedienen gebruikersinterface voor een ongecompliceerde ingang eenvoudige en intuïtieve tegelnavigatie relevante informatie is in één oogopslag te zien efficiënt werken, geïnformeerd zijn, tijd benutten persoonlijk in te richten 17

18 01 OS X Client 02 Web Client 03 Java Client 04 ipad Client 05 iphone Client 06 Android Tablet Client 07 Android Phone Client Er zijn bovendien en clients beschikbaar voor verschillende integratiescenario's en voor diverse toepassingssystemen zoals bijv. Microsoft Outlook, Microsoft Office en IBM Notes. Wij geven u hier graag informatie over. Multi-Client- en Multi-Platform-strategie Flexibiliteit ervaren ELOprofessional 10 zet uw behoeften centraal en past zich aan de uitdagingen van een voortdurend veranderende arbeidswereld aan. Het maakt niet uit of het om mobiliteit gaat of dat flexibele thuiswerk-regelingen in bedrijven steeds couranter worden. Met de ELO Client-producten werkt u onafhankelijk van locatie, tijd en apparaat. Daarbij heeft u ofwel via de ELO ECM-apps of via de browsergebaseerde ELO Web Client steeds toegang tot de bedrijfskennis en de juiste documenten en processen. De ELO Client-producten werden ontwikkeld vanuit het oogpunt van overzichtelijkheid en het grootst mogelijke gebruikersgemak. Uitstekende kenmerken zijn dat zowel de archiefstructuren als de navigatie zeer sterk gericht zijn op vertrouwde indelingscriteria. U kunt, te beginnen bij het bedieningsconcept van de tegelnavigatie tot en met de weergave van de zoekresultaten, archiefweergaven of menubalken, de voor u geschikte weergave kiezen. Bovendien bepalen taak, rol of de beschikbare infrastructuur de keuze van de optimale Client-omgeving. 18

19 Alle functies en componenten zijn clientoverschrijdend beschikbaar. Workflow, Feed, archiefweergaven of menu- en archiefstructuur, u vindt altijd intuïtief de weg. Het maakt niet uit welke Client-vorm wordt gebruikt. Uw voordelen: systeemonafhankelijk en clientoverschrijdend toegang krijgen tot documenten en workflows hoog gebruikersgemak door uniform gebruikersinterface- en bedieningsconcept flexibiliteit door onafhankelijkheid van de beschikbare infrastructuur ondersteuning van gangbare browsers en mobiele platformen ondersteuning van gangbare besturingssystemen 19

20 ELO DMS Desktop Werken zoals gewoonlijk en toch veel efficiënter Microsoft Office is uw vertrouwde werkomgeving? Dan hebben wij de juiste oplossingsuitbreiding voor u. Want wij maken uw Microsoft Office-omgeving nog krachtiger. Om ervoor te zorgen dat u informatie en documenten taakgericht en nog eenvoudiger en beter kunt bewerken, creëert ELO DMS Desktop een krachtige verbinding tussen de ELO ECM en Microsoft Office. ELO DMS Desktop zorgt voor meer comfort. ELO DMS Desktop breidt de gangbare programma's van Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word en Windows Verkenner) uit met krachtige ECM-functionaliteiten. Op deze manier werkt u verder in uw vertrouwde programma's en kunt u tevens Document-Management- en archieffuncties gebruiken. Zo kunnen gemaakte Microsoft Office-documenten direct naar het ELOarchief overgebracht en daar procesgerelateerd opgeslagen worden, bijv. in het juiste klanten-, project- of leveranciersdossier. De documenten zijn zo eveneens toegankelijk voor collega's, wanneer deze over de noodzakelijke toegangsrechten beschikken. Via de functie inchecken en uitchecken kunnen documenten worden bewerkt. Daardoor is te zien, wanneer een document door een andere gebruiker wordt bewerkt. De volledige rapportage van wijzigingen en de versionering zorgen voor optimale traceerbaarheid. Uitgebreide onderzoeks- en zoekmechanismen helpen om documenten direct vanuit Microsoft Office snel te vinden in het ELO-archief. Meer informatie over ELO DMS Desktop vindt u op: elo-dms-desktop 20

21 Uw voordelen: werken in vertrouwde omgeving door volwaardige integratie van ELO in Microsoft Office gebruik van Document-Management- en archieffuncties in Microsoft Office gearchiveerde documenten comfortabel bewerken en nieuw gemaakte documenten direct in ELO archiveren vanuit Microsoft Office toegang krijgen tot het ELO-archief en hierin zoeken

22 management Informatiepotentieel benutten s bevatten heel vaak bedrijfsrelevante informatie en dus ook belangrijke informatie die veilig moet worden gearchiveerd. Naast de langetermijnarchivering volgens wettelijke voorschriften hoort een efficiënt management ook bij een procesgerelateerde, geautomatiseerde administratie. Met ELO kan inhoud gericht in de lopende bedrijfsprocessen worden opgenomen en belangrijke informatie efficiënt worden gebruikt. De ELO management-oplossingen voor Microsoft Outlook ELOxc for Microsoft EWS en voor IBM Notes ELO for IBM Notes maken naast de geautomatiseerde archivering volgens de wettelijke voorschriften een procesgerelateerd management van alle binnenkomende en uitgaande s mogelijk. Zo kunnen bijvoorbeeld s die betrekking hebben op een bepaalde bedrijfsgebeurtenis, automatisch naar de juiste procesmap in het ELO-archief worden verplaatst. Via krachtige toegangs- en zoekmechanismen heeft u op elk moment direct vanuit het systeem toegang tot gearchiveerde s of andere documenten. Afhankelijk van wat wordt gevraagd, 22

23 Uw voordelen: versnelde processen door het procesgerelateerd beschikbaar stellen van inhoud maakt ELO twee strategieën voor archivering mogelijk: de handmatige (clientgebaseerde) of automatische (servergebaseerde) archivering. Bovendien kan het ELO management precies passend bij de individuele eisen van uw bedrijf worden uitgebreid met verschillende componenten, bijv. voor mobiel en collaboratief werken. Meer informatie over management met ELO vindt u op: krachtige zoekfunctie voor een snelle beschikbaarheid van informatie archivering volgens de wettelijke voorschriften en naleven van IT-compliance geringere opslagkosten en ontlaste postvakken door redundant archiveren van s te vermijden archiveren van uw s op basis van regels op de behoefte afgestemd met extra componenten uit te breiden 23

24 Goed overzicht van belangrijke punten

25 Volgens wettelijke voorschriften Maximale informatieveiligheid Vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit: informatie moet in vele opzichten worden beveiligd. Vooral in tijden van toenemende afhankelijkheid van informatie- en communicatietechnieken evenals talrijke bedrijfsmodellen die in belangrijke mate op informatie zijn gestoeld, heeft de veiligheid ervan de hoogste prioriteit. Als informatieplatform voor het hele bedrijf zijn in ELOprofessional 10 heel veel gevoelige gegevens opgeslagen, bijv. vertrouwelijke personeels- en klantgegevens of bedrijfscijfers. Verschillende gebruikersrechtenconcepten beschermen tegen onbevoegde toegang, rapportages sluiten vervalsingen uit en de opslag voor langere termijn zorgt voor een nietmuteerbare archivering. Er kan ook probleemloos worden voldaan aan wettelijke bewaartermijnen en bedrijfsinterne compliance-eisen. Met ELOprofessional 10 is uw informatie uitstekend bewaard.

26 Compliance Volgens alle regels Met de toenemende afhankelijkheid van bedrijven van IT-ondersteunde processen stijgt ook de noodzaak om de omgang met documenten, gegevens en algemene regels volgens wettelijke voorschriften te regelen. Naast vrijwillige, bedrijfsspecifieke regelingen vormen eveneens veel wettelijke voorschriften de richtsnoeren voor bedrijven waar beslissingen en hun handelen zich naar richten. Deze voorschriften, wetten en richtlijnen kunnen met het begrip "compliance" worden samengevat. ELOprofessional 10 helpt u bij het naleven van deze compliance-regels en ontlast u blijvend. Met ELOprofessional 10 conform de regels. Versionering, toegangscontrole, rapportage, gebruikersrechtenstructuren of coderingsalgoritmen: deze standaard functionaliteiten zijn een vast bestanddeel van ELOprofessional 10. Aangepast aan de actuele wettelijke voorschriften en randvoorwaarden vormen deze de basis voor werken volgens de wettelijke voorschriften. De versiehistorie bij een document is daarbij een belangrijke en centrale bouwsteen. Daarmee kunt u de levenscyclus van een document compleet traceren. Toegangen tot documenten kunnen zo via de ELO Feed net zo transparant en overzichtelijk worden opgevraagd als de informatie of communicatie over een document. Relevante gebeurtenissen en beslissingen die bijvoorbeeld binnen een proces worden genomen, zijn via de workflowhistorie en de bijdragen in de ELO Feed volledig en chronologisch met een document verbonden. Gedurende de gehele bewaarperiode van het document en ook na jaren blijven wijzigingen traceerbaar. Wettelijk voorgeschreven vrijgave- en goedkeuringsprocessen of bedrijfsspecifieke complianceregelingen, bijv. een vastgelegd vier-ogen-principe, kunnen snel, transparant en veilig met de workflowbouwstenen van ELOprofessional 10 worden gerealiseerd. Met de flexibiliteit en de inrichting van ELOprofessional 10 voldoet u: Er kan ook worden voldaan aan bedrijfs- en branchespecifieke voorschriften: aan alle wettelijke voorschriften met betrekking tot het bewaren van documenten aan alle regelingen van de grondbeginselen voor een correcte boekhouding aan alle grondbeginselen met betrekking tot elektronische opslag, onveranderbaarheid, leesbaarheid, traceerbaarheid, reproduceerbaarheid en gegevenstoegang evenals de beschikbaarstelling van digitale documenten cassatie van beperkt geldige documenten naleven van compliance-regelingen voldoen aan FDA-conformiteit 26

27

28

29 archivering volgens de wettelijke voorschriften Met ELO speelt u op safe Heel veel gevoelige en fiscaal relevante documenten komen in uw bedrijf voor. Hiervoor is een speciale beveiliging nodig, bijvoorbeeld tegen manipulatie of inzage door onbevoegde personen. Naast uitvoerige gebruikersrechten- en toegangsconcepten maakt ELOprofessional 10 de langetermijnarchivering volgens de wettelijke voorschriften mogelijk van alle gegevens en documenten conform de grondbeginselen voor een correcte boekhouding Eveneens kan worden voldaan aan andere wettelijke voorschriften, bijv. van het ministerie van Financiën. ELOprofessional 10 biedt veiligheid. In ELOprofessional 10 worden alle documenten, s evenals ERP- en documentgegevens efficiënt en volgens de wettelijke voorschriften gearchiveerd. Opslagmogelijkheden voor lange termijn zoals bijv. Jukeboxen, tape-library's of EMC Centera kunnen probleemloos worden gekoppeld. De mogelijkheid om serverprocessen over meerdere hardwareplatformen te verdelen, zorgt voor extra veiligheid. Bovendien worden diverse back-upconcepten ondersteund. ELOprofessional 10 biedt verschillende mogelijkheden om uw gegevens en documenten te beschermen. Bij de configuratie van de archiverings- en gegevensbeschermingsfuncties staan uw behoeften op de voorgrond. Uw voordelen: bescherming tegen gegevensverlies traceerbaarheid van wijzigingen en onveranderbare historie naleven en bewaken van bewaarplichten en -termijnen permanente leesbaarheid van documenten veilige langetermijnarchivering 29

30

31 ELO Business Solutions Gestandaardiseerde oplossingen voor een snelle toepassing ELOprofessional 10 kan met de ELO Business Solutions-bouwstenen naadloos worden uitgebreid naar een individuele oplossing. U krijgt op deze manier direct toepasbare oplossingen voor vak-specifieke scenario's die zijn gebaseerd op de ervaringen van talrijke, succesvolle klantprojecten. Als Best Practice-uitgangspunten weerspiegelen de oplossingen daarmee processen die in de meeste bedrijven in verregaande mate gestandaardiseerd verlopen, bijv. de bewerking van binnenkomende facturen. Toch heeft u de mogelijkheid om de oplossingen overeenkomstig uw individuele eisen met geringe inspanningen bedrijfsspecifiek aan te passen.

32 ELO Business Solutions ELO Business Solution Invoice Factuurmanagement ELO Business Solution Visitor Bezoekersmanagement Versnel uw proces voor binnenkomende facturen met ELO Business Solution Invoice: Binnenkomende facturen worden compleet en doorlopend verwerkt en het is mogelijk om de gegevens afsluitend in het ERPsysteem over te nemen. Met de cockpit voor binnenkomende facturen bewaakt u alle binnenkomende facturen die in omloop zijn. Verschillende beoordelingsstandpunten en rapportagefuncties zorgen voor transparantie en een efficiënt factuurmanagement. U krijgt veel bezoek in uw bedrijf? Met een digitale registratie en beheer van alle bezoekers zorgt u voor een optimale en probleemloze ontvangst: Via een ontvangstscherm worden uw bezoekers met naam begroet en het bezoekerspasje plus foto is binnen de kortste keren gemaakt. Met de ELO Business Solution Visitor weet u op elk moment wie er zich in het bedrijf bevindt. Zo kunt u ook in eventuele noodsituaties snel reageren. Het digitale bezoekersboek biedt verschillende analysemogelijkheden en een agendaweergave. 32

33 ELO Business Solution Contract Contractmanagement ELO Business Solution Public Sector Digitaal dossierbeheer Binnenkomende en uitgaande contracten beheert en bewaakt u moeiteloos met ELO Business Solution Contract in elke contractuele fase. Of het nu gaat om contractvoorbereiding, -beheer, -onderhoud of de beëindiging van een contract: de oplossing stelt gestandaardiseerde handelwijzen als Best Practice uitgangspunt beschikbaar. Door de overzichtelijke contract-cockpit heeft u op elk moment een overzicht van alle contracten. U weet altijd in welke bewerkingsstap een contract zich bevindt of welke condities werden afgesproken. U houdt zich probleemloos aan termijnen, betalings- en bewerkingsdeadlines: ELO Business Solution Contract herinnert u er dankzij een herinneringsfunctie en agenda tijdig aan. Maak uw administratie klaar voor een digitale toekomst: met digitale dossiers en een geautomatiseerde procesbewerking voldoet ELO Business Solution Public Sector aan de speciale eisen van publieke instanties voor wat betreft hun organisatie en beheer van correspondentie. Geperfectioneerde gebruikersrechtenconcepten zorgen voor de bescherming van de gevoelige gegevens en ook een langetermijnarchivering volgens wettelijke voorschriften is mogelijk. 33

34 ECM op maat Aan te passen aan uw eisen Uw bedrijf is net zo speciaal als uw eisen aan software? Met ELOprofessional 10 staan alle mogelijkheden voor u open: in plaats van zich aan te passen aan een vastgelegde oplossing, past onze oplossing zich aan u aan. Afgestemd op uw behoefte Met ELOprofessional 10 realiseren wij uw individuele eisen. Dit wordt mogelijk door verschillende geïntegreerde componenten die u afgestemd op uw behoefte kunt kiezen en individueel kunt configureren. De juiste partner aan uw zijde Ons wereldwijde netwerk van meer dan 850 partners zorgt voor uw tevredenheid. Onze partners geven u individueel advies, implementeren de ELO-oplossingen volgens uw wensen en begeleiden u op lange termijn. Bouwstenen voor een ideaal geheel De ELO standaardfuncties en -componenten vormen de basisbouwstenen voor de ELO Business Solutions. In enkele stappen past u de Best Practiceoplossingen aan de hand van verschillende optionele bouwstenen geheel individueel aan.

35 Informatie op maat Kom meer te weten over ELO U heeft meer details nodig en wilt preciezer te weten komen hoe u van de ELO-oplossingen kunt profiteren? Leer ons, onze producten en oplossingen evenals onze klanten kennen: Succesverhalen ELO live ervaren Elke branche kent zijn eigen uitdagingen. En voor elke branche is ELO de ECM-oplossing van voorkeur. Want op basis van duizenden succesvolle projecten is branchespecifieke kennis in onze producten opgenomen. Wij zijn op verschillende nationale en internationale beurzen en events met onze partners vertegenwoordigd. Eveneens organiseren wij talrijke eigen events, bijv. de ELO ECM vakcongres. Bezoek ons.

36 Digital innovation made for you ELO is verkrijgbaar bij: ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, Stuttgart, Duitsland; ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Strasse 2-4, 4040 Linz, Oostenrijk; ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, 8304 Wallisellen, Zwitserland; Artikelnr.: A010-PP-NL ELO Digital Office, het ELO logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional en ELOenterprise zijn merken van ELO Digital Office GmbH in Duitsland en/of andere landen. Microsoft, MS, Windows, Word en Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision zijn gedeponeerde merken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Andere bedrijfs-, product- of servicenamen kunnen merken van andere fabrikanten zijn. Deze publicatie dient alleen voor vrijblijvende algemene informatie en is geen vervanging voor een zorgvuldig individueel advies. De informatie in deze publicatie kan op elk moment, ook zonder voorafgaande kennisgeving, worden gewijzigd. Met name technische eigenschappen en functies kunnen ook per land variëren. Actuele informatie over ELO producten, contractvoorwaarden en prijzen krijgt u bij ELO en de ELO businesspartners en/ of ELO channelpartners. De productinformatie geeft de huidige versie weer. Onderwerp en omvang van de diensten zijn uitsluitend gebaseerd op de desbetreffende contracten.de naleving van bepaalde rechtsvoorschriften van producten en overige diensten wordt door ELO noch gewaarborgd, noch gegarandeerd en noch als eigenschap toegezegd. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke veiligheidsvoorschriften en overige voorschriften van nationaal en internationaal recht. Onder voorbehoud van wijzigingen, vergissingen en drukfouten. Nadruk en vermenigvuldiging, ook bij wijze van uittreksel, uitsluitend met schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle rechten voorbehouden. I