ALGEMENE LEDENVERGADERING T.V. BARSINGERHORN GEHOUDEN OP VRIJDAG 3 FEBRUARI 2017 AANVANG UUR

Transcriptie

1 ALGEMENE LEDENVERGADERING T.V. BARSINGERHORN GEHOUDEN OP VRIJDAG 3 FEBRUARI 2017 AANVANG UUR Opening Sluiting, het vereiste quorum is niet aanwezig. 19:30 uur. Het vereiste quorum is niet aanwezig, de vergadering wordt verdaagd naar 19: uur. Aanwezig: Ongeveer 30 leden en gedeelte bestuur (Marco is afwezig) 1. Opening en mededelingen van de voorzitter. Carol opent de vergadering voor de laatste keer in haar rol als voorzitter. Ze begint met een mededeling dat er nieuwe bierhalers zijn: Jos, Jan, Klaas en Arjan. De aftredende mannen worden bedankt!! Vervolgens blikt ze kort terug op het afgelopen jaar. Belangrijkste punten zijn: Contributie: Voor 2017 willen we de contributie verhogen naar 135 i.p.v. zoals we vorig jaar afgesproken hadden naar 130,- dit heeft te maken met de terugloop van leden (16) en omdat er komend jaar wat meer onderhoud uitbesteed moet worden. Aan het einde van de vergadering zullen we hierover stemmen. Ook de jeugdcontributie willen we dit jaar met 10 verhogen naar 70,-. Financieel: Financieel valt 2016 mee waar we als bestuur erg blij mee zijn. Hoe en aan wie dit ligt kunnen opmaken uit het financieel jaarverslag van Joop. Toelichting volgt later tijdens deze ledenvergadering. Van de gemeente Hollands Kroon hebben we een subsidie ontvangen van 4.000,--. Toernooien: De toernooien zijn vrij goed bezocht. Het najaarstoernooi had een andere insteek dan voorgaande jaren. En veel walkovers. In 2018 bestaat het toernooi 25 jaar. Barbara van Kipshagen en Annemarie Spaans zijn de nieuwe leden van de toernooicommissie geworden. Zij hebben afgelopen jaar meegedraaid. Het Stratentoernooi was een groot succes en wordt dit jaar herhaald. Kantine: De omzet van de kantine valt over afgelopen jaar mee. De 3 dames hebben het goed op de rit. Zowel de toernooicommissie als de kantinecommissie werken voor het eerst tijdens de toernooien met een budget. Dit blijkt goed te werken voor zowel hen als voor het bestuur.

2 Leden: Wat opvalt is dat er minder leden op zijn om precies te zijn tellen we 98 leden waarvan 14 jeugd. Vorig jaar waren dat er 114. (inc. Jeugd) De meeste opzeggingen kwamen vooral van niet spelende leden. De KNLTB ziet in het hele land deze tendens. De gemiddelde leeftijd van de senioren loopt op maar dit is dan ook de verwachting. De betrokkenheid is toegenomen. Een mooie ontwikkeling. Alleen met betrokkenheid van alle leden is het mogelijk onze kleine vereniging draaiende te houden. Bestuur: Oproep vacante bestuursfuncties, voorzitter, secretaris en lid technische commissie. Er melden zich geen vrijwilligers. 2. Notulen vorige vergadering (5 februari 2016) Tjibbe bedankt voor het opmaken van de notulen. Notulen worden per pagina doorgenomen. Er komen geen opmerkingen. De notulen worden ongewijzigd aangenomen. 3. Ingekomen en uitgaande stukken geen 4. Financieel jaarverslag Joop geeft uitleg van de exploitatie rekening, de belangrijkste punten: Intersport heeft geen rekening gestuurd voor najaarstoernooi, hier is inmiddels nog om gevraagd. Bijdrage ouders training junior nu op helft, zoals tijdens eerdere ALV besproken was dit het streven en worden de kosten voor de lessen van de jeugd niet verhoogd. Vriendenloterij mooie opbrengst. Kosten. KNLTB tarief hoger en meer leden in Algemene kosten GP groot onder baankosten geboekt. Voorstel om zelf mee te nemen of grijze bakken aan te vragen. Of Bucepalus of Golfbaan benaderen. Potentiele besparing 800,-- Nutsbedrijven. Heel veel stroom verbruikt afgelopen jaar kw meer verbruik. Koelkast gebruikt te veel energie. Zonnepanelen 20 stuks geschonken door Marco. Applaus Hij is dan voor 8 jaar hoofdsponsor. Betaald dan geen sponsorgeld meer. Salderingsregeling. Opbrengst zonnepanelen worden gesaldeerd met energie afname. Was sprake dat dat in 2020 zou vervallen. Die regeling blijft gehandhaafd tot 2028 zoals het er nu naar uitziet. Kantine iets hoger als Inkoop zorgt voor een hogere marge. Ook halen van bier en wijn levert ongeveer 10% besparing op. Diverse kosten. Herstelwerkzaamheden. Liquide middelen ,-- nieuwe banen zou kunnen maar dan staan we op nul. Tjibbe merkt op dat we het jaar afsluiten met een positief saldo en er toch contributieverhoging wordt voorgesteld. Dit lijkt niet logisch.

3 Hierna krijgt Ruud Stevens, als aftredende lid van de kascommissie, het woord, hij heeft samen met Trijnie van Loon, de boekhouding doorgenomen. De penningmeester wordt decharge te verleend. Trijnie vormt het komende jaar, samen met André Veldboer, de kascommissie, reserve is Emmie Laan 5. Contributie vaststellen Het bestuur stelt door de contributie te verhogen naar 135,-- voor 2017 en voor de jeugd naar 70,--. Op die manier kan er extra geld gereserveerd worden voor te verwachten kosten in verband met bijvoorbeeld de aanschaf van led-verlichting of eventueel nieuwe banen. Zoals Tjibbe als opmerkte lijkt een extra verhoging van de contributie nu het jaar financieel positief is afgesloten geen logisch voorstel. Voorgesteld wordt om vast te houden aan de verhoging zoals voorgesteld tijdens de ALV 2016 dus voor senioren 130,-- voor 2017 en voor de jeugd naar 70,--. Dit wordt met algemene stem aangenomen 6. Mededelingen commissies: Technische commissie

4 Afgelopen jaar deden er weer diverse teams mee in verschillende competities, waarbij kampioenschappen werden behaald. Zowel voorjaar en najaar hadden we meer inschrijvingen dan ooit. De wintercompetitie loopt wel terug. Aankomend voorjaar zijn er weer 6 teams ingeschreven. Bijna ons halve ledenbestand is dus actief in de verschillende competities. De clubkampioenschappen waren ook weer georganiseerd met ongeveer hetzelfde aantal deelnemers als het vorig jaar. We hadden op iets meer gerekend, maar het was toch wel weer een geslaagd toernooi. Het blijft moeilijk om veel wedstrijden in een korte tijd te stoppen. Dit in verband met de opgegeven verhinderingen. Helft leden speelt competitie. Clubkampioenschappen iets minder deelnames. Moeilijk om het in 1 week te proppen ivm beperkte beschikbaarheden deelnemers. Jorieke en Barbara denken er over na. Joost weer gecertificeerd. Joost vraagt of iemand na 7 jaar zijn functie in de technische commissie wil overnemen. Er melden zich geen vrijwilligers. Joost blijft nog een jaar aan. Toernooi commissie Najaarstoernooi. De uitlotingen vanaf 2014 zijn wegens teveel verhinderingen of dat de partner niet heeft ingeschreven en dus niet omdat het toernooi vol zit. Vanaf 2014 is het aantal ingedeelde inschrijvingen (gemiddeld 148) en wedstrijden (gemiddeld 140) redelijk stabiel. In 2016 was er voor het eerst een 18+ toernooi: ongeveer 21 % van de deelnemer was jonger dan 35 jaar. Voorjaartoernooi In 2016 is bij het aantal ingedeelde inschrijvingen (170) en wedstrijden (164) een daling te zien ten opzichte van de voorgaande jaren. Het percentage jongeren (< 35 jaar) dat deelneemt blijft ongeveer gelijk (gemiddeld 22,5 %). Veranderingen die de laatste jaren zijn doorgevoerd: -Najaarstoernooi van 35+ naar 18+ -Aanvangstijden laten verspringen waardoor minder lange wachttijden -Aantal late wedstrijden doordeweeks beperkt waardoor men niet meer zo laat de baan op hoeft -Verhoging inschrijfgeld naar 9,- per onderdeel -Bij beperkt aantal inschrijvingen niet op woensdag starten en/of 1e wedstrijden later aanvangen -De toernooicommissie werkt met een begroting en een maximaal budget van 750 -Beperking uitgaven: lager prijzengeld (1e prijs van 25 naar 20), geen koffiebonnetjes meer en goedkopere presentjes voor deelnemers -In kantine zijn op tv de (sub)sponsoren te zien -Subsponsors betalen wel inschrijfgeld bij deelname aan toernooien -Op tafeltjes staat een houdertje met logo s sponsoren en wedstrijdoverzicht van die dag -We vragen aandacht voor onze toernooien bij buurtverenigingen Kantine commissie We hebben een 3 koppig kantinebestuur. Linda Baltus voor de voorraad Claudia Reus voor de financiën Marlies Siewertsen als aanspreekpunt, hand en span diensten. Linda heeft het onder controle. Groot heeft een tijdje matig geleverd, maar dat ging weer goed. Helaas is Groot failliet en moet er naar een andere leverancier gekeken worden. Vraag aan de leden: vallen

5 er dingen t.a.v. de voorraad op? (te veel/te weinig). Als er dingen op zijn kunnen ze op het whiteboard geschreven worden, maar je kunt Linda ook direct appen ( ) Wat betreft het toernooi hebben we wat bespaart op de worsten, omdat die door omstandigheden niet door Rens geleverd konden worden. Rens gaat het komende jaar weer leveren. Opkomst kipavond was slecht. Kijken naar andere opties. Subsponsors zijn in 1e instantie gekomen om het eten te bekostigen. Iedereen is voor het behouden van de kip/barbecue avond. Rens en Tjibbe gaan het regelen. De omzet tijdens de toernooimaanden waren (maart) t.o.v in 2015, dat is mooi en in oktober was dat in t.o.v in 2015, wat een heel groot verschil is?? (Vakanties van prominenten leden ;) De totale omzet is nagenoeg gelijk aan vorig jaar, dus dat valt dan weer mee. ( ) De cash-inkomsten en uitgaven zijn helder en overzichtelijk in kaart gebracht door Claudia, Joop is dik tevreden. Het invullen van de kantine omzetlijsten laat nog steeds te wensen over. Er moet goed geturfd en nageteld worden door de kantinedienst en geen doe maar een tientje bedragen betaald worden. Claudia heeft het reminder-appje ter ziele laten gaan. Dat was toch veel werk en we horen niet veel van vergeten kantine diensten. Opmerkingen over kantinediensten? Edith de Haan stopt met tennis en dus ook als sleuteladres. Wie wil dat overnemen? Twee maanden per jaar en geen kantinediensten meer Judith neemt het maken van de kantinelijsten over. Belangrijk. Willen we de kantine open kunnen houden moeten alle leden online een certificaat halen. Info komt via de mail en zal op de bar gelegd worden (kan je dat testje nog doen tijdens de dienst). Als we controle krijgen is het niet best. (Geen idee wat er gebeurd, maar sluiten is voor ons natuurlijk geen optie, dus liever geen risico) Tijdens de klusdagen is er veel aan kantine gedaan. Ruud Stevens wordt bedankt voor zijn werkzaamheden aan het gebouw. Er zijn plannen om de rest aan te pakken. Jeugdcommissie Anita geeft een toelichting. 2 jeugdleden afgehaakt en 2 naar senioren. Stand nu 15 jeugdleden. Alle jeugdleden krijgen les van Nienke. Er wordt competitie gespeeld. Soms in samenstelling met kinderen van andere vereniging. Holland Kroon toernooi. A.s. zondag hier. Veel jeugdleden doen mee. Taartenactie tijdens voorjaarstoernooi was een groot succes. Er is uiteindelijk 200,-- verdiend daarvan is de jeugd naar bootcamp geweest. Dorpentoss is gestopt. Er was niet voldoende animo. Voorjaar ouder-kind toernooi. Doelen voor 2017 zijn; - Herhalen van taartenactie tijdens voorjaarstoernooi en opnieuw jeugddag/ uitje - Actief zijn als host vereniging tijdens Hollands kroon toernooi

6 - In voorjaar een ouder kind toernooi organiseren - Toewerken naar meer jeugdleden competitie te laten spelen, in voorjaar gaan er 4 meiden competitie spelen Sebas en Jesse spelen weer samen met Schagen, mogelijk in najaar dat we nog een groen competitie team kunnen vormen. Baancommissie Baandienst. De baandienst werd voorheen niet altijd (goed) uitgevoerd, Er is een schema voor 2016 opgesteld dat in het algemeen goed is opgevolgd, maar niet altijd. Vooral in de herfst en de lente, als er een week geen baandienst wordt gedaan (en dit kwam voor!), dan ontstaat er een ophoping van bladeren en ander ongerief dat door de volgende dienst weer extra lastig is op te ruimen. Staat van de banen. In het begin van 2016 hebben we problemen gehad met water dat op de mat bleef staan na een regenbui. Ook werden de banen erg vies om te zien. We hebben toen een onderzoek gedaan naar wat de beste oplossing zou zijn om de grasmat schoon te krijgen en te houden. De grote boosdoener was de vettige algenlaag die de perforatie van de mat verstopte, er was te veel organisch materiaal in de mat gekomen. Het strooien met zout is gestopt, omdat uit referenties bleek (ook van de KNLTB) dat hierdoor de algengroei juist werd bevorderd. Er is uiteindelijk besloten om de banen grondig te laten borstelen door een nieuw aangetrokken onderhoudsbedrijf. Zij hebben ook de ondermat baan 3 2 aan de zuidzijde van extra perforatiegaten voorzien. Tot nu toe lijkt dit goed te werken, de waterdoorlatendheid is weer goed. De banen zijn ook schoner dan voorheen, maar dat heeft ook veel te maken met het beter schoonhouden door leden, pensionado s en de baandienst. Wel moet met regelmaat van eens in de twee maanden de mat worden behandeld met een antialgenmiddel. Gabri heeft er met technische vaardigheid voor gezorgd dat er een spuitwagentje is gemaakt waarmee dit werk sneller, eenvoudiger en minder belastend wordt. Schoonhouden door pensionado s. Onze oudste leden zorgen er eenmaal per maand voor dat de banen extra worden schoongemaakt en dat onkruid, bladeren en ander ongenoegen worden verwijderd. Ook worden kleine klusjes gedaan. Schoonhouden door leden. Er is een verzoek op gehangen in de kantine om de banen vóór het spelen te ontdoen van bladeren. Dit verzoek wordt nog niet goed opgevolgd, waar het eigenlijk een gebod zou moeten zijn. Je gaat niet spelen op een baan die vol ligt met bladeren, het speelt niet lekker en al het vuil wordt in de mat getrapt. Hier moet in 2017 verandering in komen! Om een en ander te vergemakkelijken is een accu-bladblazer aangeschaft die door elk lid is te bedienen en waarmee een baan snel kan worden ontdaan van bladeren Er zijn ook twee sleepmatten aangeschaft die met de hand getrokken kunnen worden om het zand te egaliseren en goed in de mat te werken. Het slepen is wel erg zwaar, dus daar moeten we nog een keer naar kijken. Jaarlijks onderhoud. We waren niet tevreden met het onderhoud door Tennisbouw. Het gebeurde niet echt grondig en het jaarlijkse bedrag was erg hoog. We hebben nu als proef het onderhoud eenmalig door Huisman Sportinnovatie laten doen, die dus ook extra perforatie heeft aangebracht en de banen intensief heeft geborsteld. Dit alles voor eenzelfde bedrag als het jaarlijks onderhoud van Tennisbouw. Huisman is voor het standaard onderhoud ook

7 aanzienlijk goedkoper dan Tennisbouw, dus dit was een goede keuze. In 2017 beslissen we opnieuw, e.e.a. afhankelijk van beslissingen over de levensduur van onze kunstgrasmat. Onderzoek kunstgrasmat. Met name Gabri heeft een aantal proeven gedaan met een biochemisch middel om de algenlaag te verwijderen, maar de totale behandeling is duur en het is twijfelachtig of het afdoende werkt. Huisman heeft de lengte van de graspool gemeten en die is overal minimaal 10 millimeter, nog ruim voldoende om een aantal jaren op te spelen. Huisman heeft zoals gezegd intensief geborsteld en daarbij is de scheur tussen baan 2 en 3 opengegaan. De scheur is weer geplakt maar de naden sluiten niet goed op elkaar aan. Dit kan professioneel worden gerepareerd, hierover moeten we in 2017 beslissen. De ondergrond van de mat, een lavalaag, is op een aantal plaatsen onregelmatig. Aan de randen loopt de mat op sommige plekken sterk af en op het speelveld zijn er kuiltjes. Dit is een punt van zorg, en kan een argument zijn om de mat sneller te vervangen. Vervanging kunstgrasmat. Hierover zijn vele meningen: nodig of niet. Het puur vervangen van de mat, met egalisatie van de ondergrond, zonder vernieuwing van drainage kost ongeveer Er zal begin 2017 bij de leden gepeild worden of en wanneer zij de vervanging noodzakelijk c.a. verantwoord vinden. Hiervoor wordt een enquête uitgedeeld tijdens de vergadering. Bomen en struiken. Aan de gemeente (Kernbeheer) is gevraagd om hulp of subsidie voor het toppen van bomen en verwijderen van overhangende takken. De gemeente is slechts bereid afgezaagde takken weg te komen halen, meer zit er net in. Er is inmiddels opdracht gegeven aan Jack Vledder om dit werk voor ons te gaan doen in de eerste maanden van Overige zaken. De schuur waarin de baanmachine/grasmaaier staat, de kruiwagen en aanhangwagen, alsmede zouten zandhok moet ook op korte termijn worden vervangen. Ook dit moet worden meegenomen in investeringsbeslissingen voor Winddoeken: een aantal doeken is vernieuwd en er lopen toezeggingen van drie bedrijven voor een sponsordoek. Licht in de voorraadkast in de kantine: er is een lichtschakelaar gemonteerd als vervanging van de automatische aan/uit sensor, want die werkte niet goed. Baanverlichting. Ons elektriciteitsverbruik is extreem hoog, kijkend naar gemiddelde brandduur van de baanverlichting die bij ons zo n 60 % hoger is dan die van vergelijkbare tennisverenigingen. Er heeft onderzoek naar LED-verlichting plaatsgevonden, maar de uitkomsten zijn onvoldoende positief om nu tot vervanging over te gaan. Beter is om veel zuiniger om te gaan met de baanverlichting, niet laten branden na eind van het spel en ook niet te vroeg aanzetten. Als alternatief voor baan-sfeerverlichting en het afweren van muggen zijn twee LED-armaturen bevestigd aan de overkapping. Deze verlichting kan via afstandsbediening worden aan- en uitgeschakeld. Een nog te overwegen maatregel is het plaatsen van meer zonnecellen, dit wordt onderzocht.

8 Plannen voor Een korte opsomming: Nieuwe schuur Hout vervangen op plek van houtrot in de overkapping. Veel aandacht voor baanonderhoud en levensduur mat. Alle oude winddoeken vernieuwen Er wordt een raadgevende enquête wordt nu uitgedeeld en online gezet. Hiermee wil het bestuur inzicht krijgen in wat de leden van de toestand van de banen vinden en of leden bereid zijn een extra financiële bijdrage te leveren bij vroegtijdige vervanging. 7. Bestuursverkiezingen: Er melden zich geen vrijwilligers. Carol treedt ad en het bestuur gaat verder zonder voorzitter. Marian en Joost blijven voorlopige nog aan als secretaris en technische commissie. 8. Voorstel ingediend door minimaal 5 leden. Jorieke. Heeeft een voorstel voor de vele l kantinediensten. Dit wordt door sommige leden ervaren als een belasting. Door-de-weeks geen kantinediensten meer inroosteren. We maken appgroepen voor de diensten. Op de verschillende dagen zijn er veelal vaste groepen dien tennissen. Via de app-groep wordt afgesproken wie het tasje ophaalt. Dan is alleen nog een indeling nodig voor toernooien. Proef van een jaar. Evaluatie over diensten en opbrengst over een half jaar. Voorstel wordt aangenomen. 9. Rondvraag Voorgesteld wordt of het een mogelijke optie om samenwerking te zoeken met bucephalus en golf om meer leden te krijgen. Bladblazer blijft alleen in beschikbaar in de kantine ivm risico op stelen. Gabri klachten over over hobbels worden misschien minder als er regelmatig wordt geveegd. Alleen slepen heeft geen zin. Ook bladeren harken en zorgen dat speelveld schoon is. Bladeren mogen in een hoek. Joop bedankt Carol voor 4 jaren voorzitterschap. Ze heeft zich met veel energie en betrokkenheid ingezet voor de vereniging en ook veel weten te bereiken. We zullen haar zeker gaan missen in het bestuur. Carol bedankt de leden voor het in haar gestelde vertrouwen. Ze is met veel plezier voorzitter geweest. En het doet haar goed te zien dat er dingen ten goede zijn veranderd de afgelopen jaren. Ze blijft graag betrokken als er een werkgroep mocht komen voor nieuwe banen. 10. Sluiting De vergadering wordt gesloten.