ALGEMENE LEDENVERGADERING T.V. BARSINGERHORN GEHOUDEN OP VRIJDAG 5 FEBRUARI 2016 AANVANG UUR

Transcriptie

1 ALGEMENE LEDENVERGADERING T.V. BARSINGERHORN GEHOUDEN OP VRIJDAG 5 FEBRUARI 2016 AANVANG UUR Opening Sluiting, het vereiste quorum is niet aanwezig. 19:30 uur. Het vereiste quorum is niet aanwezig, de vergadering wordt verdaagd naar 19: uur. Aanwezig: Ongeveer 35 leden en gedeelte bestuur (Marian is ziek en diverse vacatures). 1. Opening en mededelingen van de voorzitter. Carol heet de leden welkom en geeft een korte terugblik over het afgelopen jaar en een visie voor het komende, er komen hierbij verschillende punten aan bod. De belangrijkste: Financieel gaat het nog steeds niet goed, om dit gedeeltelijk op te lossen wordt de contributie voor euro en zal in euro in rekening worden gebracht. De kantine omzet over 2015 valt tegen, de toernooien worden nog steeds goed bezocht maar er is over het geheel genomen een lagere omzet. Door de niet aflatende inzet van Marian hebben we een gedeelte van de subsidie uit de Raboton kunnen grabbelen, de zonnepanelen zijn hierdoor erg voordeling in aanschaf geworden en verdienen zich, als alles volgens verwachting verloopt, in 3 jaar terug. Rens heeft in 2015 de contacten met de sponsors op zich genomen, hij heeft o.a. Intersport als toernooisponsor binnengehaald. Daarnaast heeft hij veel kleinere sponsors geregeld en een aantal winddoeken weten te vervangen. Marco Oud neemt de PR in 2016 van hem over. Marian heeft de functie als secretaris overgenomen van Marja. De klusdagen in zijn goed bezocht, de zelfwerkzaamheid, betrokken leden is van levensbelang voor de vereniging. Er is in het najaar weer een feestavond georganiseerd met volgens de voorzitter een goede band. De inkoop van het bier loopt goed. Aan Facebook en de website wordt door Jacqueline en Marian actief bijgedragen Op het eind van 2014 waren er 95 leden, ultimo 2015 was dat gegroeid naar 114. Dit waren 91 senioren en 23 jeugdleden Aan de jeugdlessen wordt altijd belangrijk door de rest van de vereniging bijgedragen, het bestuur heeft besloten dat, door het verhogen van de bijdrage van de ouders aan de lessen, de eigenbijdrage vanaf % van de trainerskosten bedraagt.

2 Bij de bestuursvergaderingen is tegenwoordig één lid van de toernooicommissie aanwezig om de interactie in goede banen te leiden. In 2018 is er het lustrum toernooi in, het toernooi wordt dan voor de 25 e keer georganiseerd. Er wordt vanaf nu 500 euro per jaar gereserveerd om er iets moois van te maken. Er is een vernieuwing / aanvulling in de toernooicommissie nodig, het is verstandig om vanaf nu meerdere nieuwe personen te laten meedraaien in de toekomstige toernooien. Binnen het bestuur en de verschillende commissies zijn er, en ontstaan er in de nabije toekomst verschillende vacatures. Kees Groen heeft verschillende offertes voor baanvernieuwing / renovatie opgevraagd, na afloop van de vergadering is er een presentatie. Het baanonderhoud moet beter, dit jaar zijn goede stappen gezet tijdens de klusdagen. Het blijft belangrijk dat de banen voorafgaand aan het tennissen goed schoon worden gemaakt, er worden nu teveel takjes en bladeren in de grasmat gelopen wat mogelijk de reden is van verstoppingen etc. Er wordt nog onderzocht wat de mogelijkheden zijn om de banen grondig te reinigen en weer beter te laten afwateren. Er is al eerder sprake van geweest, maar in 2016 wordt dan voor het eerst het stratentoernooi georganiseerd, dit wordt 11 en 12 juni. Barbara is de contactpersoon, de communicatie op Facebook en het verspreiden van flyers zal binnenkort worden opgestart Er zijn nog steeds (te) weinig leden voor het uitvoeren van de kantinedienst, actie is vereist 2. Notulen vorige vergadering (6 februari 2015) Notulen aangenomen. Op internet staan enkele onduidelijkheden, wordt aangepast 3. Ingekomen en uitgaande stukken geen 4. Financieel jaarverslag 2015 en begroting 2016 Joop start met de uitleg van de exploitatie rekening, de belangrijkste punten: In de contributie zit weinig vooruitgang, maar door meer leden een zonnige toekomst. Er staan meer borden langs de baan dus iets meer sponsoring. De toernooien hebben veel minder opgebracht, er zal nog exact worden uitgezocht waar de daling van 2200 euro vandaan komt, gedacht wordt aan lagere sponsorgelden en nog niet verrekende verkoop van gebruikte ballen. Ook zit er een reservering van 500 euro in voor het jubileumtoernooi. Bij de training van de jeugdleden is de eigen bijdrage nu 50% wat meer inkomsten genereert. De subsidie is de opbrengst van de ecotax, deze stopt het komende jaar maar zal gedeeltelijk door de opbrengst van de zonnecellen gecompenseerd worden. De baankosten zijn sterk omhoog gegaan, belangrijke meerkosten liggen bij de firma Tennisbouw die ruim 2900 euro in rekening brachten. Nieuw is de reservering voor nieuwe banen, de oude zijn financieel afgeschreven. De aanleg van nieuwe bannen zal waarschijnlijk hoger uitvallen zijn dan gepland.

3 De kantineomzet is gedaald, 3000 euro lager wat netto ongeveer 2000 euro minder winst oplevert. De marge is ook iets gezakt 65 naar 62%, dit is opmerkelijk. Over geheel 2015 is het bier zelf ingekocht, terwijl dat in 2014 maar voor een deel is gebeurd. Er ontstaat een discussie wat hier debet aan zou kunnen zijn. Punten die naar voren komen zijn: o Beter opletten bij het afrekenen. o Voorraadverschillen.

4 Daarna komt de balans aan de orde, die ziet er als volgt uit Banen en gebouwen Voorraden Debiteuren Rabobank Kas kantine Spaarrekening Kruispost Totaal: Vermogen Resultaat boekjaar Reservering nieuwe banen Reservering jubileum toernooi Crediteuren Lening leden Totaal: Enkele opmerkingen bij de balans: Dat er bij Lening leden nog 1000 euro staat terwijl er in de exploitatierekening geen rente meer is opgenomen wordt veroorzaakt door het feit dat het laatste deel van de lening in januari is afgelost. Het gerucht zingt rond dat het verstandig zou zijn om in de nabije toekomst de vereniging op te heffen, de financiële toekomst zou ongewis zijn. De penningmeester ziet dat als een doemscenario, de ledenvergadering is het daarmee eens. Hierna krijgt Gerard Kistemaker, als aftredende lid van de kascommissie, het woord, hij heeft samen met Ruud Stevens de boekhouding doorgenomen. Hij betreurt het dat er over 2015 een verlies in de boeken staat, maar verzoekt de vergadering desondanks de penningmeester decharge te verlenen. Ruud vormt het komende jaar, samen met Trijnie van Loon, de kascommissie, reserve is Andre Veldboer. 5. Mededelingen commissies: Technische commissie De toernooien in het voorjaar en in de herfst zijn weer geregeld. De banen hebben aandacht nodig, er is vandaag opnieuw zout aangebracht, het blijft afwachten of hierdoor de afwatering is verbeterd. Joost start vervolgens een discussie door te stellen dat op de donderdag- en vrijdagavond er in 2015 geen mogelijkheden om competitie te spelen waren, dit in verband met het feit dat er op die avonden vooral mannen aan het spelen zijn die voor de nodige kantineomzet zorgen. Wat vinden we daarvan? Er ontstaat discussie, dit is verleden jaar besproken en toen was de uitkomst dat er geen mogelijkheden waren om op die momenten in te schrijven. De communicatie moet duidelijker, na enig aandringen besluit het bestuur als er aanmeldingen zijn voor competitie-teams op de donderdag of vrijdag, dan wordt op basis daarvan bekeken wat de mogelijkheden zijn.

5 Kantine commissie Het jaar is zorgelijk verlopen. Één van de signalen is dat de omzet lager is dan vorig jaar. De toernooien waren redelijk goed bezocht. De roosters voor de kantine worden door Emmie met veel zorg gemaakt. Het verzuim is vele malen minder. Marjon vindt het teleurstellend dat de kantinediensten alleen het tasje ophalen en geen verdere werkzaamheden uitvoeren. Daarna komt de indeling van de kantinediensten aan bod, het bestuur denkt aan het stoppen op de woensdagavond en op de maandagavond de kantinedienst aan select groepje heren over te laten. Hierdoor zal het aantal keren dat iemand kantinedienst moet lopen belangrijk afnemen. Er ontstaat een discussie, er volgt uiteindelijk een stemming waaruit blijkt dat ruim 75% van de aanwezigen voor behoud van het bestaande systeem is. Hierbij wordt aangegeven dat het Emmie goed lukt om de leden op avonden in te delen dat ze toch al aanwezig zijn. Jeugdcommissie Anita doet verslag van de jeugd, Er zijn op dit moment 19 jeugdleden Voor de dorpentoss is er geen animo meer. Wat nog wel goed gaat is het oliebollentoernooi, wellicht zijn de door Dirk (maatschappelijke stage) gebakken oliebollen daar debet aan. Voor de jeugd competitieteams hebben we te weinig deelnemers, gelukkig komen er 2 jongens uit Wieringerwaard de teams versterken waardoor alles door kan gaan. Er is door de jeugd veel deelname aan toernooien in de regio. De jeugd gaat tijdens de toernooien taarten bakken en die aan de man brengen, de opbrengst is voor jeugdactiviteiten. Baancommissie Vacant, er wordt wel onderzoek gedaan naar baanvervanging / renovatie 6. Bestuursverkiezingen: Er zijn diverse vacatures: Voor de kantinecommissie is er niemand die deze functie echt wil gaan bekleden, wel besluiten Claudia en Marlies om voorlopig Linda te ondersteunen met het reilen en zeilen van de kantine. Voor de baancommissie gaan Ronald, Ab en Joost vooral het uitvoerende werk op zich nemen. Kees gaat als eindverantwoordelijke naar het bestuur toe fungeren. Als aanvulling voor de toernooicommissie treedt Barbara naar voren. De PR gaat vanaf nu verzorgd worden door Marco Oud, de vergadering vraag wel om meer communicatie naar buiten. De voorzitter wil over een jaar stoppen, wanneer er leden voor deze functie beschikbaar zijn hoort zij dit graag. Op zaterdag 12 maart is er op onze banen een klusdag via NL-doet, er is in totaal voor 15 mensen plaats (meer mag natuurlijk altijd). Graag aanmelden via de site. Er is al een subsidie verleend van 400 euro voor deze dag. Dit is een actie van Anita en Marian Marjon heeft gedurende 6 jaar de kantine gezellig gemaakt, gezorgd voor de aankleding en er in december een kerstparadijs van gemaakt. Zij heeft door haar aanwezigheid kleur gegeven aan de kantine. Volgens de voorzitter nemen wij met pijn in ons hart afscheid van haar..

6 7. Voorstel ingediend door minimaal 5 leden. Geen 8. Rondvraag Joop, de automatische incasso gaat het niet worden, er is te weinig animo voor. Het lesgeld voor de jeugd gaat naar 2 x 90 euro, dit is de helft van de kosten van de trainster.