Infobundel Deskundige publiekswerking

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: Deskundige Functienaam: Deskundige publiekswerking Functionele loopbaan: B1-3 Afdeling: Gemeenschapszaken Dienst: Cultuur Subdienst: Bibliotheek Doel van de functie De deskundige publiekswerking staat samen met de bibliothecaris en de directeur van het cultuurcentrum in voor de organisatie en de uitbouw van de bibliotheek. Dit omvat initiatieven inzake cultuurparticipatie, leesbevordering, ontmoeting, informatie, mediaeducatie en bibliotheekpromotie. De publiekswerker dient ervoor te zorgen dat de gebruikers een optimale dienstverlening en een gevarieerd aanbod krijgen op vlak van uitbreidingsactiviteiten. De deskundige publiekswerking maakt deel uit van het leidinggevend personeel van de bibliotheek. Plaats in de organisatie De deskundige publiekswerking rapporteert aan de bibliothecaris. De functie omvat zowel een leidinggevend als een uitvoerend aspect. Kerntaken Organiseren van activiteiten De publiekswerker is verantwoordelijk voor de organisatie van: vormingsavonden die de bibliotheek organiseert, auteurslezingen zowel voor volwassenen als voor scholen, activiteiten in kader van de Jeugdboekenmaand, maandelijkse voorleesuurtjes en alle andere acties m.b.t. leesbevordering, activiteiten die de bibliotheek organiseert i.s.m. andere gemeentelijke diensten zoals de dienst Sociale Zaken, Huis van het Kind, en andere (nog te ontwikkelen) publieksactiviteiten. opstellen draaiboek voor elke activiteit opstellen evaluatie van elke activiteit instaan voor ontvangst van allerhande groepen inleiden sprekers en auteurs tijdens vormingsavonden en auteurslezingen opvolgen activiteitenaanbod van de bibliotheekregio Noorderrand, hiertoe ook een bijdrage leveren en samenwerken actief op zoek gaan naar vernieuwende activiteiten, partnerschappen en mogelijkheden om de bibliotheek te promoten naar de verschillende doelgroepen opvolgen Boekstart-project samenwerken met de programmatoren van het CC en het vrijetijdsteam aansturen vrijwilligers en personeelsleden die ondersteuning bieden bij de uitvoering van activiteiten 1

2 Verzorgen van de public relations van de bibliotheek/organiseren van promotie om het aanbod en de dienstverlening van de bibliotheek onder de aandacht te brengen van de klanten en van specifieke doelgroepen opmaak promotiemateriaal voorbereiding en aanmaak van persberichten het invoeren van de activiteiten in de gemeenschappelijke kalender en nieuwsbrief van diensten Vrije Tijd samenwerken met dienst Communicatie van de gemeente opvolgen webpagina s van de bibliotheek en instaan voor de vernieuwing ervan hulp bieden bij het opstellen van instructie- en begeleidingsmateriaal op maat van de klant (ontwikkelen brochures voor rondleiding klassen of verenigingen) sterk inzetten op digitale promomiddelen en nieuwe media Efficiënte en optimale coördinatie, aansturing en opvolging van de administratie m.b.t. publieksactiviteiten intern en extern overleg budgettering planning: activiteitenagenda nieuwe tendensen onderkennen en integreren in eigen werking coördineren van de werking van de dienst en de opdrachten vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers zodat de burgers een kwaliteitsvol activiteitenprogramma aangeboden krijgen zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk instaan voor voortgangscontrole instaan voor de continuïteit van de dienst verantwoordelijk voor de opdrachten die in het kader van procesbeheer en intern controlesysteem worden toevertrouwd tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures actief bijdragen tot de nodige veranderingsprocessen en hierbij een voorbeeldfunctie uitoefenen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst en waken over de uitvoering van de opdrachten en signaleren van knelpunten instaan voor de verwerking van de administratie en de financiële gegevens m.b.t. de uitbreidingsactiviteiten informeren, begeleiden en optimaal inzetten van de bibliotheekmedewerkers actief deelnemen aan de stafvergaderingen en het voeren van segmentvergaderingen overleg en samenwerking stimuleren tussen de verschillende interne segmenten het voeren van een adequate interne en externe informatiestroom het voeren van een klantvriendelijk beleid bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, professionals,...) in kaart brengen/onderhouden en netwerk verder uitbouwen 2

3 Visieontwikkeling rond de hedendaagse publiekswerking van een openbare bibliotheek studie en vorming bijwonen van colloquia en congressen kennis van het brede werkveld en opvolgen van de nieuwe tendensen in de bibliotheeksector implementeren van nieuwe visie binnen de bibliotheek opvolgen van hedendaagse tendensen op maatschappelijk, sociaal en cultureel gebied Leiding geven leiding geven aan de bibliotheekmedewerkers en vrijwilligers die ondersteuning bieden bij de organisatie van een activiteit Strategisch beleidsplan beleidsvoorstellen voorbereiden en beleidsadviezen formuleren in een strategische beleidsplanning waarin missie, visie en strategie worden bepaald opvolging van de uitvoering van het beleidsplan waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen aan de realiteit en aanpassen waar nodig evalueren van de uitvoering van het beleidsplan en het neerschrijven van deze evaluaties in werkings- en jaarverslagen het beleidsplan afstemmen met de activiteiten van het CC en de vrijetijdsdiensten Budgetbeheer en meerjarenplanning Opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en opmaken van een meerjarenplanning inz. activiteitenaanbod en promotievoering teneinde de financiële doelstellingen van de organisatie te behalen. zorgen voor een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en budgetcontrole teneinde een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren tijdig en nauwkeurig het budgetontwerp en de budgetwijzigingen opstellen teneinde een efficiënt en doeltreffend financieel beheer mogelijk te maken aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten 3

4 Wetgeving en regelgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de dienst; deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden. de nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen in nieuwe richtlijnen naar de medewerkers instrueren van de medewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 4

5 Competentieprofiel Gedragscompetenties KERNCOMPETENTIES Competentie Niveau Omschrijving niveau Voortdurend verbeteren 2 Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken en de eigen entiteit Klantgerichtheid 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren Samenwerken 3 Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Betrouwbaarheid 2 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Organisatiebetrokkenheid 2 Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Overtuigingskracht 3 Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën GRAADCOMPETENTIES Probleemanalyse (analytisch denken) 3 Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers Oordeelsvorming 2 Neemt standpunten in en overziet consequenties daarvan Visie (conceptueel denken) 2 Betrekt bredere (maatschappelijke, technische, ) factoren bij zijn aanpak Initiatief 2 Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) Resultaatgerichtheid 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken Assertiviteit 2 Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen De definities en niveaus van de gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in het competentiewoordenboek. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. 5

6 Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie elementair voldoende grondig Management en HRM-management beleid Financieel management Communicatiemanagement PC-Vaardigheden Tekstverwerking Rekenblad Presentaties Databanken Software eigen aan de functie Werking en Procedures en werkmiddelen procesbeheer Werking van de gemeentelijke organisatie Werkmiddelen Wetgeving en Kennis van de wetgeving regelgeving en regelgeving m.b.t. de functie Kennis van de wetgeving en regelgeving m.b.t. de gemeente Rijbewijs Pluspunt 6

7 Loonschalen TRAP* B1 geïnd. maandloon** B2 geïnd. maandloon** B3 geïnd. maandloon** * dit stemt overeen met het aantal jaren anciënniteit dat je hebt. Je kan max. 6 jaren anciënniteit uit de privé-sector meenemen. Anc. uit de overheidsector kan onbeperkt worden meegenomen. De eerste weddenschaal (hier B1) is de schaal waarin je start aan de gemeente. Na 4 jaar anciënniteit in dezelfde functie aan de gemeente ga je over naar de tweede weddenschaal (hier B2) en na 18 jaar anciënniteit in dezelfde functie ga je over naar de derde weddenschaal. ** de index vanaf juli 2017 bedraagt 1,6734 7

8 Aanwervingsvoorwaarden - voldoen aan de algemene aanwervingsvoorwaarden, zoals voorzien in de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel: 1 Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2 Slagen voor de selectieprocedure 3 Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 4 De burgerlijke en politieke rechten genieten; 5 Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De bewijzen voor vereisten 3 en 5 dienen pas bij de definitieve aanwerving voorgelegd te worden. - houder zijn van een bachelordiploma of gelijkwaardig. 8

9 Examenprogramma 1. Schriftelijke gedeelte (60 punten) - Gevalstudie (30p) Omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt en wordt in dat geval ter beschikking gesteld. - Competentieproef (30p) De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van het functie- en het competentieprofiel worden getoetst. 2. Mondeling gedeelte (40 punten) Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn/haar motivatie, van zijn/haar persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn/haar interesse voor het werkterrein en grondige bevraging van de geselecteerde competenties. Te behalen resultaten Om geslaagd te zijn moet de kandidaat op elk examenonderdeel van elk examengedeelte 50% van de punten behalen en 60% van de punten op het volledig examen. Alleen de kandidaten die geslaagd zijn, worden voor het volgende examengedeelte opgeroepen. Schriftelijk examen: dinsdag 21 augustus 2018 van uur uur in de raadzaal van het administratief centrum (tweede verdieping), Gemeenteplein 1, 1730 Asse Mondeling examen: dinsdag 4 september 2018 Voorziene datum van indiensttreding : zo snel mogelijk 9