Administratieve ondersteuning van de werking van de Kunstenacademie (filiaal Ternat) en instaan voor de dagelijkse organisatie van de school.

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: Administratief medewerker Functienaam: Administratief medewerker/ Kunstenacademie Functionele loopbaan: C1-3 Afdeling: Vrije tijd en Onderwijs Dienst: Jeugd en Onderwijs Subdienst: Kunstenacademie Doel van de functie Administratieve ondersteuning van de werking van de Kunstenacademie (filiaal Ternat) en instaan voor de dagelijkse organisatie van de school. Plaats in de organisatie De administratief medewerk(st)er staat onder de directe leiding van de (adjunct)-directeur. Hij/zij ontvangt zijn/haar opdrachten van dit diensthoofd en rapporteert hieraan. Kerntaken Toezichthoudende taak: Het is belangrijk dat het toezicht gewaarborgd is in het kader van de veiligheid en aansprakelijkheid voor de leerlingen van de lagere graden. toezicht houden op de leerlingen toezicht houden tijdens de examens en tussentijdse proeven instaan voor EHBO en verzekeringen Verantwoordelijkheid opnemen qua infrastructuur: Zorg dragen voor de infrastrucuur van de lokalen en materialen van de school. toezicht houden op de orde en de veiligheid van de leslokalen opvolgen van het ontlenen van de instrumenten en de inventaris beheren van het didactisch materiaal klachten en voorstellen i.v.m. infrastructuur en didactisch materiaal bundelen en filteren; melden van problemen en defecten van de infrastructuur en didactisch materiaal en doorgeven aan directie en gemeentebestuur de uitvoering van de herstellingsopdrachten opvolgen de inventaris bijwerken en controleren verzekeren van de veiligheid in en rond het gebouw 1 Infobundel administratief

2 zorgen voor het openen en sluiten van de gebouwen, aansteken en doven van verlichting en verwarming, lesklaar maken van de leslokalen Ondersteuning werking eigen dienst, diensthoofd en directeur Administratieve ondersteuning bij de uitvoering van de opdracht en werking van de eigen dienst ten opzichte van de interne en externe doelgroepen, teneinde de gewenste doelstellingen te realiseren. tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures actief bijdragen tot de nodige veranderingsprocessen mee instaan voor het organiseren, verzorgen en aankondigen van de inschrijvingen, kopieën maken, verzekeringen opvolgen, voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen stellen van alle handelingen teneinde alle opgestelde briefwisseling te versturen Administratieve ondersteuning dienst Administratieve ondersteuning bieden aan de dienst. opstellen en verwerken van briefwisseling kopieerwerk klasseren administratieve verrichtingen i.v.m. aankoop, prijsoffertes, bestellingen, onthaal van de dienst (telefonisch, balie, mail) administratie van contracten logistiek beheer van de eigen stock opzoeken en bijhouden en verwerken van gegevens Verschaffen van hulp bij school- en extra-muros activiteiten: In samenspraak met de coördinatoren helpen bij projecten van de school, concerten, examens, contacten onderhouden met externe organisaties, ondersteunen van de proclamatie, instaan voor koffie en drank Communicatie (intern & extern) Instaan voor een vlotte communicatie om de verschillende actoren zo vlot mogelijk te helpen met hun vragen. dagelijks afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen 2 Infobundel administratief

3 telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen, o.a. drukwerken opmaken en bezorgen, publiciteit voorbereiden en verzorgen, uitnodigingen opmaken en versturen instaan voor een vlot contact met de burger, andere medewerkers van de gemeente, regelmatige feedback aan diensthoofd bijwonen van de teamvergaderingen eerste aanspreekpunt voor leerlingen, ouders en externen (gemeentebestuur, CC, culturele verenigingen) de contacten qua praktische regelingen/afspraken tussen ouders, leerkrachten en de school opvolgen de leerlingen verwittigen bij ziekte van de leraar leerlingen en bezoekers opvangen, doorverwijzen en begeleiden, regelmatig briefen naar de directie en verschillende niveaus Wetgeving en regelgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de dienst. Deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden, in samenspraak met de dienstverantwoordelijke. de nodige vakkennis opdoen navorming/studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van de dienst Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 3 Infobundel administratief

4 GRAADCOMPETENTIES KERNCOMPETENTIES Gemeente Asse Competentieprofiel Gedragscompetenties Competentie Niveau Omschrijving niveau Voortdurend verbeteren 1 Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie Klantgerichtheid 2 Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Samenwerken 2 Helpt anderen en pleegt overleg Betrouwbaarheid 1 Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken Organisatiebetrokkenheid 1 Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Probleemanalyse (analytisch denken) 1 Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden 1 Hanteert een correcte en begrijpelijke taal 1 Ziet de essentie van het probleem Initiatief 1 Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te ondernemen (reactief en ad hoc) Flexibel gedrag 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Nauwgezetheid 2 Levert met oog voor detail correct werk af Organiseren 1 Organiseert het eigen werk De definities en niveaus van de gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in het competentiewoordenboek. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. 4 Infobundel administratief

5 Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie elementair voldoende grondig PC-Vaardigheden Tekstverwerking Rekenblad Presentaties Software eigen aan de functie Werking en Procedures en werkmiddelen procesbeheer Werking van de gemeentelijke organisatie Werkmiddelen Wetgeving en Kennis van de wetgeving regelgeving en regelgeving m.b.t. de functie Rijbewijs aanbevolen 5 Infobundel administratief

6 Loonschalen TRAP* C1 geïnd. Maandloon** C2 geïnd. Maandloon** C3 geïnd. Maandloon** 38/38 38/38 38/ * dit stemt overeen met het aantal jaren anciënniteit dat je hebt. Je kan max. 6 jaren anciënniteit uit de privé-sector meenemen. Anc. uit de overheidsector kan onbeperkt worden meegenomen. De eerste weddenschaal (hier C1) is de schaal waarin je start aan de gemeente. Na 4 jaar anciënniteit in dezelfde functie aan de gemeente ga je over naar de tweede weddenschaal (hier C2) en na 18 jaar anciënniteit in dezelfde functie ga je over naar de derde weddenschaal. ** de index vanaf juli 2016 bedraagt 1, Infobundel administratief

7 Aanwervingsvoorwaarden - voldoen aan de algemene aanwervingsvoorwaarden, zoals voorzien in de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel: 1 Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2 Slagen voor de selectieprocedure; 3 Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 4 De burgerlijke en politieke rechten genieten; 5 Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De bewijzen voor vereisten 3 en 5 dienen pas bij de definitieve aanwerving voorgelegd te worden. 7 Infobundel administratief

8 Examenprogramma Schriftelijke gedeelte (60 punten) 1) Onderdeel 1: Gevalstudie (30p) Omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt en wordt in dat geval ter beschikking gesteld. 2) Onderdeel 2: Competentieproef op pc (30p) De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van het functie- en het competentieprofiel worden getoetst. Mondeling gedeelte (40 punten) 3) Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn/haar motivatie, van zijn/haar persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn/haar interesse voor het werkterrein en grondige bevraging van de geselecteerde competenties. Te behalen resultaten Om geslaagd te zijn moet de kandidaat op elk examenonderdeel van elk examengedeelte 50% van de punten behalen en 60% van de punten op het volledig examen. Alleen de kandidaten die geslaagd zijn, worden voor het volgende examengedeelte opgeroepen, tenzij de verschillende examengedeelten in een te kort tijdsbestek plaatsvinden. Het onderdeel 2 van het schriftelijk gedeelte en het mondeling gedeelte zullen plaatsvinden op dezelfde dag. Schriftelijke proef deel 1 - gevalstudie: donderdag 24 november 2016 van 09.00u - maximum 12.00u Schriftelijke proef deel 2 - competentieproef (op pc) en mondeling gedeelte: donderdag 1 december 2016 van 09.00u 8 Infobundel administratief