HANDLEIDING. BASIS VOOR CULTUURPARTICIPATIE NEXT Regiopakket

Transcriptie

1 HANDLEIDING BASIS VOOR CULTUURPARTICIPATIE NEXT Regiopakket

2 INTRODUCTIE Inhoud van deze handleiding: Voorbereiding Organisatorische keuzes Communicatie / uitnodigen Inhoudelijke voorbereiding Organisatorische voorbereiding Uitvoering Modereren van de sessie zelf Uitwerking Communicatie / terugkoppelen Inhoudelijke uitwerking

3 VOORBEREIDING Wat is er nodig om een regionale bijeenkomst Basis voor Cultuurparticipatie NEXT te organiseren? We geven een overzicht van de voorbereiding, uitgesplitst naar vier onderdelen: 0. Organisatorische keuzes: globale inhoudelijke en organisatorische voorbereiding 1. Communicatie / uitnodigen 2. Inhoudelijke voorbereiding 3. Organisatorische voorbereiding

4 0. ORGANISATORISCHE KEUZES (1/2) Zo n 8-10 weken voor de bijeenkomst dient een aantal keuzes te worden gemaakt, die invloed hebben over de inhoudelijke en organisatorische voorbereiding. Hier geven we een overzicht van deze keuzes. Wat? Verwoord het inhoudelijk belang van de bijeenkomst voor de regio om intern en extern draagvlak te creëren. Neem eventueel de tekst in de algemene introductie als uitgangspunt. Met/voor wie? Het regiopakket richt zich op groepen van deelnemers. Bij minder dan 15 deelnemers is het lastig om de uitkomsten van de bijeenkomst te presenteren als regionale agenda. Wij adviseren om de uitkomsten dan vooral als concept te zien en deze nogmaals voor te leggen aan een grotere groep. De bijeenkomst is natuurlijk ook uit te voeren met groepen van meer dan 40 deelnemers. Besef dan wel dat enige moderatie-ervaring een pre is en houd hier rekening mee in opzet van de bijeenkomst (microfoons, goede coördinatie van plenaire terugkoppeling etc.). Het pakket is bedoeld voor regionale en lokale partijen die samen met een brede afspiegeling van het werkveld een regionale toekomstagenda voor cultuurparticipatie willen opstellen. Een brede afspiegeling gaat zowel over de inhoud denk aan uitvoerende professionals, beleidsprofessionals en kunstbeoefenaars, maar ook over diversiteit denk aan leeftijd en sociaal-culturele achtergrond. Denk ook na over de eventuele inzet van het LKCA. De regionale partners zijn leidend en de rol van het LKCA is ondersteunend. Het LKCA is graag aanwezig bij de bijeenkomsten om goed mee te krijgen wat er speelt in de verschillende regio s. Het LKCA kan waar wenselijk ondersteuning bieden in alle drie de fasen (voorbereiding, uitvoering, uitwerking). Het LKCA draagt graag bij aan het bundelen van de regionale toekomstagenda's tot een gemeenschappelijk actieplan voor de toekomst van Cultuurparticipatie. - Stel een lijst met mogelijke partners samen, die kunnen worden betrokken bij de bijeenkomst - Stel een lijst met mogelijke stakeholders op, die de doelgroep van de regionale agenda vormen

5 0. ORGANISATORISCHE KEUZES (2/2) Zo n 8-10 weken voor de bijeenkomst dient een aantal keuzes te worden gemaakt, die invloed hebben over de inhoudelijke en organisatorische voorbereiding. Hier geven we een overzicht van deze keuzes. Wanneer? Kies datum en tijdstip houd rekening met schoolvakanties! Tijdsinvestering deelnemers / organisator De bijeenkomst duurt een dagdeel (ca. 3 ½ uur exclusief pauzes). In deze handleiding doen wij eveneens een voorstel voor een ingekorte sessie van ca. 2 ½ uur. Uitvoerders lassen zelf naar behoefte pauze(s) in. Wij schatten de tijdinvestering voor de organisatie van de bijeenkomst als volgt in: Voorbereiding 2 dagdelen uitnodigen 2 dagdelen inhoudelijke voorbereiding 2 tot 4 dagdelen organisatorische voorbereiding Bijeenkomst zelf 1 dagdeel (minimaal 2 moderatoren) Uitwerking 1 dagdeel communicatie 2 dagdelen inhoudelijke uitwerking Mogelijke kosten Maak een raming van de mogelijke kosten. Denk aan materiaal/benodigdheden, maar vooral aan zaalhuur en catering.

6 1. COMMUNICATIE / UITNODIGEN Begin 6-8 weken voor de geplande bijeenkomst met het versturen van uitnodigingen. Nodig een brede afspiegeling van het veld uit, denk hierbij aan: Uitvoerende professionals Beleidsprofessionals Amateurs Zorg voor een divers gezelschap zowel wat betreft kunstvorm als wat betreft leeftijd en sociaal-culturele achtergrond. Zo voorkom je blinde vlekken in de regionale toekomstagenda. Houd daarom goed bij wie (van welke organisatie) zich aanmelden en eventueel een na-bel-rondje om ervoor te zorgen dat de groep deelnemers divers is. Verstuur persoonlijke uitnodigingen per mail en zorg voor een zorgvuldige aankondiging op website / social media, zodat belangstellenden zich kunnen opgeven. VOORSTEL UITNODIGINGSTEKST [Aanhef] Cultuurparticipatie moet zo hoog mogelijk op de politieke en maatschappelijke agenda! Maar hoe ziet u de toekomst van cultuurparticipatie voor zich? Wat moet volgens u veel aandacht voor komen? Wat zijn de belangrijkste, meest urgente ambities? Waar loopt u tegenaan en welke oplossingen ziet u? Op [datum, tijd] organiseert [naam regionale organisatie] een bijeenkomst waarin we gezamenlijk een toekomstagenda formuleren voor cultuurparticipatie in de regio. En daar hebben we uw input voor nodig! Met een brede afspiegeling van het werkveld van beleidsmakers tot uitvoerende professionals en amateurs gaan we in gesprek over de toekomst van cultuurparticipatie in [regio]. Als vertrekpunt gebruiken we de Basis voor Cultuurparticipatie, een landelijk visiedocument dat is opgesteld door het LKCA. We vertalen deze landelijke ambities naar onze regio. Het doel van de bijeenkomst is om samen een agenda te formuleren die ons verbindt en waar we samen vol enthousiasme mee aan de slag kunnen gaan! Doet u mee? [Uitleg over aanmeldingsprocedure] [Afsluiting]

7 2. INHOUDELIJKE VOORBEREIDING De inhoudelijke voorbereiding op de bijeenkomst bestaat voor de moderator uit drie onderdelen: 1 2 Het doornemen van de volledige presentatie inclusief de werkvellen. Tijdens de bijeenkomst introduceert de moderator de 5 ambities uit de BvCP. In de presentatie van de bijeenkomst geven wij per ambitie een voorbeeld uit het land. De ambities zullen nog meer gaan leven wanneer lokale voorbeelden uit de betreffende regio worden gegeven. Het is aan de uitvoerder om een paar aansprekende, regionale voorbeelden toe te voegen (zie het voorbeeld van Den Haag hieronder)! CultuurSchakel organiseerde voor een brede afspiegeling van het werkveld in Den Haag een bijeenkomst om een Haagse toekomstagenda voor cultuurparticipatie op te stellen. De ambities werden hier geconcretiseerd tot vragen om beter aan te sluiten bij de doelgroep en echt tot gezamenlijke plannen te komen: 1. Borgen van toegankelijkheid 2. Juiste taal en toon om CP hoger op de agenda te krijgen 3. Vernieuwing in de sector organiseren 4. Bijdragen aan maatschappelijke vraagstukken 5. Technologie als vanzelfsprekend onderdeel CP 1. Hebben alle bevolkingsgroepen wel toegang tot CP? 2. Er moet meer aandacht voor CP komen! Welk verhaal vertellen we samen? 3. Is er genoeg ruimte voor vernieuwing? Welke nieuwe ideeën zijn er? 4. Hoe kunnen we nog beter aansluiten op de maatschappelijke uitdagingen in de stad? 5. Welke technologische kansen zijn er voor CP? 3 Aan het einde van de bijeenkomst licht de moderator toe wat met de uitkomsten van de bijeenkomst gebeurt. Het kan zijn dat een aantal aanvullende thema s wordt genoemd en het kan ook zijn dat er concrete vervolgacties worden geformuleerd. Bedenk vooraf welke vervolgstappen je graag zou willen zetten. Vergeet ook niet dat het LKCA graag kan helpen! NB: zie aanwijzingen moderatie vanaf pagina 14.

8 3. ORGANISATORISCHE VOORBEREIDING (1/3) We geven een overzicht van de organisatorische voorbereiding: 1. LOCATIE + CATERING Zorg voor een ruime zaal, waar deelnemers aan vijf tafels aan het werk kunnen. Houd de bijeenkomst bij voorkeur in een ruimte met voldoende daglicht en frisse lucht: dat bevordert de creativiteit! Zorg dat de deelnemers tijdens de bijeenkomst of in de pauzes wat kunnen eten en drinken. Organiseer catering zo dat dit niet storend is. Onze tip: ofwel alleen catering in pauzes, ofwel alle koffie/thee/versnaperingen vooraf op één plek in de ruimte. 2. TECHNIEK Zorg dat er in de zaal een laptop met daarop de presentatie, beamer, een scherm en een geluidsinstallatie aanwezig zijn, zodat de presentatie voor iedereen goed te volgen is. De geluidsinstallatie is nodig, omdat in de presentatie een animatiefilmpje met geluid wordt vertoond. Verder is een draadloze presentatie clicker handig, zodat de moderator niet bij de laptop hoeft te blijven staan. Als de groep boven de 50 personen komt is stemversterking noodzakelijk. 3. MATERIAAL Print een kopie van de presentatie uit of maak spreekkaartjes. Zorg voor voldoende kopietjes van het werkmateriaal (A3 en A4) of bereid flipover vellen voor, waarop per stap de vragen staan uitgeschreven. Zorg verder voor voldoende pennen of stiften en post-its. Print een aantal exemplaren van de deelnemerslijst uit en maak van tevoren een groepsindeling, zodat gemixte groepen ontstaan. Maak of tafelnaambordjes of naambadges met daarop een tafelkleur- of nummer aangegeven. Bij laatstgenoemde is het handig op elke tafel een A4 met het nummer of de kleur te plakken, zodat deelnemers weten aan welke tafel zij moeten gaan zitten bij binnenkomst. Daarnaast ontvangt de uitvoerder van het LKCA voor elke deelnemer de Basis voor Cultuurparticipatie-publicatie (zie punt 4 op de volgende pagina). Pagina 10 geeft een overzicht van de benodigdheden!

9 3. ORGANISATORISCHE VOORBEREIDING (2/3) We geven een overzicht van de organisatorische voorbereiding: 4. LKCA Informeer het LKCA zodra de bijeenkomst gepland is, maar uiterlijk 4 weken voor de regionale bijeenkomst, door een mailtje te sturen naar Nicole Stellingwerf van het LKCA (nicolestellingwerf@lkca.nl), of door telefonisch contact met haar op te nemen via nummer Vermeld hierin het geschatte aantal deelnemers. Het LKCA zendt dan voldoende BvCP-publicaties naar de uitvoeder. Daarnaast kan het LKCA de bijeenkomst meenemen in de landelijke communicatie. Vraag wanneer nodig om inhoudelijk advies van het LKCA. 5. VERVOLGSTAPPEN Denk al in de voorbereiding na over mogelijke vervolgstappen. In ieder geval moet er een verslag komen van de bijeenkomst. Dat document is de regionale toekomstagenda voor CP. Denk daarnaast aan: Mogelijke vervolgbijeenkomst: het uitdiepen van aanvullende thema s; het opstellen van actieplannen met betrokkenen etc. Het aanbieden van de regionale agenda aan stakeholders, bijvoorbeeld de lokale politiek of bestuurders.

10 3. ORGANISATORISCHE VOORBEREIDING (3/3) Tot slot geven we een checklist van benodigdheden: Zaal met 5 tafels en stoelen (1 per deelnemer + organisatie) Catering: koffie en thee evt. fris en versnaperingen Beamer en scherm Geluidsinstallatie (evt. microfoon bij grote groep) Laptop en powerpoint met animatiefilmpje Draadloze presentatie clicker Fotocamera Printversie van de presentatie en/of spreekkaartjes Deelnemerslijst inclusief groepsindeling Tafelnaambordjes of naamkaartjes met daarop de tafelkleur- of nummer De Basis voor Cultuurparticipatie-publicatie (1 per deelnemer; toegezonden door het LKCA) Pennen (1 per deelnemer) Posters van de 5 ambities op A4 Kopieën van de werkbladen (druk voor de zekerheid 10 exemplaren per werkblad af, enkelzijdig): Werkblad 1A en 1B op A3 Werkblad 2 op A3 Werkblad 3 op A4 Post-its

11 UITVOERING Hoe verloopt de uitvoering van de regionale bijeenkomst Basis voor Cultuurparticipatie NEXT? We geven hier aanwijzingen voor de moderatie van de bijeenkomst. Zie bijlage 2 (ppt) voor een presentatie voor de bijeenkomst. Zie bijlage 3 en 4 (pdf) voor werkmateriaal dat kan worden gebruikt tijdens de bijeenkomst.

12 UITVOERING Zie bijlage 2 voor de powerpoint die bij onderstaande workshopvorm hoort. In het vervolg geven wij per stap gedetailleerde tips en handreikingen sla deze over als daar geen behoefte aan is. Introductie Start (welkom) Welkom door organisator 10 min. Kennismaking Deelnemers stellen zich voor 10 min. 40 min. Aan de slag! STAP 1 Bespreken BvCP agenda Inleiding Doel van de bijeenkomst / BvCP / werkwijze tijdens de bijeenkomst 20 min. STAP 2 Opstellen regionale agenda STAP 3 Aanvullen agenda Agenda vertalen naar de regio: wat speelt lokaal en wat gebeurt er al dat bijdraagt aan de ambities? Welke agendapunten hebben hoge urgentie en hoe kunnen die in de toekomst worden opgepakt? Welke aanvullende thema s moeten worden opgenomen op de regionale agenda? 45 min. (evt. inkorten tot 30 min.) 60 min. (evt. inkorten tot 45 min.) 30 min. (evt. inkorten tot 15 min.) uur Afsluiting Tot slot Deelnemers verwoorden een wens / Wat gebeurt er met de input? 20 min. 20 min. Materiaal: zie bijlage 2 (powerpoint) voor de presentatie van de bijeenkomst.

13 1. OPBOUW Beginopstelling: Inde zaal: Zet de presentatie klaar en test of de animatie het doet (geluid, geen haperingen in het beeld). Plaats 5 tafels + stoelen in de ruimte (zorg dat iedereen het scherm kan zien). Voor stap 2 is het noodzakelijk dat er loopruimte rondom de tafels is. Plaats voldoende BvCP-publicaties van het LKCA, het werkvel voor Stap 1 en voldoende schrijfmateriaal op alle tafels. Plaats eventueel naamkaartjes op de tafels. Hang alvast de 5 ambities verspreid over de ruimte op, zodat deelnemers zich daarbij kunnen opstellen in Stap 2. Zorg dat de werkvellen voor Stap 2 en Stap 3 en de post-its binnen handbereik zijn. Bij ontvangst: Zet de badges klaar bij de ontvangst en geef de tafelkleur- of nummer aan / plaats naamkaartjes op de tafels. Tussendoor: De handelingen tussendoor worden uitgebreid toegelicht in het vervolg (onderdeel 2. moderatie). Verzamel na elke stap alle werkvellen / post-its en bewaar deze voor latere uitwerking. Verdeel de werkvellen voor Stap 2 nadat deelnemers zich bij hun voorkeursambitie positioneren en verdeel de werkvellen voor Stap 3 nadat deelnemers weer aan tafels hebben plaatsgenomen. Materiaal: zie bijlage 3 en 4 (pdf) voor moderatiemateriaal.

14 2. MODERATIE Wij adviseren dat de begeleiding van de sessie wordt gedaan door een duo. Eén van de twee is de moderator en geeft de plenaire introductie, instructie en afsluiting. De ander is de facilitator en zorgt ervoor dat materiaal op het juiste moment klaar ligt en maakt aantekeningen tijdens de plenaire terugkoppeling. VERSLAGLEGGING De rol van de facilitator is ten dele voorbereiding op de verslaglegging. Hieronder verstaan wij: Meeschrijven met de terugkoppeling Het verzamelen van de ingevulde werkbladen en post-its Foto s maken: laat zien hoe deelnemers met elkaar in gesprek zijn. Zorg dat het lichte, aansprekende foto s zijn. Vraag eventueel of iemand die aanwezig is vanuit het LKCA hierbij kan helpen! STAP-VOOR-STAP Houd bij het doornemen van het moderatie-onderdeel van de handleiding de presentatie van de bijeenkomst bij de hand (bijlage 2). Per stap lichten we toe wat de rol van de moderator is, wat de rol van de facilitator is, welk materiaal nodig is en wat de valkuilen zijn. Materiaal: zie bijlage 2 (powerpoint) voor de presentatie van de bijeenkomst.

15 START (WELKOM) Slide 2-3 ROL MODERATOR Zodra de facilitator het startsein heeft gegeven heet je iedereen welkom en bedank je de deelnemers alvast voor hun enthousiasme en aanwezigheid. Geef een hele korte toelichting op het programma: We beginnen met een korte kennismaking, waarna ik een introductie zal geven over de aanleiding en het doel van de bijeenkomst. Het is een werksessie, dus daarna is het vooral de bedoeling dat jullie met elkaar aan de slag gaan. ROL FACILITATOR Zorg dat mensen plaatsnemen aan de (juiste) tafels. Zodra iedereen binnen is en plaats heeft genomen geef je een seintje aan de moderator dat de sessie kan beginnen. MATERIAAL Plenaire presentatie TIPS EN VALKUILEN Met het welkomstwoord wordt de toon van de bijeenkomst gezet; straal enthousiasme uit en geef iedereen het gevoel dat het een bijeenkomst is waar volop ruimte is voor ieders inbreng.

16 KENNISMAKING Slide 4 ROL MODERATOR Kies van tevoren één vraag die deelnemers tijdens de kennismaking moeten beantwoorden. Bijvoorbeeld: Wat is cultuurparticipatie in de vrije tijd voor jou? Wat brengt je naar deze bijeenkomst? Wat is het belang van cultuurparticipatie in de vrije tijd? MATERIAAL Plenaire presentatie Vraag iedereen zich kort voor te stellen: naam, organisatie en een bondig antwoord op de vraag. Begin met het voorstellen van jezelf en laat de facilitator zichzelf voorstellen, zodat jullie het goede voorbeeld geven om het kort en bondig te houden. ROL FACILITATOR Begeleid mensen die te laat binnen komen naar hun tafel. Kijk of er aan alle tafels ongeveer evenveel deelnemers zitten, zo niet, begeleidt laatkomers naar de leegste tafel(s). TIPS EN VALKUILEN Zorg ervoor dat mensen hun introductie echt kort en bondig houden: max 30 sec per persoon! Bij een groep van meer dan 30 deelnemers duurt een plenaire voorstelronde te lang. Stel jezelf voor en geef de verschillende tafels daarna 5 minuten de tijd om zich aan elkaar voor te stellen. Geef aan dat ze het echt kort moeten houden, zodat wel iedereen aan tafel aan de beurt komt. Na 5 minuten ga je ook echt verder.

17 INLEIDING (1/3) Slide 5-8 ROL MODERATOR Geef een toelichting op het doel van de bijeenkomst: MATERIAAL Wat is nou precies de definitie die we gebruiken voor cultuurparticipatie? We hebben het vandaag over actieve cultuurparticipatie. Over amateurkunst en cultuureducatie en kunsteducatie in de vrije tijd. Plenaire presentatie Het doel van deze bijeenkomst is tweeledig. Ten eerste gaat het om het opstellen van een regionale toekomstagenda voor cultuurparticipatie. Oftewel, hoe kunnen wij hier in de regio concrete invulling geven aan de Basis voor Cultuurparticipatie? TIPS EN VALKUILEN Ten tweede is het doel om, samen met de andere regio s, een collectieve toekomstagenda voor cultuurparticipatie te vormen. Laat vervolgens het animatiefilmpje van LKCA zien ter introductie van de Basis voor Cultuurparticipatie. Controleer altijd goed van tevoren of het filmpje automatisch start in de presentatie en of het geluid overal in de zaal goed hoorbaar is. ROL FACILITATOR Geen rol in deze stap.

18 INLEIDING (2/3) Slide 8-12 ROL MODERATOR De Basis voor Cultuurparticipatie - een agenda voor actieve cultuurparticipatie in de toekomst - is op initiatief van het LKCA samen met een grote groep vertegenwoordigers uit het werkveld opgesteld. De agenda omvat vijf ambities die net al in het filmpje naar voren kwamen. MATERIAAL Plenaire presentatie Noem de 5 ambities en een bijbehorend voorbeeld. ROL FACILITATOR Geen rol in deze stap. TIPS EN VALKUILEN Het meest aansprekende is om voorbeelden uit de eigen regio te noemen. Ter inspiratie hebben wij alvast een aantal voorbeelden uit verschillende regio s in de presentatie opgenomen. Mochten er vragen zijn over de totstandkoming of de verdere inhoud van de BvCP, dan is het LKCA aanwezig om hierbij te ondersteunen.

19 INLEIDING (3/3) Slide 13 ROL MODERATOR Licht toe dat het nu tijd is om aan de slag te gaan. Dat gebeurt in drie stappen: MATERIAAL Allereerst vertalen we de vijf ambities naar de lokale situatie; wat gebeurt er al in de regio? Vervolgens stellen we de lokale agenda op; wat moet er gebeuren om de ambities te realiseren? En ten slotte vullen jullie de agenda aan, mochten er nog thema s ontbreken. Plenaire presentatie Mocht er een pauze in het programma zijn, geef aan wanneer deze is. ROL FACILITATOR Geen rol in deze stap. TIPS EN VALKUILEN Tip voor de facilitator: check nog gauw of al het benodigde materiaal klaar ligt voor Stap 1: Voldoende pennen etc. Op elke tafel zowel werkvel 1A als 1B Op elke tafel voldoende exemplaren van de BvCPpublicatie

20 STAP 1: AMBITIES BvCP IN DE REGIO Slide 14 ROL MODERATOR Nu is het tijd om de ambities uit de BvCP naar de lokale situatie te vertalen. Per ambitie beantwoorden jullie de volgende vragen: 1. Leeft deze ambitie ook in de regio? Hoe zie dit lokaal terug? 2. Welke initiatieven zijn er al die die zich op deze ambitie richten? Zijn er regionale voorbeelden? Bespreek deze vragen met je tafel en vul de gezamenlijke antwoorden in op het werkvel. Jullie hebben 45 minuten de tijd om dit voor alle vijf de ambities te doen. Vraag of de opdracht duidelijk is en of er nog vragen zijn. Zo niet, kan iedereen aan de slag. ROL FACILITATOR Zorg ervoor dat alle tafels hun bevindingen ook noteren op de werkvellen, dit wordt soms nog wel eens vergeten en maakt latere verwerking van de resultaten lastig. Probeer het positief te brengen: Ik zie dat jullie hard aan het werk zijn en goede gesprekken voeren, vergeten jullie niet de belangrijkste bevindingen ook op het werkvel op te schrijven? MATERIAAL Plenaire presentatie Werkvel 1A en 1B TIPS EN VALKUILEN Vertaal de ambities eventueel al vooraf naar de lokale situatie (zie voorbeeld Den Haag op p. 7 in deze handleiding). Loop rond om eventuele vragen te beantwoorden en doe aan actieve time management ( Jullie hebben nog 10 minuten ). Probeer een balans te vinden tussen politieagentje spelen door het continu opjutten van de deelnemers en ervoor zorgen dat alle tafels wel aan alle agendapunten toekomen. Materiaal: zie bijlage 3 (pdf) werkvel 1.

21 STAP 2: REGIONALE AGENDA (1/2) Slide 15 ROL MODERATOR Nu jullie je in de vijf ambities hebben verdiept is het tijd om je hard te maken voor één van de ambities. Kies de ambitie die volgens jou de meeste urgentie heeft in de regio. Deze keuze maken jullie individueel, en niet als tafel gezamenlijk. MATERIAAL Jullie zien aan de muur vijf ambities hangen. Wijs aan waar welke ambitie hangt, zodat dat voor iedereen duidelijk is (zie bijlage 4 voor een voorbeeld). Zo meteen gaan jullie bij de ambitie staan die je persoonlijk het meest urgent vindt. De ambitie waar echt nu iets aan moet gebeuren! Zo ontstaan nieuwe groepen die dezelfde ambitie als meest urgent ervaren. Met de nieuwe groep gaan jullie de ambitie concretiseren. Ik wil jullie nu vragen allemaal te gaan staan en naar de ambitie te lopen die volgens jou de meeste urgentie hier in de regio heeft. Idealiter verspreidt de groep zich over de ambities. Mocht er bij 1 ambitie niemand staan: verifieer of deze ambitie in deze regio inderdaad niet zo urgent is. Of misschien zijn er twee personen bereid van ambitie te switchen? ROL FACILITATOR Zodra de deelnemers naar de ambitie toelopen verzamel je alle ingevulde werkvellen van de tafels. Zodra de deelnemers zich hebben verspreid over de ambities, tel je het aantal mensen per ambitie. Deze aantallen geven de uiteindelijke volgorde van de ambities in de uitwerking. Van de ambitie die door de meeste mensen als het meest urgent wordt ervaren naar de ambitie die door de minste mensen als urgent wordt ervaren. Plenaire presentatie Ambitie-posters aan de muren TIPS EN VALKUILEN Maak eerst de volledige uitleg af, voordat je mensen vraagt te gaan staan. Zodra mensen opstaan zijn ze hun aandacht voor de moderator verloren en missen daarmee de benodigde uitleg. Mocht iemand in zijn eentje bij een ambitie komen te staan: vraag of er iemand anders dit ook een urgente ambitie vindt en met hem/haar daarmee aan de slag wilt. Materiaal: zie bijlage 4 (pdf) A4 posters van de ambities.

22 STAP 2: REGIONALE AGENDA (2/2) Slide 16 ROL MODERATOR Vijf nieuwe groepen zijn gevormd. Met je nieuwe groep ontvang je een nieuw werkvel, waarop jullie de ambitie gaan concretiseren. De vragen die jullie daarbij beantwoorden zijn: - Wat is het beoogde doel of zijn de beoogde doelen? - Hoe kan dit doel worden gerealiseerd? - Wie kunnen hieraan bijdragen? - Wat is hiervoor nodig? Hiervoor hebben jullie 30 minuten, waarna elk groepje de resultaten terugkoppelt aan de groep. MATERIAAL Plenaire presentatie Werkvel 2 TIPS EN VALKUILEN Bij de terugkoppeling presenteert per groepje 1 iemand beurtelings hun resultaten op hoofdlijnen terug aan alle deelnemers. Hebben de andere deelnemers hier nog vragen of opmerkingen over? ROL FACILITATOR Deel de werkvellen uit. Het maximaal aantal personen per werkvel is 8. Mochten er meer dan 8 personen een ambitie hebben gekozen: vraag de groep zich in tweeën te delen en deel twee werkvellen uit. Maak bij de terugkoppeling aantekeningen die je bij de uitwerking kunt gebruiken. Of neem de terugkoppeling op als geluidsfragment. Loop rond om eventuele vragen te beantwoorden en doe aan actieve time management ( we zijn op de helft, jullie hebben nog 15 minuten ). Ook bij de terugkoppeling is het belangrijk om de presentatoren duidelijk te maken dat het om de hoofdlijnen gaat en het geen ellenlange presentaties moeten worden. Materiaal: zie bijlage 3 (pdf) werkvel 2.

23 STAP 3: AANVULLINGEN Slide 17 ROL MODERATOR Vraag iedereen weer aan zijn oorspronkelijke tafel te gaan zitten, zodat weer vijf evenwichtige groepen ontstaan. Nu invulling is gegeven aan de lokale agenda en de vijf ambities zijn geconcretiseerd hebben, inventariseren we of er nog aanvullingen zijn. Missen er nog thema s op de agenda? En zo ja, waarom zijn deze thema s van groot belang in de regio? Vul dit in op het werkvel en presenteer straks de resultaten. Ze hebben 15 minuten voor het aanvullen en 15 minuten voor de terugkoppeling. Zoek bij de terugkoppeling de verbinding: kunnen andere groepen zich met hun agendapunt bij het door deze groep genoemde thema aansluiten? ROL FACILITATOR Haal de werkvellen van de vorige opdracht op en deel de nieuwe werkvellen uit. MATERIAAL Plenaire presentatie Werkvel 3 TIPS EN VALKUILEN Time management: zorg dat de terugkoppeling bondig is, zodat alle aanvullingen gedeeld kunnen worden. Maak bij de terugkoppeling aantekeningen die je bij de uitwerking kunt gebruiken. Of neem de terugkoppeling op als geluidsfragment. Materiaal: zie bijlage 3 (pdf) werkvel 3.

24 AFSLUITING Slide ROL MODERATOR Deze sessie was een eerste aanzet tot het opstellen van de regionale toekomstagenda. Geef aan welke concrete vervolgacties er zullen komen. Eventueel aangevuld met concrete vervolgacties die tijdens de sessie zijn geopperd. Geef in elk geval aan welke rol de organiserende partij voor zichzelf ziet in het vervolg. En geef eventueel aan welke rol je in het vervolgtraject voor de aanwezige partijen ziet. Geef iedereen 5 minuten om een wens te formuleren of losse gedachten die nog niet gedeeld zijn te delen. Oftewel: Schrijf alles op de post-it wat vandaag nog niet is besproken en je ons graag wilt meegeven. Waar zou je graag over doorpraten, welke rol wil je in het vervolgtraject spelen? Wat is je wens voor de toekomst van cultuurparticipatie? Bedank iedereen heel hartelijk voor hun deelname. Geef aan dat iedereen te zijner tijd de uitgewerkte regionale agenda toegezonden krijgt. MATERIAAL Plenaire presentatie Post-its (1 per deelnemer) TIPS EN VALKUILEN Laat duidelijk een blijk van waardering voor ieders deelname merken en geef aan hoe waardevol alle verzamelde input is. Maak tevens duidelijk wát er met de resultaten gedaan gaat worden; dit is immers een startpunt en geen afsluiting. ROL FACILITATOR Haal de werkvellen van de vorige opdracht op en deel de post-its uit.

25 UITWERKING In het laatste gedeelte van de handleiding lichten we de uitwerking toe: 1. Communicatie / terugkoppeling 2. Inhoudelijke uitwerking

26 1. COMMUNICATIE / TERUGKOPPELING ÉÉN DAG NA DE BIJEENKOMST Stuur een dag na de bijeenkomst een bondige mail naar de deelnemers met daarin: Een bedankje voor de deelname Eén of twee goede sfeerfoto s van de bijeenkomst (die kunnen deelnemers eventueel delen op social media / binnen hun organisatie) Een overzicht van de vervolgacties: Wanneer de deelnemers het verslag van de bijeenkomst kunnen verwachten. Wat er in de afsluiting is gezegd over concrete vervolgacties. Stuur een lijst van deelnemers + organisatie mee, zo kunnen de deelnemers gemakkelijk met elkaar in contact komen / blijven. Eventueel: een korte evaluatie (wanneer dit gebruikelijk is bij bijeenkomsten van de organisator) VOORSTEL BEDANKMAIL: [Aanhef] Nogmaals heel veel dank voor uw deelname aan de bijeenkomst gister, waar we hebben toegewerkt naar een gezamenlijke, regionale agenda voor de toekomst van cultuurparticipatie. Wij vonden het een hele inspirerende bijeenkomst en danken u voor al uw waarde volle inbreng! U kunt voor [datum] een uitwerking van de regionale agenda voor cultuurparticipatie van ons verwachten. Deze agenda is wat ons betreft het startpunt van een nauwere samenwerking tussen iedereen die cultuurparticipatie in [regio] een warm hart toedraagt. Aan het einde van de bijeenkomst hebben we al gesproken over concrete vervolgstappen. [Terugkoppeling van wat hier besproken is.] Mochten bij u nog concrete ideeën voor vervolg ontstaan, deel die dan alstublieft met ons en de andere deelnemers. Wij hopen in elk geval nauw samen te (blijven) werken, zodat we onze regionale toekomstagenda voor cultuurparticipatie kunnen uitvoeren! [Afsluiting]

27 2. INHOUDELIJKE UITWERKING (1/2) Voor de inhoudelijke uitwerking is het van groot belang dat deelnemers zich gehoord voelen, maar ook dat het verslag niet uitdijt doordat alle details worden meegenomen. Als hulpmiddel hebben we een format bijgevoegd. Doel van dat format is net als het doel van de bijeenkomst tweeledig: (1) opstellen en terugkoppelen van de regionale agenda en (2) terugkoppelen van de regionale agenda aan het LKCA om zo te kijken naar overeenkomsten en verschillen voor de collectieve toekomstagenda. Het format bestaat uit drie onderdelen: 1. Een uitwerking en concretisering van de 5 ambities uit de BvCP in de volgorde van urgentie in de regio (dit volgt uit het aantal deelnemers dat een ambitie als meest urgent zag in de opstelling in stap 2) 2. Aanvullende thema s die regionaal ook een plek op de toekomstagenda verdienen 3. Wensen en mooie uitspraken van deelnemers Neem eventueel foto s op van de bijeenkomst. VOOR WIE? Stuur de inhoudelijke terugkoppeling wanneer deze af is, maar liever niet langer dan één à twee weken na de daadwerkelijke bijeenkomst. Stuur de terugkoppeling naar: Alle deelnemers (geef de deelnemers ook toegang tot elkaars adressen wie weet komen zo nieuwe samenwerkingen op gang) Genodigden die enthousiast reageerden, maar niet bij de bijeenkomst konden zijn Het LKCA, naar adres nicolestellingwerf@lkca.nl Indien gewenst naar een breder netwerk van belangstellenden Materiaal: zie bijlage 5 (word) voor het format voor terugkoppeling

28 2. INHOUDELIJKE UITWERKING (2/2) FORMAT TERUGKOPPELING In het word-document (bijlage 5) geven we het format voor terugkoppeling van de bijeenkomst. De output is een gezamenlijke regionale agenda voor de toekomst van cultuurparticipatie in de regio. Het gaat in de terugkoppeling niet om een letterlijke weergave van al het besprokene, maar om een samenvatting die ook voor iemand die niet aanwezig was begrijpelijk is. Het verslag is een regionale toekomstagenda en moet daarmee wel aansprekend zijn. Let er dus op dat de formuleringen waar mogelijk enthousiasmerend zijn. Neem niet alleen de ingevulde werkvellen als basis, maar pak ook de aantekeningen of geluidsopname van de terugkoppeling erbij. De uitkomsten kunnen natuurlijk ook in een eigen format / vormgeving worden verwerkt. Wel is het om twee redenen belangrijk om alle elementen van de bijeenkomst terug te laten komen. Allereerst voelen de deelnemers zich zo gehoord. En ten tweede kan de input zo beter worden gebundeld op nationaal niveau: welke collectieve overeenstemming is er? Wat kunnen regio s bij elkaar leren of delen? En welke verschillen zijn er? In de tekst staan hier en daar aanwijzingen in oranje. Volg deze op en vergeet niet om de aanwijzingen zelf weg te halen en de tekstkleur te wijzigen naar zwart! Verstuur de uitwerking naar de betrokkenen (zie vorige pagina). Materiaal: zie bijlage 5 (word) voor het format voor terugkoppeling

29 HANDLEIDING BASIS VOOR CULTUURPARTICIPATIE NEXT Regiopakket