Voor vergaderingen en bijeenkomsten van meer dan 16 mensen dient u op minimaal 3 m 2 per persoon te rekenen.

Transcriptie

1 Organisatie 3 De organisatie van vergaderingen, congressen en andere evenementen moet goed voorbereid worden. U kunt hierbij denken aan zaalhuur, publiciteit, catering, audiovisuele hulpmiddelen, beleiding sprekers en dergelijke. In de volgende bladzijden vindt u een aantal richtlijnen om uw evenement tot een succes te maken. ACCOMMODATIE 3.1 Accomodatie 3.2 Hulpmiddelen 3.3 Uitnodigen spreker 3.4 Nazorg 3.1 Accomodatie Voor vergaderingen en bijeenkomsten van meer dan 16 mensen dient u op minimaal 3 m 2 per persoon te rekenen. 16 Het is handig als er direct naast de zaal een ruimte is waar koffie gedronken en gerookt kan worden. Ook goede toiletvoorzieningen in de nabije omgeving zijn van belang. Let op de opstelling van de stoelen. Als de toespraak éénrichtingverkeer is, kunnen deze het beste in rijen staan. Als de luisteraars ook onderling informatie uitwisselen, is een hoefijzervorm beter. De afstand tussen de spreker en de voorste rij van het publiek mag niet te klein zijn. Als er visuele hulpmiddelen gebruikt worden (dia s, overheadprojectie) dient die afstand 3 à 4 meter te zijn.

2 Ga na, of alle noodzakelijke hulpmiddelen aanwezig zijn. Denk aan flipover, overheadprojector, projectiescherm, geluidsinstallatie, spreekgestoelte e.d. Gescheiden verlichting voor spreker en zaal verdient de voorkeur. Dimmers stellen de spreker in staat zelf de gewenste instelling te kiezen. Let ook op het binnenkomende licht van buiten, vooral wat betreft de stand van de zon. Zonlicht kan projectie onleesbaar maken! Goede zonneschermen of andere verduisteringsmogelijkheden zijn dan noodzakelijk. Controleer de zaal op eventuele geluidsoverlast (vanaf de straat, receptie e.d.). Let ook op de geluidsproduktie van eventuele apparatuur (overheadprojector, airconditioning). Bij grotere presentaties en evenementen is enige decoratie (bloemstukken, achtergrondpanelen, affiches e.d.) op zijn plaats. Zorg er wel voor dat deze decoratie niet te afleidend werkt. Als de deelnemers aantekeningen moeten maken, moet gekozen worden voor stoelen met vaste (evt. neerklapbare) tafels, of voor een opstelling met losse tafels. HULPMIDDELEN Hulpmiddelen Controleer alle hulpmiddelen (geluidsinstallatie, overheadprojector) vóór uw presentatie. Laat u zo nodig de werking van de apparaten uitleggen. Bij groepen van meer dan 50 deelnemers is een geluidsinstallatie noodzakelijk. Als interactie met het publiek gewenst is, zorg dan voor zaalmicrofoons.

3 Maak bij het ontwikkelen van sheets (overhead-transparanten) gebruik van het KISS-principe: keep it short and simple! Hanteer per sheet de volgende maxima: niet meer dan dertig getallen; niet meer dan zesendertig woorden. Wilt u uw publiek meer gedetailleerde informatie geven, maak dan gebruik van een hand-out. UITNODIGEN SPREKER Zorg dat uw publiek niet onnodig afgeleid wordt door visuele informatie. Dus: Doe de overheadprojector uit als uw sheet getoond is; Gebruik bij pauzes in een diapresentatie een zwarte dia ; Sla de flipover om naar een blanco vel. Plaats flipover of projectiescherm aan de zijkant van de zaal, onder een hoek van 45. Zorg dat u zelf het centrum van uw presentatie blijft. Maak bij grotere groepen (meer dan 100 mensen) liever gebruik van dia s dan van sheets. Hoewel sheets groter zijn, zorgt de optische kwaliteit van een diaprojector toch voor een scherper beeld. 18 Bij video-presentaties kunt u voor grotere groepen gebruik maken van grootbeeldprojectie. De meeste congrescentra beschikken hierover. 3.3 Uitnodigen spreker Houd bij de selectie van sprekers rekening met de samenstelling van uw publiek. Bij een zeer divers publiek en bij een laag opgeleid publiek is de amusementswaarde van de spreker belangrijker dan het informatieve gehalte van zijn toespraak.

4 Zorg voor een goede briefing. Ook bekende sprekers stellen het op prijs uw wensen en suggesties te vernemen. Probeer ruim van te voren een persoonlijke kennismaking met de spreker te regelen om zijn optreden door te spreken. Maak van te voren goede afspraken over: het honorarium reis- en verblijfkosten gebruik van hulpmiddelen tijdstip Wanneer er meerdere sprekers zijn (congressen, symposia) is een gezamenlijk bijeenkomst ideaal; dit stelt de sprekers in staat de inhoud van hun bijdragen op elkaar af te stemmen en overlappingen te vermijden. Laat goede sprekers (keynote-sprekers) op een goed moment optreden, bijvoorbeeld aan het begin van de dag of van een sessie. Laat sprekers die vooral voor het entertainment moeten zorgen, een dag of sessie afsluiten. Reserveer een substantieel budget voor goede sprekers. Voor professionele sprekers (uit de politiek of zakenwereld) ligt het honorarium veelal tussen de duizend en vijfduizend gulden. UITNODIGEN SPREKER 19 Houd rekening met de lengte van de toespraak. In het algemeen is 45 minuten een goede bovengrens. Vraag de spreker van te voren een uitgeschreven tekst (of een samenvatting daarvan) op te sturen. Deze tekst kan desgewenst aan de deelnemers uitgereikt worden. Denk ook aan een pasfoto en een curriculum vitae. Nazorg is belangrijk; stuur de spreker na afloop een bedankbriefje, eventueel met foto s van het evenement.

5 3.4 Nazorg Sprekers bij een congres, opening e.d. worden uiteraard ter plekke bedankt met een bos bloemen, cadeaubon etc. Zij zullen het echter zeer op prijs stellen om ook na het evenement een (schriftelijk) bedankje te ontvangen. Als er foto s zijn gemaakt, is het een aardig gebaar de gefotografeerde personen een afdruk te sturen. NAZORG Bij lokale evenementen (zoals de opening van een bedrijf) is ook een advertentie een goed medium om alle aanwezigen te bedanken. Een dergelijke advertentie vormt uiteraard een goede gelegenheid het nieuwe bedrijf onder de aandacht te brengen. Bij grote evenementen (zoals congressen) is een evaluatie zinvol. Onderwerpen zijn onder meer de sprekers, de onderwerpen, de opkomst, de publiciteit, de accomodatie en de faciliteiten. 20 Zo mogelijk kunt u een (telefonische) enquête houden onder deelnemers en sprekers. Vraag niet alleen naar hun ervaringen, maar ook naar eventuele ideeën t.a.v. nieuwe onderwerpen (of nieuwe congressen). Leg een knipsel- en/of documentatiemap aan met alle publicaties die op grond van uw evenement zijn verschenen. Een dergelijke map kan gebruikt worden om bij een volgende gelegenheid het publiciteitsbeleid bij te stellen. Ga na of de toespraken of lezingen die tijdens uw evenement zijn uitgesproken, aanleiding geven tot free publicity. De auteurs/sprekers dienen hierbij uiteraard betrokken te worden. Wellicht lenen sommige bijdragen zich voor publicatie.

6 Maak ook gebruik van Internet. U kunt persberichten, korte samenvattingen of complete toespraken of lezingen op het net zetten. Zorg voor een goede registratie van aanwezigen in verband met mailingen voor toekomstige evenementen. NAZORG 21