Benodigde formatie Stichting Geynwijs Een toelichting op de berekening

Transcriptie

1 Benodigde formatie Stichting Geynwijs Een toelichting op de berekening 26 september 2017 Angela Liebregts MSc.

2 Benodigde formatie Stichting Geynwijs Een toelichting op de berekening Inhoud Pagina 1. Toelichting totstandkoming berekening Aanleiding formatieberekening Scope formatieberekening Uitgangspunten voor formatieberekening Berekening benodigde formatie Benodigde formatie sociaal professionals Geynwijs Verschil huidige en benodigde formatie Verschillen formatieberekening 2016 en Bijlage 1: Verschillen in parameters 2016 en 2017

3 1. Toelichting totstandkoming berekening 1.1 Aanleiding formatieberekening Middels de Stichting Geynwijs realiseert gemeente Nieuwegein de brede toegang voor haar inwoners. Deze stichting is op 1 januari 2015 van start gegaan. In de eerste helft van 2016 heeft Berenschot een formatieonderzoek uitgevoerd om meer inzicht te kunnen verlenen in de uitbouw naar een effectieve en efficiënte organisatie van Stichting Geynwijs. Voor de formatieberekening in 2016 was beperkte stuur- en procesinformatie beschikbaar. Dit maakte dat er redelijk veel gebruik gemaakt moest worden van aannames op zowel het gebied van aantallen en werkprocessen. Een aanbeveling in dit formatieonderzoek was dan ook om de berekening in 2017 te herijken. Deze herijking heeft nu plaatsgevonden en vormt de basis voor de herberekening van de benodigde formatie voor Stichting Geynwijs. 1.2 Scope formatieberekening De scope van de formatieberekening 2017 is de benodigde formatie aan sociaal professionals. De overhead en het KCC zijn buiten beschouwing gelaten. 1.3 Uitgangspunten voor formatieberekening 2017 Voor een berekening van de benodigde formatie zijn de volgende variabelen van belang: Variabele Het product waarvoor de formatie wordt berekend Aantallen per product Benodigde tijd om het product te leveren Ratio enkelvoudig/meervoudig per product Productiviteit Toelichting De naam van het product dat wordt geregistreerd (bijvoorbeeld Wmoregulier) Aantal casussen per product dat wordt behandeld door Geynwijs Tijd die nodig is om te komen van melding tot afronding Naarmate een casus complexer is, zijn er meer handelingen nodig en kost het meer tijd om te komen tot afronding. Deze mate van complexiteit is meegenomen als een ratio enkelvoudig/meervoudig. De formatie die nodig is om alle casussen te kunnen behandelen is afhankelijk van de werkbare tijd per professional. In de berekening is daarom gecorrigeerd voor de productieve uren per sociaal professional. 1

4 Door deze variabelen in kaart te brengen kan de benodigde formatie voor geregistreerde casussen worden berekend. Daarnaast blijken er echter nog een aantal factoren van invloed te zijn op de benodigde formatie. Dit zijn: Variabele Werkzaamheden die niet direct te relateren zijn aan een bestaande casus Overige werkzaamheden (geen casussen) Correctie voor deeltijd Toelichting Tijdens het opstellen van de formatieberekening is gebleken dat de sociaal professionals redelijk wat tijd besteden aan werkzaamheden die zij niet kunnen relateren aan geregistreerde casussen, maar die wel drukken op de beschikbare werktijd. De tijd die hieraan wordt besteed is in kaart gebracht via tijdschrijfformulieren, waarna hiervoor is gecorrigeerd in de benodigde formatie. Voorbeelden hiervan zijn de bezetting van de diverse Geynwijspunten en de afhandeling van klachten en bezwaren. Binnen Geynwijs zijn veel sociaal professionals in deeltijd werkzaam. Een grote deeltijdfactor is van invloed op de benodigde formatie. In de berekening is daarom gecorrigeerd voor deze deeltijdfactor. 1.4 Berekening benodigde formatie In deze paragraaf lichten wij toe met welke parameters is gerekend. Hierbij behandelen we het volgende: Gehanteerde producten en aantallen per product Benodigde tijd per product (zowel enkelvoudig als meervoudig) Ratio enkelvoudig/meervoudig Productiviteit Benodigde tijd voor werkzaamheden die niet direct te relateren zijn aan een casus Formatie voor overige werkzaamheden Correctie voor deeltijdfactor Producten en aantallen per product In onderstaande tabel worden de gehanteerde producten en aantallen op jaarbasis weergegeven. Tabel 1: Producten en aantallen per product Product Aantallen op jaarbasis Bron Wmo-regulier 1970 WIZ Wmo-herbeoordeling 844 WIZ Wmo-monitoring 1680 WIZ 2

5 Jeugd-regulier 815 WIZ Jeugd-herbeoordeling 435 WIZ Jeugd-monitoring 720 WIZ IC-regulier 252 IC-Save begeleiding 37 GWOS 1664 Inschatting Geynwijs-professionals o.b.v. huidige workload Inschatting Geynwijs-professionals o.b.v. huidige workload Uitgaande van de afspraak dat er per school wekelijks 8 uur ondersteuning plaatsvindt (aantal = 32 scholen * 52 weken) Benodigde tijd per product In onderstaande tabel wordt per product weergegeven hoeveel tijd de sociaal professional nodig heeft van melding tot afronding. Hierbij is onderscheid gemaakt in enkelvoudige en meervoudige casussen. Tabel 2: Benodigde tijd per product Product Benodigde tijd voor enkelvoudige casus (in minuten) Benodigde tijd voor meervoudige casus (in minuten) Wmo-regulier Wmo-herbeoordeling Wmo-monitoring Jeugd-regulier Jeugd-herbeoordeling Jeugd-monitoring IC-regulier IC-Save begeleiding 2100* 2100* GWOS 480** 480** * Geen vaste procesbeschrijving beschikbaar, maar conform inschatting van de professionals duurt het doorlopen van een traject gemiddeld 35 uur. ** Uitgaande van 8 uur ondersteuning per week. 3

6 1.4.3 Ratio enkelvoudig/meervoudig Uit de formatieberekening blijkt dat de benodigde tijd voor een meervoudige casus hoger is dan voor een enkelvoudige casus. In de berekening van de totaal benodigde formatie is het van belang de ratio enkelvoudig/meervoudig mee te nemen. Deze ratio is per product ingeschat door de senior sociaal professionals van Geynwijs. Tabel 3: Ratio enkelvoudig/meervoudig Product Percentage enkelvoudige casussen Percentage meervoudige casussen Wmo-regulier Wmo-herbeoordeling Wmo-monitoring Jeugd-regulier Jeugd-herbeoordeling Jeugd-monitoring IC-regulier IC-Save begeleiding GWOS Productiviteit Conform de cao Welzijn & Maatschappelijke dienstverlening werkt een professional 1878 uur op jaarbasis. Middels een rekentool waarin wordt gecorrigeerd voor zaken als vakantiedagen, scholing, ziekteverzuim, maar ook intervisie, team- en afdelingsoverleg, is de werkbare tijd gecorrigeerd naar 1262 uur per professional. Dit komt neer op een productiviteit van 67% Benodigde tijd voor werkzaamheden die niet direct te relateren zijn aan een casus Middels tijdschrijfformulieren is berekend hoeveel tijd de sociaal professionals gemiddeld besteden aan werkzaamheden die zij niet direct binnen een bestaande casus kwijt kunnen. Dit komt neer op gemiddeld 17% van hun werktijd. Voor GWOS is deze correctie niet uitgevoerd, omdat er vanuit gegaan is dat de 8 uur ondersteuning per school dit type werkzaamheden reeds omvat. Tabel 4: Percentage benodigde tijd buiten casussen Gemiddeld Wmo Jeugd IC GWOS 17% 11% 22% 17% 0% 4

7 Product Aantal Ratio enkelvoudig/ meervoudig Aantal enkelvoudig Aantal meervoudig Totale tijd enkelvoudig (in minuten) Totale tijd meervoudig (in minuten) Benodigde formatie voor enkelvoudige casussen Benodigde formatie voor meervoudige casussen Totaal benodigde formatie Formatie voor overige werkzaamheden Onder overige werkzaamheden verstaan wij de afhandeling van klachten en bezwaren en de bezetting van Geynwijspunten. Geynwijs behandelde in klachten en circa 10 bezwaren. Deze aantallen zijn aangehouden voor De benodigde tijd voor de afhandeling van een klacht is gemiddeld 30 minuten, voor een bezwaar is gerekend met gemiddeld 511 minuten. In de formatieberekening is er vanuit gegaan dat de bezetting van Geynwijspunten wekelijks in totaal 30 uur kost. Sociaal professionals met als aandachtsgebied Wmo/Jeugd/GWOS dragen hier evenveel aan bij Correctie voor deeltijdfactor In de berekening van de benodigde formatie is rekening gehouden met de deeltijdfactor van Geynwijs. Hierbij is gekeken naar benodigde tijd voor werkzaamheden die niet naar rato meebewegen bij een parttime dienstverband (denk aan verplichte scholing en afdelingsoverleg). Gemiddeld is dit 244 uur. Vervolgens is dit op basis van de deeltijdfactor omgezet naar de extra benodigde formatie. Tabel 5: Correctie voor deeltijd Component Wmo Jeugd IC GWOS Uren indirecte tijd per fte die niet naar rato minder worden bij kleiner dienstverband Deeltijdfactor (aantal fte/aantal medewerkers) 1,7 1,3 1,5 1,1 Correctie in fte 0,3 0,3 0,3 0, Voorbeeldberekening In deze subparagraaf maken wij een voorbeeldberekening. Hierbij is uitgegaan van 1262 uur beschikbare werktijd per sociaal professional. Tabel 6: Voorbeeldberekening Wmo-regulier / ,9 fte 4,4 fte 8,3 fte 5

8 1.5 Benodigde formatie sociaal professionals Geynwijs Op basis van bovenstaande parameters komen wij tot een benodigde formatie van 40,8 fte aan sociaal professionals voor Geynwijs. Component Wmo Jeugd IC GWOS Totaal Benodigde formatie voor geregistreerde casussen 12,0 7,1 4,3 10,5 34,0 Benodigde formatie voor werkzaamheden die niet direct te relateren zijn aan casussen 1,5 2,0 0,9 0,0 4,4 Formatie voor klachten/bezwaren en Geynwijspunten 0,5 0,4 0,0 0,4 1,4 Correctie voor deeltijd 0,3 0,3 0,3 0,2 1,1 Totaal fte 14,3 9,8 5,5 11,2 40,8 1.6 Verschil huidige en benodigde formatie De formatie die benodigd is conform de formatieberekening bedraagt 40,8 fte. Op dit moment bedraagt het aantal fte sociaal professionals 27,2 fte (dit is exclusief de formatie senior sociaal professionals en ondersteuning WIZ, afgerond circa 3 fte). Het verschil tussen de huidige en benodigde formatie komt neer op een tekort van 13,6 fte. Dit is in onderstaande tabel verder uitgesplitst. Tabel 7: Verschil huidige vs. benodigde formatie Component Wmo Jeugd IC GWOS Totaal Totaal benodigd aantal fte sociaal professionals 14,3 9,8 5,5 11,2 40,8 Totaal huidig aantal fte sociaal professionals 9,0 8,4 3,3 6,5 27,2 Totaal verschil huidig vs. benodigd -5,3-1,4-2,2-4,7-13,6 1.7 Verschillen formatieberekening 2016 en 2017 Zoals aangegeven heeft er een eerste formatieberekening plaatsgevonden in Deze berekening heeft geresulteerd in een benodigde formatie van 30,3 fte aan sociaal professionals. In tabel 8 is dit verder uitgesplitst. 6

9 Tabel 8: Berekening benodigde formatie 2016 Component Wmo Jeugd IC GWOS Totaal Benodigde formatie voor geregistreerde casussen* 10,1 8,4 3,0 4,9 26,3 Benodigde formatie voor kortdurende interventies 4,0 Totaal benodigde formatie 30,3 fte * Hierbij is rekening gehouden met een te maken efficiencyslag van 10%. De berekening van totaal benodigde formatie zoals uitgevoerd in 2017 is niet één op één te vergelijken met die van 2016 vanwege verschillen in de gehanteerde uitgangspunten. Zoals aangegeven was de beschikbare informatie ten aanzien van aantallen, werkzaamheden en werkprocessen in 2016 aanzienlijk beperkter dan in Voor een overzicht van de verschillen tussen de gehanteerde parameters in 2016 en 2017 verwijzen wij naar bijlage 1. De belangrijkste verschillen in uitgangspunten zijn als volgt: Voor de berekening van 2017 is deels gerekend met hogere aantallen: voor Wmo en Jeugd bijna het dubbele aantal aanmeldingen (Wmo 4494 vs en Jeugd 1970 vs. 1032); Voor de berekening van 2017 zijn meer producten gespecificeerd (i.e. monitoring, IC- Save begeleiding, klachten/bezwaren, bezetting Geynwijspunt); De ratio enkelvoudig/meervoudig per product is in 2017 anders dan in 2016; Voor de berekening zijn de senior sociaal professionals in tegenstelling tot de aanname in 2016 niet meegerekend als productieve primaire formatie (2,7 fte); In de berekening van 2017 is rekening gehouden met het feit dat enkele sociaal professionals een deel van hun tijd besteden aan ondersteuning van WIZ en hierdoor minder beschikbaar zijn voor hun primaire taak (circa 0,2 fte); Voor Geynwijs Op School is in 2017 uitgegaan van een ondersteuning van 8 uur per school per week; Ook werkzaamheden die niet in aan een casus gerelateerd kunnen worden (en dus niet geregistreerd worden) zijn nu meegenomen in de berekening. Gemiddelde correctie hiervoor is 17% op totale werktijd; In 2016 is gerekend met een productiviteit van 1350 uur per sociaal professional, in 2017 is uitgegaan van 1262 uur per sociaal professional; Tevens is in 2017 een correctie voor deeltijd doorgevoerd (+1,3 fte). 7

10 Bijlage 1 Verschillen in parameters 2016 / 2017 Producten Producten 2017 Producten 2016 Wmo-regulier Wmo Wmo Wmo-herbeoordeling Wmo-monitoring Jeugd-regulier Jeugd in de wijkteams Jeugd Jeugd-herbeoordeling Jeugd-monitoring IC-regulier IC- Zorgmelding Jeugd IC-Save begeleiding IC- Zorgmelding Volwassenen IC IC- Begeleiding zonder maatregelen IC- Tijdelijk huisverbod IC- Huisuitzetting GWOS 8 uur ondersteuning per school SMW 1

11 Aantallen Product Aantallen 2017 Aantallen 2016 Wmo-regulier Wmo-herbeoordeling 844 n.v.t. Wmo-monitoring 1680 n.v.t. Jeugd-regulier Jeugd-herbeoordeling 435 n.v.t. Jeugd-monitoring 720 n.v.t. IC-regulier 252 n.v.t. IC-Save begeleiding 37 n.v.t. IC- Zorgmelding Jeugd n.v.t. 172 IC- Zorgmelding Volwassenen n.v.t. 90 IC- Begeleiding zonder maatregelen n.v.t. 36 IC- Tijdelijk huisverbod n.v.t. 15 IC- Huisuitzetting n.v.t. 15 GWOS/SMW Tijd per product Product Benodigde tijd in minuten Benodigde tijd in minuten 2016 Enkelvoudig Meervoudig Enkelvoudig Meervoudig Wmo-regulier Wmo-herbeoordeling n.v.t. n.v.t. Wmo-monitoring n.v.t. n.v.t. Jeugd-regulier Jeugd-herbeoordeling n.v.t. n.v.t. Jeugd-monitoring n.v.t. n.v.t. IC-regulier n.v.t. n.v.t. IC-Save begeleiding n.v.t. n.v.t. IC- Zorgmelding Jeugd n.v.t. n.v.t IC- Zorgmelding Volwassenen n.v.t. n.v.t IC- Begeleiding zonder maatregelen n.v.t. n.v.t IC- Tijdelijk huisverbod n.v.t. n.v.t IC- Huisuitzetting n.v.t. n.v.t GWOS/SMW

12 Ratio enkelvoudig / meervoudig Product Ratio 2017 Ratio 2016 Enkelvoudig Meervoudig Enkelvoudig Meervoudig Wmo-regulier Wmo-herbeoordeling n.v.t. n.v.t. Wmo-monitoring n.v.t. n.v.t. Jeugd-regulier Jeugd-herbeoordeling n.v.t. n.v.t. Jeugd-monitoring n.v.t. n.v.t. IC-regulier n.v.t. n.v.t. IC-Save begeleiding n.v.t. n.v.t. IC- Zorgmelding Jeugd n.v.t. n.v.t IC- Zorgmelding Volwassenen n.v.t. n.v.t IC- Begeleiding zonder maatregelen n.v.t. n.v.t IC- Tijdelijk huisverbod n.v.t. n.v.t IC- Huisuitzetting n.v.t. n.v.t GWOS/SMW