De Leeuwarder privacyaanpak: doen wat nodig is. Tea Bouma

Transcriptie

1 De Leeuwarder privacyaanpak: doen wat nodig is Tea Bouma

2 Wijkaanpak Leeuwarden Eerste frontlijnteam in 2008 In 2014 naar 7 wijkteams, 2 pilots jeugd- en gezinsteam, 1 scholenteam en 1 dorpenteam Doorontwikkeling aanpak; alle inwoners met een hulpvraag binnen het sociaal domein generalist bij burger, specialist in team regie op plan voor inwoners met meervoudige problematiek I gezin, 1 plan, 1 sociaal werker registratie in 1 regiesysteem 1 centrale toegang, enkelvoudige vragen zelf afhandelen, bij complexe vragen doorverwijzen naar wijkteam Wijkteams onder de vlag van een coöperatie

3 Living lab Leeuwarden: focus privacy Wat is er al? Wbp en CBP, Leertuin Zorg en Veiligheid, Samenwerking in de jeugdketen (VWS), Toolkit veiligheidshuizen, Handleiding voor gegevensuitwisseling in de bemoeizorg (KPGM) etc. Workshop Analyse privacyaspecten informatiebehoeften sociale domein (PwC) Raamwerk privacy-aanpak (leidraad), beleidsvisie zorgvuldig en bewust gegevens delen in het sociaal domein, ondersteuning KING/ VNG Leeuwarder aanpak: simpel houden, geen juridische start, maar een praktische. Eerst analyseren hoe er wordt gewerkt en vervolgens inregelen dat we zo mogen werken. Advies: pak de privacy-scan van KING/ VNG erbij en vul deze voor de lokale situatie in, begin bij het werkproces en triage en pak dit samen met de medewerkers op

4 Privacy-aanpak: wat moet je dan regelen? Governance Governance richt zich op de inrichting van de organisatie m.b.t. privacy. Denk hierbij aan rollen en verantwoordelijkheden, wie voert de regie, wie controleert, hoe wordt verantwoording afgelegd en op welke wijze. Werkprocessen & triages Het inrichten van werkprocessen rondom het omgaan met persoonsgegevens, het uitwerken van processen mbt vraagverheldering, selectie en toeleiding van vragen en het borgen van deze processen in werkafspraken en convenanten. Governance Werkprocessen & Triages Beleid Bewustwording & training Beheer en opslag gegevens Beheer en opslag gegevens Persoonsgegevens worden in allerlei systemen geregistreerd, gedeeld en openbaar gemaakt. Denk bv. aan vragen als; is er nagedacht over welke rol welke informatie mag inzien? Wat voor type persoonsgegevens worden opgeslagen? En met welke termijn? Welke systemen intern en extern hier toegang tot hebben? Beleid Dit onderdeel beschrijft het kader waarbinnen de verwerking van persoonsgegevens gegevensuitwisseling in het sociaal domein plaatsvindt. Het kader betreft zowel het beleidsmatige kader als ook het juridisch kader. Hierin wordt beschreven hoe de gemeenten, zowel intern als extern, om moet gaan met persoonsgegevens. Bewustwording en training Betrokken professionals moeten over een zekere mate van privacy bewustzijn beschikken om privacy situaties te herkennen. Ze moeten getraind worden in hoe zij met specifieke situaties om moeten gaan. Communicatie intern en aan burgers zijn essentieel.

5 Wat is tot nu toe de oogst? Inzicht in gegevensverwerking Inzicht in werkproces en triagemomenten Inzicht in beleidsuitgangspunten gericht op privacy Inzicht in wijze van documenteren van triagebesluiten in regiesysteem Inzicht in benodigde vervolgacties op beleid, governance, bewustwording en beheer en opslag

6 Uitgangspunten privacy-beleid Leeuwarden (I) De hulpvraag van de bewoner is leidend. Ook als het gaat om verwerken of delen van informatie (persoonsgegevens van de bewoner) is de hulpvraag van de bewoner leidend. De bewoner wordt altijd geïnformeerd over wat er met zijn of haar informatie gebeurd en waarom er wordt uitgegaan van het transparantiebeginsel. Leeuwarden wil door de inzet en zichtbaarheid van de sociaal werker in de wijk problemen of vragen vroegtijdig signaleren. Dit gebeurt dus niet op basis van het bij alle casussen geautomatiseerd raadplegen van bronnen of risico profielen. De sociaal werker zal bij het oppakken van een vraag afwegen of en bij welke ketenpartners opgevraagd moet worden of de bewoner bij hen bekend is. Leeuwarden gaat uit van de professionaliteit van de sociaal werkers. De sociaal werkers maken dus per casus een afweging over de doelbinding, proportionaliteit en subsidiariteit als het gaat om het verwerken of delen van persoonsgegevens van de bewoner. Dit wordt beschreven in de triageprocessen en de afweging (argumenten en het resultaat) wordt vastgelegd in het regiesysteem.

7 Uitgangspunten privacy-beleid Leeuwarden (II) De benodigde gegevensverwerking ten behoeve van de vraagverheldering en het opstellen van het plan van aanpak wordt in principe samen met de bewoner bepaald en uitgevoerd. Zo is de regel dat de betrokken bewoner aanwezig is bij het zorgoverleg over zijn/ haar plan van aanpak. Alleen de sociaal werker en de bewoner hebben toegang tot het volledige dossier. De sociaal werker verwerkt alleen de zogenoemde DAT-informatie van ketenpartners die een deelactiviteit van het plan uitvoeren. Detailinformatie over de geleverde zorg en de bewoner blijft bij de ketenpartner. Niet alle meldingen, signalen en ondersteuningsvragen leidt tot een dossier. Pas als de sociaal werker de ondersteuningsvraag oppakt en in gesprek gaat met de bewoner, wordt er een dossier aangelegd. In dit dossier legt de sociaal werker het plan van aanpak vast en registreert hij alleen WAT-informatie (Wat is er aan de hand?) ten behoeve van het opstellen van het plan. Dit houdt in dat je de bewoner vooraf verteld wat je gaat doen en welk doel je daarbij voor ogen hebt. De bewoner heeft vervolgens de mogelijkheid om aan te geven dat hij/ zij het daar al dan niet mee eens is.

8 Triagemomenten in werkproces: aanmelding Aanmelding Vraagverhelderin g Routes Bewoner komt met vraag Maakt eerste selectie tussen enkelvoudig eenvoudige vragen en meer complexe vragen Op basis van 5 vragen (quick scan) Verwijzen naar website. of Informatie verstrekken of Verwijzen naar Sociaal Team (stap intake) of Doorverwijzen naar Bureau WMO

9 Triagemomenten in werkproces: hoofdproces Toeleiding Intake Contact & erop af Opstellen & uitvoeren plan v. Aanpak Monitoren. Afsluiten Doorverwijzing vanuit KCC of vrijwilliger of Melding bewoner (uitkomst triage B) of signaal/melding professional ( uitkomst triage C) Aanmelding controleren en toewijzen aan sociaal werker. Oppakken van de Bepalen toestandsbeeld door middel van zelfredzaamheid s-matrix, inventariseren welke partijen reeds betrokken zijn of nodig zijn, vastleggen van doelbepaling en routering de burger met eigen kracht & netwerk helpen en/of In samenwerking met specialisten (ketenpartners) en/of Initiëren breed Zorgoverleg voortgang volgen gedurende nazorg fase (2 jr). Indien nodig evalueren en /of escaleren. Afsluiten dossier (5jr na laatste contactmoment)

10 Triagemomenten in werkproces: evalueren en eventueel escaleren Route Triage voor opschalen Routes Informeren Multi probleem situatie loopt uit de hand Samenwerking loopt vast. Hulpverlening alleen (b)lijkt niet meer voldoende In teamverband beoordelen van de ernst & urgentie, het bepalen en vastleggen van de routering en de doelbepaling, casus./ regie blijft bij sociaal team advies vragen aan1 van de escalatiepartners Opschalen en regie overdragen Opschalen en gezamenlijk regie voeren Informeren betrokken partners Informeren bewoner (let op dit is niet alle gevallen wenselijk/ veilig) Opschalen naar BJZ College van B&W inschakelen

11 Vervolgacties De werkwijze wordt vertaald tot een raamwerk van afspraken, vastgelegd in het implementatieplan c.q. het spoorboekje van de coöperatie Amaryllis en in bestekken en contracten met zorgaanbieders. Er worden afspraken met de Raad gemaakt over de wijze waarop de gegevensverwerking binnen het sociaal domein verantwoord wordt. Samen met de coöperatie Amaryllis wordt een scholingstraject opgezet om sociaal werkers bekend te maken met de werkwijze omtrent gegevensdeling. Daarnaast moet worden geregeld hoe bewoners actief worden geïnformeerd over hun rechten op het gebied van gegevensdeling. Het inrichten van het regiesysteem voor registratie van triagebesluiten. En het borgen van de beveiliging van de gegevens in het regiesysteem. En frequent evalueren of de werkwijze nog overeenkomt met de hier beschreven uitgangspunten.

12 Geïnspireerd?