Project Initiatie Documentatie 22 feb. 2010

Transcriptie

1 Project Initiatie Documentatie 22 feb Zelf-scan project van Place-to-Be Voorbeeld uitwerking volgens PRINCE2 :2009, uitgewerkt voor de casus van de PRINCE2 Practitioner training. Auteur: Rik Pennartz Auteur: Rik Pennartz; ISES 1

2 Inhoudsopgave Distributie...3 Document historie...3 Goedkeuring...3 Management samenvatting...3 Project definitie...4 Project aanpak...6 Business Case...7 Projectmanagementteam structuur...8 Rol beschrijvingen...8 Kwaliteitsmanagement strategie...9 Configuratiemanagement strategie...10 Risicomanagement strategie...14 Communicatiemanagement strategie...15 Projectplan...17 Projectbeheersing...20 Prince2 op maat...20 Auteur: Rik Pennartz; ISES 2

3 Distributie Naam Rol v0.1 v0.2 v1.0 Bert van Vlinderen x Van Beveren x Paul Westman x Susan Sheffield Brenda Wegemaker Document historie Versie Datum Opmerkingen Handtekening (naam Review handtekening) Bert van Vlinderen Akkoord Organigram en Rollen en verantwoordelijkheden bijgewerkt Van Beveren Van Beveren Goedkeuring Naam Rol Handtekening Van Beveren Paul Westman Susan Sheffield Brenda Wegemaker Management samenvatting - Auteur: Rik Pennartz; ISES 3

4 Project definitie Achtergrond Nieuwe technologieën hebben het mogelijk gemaakt om klanten zelf hun boodschappen te laten af rekenen, zonder dat daar winkelpersoneel aan te pas hoeft te komen. Met deze zogenaamde zelfscan systemen kunnen klanten zelf hun boodschappen afrekenen. Een aantal van onze concurrenten hebben deze technologieën al omarmd en wij blijven op dit moment achter bij deze ontwikkelingen. Er zijn al duidelijke signalen dat klanten andere winkels verkiezen, waar de wachttijden voor de kassa s korter zijn. Alhoewel er nog geen omzetdaling gesignaleerd is, zou de omzet met de nieuwe technologie aanzienlijk verhoogd kunnen worden en kan Place-to-Be weer een winkelketen worden waar gebruikersgemak en klantvriendelijkheid voorop staan. Projectdoelstellingen (objectives en outcomes) Outcome: Kassa wachttijden met 50% gereduceerd direct na implementatie Benefits: Reductie loonkosten met 20%; 15% meer omzet jaar 1, 20 % jaar 2, 25% jaar 3 Imagoverbetering is erg belangrijk. Projectscope en uitsluitingen Dit project behelst de implementatie van een zelf-scan systeem met handscanner voor onze supermarkten met minimaal 6 kassa s. Met dit zelf scan systeem zullen klanten in de gelegenheid gesteld worden om met een handscanner door de supermarkt te lopen, producten te scannen en aan het eind hun producten bij een pin-terminal af te rekenen, zonder dat interferentie van winkelmedewerkers daarbij noodzakelijk is. De bestaande barcodes op de producten kunnen hiertoe ongewijzigd gebruikt worden. Scope: 10 middelgrote supermarkten (6 kassa s) 3 grote supermarkten (10 kassa s) Uitsluitingen: De 5 dorpssupermarkten worden niet meegenomen in dit project. Geen betalingen met creditcards of chipknip Beperkingen en aannamen Beperking: De IT afdeling kan in 2012 niet meer dan 6 personen beschikbaar stellen voor het project (4,5 FTE). Aannamen: Er kan een personeelsplan uitgewerkt worden dat zowel voor de directie als de OR acceptabel is. De OR moet akkoord gaan met dit plan, Het is mogelijk het lege flessensysteem te integreren met het zelf-scan systeem Gebruikers en andere stakeholders Eindgebruikers (klanten van Place-to-Be) Winkelpersoneel (caissières, magazijnmedewerkers, vakkenvullers) IT medewerkers (Systeemontwikkelaars, database specialisten, netwerkbeheerders, systeembeheerders) Bewakers Winkelmanagement OR Auteur: Rik Pennartz; ISES 4

5 Interfaces Project bonusplus: Volgend jaar vindt een upgrade plaats van het Klanten bonuskaart systeem. Het zelf-scan systeem moet hierbij aansluiten en hier moet bij in de pilotfase al rekening gehouden worden. Overname Berghal: Mogelijkerwijs vindt volgend jaar de overname plaats van de 3 filialen van Berghal. Deze kunnen, gezien hun grootte, meegenomen worden in het zelf-scan project. Auteur: Rik Pennartz; ISES 5

6 Project aanpak Er zijn verschillende zelfscan systemen op de markt en er is na het vooronderzoek gekozen voor het FineScan systeem van Bering Systems Inc. Bestaande software van leverancier Bering Systems zal aangepast worden aan de wensen van Place-to-Be. Auteur: Rik Pennartz; ISES 6

7 Business Case Management samenvatting - Redenen Nieuwe technologieën hebben het mogelijk gemaakt om klanten zelf hun boodschappen te laten af rekenen, zonder dat daar winkelpersoneel aan te pas hoeft te komen. Een aantal van onze concurrenten hebben deze technologieën al omarmd en wij blijven op dit moment achter bij deze ontwikkelingen. Er zijn al duidelijke signalen dat klanten andere winkels verkiezen, waar de wachttijden voor de kassa s korter zijn. Alhoewel er nog geen omzetdaling gesignaleerd is, zou de omzet met de nieuwe technologie aanzienlijk verhoogd kunnen worden en kan Place-to-Be weer een winkelketen worden waar gebruikersgemak en klantvriendelijkheid voorop staan. Analyse van alternatieve scenario s Opties: Zelfscan kassa s, Nul-optie (niets doen), openingstijden verlengen Verwachtte voordelen Van de Output, het operationeel zelf scan systeem, worden de volgende voordelen verwacht: Outcome: Kassa wachttijden met 50% gereduceerd direct na implementatie Benefits: Reductie loonkosten met 20%; 15% meer omzet jaar 1, 20 % jaar 2, 25% jaar 3 Eventuele nadelige neveneffecten Er wordt verwacht dat een klein percentage van de producten, niet gescand en niet betaald mee naar buiten worden genomen. Er is geen controle door een caissière en bij controle bij de uitgang zullen niet alle gevallen van diefstal ontdekt worden. Planning Volledige uitrol basis functionaliteiten: 31 september 2012 Volledige uitrol extra functionaliteiten: 31 augustus 2013 Benefits (verkorte wachttijden en kosten reductie vanaf 31 september 2012) Budget Zie projectplan Investeringsanalyse (investering, operationele kosten, omzet, ROI, financiering) Het project wordt gefinancierd door middel van een banklening. Interne Rentabiliteit = 10,5 % Omzet Operationele kosten zelf-scan Resultaat voor belasting Risico s Er bestaat een risico dat klanten massaal wegblijven, bij een slechte performance van het systeem of doordat klanten niet met de nieuwe technologie kunnen of willen werken. Auteur: Rik Pennartz; ISES 7

8 Projectmanagementteam structuur Rol beschrijvingen RAEW-matrix R= Responsible A = Authority E = Expertise W = Work Activiteit Van Beveren (OG) Paul Westman (SU) Susan Sheffield Ben Drager (PM) Brenda Wegemaker Bert van Vlinderen Besluiten over de RA RA A doorlooptijd en budget van het project Besluiten over de RA uitvoering binnen gestelde budget, tijd, en kwaliteitseisen per fase Interne communicatie RA Opstellen EW nieuwsbrieven Goedkeuren RA nieuwsbrieven Externe communicatie RA EW Auteur: Rik Pennartz; ISES 8

9 Kwaliteitsmanagement strategie Introductie De hier beschreven strategie beschrijft hoe de kwaliteitsmanagementsystemen van Place-to- Be worden toegepast op dit project en welke kwaliteitsstandaarden, procedures, technieken en tools gebruikt zullen worden om te voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen van de interneen externe klanten. Tevens worden de afspraken met de afdeling kwaliteitsborging van Placeto-Be hier beschreven. Bedrijfs- of programma management heeft de basis geleverd van deze strategie, de projectmanager heeft deze verder uitgewerkt en de stuurgroep keurt deze goed. De projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze strategie. Quality management procedure Kwaliteitsplanning - Zie Projectproductbeschrijving en Faseplannen met bijbehorende productbeschrijvingen Kwaliteitscontrole: - Kwaliteitsstandaarden: Zie Handboek Place-to-Be Kwaliteitsstandaarden - Formats productbeschrijvingen, kwaliteitsregister - Definities kwaliteitsmethoden: Volgens Prince2 Manual voor In-Process methoden, Appraisal methode (testen en kwaliteitsinspecties) - Meeteenheden: International System of Units Kwaliteitsborging: - Verantwoordelijkheden van de stuurgroep: Door het project opgeleverde producten en diensten moeten voldoen aan de bedrijfsstandaarden - Audits: Financiën eind fase 1, 2, 3 en 4; Technisch/Juridisch eind fase 1, 2, 3 en 4 - Reviews door bedrijfsmanagement geïnitieerd: Niet gepland Tools en technieken Kwaliteitsmanagement systemen, tools + technieken: Geen Vastleggen gegevens Testrapport format Kwaliteitsregister format Rapportage Aan het eind van fase 1 zal een evaluatie uitgevoerd worden van de gebruikte kwaliteitsreview techniek, met het doel deze indien nodig te verbeteren. Het rapport hierover zal gepresenteerd worden aan de stuurgroep. Planning van kwaliteitsmanagement activiteiten Zie kwaliteitsregister Rollen en verantwoordelijkheden Senior user: - Kwaliteitsverwachtingen van de klant en acceptatiecriteria definiëren - Het beschikbaar stellen van de juiste personen voor kwaliteitsinspecties - Zorg dragen voor het opleiden van betreffende personen in kwaliteitsmethoden - Het correct uitvoeren van kwaliteitsmethoden en kwaliteitscontrole procedures - Het uitvoeren van kwaliteitscontrole vervolgacties - Advies geven over Stakeholder management Auteur: Rik Pennartz; ISES 9

10 - Advies geven over de Communicatiemanagementstrategie - Zorgen voor exact beschreven, volledige, eenduidige specificaties - Beoordelen of de oplossing de wensen van de klant vervult - Advies geven over wijzigingsverzoeken vanuit het gebruikers oogpunt - Monitoren van gebruikers risico s - Zorg dragen voor het betrokken zijn van gebruikersvertegenwoordiging bij alle kwaliteitsactiviteiten - Zorg dragen voor het effectief functioneren van de gebruikers liaison Afdeling Kwaliteitsborging: - Uitvoeren van periodieke checks om na te gaan of de opgeleverde producten en diensten voldoen aan de bedrijfsstandaarden. Configuratiemanagement strategie Introductie De hier beschreven strategie heeft betrekking op de technische en administratieve taken betreffende het maken, beveiligen en wijzigen van specialistische en management producten door het project. Het beschrijft hoe en door wie deze producten gecontroleerd en beschermd zullen worden. Bedrijfs- of programma management heeft de basis geleverd van deze strategie, de projectmanager heeft deze verder uitgewerkt en de stuurgroep keurt deze goed. De projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze strategie. Configuratie management procedure Planning Onder configuratiebeheer vallen: - Alle projectdocumenten - Alle correspondentie (digitaal en niet-digitaal) - Alle specialistische producten - Project meubilair, kantoorbenodigdheden, apparatuur Identificatie Het format MijnDocumentV0.1AB.doc wordt ter identificatie gebruikt waarbij de letters AB de voor en achternaam aanduiden van de producent. De extensie.doc kan gewijzigd worden in een andere extensie om het soort product aan te geven. Configuratie beheer Opslag/vrijgave van producten, beveiliging, overdrachtsprocedure: Digitale producten worden opgeslagen op de K-schijf Overige producten worden opgeslagen in het projectmagazijn (Hoofdkantoor op de Zijdestraat 27) Digitale producten worden schrijfbeveiligd en lees- en schrijfrechten worden alleen door de projectmanager toegekend. Producten die goedgekeurd zijn, krijgen de status gebaselined en mogen niet meer veranderd worden zonder de formele wijzigingsprocedure te doorlopen. Overdracht vind plaats na akkoord van de senior user in het geval van definitieve producten of na akkoord van de projectmanager in het geval van producten die tijdens het project verder verwerkt moeten worden. Status accounting In dit project wordt het Productstatusoverzicht gebruikt om alle actuele en historische gegevens van één of meerder producten te beschrijven. Verificatie en audits Auteur: Rik Pennartz; ISES 10

11 Verificatie van de correctheid van de configuratie database en het correct uitvoeren van de configuratie procedure vindt plaats aan het eind van iedere fase en wordt geïnitieerd door de stuurgroep. Procedure voor wijzigingsbeheer en overige issues Issues die betrekking hebben op problemen of punten van zorg 1. Project support verzamelt alle issue en noteert deze in het issue register. 2. Urgente issues worden direct geëscaleerd naar de projectmanager (door de indiener) 3. De projectmanager bekijkt het issue register minimaal één maal per week. 4. De projectmanager bepaalt de impact van een issue of laat deze uitvoeren. De uitvoerder van de impactanalyse stelt een issue rapport op. Dit issue rapport kan een zijn. 5. Indien gewenst kan de projectmanager besluiten dit Issue rapport aan de stuurgroep voor te leggen. De opdrachtgever kan tevoren ook telefonisch op de hoogte worden gebracht van deze issue door de projectmanager (een notificatie). 6. Aan de hand van deze impactanalyse worden opties voorgesteld voor het vervolg. 7. De opties worden geëvalueerd; de projectmanager beoordeelt of escalatie van het issue nodig is naar de stuurgroep (door dreigende tolerantieoverschrijdingen) 8. Indien geen escalatie nodig is, stelt de projectmanager een nieuw werkpakket op of past een bestaand werkpakket aan. 9. Indien escalatie wel nodig is stelt de projectmanager een afwijkingsrapport op en legt dit voor aan de stuurgroep. 10. Afhankelijk van de beslissing wordt het register en het issue rapport bijgewerkt. Auteur: Rik Pennartz; ISES 11

12 Issues: Wijzigingsverzoeken en off-specifications Stuurgroep Neemt besluit Wijzigings Autoriteit (WA) Project manager Project support Bekijkt wekelijks de binnengekomen issues Check: Is de issue duidelijk omschreven? Opnemen in issue log Kleine change (geen impact op T,, Q, R, BC)? Urgent? Direct escaleren naar PM Ja PM beslist zelf Nee Voorleggen aan WA WA beslist indien < Groter dan 5.000? Maak Issue rapport Nieuw werkpakket autoriseren; Indiener informeren; Issue rapport bijwerken Issue Register bijwerken Indiener Issue per mail aanmelden aan project support volgens format Tabel: Procesmodel changemanagement 1 Tools / technieken Excel voor het vastleggen van configuratie item records en voor issues Vastleggen gegevens Issue register: Volgens Prince2 manual Configuratie item records: Volgens Prince2 manual Formulier voor wijzigingsverzoeken: Speciaal format voor dit project Rapportage Issue rapport: Zie Prince2 manual (Issue rapport mag in een verwerkt zijn) Productstatuslijst: De beschrijving van de status van een product. Performance rapporten: Aan het eind van iedere fase vindt evaluatie en rapportage over de effectiviteit van de strategie plaats. Configuratiemanagement planning en controle activiteiten voor wijzigingen en issues Review van nieuwe wijzigingsverzoeken: wekelijks op woensdag Review van issues door de projectmanager: wekelijks op woensdag Audits: Kwaliteitsborging initieert deze wanneer nodig. Rollen en verantwoordelijkheden Auteur: Rik Pennartz; ISES 12

13 Wijzigingsautoriteit: Verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen over wijzigingsverzoeken tot een bedrag van per wijziging (mits deze geen impact heeft op tijd en geen risico s tot gevolg heeft) Projectsupport: Verantwoordelijk voor Identificatie, Configuratie beheer en Status accounting Stuurgroep: Verantwoordelijk voor het beheer van het Wijzigingsbudget ( ). Prioriteitsaanduiding en ernst van het probleem Voor wijzigingsverzoeken: Must have Should have Could have Won t have Voor off-specifications en overige issues: Kritiek (stuurgroep beslist) Zeer ernstig (stuurgroep beslist) Ernstig (stuurgroep beslist) Middelmatig ernstig (stuurgroep beslist) Auteur: Rik Pennartz; ISES 13

14 Risicomanagement strategie Introductie Het doel van de Risicomanagement strategie is het identificeren, beoordelen en controleren van onzekerheden, om de kans van slagen van het project, te verhogen. Bedrijfs- of programma management heeft de basis geleverd van deze strategie, de projectmanager heeft deze verder uitgewerkt en de stuurgroep keurt deze goed. De projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze strategie. Risicomanagement procedure 1. Identificatie Aanleveren van het geïdentificeerde risico per mail volgens template aan de Projectmanager 2. Projectmanager noteert in het Risico register 3. De projectmanager wijst een risico eigenaar aan. 4. Beoordelen - Projectmanager (indien nog niet gebeurd) analyseert het risico in samenwerking met specialisten en bepaalt de kans, impact en de nabijheid. 5. Plannen De risico eigenaar / teams bedenken maatregelen en inventariseren de benodigde mensen, middelen, kosten, nieuwe risico s etc. Aan de hand hiervan wordt de juiste maatregel gekozen 6. Implementeren De risico eigenaar zorgt voor uitvoering van de maatregel(en) en controleert het effect hiervan. Hij/zij kan een risico-actiehouder vragen een maatregel uit te voeren.. De risico eigenaar rapporteert naar de projectmanager volgens afgesproken frequentie. Tools en wordt gebruikt voor het uitvoeren van Monte Carlo analyses voor het gehele project. Risico register template Zie Risicoregister template Rapportage & Frequentie Teammanagers naar Projectmanager: Wekelijks in de voortgangsrapportages Projectmanager naar Opdrachtgever: Wekelijks in de hoofdpunten rapportages. Stuurgroep naar Directie: Bij risico s die impact kunnen hebben op de bedrijfsvoering of het bedrijfsimago De informatie uit het Risicoregister van risico s boven de kans-impact lijn (grijze gebied) moeten worden gerapporteerd: Zeer hoog Hoog Medium Laag Zeer laag Kans Impact Zeer laag Laag Medium Hoog Zeer hoog In ieder fase eindrapport beoordeelt de projectmanager de gebruikte risicomanagement methode en doet eventueel voorstellen om deze bij te stellen. De stuurgroep initieert aan het eind van de pilotfase een audit om o.a. de performance van de gebruikte risicomanagement strategie te verifiëren. Auteur: Rik Pennartz; ISES 14

15 Rollen & verantwoordelijkheden (zie A.24.5) Bedrijfsmanagement: Signalering van risico s welke buiten de scope van het project liggen en het informeren van de opdrachtgever hierover. Stuurgroep: Signalering van risico s welke buiten de scope van het project of het projectmanagement team (incl. teamleden) vallen. Indien nodig escalatie naar bedrijfsmanagement en informatie van betreffende partijen of personen. Projectmanager: Verantwoordelijk voor signalering en zonodig escalatie van risico s die fasetoleranties of projecttoleranties kunnen doen overschrijden. Team manager 1 (aannemer): Verantwoordelijk voor alle risico s die bij de uitvoering van toegekende werkpakketten kunnen plaatsvinden. Overschrijving van tijd en/of budget komen volledig ten koste van de aannemer. (In het contract vastgelegd) Kans & impact aanduiding Zeer hoog, Hoog, Medium, Laag en Zeer laag Nabijheidsaanduidingen Onmiddellijk Binnen 1 a 2 weken Binnen 3 a 4 weken Binnen 1 a 2 maanden In de volgende fase In dit project Na het project Risico categorieën Organisatorisch Technisch Juridisch Projectrisico Bedrijfsrisico Financieel Imago Risico maatregelen (Categorieën) Voor bedreigingen: Voorkomen, reduceren, noodplan, overdragen, accepteren, delen Voor kansen: Exploiteren, verrijken, afwijzen, delen Waarschuwingsindicatoren Geen indicatoren bekend. Risico tolerantie Uitval of verstoringen van de kassasystemen gedurende de drukke periodes van het jaar zijn onacceptabel en projecten in deze periode die invloed kunnen hebben op deze systemen moeten voorgelegd worden aan de stuurgroep Risico budget 0,00 Communicatiemanagement strategie Auteur: Rik Pennartz; ISES 15

16 Introductie Deze strategie beschrijft de middelen en de frequentie van communicatie tussen de verschillende partijen, zowel intern als extern van het project. Communicatie procedure Communicatie methode: Het document Richtlijnen voor externe communicatie van de communicatie afdeling van Corporate management wordt gebruikt in dit project. Externe communicatie berichten moeten altijd worden voorgelegd aan het hoofd Externe communicatie. Voor interne communicatie zijn geen richtlijnen noodzakelijk. Tools en technieken Tools: - Technieken: - Vastleggen gegevens De volgende communicatie items worden bewaard: Post (postarchief, projectsupport) Mail (Digitaal mailarchief, projectsupport met backup op G-schijf) Nieuwsbrieven (Archief; projectsupport met backup op G-schijf) Overlegverslagen (Archief; projectsupport met backup op G-schijf) Externe communicatie uitingen (Archief; projectsupport met backup op G-schijf) Rapportage Communicatie strategie rapport : - Doel: Bepalen van de effectiviteit van de communicatie. Hierin wordt de vraag beantwoord in hoeverre onze klanten goed geïnformeerd zijn over het nieuwe systeem. - Frequentie: Twee weken voor het eind van Fase 1 Pilot; Twee weken voor het eind Fase 2 Uitrol basis en twee weken voor het eind Fase 4 Uitrol extra s. - Ontvangers : Projectmanager, stuurgroep, directie en hoofddirectie. Planning van communicatie activiteiten Intern Interne nieuwsbrieven: 1 e week van iedere maand Voortgangsrapporten en hoofdpunten rapporten: Zie H. Projectbeheersing Extern Tijdens de pilot fase: 2 weken voor implementatie van het pilot systeem op de pilotlocatie door middel van Posters Tijdens de Fase Uitrol basis; Landelijke publiciteitscampagne in kranten en op TV Rollen en verantwoordelijkheden Corporate marketing department: Verantwoordelijk voor de externe publiciteitscampagnes Verantwoordelijk voor perscontacten. De officiële perswoordvoerder Mevr. Binders is als enige geoorloofd contacten met de pers te onderhouden. Zie verder Rollen & verantwoordelijkheden matrix Stakeholder analyse Belanghebbenden (geen onderdeel uitmakend met het projectmanagement team): Stakeholder Huidige relatie Caissières OR Tegenwerkend; Maken zich zorgen om hun baan Gewenste relatie Positief; begrip voor de noodzaak van het project Interfaces OR (De OR is tegen banenverlies en sommige caissières zijn lid van de OR Belangrijkste communicatie boodschap Personeelsplan waarin opleidingsmogelijkheden en nieuwe functies beschreven staan per individu Auteur: Rik Pennartz; ISES 16

17 Klanten Zeer tevreden Zeer tevreden Nieuwe techniek helpt klanten en is gebruiksvriendelijk; biedt voor klanten veel voordelen Directie Bewakers Informatiebehoeften van belanghebbende partijen Stakeholder Caissières OR Klanten Directie Bewakers Medewerkers Informatie van project aan stakeholder Tijdens pilot informeren over project Informatie van stakeholder aan project Behoeften en wensen baan/opleiding Wie levert / ontvangt informatie? Alle caissières en hun managers Freq. Communi catie middel Overleg filiaalmanagers/ caissières en P&O; Persoonlijke gesprekken Communi catie format Brief naar huisadres gestuurd Brief naar huisadres gestuurd Projectplan Beschrijving Dit plan beschrijft de uitvoering van het project in 4 fasen, vanaf het moment van project autoriseren tot en met het live gaan van het zelf-scan systeem, met extra functionaliteiten in genoemde supermarkten. Voorwaarden voor uitvoering Financiering moet geregeld zijn. Externe afhankelijkheden Project bonusplus: Volgend jaar vindt een upgrade plaats van het Klanten bonuskaart systeem. Het zelf-scan systeem moet hierbij aansluiten en hier moet bij inde pilotfase al rekening gehouden worden. Overname Berghal: Mogelijkerwijs vindt volgend jaar de overname plaats van de 3 filialen van Berghal. Deze kunnen, gezien hun grootte, meegenomen worden in het zelf-scan project. Auteur: Rik Pennartz; ISES 17

18 Aannamen - Er kan een personeelsplan uitgewerkt worden dat zowel voor de directie als de OR acceptabel is. De OR moet akkoord gaan met dit plan, - Het is mogelijk het lege flessensysteem te integreren met het zelf-scan systeem. Leerpunten van vorige projecten De filialen van onze concurrenten in Duitsland hebben een aantal technische problemen gehad met dit systeem (Zie leerpunten logboek) Monitoring en control Via hoofdpuntenrapporten Budget Toleranties Zie projectbeheersing Projectproductbeschrijving : Doel van het project Operationeel zelf-scan systeem Samenstelling eindproduct Vooronderzoek (Gereed) Pilot opzet Zelfscansysteem operationeel in filialen A, B, C Personeelsplan Extern Communicatie plan Intern Communicatie plan Kwaliteitsverwachtingen van de klant Makkelijk in het gebruik; geen of bijna geen wachttijden; foutloos Acceptatie criteria & project kwaliteitstoleranties 1. Gebruiksvriendelijk; De scanner en de terminals moeten makkelijk te gebruiken zijn, zonder hulp van het winkelpersoneel voor mensen die enige ervaring hebben met het gebruik van een PC (thuis) en touchscreens. Het is mogelijk dat een deel van de klanten niet met het systeem kan omgaan. Deze groep mag niet meer dan 20% van de klanten uitmaken. 2. Beveiliging: Het percentage ongescande producten mag niet meer dan 2% van de omzet bedragen. Hieronder wordt verstaan de producten die wel meegenomen worden de winkel uit, maar niet gescand zijn. Basis functionaliteiten: 3. Scanners: 3.1 Scannen alle producten uit het filiaal 3.2 Toevoegen gelijke producten 3.3 Verwijderen producten uit de lijst Meertalig (Nederlands, Frans, Duits, Engels) Laat productprijzen zien en totaal bedrag (zie verder Productbeschrijving Scanners) 4. Betaalterminals: Auteur: Rik Pennartz; ISES 18

19 4.1 Verwerking klanten kaart mogelijk 4.2 Verwerking flessenbon mogelijk 4.3 Betaling met pin en chipknip 4.4 Printen bon met barcode Meertalig (Nederlands, Frans, Duits, Engels) (zie verder Productbeschrijving Betaalterminals) Acceptatie methode Filiaalmanagers krijgen de bevoegdheid het systeem na de testperiode goed te keuren of af te keuren en akkoord te geven voor live implementatie. Ook de overige stuurgroep leden moeten hun akkoord geven bij deze beslissing. De filiaalmanager is vanaf dat moment verantwoordelijk voor het systeem. Acceptatie verantwoordelijkheden Alle stuurgroepleden moeten het systeem na de testperiode accepteren. Auteur: Rik Pennartz; ISES 19

20 Planning Projectbeheersing Faseovergangen Autoriseren initiatiefase Autoriseren Pilotfase Autoriseren Uitrol basisfunctionaliteiten Autoriseren Ontwikkeling extra functionaliteiten Autoriseren Uitrol extra functionaliteiten De projectmanager presenteert uiterlijk 1 week voor iedere faseovergang een Fase eindrapport, een aangepast projectplan, Business case en een volgend faseplan, waarmee de stuurgroep een fase eindbeoordeling kan uitvoeren. Toleranties (projectniveau): Tijd: - 1 maand / + 3 maand Geld: - 10% / + 5 % Scope: Het filiaal in Deventer heeft geen prioriteit op dit moment, maar kan indien mogelijk wel meegenomen worden. Benefits: Interne Rentabiliteit moet minimaal 5% zijn. Imagoverbetering is belangrijker dan ROI. Monitoring Via hoofdpuntenrapporten Rapportages Voortgangsrapporten Frequentie volgens afspraak in de werkpakketten (volgens template) Hoofdpuntenrapporten 2 wekelijks (volgens template) Prince2 op maat - Vanwege de commerciële relatie met de leverancier is de verdeling van risico s vastgelegd in het contract. Toegekende werkpakketten vallen onder dit contract. - Er is een speciaal format Formulier voor wijzigingsverzoeken voor dit project gemaakt. Auteur: Rik Pennartz; ISES 20