Procedure Risicobeheersing en kansen afweging. Waterketen. Registratienummer: Versie: 1.0. Datum

Transcriptie

1 Procedure Risicobeheersing en kansen afweging Waterketen Soort document: Procedure Registratienummer: Versie: 1.0 Status: Definitief Afdeling /Eenheid: Proceseigenaar: Procesbeheerder Procesbeschrijver: Beoordelaar: Bedrijfsbureau Afdelingshoofd Waterketen Teamleider BedrijfsbureauKwaliteitsmedewerker Waterketen Fons Geijsen Kwaliteitsmedewerker Waterketen

2 Format beschrijving Waterketen Documenthistorie Versie Actie Wie 1.0 Aanpassen procedure 2013 op vernieuwde KAMaspectenregister Ben 1.1 Aanpassingen nav van audit Fons Distributielijst Versie Aan Wie Implementatielijst Versie Aan Wie

3 Format beschrijving Waterketen Inhoudsopgave 1 Algemeen 4 2 Systeem vanaf 1 juni Inleiding Proces informatie 4 3 Proces schema Uitleg processchema Nieuw risico of risico beperkende maatregel gereed? Rest risico beoordelen Extra risicobeperkende maatregelen bedenken Opvoeren in AM risicoregister Beoordelen opgetelde risico s Bijwerken risicoregister en rapporteren Risicoregister Waterketen 8 4 Schematisch overzicht vanaf 1 juni Bijlage opzet risicobeheersing Waterketen Risicomatrix Rie inventarisatie KAM (Kam aspectenregister) Rie inventarisatie Persleidingen Rie inventarisatie Rioolgemalen Rie inventarisatie Rioolwaterzuiveringen Rie Inventarisatie die via register afwijkingen, meldingen en risico's zijn ontvangen Risicoregister Waterketen 10 5 Systeem tot 1 juni Inleiding Beheersing beheers risico s 11 6 De relatiematrix 12

4 4 1 Algemeen Vanaf jaren '90 worden er bij Waterketen (WK) risico's beheerst, dit in kader van o.a. KAM, onderhoud. Het huidige systeem is gedateerd en het systeem wordt geüpdatet. Er zijn op dit moment nog 2 systemen die gebruikt worden/zijn gebruikt. Komende tijd worden alle inventarisaties uitgevoerd op basis van het nieuwe risicobeheerssysteem Als deze gereed zijn vervalt hierbij het oude systeem. Er worden dus 2 systemen beschreven: -Systeem vanaf 1 juni Systeem voor 1 juni 2014 Niet alleen risico's worden beheerst ook is er een systeem om kansen te benutten, te prioriteren en uit te voeren. Dit staat omschreven in de werkinstructie kansen afweging corsa nr xxxx. 2 Systeem vanaf 1 juni Inleiding Voor u ligt de procedure van het proces Risicomanagement. 2.2 Proces informatie Proces: Risicomanagement Doel: Continu beheer van risico s. Aangepaste (externe) omstandigheden of ervaringen tijdens de afgelopen periode, kunnen aanleiding zijn om nieuwe risico s op te voeren of nieuwe maatregelen te (laten) bedenken. Input Nieuwe, gewijzigde of vervallen risico s Output Bijgewerkt risicoregister Eventueel opdracht tot nieuwe risico beperkende maatregelen Rapportage aan afdelingsmanagement, directie en bestuur

5 5 3 Proces schema In dit hoofdstuk wordt het proces beschreven aan de hand van een processchema.

6 6 3.1 Uitleg processchema Nieuw risico of risico beperkende maatregel gereed? Het proces start met de identificatie van een nieuw risico of een gewijzigd risico. Een risico kan wijzigen als gevolg van externe omstandigheden of als gevolg van realisatie van een risico beperkende maatregel. Input Gedetailleerde informatie over de verandering. Output Conclusie om proces te starten Rest risico beoordelen Als er iets is veranderd: Omgeving; Stakeholder eisen; Projecten; Einde levensduur assets; Oplevering nieuwe assets; Risicobeperkende maatregel uitgevoerd; Aangepaste wet- en regelgeving; Etc dat aanleiding geeft tot identificatie van een nieuw risico of het verminderen of verhogen van een bestaand risico, dan dient het (rest) risico opnieuw te worden getoetst aan de risicomatrix Input Informatie over de verandering; De geldige risicomatrix. Output Conclusie over het risico: acceptabel of niet Extra risicobeperkende maatregelen bedenken Als het potentiele (rest) risico nog niet acceptabel is, dan dienen er nieuwe risico beperkende maatregelen te worden bedacht en ingepland. Verzekeren van een risico kan ook een optie zijn. Input De conclusie dat een risico nog onacceptabel groot (effect*kans) is. Output Voorstel risico beperkende maatregel Opvoeren in AM risicoregister Een risico wordt altijd opgevoerd in het risicoregister. Indien het risico acceptabel is dient het risico in het risicoregister ook meteen gereed gemeld te worden. Indien risico niet acceptabel, de extra risico beperkende maatregel toevoegen aan het risico in het risicoregister en de plandatum invullen. Het uitvoeren van de maatregel wordt door de eigenaar van het risico aangestuurd. De Risicomanager informeert naar de voortgang en stelt de plandatum bij indien nodig.

7 7 Input Betreffende risico (met of zonder omschrijving van de noodzakelijke maatregel). Output Bijgewerkt risicoregister Beoordelen opgetelde risico s Als een risico bijvoorbeeld eens in de 10 jaar kan optreden en dat is acceptabel (gegeven de ernst) volgens de risicomatrix, dan is er geen risico beperkende maatregel nodig. Als we 10 van dergelijke risico s in het risicoregister hebben staan en die zijn alle 10 nog actueel, dan is de kans op 1 van die 10 risico s dus eigenlijk eens in het jaar (i.p.v. eens in de 10). Deze horizontale verschuiving in de risicomatrix kan leiden tot een onacceptabel vakje en dus aangeven dat er toch een noodzaak is tot het treffen van risicobeperkte maatregelen. Hiervoor zal een NIEUW VERZAMELRISICO worden opgevoerd. Zodra die maatregel is uitgevoerd, kunnen de oorspronkelijke risico s worden aangepast (conform de oplossing, dus ofwel hun kans is verlaagd, ofwel hun ernst) en dan kan het VERZAMELRISICO-item in het register weer worden gesloten. De noodzaak/frequentie om dit te doen is afhankelijk van de hoeveelheid risico s en veranderingen. Minimaal 1* per jaar is geen onlogisch begin hiervoor. Doe het in ieder geval kort VOOR een rapportage moment. Input Risicoregister Risicomatrix Output Conclusie over bijwerken risicoregister Bijwerken risicoregister en rapporteren Iedere 3 maanden dient het complete risicoregister (voor zover de risico s niet gesloten zijn) te worden gerapporteerd aan het HHNK risicomanager. Alvorens te rapporteren worden de uitstaande maatregelen getoetst op gereed zijn volgens plan. Indien maatregelen inderdaad gereed, dan wijzigingen doorvoeren in het risicoregister. Indien plandatum moeten opschuiven omdat de risico beperkende maatregelen nog niet gereed zijn, dit ook doen in het risicoregister. Daarna het nieuwe overzicht maken en rapporteren. Input De ondergrens van HHNK welke risico s moeten worden gerapporteerd; Risicoregister met open risico s. Output Bijgewerkt risicoregister met open risico s De gefilterde grote risico s en indien van toepassing- de som van een aantal kleinere risico s die samen een verhoogde kans*effect opleveren, passend bij de ondergrens van HHNK.

8 8 3.2 Risicoregister Waterketen Het risicoregister (zie P&C Waterketen voor de locatie) is in beheer bij de risicomanager WK. Hij/Zij rapporteert over de som van de risico s en coördineert het risico beoordelen en zoeken van risico eigenaren. Nadat de risico-eigenaar is geïnformeerd en het risico is aan hem/haar toegewezen, dan is de risico eigenaar verantwoordelijk voor een passende aanpak van het risico. De eigenaar moet proactief informeren over de veranderingen in het risico. De risicomanager wk zal ondersteunen door indien er onvoldoende bekend is over een risico of de beperkende maatregel te informeren naar de voortgang.

9 9 4 Schematisch overzicht vanaf 1 juni Bijlage opzet risicobeheersing Waterketen In deze bijlage vind je een schematische voorstelling van de vernieuwde opzet risicobeheersing Waterketen Risicomatrix De risicomatrix is opgezet om een nieuw risico te ontdekken of het verminderen van een bestaand risico. De werkinstructie gebruik risicomatrix beschrijft hoe de risicomatrix gebruikt dient te worden. Er wordt stap voor stap uitgelegd wat er moet gebeuren.

10 Rie inventarisatie KAM (Kam aspectenregister) Voor het risicobeheersing van KAM tijdens normale bedrijfssituatie is een KAM aspecten register ontwikkeld. In het register worden alle relevante processen vermeld die een wisselwerking hebben met kwaliteit, arbo-veiligheid en milieu. Per proces wordt geïnventariseerd wat de effecten zijn op gebied van veiligheid, milieu, imago, doelstellingen en financiën. Als de effecten benoemd zijn, wordt hieraan een risicoklasse gekoppeld en bij ieder aspect wordt dan een borgingsmaatregel vastgelegd, waarmee het effect tot een acceptabel minimum wordt gereduceerd. Om ervoor te zorgen dat ook tijdens een calamiteit de effecten beheersbaar zijn, zijn er noodplannen ontwikkeld. In de noodplannen zijn de borgingsmaatregelen in kaart gebracht, die tijdens verschillende calamiteiten in werking treden Rie inventarisatie Persleidingen Voor risico beheer van persleidingen is een model ontwikkeld waarin alle persleidingen zijn opgenomen (ca 600 km). In dit model zijn de risico's weergegeven voor en na een beheersmaatregel. Tevens is vermeld wanneer persleidingen vervangen moeten worden om te blijven voldoen aan de doelstellingen en de risico's beheersbaar blijven. Voor de risico's is gekeken naar de effecten op veiligheid, milieu, imago, doelstellingen en financiën Rie inventarisatie Rioolgemalen Voor risico beheer van rioolgemalen (ca 230)wordt gebruikt gemaakt van AM prover. Hierin worden van de functionele eenheden de risico's bepaalde en de daaruit eventuele beheersmaatregelen om het risico naar een aanvaard niveau terug te brengen. Dit om te blijven voldoen aan de doelstellingen en de risico's beheersbaar blijven. Voor de risico's is gekeken naar de effecten op veiligheid, milieu, imago, doelstellingen en financiën Rie inventarisatie Rioolwaterzuiveringen Voor risico beheer van rioolwaterzuiveringen (ca 15)wordt gebruikt gemaakt van AM prover. Hierin worden van de functionele eenheden de risico's bepaalde en de daaruit eventuele beheersmaatregelen om het risico naar een aanvaard niveau terug te brengen. Dit om te blijven voldoen aan de doelstellingen en de risico's beheersbaar blijven. Voor de risico's is gekeken naar de effecten op veiligheid, milieu, imago, doelstellingen en financiën Rie Inventarisatie die via register afwijkingen, meldingen en risico's zijn ontvangen Voor het registeren van afwijkingen en verbeteringen wordt het register afwijkingen, meldingen en risico's Waterketen gebruikt. In dit register worden de afwijkingen, meldingen en risico's vermeld die effect hebben op veiligheid, milieu, imago, doelstellingen en financiën Risicoregister Waterketen Zie omschrijving hoofdstuk 2.4

11 11 5 Systeem tot 1 juni Inleiding Dit systeem wordt vervangen door het risicobeheersingsysteem vanaf 1 juni Er zijn dus op dit moment nog 2 systemen die gebruikt worden/zijn gebruikt. Komende tijd worden alle inventarisaties uitgevoerd op basis van het nieuwe risicobeheerssysteem Als deze gereed zijn vervalt hierbij het oude systeem. 5.2 Beheersing beheers risico s Om te kunnen voldoen aan gestelde productie- en producteisen worden dat er beheersbedieningsactiviteiten uitgevoerd. Per installatie is hiertoe een risico-inventarisatie opgesteld, waarin borgingsmaatregelen zijn vermeld. De borgingsmaatregelen zijn gericht om de risico's tot een minimum beperken. In een risicoanalyse (voor 1 juni 2014) zitten altijd aannames, over de gehanteerde parameters kan lang gediscussieerd worden zonder dat het ooit goed dicht getimmerd zal worden. Maar ook met een risicoanalyse mag risico genomen worden. De risicoanalyse is geen statisch iets, regelmatig moet deze aan de hand van later te houden beheers-en storingsanalyses worden geëvalueerd en worden bijgesteld. Op deze manier kan de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van installaties verder verhoogd worden. De resultaten van de risicoanalyse worden gebruikt voor het: 1. Opzetten van het periodiek onderhoudssysteem (soort onderhoud, frequentie); 2. Opzetten voor het beheersen van procestechnische activiteiten; 3. Opzetten voor vervangende processen bij calamiteiten; 4. Opzetten van de storingswachtdienst (urgentiebepaling, prioritering).

12 12 6 De relatiematrix In de onderstaande matrix zijn de vijf rollen uit de controle technische functiescheiding vertolkt naar functie en activiteit. De volgende rollen worden onderscheiden: Verantwoordelijk (V) Taak (T) Beoordelen (B) Goedkeuren (G) Informeren (I) Archiveren (A) Proces: Risicomanagement wk Asset Eigenaar (Afd. hoofd Waterketen) Asset Manager (Clusterhoofd K&O) Risico Eigenaar (proces -of asset-) Activiteit Proces- en asset eigenaar melden risico s of maatregelen die gereed V T T T T zijn (Rest) risico beoordelen T T V T Risicobeperkende Maatregel bedenken en uitvoeren AM Risicomanager Specialisten T V T Iedereen die risico s ziet Toelichting Risico opvoeren en beheren Analyse Som van de risico s beoordelen Rapporteren VT VT VT