Van Alckmaer in beweging. Werkplan 2015

Transcriptie

1 Van Alckmaer in beweging Werkplan 2015 Januari 2015

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 WERKWIJZE STRATEGISCHE UITGANGSPUNTEN... 4 MISSIE... 4 KERNTHEMA S ACTIVITEITEN EN PROJECTEN IN BIJLAGE I ACTIVITEITEN/PROJECTEN... 5 BIJLAGE II ORGANOGRAM

3 Inleiding Van Alckmaer heeft in 2014 veel zaken in beweging gezet; zowel in- als extern. In een jaar waarin het economisch minder ging en politiek gezien de corporaties het vuur aan de schenen werd gelegd, moest een ieder een tandje bijzetten. Daarnaast zien wij dat de samenleving volop in beweging is, waarbij de decentralisatie van een aantal overheidstaken en de nadruk op de nieuwe participatiemaatschappij, ofwel het nemen van meer eigen individuele verantwoordelijkheid, grote gevolgen heeft voor onze klanten. Wij hebben dan ook niet stil gezeten, maar zijn bezig om orde op zaken te stellen en hebben onder meer de bedrijfslasten naar beneden gebracht. Zo hebben we o.a. geen managersfuncties meer, is de leegstandsderving verlaagd en worden processen en procedures tegen het licht gehouden. Vanuit het adagium Van binnen naar buiten, zijn de deuren geopend voor wat betreft kennisverbreding en kennisuitwisseling van de medewerkers. De medewerkers gaan ook buiten kantoortijden bij klanten langs om de huurachterstanden te bespreken en te bezien of andere hulpinstanties ingeschakeld moeten worden. Een aanpak die nu al zijn vruchten afwerpt. In 2015 zetten wij deze ingeslagen weg voort en intensiveren wij de klantcontacten en samenwerking met onze stakeholders. De stakeholders geven input over wat gewenst en nodig is in de Stad Alkmaar. Daarnaast krijgen de huurders met de nieuwe woningwet die eind 2014 door de 2 e kamer is aangenomen, een grotere stem. Iets wat wij gezamenlijk in 2015 met onze huurdersvereniging graag nader vorm willen geven wordt dan ook het jaar van Van Alckmaer in beweging. In dit jaar wordt alles in de steigers gezet om de organisatie klaar te stomen voor de toekomst en de zogenaamde wensorganisatie te realiseren. De contouren van de wensorganisatie zullen per 1 juli 2015 een feit zijn. Dit betekent, heldere organisatorische keuzes maken, in een omgeving die voortdurend in beweging is. Implementatie is voorzien op 1 januari Werkwijze In het voorliggende werkplan Van Alckmaer in beweging zijn de activiteiten/projecten voor 2015 weergegeven, die aan de beweging bijdragen. Uiteraard is dit werkplan niet statisch en zullen wij deze halverwege het jaar op basis van nieuwe input, aanscherpen. Wij hebben er bewust voor gekozen om geen lijvig document, maar een beknopt werkplan op te stellen waarin alleen de specifieke projecten en activiteiten zijn benoemd die bijdragen aan de wensorganisatie. Alle reguliere activiteiten en projecten, ofwel going concern (planmatig onderhoud, begroting opstellen, jaarverslag, treasury jaarplan, jaarlijkse huurverhoging etc.) zijn hier niet in opgenomen. De vier afdelingen binnen Van Alckmaer (zie bijlage II organogram); Wonen,, en Algemene Zaken hebben dit uiteraard in hun specifieke afdelingsplannen wel gedetailleerd in kaart gebracht. In het Teamleidersoverleg (TLO) wordt de voortgang en uitvoering van de activiteiten/projecten gemonitord m.b.v. een stoplichtenoverzicht; zitten wij nog op koers of is bijstelling noodzakelijk (Groen; in de pas met de planning. Oranje; net uit de pas met de planning, opletten. Rood; vertraging, bijstelling noodzakelijk). In de volgende paragraaf, wordt ingezoomd op onze strategische uitgangspunten voor Het herziene ondernemingsplan vormt de basis voor de kernthema s. Vervolgens worden de voorgenomen activiteiten/projecten voor 2015 weergegeven. 3

4 1. Strategische uitgangspunten De basis voor het voorliggende werkplan is Het Historisch Toekomstperspectief, het herziene ondernemingsplan De hierin benoemde speerpunten; terug naar de kerntaken, versterken van de klantbinding, specialist in monumenten, inzetten op leefbaarheid, innovatief in duurzaamheid, verlaging van de woonlasten en gezond financieel beleid (verlaging bedrijfslasten) zijn nog steeds actueel. In het kader van het strategisch portefeuillemanagement heeft VA eind 2014 haar missie en kernthema s ge(her)formuleerd. Deze vormen tezamen met het ondernemingsplan de kapstok, ofwel het kader waarbinnen de werkplannen zijn opgesteld. Hieronder een korte schets van de missie en de kernthema s. Missie Van alckmaer verhuurt: Voor onze primaire doelgroep van huishoudens met een laag inkomen Voldoende en passende woningen van goede kwaliteit In levensloopbestendige wijken in regio Alkmaar Wij hebben daarbij een sterke focus voor het beheer en behoud van monumentale panden Kernthema s Van Alckmaer heeft voor 2015 op basis van de missie, kernthema s benoemd, waar vanuit de maatschappelijke opgave wordt bekeken. De diverse activiteiten en projecten sluiten bij deze kernthema s aan. De kernthema s zijn: betaalbaarheid, duurzaamheid, beschikbaarheid, gedifferentieerde wijken en monumenten. Met deze thema s reageren wij op de ontwikkelingen die op ons afkomen en waar wij als VA een passend antwoord op willen geven. De kernthema s zijn als volgt gedefinieerd; Vergroten van de betaalbaarheid van de woonlasten voor lage inkomens Vergroten van de duurzaamheid (energiezuinigheid) van woningen Verbeteren van de kwantitatieve en kwalitatieve match tussen vraag en aanbod (beschikbaarheid; voldoende en passend aanbod voor huidige en toekomstige klanten) Verbeteren van de differentiatie van het woningaanbod in de wijken voor een mix van huishoudens (levensloopgeschikte wijken) Verbeteren en behouden van het aanbod aan monumentale woningen en panden voor de stad Alkmaar. Naast deze inhoudelijke kernthema s, is voor 2015 één belangrijk onderwerp toegevoegd: Een flexibele LEAN organisatie en gezonde bedrijfsvoering; de zogenaamde wensorganisatie Vanuit de kernthema s zijn de activiteiten en projecten geformuleerd die op (in)directe wijze bijdragen aan de maatschappelijke opgave van VA in Activiteiten en projecten in 2015 Hieronder zijn de specifieke activiteiten/projecten weergegeven vanuit de afdelingen Wonen,, en Algemene Zaken. Deze zijn op basis van de kernthema s ingedeeld. 4

5 Bijlage I Activiteiten/Projecten 1 Organisatie en bedrijfsvoering Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie* Opmerkingen Strategisch niveau 1 Kanteling organisatie De organisatie voorbereiden op de toekomst (lean, mean, flexibel en voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving). 2 Risico beheersing Risico beheersing d.m.v. Corporatie Control Monitor (CCM). 3 Ondernemingsplan Nieuw ondernemingsplan Woningwet Implementatie gevolgen herziening woningwet. Tactisch niveau 5 Optimaliseren onderhoud Kaders voor het onderhoud opnieuw formuleren teneinde de onderhoudslasten te verlagen waarbij het sociaal opdrachtgeverschap niet uit het oog wordt Wensorganisatie formuleren Wensorganisatie implementeren M.b.v. CCM module controle op bedrijfsrisico's en toetsing van processen / rapportages TLO en RvC. Sessie met medewerkers en stakeholdersbijeenkomst organiseren (juni) om thema's en insteek te bepalen. In kaart brengen van de consequenties voor VA, strategische keuzes maken, eventuele wetswijzigingen doorvoeren en implementeren. Definiëren van heldere doelstellingen voor vastgoedonderhoud, werkwijze en contracten met aannemers en inkoop daarvan aanpassen. Jan-Juli 15 Juli-Dec 15 Jan '15 Jun-Dec '15 Mrt- Okt '15 TLO*** DB/Staf

6 6 Maandrapportage organisatie verloren. Kwaliteit verbetering maandrapportage TLO. 7 Procedures Optimaliseren procedures afdelingen Wonen,, en Alg. Zaken. 8 Externe communicatie Laten zien waar VA voor staat; alle projecten en activiteiten promoten. 9 Interne communicatie Optimaliseren van de interne communicatie. 10 Governance Actualiseren reglementen / statuten. Navragen bij andere corporaties/organisaties. Verbeteringsvoorstellen aan TLO presenteren. Actualiseren en vaststellen procedure. Aanpassen in Sensus. Uitvoering geven aan het nieuw opgestelde communicatiebeleidskader; aandacht aan opleveringen en projecten. Jaarbeeld 2015 opstellen voor stakeholders (overzicht wat VA aan projecten in 2015 oppakt). Onderzoek naar de kosten en baten van intranet. Afstemmen op nieuwe wet- en regelgeving (woningwet). 11 Visitatie VA visiteren. Selectie visitator en uitwerking conform opgave visitatie commissie. Jan-Mrt '15 Jan-Mrt '15 Juli '15 Jan-Nov '15 (trekker), Wonen en Staf Staf DB/Staf Operationeel niveau 12 registratie Een helder en overzichtelijk systeem voor vastgoedregistratie 6 Onderzoeken welk systeem het meest geschikt is, vervolgens implementeren en beheren.

7 (nu verspreid over diverse systemen). 13 Database Opschonen Database. Plan van Aanpak opstellen en uitvoeren. Jan-Mrt '15 Alg. Zaken 14 Klantvenster Optimaliseren klantvenster. 15 VVE beheer Actualiseren beleid t.a.v. VVE beheer. Projectplan uitwerken voor verbeteren contactbeheer, contractbeheer, standaardisatie brieven en digitaliseren post. Bestaande VVE contracten en organisatie beoordelen en wellicht herzien. Jan-Apr '15 Juni '15 Alg. Zaken Wonen (trekker) en 16 Kwaliteitscontrole Kwaliteitsverbetering externe correspondentie en klantcontacten. 17 Jaarverslag Vernieuwing jaarverslag. Aanpak en procedure ontwikkelen en uitvoering. Nieuw format opzetten en opstellen jaarverslag in nieuwe vorm. Jan-Juli '15 Jan - Juli '15 Alg. Zaken Staf 18 Automatisering Automatiserings- en informatiebeleid opstellen en implementeren. 19 Fusie Fusie realiseren Burg Peeckstichting, De Sanderij en VA. Visiedocument opstellen. Automatisering uitrollen. Implementatie administratie Burg Peeckstichting per 1 augustus Mrt-Juni '15 Juli-Dec 15 Jan-Sept '15 7

8 2 Betaalbaarheid Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie* Opmerkingen 20 Leegstandsderving Minimaliseren kosten leegstandsderving. De norm is /0,5% t.o.v. reguliere verhuur activiteiten. Wekelijks overleg over stand van zaken verhuringen en afstemming met betrokkenen. Jan- Dec '15 Wonen 21 Huurachterstanden Terugdringen huurachterstanden. De norm is ,- /0,76% van de totale huursom. 22 Huurbeleid Ontwikkelen nieuw huurbeleid 2016 (streefhuren en uitgangspunten bepalen). 23 Afrekening servicekosten Aanpassen WWS met WOZ waarden. Verbeteren afrekening servicekosten. Huisbezoeken buiten kantoortijden, afspraken deurwaarder bewaken en verscherpen afspraken m.b.t. ontruimingen. Onderzoek naar de betaalbaarheid in Alkmaar en afstemming met collega corporaties, formuleren uitgangspunten huurbeleid op basis van PFM (gereed in 2015). Gevolgen aanpassing in kaart brengen, kaders opstellen, relatie huurbeleid PFM leggen, zodra WOZ gegevens beschikbaar zijn implementeren. Structurele verbeterslagen maken in de administratie en uitvoering. Jan-Okt '15 Feb-Okt 15 Jan-Juni '15 Wonen Wonen 8

9 3 Beschikbaarheid (match vraag en aanbod) 4. duurzaamheid Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie Opmerkingen 24 Duurzaamheid Duurzaamheids PvE voor onderhoud en projecten. 25 Strategisch portefeuille management Van Alckmaer 26 Portefeuille management Alkmaarse corporaties Opstellen en implementeren van het strategisch portefeuillemanagement. Gezamenlijke portefeuillestrategie met Alkmaarse corporaties uitwerken. Visie formuleren op duurzaamheid wat betreft materiaal-, gas- en elektragebruik, HVC toepassing etc. Vervolgens concretiseren en implementeren. Uitwerken van de wijk- en complex strategieën op basis waarvan verhuur- en beheerplannen gerealiseerd kunnen worden. Gezamenlijke visie op Alkmaar uitwerken en presenteren aan de wethouders van de Gemeente Alkmaar (basis voor prestatieafspraken). Dit vormt de basis voor het opstellen van gezamenlijke wijkstrategiën voor de wijken waar wij gezamenlijk bezit hebben. Jan-Juni '15 Jan-Feb '15 Mrt-Sept 15 Staf DB** 9

10 5 Gedifferentieerde (levensloopbestendie/leefbare) wijken Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie Opmerkingen 27 Bewonersparticipatie Herformuleren bewonersparticipatie (mede n.a.v. de nieuwe woningwet). In samenwerking met werkgroep van bewoners en de HBVA nieuw beleid uitwerken (ook kennis collega corporaties benutten). Proefproject zelfbeheer starten en organiseren van Wonen 28 Verkoopstrategie Ontwikkelen verkoopstrategie buurtschouwen. Vaststellen verkoopstrategie op basis van PFM. Feb-Juni '15 Wonen 29 Klanttevredenheid meten Methode ontwikkelen voor periodieke meting klanttevredenheid. Van Alckmaer streeft naar gemiddeld een 7 voor het klanttevredenheidsonderzoek. Onderzoek naar geschikte methoden door overleg met extern bureau en ophalen informatie bij collega corporaties. Uitvoeren meting. Mrt-Juli '15 Wonen 10

11 11 6 Monumenten Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie Opmerkingen 30 Monumenten beleid Ontwikkelen, vaststellen, implementeren monumentenbeleid Ontwikkelen beleidsplan, vaststellen en implementeren Jan - Juli ' Communicatie Versterken communicatie monumenten 32 Innovatie Onderzoek naar innovatieve toepassingen monumenten landelijk/europees niveau 33 Duurzaamheid Innoveren financiële middelen om monumenten te verduurzamen 34 Beheer monumenten Positioneren VA ihkv beheer/bundelen krachten wcp's met monumenten NHN, bij Gemeente Alkmaar en Gemeenten NHN Communicatie vakbladen, lokale pers Deelname EFL en monumentennetwerken * Wie = Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering activiteit **DB = Directeur Bestuurder ***TLO = Team Leiders Overleg Draagvlak creëren bij OCS, RCE, SVN, Provincie/EU, EFL/EU Inventarisatie, gesprekken over samenwerking, terugkoppeling BZK, OCW, marketingplan, afspraken en implementeren Jan-Mrt '15

12 Bijlage II Organogram Raad van Commissarissen Directeur/bestuurder Algemene Zaken (staf) Wonen