Van Alckmaer in beweging. Werkplan 2015

Transcriptie

1 Van Alckmaer in beweging Werkplan 2015 Januari 2015

2 Kernthema s Van Alckmaer heeft voor 2015 op basis van de missie, kernthema s benoemd, waar vanuit de maatschappelijke opgave wordt bekeken. De diverse activiteiten en projecten sluiten bij deze kernthema s aan. De kernthema s zijn: betaalbaarheid, duurzaamheid, beschikbaarheid, gedifferentieerde wijken en monumenten. Met deze thema s reageren wij op de ontwikkelingen die op ons afkomen en waar wij als VA een passend antwoord op willen geven. De kernthema s zijn als volgt gedefinieerd; Vergroten van de betaalbaarheid van de woonlasten voor lage inkomens Vergroten van de duurzaamheid (energiezuinigheid) van woningen Verbeteren van de kwantitatieve en kwalitatieve match tussen vraag en aanbod (beschikbaarheid; voldoende en passend aanbod voor huidige en toekomstige klanten) Verbeteren van de differentiatie van het woningaanbod in de wijken voor een mix van huishoudens (levensloopgeschikte wijken) Verbeteren en behouden van het aanbod aan monumentale woningen en panden voor de stad Alkmaar. Naast deze inhoudelijke kernthema s, is voor 2015 één belangrijk onderwerp toegevoegd: Een flexibele LEAN organisatie en gezonde bedrijfsvoering; de zogenaamde wensorganisatie Vanuit de kernthema s zijn de activiteiten en projecten geformuleerd die op (in)directe wijze bijdragen aan de maatschappelijke opgave van VA in Activiteiten en projecten in 2015 Hieronder zijn de specifieke activiteiten/projecten weergegeven vanuit de afdelingen Wonen, Vastgoed, en Algemene Zaken. Deze zijn op basis van de kernthema s ingedeeld. 2

3 1 Organisatie en bedrijfsvoering Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie* 1 Kanteling 3 e en 4 e kw 15 DB** organisatie De organisatie voorbereiden op de toekomst (lean, mean, flexibel en voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving). 2 Risico beheersing Risico beheersing d.m.v. Corporatie Control Monitor (CCM). 3 Ondernemingsplan Nieuw ondernemingsplan Woningwet Implementatie gevolgen herziening woningwet. 5 Optimaliseren Vastgoed onderhoud Kaders voor het onderhoud opnieuw formuleren teneinde de onderhoudslasten te verlagen waarbij het sociaal opdrachtgeverschap niet uit het oog wordt verloren. Kwaliteit verbetering 6 Maandrapportage organisatie maandrapportage TLO. 7 Procedures Optimaliseren procedures afdelingen Wonen,, Vastgoed en Alg. Zaken. Een werkgroep van medewerkers maakt een grof ontwerp voor de inrichting van de organisatie. In 2016 wordt dit grof ontwerp uitgewerkt in een fijn ontwerp (nieuwe organisatiestructuur en besturingsmodel). M.b.v. CCM module controle op bedrijfsrisico's en toetsing van processen / rapportages TLO en RvC. Sessie met medewerkers en stakeholdersbijeenkomst organiseren (September/oktober) om thema's en insteek te bepalen. In kaart brengen van de consequenties voor VA, strategische keuzes maken, eventuele wetswijzigingen doorvoeren en implementeren. Definiëren van heldere doelstellingen voor vastgoedonderhoud, werkwijze en contracten met aannemers en inkoop daarvan aanpassen. Navragen bij andere corporaties/organisaties. Verbeteringsvoorstellen aan TLO presenteren. Actualiseren en vaststellen procedure. Aanpassen in Sensus. 1 e en 2 e kw 16 Jan - sept '15 Jun-Dec '15 Mrt- Okt '15 Jan-Mrt '15 DB/Staf Vastgoed (trekker), Wonen en Vastgoed 8 Externe communicatie Laten zien waar VA voor staat; alle projecten en activiteiten promoten. Uitvoering geven aan het nieuw opgestelde communicatiebeleidskader; aandacht aan opleveringen en projecten. Jaarbeeld 2015 opstellen voor stakeholders (overzicht wat VA aan projecten in 2015 oppakt). Staf

4 9 Interne Optimaliseren van de interne Onderzoek naar de kosten en baten van intranet. Jan-Mrt '15 Alg Zaken communicatie communicatie. 10 Governance Actualiseren reglementen / Afstemmen op nieuwe wet- en regelgeving Jan - dec '15 DB/Staf statuten. (woningwet). 11 Visitatie VA visiteren. Selectie visitator en uitwerking conform opgave Jan-Nov '15 visitatie commissie. Operationeel niveau 12 Vastgoed registratie Een helder en overzichtelijk Onderzoeken welk systeem het meest geschikt is, Vastgoed systeem voor vastgoedregistratie vervolgens implementeren en beheren. (nu verspreid over diverse systemen). 13 Database Opschonen Database. Plan van Aanpak opstellen en uitvoeren. Juni-okt '15 Alg. 14 Klantvenster Optimaliseren klantvenster. Projectplan uitwerken voor verbeteren contactbeheer, contractbeheer, standaardisatie brieven en digitaliseren post. 15 VVE beheer Actualiseren beleid t.a.v. VVE Bestaande VVE contracten en organisatie beheer. 16 Kwaliteitscontrole Kwaliteitsverbetering externe correspondentie en klantcontacten. Juni-dec '15 Jan - Juni '15 beoordelen en wellicht herzien. Aanpak en procedure ontwikkelen en uitvoering. doorlopend 17 Jaarverslag Vernieuwing jaarverslag. Nieuw format opzetten en opstellen jaarverslag in nieuwe vorm. 18 Automatisering Automatiserings- en Visiedocument opstellen. informatiebeleid opstellen en implementeren. Automatisering uitrollen. 19 Fusie Fusie realiseren Burg Implementatie administratie Burg Peeckstichting Peeckstichting, De Sanderij en per 1 augustus VA. Jan - Juli '15 Mrt-Juni '15 Juli-Dec 15 Jan-Sept '15 Zaken/ Alg. Zaken Wonen (trekker) en Vastgoed Alg. Zaken Staf 4

5 2 Betaalbaarheid Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie* 20 Leegstandsderving Minimaliseren kosten Wekelijks overleg over stand van zaken Jan- Dec '15 Wonen leegstandsderving. De norm is verhuringen en afstemming met betrokkenen /0,5% t.o.v. reguliere verhuur activiteiten. 21 Huurachterstanden Terugdringen huurachterstanden. De norm is ,-/0,76% van de totale huursom. Huisbezoeken buiten kantoortijden, afspraken deurwaarder bewaken en verscherpen afspraken m.b.t. ontruimingen. Wonen 22 Huurbeleid Ontwikkelen nieuw huurbeleid 2016 (streefhuren en uitgangspunten bepalen). 23 Afrekening servicekosten Aanpassen WWS met WOZ waarden. Verbeteren afrekening servicekosten. Onderzoek naar de betaalbaarheid in Alkmaar en afstemming met collega corporaties, formuleren uitgangspunten huurbeleid op basis van PFM (gereed in 2015). Gevolgen aanpassing in kaart brengen, kaders opstellen, relatie huurbeleid PFM leggen, zodra WOZ gegevens beschikbaar zijn implementeren. Structurele verbeterslagen maken in de administratie en uitvoering. Jan-Okt '15 Feb-Okt 15 Jan-Juni '15 Wonen 5

6 3 Beschikbaarheid (match vraag en aanbod) 4. duurzaamheid Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie 24 Duurzaamheid Duurzaamheids PvE voor onderhoud en projecten. Visie formuleren op duurzaamheid wat betreft materiaal-, gas- en elektragebruik, HVC toepassing etc. Vervolgens concretiseren en implementeren. Vastgoed 25 Strategisch portefeuille management Van Alckmaer Opstellen en implementeren van het strategisch portefeuillemanagement. Uitwerken van de wijk- en complex strategieën op basis waarvan verhuur- en beheerplannen gerealiseerd kunnen worden. Jan-december '15 Staf 26 Portefeuille management Alkmaarse corporaties Gezamenlijke portefeuillestrategie met Alkmaarse corporaties uitwerken. Gezamenlijke visie op Alkmaar uitwerken en presenteren aan de wethouders van de Gemeente Alkmaar (basis voor prestatieafspraken). Dit vormt de basis voor het opstellen van gezamenlijke wijkstrategiën voor de wijken waar wij gezamenlijk bezit hebben. jan-dec 15 DB** 6

7 5 Gedifferentieerde (levensloopbestendie/leefbare) wijken Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie 27 Bewonersparticipatie Wonen Herformuleren bewonersparticipatie (mede n.a.v. de nieuwe woningwet). 28 Verkoopstrategie Ontwikkelen verkoopstrategie In samenwerking met werkgroep van bewoners en de HBVA nieuw beleid uitwerken (ook kennis collega corporaties benutten). Proefproject zelfbeheer starten en organiseren van buurtschouwen. Vaststellen verkoopstrategie op basis van PFM. Okt - dec '15 Wonen 29 Klanttevredenheid meten Periodieke meting klanttevredenheid. Van Alckmaer streeft naar gemiddeld een 7 voor het klanttevredenheidsonderzoek. Onderzoeken geschikte methoden door overleg met extern bureau en ophalen informatie bij collega corporaties. Uitvoeren meting. Mrt-Juli '15 Wonen 7

8 6 Monumenten Nr Activiteit/project Wat (doel) Hoe Datum Wie 30 Monumenten beleid Ontwikkelen, vaststellen, implementeren monumentenbeleid Ontwikkelen beleidsplan, vaststellen en implementeren Jan - Juli '15 Vastgoed/DB 31 Communicatie Versterken communicatie monumenten 32 Innovatie Onderzoek naar innovatieve toepassingen monumenten landelijk/europees niveau 33 Duurzaamheid Innoveren financiële middelen om monumenten te verduurzamen 34 Beheer monumenten Positioneren VA ihkv beheer/bundelen krachten wcp's met monumenten NHN, bij Gemeente Alkmaar en Gemeenten NHN * Wie = Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering activiteit **DB = Directeur Bestuurder ***TLO = Team Leiders Overleg Communicatie vakbladen, lokale pers Vastgoed/DB Deelname EFL en monumentennetwerken Vastgoed/DB Draagvlak creëren bij OCS, RCE, SVN, Provincie/EU, EFL/EU Inventarisatie, gesprekken over samenwerking, terugkoppeling BZK, OCW, marketingplan, afspraken en implementeren Jan-Mrt '15 Vastgoed/DB Vastgoed/DB 8