IV.3 Gebruik- en huurreglement evenementenhal

Transcriptie

1 IV.3 Gebruik- en huurreglement evenementenhal Ook het algemeen reglement van inwendige orde is van toepassing op de evenementenhal! Artikel IV.3.1. Voorwerp van het gebruik- en huurreglement evenementenhal -1 evenementenhal van 42m L x 22m B -Twee kleedkamers voorzien voor ongeveer 2 x 8 personen, met douches -Eén kleedkamer voor artiesten, muzikanten met douches -Catering bargedeelte voor drankbediening, -Inkom, vestiaire, balie met EHBO lokaal, sanitair blok Artikel IV.3.2. Aanvraagprocedure & bestemming De zaal is beschikbaar voor multifunctioneel gebruik. Tijdens de week wordt de zaal in hoofdzaak voorbehouden voor sportactiviteiten. Tijdens de weekends, bij overbezetting van sporthal 1 en naargelang de competitiekalenders, wordt sporthal 2 ook gebruikt door de hurende sportclubs. De aanvraag voor het gebruik van de evenementenhal gebeurt, via het aanvraagformulier bij de sportdienst (bijlage 3), met gelijktijdig een aanvraag aan het College van Burgemeester en Schepenen, Oostrozebekestraat 4, 8770 Ingelmunster. Sportdienst Ingelmunster, Bollewerpstraat 92a, 8770 Ingelmunster Tel.: 051/ Fax.: 051/ sport@ingelmunster.be website: In de aanvraag dient uitdrukkelijk te worden vermeld: o de naam van de inrichtende vereniging en het adres van de verantwoordelijke huurder; o de aard van de activiteit of manifestatie; o het aantal publiek dat men verwacht (een realistische schatting); o de naam en het adres van de persoon die verantwoordelijke inrichter is en het telefoon- of GSM-nummer waarop de verantwoordelijke bereikbaar is; o dag(en), datum (data) en uur van de activiteit of manifestatie. Na beslissing door het College van Burgemeester en Schepenen wordt de huurder onmiddellijk door de sportdienst in kennis gesteld van de beschikbaarheid van de zaal. Bij multifunctioneel gebruik zal voldoende voorbereidingstijd geboden worden in overleg met de huurder: er wordt een basispakket aangeboden van 2 dagen = 48 uur (voorbereiding, organisatie en opkuis inbegrepen). Bij multifunctioneel gebruik wordt de evenementenhal voorbehouden voor de huurder, ongeacht de gehuurde oppervlakte. Dit is niet het geval bij sportactiviteiten. Reserveren kan maximum 1 jaar op voorhand en voor grote sport en cultuurevenementen, dagtornooien, weekendtornooien, kampioenschappen, moet de aanvraag voor het volgend seizoen, binnen zijn voor 1 mei van het lopende seizoen (september 21 juli) Na goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen ontvangen de betrokken verenigingen een huurovereenkomst voor het evenement.

2 Artikel IV.3.3 Toegestaan multifunctioneel gebruik 1. ZITTEND CONCERT Een publiek aangekondigde activiteit waarbij toegangsgeld wordt gevraagd, waarbij er live-muziek wordt gemaakt en waarbij het zich uitleven door luisteren naar de muziek centraal staat. Er is een hoofdzakelijk zittend publiek aanwezig. 2. STAAND CONCERT Een publiek aangekondigde activiteit waarbij toegangsgeld wordt gevraagd, waarbij er live-muziek wordt gespeeld en waarbij het zich uitleven door luisteren naar de muziek centraal staat. Er is een hoofdzakelijk staand publiek aanwezig. 3. BAL Een publiek aangekondigde activiteit waarbij toegangsgeld wordt gevraagd, waarbij gebruik wordt gemaakt van elektronisch versterkte muziek, waarbij het zich uitleven via dansen centraal staat en waarbij live-acts een ondergeschikt deel van het programma zijn. Er is een hoofdzakelijk zittend publiek aanwezig. 4. FUIF Een publiek aangekondigde activiteit waarbij toegangsgeld wordt gevraagd, waarbij gebruik wordt gemaakt van elektronisch versterkte muziek, waarbij het zich uitleven via dansen centraal staat en waarbij live-acts een ondergeschikt deel van het programma zijn. Er is een hoofdzakelijk staand publiek aanwezig. 5. ANDERE Beurzen, koffienamiddagen, soupers, staande recepties, huldigingen en vergaderingen. Artikel IV.3.4 Huurprijs en waarborg De huurprijs werd vastgesteld op 250,00 voor een periode van 2 dagen. De waarborg bedraagt 500,00. De verantwoordelijke inrichter moet de huur en waarborg storten op het rekeningnummer van de gemeente binnen de 10 dagen na ontvangst van de huurovereenkomst en factuur. De zaal is pas definitief gereserveerd na de betaling van de volledige huurprijs. Als de huur niet op tijd betaald wordt, zal de reservatie geannuleerd worden. De verantwoordelijke inrichter zal hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld worden door de sportdienst. De verantwoordelijke inrichter dient de waarborg te storten op het rekeningnummer van de gemeente, minstens 30 kalenderdagen voor de datum waarop de desbetreffende activiteit plaats vindt. Als de reservering door de verantwoordelijke inrichter geannuleerd wordt na het betalen van de waarborg, zal een annulatiekost in rekening gebracht worden van 50% van de normale huurprijs. De huurovereenkomst die samen met de factuur opgestuurd wordt, geldt als gebruiksvergunning. Artikel IV.3.5 Praktische schikkingen en maatregelen van orde De sleutels kunnen worden afgehaald op de sportdienst, mits het voorleggen van de huurvergunning, de laatste werkdag voor de manifestatie, tenzij anders afgesproken met de sportdienst. Na het ontruimen en schoonmaken van de zaal worden de sleutels onmiddellijk terugbezorgd aan de sportdienst. Na de manifestatie moet de zaal binnen 8 uur na gebruik ervan worden gereinigd en in oorspronkelijke staat worden gebracht.

3 Na het beëindigen van de activiteit moet alle afval door de huurder meegenomen worden. Ook afval dat rond het gebouw achtergelaten werd, moet opgeruimd en meegenomen worden. Indien het afval niet wordt meegenomen, zullen de kosten voor opruiming en verwerking aangerekend worden aan de huurder. Na controle en gunstig advies van de sportdienst kan de inrichtende vereniging zijn waarborg terugvorderen bij de financieel beheerder van de gemeente. Elke materiële schade, aangericht aan om het even welk gemeentelijk apparaat, instrument of patrimonium moet financieel worden vergoed door de inrichter. De inrichter, zoals vermeld op de aanvraag, zal hiervoor persoonlijk aansprakelijk worden gesteld en kan de toegang ontzegd worden, bij niet naleving van de geldende voorschriften. De inrichtende vereniging die de bepalingen van dit reglement niet naleeft zal gesanctioneerd worden met een administratieve sanctie van 100 euro. De instrumenterende ambtenaar voor het toepassen van deze sanctie is ir. Dominik Ronse, gemeentesecretaris. Artikel IV.3.6 Gebruik door gemeentelijke adviesraden De evenementenhal staat gratis ter beschikking van de sportraad en de andere gemeentelijke adviesraden voor activiteiten die zij zelf inrichten. Het huren van de zaal dient te gebeuren op basis van de hierboven beschreven aanvraagprocedure. Artikel IV.3.7 Drankgebruik Verenigingen, huurders en organisatoren die drank wensen te schenken moeten zelf contact opnemen met een brouwer en moeten zelf voor alle benodigdheden zorgen (glazen, plastiekbekers, dienbladen, biersleutels, eventuele tapkasten, ). Artikel IV.3.8 Muziek, SABAM en de billijke vergoeding Geluidsversterking mag de wettelijke voorziene norm nooit overstijgen. De gemeente heeft een overeenkomst afgesloten geldig voor de kosteloze publieke muziekuitvoeringen die ten gehore worden gebracht door de titularis in de sporthal, inkomhal, evenementenhal en polyvalente zaal bij het voetbalterrein, door middel van audio en/of audiovisuele toestellen (mechanische muziek). Zijn niet opgenomen in deze overeenkomst en maken het voorwerp uit van een afzonderlijke toelating volgens de gangbare tarieven, aan te vragen en ten laste van de inrichter van het evenement: - gelegenheidsmanifestaties - liveoptreden - uitvoeringen en playback, karaoke - muziekuitvoeringen in andere lokalen dan de sporthal, de inkomhal en de polyvalente zaal - iedere vorm van dans De huurder moet zelf instaan voor de betaling van de billijke vergoeding. Dit is de vergoeding die moet betaald worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Artikel IV.3.9 Afwijkingsmogelijkheden Het College van Burgemeester en Schepenen kan, op schriftelijk verzoek en na grondige motivering, afwijkingen op dit huurreglement toestaan. Wat niet expliciet geregeld is behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van het College van Burgemeester en Schepenen. Artikel IV.3.10 Niet-toegestane activiteiten Feesten met een volledig privaat karakter worden niet toegestaan (bvb. huwelijk, communie, verjaardag, jubileum, ). Activiteiten waarvan vermoed kan worden dat ze de openbare orde en de goede zeden kunnen verstoren worden niet toegestaan. Organisaties door minderjarigen zijn niet toegelaten.

4 Artikel IV.3.11 De verantwoordelijkheden van de huurder Artikel IV Orde en netheid - Iedereen die van één van de zalen gebruik maakt, moet ervoor zorgen dat alle zaken, vreemd aan de zaal (vb drankvoorraden, tentoonstellingspanelen, enz ), na de manifestatie binnen 8 uur na gebruik ervan worden gereinigd en in oorspronkelijke staat worden gebracht en terug verwijderd zijn tegen 9u. de volgende dag, tenzij vooraf een andere termijn afgesproken werd. - Na de activiteit moet de gebruikte zaal gekuist worden en moet alle afval meegenomen worden door de gebruiker en dit voor 9u de volgende dag. Ook eventueel afval dat op de buitenterreinen achtergelaten werd, moet opgeruimd worden. - Kuisgerief is aanwezig in de bergruimtes en moet na gebruik ook terug in de bergruimtes geplaatst worden. Deze berging is gelegen bij de bediening van de verlichting in de zaal. - Indien de gebruiker de bepalingen onder dit hoofdstuk niet naleeft, zal hij belast worden met de factuur van het reinigen van de zaal en een boete van 100 euro. Artikel IV Aanplakken Affiches mogen enkel uitgehangen worden op de voorziene plaatsen. Artikel IV Afhaling / terugbrengen sleutels De sleutel(s) kunnen afgehaald worden op de sportdienst, mits voorlegging van het betalingsbewijs van de huur en de waarborg, de laatste werkdag voor de manifestatie, tenzij anders afgesproken met de sportdienst. De sleutels worden terugbezorgd aan het personeel van de sportdienst nadat de zaal volledig ontruimd en gereinigd werd. Na controle en gunstig advies van de sportdienst kan de inrichtende vereniging zijn waarborg terugvorderen bij de gemeenteontvanger. Artikel IV Maken van publiciteit voor en tijdens de activiteit De correcte benaming is: evenementenhal Ingelmunster. Iedere andere benaming van de zaal is niet toegestaan. Artikel IV Uitgangen - nooduitgangen De uitgangen en nooduitgangen moeten ontsloten zijn, er mogen geen obstakels voor staan en de nooduitgangen moeten altijd duidelijk zichtbaar blijven. Artikel IV Verzekeringen - Polis van burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid ingebruikname door derden van de gemeentelijke evenementenhal, moet worden voorgelegd aan de beheerder, ten laatste 1 week voor aanvang van de activiteit. - Het Gemeentebestuur sloot een brandverzekeringspolis af met de clausule afstand van verhaal en objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing.

5 Artikel IV.3.12 Veiligheidsvoorschriften - Van elke huurder wordt verwacht dat hij/zij de accommodatie gebruikt als een goede huisvader! - Het maximum toegelaten aantal bezoekers wordt vastgesteld op 900 personen, ongeacht of de manifestatie staand of zittend georganiseerd wordt. Indien door de inrichting van de zaal bij de manifestatie de maximaal bruikbare ruimte wordt ingeperkt (bijvoorbeeld door allerhande obstakels als podia, tafels, eetstanden, ) kan de heer Burgemeester, op voorstel van de preventie-adviseur, het maximum toegelaten aantal bezoekers beperken. Alleen de voor de gebruiker toegankelijke ruimtes komen hiervoor in aanmerking. - De verantwoordelijken moeten op de hoogte zijn van de procedure voor melding, waarschuwing en alarm bij brand of ramp. - De huurders moeten geïnformeerd worden over alle veiligheids en nutsvoorzieningen en over de te nemen maatregelen. - Gasflessen (met uitzondering van de gasflessen voor werking van de tapinstallatie in de bar) en andere recipiënten met brandbare producten mogen niet aanwezig zijn in het gebouw. - Frituren of andere verkoopsstanden met gebruik van gas zijn verboden binnen. Buiten moeten ze op minimum 10 meter van het gebouw opgesteld worden. - Bij evenementen: evacuatieplan, security, verantwoordelijke bij noodgevallen, EHBO verantwoordelijke en verantwoordelijke toezichter moeten schriftelijk meegedeeld worden aan de sportdienst en voor aanvang van het evenement met de beheerder besproken en goedgekeurd worden. - Veiligheidsdiensten moeten verwittigd worden (brandweer, politie) door de organisator bij alle evenementen en grote manifestaties, minstens drie maand vooraf door middel van een standaardformulier. - Bij fuiven, bals, staande en zittende concerten is het niet toegestaan dranken te gebruiken met een alcoholgehalte van meer dan 22. Elke organisator die dranken wenst te serveren van méér dan 13 moet dit op voorhand melden bij het aanvragen van de zaal. Wanneer deze voorafgaandelijke melding niet gebeurt, bestaat de sanctie erin dat dezelfde organisatie gedurende twee jaar geen dranken meer mag schenken van meer dan 13 alcoholgehalte. - De burgemeester kan tijdens de loop van een activiteit bij hoogdringendheid, bevelen dat het schenken van alle dranken van meer dan 13 moet worden stopgezet, wanneer vastgesteld wordt dat de maatschappelijke overlast in en rond het gemeentelijk sportcentrum en/of de alcoholintoxicatie van de aanwezigen gevaarlijke vormen aanneemt. - Bij fuiven en staande concerten is het niet toegestaan om glas te gebruiken voor het serveren van dranken. - Decoratie mag niet aangebracht worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de beheerder. Licht ontvlambare materialen mogen niet gebruikt worden om de zaal te decoreren. (kaarsen zijn niet toegestaan)

6 Artikel IV Parking toegankelijkheid evenementenhal - De zaal moet altijd bereikbaar blijven voor brandweervoertuigen en ambulances. - Parkeren kan enkel op de aangeduide plaatsen op de parking van het sportcentrum. De gebruiker kan op zijn uitnodigingen best verwijzen naar de parkeermogelijkheden. Er is voor drukwerk (toegangskaarten, uitnodigingen, ) een digitaal plannetje beschikbaar van de locatie van het centrum en de parkings. Dit is per mail opvraagbaar bij de sportdienst. (sport@ingelmunster.be) - De verantwoordelijken moeten op de hoogte zijn van de procedure voor melding, waarschuwing en alarm bij brand of ramp. - De huurders moeten geïnformeerd worden over alle veiligheid en nutsvoorzieningen en over de te nemen maatregelen. Artikel IV Toepassing reglement en afwijkingen - Bij het niet naleven van bovenstaande reglementen kan het College van Burgemeester en Schepenen een verhuring weigeren voor een periode van de twee volgende jaren. De waarborg bij schade, zal worden ingehouden en het aanbrengen van schade tijdens de periode van huur, zal verhaald worden op de huurder. - Afwijkingen op dit huurreglement kunnen enkel gegeven worden door de College van Burgemeester en Schepenen en moeten dan ook schriftelijk aangevraagd worden aan het college. - Voormeld reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 20 maart Dit reglement treedt in werking vanaf de datum van goedkeuring in de gemeenteraad.