HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENSCHAPSCENTRUM DE VOLLE VAART (aangepast door de gemeenteraad in zitting van 20 januari 2009)

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENSCHAPSCENTRUM DE VOLLE VAART (aangepast door de gemeenteraad in zitting van 20 januari 2009) Artikel 1: Omschrijving 1. Het gemeenschapscentrum De Volle Vaart bestaat uit volgende lokalen: de grote zaal, een multifunctionele ruimte en een tentoonstellingsruimte. 2. De lokalen kunnen afzonderlijk of gezamenlijk gehuurd worden. De lokalen kunnen niet gehuurd worden voor volgende activiteiten: privé-feesten, uitvaarten. Artikel 2: Aanvraag 1. De aanvraag voor het gebruik van één of meerdere lokalen wordt door de organisator van de activiteit ingediend. 2. De aanvrager moet minstens 18 jaar zijn. 3. De aanvraag gebeurt met een hiertoe bestemd aanvraagformulier dat ter beschikking is op de gemeentelijke cultuurdienst en de gemeentelijke website. 4. Het aanvraagformulier wordt ingevuld en ondertekend ingediend op de cultuurdienst. 5. Grobbendonkse individuele personen en verenigingen moeten hun aanvraag voor de grote zaal maximum 1 jaar en minimum 1 maand voor de datum van de activiteit schriftelijk indienen. Deze aanvraag moet alle nodige inlichtingen bevatten. Niet-Grobbendonkse individuele personen en verenigingen kunnen een aanvraag voor de grote zaal indienen maximum 4 maanden en minimum 1 maand voor de datum van de activiteit. 6. Aanvragen voor de tentoonstellingsruimte gebeuren op dezelfde wijze als die voor de grote zaal. (artikel 2.5) 7. De aanvraag voor de multifunctionele ruimte wordt maximum 1 jaar en minimum 2 weken voor de datum van de activiteit ingediend. De multifunctionele ruimte kan enkel aangevraagd worden door Grobbendonkse verenigingen en individuele personen aangesloten bij de adviesraden. 8. Ingeval van meerdere aanvragen (van dezelfde lokalen) voor een zelfde datum, wordt de orde van voorrang bepaald door de datum van indiening van het aanvraagformulier. 9. Laattijdige aanvragen kunnen nog ingewilligd worden als het aangevraagde lokaal op de aangevraagde dag(en) en uren nog vrij is en de toewijzing geen praktische problemen met zich meebrengt voor de opbouw- en afbraakwerkzaamheden van de volgende of vorige gebruikers. 10. Er kunnen maximum 12 fuiven, bals en concerten met elektronisch versterkte muziek per jaar plaatsvinden in de grote zaal van het gemeenschapscentrum, met een maximum van 2 per maand. 11. De infrastructuur van de Volle Vaart kan enkel worden gebruikt voor activiteiten van sociale en culturele aard. De georganiseerde activiteiten moeten steeds passen in een filosofie verenigbaar met de principes van het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Organisaties of verenigingen die deze principes niet onderschrijven kunnen geen gebruik maken van de zalen. In geval van twijfel beslist het college van burgemeester en schepenen, na advies van het beheersorgaan. Artikel 3: Overmacht

2 In geval van overmacht kan het college van burgemeester en schepenen een reeds verleende toelating voor gebruik van één of meerdere lokalen te allen tijde wijzigen of intrekken, indien er een gegronde reden van overmacht voorhanden is. De aanvrager kan hiervoor geen aanspraak op schadevergoeding inroepen. Artikel 4: Annulering 1. Aanvragen kunnen geannuleerd worden. De annuleringstermijn bedraagt minstens 8 weken. 2. Bij annulering dient de aanvrager zich te richten tot de gemeentelijke cultuurdienst. De annulering dient schriftelijk te gebeuren. 3. Wanneer de annuleringstermijn niet gerespecteerd wordt, dient de volledige verschuldigde huurprijs betaald te worden. Enkel in geval van overmacht kan hiervan afgeweken worden. Indien geen huurprijs moet betaald worden, is evenmin een bedrag verschuldigd ingeval van annulering. Artikel 5: Betaling Betaling gebeurt binnen 30 dagen na factureringdatum op rekening , gemeentebestuur Grobbendonk. Artikel 6: Verantwoordelijkheden en schade 1. De organisator is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers, ), voor de burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid (nl. schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting). Eventuele bijkomende verzekeringen zijn eveneens te zijnen laste. 2. De organisator is verantwoordelijk voor alle mogelijke schade, die door hem of door de deelnemers, artiesten of bezoekers van zijn activiteit aangebracht wordt aan de lokalen, aanhorigheden en uitrusting. 3. De organisator is tevens verantwoordelijk voor de schade aan de gebruikte materialen die het gevolg is van onoordeelkundig gebruik. 4. De gemeente Grobbendonk kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke (lichamelijke of stoffelijke) schade naar aanleiding van de toegestane activiteiten of van het toegestane gebruik van lokalen en/of uitrusting. 5. De veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden aan de door de gemeente aangestelde toezichthouder of de gemeentelijke cultuurdienst. 6. Na oproeping van de betrokkene wordt in gezamenlijk overleg de schaderaming en de schaderegelingprocedure vastgesteld. 7. Elke huurder dient voor de aanvang van zijn eigen activiteit, vastgestelde schade te rapporteren om te vermijden dat deze schade te zijnen laste wordt gelegd. 8. Elke nieuwe aanvraag van de betrokken organisator zal geweigerd worden zolang de schadevergoeding niet volledig betaald is. 9. Bij de organisatie van een fuif en/of bal dienen er nadars tegen de muren van de gebruikte ruimtes geplaatst te worden. De nadarafsluiting moet tijdig bij de technische dienst aangevraagd worden. Ook moet er bij fuiven en/of bals steeds gebruik gemaakt worden van de aanwezige geluidsbegrenzer, zodat de maximum geluidssterkte van 90 db niet overschreden kan worden. De organisator dient inlichtingen over het gebruik ervan in te winnen bij de technische werkman van de Volle Vaart.

3 10. In het gemeenschapscentrum is er een algemeen rookverbod. De organisator moet dit steeds respecteren. Artikel 7: Reglementeringen 1. Elke huurder moet zich in orde stellen met alle bestaande voorschriften en verplichtingen (vergunningen, verzekeringen, ) met betrekking tot het organiseren van activiteiten of evenementen. 2. SABAM en accijnzen voor de georganiseerde activiteiten zijn voor rekening van de organisator. Billijke vergoeding wordt betaald door het gemeentebestuur. Artikel 8: Bestemming lokalen 1. De organisator mag geen andere bestemming geven aan de lokalen dan die waarvoor de huur werd toegestaan. 2. Enkel de lokalen waarvoor toelating werd verleend, mogen door de organisator gebruikt worden. 3. Het onderverhuren van de lokalen is verboden. Artikel 9: Versiering en publiciteit 1. Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, vloeren, te benagelen, beplakken, beschilderen of van enig ander hechtingsmiddel te voorzien. 2. Aankondigingen, aanplakkingen zijn enkel mogelijk op de daartoe bestemde plaatsen. De organisator vraagt hiervoor toestemming aan de cultuurdienst. 3. Versieringen mogen enkel aangebracht worden in de gehuurde lokalen, met toestemming van en na overleg met de cultuurdienst. Het is verboden hierbij gebruik te maken van (gemakkelijk) ontvlambare materialen. Artikel 10: Decoropbouw en ontruiming 1. De opbouw van het decor kan gebeuren vanaf de maandag voorafgaand aan de eerste voorstelling. Uitzonderingen zijn mogelijk indien de gehuurde ruimte vrij is en na overleg met de cultuurdienst. 2. Onmiddellijk na de activiteit, voorstelling, dienen de voorwerpen, materialen of installaties die niet tot de uitrusting van het gemeenschapscentrum behoren, verwijderd te worden. 3. Indien dit niet tijdig gebeurt, zullen deze, op kosten van de organisator, verwijderd en weggevoerd worden. 4. De gemeente Grobbendonk kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten voorwerpen en materialen. Artikel 11: Schoonmaak De gebruiker is verplicht na het einde van de manifestatie of activiteit, de gebruikte lokalen en de tapinstallatie in zindelijke toestand te brengen, alle versieringen te verwijderen, het grootste vuil bijeen te keren en in vuilniszakken te doen, de vloer te vegen, de gebruikte toestellen en materialen te reinigen en naar behoren op te bergen, tenzij andersluidende afspraken. De verenigingen dienen zelf de reglementaire vuilniszakken mee te brengen. Ze kunnen die dichtgebonden achterlaten op de daartoe voorziene plaats.

4 Artikel 12: Veiligheid 1. De vrije toegang tot de lokalen mag op geen enkele wijze verhinderd worden door meubilair, linten of andere obstakels. 2. De in- en uitgangen en de nooddeuren mogen tijdens de activiteit niet slotvast en niet versperd zijn. 3. De brandweerkasten, noch ander veiligheidsmateriaal mag bedekt zijn, evenmin mag er meubilair of een obstakel voor geplaatst worden. 4. De organisator informeert zich over de werking van de brandhaspels en de blusapparaten. Oneigenlijk of onnodig gebruik van deze apparaten dient vergoed te worden. 5. Omwille van de brandveiligheid is het verboden de maximum toegelaten capaciteit te overschrijden. De maximumcapaciteit is vermeld op de technische fiche. 6. De organisator is verplicht steeds vrije toegang te verlenen aan een afgevaardigde van de gemeente teneinde algemene controle en controle op de naleving van de veiligheidsvoorschriften mogelijk te maken. Artikel 13: Drank 1. Elke vereniging die gebruik maakt van de tapinstallatie in de grote zaal betaalt een recht op tappen van 20 euro (BTW incl.) per activiteit. 2. Verenigingen zijn verplicht de dranken (welke is afhankelijk van het contract met de brouwer) af te nemen van de door het gemeentebestuur aangestelde brouwer. De organisator maakt daartoe de nodige afspraken met de brouwer. De afrekening gebeurt rechtstreeks tussen organisator en brouwer. 3. Het is verboden sterke drank te schenken. Een afwijking kan enkel indien men hiervoor de noodzakelijke vergunning bekomt. Artikel 14: Verwarming en verlichting De organisator informeert zich voldoende over de werking van de verlichting en de verwarming. Daarvoor kan men terecht bij de aangestelde verantwoordelijke. Artikel 15: Gebruik meubilair 1. De organisator beschikt over het gehuurde lokaal en het beschikbare meubilair, binnen de veiligheids- en huurvoorschriften. Het meubilair moet binnen het gebouw blijven. 2. De organisator dient vooraf afspraken te maken ivm. aard en aantal van meubilair. Artikel 16: Gebruik licht- en geluidsinstallatie Er dient steeds een verantwoordelijke aangesteld te worden. Enkel deze persoon kan de licht- en geluidsinstallatie bedienen. De verantwoordelijke moet zich vooraf informeren bij de technische werkman van de Volle Vaart over het gebruik en de werking van de installatie. Artikel 17: Waarborg Er dient een waarborg van 250 euro betaald te worden bij het gebruik van: - de infrastructuur voor de organisatie van fuiven en/of bals; - de licht- en geluidsinstallatie.

5 Deze waarborg moet ten laatste een maand voor de datum van de huur van de infrastructuur gestort worden op het rekeningnummer Indien de waarborg niet op tijd gestort is, wordt de aanvraag tot het gebruik van de Volle Vaart geannuleerd. Artikel 18 : Tarieven Tarieven voor gebruik worden vastgesteld in het betreffende retributiereglement. Onderverhuring is verboden.