Gebruiksvoorwaarden ontmoetingscentrum Ermenrike Kieldrecht

Transcriptie

1 Gemeente Beveren Gebruiksvoorwaarden ontmoetingscentrum Ermenrike Kieldrecht geldig vanaf 1 januari 2014 GEBRUIKSREGLEMENT POLYVALENTE ZAAL ART. 1: Het gemeentebestuur stelt volgende lokalen in het ontmoetingscentrum van Kieldrecht ter beschikking van de organisatoren van culturele activiteiten: Tuinwijkstraat 66, 9130 Kieldrecht de polyvalente zaal (waarvoor het huidig gebruiksreglement geldt) capaciteit: met tribune (voor podiumvoorstellingen) (336 personen) capaciteit: zonder tribune met stoelen en tafels (als vergaderzaal) (100 personen) de overige lokalen (waarvoor het algemeen reglement voor het gebruik van OC Ermenrike van toepassing is) 2 vergaderlokalen voor 20 personen 2 vergaderlokalen voor 25 personen (kunnen samengevoegd tot één lokaal) ART. 2: Verantwoordelijke: Werkgroepverantwoordelijke: Kris Deckers, Nieuw Arenberg 2, 9130 Kieldrecht, tel Sleutelverantwoordelijke: Cecile Lambin, Kreek 1D b21, 9130 Kieldrecht, tel ART. 3: De polyvalente zaal kan uitgerust worden met uitschuifbare tribune en stoelen op rijen of een opstelling met tafels en stoelen, naargelang de activiteit (aantal beperkt). De opstelling gebeurt door de organisator volgens eigen opstellingsplan. Gebruik van eigen materiaal door de gebruiker is toegestaan mits voorlegging aan de werkgroepverantwoordelijke. ART. 4: De beschikbare infrastructuur kan gebruikt worden voor een dagdeel, een of meerdere dagen. De gemeenteraad bepaalt de tarieven voor het gebruik in een retributiereglement. ART. 5: Er zijn 3 dagdelen als volgt ingedeeld: s ochtends: van 8.00 u. tot u. s middags: van u. tot u. s avonds van u. tot u. Het nachtdeel tussen u. en 8.00 u. kan enkel gebruikt worden, aansluitend op een vroeger of later dagdeel. Elk begonnen deel dient door de gebruiker vergoed te worden. ART. 6: Gebruikers van het ontmoetingscentrum dienen de beschikbare infrastructuur vooraf en schriftelijk te reserveren. De reservering is pas definitief na schriftelijk akkoord door de verantwoordelijke, en na betaling van de verschuldigde gebruiksvergoeding. Elke organisator duidt een afgevaardigde aan, die verantwoordelijk is voor de reservering, verantwoordelijk voor de betaling en het toezicht op het navolgen van het gebruiksreglement en de richtlijnen van het ontmoetingscentrum, en die gedurende de activiteit aanspreekbaar is. Elke reservering kan maximaal 1 jaar voor de activiteit worden aanvaard. De aanvraag dient ten minste 1 week voor de activiteit te gebeuren. Gebruiksreglement 1.

2 ART. 7: In geval van annulering door de gebruiker, ten laatste 2 maand voor de activiteit zou plaatsvinden, zal de gebruiker de gebruiksvergoeding terug ontvangen. Indien de annulering later gebeurt betaalt de gebruiker 40 % van de gebruiksvergoeding. Annulering de laatste week brengt voor de gebruiker het verlies van de gebruiksvergoeding met zich mee. Indien de gebruiker kan aantonen dat het niet doorgaan van de activiteit een gevolg is van overmacht, kan het College van Burgemeester en Schepenen op voorstel van de werkgroepverantwoordelijke besluiten om de gebruiksvergoeding toch volledig terug te betalen. ART. 8: Indien het gemeentebestuur door overmacht de toegezegde lokalen niet ter beschikking kan stellen zullen de betaalde sommen aan de gebruiker worden terugbetaald. In het voorkomend geval kan de gebruiker geen schadevergoeding eisen van het gemeentebestuur. ART. 9: Het gebruiksrecht kan door de gebruiker onder geen enkel beding verder verleend worden aan derden. ART. 10: Op het einde van elke activiteit zal de gebruiker de lokalen ontruimen. Enkel na uitdrukkelijke toestemming van de werkgroepverantwoordelijke of zijn vervanger, kunnen materialen in het centrum achtergelaten worden, op risico van de gebruiker. In elk geval zal de gebruiker op het eerste verzoek onmiddellijk de lokalen ontruimen. ART. 11: De organisator van activiteiten zal alle mogelijke maatregelen treffen om de veiligheid van de bezoekers, de bescherming van het gebouw en de uitrusting te garanderen. In geen geval kan het gemeentebestuur noch zijn aangestelde aansprakelijk gesteld worden voor beschadiging of verlies van materiaal. ART. 12: Alle lokalen zijn rookvrij. De verantwoordelijke of zijn gemachtigde kunnen bij overtreding optreden. Bij volgehouden weigering van de betrokkenen zal de politie verwittigd worden. ART. 13: Voor gebruik van de polyvalente zaal zal de gebruiker een waarborg van 50 % van de vergoeding betalen, die aan de gebruiker terugbetaald wordt, nadat gebleken is dat de lokalen en materialen in goede staat werden achtergelaten. De waarborg moet betaald worden bij boeking van het lokaal. ART. 14: De lokalen in Kieldrecht kunnen niet gebruikt worden voor de organisatie van feesten. ART. 15: Onder bepaalde voorwaarden is het aanbieden van drank tijdens podiumactiviteiten toegelaten, evenwel aan een sociale prijs. De organisator is verantwoordelijk voor tapvergunning e.d. Voor gewone vergaderingen geldt dezelfde regeling als in de andere deelgemeenten. ART. 16: De gebruiker kan geen producten verkopen in de lokalen van het ontmoetingscentrum. In afwijking van deze regeling mogen de gebruikers eigen toegangskaarten, programmaboeken en audiovisuele materialen die rechtstreeks verband houden met de manifestatie verkopen. ART. 17: De gebruiker zal na afloop van de activiteit de lokalen in ordentelijke staat achterlaten. Tafels en stoelen zullen in dezelfde opstelling worden achtergelaten, als deze waarin ze werden aangetroffen. Alle materiaal van de gebruiker dient onmiddellijk na de activiteit uit de lokalen verwijderd te worden. Alle afval dient meegenomen en gesorteerd te worden in de zelf meegebrachte vuilniszakken. ART. 18: De gewone schoonmaak is inbegrepen in de prijs. Indien de lokalen na een activiteit echter uitzonderlijk vuil worden achtergelaten, dan zal de kostprijs van deze extra schoonmaak verhaald worden op de gebruiker, volgens de tarieven in het retributiereglement. Hetzelfde geldt voor herstellingen aan gebouwen en materialen. ART. 19: De gebruiker kijkt bij het betreden van het lokaal na of alle materiaal aanwezig en in goede staat is. Eventuele tekortkomingen of gebreken moeten onmiddellijk worden gemeld, zo niet kan de gebruiker daarvoor achteraf zelf verantwoordelijk worden gesteld. Eventuele schade, door de gebruiker veroorzaakt, zal altijd op de gebruiker worden verhaald. Gebruiksreglement 2.

3 ART. 20: De gebruiker zal alle verplichtingen van financiële of fiscale aard, voortvloeiend uit de organisatie van zijn activiteit, nakomen. In geen geval kan het gemeentebestuur aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van deze verplichtingen door de gebruiker. ART. 21: De gebruiker mag niets aan de muren, plafonds, vloeren,... bevestigen. ART. 22: Het is verboden om aanplakbrieven, affiches e.d. aan te brengen op de muren, deuren... van het ontmoetingscentrum. Aankondigingen van culturele activiteiten kunnen, mits toestemming van de verantwoordelijke van het ontmoetingscentrum, op de door hem aangeduide plaats worden opgehangen. Boodschappen van politieke, religieuze of ideologische aard kunnen niet opgehangen worden in het O.C. Kieldrecht. ART. 23: Inbreuken op deze reglementering kunnen het stilleggen van de activiteit, het inhouden van de waarborg of het verbod op verder gebruik van de lokalen in het ontmoetingscentrum tot gevolg hebben. In voorkomend geval zal het College van Burgemeester en Schepenen, na advies van de plaatselijke werkgroepverantwoordelijke, een beslissing treffen. ART. 24: Bij betwistingen aangaande deze reglementen, of voor elk ander, niet in dit reglement voorzien geval, zal het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing nemen. Gebruiksreglement 3.

4 TARIEF VOOR HET GEBRUIK VAN DE POLYZAAL VAN OC ERMENRIKE KIELDRECHT - RETRIBUTIEREGLEMENT Artikel 1: Met ingang van 1 januari 2014 wordt de prijs die dient betaald te worden voor het gebruik van lokalen, vastgesteld volgens de tarieven die als bijlage gevoegd zijn bij dit besluit. Artikel 2: Bij de toepassing van dit tariefreglement wordt verstaan onder: gebruiker van Beveren : Elke natuurlijke persoon met domicilie in Beveren, en elke vereniging of vennootschap met maatschappelijke zetel in Beveren, wordt aanzien als gebruiker van Beveren. Natuurlijke personen met domicilie in Beveren en verenigingen of vennootschappen met maatschappelijke zetel in Beveren, die optreden namens natuurlijke personen, verenigingen of vennootschappen van buiten Beveren worden niet als gebruikers van Beveren beschouwd. commerciële activiteit : Elke activiteit die via de promotie voor, de verkoop van, of de verzorging van de naverkoop van goederen en diensten, beoogt winst op te leveren voor de organisator van deze activiteit. Het tentoonstellen van beeldende kunst (schilderijen, beeldhouwwerken, foto s e.d.) door of voor (een) kunstenaar(s) met het doel deze werken te promoten of te verkopen wordt eveneens als een commerciële activiteit aangezien. Indien de organisator kan aantonen dat de winsten van deze activiteit integraal bestemd zijn voor een sociaal, cultureel of menslievend doel, dan wordt de activiteit niet als commercieel beschouwd. Artikel 3: Overeenkomstig art. 6 het gebruiksreglement van het ontmoetingscentrum dient de reservering en de betaling te gebeuren door een afgevaardigde die door de organisator aangeduid wordt. Het adres van deze verantwoordelijke geldt als adres van de organisator. Artikel 4: Bij de reservering van lokalen wordt in gemeenschappelijk overleg de duurtijd van het gebruik bepaald door de verantwoordelijke en de gebruiker. De verantwoordelijke bepaalt overeenkomstig deze tariefverordening het van toepassing zijnde tarief. Artikel 5: De consignatie van het verschuldigde bedrag en de waarborg gebeurt vooraf op rekening van het gemeentebestuur Beveren. Artikel 6: Gebrek van betaling heeft automatisch en van rechtswege de verbreking van de gebruiksovereenkomst ten laste van de gebruiker tot gevolg. Artikel 7: Voor gebruik van de polyvalente zaal zal de gebruiker een waarborg van 50% van de vergoeding betalen, die aan de gebruiker terugbetaald wordt, nadat gebleken is dat de lokalen en materialen in goede staat werden achtergelaten. De waarborg moet betaald worden bij boeking van het lokaal. Artikel 8: In geval van annulering door de gebruiker, uiterlijk 2 maand voor de activiteit zou plaatsvinden, zal de gebruiker de gebruiksvergoeding terug ontvangen. Indien de annulering later gebeurt betaalt de gebruiker 40% van de gebruiksvergoeding. Annulering de laatste week brengt voor de gebruiker het verlies van de gebruiksvergoeding met zich mee. Indien de gebruiker kan aantonen dat het niet doorgaan van de activiteit een gevolg is van overmacht, kan het College van Burgemeester en Schepenen op voorstel van de werkgroepverantwoordelijke besluiten om de gebruiksvergoeding toch volledig terug te betalen. Artikel 9: Indien het gemeentebestuur door overmacht de toegezegde lokalen niet ter beschikking kan stellen zullen de betaalde sommen aan de gebruiker worden terugbetaald. In het voorkomend geval kan de gebruiker geen schadevergoeding eisen van het gemeentebestuur. Artikel 10: De invordering van de achterstallige betalingen zal gebeuren overeenkomstig de regelen der burgerlijke rechtspleging. Artikel 11: Volgende instanties kunnen gratis gebruik maken van de infrastructuur van het cultureel centrum, en de diensten van het personeel: het gemeentebestuur Beveren, inclusief alle gemeentelijke, politie- en OCMW-diensten. de VZW Gemeentelijk Cultuurcentrum Beveren. de gemeentelijke adviesraden en beheersorganen. Artikel 12: Afschrift van deze beslissing zal overgemaakt worden aan de heer Gouverneur. Retributiereglement 4.

5 Tarieven Polyvalente zaal OC Ermenrike Kieldrecht: Gebruiksvergoeding polyzaal per dagdeel Beverse gebruiker Beveren commercieel Extern nietcommercieel Extern commercieel Vergaderingen zonder 30 EUR 88,50 EUR 88,50 EUR 133,50 EUR podium Podiumvoorstellingen 118 EUR 354 EUR 354 EUR 531 EUR Repetities 22,40 EUR 67,50 EUR 67,50 EUR 99 EUR Opbouw of blokkering 14,80 EUR 45 EUR 45 EUR 67,50 EUR Diensten per prestatie Extra schoonmaak Herstellingen Alle tarieven EUR 16 EUR De tarieven werden goedgekeurd door de Gemeenteraad van Beveren in zitting van 17 december 2013 en zijn van kracht met ingang van 1 januari 2014.