GEBRUIKERSGIDS ZAAL TER BIEST

Transcriptie

1 1 GEBRUIKERSGIDS ZAAL TER BIEST Doorniksesteenweg 77a 8580 Avelgem (Max. 80p) Sleutels Alle sleutels worden afgehaald en teruggebracht in GC Spikkerelle, Scheldelaan 6 en dit zoveel mogelijk tijdens de openingsuren: ma-di-do: 9u-12u en woe: 14u-18u en vr: 14u-19u. Indien dit niet lukt, gelieve dan een afspraak te maken. Bij het afhalen en terugbrengen van de sleutel wordt er door de gebruiker afgetekend. Bij verlies van de sleutel, zullen de kosten die daaraan verbonden zijn aangerekend worden aan de gebruiker. Om de sleutel te kunnen ontvangen dienen de huur en waarborg reeds betaald te zijn. Klaarzetten zaal De gebruiker staat zelf in voor het klaarzetten van de zaal. Indien de infrastructuur niet proper is, of indien er vooraf reeds materiaal verdwenen is of schade aangebracht is, gelieve dit te melden VOOR aanvang van de activiteit. De Dienst Jeugd & Cultuur is bereikbaar op volgend GSM-nummer: Als er na de activiteit materiaal tekort is, wordt dit gefactureerd of van de waarborg afgetrokken. De infrastructuur wordt enkel betreden op de aangevraagde dagen die vermeld staan op het aanvraagformulier, ook al werd de sleutel vroeger afgehaald. Sabam: DOOR DE HUURDER TE REGELEN / Billijke vergoeding: door de gemeente geregeld De aanvraag voor SABAM dient gericht te worden aan Sabam, Aarlenstraat bus 2, 1040 Brussel. Telefoon: mail: frontoffice@sabam.be. Het gemeentebestuur heeft een jaarcontract voor de gemeentelijke ontmoetingscentra en het gemeenschapscentrum. Alle kosteloze, mechanische uitvoeringen op deze locaties zijn vrijgesteld behalve film- en/of toneelvoorstellingen. Dit wil dus zeggen dat er voor activiteiten waarvoor geen toegangsgeld wordt gevraagd, waarbij er niet live wordt opgetreden en waarbij er geen uitkoopsom

2 2 wordt betaald aan een artiest (muzikant, spreker, dj, ) geen aanvraag moet worden ingediend bij Sabam. Voor alle andere activiteiten en voor film- of toneelvoorstellingen moet dit wel. Drank De gebruiker wordt erop gewezen dat in zaal Ter Biest slechts beperkte voorzieningen aanwezig zijn ten behoeve van drankverbruik. Er is een koelkast voorzien in Ter Biest, alsook enkele glazen. Er dient afgewassen te worden aan de hand van het kraantje in de toiletten, het wasbekkentje en de waterkoker. De keuken maakt geen deel uit van het ontmoetingscentrum. Eten Zaal Ter Biest is niet uitgerust om eten te serveren. Veiligheid Er mogen maximaal 80 personen in het OC. Alle nooduitgangen en toegangswegen naar het OC moeten vrijgehouden worden. Parkeren kan enkel op de parking. Binnendeuren moeten vrij blijven en open zijn. Buitendeuren van de lokalen waar publiek aanwezig is mogen niet gesloten zijn. Ontplofbare of ontvlambare producten zijn niet toegelaten. In het OC is er een rookverbod. Aan de ingang hangt buiten een asbak. Er is geen EHBO-materiaal voorzien in het OC. Geluidsnormen voor muziekactiviteiten OC s Standaard zijn alle OC s in Avelgem ingedeeld in Categorie 1 max. 85 db. achtergrondmuziek toegestaan! Opgelet: er is enkel Categorie 1, max. 85 decibel (achtergrondmuziek) (db(a) LAeq,15min) Geen aanvragen nodig, het is niet verplicht om te meten of oordopjes te voorzien. Categorie 2, max. 95 decibel (rustig optreden, klein feest) (db(a) LAeq,15min) Het is verplicht om te meten (of geluidsbegrenzer te gebruiken) maar niet verplicht om oordopjes te voorzien. Categorie 3, max. 100 decibel (grote fuif/luide optredens) (db(a) LAeq,60min) Het is verplicht om te meten (en te registreren) en om gratis oordopjes te voorzien.

3 3 Uitzonderingen: Uitzonderingen naar categorie 2 of 3 kunnen enkel via het college van burgemeester en schepenen en enkel voor erkende verenigingen ( maximaal 12x per jaar en 2x per maand in dezelfde zaal). De aanvraag kun je doen voor een reeks van activiteiten tegelijkertijd. Geluidsmeters en oordopjes: Via de uitleendienst van Avelgem kun je als vereniging gratis een geluidsmeter ontlenen, deze is erg eenvoudig in gebruik. Oordopjes zijn te verkrijgen aan 0,15 per paar. Verwarming De verwarming hoeft niet ingesteld of aangelegd te worden door de gebruikers. Het bibliotheekpersoneel brengt dit in orde. De ventilatie en de airco worden door de gebruiker aan- en afgezet. Duur activiteit Op zondag-, maandag-, dinsdag-, woensdag- of donderdagnacht moet elke activiteit eindigen om 24u, tenzij deze nacht voor een wettelijke feestdag valt. Op andere nachten moeten de activiteiten in het OC eindigen om 1u. Vanaf dan mag er geen muziek meer gedraaid worden en geen drank geschonken worden. Er kan na het sluitingsuur wel nog opgekuist worden, mits dit in stilte gebeurt. In deze gebruikersgids steekt achteraan een checklist van wat gedaan moet worden na de activiteit. Afficheren Enkel de diensten van de Gemeentelijke Openbare Bibliotheek zorgen voor het uithangen of aanplakken van publiciteitsaffiches in het gebouw. Ramen, deuren, muren en vloeren mogen niet benageld, beplakt, beschilderd of beschreven worden en van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. OPKUIS Eventuele schade of tekortkomingen aan de infrastructuur moet voor ingebruikname door de huurder worden medegedeeld aan de administratie van Spikkerelle. De administratie zal in voorkomend geval akte nemen van de situatie. Schade of tekortkomingen aan de infrastructuur kunnen geen aanleiding geven tot wijzigingen aan de in dit reglement vastgelegde tarieven. De gebruikte infrastructuur wordt steeds in nette staat achter gelaten. De huurder staat in voor het opruimen en zorgt ervoor dat het OC opnieuw in haar basisopstelling wordt geplaatst. Onder opkuis wordt verstaan: - Meegebrachte materialen worden terug meegenomen; - Vuilnis wordt verwijderd, noch achtergelaten in het OC, noch achtergelaten in de omgeving van het OC; - Alle ruimtes van het OC worden gepoetst of geswifferd - Poetsmateriaal van het OC wordt proper opgeborgen op de daarvoor voorziene plaats; - De omgeving van het OC wordt proper achtergelaten; - De toiletten worden doorgespoeld en eventuele lege wc-rollen worden verwijderd;

4 4 - Al het meubilair wordt in de oorspronkelijke opstelling gezet. Bijlage 1: Checklist bij het verlaten van Zaal Ter Biest Volgende zaken moeten in orde zijn bij het verlaten van de zaal. Al het eigen materiaal is weg Glas, vuilnis, sigarettenpeuken zijn opgeruimd buiten Ventilatie en airco zijn uitgeschakeld Zaal en toiletten zijn schoongemaakt (poetsgerief staat in het sanitair blok) Toiletten zijn met WC-borstel schoongemaakt, wastafels in toiletten zijn schoongemaakt Al het vuilnis is weggedaan (ook van in toiletten) en wordt door de gebruiker meegenomen. Er mag in geen geval afval in de omgeving van het OC achtergelaten worden. Alle tafels en stoelen staan terug in de zaal in vergaderopstelling. Het gebruikte materiaal staat terug. Vaat is gedaan, frigo is leeggemaakt en staat open Lichten zijn uit deuren zijn gesloten Bij dringende problemen kunt u ons contacteren op het nummer: 0471/ Graag steeds bellen, sms wordt niet doorgestuurd. Gelieve een boodschap in te spreken indien u geen gehoor krijgt. U wordt zo spoedig mogelijk teruggebeld.

5 5