GEBRUIKERSGIDS GEMEENSCHAPSCENTRUM SPIKKERELLE

Transcriptie

1 1 GEBRUIKERSGIDS GEMEENSCHAPSCENTRUM SPIKKERELLE Sleutels Alle sleutels worden afgehaald en teruggebracht in GC Spikkerelle, Scheldelaan 6 en dit zoveel mogelijk tijdens de openingsuren: ma-di-do: 9u tot 12u, woe: 14u tot 18u, vrij: 14u tot 19u. Indien dit niet lukt, gelieve dan een afspraak te maken. Bij verlies van de sleutel, zullen de kosten die daaraan verbonden zijn aangerekend worden aan de gebruiker. Om de sleutel te kunnen ontvangen dienen de huur en waarborg reeds betaald te zijn. Klaarzetten zaal De gebruiker staat zelf in voor het klaarzetten van de zaal en zorgt zelf voor handdoeken, vaatdoeken, vuilniszakken en afwasmiddel. De gebruiker neemt het afval mee. Als er na de activiteit materiaal tekort is, wordt dit gefactureerd of van de waarborg afgetrokken. Indien er vooraf reeds materiaal verdwenen is of schade aangebracht is, gelieve dit dan zo snel mogelijk te melden. De Dienst Jeugd & Cultuur is bereikbaar op volgend GSM-nummer: De infrastructuur wordt enkel betreden op de dagen die vermeld staan op het aanvraagformulier, ook al werd de sleutel vroeger afgehaald. Voor het klaarzetten en opruimen zijn er specifieke tarieven. Sabam: door de huurder te regelen / Billijke vergoeding: door de gemeente geregeld De aanvraag voor SABAM dient gericht te worden aan Sabam, Aarlenstraat bus 2, 1040 Brussel. Telefoon: mail: frontoffice@sabam.be. Het gemeentebestuur heeft een jaarcontract voor de gemeentelijke ontmoetingscentra en het gemeenschapscentrum. Alle kosteloze, mechanische uitvoeringen op deze locaties zijn vrijgesteld behalve film- en/of toneelvoorstellingen. Dit wil dus zeggen dat er voor activiteiten waarvoor geen toegangsgeld wordt gevraagd, waarbij er niet live wordt opgetreden en waarbij er geen uitkoopsom wordt betaald aan een artiest (muzikant, spreker, dj, ) geen aanvraag moet worden ingediend bij Sabam. Voor alle andere activiteiten en voor film- of toneelvoorstellingen moet dit wel.

2 2 Verwarming De gebruiker dient niets te doen omtrent verwarming van het gebouw, deze wordt door de Dienst Jeugd & Cultuur op voorhand ingesteld. Gebruik regiekamer Gebruik van de regiekamer gebeurt enkel onder toezicht van de gemeentelijke theatertechnicus of een door de directeur aangeduide plaatsvervanger. Vooraf contact opnemen omtrent technische ondersteuning is noodzakelijk. Drank Bij het aanvraagformulier is in bijlage een basislijst dranken bijgevoegd. Deze dranken zijn verplicht af te nemen via de administratie van Spikkerelle, gelieve uw bestelling minstens 2 weken op voorhand door te geven. Indien dit niet tijdig gebeurd is, kunnen wij niet garanderen dat de nodige dranken aanwezig zijn. De dranken in Spikkerelle dienen van de huisleveranciers afgenomen te worden. Voor dranken buiten de basislijst dient de gebruiker zelf te bestellen bij onze huisleveranciers. De factuur voor deze bestelling wordt ook rechtstreeks aan de gebruikers bezorgd. Bij het gebruik van vaten wordt een forfait van 10 aangerekend voor de CO²-flessen. Eens een vat aangesloten geweest is, wordt het volledige vat aangerekend. Dit geldt ook voor reeds geopende flessen. Alle verbruikte dranken worden aan de huurder gefactureerd aan aankoopprijs. Gebroken glazen worden gefactureerd aan aankoopprijs. Er gebeurt een dranktelling voor en na de activiteit door de onderhoudsman en het verschil wordt gefactureerd. Het is niet toegestaan dranken of eten mee te nemen in de theaterzaal. Enkel op en achter de scène kunnen er dranken geserveerd worden. Eventuele schade als gevolg van het omstoten van dranken of glasbreuk zal worden aangerekend aan de gebruiker. Het is verboden sterke dranken (vanaf 21 alcohol) te serveren. Uitzonderingen hierop dienen worden aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen. Eten Het is verboden binnen het gebouw open vuren en gasflessen te gebruiken of te frituren. Buiten het gebouw is dit wel toegestaan op voorwaarde dat vluchtwegen en nooduitgangen helemaal vrij blijven. Er is beperkte kookgelegenheid voorzien in Spikkerelle. Veiligheid In de theaterzaal mogen niet meer dan 306 bezoekers toegelaten worden. Onder geen beding mogen losse stoelen worden bijgeplaatst of zit of staanplaatsen op en naast de trappen worden toegelaten. Het maximumaantal personen in de theaterzaal (inclusief de mensen op het podium) is 400. In de foyer mogen ook niet meer dan 306 bezoekers toegelaten worden, in de polyvalente zaal niet meer dan 780 personen.

3 3 Elk gebruik van rook, rookwaar, vuur, explosieven, munitie, confetti, papiersnippers, zand of poeder dat voor beschadiging of extra vervuiling kan leiden moet op voorhand worden gemeld bij de directeur van het gemeenschapscentrum. Ontplofbare of ontvlambare producten zijn niet toegelaten. Voor het aankleden van de zaal mogen ook geen licht ontvlambare producten gebruikt worden. De directeur of de theatertechnicus behoudt zich steeds het recht het gebruik ervan te verbieden wanneer hij de effecten niet veilig acht. De hoogtewerker en goederenlift kunnen enkel gebruikt worden door de gemeentelijke theatertechnicus of een door de directeur aangeduide plaatsvervanger. Alles wat boven de scène of boven het hoofd van het publiek wordt gehangen, dient beveiligd te zijn door staalkabels of kettingen; voorzien van de nodige keuringslabels en breeklast. Alle nooduitgangen en toegangswegen naar het GC moeten vrijgehouden worden. Binnendeuren moeten vrij blijven en open zijn. Buitendeuren van de lokalen waar publiek aanwezig is mogen niet gesloten zijn. In Spikkerelle is er een rookverbod. De gebruiker/ huurder is op de hoogte van de maatregelen betreffende brandpreventie. In geval van een onnodige oproep van de nooddiensten zullen de kosten hiervoor ten allen tijde verhaald worden op de gebruiker. Het gemeentebestuur voorziet een brandpreventiesysteem waarbij de organisator een vals alarmsignaal kan annuleren. De handleiding is te vinden achteraan deze gebruikersgids. Geluidsnormen voor muziekactiviteiten Spikkerelle De zalen in Spikkerelle behoren tot volgende categorieën: Polyvalente Zaal: Categorie 2 max. 95 decibel (rustig optreden, klein feest) Foyer: Categorie 1 max. 85 decibel (achtergrondmuziek) Theaterzaal: Categorie 2 max. 95 decibel (rustig optreden, klein feest) Categorie 1, max. 85 decibel (achtergrondmuziek) (db(a) LAeq,15min) geen aanvragen nodig, het is niet verplicht om te meten of oordopjes te voorzien. Uitzonderingen naar categorie 2 of 3 kunnen enkel via het college van burgemeester en schepenen Categorie 2, max. 95 decibel (rustig optreden, klein feest) (db(a) LAeq,15min) geen aanvragen nodig voor polyvalente zaal of theaterzaal (wel voor foyer), het is wel verplicht om te meten (of geluidsbegrenzer te gebruiken) maar niet verplicht om oordopjes te voorzien. Uitzonderingen naar categorie 3 kunnen enkel via het college van burgemeester en schepenen. Categorie 3, max. 100 decibel (grote fuif/luide optredens) (db(a) LAeq,60min) Het is verplicht om te meten (en te registreren) en om gratis oordopjes te voorzien. Uitzonderingen: Uitzonderingen naar categorie 2 of 3 kunnen enkel via het college van burgemeester en schepenen en enkel voor erkende verenigingen (maximaal 12x per jaar en 2x per maand in dezelfde zaal). De aanvraag kun je doen voor een reeks van activiteiten tegelijkertijd.

4 4 Geluidsmeters en oordopjes: Via de uitleendienst van Avelgem kun je als vereniging gratis een geluidsmeter ontlenen, deze zijn erg eenvoudig in gebruik. Oordopjes zijn te verkrijgen aan 0,15 per paar. In de theaterzaal en polyvalente zaal is een vast geluidsmeetsysteem aanwezig. Duur activiteit Op zondag-, maandag-, dinsdag-, woensdag- of donderdagnacht moet elke activiteit eindigen om 24u, tenzij deze nacht voor een wettelijke feestdag valt. Op andere nachten moeten de activiteiten in het OC eindigen om 1u. Vanaf dan mag er geen muziek meer gedraaid worden en geen drank geschonken worden. Er kan na het sluitingsuur wel nog opgekuist worden, mits dit in stilte gebeurt. In deze gebruikersgids steekt achteraan een checklist van wat gedaan moet worden na de activiteit. Uitzonderingen op het sluitingsuur moeten steeds schriftelijk aangevraagd worden aan het College van Burgemeester en Schepenen via het voorziene formulier. Voorzieningen Voor minder mobiele mensen is er een rolstoel ter beschikking. In Spikkerelle staan er toogplanken in de drankberging van de polyvalente zaal. Die zijn vrij te gebruiken. Erkende Avelgemse jeugdverenigingen kunnen gebruik maken van de brandwerende doeken in Spikkerelle. Er zijn zwarte scheidingswanden / expopanelen ter beschikking. Die zijn enkel te gebruiken in Spikkerelle. Afficheren Ramen, deuren, muren en vloeren mogen niet benageld, beplakt, beschilderd of beschreven worden en van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Bewegwijzering aanbrengen buiten (in de omgeving) is niet toegestaan. Opkuis Eventuele schade of tekortkomingen aan de infrastructuur moet voor ingebruikname door de huurder worden medegedeeld aan de administratie van Spikkerelle. De administratie zal in voorkomend geval akte nemen van de situatie. Schade of tekortkomingen aan de infrastructuur kunnen geen aanleiding geven tot wijzigingen aan de in dit reglement vastgelegde tarieven. De gebruikte infrastructuur wordt steeds in nette staat achter gelaten. De huurder staat in voor het opruimen en zorgt ervoor dat het gemeenschapscentrum opnieuw in haar basisopstelling wordt geplaatst. Onder opruimen wordt verstaan: - Meegebrachte materialen worden terug meegenomen

5 5 - Het vuilnis wordt in de voorziene zakken (huisvuil en PMD) gedaan en in de juiste containers gedeponeerd op de parking of meegenomen door de gebruikers. Glas wordt meegenomen door de gebruiker - Het gehuurde deel van het GC wordt grondig geveegd - Glazen, tassen, borden, bestek of ander gebruikt keukenmateriaal worden afgewassen, afgedroogd en in de daarvoor bestemde kasten of rekken geplaatst - Toog en/of keukenaanrecht wordt opgekuist keukentoestellen worden gereinigd - Drank wordt terug in de berging geplaatst, leeggoed wordt apart geplaatst in de berging. Frigo s worden uitgekuist. - Poetsmateriaal van het gemeenschapcentrum wordt proper opgeborgen op de daarvoor voorziene plaats - De omgeving van het gemeenschapscentrum wordt proper achtergelaten - De toiletten worden doorgespoeld en lege wc-rollen worden verwijderd - De gebruikte podiumelementen worden terug in de berging geplaatst en worden schoongemaakt. Wanneer het gemeenschapscentrum niet in nette staat wordt achtergelaten en de zaal niet geschikt werd volgens de basisopstelling (zie checklisten) wordt de waarborg of een deel van de waarborg ingehouden. Bij beschadigde voorwerpen evenals bij abnormale vervuiling worden extra kosten(factuur) aangerekend.

6 6 Bijlage 1: Checklist bij het verlaten van de theaterzaal en regiekamer Volgende zaken moeten in orde zijn bij het verlaten van de zaal. Al het eigen materiaal is weg Het vuilnis is weg in de regiekamer, op en rond het podium en op de zeteltribune. Versterkers, geluids- en lichttafel en projector zijn uitgeschakeld Het gordijn is volledig open, het projectiedoek is terug naar boven Podium, ingang en trappen zijn geveegd Al het materiaal (oa. spots, kleurenfilters, kabels, ) staat in de oorspronkelijke opstelling. Lichten uit De deuren zijn gesloten Al het afval is verwijderd en wordt meegenomen of in de juiste zakken en in de juiste containers op de parking gedeponeerd Al het plakband/tape is verwijderd op het podium

7 7 Bijlage 2: Checklist bij het verlaten van de artiestenruimtes Volgende zaken moeten in orde zijn bij het verlaten van de ruimtes. Al het eigen materiaal is weg Al het afval is verwijderd en wordt meegenomen of in de juiste zakken en in de juiste containers op de parking gedeponeerd De douches en wasbakken zijn schoongemaakt Vloer lokalen, wenteltrap en toiletten is geveegd Eet- en drinkgerief is afgewassen en op de juiste plaats teruggezet Het leeggoed is gesorteerd en staat op de aangewezen plaats De toiletten zijn proper Meubilair staat in de oorspronkelijke opstelling De keukeninfrastructuur wordt gereinigd na gebruik (ook de toestellen!) de vaatwasmachine moet geledigd zijn na gebruik (zelf blokjes voorzien) De lichten zijn gedoofd, de radiatoren zijn dichtgedraaid

8 8 Bijlage 3: Checklist bij het verlaten van de polyvalente zaal Volgende zaken moeten in orde zijn bij het verlaten van de zaal. Al het eigen materiaal is weg Al het afval (ook buiten tot 500 m rond het gebouw) is verwijderd en wordt meegenomen of in de juiste zakken en in de juiste containers op de parking gedeponeerd Al het eet- en drinkgerief is afgewassen en staat terug op de voorziene plaats (zie labels in de kasten) De keukentoestellen worden gereinigd De koffiemachine is proper en de koffiefilters zijn verwijderd De toog/bar is afgekuist, de vloer van de zaal, ingang, bergingen, toiletten en keuken is geveegd De tapinstallatie is gespoeld, de afwasbakken en tapkranen zijn proper De koelkasten zijn leeg en schoongemaakt. Gelieve die ook open te zetten. Het leeggoed en drank staan gesorteerd en op de voorziene plaats Alle tafels en stoelen staan gestapeld in de bergingen Kapstokken staan terug in de gang, tegen de muur Lichten zijn uit, ramen zijn dicht en deuren gesloten, nooddeuren zijn langs de buitenkant gesloten Vuilnisbakken zijn leeg en uitgekuist

9 9 De keukeninfrastructuur wordt gereinigd na gebruik (ook de toestellen!) de vaatwasmachine moet geledigd zijn na gebruik (zelf blokjes voorzien) Bijlage 4: Checklist bij het verlaten van de foyer Volgende zaken moeten in orde zijn bij het verlaten van de zaal. Al het eigen materiaal is weg Al het afval is verwijderd en wordt meegenomen of in de juiste zakken en in de juiste containers op de parking gedeponeerd Al het eet- en drinkgerief is afgewassen en staat terug op de voorziene plaats (zie labels in de kasten) De koffiemachine is proper en de koffiefilters zijn verwijderd De toog/bar is afgekuist, de vloer van de foyer, ingang, berging, toiletten en bar zijn geveegd De tapinstallatie is gespoeld, de afwasbakken en tapkranen zijn proper De koelkasten zijn leeg, schoongemaakt en staan open. Het leeggoed en drank staan gesorteerd en op de voorziene plaats. Het meubilair staat terug in de basisopstelling Lichten zijn uit, ramen zijn dicht en deuren gesloten, nooddeuren zijn langs de buitenkant gesloten Vuilnisbakken zijn leeg

10 10 De nummers van de vestiaire hangen allemaal terug ( 3 bij verlies) Bijlage 5: Handleiding brandalarm BRAND! Voor onmiddellijke doormelding naar de brandweer: Ga naar de brandbediening en steek de sleutel in het contact Draai hem horizontaal zodanig dat je het lichtje ziet branden Druk op EVAC Indien dit niet lukt, bel 112 Door op de drukknop te duwen wordt het alarm dus pas doorgemeld naar de brandweer, na 9 minuten De hittedetectoren (geen rookdetectie) worden bij detectie onmiddellijk doorgemeld naar de brandweer. Dit staat los van de drukknoppen en kan dus ook niet gecontroleerd worden door de gebruiker. VALS ALARM ER WERD OP DE DRUKKNOP GEDRUKT ZONDER BRANDGEVAAR DRUKKNOP WERD INGEDRUKT De sirene gaat aan Op de brandbediening (PZ bar, PZ berging en FO vestaire) komt een boodschap met vermelding nummer van de drukknop en locatie drukknop. SIRENE AFLEGGEN De sirene wordt stilgelegd door op de muzieknoot te duwen. (sleutel van de bediening is hiervoor niet nodig) Vanaf nu heb je opnieuw 9 minuten tijd om de drukknop terug te schakelen en het alarm te resetten.

11 11 Indien deze handeling niet wordt uitgevoerd gaat de automatische doormelding naar de brandweer na 9 minuten. DRUKKNOP TERUGSCHAKELEN Kijk op de bediening over welke drukknop het gaat. Ga naar de drukknop. Je merkt dat er ACTIVATED vermeld staat op de knop. Draai met het rode sleuteltje de drukknop terug naar voor. Indien deze handeling niet werd uitgevoerd gaat de automatische doormelding naar de brandweer na 9 minuten. ALARM RESETTEN: Ga naar de brandbediening en steek de sleutel in het contact Draai hem horizontaal zodanig dat je het lichtje ziet branden Druk op RESET Het volledig systeem is terug in originele werking. Bij dringende problemen kunt u ons contacteren op het nummer: 0471/ Graag steeds bellen, sms wordt niet doorgestuurd. Gelieve een boodschap in te spreken indien u geen gehoor krijgt. U wordt zo spoedig mogelijk teruggebeld.