GEBRUIKERSREGLEMENT GEMEENTELIJKE BUURTHUIZEN HEERS

Transcriptie

1 GEBRUIKERSREGLEMENT GEMEENTELIJKE BUURTHUIZEN HEERS 1. Dit reglement is van toepassing op de gemeentelijke buurthuizen van Heers: buurthuis straat buurthuisverantwoordelijke tel./gsm max. # pers. Batsheers Batheersstraat Octaaf Vandecan Gutschoven Wijngaardstraat Brigitte Machiels Heks Hekslaan Linda Gijsens Horpmaal Cartuyvelstraat Henri Nulens Klein Gelmen Kiezelstraat Romaine Francis Mechelen Bovelingen Schoolstraat Maggy Royer Knaepen Mettekoven Winningstraat Carina Volont Opheers Opheersstraat Administratie Rukkelingen Loon Sweetstraat Nico Jammaers Vechmaal Sint Martinusstraat Linda Gijsens Veulen Kerkstraat Mariette Kelkeneers Het buurthuis dient gereserveerd te worden via de buurthuisverantwoordelijke. De overeenkomst moet minimaal 30 dagen op voorhand ingevuld en ondertekend worden, met uitzondering van koffietafels of andere uitzonderlijke omstandigheden. De huurovereenkomst is pas definitief nadat ze nagekeken en geviseerd is door de gemeentelijke administratie. Je zal vervolgens een factuur ontvangen voor het te betalen huurgeld. De geldende tarieven kunnen steeds geraadpleegd worden via de website van de gemeente Indien het buurthuis twee opeenvolgende dagen gehuurd wordt, geldt voor de tweede dag de helft van het huurtarief. Als je een dag op voorhand over een zaal wil beschikken om alles voor te bereiden, dien je deze ook te reserveren en een bijkomend bedrag te betalen. Je kan ook kiezen een risico te nemen en de dag op voorhand checken of de zaal vrij is en vragen of je al mag starten met de voorbereiding. Er kan maximaal 12 maanden op voorhand gereserveerd worden. Er kan een optie genomen worden op het buurthuis voor maximaal 2 weken. Bij risico op conflicten bij de verhuring (reservering) zal er met alle betrokkenen contact worden opgenomen teneinde een oplossing uit te werken waarin elke betrokken partij zich kan vinden. 3. Socio culturele verenigingen en andere verenigingen aangesloten bij een adviesraad van gemeente Heers genieten een voorkeursregeling bij de planning van het buurthuis. Omwille van deze reden worden reservaties van privé personen maximaal 2 maanden op voorhand definitief bevestigd. Indien er mogelijke overlappingen zijn, worden de verenigingen/privé personen evenwel steeds aangespoord onderling te overleggen en vervolgens hun akkoord te laten weten aan de buurthuisverantwoordelijke. Indien er geen akkoord bereikt wordt, neemt de buurthuisverantwoordelijke contact op met de dienst cultuur die het probleem voorlegt aan het schepencollege.

2 4. Een reservering van het buurthuis kan door het gemeentebestuur geannuleerd worden wegens dringende noodzakelijkheid van openbare orde (bv. verkiezingen). Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor lasten die uit de annulering voortvloeien. 5. Door het ondertekenen van de huurovereenkomst verbindt de gebruiker zich tot de stipte naleving van de overeenkomst en het gebruikersreglement. 6. De gebruiker is verantwoordelijk voor het goed beheer van het buurthuis voor de duur dat deze lokalen ter beschikking gesteld worden, d.w.z. vanaf de afgifte tot teruggave van de sleutels. 7. De sleutels dienen afgehaald en teruggebracht te worden bij de buurthuisverantwoordelijke. De sleutels worden ten vroegste ter beschikking gesteld de dag voor de datum waarop het buurthuis wordt gehuurd, tenzij het schepencollege daar anders over beslist. De sleutels worden niet overhandigd zolang er geen overeenkomst ondertekend is, waarbij deze algemene voorwaarden aanvaard worden. Er dient altijd een natuurlijke persoon als verantwoordelijke voor een vereniging of instelling te ondertekenen, met vermelding van zijn persoonlijk adres en telefoonnummer. Deze verantwoordelijke stelt zich garant namens de vereniging voor de goede uitvoering van de overeenkomst. 8. Na afloop van de activiteit dient de gebruiker het buurthuis achter te laten in opgeruimde en propere toestand. Hij wordt geacht de lokalen en het meubilair te kuisen en ordelijk achter te laten. Indien dit niet het geval is, zal de buurthuisverantwoordelijke de bevoegde dienst van de gemeente op de hoogte stellen, die dan na controle en contact met de gebruiker desgevallend kan besluiten tot een onderhoudsbeurt door het gemeentepersoneel, dit voor rekening van de gebruiker. De financieel beheerder van de gemeente zal hiervoor een forfaitaire vergoeding van 65 invorderen van de gebruiker. Na twee opeenvolgende noodzakelijke ingrepen van de gemeente in het poetsen of opruimen van de lokalen, kan het college besluiten tot weigering van toekomstig gebruik. De gebruikte lokalen moeten terug beschikbaar zijn in oorspronkelijke toestand op de eerstvolgende dag vanaf 10 uur of vroeger indien een andere activiteit vroeger start. 9. Het meubilair dient ordelijk en proper achtergelaten te worden. Indien tafels en stoelen verschoven worden, dienen deze achteraf op hun oorspronkelijke plaats teruggezet te worden. D.w.z. dat indien de tafels en stoelen bij ontvangst van de sleutel opgestapeld zijn op een bepaalde plaats, deze ook op deze wijze achtergelaten dienen te worden. In geval van twijfel spreek je hierover de buurthuisverantwoordelijke aan. Er kunnen extra tafels en stoelen aangevraagd worden via de administratieve technische dienst per e mail jos.boes@heers.be of telefonisch op het nummer Er wordt vanuit gegaan dat elk buurthuis en het ter beschikking gesteld materiaal in goede staat verkeert bij aanvang van de activiteit. Indien de gebruiker opmerkt dat materiaal of een installatie van het buurthuis (zie lijst) defect is bij aanvang of defect

3 geraakt tijdens de huurperiode, dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan de buurthuisverantwoordelijke, die desgevallend de bevoegde gemeentelijk dienst verwittigt. Het is verboden meubilair bloot te stellen aan regen, waardoor beschadiging zou kunnen gebeuren. 11. Indien het aanwezige porselein en glazen gebruikt worden bij de verhuring, moet de inventaris nagekeken worden samen met de buurthuisverantwoordelijke, zowel voor als na het gebruik. Het gebruikte porselein en glazen moeten steeds afgewassen, afgedroogd en terug op hun oorspronkelijke plaats gezet worden. Porselein, glazen en voorwerpen die vernield werden of verdwenen zijn tijdens de huurperiode dienen vergoed te worden. 12. In de meeste buurthuizen kunnen bijkomend porselein, glazen en keukengerei gehuurd worden via de buurthuisverantwoordelijke of een plaatselijke vereniging. Gelieve hiervoor de buurthuisverantwoordelijke aan te spreken. De gemeente is niet verantwoordelijk voor deze bijkomend verhuur. 13. De gebruiker kan het aanwezige materiaal om te poetsen gebruiken, mits dit op de juiste plaats en in correcte toestand wordt teruggeplaatst. 14. De buurthuisverantwoordelijke zal de gebruiker in kennis stellen van de te volgen richtlijnen voor het eventueel gebruik van de tapinstallatie en de keuken. De tapinstallatie en de keuken dienen steeds onmiddellijk na gebruik schoongemaakt te worden. 15. De gebruiker dient zelf voor dranken te zorgen. Voor sommige buurthuizen bestaan vaste afspraken tussen het gemeentebestuur en een brouwer. In dat geval is de gebruiker verplicht de benodigde dranken af te nemen van deze brouwer. Gelieve hiervoor de buurthuisverantwoordelijke aan te spreken. 16. De gebruiker zorgt ervoor dat er geen onnodige verspilling van elektriciteit, verwarming, gas of water gebeurt en zal na de activiteiten zorg dragen voor het doven van de lichten en het afzetten van de verwarming. De verwarming mag niet eerder opgezet worden dan noodzakelijk om de lokalen tot een normale temperatuur te brengen tijdens de activiteiten. Vraag aan de buurthuisverantwoordelijke hoe de verwarming precies werkt. Bij misbruik zullen de extra kosten, zoals begroot door het schepencollege, aangerekend worden. Ramen en deuren moeten steeds gesloten worden bij het verlaten van het buurthuis. 17. De gebruiker is verantwoordelijk voor het goede verloop en de goede orde van de activiteiten en voor het respecteren van het maximum toegelaten aantal personen dat de gehuurde lokalen mag betreden. Hij dient zich te vergewissen van het maximum toegelaten aantal personen volgens de brandweernormen vermeld op een aanplakbrief aan de ingang van de zaal of het buurthuis, en dient zich voor de aanvang van de activiteiten te vergewissen van de juiste plaats van de aanwezige brandblusapparaten en het branddeken, zodat bij gevaar onmiddellijk kan

4 ingegrepen worden. De gebruiker dient er zorg voor te dragen dat de nooduitgangen te allen tijde vrij zijn en niet afgesloten zijn tijdens de activiteiten. Voor de uitgang mogen geen voertuigen geparkeerd worden. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. Bij manifestaties waar erg veel volk verwacht wordt, verdient het aanbeveling een aangestelde van de vereniging aan de ingang te laten staan ten einde enige controle te hebben over binnen en buitengaande bezoekers. In dat geval kan het ook nuttig zijn het parkeergebeuren te begeleiden en hierbij aangepaste reflecterende kledij te dragen. Bij grote manifestaties wordt aan de organisator geadviseerd de hulp (en aanwezigheid) van een 'Rode kruis ploeg' te vragen aan de plaatselijke afdeling van het Rode Kruis. 18. De gebruiker zal er zorg voor dragen dat er geen nachtlawaai wordt veroorzaakt, noch door overdreven harde muziek noch door lawaai in de zaal. De gebruiker zal het grootste begrip opbrengen voor de omwonenden, die het recht hebben van nachtrust te genieten. De gebruiker zal in ieder geval de maatregelen nemen die zich opdringen wanneer blijkt dat er overdreven hinder is voor de buurtbewoners. 19. De gebruiker dient er zorg voor te dragen dat alle afval in gemeentelijke afvalzakken terechtkomt. De gebruiker dient zelf te zorgen voor deze afvalzakken. In geval van snel bederfbaar afval, zoals bij eetfeesten en mosselfeesten, dient de gemeentelijke technische dienst verwittigd te worden, zodat de dienst de afvalzakken op de eerstvolgende werkdag kan gaan afhalen. Dit kan via e mail melding@heers.be of via het telefoonnummer De gebruiker zal er zorg voor dragen dat de wetgeving op het rookverbod in de buurthuizen wordt toegepast. Aan alle gebouwen is een speciale asbak voorzien aan de buitendeur, zodat bezoekers daar terechtkunnen. De gebruiker dient overtreders te wijzen op het rookverbod en hen te verzoeken de regels te respecteren. 21. Voor het gebruik van de toiletten dient bij aanvang van de activiteit nagegaan te worden of de toiletten zich in goede staat bevinden en of er voldoende voorraad toiletpapier aanwezig is. 22. Bij het aankleden van de zaal is het verboden versieringen aan te brengen die blijvende schade berokkenen (bijv. kleefband, strips, punaises, nagels). 23. Indien de gebruiker een activiteit met muziek organiseert en deze activiteit toegankelijk is voor een publiek, moet de gebruiker SABAM aanvragen. Als je een activiteit organiseert waarop enkel familieleden uitgenodigd zijn, word je vrijgesteld van het betalen van SABAM. Ook kosteloze onderwijsactiviteiten worden vrijgesteld. Voor meer info, surf naar De BILLIJKE VERGOEDING moet aangevraagd worden indien de activiteit gepaard gaat met opgenomen muziek. Voor live muziek moet dus geen billijke vergoeding betaald worden. Net zoals bij SABAM worden kosteloze activiteiten in familiekring of in het kader van onderwijsactiviteiten vrijgesteld. Voor meer info, surf naar Opgelet: in sommige buurthuizen heeft de gemeente reeds een jaartarief betaald voor de billijke vergoeding. Als je opgenomen muziek gebruikt in

5 deze buurthuizen, moet je de billijke vergoeding niet meer aanvragen bij de inningsmaatschappij (vb. Outsourcing Partners n.v.), maar een forfait betalen (op basis van de grootte van het buurthuis) aan het gemeentebestuur die bovenop de huurprijs verrekend wordt. Dit moet aangeduid worden op de huurovereenkomst. In de andere buurthuizen staat de gebruiker volledig zelf in voor de aanvraag en betaling van de billijke vergoeding. De SABAM vergoeding is bestemd voor de auteurs en de componisten; de billijke vergoeding voor de uitvoerende kunstenaars en de producenten. 24. Voor de organisatie van fuiven, bals, danspartijen, houseparty s e.d. dient schriftelijk toelating aangevraagd te worden bij het gemeentebestuur. Dit kan via de administratieve technische dienst per e mail jos.boes@heers.be of telefonisch op het nummer De brandpolis van de gemeente voorziet een algemene afstand van verhaal ten voordele van alle gebruikers, d.w.z. dat deze laatsten niet aansprakelijk gesteld kunnen worden. 26. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor de activiteiten die door de gebruiker worden ingericht, noch voor eventuele ongevallen. Het gemeentebestuur kan evenmin verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker. Het staat de gebruiker vrij eigen materiaal te verzekeren tegen schade en/of diefstal. 27. NOODNUMMERS: Ambulance: 100 Brandweer: 100 Politie : 101 Algemeen: 112 (hiermee bereik je alle dringende hulpdiensten)