Dossiernummer: Barcode (sticker) Gebruiksovereenkomst zaal Skala

Transcriptie

1 Dienst Vrije Tijd en Jeugd Dorpsstraat 2 (postadres) Keistraat 5 (bezoekadres) 9270 Laarne uitleen@laarne.be Dossiernummer: Barcode (sticker) Ontvangstdatum (in te vullen door de Uitleendienst) Gebruiksovereenkomst zaal Skala Voor wie is dit formulier? Dit formulier is bestemd voor alle verenigingen of organisatoren die de gemeentelijke zaal Skala willen huren voor het organiseren van een activiteit of evenement (fuif, eetfestijn, rommelmarkt, ). Waarvoor dient dit formulier? Via dit formulier wordt een gebruiksovereenkomst gesloten tussen de vereniging/organisator en het gemeentebestuur voor het gebruik van de gemeentelijke zaal Skala, Colmanstraat 51 te 9270 Kalken en het daarbij inbegrepen materiaal. Dit formulier volgt de vooropgestelde regels uit het Reglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal, het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen en algemene dienstverlening aan verenigingen (oktober 2016). Wanneer dient u dit formulier in? Bezorg dit formulier tussen 1 januari en 31 maart in het jaar voorafgaand aan de activiteit, of ten laatste 8 weken voor aanvang van de activiteit aan: Dienst Vrije Tijd en Jeugd Keistraat Laarne uitleen@laarne.be

2 Naam activiteit Gegevens activiteit Omschrijving activiteit* Datum activiteit: Startuur: Einduur: Datum opbouw:** Startuur: Einduur: Datum afbouw:** Startuur: Einduur: Zaal Laag gedeelte Hoog gedeelte Scheidingswand Ja Neen * Voor grote manifestaties kan de burgemeester een brandweercontrole eisen. ** Voor het opstellen en opruimen wordt er een toeslag aangerekend van 25 per dag. Gegevens organisator Vereniging Contactpersoon 1* Straat + nummer Postcode + gemeente Gsm en telefoon Gsm: Telefoon: Contactpersoon 2* Straat + nummer Postcode + gemeente Gsm en telefoon Gsm: Telefoon: *De contactpersonen moeten tijdens de activiteit steeds bereikbaar zijn!

3 Stoelen (maximaal 500) Tafels (maximaal 90, voor 6 personen) Podium Tribune Aantal: Aantal: Materiaal Skala Podium(elementen) Podium 37,5m² (7,5m x 5m) (12 elementen, 1m x 2m/stuk) Eerste dag gebruik tribune: 300 Bijkomende dag gebruik tribune: 150/dag Aantal extra dagen: Totaal huurgeld: Totaal waarborg: 250 Set werfhekkens* Ja Neen *Werfhekkens kunnen enkel aangevraagd worden bij het inrichten van grote fuiven en/of evenementen in zaal Skala voor het inrichten van een buitenperimeter. Waarborg Vul de waarborg in die van toepassing is voor u als aanvrager. Soort vereniging * Waarborg Categorie B Erkende verenigingen binnen de gemeente, scholen en politieke 125 fracties Categorie C 250 Niet-erkende verenigingen binnen de gemeente Categorie D 500 Verenigingen buiten de gemeente Categorie E 500 Private personen of bedrijven Te betalen waarborg** *De categorieën zijn onderverdeeld op basis van het Reglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal, het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen en algemene dienstverlening aan verenigingen (Gemeenteraad, 30 december 2008). **De waarborg wordt terugbetaald na inlevering van de sleutel en controle van de zaal.

4 Huur Vul de waarborg in die van toepassing is voor u als aanvrager. Soort vereniging Prijs/dag Aantal dagen Totaal huur Categorie B 175 Categorie C 350 Categorie D en E 700 Tarief voor openstellen en/of opruimen 25 Te betalen huur 1. Afhalen en terugbrengen sleutel Algemene gebruiksvoorwaarden De sleutel moet afgehaald worden bij de dienst vrije tijd & jeugd, ten vroegste twee werkdagen voor de activiteit. De sleutel moet ingediend worden bij de dienst vrije tijd & jeugd, de eerste werkdag (voor 12u) na de activiteit. 2. Veiligheid De organisator is steeds verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens de activiteit. De nooduitgangen moeten altijd vrij blijven, zowel aan de binnen- als buitenkant. Controleer voor aanvang van de activiteit of alle nooduitgangen bereikbaar zijn. Het maximumaantal aanwezigen in de zaal moet gerespecteerd worden. Laag gedeelte: maximaal 430 personen Hoog gedeelte: maximaal 780 personen Laag + hoog gedeelte: maximaal 780 personen In de zaal mag NIET gerookt worden. Er moet altijd een gsm aanwezig zijn, zodat hulpdiensten gewaarschuwd kunnen worden. Er mag geen brandbaar materiaal aangebracht worden voor versiering van de zaal (bijvoorbeeld rietmatten, stro, karton, papier, brandbaar textiel, ). Versiering moet opgehangen worden aan de daarvoor voorziene structuren. Aan nutsleidingen mogen geen lasten opgehangen worden. Bij gebruik van gasflessen (buiten) moeten de nodige veiligheidsmaatregelen genomen worden. Er mogen GEEN gasflessen in de zaal gebruikt worden! Alle niet gebruikte brandstofbussen moeten buiten geplaatst worden. In de zaal mogen geen verbrandingsmotoren draaien.

5 3. Geluidsbeperkingen De nachtrust van de omwonenden moet altijd gerespecteerd worden. Tijdens de activiteiten moeten de deuren dicht blijven (niet op slot). De geldende geluidsnormen moeten altijd nageleefd worden. Bij organisatie van fuiven, bals, brengt de organisator de buurtbewoners ten laatste 1 week voor de activiteit schriftelijk op de hoogte. 4. SABAM en billijke vergoeding De organisator staat zelf in voor de betaling van SABAM. Het gemeentebestuur betaalt de billijke vergoeding voor zaal Skala. Voor activiteiten waarbij gedanst wordt (fuiven, eetfestijnen met aansluitend bal, ) moet de billijke vergoeding door de organisator zelf betaald worden. 5. Schoonmaak van de zaal Laat de zaal na gebruik proper achter. Dweil of schuur de zaal. Reinig de toiletten. Was de tafels en stoelen af en plaats ze terug zoals afgebeeld. Deponeer alle afval in zakken in de container aan de achterkant van de zaal. Neem de rest van het afval mee wanneer de container vol is. Doof de lichten en de verwarming bij het verlaten van de zaal. Breng de sleutel terug op de eerste werkdag na de activiteit. Zorg ervoor dat de zaal dan volledig ontruimd en proper is. Gebruikersovereenkomst De organisator heeft onderstaande algemene gebruiksvoorschriften nagelezen en gaat akkoord met de gestelde voorwaarden. Opgemaakt te Datum Namens de gemeente (naam + handtekening) Namens de vereniging (naam + handtekening)

6 Betaling en huur waarborg (in te vullen door de Uitleendienst) Waarborg Skala Huur Skala Waarborg tribune Voor de gemeente (naam + handtekening) Huur tribune Voor de vereniging (naam + handtekening) OPGELET! De gebruiksovereenkomst is enkel geldig nadat: Een door de aanvrager ondertekende gebruikersovereenkomst werd ingediend bij de Dienst Vrije Tijd en Jeugd. De verschuldigde huur en waarborg werden betaald en dit ten laatste tot 8 weken voor aanvang van de activiteit. Deze gebruikersovereenkomst werd tegengetekend door de bevoegde ambtenaar van de gemeentelijke uitleendienst. Na betaling van de verplichte kosten en tegentekening door de gemeentelijke uitleendienst, wordt een kopie van dit contract overgemaakt aan de aanvragende vereniging. Indien dit niet gebeurt, vervalt de overeenkomst. Huurgeld en waarborg kunnen betaald worden op naam van Gemeentebestuur Laarne via overschrijving op rekening BE (IBAN), BPOTBEB1 (BIC). Gelieve bij overschrijving het volgende te vermelden: zaal Skala, naam huurder/vereniging en datum activiteit. De datum van overschrijving geldt als ontvangstdatum. Bij verwerking van de hier verzamelde gegevens houdt het gemeentebestuur rekening met de geldende regelgeving over de bescherming van de privacy.