JEUGDCENTRUM RONDPUNT26: REGLEMENT VERGADERZALEN

Transcriptie

1 JEUGDCENTRUM RONDPUNT26: REGLEMENT VERGADERZALEN ART. 1 OMSCHRIJVING Dit reglement regelt het gebruik van de vergaderlokalen in het stedelijke jeugdcentrum, Europalaan 26, 3600 Genk. Volgende lokalen staan ter beschikking: - Grote vergaderzaal (1) = (50m² - maximum 30 personen). - Kleine vergaderzaal (2) = (25m² - maximum 15 personen). - Crearuimte met kleine keuken = (40m² - maximum 20 personen). ART. 2 ALGEMEEN In dit reglement wordt naar de huurder van een vergaderlokaal verwezen als de gebruiker en naar de verhuurder als de stad Genk Gebruikers Volgende gebruikerscategorieën kunnen gebruik maken van de lokalen: - GENKSE ORGANISATIES (organisaties met een werking in Genk) + NIET GENKSE ORGANISATIES MET EEN AFDELING IN GENK : stedelijke, werkingen van de Dienst Jeugd en stedelijke jeugdraad, jeugdwerkingen, het stadsbestuur, adviesraden, verenigingen aangesloten bij een adviesraad, leerlingenraden, Genkse studentenverenigingen, scholen, sociaal-culturele werkingen, individuelen (-30 jaar). - NIET-GENKSE ORGANISATIES (organisaties met een werking buiten Genk) : sociaalculturele werkingen en individuelen (-30 jaar) Algemene voorwaarden - De vergaderlokalen kunnen gebruikt worden voor vergaderingen en activiteiten; - De vergaderlokalen kunnen gehuurd worden tussen 08u00 en 24u00, met uitzondering van huur samen met polyvalente zaal. - Doelgroep of thema van de activiteit of vergadering dient jeugdgericht te zijn. - Verjaardagsfeestje (Genkse kinderen tot 12 jaar) kunnen op woensdag-, zaterdag- en zondagnamiddag, maar vallen automatisch onder de categorie van niet-genkse organisaties. - Fuiven zijn niet toegelaten. - De gebruiker neemt voor een activiteit 1 in de vergaderlokalen vooraf contact op met de stad Genk om het verloop van de activiteit te bespreken. - De gebruiker kan een vergaderlokaal niet verder verhuren aan derden. Indien dit toch gebeurt, wordt de activiteit onmiddellijk stopgezet in afwachting van verdere sanctionering. - Partijgebonden, religieuze en politieke activiteiten zijn niet toegestaan in de vergaderlokalen van het stedelijke jeugdcentrum. ART. 3 RESERVATIE - De reservatieaanvraag kan gebeuren op de volgende manieren: o op de Dienst Jeugd 2. o via mail rondpunt26@genk.be. o via de website - Meer info over de reservatiemogelijkheden kan je krijgen op de volgende manieren: o telefonisch tijdens de openingsuren van de Dienst Jeugd (enkel informatief ). o via de website (enkel informatief). 1 Andere activiteiten dan vergaderingen. 2 Dienst Jeugd, Europalaan 26, 3600 Genk.

2 - De reservatieaanvraag gebeurt door één meerderjarige verantwoordelijke. - Minderjarigen mogen gebruik maken van de lokalen indien zij vertegenwoordigd worden door een meerderjarige, die zich persoonlijk aansprakelijk stelt voor de naleving van dit reglement. - Niet-Genkse organisaties kunnen maximaal 30 kalenderdagen op voorhand reserveren. - De reservatieaanvraag is definitief wanneer de Dienst Jeugd beschikt over een ingevulde vergaderfiche. - De reservatieaanvraag wordt chronologisch behandeld door de Dienst Jeugd binnen een termijn van 7 kalenderdagen. - De reservatie is definitief nadat de gebruiker de reservatiebevestiging ontvangen heeft. ART. 4 TARIEVEN, WAARBORG, ANNULATIE 4.1. Tarieven Onderstaande tarifering geldt per dagdeel. Eén dagdeel bestaat uit een blok van 4 uren. Elk begonnen dagdeel wordt aangerekend. Gebruikerscategorieën Grote vergaderzaal (50m²) Huurprijs Kleine vergaderzaal (25m²) Crearuimte (40m²) Stedelijke diensten van stad Genk Gratis Gratis Gratis GENKSE ORGANISATIES Jeugdwerkingen, adviesraden, + verenigingen aangesloten bij een NIET GENKSE adviesraad,leerlingenraden, ORGANISATIES Genkse studentenverenigingen, MET EEN scholen, sociaal-culturele AFDELING IN werkingen, individuelen (-30 jaar) GENK NIET-GENKSE sociaal-culturele werkingen en ORGANISATIES individuelen (-30 jaar) 7,50 5,00 7,50 15,00 10,00 15,00 Extra kosten: - 10,00 toeslag bij reservatie keuken crearuimte (stedelijke diensten van stad Genk gratis). - 25,00 bij verlies, misbruik of laattijdige inlevering van de toegangsbadge. - 30,00 bij het veroorzaken van een valse alarmmelding Waarborg Er wordt geen waarborg gevraagd voor het gebruik van de lokalen. Bij vaststelling van schade vóór of na het gebruik, dient de gebruiker onmiddellijk de verantwoordelijk van de stad Genk te verwittigen (via het telefoonnr.op de vergaderfiche/stocklijst). Indien dit niet gebeurt, wordt de gebruiker aansprakelijk gesteld en dient hij/zij de schade /verlies te vergoeden.

3 4.3. Annulatie Annulatie voor het gebruik van de vergaderlokalen kan tot ten laatste één werkdag schriftelijk of via mail voor de activiteit. Indien deze termijn niet gerespecteerd wordt, rekent de stad Genk een administratieve kost van 20,00 aan de gebruiker. ART. 5 BETALING De stad factureert voor huur, extra kosten, eventuele schadevergoeding, verlies en andere kosten. Deze wordt betaald door de gebruiker ten laatste 30 kalenderdagen na datum factuur; AGB (Autonoom Gemeente Bedrijf) factureert voor het drankverbruik. Deze wordt betaald door de gebruiker ten laatste 30 kalenderdagen na datum factuur. ART. 6 DRANK - De organisator kan dranken bestellen bij de Dienst Jeugd maar dit is geen verplichting. - De drankenlijst inclusief tarieven wordt als bijlage voorgelegd aan de gebruiker bij de reservatiebevestiging en eindfactuur. Deze drankenlijst omvat alle dranken die afgenomen kunnen worden bij de vergaderlokalen van het jeugdcentrum. - De gebruiker brengt ten laatste 7 kalenderdagen voor de activiteit een drankenlijst binnen (of via mail) in het jeugdcentrum met vermelding van de te bestellen dranken. Deze dranken zullen in het vergaderlokaal klaarstaan; - Enkel de geconsumeerde dranken worden aangerekend; - Bij betwisting van aantal geconsumeerde dranken geldt de telling door de stad Genk. ART. 7 MATERIALEN De totale huurprijs omvat het mogelijke gebruik van: - Verwarming/ventilatie. - Tafels. - Stoelen. - Toiletten. - Whiteboard met marker en bordveger (2). - Eén vuilbak. - Borstel en vuilblik. - Koelkast. - Multimediakast 3 (1). - Internet. De stad Genk is niet verantwoordelijk voor de mogelijke afwezigheid van één van de voornoemde materialen in betreffende ruimtes. De gebruiker geeft in de vergaderfiche aan welke materialen hij/zij wenst te gebruiken tijdens de activiteit. Bij schade aan de materialen en/of ruimtes wordt dit verrekend in de eindfactuur. Op aanvraag van de gebruiker, uiterlijk 7 kalenderdagen vóór de activiteit, wordt uitleg gegeven bij het gebruik van voornoemde materialen en ruimtes door de stad Genk. 3 In de multimediakast vindt men een, soundmixer, dvd speler en tv.

4 ART. 8 TOEGANG EN ALARM 8.1. Toegang Opening en sluiting van de nodige ruimtes in het jeugdcentrum tijdens de huurperiode gebeurt door middel van een badge. Binnen de 5 kalenderdagen vóór de activiteit en na afspraak met de stad Genk haalt de gebruiker zelf de badge af in het jeugdcentrum. Hij/zij is hiervoor persoonlijk verantwoordelijk. Meteen na de vergadering/activiteit wordt de toegangsbadge terug ingeleverd in het jeugdcentrum. Indien er een reservatie is voor meerdere malen is dit na de laatste vergadering/activiteit. Het is strikt verboden de badge door te geven aan derden Alarm De vergaderlokalen zijn uitgerust met een alarmsysteem. Wanneer een gebruiker een toegangsbadge ontvangt, is hier ook een alarmcode aan verbonden. Bij het betreden van het gebouw controleert de gebruiker of het alarm afstaat. Bij het vertrek of aankomst wordt op het aanwezigheidsblad gekeken of het alarm dient in (uit-)geschakeld te worden. Bij het veroorzaken van een valse alarmmelding zal een administratieve kost van 30,00 worden aangerekend. ART. 9 POETS Alle gebruikte ruimtes en materialen worden netjes en opgeruimd achtergelaten: - Alle drank en leeggoed wordt in de daartoe voorziene bak geplaatst. - Indien nodig dient er geborsteld te worden en vuil in de container gedeponeerd te worden. - Alle materialen niet behorend tot het jeugdcentrum, worden onmiddellijk na de activiteit/vergadering verwijderd door de gebruiker. - Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen en/of vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Ze mogen van geen enkel hechtmiddel worden voorzien. - Bij het verlaten van het gebouw moeten alle lichten gedoofd, dienen alle deuren en vensters gesloten te worden, wordt de verwarming uitgezet en wordt indien nodig het alarm terug geactiveerd. ART. 10 VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN De organisator zorgt voor toepassing van de volgende voorschriften: - Het is ten strengste verboden te roken in het jeugdcentrum. - Het is verboden om open vuren te maken, bijkomende verwarmingsinstallaties te gebruiken, vuurwerk af te steken in en rond het jeugdcentrum. - Het is verboden om frietketels, fondues, grillplaten en gelijkaardige toestellen te gebruiken in het jeugdcentrum, tenzij een voorafgaandelijke toestemming van Dienst Jeugd. - Uitgezonderd blindengeleide honden, zijn dieren niet toegelaten in het jeugdcentrum, tenzij een voorafgaandelijke toestemming van Dienst Jeugd. - Het is verboden om te overnachten in het jeugdcentrum. - Illegale drugs zijn niet toegelaten in en rond het jeugdcentrum. De gebruiker van het vergaderlokaal heeft meldingsplicht als er tijdens de activiteit illegale drugs worden gebruikt, gedeald en/of verkocht. - Alle evacuatiewegen dienen te allen tijde vrijgehouden te worden. - Fietsen, bromfietsen en wagens moeten op de daartoe voorziene plaatsen gestald worden. - Vandalisme, agressiviteit en nachtlawaai worden in en rond het jeugdcentrum niet geduld.

5 - Iedere bezoeker die in of rond het jeugdcentrum in het bezit wordt gevonden van voorwerpen die het vlot verloop van activiteiten of de veiligheid van aanwezigen in het gedrang kan brengen, zal de toegang tot het jeugdcentrum worden geweigerd. Bij betwisting wordt de politie verwittigd. - Noodzakelijke en dringende herstellingen aan de infrastructuur worden onmiddellijk gemeld aan de verantwoordelijke van de Dienst Jeugd en worden niet door de gebruiker zelf uitgevoerd. - Er worden geen wijzigingen aangebracht aan de elektrische systemen. ART. 11 SANCTIES Bij betwisting oordeelt het college van burgemeester en schepenen na advies van de Dienst Jeugd. Bij niet naleving van dit reglement kan het college van burgemeester en schepenen sancties opleggen aan de gebruiker. De wijze en aard van de sanctionering zal bepaald worden door het college van burgemeester en schepenen na advies van de Dienst Jeugd Voor geschillen zijn de burgerlijke rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Tongeren bevoegd. ART. 12 AFWIJKINGEN OP HET REGLEMENT - Afwijkingen op dit reglement kunnen enkel worden toegestaan door het college van burgemeester en schepenen na advies van de Dienst Jeugd. - Dit reglement kan enkel gewijzigd worden door de Genkse gemeenteraad na advies van de stedelijke Jeugdraad. - Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich in alle gevallen het recht om elke aanvraag goed te keuren, in te trekken of te weigeren en om met de gebruiker specifieke afspraken te maken rond gebruik, duur van gebruik en prijzen op advies van de Dienst Jeugd; ART. 13 OVEREENKOMST Dit reglement maakt onlosmakelijk deel uit van de reservatiebevestiging betreffende de vergaderlokalen van het jeugdcentrum. ART. 14 UITVOERINGSMODALITEITEN Dit reglement treedt in voege na goedkeuring door de gemeenteraad en heft voorgaande reglement op. GOEDGEKEURD OP DE GEMEENTERAAD VAN 25/04/2013