Lokaal dienstencentrum Houtmere * Gebruikersreglement

Transcriptie

1 Lokaal dienstencentrum Houtmere * Gebruikersreglement ALGEMENE BEPALINGEN - VERHUUR Artikel 1 Het gebruik van de infrastructuur van het lokaal dienstencentrum Houtmere kan slechts gebeuren door verenigingen of instellingen voor activiteiten die exclusief voor hun interne leden worden ingericht. Artikel 2 De infrastructuur die ter beschikking wordt gesteld voor verhuur omvat enkel de cafétaria en het sanitaire gedeelte van het LDC Houtmere. Alle overige lokalen zijn niet toegankelijk. Cafétaria: Opstelling met tafels en stoelen (14 tafels en 60 stoelen) * Maximum capaciteit: 60 personen Toog met koeltoog dranken, heetwatertoestel, spoelbak, glazen, tassen, ondertassen Sanitair: Herentoilet Damestoilet Toilet voor andersvaliden De infrastructuur wordt enkel ter beschikking gesteld voor de organisatie van vergaderingen en cursussen. Feesten worden onder geen beding toegelaten. Bijlage 1: Technische fiche Artikel 3 De infrastructuur van het LDC Houtmere kan slechts voorbehouden worden mits een voorafgaande aanvraag. De aanvragen voor het gebruik van de lokalen kunnen maximaal één jaar voorafgaand aan de activiteit worden ingediend bij de centrumleider van het LDC Houtmere die ook bevoegd is voor de toewijzingen. Artikel 4 Bij de toewijzing van de infrastructuur wordt rekening gehouden met volgende prioriteiten: a) het OCMW voor zover het eigen activiteiten betreft b) organisaties en activiteiten van gemeentelijke instanties en/of diensten c) de gemeentelijke adviesraden voor zover het eigen activiteiten betreft en de door de gemeente erkende verenigingen d) de in de gemeente gevestigde scholen e) niet erkende verenigingen en andere instellingen uit de gemeente waarvan het bestaan vooraf ter kennis werd gebracht aan de centrumleider van het LDC Houtmere De beslissing betreffende de toewijzing wordt zo snel mogelijk aan de aanvrager meegedeeld. LDC Houtmere * Gebruikersreglement pagina 1/7

2 Artikel 5 De aanvragen voor het gebruik van de infrastructuur gebeuren door de secretaris, de voorzitter of de verantwoordelijke van de vereniging of instelling. Deze is verantwoordelijk tegenover het beheersorgaan / het LDC Houtmere voor het gebruik ervan door zijn of haar vereniging of instelling. Artikel 6 Bij vaststelling van inbreuken op dit gebruikersreglement of op de gebruiksmodaliteiten ervan kan een organisatie uitgesloten worden van het gebruik van de lokalen. Deze beslissing wordt genomen door het Bijzonder Comité Bejaardenzorg na het advies te hebben ontvangen van de centrumleider van het LDC Houtmere. De schorsing kan een periode omvatten gaande van 1 maand tot 1 jaar. Artikel 7 De centrumleider van het LDC Houtmere, behoudt het recht - afhankelijk van de aard van de ingerichte activiteit - het gebruik van de infrastructuur van het LDC Houtmere te weigeren. In geval van betwisting wordt de eindbeslissing genomen door het Bijzonder Comité Bejaardenzorg na het advies te hebben ontvangen van de centrumleider van het LDC Houtmere. De huurder of gebruiker mag geen andere bestemming geven aan het lokaal dan waarvoor toelating werd verleend. Het onderverhuren van het lokaal is verboden. Slechts die lokalen mogen in gebruik genomen worden waarvoor een toelating is verleend. Weigeringscriteria: Activiteiten met een ondemocratisch, onverdraagzaam en/of extremistisch karakter Activiteiten met risico op overlast voor de buurtbewoners (fuiven, feesten, T-dansants, ) De doelgroep, organisator of aard van de activiteit die niet overeenstemt met de bepalingen van dit gebruikersreglement Artikel 8 Het afzeggen van het gebruik van de infrastructuur van het LDC Houtmere dient zo snel mogelijk te gebeuren en dit uiterlijk een dag voor het gebruik. Het niet tijdig afzeggen geeft aanleiding tot het betalen van de huurprijs. Indien de huurder buiten zijn/haar wil om - door overmacht - geen gebruik meer kan maken van de gehuurde infrastructuur geeft dit geen aanleiding tot het betalen van de huurprijs. De huurder dient wel een schriftelijk bewijs van deze overmacht voor te leggen aan het administratief personeel van het LDC Houtmere. Artikel 9 De huurprijs dient onmiddellijk - na ontvangst van de factuur - te worden betaald. De huurder ontvangt daarvoor een factuur van het OCMW Zwijndrecht. De factuur moet via overschrijving betaald worden. Artikel 10 De sleutel van het LDC Houtmere dient op de openingsdag voor de geplande activiteit te worden afgehaald in het LDC Houtmere, Houtmere 27 te 2070 Zwijndrecht. De sleutel wordt ten laatste om 16 uur van de openingsdag na de activiteit terug bezorgd. Bij de toewijzing van de infrastructuur van het LDC Houtmere worden afspraken gemaakt over de tijdige ontruiming van het lokaal. In geval van verlies van de sleutel van het LDC Houtmere zal de huurder de volledige kosten dragen die gepaard gaan met het vervangen van het slot en de aankoop van de bijhorende sleutels. Artikel 11 De huurder / gebruiker ontvangt samen met de sleutel een code voor het inbraakalarm van het LDC Houtmere. Deze code is uniek en mag in geen geval worden doorgegeven aan derden. Bij technische problemen en indien het inbraakalarm toch zou afgaan dient men onmiddellijk contact op te nemen met de wachtdienst van de gemeente. LDC Houtmere * Gebruikersreglement pagina 2/7

3 Artikel 12 Indien u vragen hebt over het gebruik van de infrastructuur of over de lokalen, stel ze dan aan het administratief personeel van het lokaal dienstencentrum Houtmere. Dit gebeurt - bij voorkeur - voor de geplande activiteit zal plaatsvinden. Voor vele ogenschijnlijk rare vragen zijn er eenvoudige antwoorden. SCHADE EN VERZEKERING Artikel 13 De huurder / gebruiker is verantwoordelijk voor de schade die aan de infrastructuur van het LDC Houtmere werd aangericht, zowel door hemzelf, zijn aangestelden, als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteiten. Hij/zij is tevens verantwoordelijk voor de melding van de eventueel aangerichte schade. Wanneer de lokalen niet proper worden achtergelaten zal een boete worden vastgelegd, berekend op het aantal uren dat het personeel heeft gepresteerd om de lokalen terug in orde te brengen. De gebruiker dient schade of tekortkomingen, vastgesteld voor het plaatsvinden van de activiteit, te rapporteren aan het administratief personeel van het LDC Houtmere. Het risico bestaat immers dat anders deze schade te zijnen laste wordt gelegd. Indien de huurder de schade niet betaalt, zal de organisatie worden uitgesloten van verhuring in de toekomst, totdat de schade is vergoed. Artikel 14 Het OCMW Zwijndrecht wijst alle verantwoordelijkheid af voor om het even welk ongeval of schade opgelopen door de gebruikers. Het OCMW Zwijndrecht en het personeel van het LDC Houtmere zijn evenmin verantwoordelijk voor verdwenen voorwerpen of voor schade aan achtergelaten apparaten, goederen en/of uitrusting van de gebruikers. Daarom is de organisator verplicht om - onmiddellijk na de activiteit - de apparaten, goederen en uitrusting - niet behorend tot de uitrusting van het LDC Houtmere - te verwijderen. Artikel 15 Het OCMW Zwijndrecht / LDC Houtmere is verzekerd tegen brand, tegen ongevallen tegenover derden (burgerlijke aansprakelijkheid) en tegen objectieve aansprakelijkheid. De huurder is verantwoordelijk voor de burgerlijke en voor de contractuele aansprakelijkheden. (nl. schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting). Er wordt een abonnementspolis afgesloten bij de verzekeringsmaatschappij Ethias waarbij de contractuele aansprakelijkheid bij het afhuren van de infrastructuur verzekerd wordt. Verenigingen en andere inrichters moeten hier beroep op doen indien zij hiervoor geen eigen verzekering hebben. Verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid: De gebruiker /huurder moet de hoger genoemde risico s verzekeren via de abonnementspolis van het OCMW Zwijndrecht / LDC Houtmere of via een eigen verzekeraar. Het bewijs van de eigen verzekeraar dient uiterlijk op de openingsdag voor de activiteit voorgelegd te worden. Indien de huurder / gebruiker geen eigen verzekering heeft, dient hij/zij uiterlijk op de openingsdag voor de activiteit aan het administratief personeel van het LDC Houtmere het bewijs voor te leggen dat een verzekering bij Ethias werd afgesloten en de betaling werd verricht. De nodige inlichtingen, zoals de benaming van de organiserende vereniging, datum of periode van ingebruikname, aard der manifestatie, enz, dienen per brief aan Ethias, Prins Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt, medegedeeld te worden. De huurder / gebruiker die tijdens één kalenderjaar meerdere malen gebruik wenst te maken van deze abonnementspolis doet er voordeel bij al zijn aanvragen te bundelen. De huurder / gebruiker geniet dan van het goedkopere meerdagen tarief. LDC Houtmere * Gebruikersreglement pagina 3/7

4 Artikel 16 Elke huurder / gebruiker is volledig verantwoordelijk voor zijn/haar activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers, e.d.). De huurder / gebruiker moet voldoen aan alle wettelijke voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen. Bij manifestaties met gebruik van tekst of muziek moet de gebruiker contact opnemen met SABAM. Aanvraagformulieren hiervoor zijn ter beschikking bij het administratief personeel van het LDC Houtmere. TARIEVEN Artikel 17 De huurprijs van de infrastructuur van het lokaal dienstencentrum Houtmere bedraagt 20,00 voor een éénmalige activiteit en 15,00 voor een steeds weerkerende activiteit (bijvb. cursus). Artikel 18 Tijdens openingsdagen van het lokaal dienstencentrum Houtmere is de infrastructuur pas beschikbaar na de openingsuren (vanaf 18u30). Artikel 19 Het gebruik van de infrastructuur van het lokaal dienstencentrum Houtmere is gratis voor volgende gebruikers: a) het gemeentebestuur van Zwijndrecht voor gemeentelijke organisaties en voor activiteiten van gemeentelijke instanties b) het OCMW Zwijndrecht voor zover het eigen activiteiten betreft c) de gemeentelijke adviesraden voor zover het eigen activiteiten betreft Artikel 20 Alle publiciteit van de activiteiten dient de naam en het adres van de gebruiker te vermelden en wordt enkel intern binnen de vereniging / organisatie gevoerd. Het is de gebruiker uitdrukkelijk verboden om in de door hem gevoerde communicatie de activiteit zo voor te stellen als zou het LDC Houtmere mede-organisator zijn. Artikel 21 De gebruiker neemt vooraf contact op met het administratief personeel van het LDC Houtmere om een vlotte organisatie te waarborgen. GEBRUIK INFRASTRUCTUUR Artikel 22 De huurder / gebruiker beschikt over het gehuurde lokaal (cafétaria), het sanitaire gedeelte en het beschikbare meubilair, binnen de globale veiligheids- en huurvoorschriften. Hij/zij staat zelf in voor het benodigde didactische materiaal. Onder geen enkel voorwendsel is het toegelaten een ander of meerdere lokalen te gebruiken dan het toegewezen lokaal. Artikel 23 Het is ten strengste verboden te roken in alle lokalen. LDC Houtmere * Gebruikersreglement pagina 4/7

5 Artikel 24 Versieringen en publiciteit worden uitsluitend in het gehuurde lokaal aangebracht en op de met de centrumleider van het LDC Houtmere afgesproken wijze. Er mogen in geen enkel geval bevestigingsmiddelen zoals tape, nagels, schroeven en duimspijkers, in de muren aangebracht worden. Versieringen en publiciteit worden onmiddellijk na de activiteit verwijderd. Artikel 25 De huurder / gebruiker informeert zich voldoende over de werking van verlichting en verwarming. Daarvoor kan hij - tijdens de openingsuren - terecht bij het administratief personeel van het LDC Houtmere. Artikel 26 De lokalen worden door de huurder / gebruiker zelf klaargezet en nadien netjes opgeruimd. Het meubilair wordt terug in de oorspronkelijke zaalopstelling gezet. Bij elke activiteit moet de organisator zich schikken naar de richtlijnen van de centrumleider van het LDC Houtmere. Het opruimen gebeurt onmiddellijk na afloop van de activiteit, tenzij er een andere regeling werd getroffen, na overleg met de centrumleider van het LDC Houtmere. Het OCMW Zwijndrecht / LDC Houtmere kan niet aansprakelijk gesteld worden voor achtergelaten materiaal. Het opbouwen en opruimen moet gebeuren binnen de gehuurde periode, zoniet kan een bijkomende huurprijs aangerekend worden. Artikel 27 De vrije toegang tot de lokalen mag op geen enkele wijze belemmerd worden door meubilair, linten of ander materiaal. Artikel 28 Noch de brandhaspel / brandblusapparaat, noch enig ander veiligheidsmateriaal, mag bedekt zijn. Evenmin mag er een meubelstuk of een obstakel voor geplaatst worden. De huurder / gebruiker informeert zich over de werking van de brandhaspel en het brandblusapparaat. Artikel 29 Zonder de uitdrukkelijke toestemming van de centrumleider van het LDC Houtmere zijn andere verwarmingsbronnen en elektrische toestellen dan deze die ter beschikking worden gesteld ten strengste verboden. Artikel 30 Zwaardere stroomaansluitingen dienen vooraf aangevraagd te worden. De instructies van de bevoegde technici aangaande deze aansluitingen dienen stipt te worden opgevolgd. Artikel 31 De in- en uitgang en de nooddeuren van het LDC Houtmere mogen - tijdens de activiteit - niet op slot zijn of belemmerd worden door meubilair, linten of ander materiaal. Indien een gebruiker de veiligheidsregels niet naleeft zal de activiteit worden stopgezet. LDC Houtmere * Gebruikersreglement pagina 5/7

6 GEBRUIK BAR Artikel 32 De huurder / gebruiker zorgt zelf voor de bediening van de bar. Het is echter niet toegelaten zelf drank en/of eten mee te brengen. De gebruiker / huurder kan wel - mits betaling - drank afnemen uit de drankenvoorraad van het LDC Houtmere. Op aanvraag (voorafgaand) kunnen er ook thermossen koffie / thee en/of flessen water klaargezet worden. Voor het begin van de activiteit zal de koeltoog in de cafétaria van het LDC Houtmere aangevuld worden. De huurder / gebruiker zet de lege flesjes in de daartoe bestemde bakken en hoeft de dranken die - na de activiteit nog in de koeltoog aanwezig zijn - niet uit te laden. Artikel 33 De huurder / gebruiker wordt steeds in de mogelijkheid gesteld om een controle van de beschikbare dranken te doen, voor en na de activiteit. De huurder / gebruiker ontvangt een afrekening van de drank en betaalt via overschrijving, na ontvangst van de factuur. Artikel 34 De dranken moeten verkocht worden tegen de prijzen zoals deze gebruikelijk zijn in het LDC Houtmere. De vermelde prijzen kunnen wijzigen als gevolg van algemene prijsaanpassingen. Bijlage 2: Prijslijst dranken cafétaria LDC Houtmere Artikel 35 Bij het gebruik van de bar is de huurder / gebruiker verplicht deze grondig schoon te maken. Deze verplichting houdt in: - glazen spoelen en op afdruipdoek plaatsen - vuile tassen en ondertassen op rolkar plaatsen - spoelbakken en barmeubel poetsen - verwijderen van afval en afval in de daartoe bestemde vuilbak sorteren - gemorst vocht op de vloer opnemen - de scherven van gebroken voorwerpen in een doos verzamelen Dit alles moet onmiddellijk na de activiteit gebeuren tenzij er anders afgesproken wordt. Artikel 36 Bij het beëindigen van de activiteit dienen alle lichten en verwarming uitgeschakeld te worden. Alle ramen en deuren moeten gesloten worden. Het inbraakalarm wordt terug opgezet. Artikel 37 In de mate van het mogelijke probeert het LDC Houtmere alles in orde te hebben. Maar een defect kan steeds voorkomen. Er liep toch iets mis of u stelde iets vast dat volgens u niet hoorde: bel, schrijf of mail ons: LDC Houtmere, Houtmere 27 te 2070 Zwijndrecht dienstencentrum@zwijndrecht.be Uw opmerking krijgt een antwoord. SLOTBEPALINGEN Artikel 38 De organisatoren worden geacht kennis te hebben genomen van het gebruikersreglement op het gebruik van de infrastructuur van het lokaal dienstencentrum Houtmere. LDC Houtmere * Gebruikersreglement pagina 6/7

7 Artikel 39 Het OCMW Zwijndrecht / LDC Houtmere behoudt het recht - omwille van dringende technische redenen - toegestane aanvragen te annuleren, mits eenvoudige terugbetaling van de eventueel betaalde huurprijs en zonder recht op enige schadevergoeding. Artikel 40 Dit gebruikersreglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Bijzonder Comité Bejaardenzorg. LDC Houtmere * Gebruikersreglement pagina 7/7