Bureau BRAIN 3039 DX p/a Vroesenlaan 39b Rotterdam T

Transcriptie

1 - Verslag Algemene Ledenvergadering BRAIN 28 november 2014, uur Regionaal Archief Tilburg Aanwezige leden: Marens Engelhard (NA), Chantal Keijsper (Utrechts Archief), Allow Frings, (RA Gorinchem), Bert de Vries (HC Overijssel), Joss Hopstaken (GA Roosendaal), Daan Hertogs (Stadsarchief Deventer), Alice van Diepen (Archief Eemland), Sigfried Janzing (Midden Holland), Ingeborg Verheul (Atria), Wim Reijnders (Markiezenhof), Lieuwe Zoodsma (Noord-Hollands Archief), Gert-Jan de Graaf (RA Tilburg), Ariela Netiv (Erfgoed Leiden e.o.), Bernadine Ypma (RHC Vecht en Venen),Wilma Koolen (RA Nijmegen), Yvonne Welings (RA Tilburg), Ella Kok- Majewska (RA Rivierenland) Aanwezig als toehoorder namens Archief 2020: André Plat Aanwezig namens het bureau: Margreet Windhorst en Rens Frommé Afgemeld: Huib Uil (SA Schouwen Duivenland), Marianne Loef (Provincie Noord-Holland), Peer Boselie (Euregionaal Centrum Sittard-Geleen), Ellis Kreuwels (SA Almere), Fred van Kan (Gelders Archief), Harm Jan Luth (SA Vlaardingen),Lucas Osterholt (VVD), Maarten Schenk Haags Gemeentearchief), Bennie Blom (Erfgoed Delft), Jantje Steenhuis (SA Rotterdam), Rolf Hage (SA Den Bosch), Fred vd Kieboom (GA Tholen), Martin Jochems (CODA), Tom de Smet (Beeld & Geluid), Mieke Schaap (GA Zaanstad), Anette de Lange (GA Gemert Bakel), Ingrid Elferink (Nationale Nederlanden), Puck Huitsing (NIOD), Leo Voogt (CBG). Woord van welkom Gastheer Gert-Jan de Graaf van het Regionaal Archief Tilburg, heet iedereen welkom in het Regionaal Archief. Het onderkomen van het archief is gebouwd voor Willem II en zijn soldaten, ter huisvesting van de cavelerie. Tilburg lag toen strategisch dicht bij de Belgische grens, en mochten zij de grens oversteken, dan was Tilburg goed van militairen voorzien. Vorig jaar is het archief verbouwd tot het moderne archief, zoals de gasten dat nu te zien krijgen. 1. Opening; vaststellen van de agenda Marens Engelhard opent de vergadering en heet iedereen welkom. De agenda wordt vastgesteld, met de opmerking dat Chantal Keijsper, kandidaat-voorzitter, de voorzittershamer van Marens zal overnemen vanaf punt Vaststellen verslag ALV 14 april j.l. Het verslag van de voorjaarsledenvergadering wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Voordracht nieuwe bestuursleden Eind dit jaar loopt de termijn af van Lieuwe Zoodsma en Wim Reijnders, die dan twee perioden bestuurslid van BRAIN zijn geweest. Ook verlaten een aantal mensen tussentijds het bestuur: Marens vanwege zijn nieuwe functie als ARA, die onverenigbaar is met het bestuurslidmaatschap van BRAIN. Alice van Diepen wordt directeur van de openbare bibliotheek Deventer en Allow Frings moet wegens drukke werkzaamheden stoppen. In totaal komen er vijf zetels vrij in het bestuur, waaronder die van voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur heeft leden opgeroepen om zich kandidaat te stellen voor het bestuurslidmaatschap en heeft zelf leden benaderd. Het bestuur is blij voor 4 van de 5 zetels goede kandidaten bereid Bureau BRAIN 3039 DX bureau@archiefbrain.nl p/a Vroesenlaan 39b Rotterdam T

2 te hebben gevonden. De resterende zetel verwacht het bestuur in het voorjaar te kunnen opvullen. Het bestuur draagt als nieuwe voorzitter Chantal Keijsper voor. Chantal is directeur van het Utrechts Archief, en heeft in het verleden diverse (management-)functies bekleed binnen het bibliotheekwezen. Daan Hertogs vraagt of er bij de keuze voor Chantal Keijspers als nieuwe voorzitter rekening is gehouden met het feit dat zij als directeur van het Utrechts Archief ook lid is van het Convent van rijksarchivarissen. Vanuit die hoedanigheid heeft zij geregeld overleg met ARA en kan zij voor eventuele belangentegenstellingen tussen BRAIN en Convent komen te staan. Bert de Vries reageert met opmerking dat belangentegenstelling altijd kan en dat het aan de voorzitter zelf is om dit helder voor zichzelf te houden. Hiermee transparant en zorgvuldig om te gaan. De ledenvergadering stemt unaniem in met de benoeming van Chantal tot voorzitter. Daarnaast hebben vier kandidaten zich gemeld; Ella Kok-Majewska (RA Rivierenland), Yvonne Welings (RA Tilburg), Puck Huitsing (NIOD) en Bennie Blom (Erfgoed Delft e.o.). De aanwezigen stemmen in met de benoeming van alle vier de kandidaten. Komende maand zullen de portefeuilles verdeeld worden onder de nieuwe bestuursleden. Marens Engelhard draagt daarop het voorzitterschap van de vergadering over aan Chantal. Hij benadrukt de noodzaak van samenwerking in de branche en spreekt de intentie uit om zich daar ook in zijn rol als ARA/directeur NA sterk voor te blijven maken. Chantal Keijsper licht kort haar visie voor BRAIN de komende jaren toe. Allereerst merkt ze op dat ze van haar bestuur de ruimte heeft gekregen om tijd te investeren in voorzitterschap. De afgelopen maanden heeft Chantal al meegedraaid als algemeen bestuurslid in BRAIN en ze prijst het enthousiasme van bestuur en bureau. Chantal legt voor de komende jaren de nadruk op: + Lobby & belangenbehartiging, op een breed vlak, onder meer met ministerie, maar ook brede erfgoed- en informatie veld. + Concrete en haalbare activiteiten, waaronder: - professionalisering en deskundigheidsbevordering in de branche (samen met KVAN) - innovatie - publieksbereik en kennis van klanten. + Samenwerking & kennisuitwisseling: - binnen de branche met als belangrijke partners Archief 2020, KVAN & de leden van BRAIN. - Buiten de branche, waaronder met initiatieven als NCDD, CCDD, strategisch informatieoverleg etc. Verder merkt Chantal nog op dat ze in overleg wil met de KVAN om samenwerking te intensiveren, bijvoorbeeld door dit concreet in beide organisatie-modellen in te bedden en door beide bureau s nauwer te laten samenwerken. 4. BRAIN & Archief 2020 BRAIN is in nauw overleg met Archief 2020 over de invulling van het innovatie-programma voor het komende jaar. De activiteiten waaraan BRAIN als partner zal bijdragen liggen vooral in programmalijn 1 & programmalijn 3 van Archief 2020: Programmalijn 1. Digitale duurzaamheid: 'het verhaal van de archieffunctie van de overheid en positie van archiefdiensten' ontwikkelen en zichtbaar maken. BRAIN werkt mee aan de organisatie van een nieuwe managementconferentie Archief2020 i.s.m. NSOB. Archief 2020 doet in december een belronde langs de deelnemers van de 2

3 managementconferentie van afgelopen voorjaar. De belronde dient als inventarisatie over stand van zaken positionering en behoefte aan vervolg in Programmalijn 3: Open toegang: landelijke dialoog 'gemeenschappelijk beeld open toegang'. BRAIN is medeorganisator van een werkconferentie voorjaar 2015 over vraagactivering, om bewustwording te stimuleren (samenspel tussen overheden en archiefdiensten) en het verschil tussen open toegang en open data te verduidelijken. Dit is de opmaat voor een grote managementconferentie Open Toegang september Archief 2020 heeft concreet de volgende vragen voor de leden van BRAIN: - Wie is er al bezig met open toegang, en wie wil een rol spelen in voorbereiding van werk- en management conferentie? - Is er behoefte aan een vervolg op de management conferentie over positionering? Zo ja in welke vorm? Leden van BRAIN die interesse hebben, wordt gevraagd deze kenbaar te maken via het bureau. Een aantal aanwezigen reageert op het tweede verzoek. Archieven hebben vooral behoefte aan conferentie met een concreet resultaat. Aan de orde komt het feit dat het gebrek aan bereidheid om de uitkomsten van het positioneringsonderzoek te delen de vorige conferentie een stuk minder interessant maakte. Een aanwezige meent dat veel archieven het delen van informatie bedreigend vinden, directies zijn bang dat besturen meelezen. Er ontstaat discussie over deze angst, die ook meespeelt bij de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening bijvoorbeeld. Er klinken twee geluiden: enerzijds vinden leden dat de angst bespreekbaar gemaakt en weggenomen moet worden (wat tijd en energie kost), anderzijds vinden leden dat de groep die niet tezeer moet bepalen wat de vereniging doet. BRAIN moet vooral focussen op de instellingen die wel willen delen en willen leren en versnellen door gebruik te maken van elkaars ervaringen. Besloten wordt dat het bestuur zich de komende tijd buigt over de vraag hoe hiermee om te gaan. Archief 2020 zou in de belronde van december de archieven die hun gegevens niet wilden delen moeten vragen naar hun beweegredenen en naar de condities waaronder ze wel tot delen bereid zouden zijn. 5. Advies positionering Archieftoezicht In de sectie Toezicht is in 2013 een werkgroep Positionering opgericht met als opdracht een advies aan het bestuur van Brain voor te bereiden over de positionering van de toezichtfunctie. De werkgroep zou in haar advies antwoord geven op de vraag: op welke wijze past de inspectiefunctie van de gemeentearchivaris in de interne governancestructuur van de gemeente en wat betekent dit voor de toekomstige inrichting van deze functie? Conceptadvies is voorgelegd op ALV 14 april j.l.: Rekening houdend met de commentaren vanuit de sectie Toezicht en de ALV BRAIN hebben de schrijvers van het advies het rapport aangepast en definitief gemaakt. Voorstel aan ALV om in te stemmen met volgende zaken: -BRAIN en de werkgroep brengen het advies onder de aandacht van stakeholders. De werkgroep wordt uitgebreid met vertegenwoordigers uit het inspectieveld uit de verschillende bestuurslagen. - De werkgroep wordt belast met de ontwikkeling van een repertoire aan controlen toezichtsmethoden in de tweede lijn. Zij werkt hierin samen met het programma Archief2020, project kwaliteitssysteem art. 16 Archiefregeling. - Als eerste taak zal de werkgroep een plan van aanpak met meerjarenplan vervaardigen voor de professionalisering van de archiefinspectie bij de lagere overheden, met als doel een volwaardige gesprekspartner te zijn voor andere disciplines op het gebied van 3

4 audit en control. Leden stemmen in met bovenstaande voorstellen. Ella Majewska vraagt zich af of het nog uitmaakt of werkgroepleden lid moeten zijn van BRAIN, althans hun instelling. Marens vindt dat je externe partijen niet op voorhand moet uitsluiten, maar dat we natuurlijk wel moeten proberen instellingen alsnog lid te laten worden van BRAIN. Wim neemt daartegen principieel stelling. Van instellingen die lid kunnen worden van BRAIN, moet worden gevraagd dat te doen. Als de werkgroep ook gebruik kan maken van medewerking van organisaties die niet tot de doelgroep van BRAIN behoren, hoeven deze uiteraard niet lid te worden. Yvonne Welings meldt dat de gemeente Den Bosch een onderzoek laat uitvoeren omtrent de positie van audit en toezicht in het kader van Archief Wellicht is dat interessant voor deze werkgroep? 6. Activiteitenplan & begroting 2015 De passages uit het activiteitenplan worden kort toegelicht door de verschillende projectgroep voorzitters. Collectieve promotie: Onsdna.nl wordt de komende maanden met enige vertraging omgebouwd tot actie-site. Stuk van het Jaar website behoeft aanpassingen; deze worden in de projectaanvraag van projectgroep meegenomen. Kwaliteitszorg: Er is overleg geweest met de voorzitter van de sectie met DB van BRAIN over richting van kwaliteitszorg. Kwaliteitszorg, uitmondend in een certificering van instellingen is van meet af aan een doelstelling van BRAIN geweest. De sectie constateert echter dat het ontwikkelde instrumentarium door slechts een derde van de leden actief gebruikt wordt en dat er in het bestuur geen draagvlak lijkt te zijn voor verplichte certificering. Al te vrijblijvend omgaan met de met veel tijd en geld ontwikkelde instrumenten is echter ook geen optie. De sectie beraadt zich de komende tijd op de toekomstige omgang met kwaliteitszorg binnen de vereniging en zet daarom sommige activiteiten even op een laag pitje. De Kwaliteitsmonitor Dienstverlening en Archieven in Cijfers gaan wel gewoon door. Chantal onderschijft het grote belang van benchmarking en heeft in haar vorige werkkring bij een universiteitsbibliotheek gezien dat benchmarking door alle instellingen werd toegepast. De vraag rijst of BRAIN een grote vereniging wil zijn zonder verplichte instrumenten, of een kleinere vereniging waarbij wel alle leden voldoen aan kwaliteitseisen. Een korte inventarisatie onder de aanwezigen leert dat de meningen hierover uiteenlopen. Naar aanleiding van de meningsvorming in de sectie zal hierop in de voorjaarsledenvergadering worden teruggekomen. Inspectie: Positionering is al onder agpt 5 aan de orde gekomen. De Audit opleiding van de Haagse Hogeschool zal de sectie in 2015 niet aanbieden, door onvoldoende belangstelling. Daarnaast is het de bedoeling de sectie te verbreden met vertegenwoordigers van Erfgoedinspectie & provincies. Tot slot wijst Yvonne Welings nog op de in- compagny opleiding IT Audit opleiding van Audit Connect ( Deze zijn afgelopen jaar op drie plekken in het land op eigen initiatief georganiseerd door BRAIN leden, en positief bevonden. HRM: Archief 2020 is enthousiast over de film Leren leren, en zal wellicht een vervolg ondersteunen. Lobby: Het bestuur ziet lobby en relatiebeheer als belangrijke taak. Het vorige bestuur was al bezig om gesprekken te voeren met belangrijke stakeholders. Het nieuwe bestuur heeft de 4

5 afgelopen maanden stakeholders concreet gekoppeld aan bestuursleden; de komende maanden zullen deze benadert worden. Voorzitter vraagt of er nog aanvullingen zijn op activiteitenplan: Ariela Netiv heeft een aandachtspunt voor de lobby inzake auteursrecht. De extended collected licences zoals die nu met steun van o.a. BRAIN opgesteld zijn, dreigen door de makers sterk in hun voordeel toegepast te worden. Yvonne Welings mist bij de sectie Toezicht aandacht voor de transformatie van het sociale domein. Wilma Koolen vult aan dat dit vooral moet gaan over ketentoezicht; en dat deze materie complex is, ook omdat er allerlei privaat-rechterlijke vraagstukken spelen. De aanwezigen beamen het belang hiervan. Andre Plat van Archief 2020 kondigt aan dat er een kennisbijeenkomst wordt georganiseerd i.s.m. de sectie en meldt dat Archief 2020 een specifieke monitor op keteninformatisering in het bezit heeft, deze is wellicht interessant voor privaat-rechterlijke vraagstukken? Begroting 2015: Penningmeester Wim Reijnders meldt dat begroting is versimpeld, omdat het moeilijk blijkt voor projectgroepen om realistische begrotingen in te dienen, en begrotingen vaak worden ingehaald door de realiteit. Bert de Vries ziet graag een prognose van uitgaven van afgelopen jaar naast de begroting; dit wordt meegenomen in begrotingscyclus volgend jaar. Wim meldt dat volgend jaar een nieuwe kascommissie moet worden aangesteld. Daan merkt op dat een register-accountant statutair verplicht is volgens de statuten van BRAIN. Hij raadt het bestuur aan de statuten op dit punt aan te laten passen. Wim ziet ruimte voor verbetering volgend jaar om eigen bijdrage van instellingen aan producten van BRAIN (monitor, Archieven in cijfers etc.) te differentiëren naar instellingsgrote, omdat we merken dat kleine instellingen nu vaak afhaken vanwege het kostenaspect. 7. Mededelingen Resultaten oproep voor projecten in 2015 Er zijn 2 projecten ingediend: NIOD volautomatische archiefonstluiting: NIOD zoekt nog partners & co-financiering bij DTR programma & Metamorfoze Studiedag digitale dienstverlening: 9 maart 2015: digitale gebruikers in kaart brengen ad.h.v 4 thema s: aangevraagd door groep o.lv Luud de Brouwer, Jantje Steenhuis & Christian van der Ven. De ledenvergadering stemt in met principe-besluit om beide projecten verder te ondersteunen. In welke vorm moet AB nog verder uitwerken. BRAIN en gatewayreview DTR BRAIN heeft deze week op verzoek van de ARA deelgenomen aan de zgn. Gatewayreview over het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR). In het kader van dit programma werken het NA en de rhc s in de provinciehoofdsteden aan het realiseren van een digitale basisinfrastructuur voor duurzame bewaring en toegankelijkheid van de archieven van de rijksoverheid, de inrichting van een serviceorganisatie bij het NA voor de dienstverlening aan de departementen en de rhc s, digitalisering van de meest geraadpleegde rijksarchieven en de ontwikkeling van een normenkader voor het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie. Uitgangspunt van het programma is, dat de voorzieningen die het 5

6 oplevert opschaalbaar moeten zijn zodat op termijn ook andere overheden deze desgewenst kunnen gebruiken. BRAIN heeft bij deze review vooral aandacht gevraagd voor dat laatste. Om succesvol te kunnen opschalen is het van belang dat de wensen en behoeften van lagere overheden in beeld zijn bij het programmamanagement, dat er goed over het programma wordt gecommuniceerd naar en met de lagere overheden en dat er uitwisseling van kennis en ervaring is tussen het programma DTR en het programma Archief Erfgoedwet Eind 2013 werd de archiefbranche opgeschrikt door het voornemen van de minister van OCW om een brede Erfgoedwet op te stellen waarin sectorale erfgoedwetten zoals de Archiefwet opgenomen zouden worden. BRAIN heeft zich van meet af aan tegen dat voorstel gekeerd. In februari werd duidelijk dat de Archiefwet buiten de Erfgoedwet zou blijven. Ook daarna is BRAIN dit wetgevingstraject blijven volgen. We vonden het belangrijk dat de wet zou voorzien in de behoefte om meer en betere bescherming te bieden aan collecties van particuliere archiefinstellingen en een beter vangnet te creeren voor belangrijke particuliere archieven waar de eigenaren niet langer zorg voor kunnen dragen. Uit de onlangs verschenen reactie van het ministerie op de internetconsultatie over de Erfgoedwet is op te maken dat de minister deze punten naast zich neerlegt. We hebben dus geen verbeteringen voor de branche kunnen bewerkstelligen, maar wel verslechteringen voorkomen. De Raad van State heeft vorige week advies uitgebracht over de Erfgoedwet. Het advies is nog niet openbaar. Samenwerking KVAN Er zijn gesprekken gaande om, na de mislukte fusie, te kijken hoe samenwerking tussen BRAIN en KVAN opnieuw vorm kan krijgen. Concreet trekken we nu al samen op bij het meedenken over het profiel van de opvolger van Theo Thomassen als hoogleraar Archiefwetenschap, op verzoek van theo zelf. Er zijn wat zorgen over de positie van archiefwetenschap binnen de UvA, mede in het licht van de ingrijpende reorganisatie die bij Geesteswetenschappen op stapel staat. Met het oog daarop is de invulling van het profiel van de hoogleraar ook van strategisch belang. Sluiting De voorzitter besluit de vergadering met een dankwoord aan vertrekkende bestuursleden; te weten: Marens Engelhard, Allow Frings, Alice van Diepen, Lieuwe Zoodsma en Wim Reijnders. 6